إذا كنت تعمل في وظيفة تتطلب التعامل المباشر مع العملاء في شركة تستخدم Gmail، فإن إعداد توقيع Gmail قد يوفر عليك الكثير من الوقت. يضمن تعيين توقيع افتراضي تضمين التوقيع تلقائيًا في جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة.
سوف تكون قادرًا على تضمين معلومات مثل اسمك ومنصبك في الشركة، التسويق عبر البريد الإلكتروني روابط ورقم هاتف ورابط لصفحة جدولة المواعيد عبر الإنترنت. يتم تحميل هذا النص تلقائيًا في نهاية كل بريد إلكتروني ويضمن أن يعرف عملاؤك دائمًا من يتحدثون معه.
(همسًا... هل تبحث عن إجابة سريعة؟ انتقل لأسفل إلى الافتراضات التوقيع (قسم للوصول السريع إلى الحل.)
مقدمة عن توقيعات Gmail
توقيع بريد Gmail الإلكتروني هو كتلة نصية تُضاف تلقائيًا إلى نهاية رسائل البريد الإلكتروني، تمامًا مثل التذييل. يمكن أن يتضمن هذا معلومات اتصال أساسية، أو اقتباسًا مفضلًا، أو حتى شعار شركة.
تُعد توقيعات Gmail طريقة رائعة لتخصيص رسائلك الإلكترونية والترويج لعلامتك التجارية. يمكنك تخصيص توقيعك في Gmail ليشمل عناصر متنوعة، مثل اسمك ومنصبك وروابط مواقع التواصل الاجتماعي وأي معلومات أخرى ذات صلة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إضافة صورة إلى توقيع Gmail الخاص بك، مما يجعله جذابًا بصريًا واحترافيًا. بإعداد توقيع Gmail، تضمن تضمين بيانات الاتصال الخاصة بك دائمًا في مراسلاتك عبر البريد الإلكتروني، مما يوفر لك الوقت ويحافظ على الاتساق.
لماذا يخفي Gmail توقيعك
هناك إعداد واحد على وجه الخصوص سيؤدي إلى اختفاء توقيع بريدك الإلكتروني عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني. في هذه المقالة سوف نوضح لك كيفية إعداد توقيع Gmail بحيث يكون دائما تظهر في مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بك.
وهنا ما هو مخفي توقيع البريد الإلكتروني يبدو عند إرسال الرد:
عندما يرى Gmail نفس النص يخرج مرتين ، فإنه يفترض أن المستلم يريد إزالة تلك البيانات. في جهودهم للحفاظ على نظافة رسائل البريد الإلكتروني ، يقومون أحيانًا بإيذاء المحترفين. عن طريق قطع النص المكرر ، فإنهم يزيلون توقيعات البريد الإلكتروني التي تتضمن معلومات اتصال مهمة!
لا تقلق بشأن ذلك بالرغم من ذلك. سنبين لك كيفية إصلاح ذلك حتى يرى عملاؤك توقيعك في Gmail في كل مرة تقوم فيها بإرسال بريد إلكتروني.
إعداد توقيع Gmail الخاص بك
إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني لمجالك على Gmail المجانيسجّل دخولك إلى حساب Gmail الخاص بك، وفي الزاوية العلوية اليمنى من لوحة التحكم، انقر على رمز ترس الإعدادات. عند القيام بذلك، سيظهر شريط جانبي للإعدادات السريعة. في الأعلى، ستجد زرًا يجب عليك النقر عليه، بعنوان مشاهدة كل الإعدادات. فيما يلي لقطة شاشة لهاتين الخطوتين:
عند النقر فوق ملف مشاهدة كل الإعدادات عند الضغط على زر "التوقيع"، ستُفتح شاشة جديدة بعنوان "الإعدادات". ستجد أن علامة التبويب "عام" مفتوحة افتراضيًا. مرر للأسفل إلى قسم التوقيع وانقر على زر "إنشاء جديد". سيُتيح لك ذلك إنشاء توقيع بريد إلكتروني جديد لرسائلك الصادرة. يمكنك أيضًا إضافة صورة توقيع لجعل توقيعك أكثر جاذبية بصريًا.
في منطقة نص التوقيع الجديد، شارك المعلومات التي يجب تضمينها في نهاية كل بريد إلكتروني. وعادةً ما يتضمن ذلك الحد الأدنى من اسمك ومنصبك وعنوان بريدك الإلكتروني وعنوان بريدك الإلكتروني. اسم الشركة، ومعلومات الاتصال. يمكنك مشاركة رقم هاتف افتراضي، روابط وسائل التواصل الاجتماعي، أو رابط إلى صفحة الجدولة الخاصة بك.
تأكد من تحديد توقيعك بشكل صحيح في قسم الإعدادات الافتراضية للتوقيع لضمان ظهوره أثناء إنشاء رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها أو إعادة توجيهها.
اختياري: أضف رابط جدولة الموعد
إن إضافة رابط الجدولة إلى توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك يمكن أن يجعل من السهل جدًا على عملائك وجهات الاتصال حجز اجتماع معك.
ليس لديك صفحة جدولة حتى الآن؟ Appointlet هو برنامج جدولة مواعيد سهل الاستخدام، يثق به أكثر من 250 ألف مستخدم حول العالم، ويتكامل بسلاسة مع تقويم جوجل. يمكنك جربه مجانًا اليوم.
من السهل جدًا إضافته مباشرةً إلى مربع التوقيع داخل توقيع بريدك الإلكتروني على Gmail.
لربط صفحة الجدولة الخاصة بك في توقيع بريدك الإلكتروني على Gmail، قم بتمييز النص المناسب (على سبيل المثال جدولة لقاء معي هنا) ثم استخدم أيقونة الارتباط التشعبي لإرفاق عنوان URL لصفحة الحجز الخاصة بك بتوقيع بريدك الإلكتروني.
أفضل الممارسات لتوقيعات البريد الإلكتروني
من خلال اتباع أفضل الممارسات هذه، يمكنك إنشاء توقيع بريد إلكتروني يمثلك وعلامتك التجارية بشكل فعال.
قم بتضمين كل المعلومات المهمة
يتضمن إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي تضمين معلومات الاتصال الأساسية، مثل اسمك ولقبك وعنوان بريدك الإلكتروني. ومن المفيد أيضًا إضافة روابط لوسائل التواصل الاجتماعي وشعار الشركة لتعزيز صورتك المهنية.
لا تضيف الكثير من الفوضى
مع ذلك، من الضروري أن يكون توقيع بريدك الإلكتروني موجزًا وسهل القراءة. تجنب استخدام الكثير من الصور أو التنسيق المفرط، فقد يجعل توقيعك يبدو فوضويًا وغير احترافي. توقيع بريد إلكتروني أنيق وبسيط لا يبدو أفضل فحسب، بل يضمن أيضًا سهولة وصول المستلمين إلى معلومات الاتصال الخاصة بك.
ابقيها واضحة ومهنية
لإنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي، افتح إعدادات Gmail وانتقل إلى قسم "التوقيع". هنا، يمكنك إدخال اسمك ولقبك ومعلومات الاتصال بك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إضافة روابط مواقع التواصل الاجتماعي ذات الصلة، وروابط الجدولة، وشعار الشركة لتحسين توقيعك.
من المهم استخدام تنسيق واضح وموجز، وتجنب التنسيق المفرط أو الصور التي قد تُشوّش توقيعك. بالحفاظ على توقيع بريدك الإلكتروني بسيطًا واحترافيًا، تضمن أنه ينقل معلومات الاتصال الخاصة بك بفعالية ويمثل علامتك التجارية.
فكر في تغيير توقيعك للأحداث والعروض الترويجية
إذا كان لديك عرض ترويجي كبير أو فعالية قادمة، ففكّر في إضافتها إلى توقيع بريدك الإلكتروني. يُعدّ توقيع بريدك الإلكتروني مكانًا ممتازًا لإضافة الروابط، والإعلان عن العروض، وإضافة دعوة لاتخاذ إجراء، وغير ذلك الكثير. فقط تذكّر تغييره بعد انتهاء فترة العرض الترويجي أو الفعالية.
احفظ تغييراتك
بمجرد إدخال جميع المعلومات اللازمة، لا تنس حفظ التغييرات لضمان تطبيق توقيعك الجديد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
كيفية التأكد من أن توقيعك مرئي دائمًا: إعدادات Gmail الافتراضية
الآن بعد أن قمت بإنشاء توقيع ، فإن الشيء الأخير (والأهم) الذي ستحتاج إلى القيام به هو تكوين Gmail الافتراضات التوقيع.
الخطوة الأولى: انتقل إلى الإعدادات الافتراضية لتوقيع Gmail
انتقل إلى إعدادات التوقيع ضمن الإعدادات في حساب Gmail الخاص بك.
الخطوة الثانية: حدد توقيعك من القائمة المنسدلة
لضمان توفره دائمًا، اختر اسم توقيعك من القائمة المنسدلة لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة والرسائل المُعاد توجيهها/الرد عليها. يمكنك إنشاء توقيعات متعددة لمناسبات مختلفة واختيار التوقيع المناسب عند كتابة رسالة جديدة.
الخطوة الثالثة: انقر على مربع الاختيار المحدد
ثم انقر فوق مربع الاختيار الذي يقول "أدخل التوقيع قبل النص المقتبس في الردود وقم بإزالة السطر - الذي يسبقه."
هذا هو الإعداد المطلوب إذا كنت ترغب في ظهور توقيع Gmail الخاص بك دائمًا. النقر على النقاط الثلاث في مُنشئ البريد الإلكتروني يُساعدك في إدارة كيفية ظهور التوقيع.
الخطوة الرابعة: اضغط على حفظ التغييرات
عندما تقوم بتكوين الإعدادات الافتراضية للتوقيع ، قم بالتمرير لأسفل إلى أسفل الصفحة واضغط على حفظ التغييرات:
الخطوة الخامسة: تأكد من أن توقيع Gmail الخاص بك يعمل كما هو متوقع
الخطوة الأخيرة هي اختبار توقيعك. إذا كان لديك بريد إلكتروني آخر يمكنك استخدامه للاختبار، فحاول تبادل الرسائل. عند الرد على البريد الإلكتروني كما هو موضح أدناه، سيبقى التوقيع موجودًا.
سيظل Gmail يُظهر النص باللون الأرجواني للإشارة إلى أنه محتوى مكرر، ولكن يجب أن يظهر محتوى التوقيع بالكامل كما هو متوقع. على المستخدمين التحقق من كيفية ظهور التوقيع في الرسائل المرسلة للتأكد من عرضه بشكل صحيح.
وهذا مهم بشكل خاص للمحترفين حيث يعد الحفاظ على توقيع بريد إلكتروني متسق وغني بالمعلومات أمرًا بالغ الأهمية للتواصل الفعال مع العملاء.
هل لا تزال تواجه مشاكل؟ استكشاف أخطاء توقيع Gmail وإصلاحها
إذا كان توقيعك لا يزال لا يظهر، فقم بتنفيذ الخطوات المذكورة أعلاه مرة أخرى وتأكد من تحديد كل شيء بشكل صحيح.
إذا لم يعمل، فجربه باستخدام متصفح آخر وتأكد من استمرار المشكلة. على سبيل المثال، إذا لم يظهر توقيعك في فايرفوكس، فجربه في كروم. إذا ظهر بشكل جيد في كروم، فقد تكون المشكلة في المتصفح.
إذا استمرت مشكلة عرض توقيعك في جميع المتصفحات، فقد تكون هناك مشاكل في التنسيق أو المحتوى. حاول إنشاء توقيع آخر بصور مختلفة (أو بدون صور) وتأكد من حل المشكلة. إذا نجح الأمر، فقد يكون كود HTML معقدًا للغاية أو قد يكون المحتوى قد نُسخ ولصق من مصادر خارجية، مما أدى إلى بعض مشاكل التنسيق.
إذا لم تنجح أي من هذه المشكلات في حل مشكلة ظهور توقيعك، ففكر في التواصل مع Google مباشرةً أو البحث في منتديات الدعم الخاصة بها للحصول على إرشادات محددة.
نصائح أخيرة
لضمان ظهور توقيع Gmail الخاص بك دائمًا، تأكد من ضبط الإعدادات الافتراضية الصحيحة في إعدادات Gmail واختبار توقيعك بانتظام. الإعدادات غير الصحيحة هي السبب الأكثر شيوعًا لمشاكل عرض التوقيع.
استخدام برنامج احترافي لإدارة توقيعات البريد الإلكتروني يساعدك على إنشاء وإدارة توقيعاتك بكفاءة أكبر. اجعل توقيعك موجزًا وسهل القراءة، وتجنب كثرة الصور أو التنسيق المفرط.
هذا لا يجعل توقيعك يبدو احترافيًا فحسب، بل يضمن أيضًا عرضه بشكل صحيح عبر مختلف برامج البريد الإلكتروني. تحقق بانتظام من مشاكل توقيع Gmail الشائعة، مثل حدود الأحرف أو مشاكل العرض على الأجهزة المحمولة، لضمان ظهور توقيعك دائمًا بالشكل المطلوب.
ولا تنسَ إضافة رابط لحجز موعد مباشرةً إلى توقيع بريدك الإلكتروني لتسهيل الحجز معك. باستخدام رابط لحجز اجتماع في بريدك الإلكتروني، يُمكن لجهات اتصالك جدولة اجتماع بسرعة دون الحاجة إلى زيارة موقعك الإلكتروني.
باتباع هذه النصائح، يمكنك الحفاظ على توقيع بريد إلكتروني احترافي وفعال يعزز مراسلاتك عبر البريد الإلكتروني. مكافأة: كيفية كتابة مواضيع ومحتوى رئيسي ناجح للبريد الإلكتروني لزيادة التحويلات
نصائح إضافية لتعزيز نجاح بريدك الإلكتروني
أثناء وجودك هنا ، لدينا بعض الأشياء الجيدة الأخرى لمشاركتها. تحقق من دليلنا حول كيفية الكتابة مواضيع البريد الإلكتروني التي تقوم بالتحويل إلى جانب ملفاتنا الموصى بها قوالب البريد الإلكتروني للمبيعات.
تعاونّا مع روّاد الصناعة، G2 وActiveCampaign، لإعداد هاتين المقالتين. تُحدّدان التوقعات الأساسية لآداب البريد الإلكتروني المهني في عام ٢٠٢٠ وما بعده.
إذا كنت بحاجة إلى الحصول على روابط اجتماعات محددة وإفلاتها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، بدلاً من الاعتماد على توقيع البريد الإلكتروني حصريًا ، إذن Appointlet لمتصفح Chrome و Appointlet لفايرفوكس قد يكون مناسبًا لك. يمكنك جرب Appointlet مجانًا اليوم.
نأمل أن تكون هذه المقالة مفيدة - اترك تعليقًا أدناه إذا كان لديك أي أسئلة أو طلبات لمقالات مستقبلية!
