بصفتي شخصًا متخصصًا في برنامج جدولة المواعيد ، لا يسعني إلا أن ألاحظ عدد الشركات التي لا تزال تستخدم طرقًا خرقاء لحجز اجتماعاتها. أصبح تبسيط العملية أسهل من أي وقت مضى. يقوم الأشخاص ببساطة باختيار الوقت وملء نموذج الاستلام الخاص بك. أفضل ما في الأمر هو أن تطبيقات الجدولة مصممة لإرسال رسائل بريد إلكتروني وتذكيرات لتأكيد الموعد.
لا يساعد إرسال رسائل تأكيد لمواعيد العملاء على تقليل حالات عدم الحضور فحسب ، بل يجعل عملائك أيضًا يشعرون بالتقدير لأنهم يعلمون أنك تهتم بوقتهم وتريد الاجتماع تمامًا كما هو مخطط له.
تابع القراءة لمعرفة كيف يمكنك جعل تأكيدات موعدك أكثر فاعلية من خلال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية المصممة ببراعة.
لماذا يعد تأكيد الموعد مهمًا جدًا؟
يعد إرسال تأكيد الموعد أمرًا مهمًا لعدد من الأسباب. كل اجتماع تقوم بجدولته له قيمة نقدية معينة مرتبطة به. سواء كان ذلك من حيث الوقت الذي تقضيه معهم أو من حيث الإيرادات التي يتوقع منهم تحقيقها لعملك. عندما تخصص وقتًا للاجتماع ، فمن المفترض أن يحضر الشخص. عندما لا يفعلون ذلك ، فإنك تتحمل تكلفة فرصة مقابل هذا الوقت الضائع.
قد لا تكون التكلفة كبيرة لواحد أو اثنين من الاجتماعات الفائتة ، ولكن إذا توقفت عن إرسال التأكيدات تمامًا ، فقد يرتفع عدد العروض التي لم يتم عرضها وسترتفع التكلفة المرتبطة أيضًا وفقًا لذلك.
تساعد رسائل التأكيد على حمايتك من الخسائر المالية المرتبطة بعدم الحضور. يمكن لعملائك التحقق مرة أخرى من تفاصيل الاجتماع والتأكد من صحة المعلومات. يحصلون أيضًا على تذكير بالاجتماع المجدول ويمكنهم إضافته إلى تقويم البريد الإلكتروني الخاص بهم ، حتى يحصلوا على إشعار مع اقتراب الاجتماع.
فيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يمكن أن تساعد بها تأكيدات المواعيد.
إيصال مشترك بالوقت والمكان المتفق عليهما
تلخص رسائل التأكيد التفاصيل مثل الموقع المتفق عليه ووقت الموعد. يمكن أيضًا تضمين أي تعليمات خاصة بالاجتماعات. قد تحتاج إليهم لإعداد شيء ما مسبقًا أو ترغب في إرشادهم نحو غرفة معينة داخل مبنى شركتك. يتضمن تأكيد الموعد كل ذلك.
ستكون إحدى أكبر الامتيازات هي الاجتماعات الافتراضية ، حيث يتم استبدال الموقع الفعلي برابط إلى غرفة المؤتمرات الخاصة بك. بدلاً من استخدام رابط ثابت (مما يؤدي إلى مشاكل مثل Zoom Bombing) ، سيحصل العملاء على عنوان URL فريد للاجتماع ينطبق على موعدهم فقط. يمكنهم الانضمام إلى الاجتماع بنقرة واحدة ، مما يسهل عليهم حضور الاجتماع.
سيكون لديك أيضًا خيار تضمين تفاصيل الاتصال ، في حال احتاج الحاضر إلى الاتصال. قد يكون هذا رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني لموظف الاستقبال أو مضيف الاجتماع نفسه.
إعداد رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية للتذكير الآلي
من السهل إرسال تذكيرات المواعيد الآلية وهي قوية تمامًا بمجرد أن يكون لديك نظام عمل. يعد إرسالها يدويًا أمرًا شاقًا والكثير من الأمناء لا يفعلون ذلك معًا. يتوقعون من الحاضر أن يأخذ زمام المبادرة ، والتي تأتي في النهاية على حساب الشركة. أفضل رهان هو استخدام ملف نظام هاتف العمل مثل Nextiva الذي يسمح لك بإرسال رسائل نصية لتذكير العملاء بمواعيدهم.
تم تصميم برنامج الجدولة للتحقق من توفر مضيف الاجتماع ثم تقديم الخيارات المناسبة للأشخاص للاختيار من بينها. طالما أن تقويم البريد الإلكتروني لمضيفك يتم صيانته جيدًا ، فلا يوجد مجال كبير للخطأ البشري. في حالة قيام أحد الحاضرين بإدخال معلومات خاطئة ، ستتيح لك تطبيقات مثل Appointlet الدخول وتحرير استجابات نموذج الاستلام بعد وقوع الحدث.
لنلقِ نظرة على بعض الطرق الأخرى التي يمكن أن تساعد فيها تأكيدات المواعيد تحسين حضور الاجتماع.
- عمليات الإلغاء في اللحظة الأخيرة: يتيح إرسال التأكيدات مع التفاصيل المناسبة لعملائك إجراء أي تغييرات يريدون في الوقت المناسب وتجنب عمليات الإلغاء في اللحظة الأخيرة.
- رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد: معظم الناس في عادة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بانتظام. الإرسال رسائل التأكيد على عناوين البريد الإلكتروني المفضلة لديهم فكرة رائعة دائمًا.
- نصوص تأكيد الموعد (SMS): تعد رسائل SMS طريقة ممتازة لزيادة إشعارات البريد الإلكتروني الحالية. إرسال تأكيدات المواعيد حيث يمكن أن تتحسن رسائل SMS خدمة عملاء الرسائل القصيرة واحتفظ بالتفاصيل أمامهم.
- كتابة سطر موضوع واضح: • سطر الموضوع الرسالة يمكن أن تكون العامل الحاسم في ما إذا كان شخص ما يفتح بريدًا إلكترونيًا أم لا. تأكد من أن سطور الموضوع واضحة وموجزة لتحسين معدلات الفتح.
- تفاصيل مهمة عن الاجتماع: في بعض الأحيان قد تكون نماذج حجز المواعيد طويلة. يشتمل بريد التأكيد الإلكتروني عادةً على ردود النموذج الخاصة بهم حتى يتمكنوا من التحقق مرة أخرى من صحة كل شيء.
- سياسة الإلغاء المسبقة: يجب أن تحتوي رسائل تأكيد الموعد أيضًا على سياسة إلغاء واضحة ومسبقة. هذا يضمن أن العملاء يعرفون كيفية إلغاء الموعد مقدمًا.
- سياسة عدم الحضور: إذا كانت لديك سياسة استرداد لحالات عدم الحضور ، فإن وضع ذلك في رسالة تأكيد البريد الإلكتروني الخاص بك يمكن أن يمنع الحجج لاحقًا.
- بما في ذلك رقم الهاتف الخليوي للدعم: ليس من الجيد تضمين رقم هاتف في رسائل التأكيد ، حتى يتمكن الحاضرون من التواصل مع أي استفسارات لديهم.
أفضل الممارسات لرسائل البريد الإلكتروني والتأكيد على المواعيد
تكون رسائل تأكيد الموعد أكثر فاعلية عندما تكون قصيرة ودقيقة. انهم بحاجة فقط لتضمين المعلومات الأكثر صلة. يعد تحديد شركتك في الجزء العلوي من بريدك الإلكتروني ممارسة شائعة. وغني عن القول أنه يجب عليك تضمين تاريخ الموعد والوقت والمكان. بقية المحتوى متروك لك.
إليك بعض أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها لكتابة بعض رسائل التأكيد الجيدة.
استيعاب الإلغاءات في اللحظة الأخيرة
يساعد إرسال رسائل التأكيد مع تعليمات إعادة الجدولة المناسبة أو الإلغاء في تقليل حالات الإلغاء في اللحظة الأخيرة. ولكن إذا تم تحديد سياستك بوضوح ولا يزال شخص ما يحاول الإلغاء في اللحظة الأخيرة ، فيجب عليك جمع التفاصيل حول سبب عدم الاتصال بك في وقت أقرب. ربما نسوا الاجتماع تمامًا ، أو حدث شيء أكثر أهمية. من خلال طرح الأسئلة الصحيحة ، ستتمكن من فهم ما إذا كان الإلغاء كان خطأهم ، أو إذا كان هناك شيء من الممكن تحسينه من جانبك. في كلتا الحالتين ، ستتمكن من الوصول إلى جذره ويمكن تجنبه في المستقبل.
رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد
إرسال رسائل تأكيد بالبريد الإلكتروني بالطريقة القديمة. ولكن يمكنك الاستفادة من هذه اللحظة في دورة حياة العميل بشكل استراتيجي للحصول على نتائج أفضل. لا تحتاج إلى أي تصميمات فاخرة أو حلول معقدة. المفتاح هو جعل رسالتك قصيرة وبسيطة.
ومع ذلك ، لا تزال بحاجة إلى الاهتمام بتأمين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال ملف إعداد DMARC حتى يتمتع المستلمون بتجربة ممتازة مع شركتك.
نصوص تأكيد الموعد (SMS)
متوسط معدلات فتح الرسائل القصيرة قريب من و ان آكثر من 98%، ثلاث مرات أكثر من البريد الإلكتروني. يتيح لنا هذا معرفة أن تأكيدات الرسائل القصيرة هي رسائل بريد إلكتروني أكثر فاعلية.
على عكس البريد الإلكتروني ، فإن حجم النص الذي يمكنك مشاركته في رسائل SMS محدود. تأكد من تضمين المعلومات الأكثر أهمية فقط. يجب أن تكون مشاركة عنوان الموعد والتاريخ والوقت والمكان كافية. تطلب بعض الشركات من الحضور تأكيد استلامهم الرسالة من خلال الرد مباشرة.
يمكنك المجادلة بأن تذكيرات الرسائل النصية أكثر أهمية من التأكيد. ستضمن رسالة التذكير عبر الرسائل القصيرة أنهم يضعون الاجتماع في الاعتبار عند اقترابه.
كتابة سطر موضوع واضح
على عكس رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ، لا يلزم أن يكون سطر الموضوع لتأكيد موعدك مبهرجًا. شيء مثل "تم تأكيد الاجتماع: عرض المنتج مع Jane Doe" سيساعدهم على تحديد الأشخاص الذين يلتقون بهم وما الذي يدور حوله. سيسمح عنوان البريد الإلكتروني للمرسل بمعرفة الشركة التي يتعلق بها. في وقت لاحق ، إذا احتاجوا إلى التحقق من تفاصيل موعدهم ، فإن هذا التنسيق يجعل من السهل فحص التأكيد وتحديد موقعه.
بما في ذلك تفاصيل مهمة حول الاجتماع
لا تنس تضمين تفاصيل مهمة حول الاجتماع في رسائل التأكيد الخاصة بك. يساعد هذا كلا الطرفين على الاستعداد للاجتماع حتى يتمكنوا من التحدث عن العمل دون إضاعة وقت بعضهم البعض عندما يجتمعون أخيرًا. يعد تضمين هذه المعلومات مهمًا أيضًا حتى يتمكن العملاء من التحقق مرة أخرى من أنهم حجزوا الاجتماع المناسب مع الأشخاص المناسبين.
سياسة الإلغاء المسبقة
يتيح إنشاء سياسة إلغاء واضحة والإبلاغ عنها لعملائك التراجع إذا احتاجوا إلى ذلك. باستخدام أداة الجدولة التلقائية ، يمكنك تحديد الحد الأدنى للإشعار المطلوب للإلغاء. إذا كان للاجتماع رسوم حضور معينة ، فيمكنك فرض عقوبة على الإلغاء المتأخر فقط لتثبيط هذه الممارسة. وضح أيضًا في رسالة التأكيد الإلكترونية كيف تريد أن يقوموا بالإلغاء ؛ يمكن أن يكون من خلال رسالة نصية أو بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية أو رابط آلي.
سياسة عدم الحضور
يمكن أن تؤدي الحماية من عدم الحضور إلى زيادة كبيرة في الإيرادات. ضع في اعتبارك إضافة مستند الشروط والأحكام إلى تدفق الجدولة الخاص بك. يمكنهم تحديد المربع لتأكيد قراءة البنود والموافقة عليها. قد يشمل ذلك عقوبة إذا تم التخلي عن الاجتماع. ومع ذلك ، إذا تواصل العميل ولم يتمكن من الحضور بسبب ظروف قاسية ، ففكر في إجراء استثناء لمرة واحدة لقاعدتك. ستشير إلى أنك تهتم بهم ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين ولاء العلامة التجارية.
بما في ذلك رقم هاتف للدعم
يشترك بعض العملاء في اجتماع ولكن لديهم أسئلة إضافية يريدون الإجابة عليها قبل عقد الاجتماع. لهذا السبب ، ليس من الجيد تضمين رقم اتصال لممثل شركتك. إذا لم يكن من الممكن إضافة رقم هاتف ، فيمكنك تضمين عنوان بريد إلكتروني للرد بدلاً من ذلك.
قوالب البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد
انتقلت العديد من الشركات إلى حجز مواعيدها من خلال حل الجدولة عبر الإنترنت. هذا يجعل من السهل أتمتة ملف البريد الإلكتروني الصادر التأكيدات التي يتلقاها الناس.
يتيح لك Appointlet إنشاء صفحات حجز مخصصة يمكن إرفاقها بصفحاتك المقصودة أو مشاركتها في رسالة بريد إلكتروني. عندما يختار الأشخاص وقتًا ويملأون نموذج الاستلام الخاص بك ، يتم تخزين بيانات الحجز بشكل آمن في حسابك. يتم تقديم جميع المعلومات إلى الحاضر في نهاية تدفق الحجز بطريقة سهلة القراءة للغاية بحيث يحصل العملاء على كل شيء في لمحة ولا يضطرون إلى مراجعتها مرارًا وتكرارًا. إليك كيف تبدو رسائل التأكيد في Appointlet.
إذا قررت جدولة الاجتماعات يدويًا وتريد تسريع عملية تأكيد الموعد ، فحاول إنشاء قالب بريد إلكتروني وحفظه كمسودة. سيؤدي ذلك إلى تسهيل تحرير رسالة جديدة وإرسالها حسب الحاجة:
مرحبًا [الاسم الأول] ،
تمت جدولة [عنوان الاجتماع] الخاص بك في [تاريخ ووقت الاجتماع].
شكرا لك على تحديد موعد لقاء معنا. نتطلع إلى مناقشة مخاوفك والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك!
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة قبل الاجتماع ، يرجى مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني مباشرة أو الاتصال بخط دعم العملاء على [Phone Number].
إذا لم تتمكن من ذلك ، فيمكنك دائمًا الإلغاء أو إعادة الجدولة.
تحياتي الحارة،
[اسمك]
أسئلة
لقد غطينا جميع أساسيات تأكيدات المواعيد في هذه المقالة ، ولكن إليك بعض الأسئلة التي غالبًا ما يطرحها الأشخاص حول أفضل الممارسات.
كيف يمكنني أتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتأكيد المواعيد الخاصة بي؟
يمكنك أتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتأكيد موعدك باستخدام أداة جدولة المواعيد مثل الموعد. أثناء الإعداد ، ستضيف أي تعليمات اجتماع إلى نموذج الاجتماع. بعد ذلك ، ستشارك صفحة الجدولة هذه مع عملائك وعندما يحجزون موعدًا ، سيخرج البريد الإلكتروني المخصص للتأكيد تلقائيًا.
ما هي أفضل أداة لأتمتة تأكيدات المواعيد؟
ذلك يعتمد على الاحتياجات الخاصة بك. تم التصويت على Appointlet كأفضل تطبيق مجاني لجدولة المواعيد عبر الإنترنت ، مع خيار الميزات المتميزة مثل إشعارات التذكير الآلية. إذا كنت بحاجة إلى حل معتمد من HIPAA ، ففكر في حل مؤسسة مثل Setmore بدلاً من ذلك.
ما هي أهم الأشياء التي يجب تغطيتها في تأكيد الموعد؟
يجب أن تكون رسائل تأكيد الموعد واضحة ودقيقة. تجنب استخدام لغة المبيعات وقم بتضمين تفاصيل الاجتماع المهمة مثل التاريخ والوقت والموقع. قد ترغب أيضًا في تضمين خيار "إضافة إلى التقويم" حتى يتمكنوا من تضمين الاجتماع في جدولهم بسهولة. يقدم Appointlet أ دعوة التقويم ميزة تضيف الحدث تلقائيًا إلى تقويم البريد الإلكتروني للحضور.
كيف يمكنني إيقاف عدم الحضور وإلغاء الإلغاء في اللحظة الأخيرة؟
أفضل طريقة لتجنب عدم الحضور وإلغاءات اللحظة الأخيرة هي اتباع سياسة واضحة مقدمًا. ستحتاج أيضًا إلى إرسال تأكيد الموعد وإعلامات التذكير إلى الحاضر. يمكن أن يكون لهذين التحسين وحدهما تأثير كبير.
هل يمكن للمضيفين الحصول على تأكيد للموعد أيضًا؟
نعم ، من المهم أن يتلقى كل من المضيفين والضيوف رسالة تأكيد الموعد بمجرد الحجز. أدوات مثل Appointlet ترسل رسائل تأكيد إلى كلا الطرفين. يمكن للمضيفين استخدام هذه الإخطارات للتحضير بشكل أفضل للاجتماع وإجراء أي تحضيرات ضرورية مسبقًا.
ما الذي يجب علي تجنبه عند كتابة تأكيد الموعد؟
يجب ألا تتضمن رسائل تأكيد الموعد عرضًا ترويجيًا للمبيعات. تجنب إضافة التفاصيل غير الضرورية التي تصرف الانتباه عن تفاصيل الاجتماع. التزم بالتركيز الأساسي لبريدك الإلكتروني ويجب أن تكون على ما يرام.
هل يجب أن أرسل تأكيدًا لموعد جديد إذا اضطررنا إلى إعادة تحديد الموعد؟
نعم ، يجب عليك دائمًا إرسال تأكيد جديد للموعد عند إعادة جدولة الاجتماع. يجب أن يتضمن هذا التفاصيل المحدثة مع معلومات الاتصال الخاصة بك. يرسل Appointlet تأكيدات إعادة الجدولة تلقائيًا ، لذلك لا داعي للقلق بشأنها.
ما هي أفضل خدمة SMS لتأكيد المواعيد؟
ClickSend هي واحدة من أفضل الأدوات لإرسال رسائل SMS إلى عملائك. يمكنك الاندماج انقر فوق إرسال مع الموعد لإرسال تأكيدات وتذكيرات ومتابعات مخصصة بالكامل للمواعيد القادمة. تتيح لك الأداة أيضًا تلقي الردود وتتبع معدل الاستجابة. ضع في اعتبارك أن الرسائل النصية القصيرة قد تأتي بتكلفة إضافية. تميل إلى أن تكون غير مكلفة عند شرائها بكميات كبيرة.
الوقت هو أثمن ما تملكه ؛ لا تدعها تذهب سدى.
أكبر معضلة في القرن الحادي والعشرين هي أن هناك الكثير مما يجب القيام به ، ولكن القليل من الوقت للقيام بذلك. لا تدع الناس يضيعون وقتك مع عدم الحضور والمواعيد الضائعة. سيساعدك إرسال رسائل التأكيد الصحيحة في توفير هذه الدقائق القيمة ، لذا استخدمها لمصلحتك وحقق أقصى استفادة منها.
