المفارقة القاسية في إدارة الأعمال هي أنك مشغول للغاية بحيث لا يمكنك التنظيم، مما يبقيك مشغولاً، وهذا يعني أنك لن تنظم أمورك أبداً.
أنت تعرف كيف تسير الأمور.
تقول لنفسك إن هذا هو الأسبوع الذي سترتب فيه جدولك الزمني أخيرًا، أو تبني نظام استقبال العملاء، أو تتوقف عن فقدان تتبع المواعيد.
لكن بعد ذلك يأتي يوم الاثنين، وتعود إلى إخماد الحرائق، والرد على نفس رسائل البريد الإلكتروني التي أجبت عليها الأسبوع الماضي، وتتساءل أين ذهب اليوم.
أنت تعلم بالفعل أنك بحاجة إلى تنظيم أمورك. لست بحاجة إلى طرق مقال يشرح لك أهمية التنظيم.
بدلاً من ذلك، أنت بحاجة إلى شخص يُدرك حقيقة أن وقتك محدود للغاية، ثم يُقدم لك خطة عملية تتناسب مع هذا القيد. ويسعدنا أن نكون هذا الشخص.
7 طرق سهلة لتحسين تنظيم مشروعك التجاري الصغير
هذه النصائح السبع مُخصصة للأشخاص الذين يعانون من ضغط العمل. لا تتطلب سوى القليل من الوقت في البداية، ولا تحتاج إلى نظام إنتاجية أو جدول بيانات مُرمّز بالألوان، وستُؤتي ثمارها باستمرار بمجرد تطبيقها.
1. توقف عن تنظيم كل شيء. بدلاً من ذلك، اختر شيئًا واحدًا.
أسرع طريقة للفشل في التنظيم هي محاولة تنظيم كل شيء دفعة واحدة.
تستيقظ يوم الأحد وأنت متحمس، فتقرر إصلاح عملك بالكامل، وبحلول يوم الثلاثاء، تكون قد تخليت عن المشروع لأنه كان أكثر من اللازم ولديك عمل حقيقي لتنجزه.
النهج الأفضل: اختر المجال الذي يُسبب أكبر قدر من الفوضى. الشيء الذي إذا قمت بإصلاحه، سيجعل كل شيء آخر يبدو أكثر قابلية للتحكم.
بالنسبة لمعظم الشركات الخدمية، يُعدّ التخطيط الزمنيّ أهمّ عنصر. فهو يؤثر على كلّ شيء: التواصل مع العملاء، وجدول أعمالك، وعبء العمل، وحتى راحتك النفسية. عندما يكون التخطيط الزمنيّ فوضويًّا، تبدو العملية برمتها فوضوية. وعندما يسير التخطيط بسلاسة، تجد فجأةً متسعًا من الوقت للتنفس.
يُطلق البعض على هذا مبدأ "حجر الدومينو الواحد". ليس عليك إسقاط جميع أحجار الدومينو دفعة واحدة، بل يكفي أن تجد الحجر الذي، عند سقوطه، يُسقط مجموعة أخرى.
لذا قبل أن تحاول إعادة تنظيم عملك بالكامل، حدد شئ واحد مما يسبب لك أكبر قدر من الاحتكاك اليومي.
2. راجع أين يذهب وقتك فعلياً
لا يمكنك تنظيم ما لا تفهمه.
يشعر معظم أصحاب الأعمال بشكل عام بأنهم "مشغولون طوال الوقت"، ولكن إذا طُلب منهم تحديد كيفية قضاء ساعات عملهم بدقة، فسيجدون صعوبة في ذلك. وهذه مشكلة، لأنه لا يمكنك معالجة مضيعات الوقت التي لم تحددها.
تمرين سريعلمدة أسبوع واحد (أو حتى يوم واحد فقط إذا كان هذا كل ما تستطيع فعله)، سجّل ما تفعله بالفعل. ليس ما خططت لفعله، بل ما فعلته فعلاً.
ستلاحظ على الأرجح بعض الأنماط:
- تبادل الرسائل الإلكترونية: سلاسل محادثات لا نهاية لها ذهاباً وإياباً كان من الممكن أن تكون رسالة واحدة (أو لا رسالة على الإطلاق)
- إعادة الجدولة: العملاء يلغون المواعيد، وأنت تعيد ترتيبها، والجميع في حيرة من أمرهم بشأن مواعيد حدوث الأمور.
- مطاردة الناس: متابعة الفواتير والتأكيدات والمستندات التي طلبتها ثلاث مرات بالفعل
- إعادة اختراع العجلة: كتابة نفس البريد الإلكتروني من الصفر في كل مرة، والإجابة على نفس الأسئلة مراراً وتكراراً
هذه هي أهدافك. هذه هي الأشياء التي تستحق التنظيم. ليس درج مكتبك، ولا مجموعة أدوات طباعة الملصقات، ولا نظام إدارة علاقات العملاء. بل الأشياء التي تستنزف وقتك فعلاً.
بمجرد أن ترى أين يذهب الوقت، ستعرف أين تركز.
3. أتمتة المهام المتكررة
معظم أصحاب الأعمال لديهم أشياء يقومون بها عدة مرات في الأسبوع.
قاعدة جيدة من التجربةإذا كنت تقوم بشيء ما أكثر من مرتين في الأسبوع، وكان الأمر نفسه في كل مرة، فقم بأتمتته.
لدى عقلك ما هو أهم من تذكّر إرسال تذكيرات المواعيد أو كتابة رسائل تأكيد البريد الإلكتروني. هذا عملٌ حاسوبي. دع الحواسيب تقوم به.
مرشحان واضحان للأتمتة:
- تذكير بالمواعيد: ينبغي إرسال هذه الرسائل تلقائيًا قبل 24 ساعة (أو أي فترة زمنية مناسبة لعملك). لا داعي لإرسال رسائل نصية يدوية للعملاء للتأكيد.
- رسائل التأكيد الإلكترونية: عندما يحجز أحدهم معك، يجب أن يتلقى تأكيداً فورياً، وليس تأكيداً يصلك عندما تتفقد بريدك الإلكتروني بالصدفة.
هذا هو بالضبط ما صُممت من أجله أدوات الجدولة مثل Appointlet. فالهدف الأساسي هو أتمتة المهام التي كنت ستضطر إلى القيام بها يدويًا مرارًا وتكرارًا إلى الأبد.
إذا كنت لا تستخدم أداة جدولة حتى الآن، الموعد يتولى التطبيق كل هذه المهام، من جدولة وتذكيرات وتأكيدات، تلقائيًا. يستغرق إعداد كل شيء حوالي 5-10 دقائق، وبعدها لن تحتاج إلى التعامل مع هذه المهام مرة أخرى.
ينبغي عليك القيام فقط بالأمور التي تتطلب وجودك فعلاً. أما ما عدا ذلك، فينبغي أن يتم دون تدخلك.
4. أنشئ قوالب، وليس قوائم مهام.
قوائم المهام فخ.
لا تفهمونا خطأً. إنها تُشعرنا بالإنتاجية. هناك شعور بالرضا عند تدوين كل ما نحتاج إلى فعله. لكن قوائم المهام لا تنتهي. تُنهي واحدة، فتظهر أخرى غداً. وبعد غد. إلى الأبد.
القوالب هي الحلالقوالب قابلة لإعادة الاستخدام. تقوم بإنشائها مرة واحدة، وتستمر في العمل لصالحك.
فكّر في رسائل البريد الإلكتروني للعملاء. ربما تجيب على نفس الأسئلة الخمسة مرارًا وتكرارًا. بدلًا من ذلك، اكتب ردودًا جاهزة. انسخها، والصقها، وعدّلها قليلًا، ثم أرسلها. يمكنك حفظ هذه الردود في جوجل درايف، أو نوتيون، أو أي مكان آخر يسهل الوصول إليه.
وينطبق الأمر نفسه على استمارات الاستقبال، فبدلاً من طرح الأسئلة نفسها على العملاء في كل مرة يحجزون فيها موعدًا، أنشئ استمارة تجمع المعلومات التي تحتاجها مسبقًا. أما بالنسبة للتحضير للاجتماعات، فأنشئ قائمة مهام لما يجب عليك فعله قبل كل نوع من أنواع المواعيد. اتبعها في كل مرة بدلاً من محاولة تذكرها.
الهدف هو التوقف عن إعادة اختراع العجلة. في كل مرة تكتب فيها شيئًا من الصفر سبق لك كتابته، فأنت تهدر وقتًا أنت في غنى عنه.
لذا، قم ببناء القالب مرة واحدة، واستخدمه إلى الأبد.
5. تجميع المهام المتشابهة معًا
يُعدّ تغيير السياق عاملًا مُثبِّطًا للإنتاجية، وهناك أدلة علمية تدعم ذلك. ففي كل مرة تنتقل فيها من نوع من المهام إلى آخر، يحتاج دماغك إلى وقت للتكيف. وتشير الأبحاث إلى أن ذلك يستغرق ما يصل إلى 23 دقيقة و15 ثانية لإعادة التركيز بعد إنجاز مهمة ما، ويمكن أن تتراكم هذه التحولات.
الحل هو التجميع: قم بتجميع المهام المتشابهة معًا وقم بإنجازها في مجموعات مخصصة.
يمكنك إنجاز جميع أعمال الجدولة والفواتير والأوراق في وقت واحد بدلاً من تشتيتها على مدار اليوم. يمكنك مراجعة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها في أوقات محددة، وليس كلما رنّ هاتفك. كما يمكنك تخصيص ساعات محددة للمواعيد الفعلية والعمل مع العملاء.
ينطبق هذا على تحديد المواعيد أيضاً. بدلاً من أن تكون متاحاً كلما رغب العملاء في الحجز، حدد فترات زمنية محددة للمواعيد. ربما تستقبل مكالمات العملاء فقط بعد ظهر يومي الثلاثاء والخميس، أو تجري الاستشارات في الصباح فقط.
عندما يتمكن العملاء من الحجز معك في أي وقت من اليوم، فإنك تُعرّض نفسك لتغيير مستمر في الظروف. تحديد حدود لتوافرك يمنحك السيطرة على يومك.
6. دع العملاء يقومون بالعمل
لنفترض أن عميلاً محتملاً راسلك عبر البريد الإلكتروني يسأل عن مواعيدك المتاحة. تتحقق من جدولك وترسل له ثلاثة خيارات. يرد عليك بعد يوم قائلاً إن أياً منها غير مناسب. ترسل له ثلاثة خيارات أخرى. يختار واحداً. ترسل له تأكيداً. يطلب إعادة جدولة الموعد. تبدأ من جديد.
يا له من مضيعة للوقت... خاصةً عندما يكون الوقت ضيقاً للغاية. ومع ذلك، فإن معظم شركات الخدمات تفعل ذلك باستمرار.
الحل بسيطتوقف عن كونك الوسيط في جدولة مواعيدك. أرسل للعملاء رابطًا أو اطلب منهم الحجز مباشرةً من موقعك الإلكتروني أو صفحة الحجز. دعهم يختارون الوقت المناسب لكليكما.
وهذا في الواقع أفضل لعملائك. فبدلاً من انتظار ردك على بريدهم الإلكتروني (والذي قد يستغرق ساعات أو أياماً)، يمكنهم الحجز فوراً. إذ يرون مواعيدك المتاحة في الوقت الفعلي، ويختارون ما يناسبهم، ويتلقون تأكيداً فورياً.
هذا هو بالضبط ما الموعد يقوم النظام بذلك. أنت تشارك رابط الحجز أو صفحة الحجز الخاصة بك، ويختار العملاء الوقت، ويظهر الموعد في التقويم الخاص بك تلقائيًا، مع نماذج الاستقبال والمدفوعات وتعليمات الاجتماع وتذكيرات الحدث التي تتم معالجتها نيابة عنك.
إذا كنت لا تزال تقوم بتنسيق كل موعد يدويًا عبر البريد الإلكتروني، فإن هذا التغيير البسيط سيوفر لك ساعات من وقتك كل أسبوع.
7. ابنِ نظامًا مرة واحدة، ثم انساه
إن الفرق الحقيقي بين الأشخاص المنظمين والأشخاص غير المنظمين ليس قوة الإرادة أو الاستيقاظ في الساعة الخامسة صباحاً.
يكمن السر في الأنظمةتتيح لك الأنظمة والعمليات القائمة تفويض القرارات، وأتمتة الأنشطة، والحصول على الدعم من فريقك.
يعتمد الأشخاص غير المنظمين على ذاكرتهم وحافزهم للحفاظ على سير الأمور. "سأتذكر إرسال هذا التذكير." "سأتابع الأمر غدًا." "سأخصص وقتًا للأمور الإدارية... في النهاية."
الأشخاص المنظمون يبنون أنظمة تعمل بدونهم. يتم إرسال التذكير تلقائيًا، ويتم تفعيل المتابعة بواسطة التقويم. يتم حجز وقت الإدارة مسبقًا، أسبوعيًا، دون الحاجة إلى اتخاذ أي قرارات.
أما بالنسبة للجدولة تحديداً، فهذا يعني إعداد الأمور مرة واحدة ثم عدم التفكير فيها:
- حدد مدى توفرك: حدد متى تكون متاحًا فعليًا للمواعيد. مرة واحدة.
- أنشئ أنواع اجتماعاتك: حدد أنواع المواعيد التي تقبلها ومدتها. حدد ما إذا كانت تتطلب دفع رسوم أم لا. ثم قم بترتيبها.
- قم بتفعيل التنبيهات: يتم كل شيء تلقائيًا، لذلك لا يوجد أي جهد يدوي.
- دعه يعمل: توقف عن إدارة تقويمك بشكل دقيق. النظام يتولى الأمر.
ليس الهدف أن تصبح شخصًا يُنظّم باستمرار، بل الهدف هو أن تُنظّم مرة واحدة، بتأنٍّ وتخطيط، ثم تنتقل إلى ما بعد ذلك. يجب ألا يتطلب جدولك اليومي من الاهتمام أكثر من فاتورة الكهرباء، فهو يعمل تلقائيًا في الخلفية.
إذا كنت لا تزال تتخذ قرارات تنظيمية يومياً، فهناك خلل ما في نظامك. أصلح النظام، لا إرادتك.
في الختام
لا يتطلب التنظيم تغييرًا جذريًا أو عطلة نهاية أسبوع لا تملكها. بل يتطلب فقط أن تكون استراتيجيًا بشأن ما تركز عليه.
ابدأ بشيء واحد. أتمت أي شيء تقوم به بشكل متكرر. أنشئ قوالب جاهزة لتوفير الوقت والجهد. خصص وقتك لمجموعات حتى لا تضطر إلى التنقل بين المهام باستمرار. دع العملاء يحجزون مواعيدهم بأنفسهم بدلاً من تبادل الرسائل الإلكترونية. ابنِ نظامًا يعمل تلقائيًا، حتى تتوقف عن التفكير في هذه الأمور وتعود إلى العمل المهم حقًا.
وتذكر، الهدف ليس الكمال، بل تقليل الفوضى. إنه جدول زمني لا يسبب لك التوتر، وعمل لا يتطلب منك تذكر كل شيء طوال الوقت.
هل أنت مستعد لتنظيم جدولك الزمني؟
يتولى تطبيق Appointlet عملية الحجز والتذكير والتواصل، فلا داعي للقلق. الإعداد بسيط، والبدء مجاني.
