لقد كنا نصنع برامج الجدولة منذ عام 2012. هذا يعني أربعة عشر عامًا من مشاهدة الناس وهم يحجزون الاجتماعات، بما في ذلك المعالجين النفسيين، والمستشارين، وفرق المبيعات، والمدرسين الخصوصيين، والمصورين، والمدربين، وحوالي مائة مهنة أخرى لم نكن نعلم أنها تحتاج إلى هذا العدد الكبير من المواعيد.
خلال تلك الفترة، مرّ أكثر من 100,000 مستخدم عبر تطبيق Appointlet.
بعضهم يرتجلون في تنظيم مواعيدهم (لا بأس، كلنا مررنا بهذه المرحلة). لكن البعض الآخر منظم بشكل مثير للريبة. إنهم من النوع الذي يرتب رفوف التوابل أبجديًا ويستخدم جميع المجلدات في بريده الإلكتروني.
إذن ما الفرق؟ قد تظن أنه في الميزات. فالأنظمة المنظمة تستخدم ميزات أكثر، أليس كذلك؟ المزيد من التكاملات، والمزيد من الأتمتة، والمزيد من كل شيء.
لا، ليس دائماً.
يكمن الاختلاف الحقيقي في طريقة تفكيرهم. فالمخططون الأكثر تنظيماً يصممون نظام جدولة مواعيدهم بما يتناسب مع طريقة عملهم الفعلية.
الفرق بين استخدام أداة وبناء نظام
يتعامل معظم الناس مع برامج جدولة المواعيد كأداة مساعدة. يقومون بتثبيتها مرة واحدة، ويشاركون رابط الحجز، ويأملون أن تسير الأمور على ما يرام. إنها بمثابة وضع خزانة ملفات في زاوية المكتب وحشوها بالأوراق كلما امتلأ المكتب.
إنها تعمل. نوعاً ما. إلى أن تتوقف عن العمل.
أكثر المستخدمين تنظيماً الذين رأيناهم يفعلون شيئاً مختلفاً. إنهم يتعاملون مع جدولة مهامهم كما لو كانت بنية تحتية. قبل أن يضغطوا على أي زر، يكونون قد فكروا مسبقاً فيما يحتاجون إليه.
إليكم تشبيهًا لا يتعلق بالجدولة: كل شخص لديه خزانة ملفات. لكن ليس لدى الجميع ملف. نظامالخزانة مجرد قطعة أثاث، أما النظام فهو ما يجعلها مفيدة. وينطبق الأمر نفسه على أدوات الجدولة، فالأداة مجرد برنامج، أما النظام فهو ما يُسهّل حياتك.
هذا ما يبدو عليه الأمر في الواقع العملي
لذا، إذا كنت تحاول معرفة كيفية تنظيم عملكربما تتساءل عما يفعله هؤلاء المستخدمون المنظمون بشكل أسطوري في الواقع doلقد لاحظنا أربعة أنماط.
1. يقومون بتحديد أنواع المواعيد الخاصة بهم
يقوم المستخدم العادي بإنشاء رابط حجز واحد باسم مثل "حجز اجتماع" أو "تحديد موعد معي" وينتهي الأمر. إنه حل عملي. وهو أيضاً بمثابة درج كبير مُسمى "أشياء" في نظام الجدولة.
يفكر المستخدمون المنظمون في الاختلافات أنواع من المحادثات التي يجرونها. ثم يقومون بإنشاء أنواع اجتماعات مميزة لكل محادثة.
قد يمتلك المعالج ما يلي:
- الاستشارة الأولية (60 دقيقة)
- جلسة متابعة (45 دقيقة)
- جلسة تقييم الأزمات (20 دقيقة)
قد يمتلك المستشار ما يلي:
- مكالمة استكشافية (30 دقيقة)
- جلسة استراتيجية (90 دقيقة)
- سؤال سريع (15 دقيقة)
لماذا يُعدّ هذا الأمر مهمًا؟ لأنّ لكل نوع من أنواع الاستشارات مواعيد مختلفة، وأسئلة استقبال مختلفة، ومتطلبات تحضير مختلفة، ومتابعة مختلفة. فالمكالمة الاستكشافية وجلسة وضع الاستراتيجية ليستا اجتماعًا واحدًا، ولا ينبغي التعامل معهما على هذا الأساس.
2. يجمعون ما يحتاجونه مسبقاً
هل تعرف تلك الرسالة الإلكترونية التي ترسلها قبل كل اجتماع تقريبًا؟ تلك التي تقول "قبل أن نتحدث، هل يمكنك إرسال X لي؟"
المستخدمون المنظمون لا يرسلون هذا البريد الإلكتروني. ليس عليهم فعل ذلك.
يستخدمون استمارات استقبال مليئة بأسئلة مخصصة يجيب عليها الأشخاص عندما يحجزونبحلول موعد بدء الاجتماع، يكون لديهم كل ما يحتاجونه. أهداف العميل؟ معروفة مسبقاً. المعلومات الأساسية ذات الصلة؟ متوفرة مسبقاً. المستند الذي يحتاجون إلى مراجعته مسبقاً؟ تم تحميله مسبقاً.
قد يبدو هذا الأمر بسيطاً، ولكنه ليس كذلك. إنه الفرق بين دخول اجتماع وأنت مستعد تماماً وقضاء الدقائق العشر الأولى في محاولة اللحاق بالركب. كرر هذا الأمر في كل اجتماع تحضره، وستجد أن لديك الكثير من الوقت والطاقة الذهنية المستعادة.
أكثر المستخدمين تنظيماً الذين رأيناهم يبنون استمارات التسجيل الخاصة بهم حول سؤال واحد: "ما الذي أحتاج إلى معرفته لجعل هذا الاجتماع مثمراً؟" ثم ببساطة... يسألون عن تلك الأشياء. أمر ثوري، أليس كذلك؟
3. يقومون بتصنيفها ووضع علامات عليها
وهنا يصبح الأمر أكثر تخصصاً. فمستخدمونا الأكثر تنظيماً لا يكتفون بحجز المواعيد فحسب، بل يقومون أيضاً بتصنيفها.
علامات الاجتماع يتيح لك وضع علامات على المواعيد باستخدام تسميات تتناسب مع سير عملك: "عميل جديد"، "فرصة بيع إضافية"، "يحتاج إلى متابعة"، "شخصية مهمة"، أيًا كان ما يناسب عملك.
عندما تستخدم الوسوم بشكل منتظم، يمكنك ملاحظة الأنماط. ما هي أنواع العملاء الذين يعقدون أكبر عدد من الاجتماعات؟ ما هي مصادر العملاء المحتملين الأكثر فعالية؟ أين تقضي وقتك، وهل هو في المكان الذي... تريد كيف تقضي وقتك؟
أضف تكامل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وستصبح هذه الميزة أكثر فائدة. ستتدفق معلومات العميل تلقائيًا من أداة الجدولة إلى نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك دون أي إدخال يدوي أو وعود "سأقوم بتحديثها لاحقًا" التي لا تفي بها أبدًا.
4. يقومون بأتمتة مساند الكتب
المستخدمون المنظمون الذين رأيناهم لا يضيعون وقتهم في أشياء لا تتطلب ذلك.
- يتم إرسال التذكيرات تلقائيًا.
- يتم إرسال رسائل التأكيد تلقائيًا.
- يتم إنشاء نماذج لرسائل المتابعة وتفعيلها بناءً على نوع الاجتماع.
تتم جميع مراحل الاجتماع، قبل وبعد انعقاده، دون أي تدخل يدوي.
يهدف هذا المستوى من الأتمتة إلى توفير وقتك وجهدك للأمور التي تستحق ذلك فعلاً. التذكير الذي يُرسل قبل الاجتماع بـ ٢٤ ساعة؟ لا يحتاج إلى تدخلك الشخصي. أما الحوار نفسه أثناء الاجتماع؟ فهو يحتاج إليه.
تساعد الأتمتة على إبعادك أنت وفريقك عن أجزاء العملية التي لا تضيفون فيها قيمة مباشرة.
تحول العقلية
خلاصة القول: المستخدمون الأكثر تنظيماً لا يبدأون بالأداة، بل يبدأون بعملية تنظيمهم.
قبل أن يبدأوا أي شيء، يطرحون على أنفسهم بعض الأسئلة:
- ما هي أنواع المواعيد التي أقبلها فعلياً؟
- ما الذي أحتاج إلى معرفته قبل كل نوع؟
- كيف أرغب في تتبع الأشخاص الذين ألتقي بهم؟
- ما الذي ينبغي أن يحدث تلقائياً قبل وبعد ذلك؟
ثم يقومون ببناء جدولهم الزمني ليتناسب مع تلك الإجابات.
لهذا السبب لا يُجدي نفعاً إضافة الميزات لحل المشكلة. الأمر لا يتعلق بامتلاك الأكثر من ذلكالأمر يتعلق بالحصول على ما تحتاجه، مُهيأ بالطريقة التي تحتاجها.
يتميز Appointlet بمرونة كافية للتكيف مع أي سير عمل تقريبًا. لكن هذه المرونة لا تُجدي نفعًا إلا إذا كنت تعرف سير العمل الذي تحاول دعمه. تتكيف الأداة معك، ولكن فقط إذا كنت قد حددت ما يُمثل "أنت" بالضبط.
الخلاصة والنتيجة
إذا كان تنظيم جدولك الزمني لا يزال يبدو فوضوياً، على سبيل المثال، إذا كنت تسعى باستمرار وراء المعلومات، أو تنسى المتابعات، أو تغرق في بحر من "الاجتماعات التي تستغرق 30 دقيقة" المتطابقة، فقد لا يكون الحل هو أداة جديدة.
قد يتطلب الأمر الجلوس لمدة ساعة والتفكير ملياً في العملية التي تقوم بها.
- ما أنواع المواعيد التي تستقبلها؟
- ما الذي تحتاج إلى معرفته قبل كل واحد؟
- ما الذي ينبغي أن يحدث تلقائياً؟
أجب عن تلك الأسئلة أولاً. ثم ابنِ نظامك ليتوافق معها.
هذا ما تعلمناه من أكثر من 100,000 ألف مستخدم. المستخدمون المنظمون لا يستخدمون بالضرورة المزيد من الميزات، بل إنهم يحرصون بشدة على تنظيم كل شيء. ويستفيد الكثير منهم من ميزات الأتمتة لدينا، مثل التذكيرات التلقائية، ونماذج التسجيل، ووسوم الاجتماعات.
إذا كنتَ مستعدًا لتنظيم مواعيدك بشكلٍ أفضل، فجرّب Appointlet. منذ عام ٢٠١٢، ساعدنا أكثر من ١٠٠ ألف مستخدم على تبسيط جدولة مواعيدهم. إعداده في غاية السهولة، والبدء باستخدامه مجاني تمامًا.
