أفضل الممارسات لجدولة الاجتماعات عن بُعد حتى يحضر الجميع في الوقت المحدد وفي كل مرة

معظم الناس لديهم صعوبة في التركيز أثناء الاجتماعات البعيدة التي تستمر لأكثر من 30-60 دقيقة. بعد ذلك ، يبدأون في الانجراف ويفقدون التركيز. يعد جذب انتباه شخص ما أمرًا صعبًا بدرجة كافية ، ولكن إذا كنت تتعامل أيضًا مع المتأخرين ، فهناك نافذة اهتمام أصغر للعمل معها.

غالبًا ما يحدث الوصول المتأخر لعدة أسباب ، سنراجعها هنا قريبًا. أفضل طريقة لإبقاء الأشخاص مسؤولين والظهور في الوقت المحدد هي باستخدام التذكيرات الآلية. في هذه المقالة سوف نغطي هذا الموضوع بالتفصيل حتى يكون لديك فكرة أفضل عن كيفية جدولة وتنظيم ارتباطاتك.

لماذا لا يحضر الأشخاص للاجتماعات البعيدة؟

كقاعدة عامة ، من المرجح أن يظهر الأشخاص في الأحداث التي يعتبرونها ذات قيمة. إذا كان الحضور ببساطة لا يحضرون على الإطلاق ، فمن المحتمل أنهم لم يعتقدوا أن الاجتماع عن بعد كان مهمًا جدًا بالنسبة لهم. قد يكون السبب هو أن عرض القيمة الخاص بك لم يكن قوياً بما يكفي. مهما كان السبب ، من الشائع أن يتجنب الحاضرون المساءلة وببساطة عدم الحضور في الأحداث التي يرون أنها مضيعة لوقتهم.

الوصول المتأخر مختلف بعض الشيء. فهي ليست عادة مؤشرا على الإهمال المتعمد. من الشائع ألا يحضر الأشخاص في الموعد المحدد لأنهم ببساطة فقدوا المسار الزمني ولم يكن لديهم تذكير مناسب. 

عدم الحضور والتأخر في الوصول

الشخص العادي مشغول جدًا عقليًا ، حتى عندما يكون جدوله فارغًا! مع المحتوى الرقمي اللامتناهي الذي يجب التركيز عليه ، من الطبيعي أن ينسى الناس الأشياء حتى عندما يكونون قد حددوها قبل أيام أو أسابيع. بصراحة ، ربما تحدث لحظات شرود الذهن لأفضل منا.

على الجانب الآخر ، إذا كنت لا ترى الكثير من العروض وحالات وصول متأخرة ، فليس من الجيد أن تبدأ في التفكير فيما يمكنك القيام به لتحسين الوضع. إذا كنت لا تقوم بأتمتة تدفق الجدولة ، فأنت تقوم بإنشاء المزيد من العمل للحضور. لا يتعين عليهم فقط العثور على وقت يعمل في التقويم الخاص بهم ، ولكن يتعين عليهم التحقق من هذا التقويم يدويًا أو تعيين تذكير لأنفسهم. 

حتى عندما يتم إنشاء حدث التقويم من قبل الطرفين ، قد لا يبدو الاجتماع مربحًا بما يكفي لاحتلال مكانة مهمة في أذهان الحاضرين. في الواقع ، فإن العقل البشري متصل بطريقة تجعله ينسى عمداً كل الأشياء غير المهمة ليكون قادرًا على توجيه كل الاهتمام نحو الأشياء المهمة.

لذا قبل أن ننتقل إلى تنفيذ الحل ، من المهم أن نبدأ ببعض التعاطف وعدم أخذ الإهمال على محمل شخصي. 

قم بإعداد تطبيق جدولة للتأكد من ظهور الحاضرين

يمكنك تقليل عدد حالات الوصول المتأخر وعدم الحضور من خلال تقديم عرض قيمة واضح للحضور. لكن أتمتة العملية ستأخذهم بقية الطريق ، بحيث يكون من السهل تذكر التاريخ والوقت القادمين. 

تعمل تطبيقات الجدولة على تسهيل إنجاز ذلك للشركات من أي حجم. عندما تشارك الرابط الخاص بك مع شخص ما ، يمكنه اختيار الوقت المناسب له وملء نموذج. عند التأكيد ، سيحصلون على ملف تأكيد البريد الإلكتروني وحدث التقويم. بالإضافة إلى أنه يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة للتذكير التي تخرج في اللحظات الحاسمة ، مثل اليوم السابق أو قبل ساعة من الحدث.

تجعل هذه الإخطارات من الصعب على الحاضر تقديم عذر لنسيانه تدوين ملف الاجتماع في التقويم الخاص بهم. يتم ملء الفترة الزمنية تلقائيًا في التقويم الخاص بك على الإنترنت أيضًا ، بحيث يتم إخطارك ويمكنك الرجوع إليها في أي وقت. يتم حفظ معلومات العميل ومشاركتها معك لاستخدامها في المستقبل. 

وإليك الطريقة الأخرى التي يمكن أن يعمل بها تطبيق الجدولة كميسر في تحسين الحضور في الاجتماعات.

  • استضافة الاجتماعات عن بعد: تقضي الاجتماعات الافتراضية على ضرورة تواجد الفريق والحضور في نفس المكان فعليًا أثناء الاجتماع. خلال جائحة كوفيد -19 ، أصبحت الاجتماعات عن بُعد شائعة بشكل متزايد.
  • تذكر اجتماعاتك: رسائل التذكير والمتابعة المنتظمة قبل الاجتماعات وبعدها تأكد من أن فريقك يبقى على اطلاع دائم. يتم تسجيل تفاصيل الحضور من خلال عدة قنوات ، حتى يتمكن فريق العمل لديك من الوصول إلى بيانات الاجتماع للتحضير مسبقًا.
  • القضاء على عدم الحضور: عندما لا يحضر الأشخاص المهمون اجتماعك ، فهناك خطر أن تضيع الفترة الزمنية بأكملها. إذا حدث ذلك بانتظام ، فإنه يصبح تكلفة للشركات التي يمكن تجنبها بسهولة.
  • تحسين الحضور: تؤدي صفحة الجدولة المخصصة التي تعرض ملخصًا لجميع الاجتماعات المتزامنة إلى زيادة الحضور بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن جدولة الاجتماعات الجديدة بسهولة هنا ، ويمكن إعادة جدولة الاجتماعات القديمة إذا لزم الأمر.
  • تبسيط محادثات العملاء: تتطلب الاجتماعات التي يجب عقدها مع العملاء مزيدًا من التخطيط مقارنة بالمناقشات الداخلية العادية. يعد التنسيق ذهابًا وإيابًا نقطة شائعة للإحباط ، لذا فإن تبسيط العملية يعد فكرة رائعة.
  • إنشاء عناوين URL فريدة للاجتماعات Zoom ؛ زوم هو أحد أكثر تطبيقات عقد المؤتمرات عبر الويب استخدامًا ، ومع ذلك يمكن استخدام هذه التقنية لأي أداة اجتماعات متكاملة. الموعد يسمح لك استضافة اجتماعات Zoom مع روابط فريدة في بضع نقرات. هذا يجعل العملية أبسط وسير العمل أكثر سلاسة. تشمل خيارات مؤتمرات الفيديو الشائعة الأخرى التي تعمل بنفس الطريقة Google Meet و MS Teams و Join.Me و GoToMeeting و Webex.
  • التأكيد الآلي والتذكير: يعد إرسال نصوص تأكيد الاجتماع والتذكير يدويًا أمرًا جيدًا إذا كان لديك بضع مرات فقط في الأسبوع ، أو إذا كنت تتعامل مع كبار المديرين التنفيذيين. ولكن عندما تلتقي بأشخاص عاديين على أساس يومي ، يصبح من غير المعقول مواكبة ذلك. يمكن أن تكون أتمتة كل ما لديه باستخدام أداة جدولة مفيدة للغاية. 
  • الترجمة بين المناطق الزمنية: تعتبر الاجتماعات التي تُعقد عبر مناطق زمنية مختلفة مصدرًا شائعًا للارتباك. إذا تذكر الناس إجراء تحويلات الوقت ، فهناك دائمًا مجال للخطأ البشري. تعمل أدوات الجدولة عبر الإنترنت على حل هذه المشكلة عن طريق اكتشاف المنطقة الزمنية لمتصفح الحاضر واستخدام ذلك لترجمة مدى توفر مضيف الاجتماع. 
  • التنسيق مع أعضاء الفريق: يمكن تنسيق اجتماعات العملاء التي تضم العديد من أعضاء الفريق بسهولة باستخدام أداة الجدولة المناسبة عبر الإنترنت. يحتوي Appointlet على ميزات تعيين المضيف مثل round robin للمساعدة في توزيع الاجتماعات عبر الفريق. أو بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام الأداة لمواءمة جداول متعددة لأعضاء الفريق لاجتماع واحد. 

قلل من حالات عدم الحضور مع تطبيق الجدولة

أنت تعلم أن أداة الجدولة عبر الإنترنت تعمل عندما لا تظهر أبدًا في المحادثة ، ومع ذلك ستعمل أفعالك على تحسين جودة اجتماعاتك وتجعل المشاركين يحضرون ليس لأنهم بحاجة إلى ذلك ولكن لأنهم يريدون ذلك.

إليك كيفية الوصول إلى هناك خطوة بخطوة.

استضافة اجتماعات افتراضية

قد لا تكون الاجتماعات الافتراضية هي الأفضل لاتخاذ القرارات المهمة أو بناء العلاقات ، ولكن من أجل اللحاق بالركب المنتظم وتسجيل الوصول ، فهي بالتأكيد أكثر فعالية من الاجتماعات الشخصية. لا يحتاج المشاركون إلى الحضور جسديًا ، وعندما تزيل هذا المخاض ، يزداد الحضور تلقائيًا. الى جانب ذلك ، ميزات مثل مشاركة الشاشةواللوحات البيضاء الافتراضية وغرف الاستراحة تماثل التجربة الشخصية ، لذلك لا يوجد فرق كبير على أي حال.

أيضًا ، إذا كنت شخصًا واعيًا بالبيئة ، فإن الاجتماعات الافتراضية صديقة للبيئة لأنها لا تستهلك الكثير من الموارد وتقلل من إنتاج النفايات. 

من السهل جدًا نسيان الاجتماع

لكن تطبيق الجدولة عبر الإنترنت يجعل الأمر صعبًا للغاية. تتصل معظم تطبيقات الجدولة بالتقويم الافتراضي ، بغض النظر عن التطبيق الذي تستخدمه ، وتحديث خانة الاجتماع هناك تلقائيًا. ويبلغونك أيضًا في حالة وجود أي اشتباكات حتى تتمكن من طلب إعادة الجدولة.

يمكنك أيضًا قفل الساعات المتاحة لديك حتى يعرف زملاؤك عن بُعد بتوافرك مسبقًا وتحديد وقت الاجتماع الذي يناسب جدولك الزمني.

عدم الحضور ضار بالعمل

الوقت الذي تقضيه في انتظار شخص لا يظهر أبدًا هو أحد الأصول الثمينة التي يمكن إنفاقها على مهام أفضل تؤدي بالفعل إلى زيادة قيمة الأعمال. بصفتك رائد أعمال ، فأنت تعرف بالفعل مقدار تكلفة الفرصة البديلة التي يمكن أن تكون لعملك.

يمكن أن تكون تطبيقات جدولة المواعيد مفيدة في التحكم في هذه التكلفة لأنها تقضي تمامًا على أي أعذار قد تكون بسبب عدم الحضور. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأنك ستقوم بإعداد الاجتماع بعد النظر في مدى توفرهم من خلال التطبيق ، فسيكون من الوقاحة جدًا ألا يحضروا.

تحسين الحضور بصفحة جدولة

توفر معظم تطبيقات حجز المواعيد للمستخدمين صفحة جدولة مركزية تعمل كلوحة تحكم لجميع المعلومات المتعلقة بالاجتماع. يمكنك عرض ما تم جدولته في الماضي وما هو قادم في المستقبل. يمكنك تحديد التواريخ المهمة لإطلاق المنتجات والبيانات الصحفية واجتماعات العملاء وما إلى ذلك.

عندما يكون الموظفون قادرين على عرض كل شيء في لمحة ، تقل فرص فقدان شيء ما بشكل كبير. يعرفون بالضبط ماذا يفعلون ومتى. ينتج عن هذا إنتاجية أكبر وبالتالي حضور أكبر في الاجتماعات.

تبسيط محادثة العملاء

إذا سبق لك العمل في مجال المبيعات ، فيجب أن تعرف مدى صعوبة إعداد اجتماعات العملاء ، خاصة في بيئة افتراضية. هناك أطنان من رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا ، وتتم إعادة جدولة الاجتماعات مليون مرة. 90٪ من هؤلاء يذهبون سدى في هذه العملية ، والعملاء يتراجعون في النهاية بسبب المتاعب.

تعمل جدولة التطبيقات على التخلص من كل هذا واستبداله بصفحة حجز ملائمة للعملاء. يمكن إعداد صفحة الحجز هذه على موقع ويب أو يمكن مشاركتها عبر عنوان URL. يمكن للعملاء بسهولة اختيار فترة زمنية متاحة من هذه الصفحة ، واختيار الموظف المفضل لديهم ، وملء معلومات الاتصال الخاصة بهم. يتم حجز الاجتماع تلقائيًا ، ويتم إخطار الشركة.

تتيح لك بعض الأدوات إضافة خيارات إضافية ، مثل قسم الأسئلة الشائعة أو chatbot على صفحة حجز الاجتماع. يتيح ذلك للعملاء التواصل بسهولة مع عملك والحصول على ردود سريعة. 

إنشاء عناوين URL فريدة للاجتماعات Zoom

تتكامل أدوات مثل Appointlet مع الكثير من تطبيقات مؤتمرات الويب مثل Zoom و Microsoft Teams و Google Meet وما إلى ذلك ، لإجراء اجتماعات افتراضية بسهولة. بمجرد الاتصال بـ Zoom ، كل ما يتطلبه الأمر هو بضع نقرات لإنشاء عناوين URL فريدة للاجتماعات. 

سيتم إنشاء هذا الارتباط ومشاركته تلقائيًا مع المشاركين بمجرد جدولة اجتماع افتراضي. سيتم إرفاقه أيضًا بحدث التقويم الذي تم إنشاؤه لهذه الاجتماعات حتى لا يواجه المشاركون أي مشكلة في العثور عليه في حالة فقده في رسائل البريد الإلكتروني.

التأكيد الآلي والتذكير

هذا هو بسهولة أفضل ميزة تقدمها تطبيقات الجدولة عبر الإنترنت. لم تعد بحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية أو إرسال رسائل بريد إلكتروني لتأكيد وقت الاجتماع مع المشاركين. كل ما عليك فعله هو إضافة المشاركين إلى الاجتماع ، وسيُطلب منهم تلقائيًا التأكيد.

يمكنك أيضًا إعداد تذكيرات ومتابعة آلية للاجتماعات التي تم الانتهاء منها. سيرسل التطبيق تلقائيًا رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة إلى المشاركين في الاجتماع على فترات زمنية معينة. قد تحتاج إلى تحديد التكرار والفجوة بين هذه التذكيرات ، وسيتولى التطبيق الباقي.

يترجم بين المناطق الزمنية

تحتاج الشركات التي تعمل في بيئة عالمية باستمرار إلى عقد اجتماعات مع أشخاص في الخارج. قد يكون إعداد مثل هذه الاجتماعات عبر مناطق زمنية مختلفة أمرًا مربكًا للغاية حيث سيتعين عليك القيام بقدر كبير من الرياضيات فقط للتأكد من عدم ارتكاب أي أخطاء.

تطبيقات مثل Appointlet تترجم أوقات الاجتماعات وفقًا للمنطقة الزمنية المحلية ، لكل من المضيفين والحضور. يمكنك أيضًا تحديد منطقة زمنية غير منطقتك المحلية ، ولكن البرنامج سيختار تلقائيًا المنطقة التي أنت فيها كإعداد افتراضي. إذا كنت لا تريد أن يحدث هذا ، فيمكنك قفل المنطقة الزمنية بحيث تظهر أوقات الاجتماع لجميع المشاركين وفقًا لمنطقتك الزمنية.

التنسيق مع أعضاء الفريق

تتزايد جميع مشكلات الجدولة التي ناقشناها حتى الآن بشكل كبير مع زيادة عدد المشاركين. تزداد المشكلة سوءًا عندما تحتاج إلى حضور العديد من أعضاء فريقك لاجتماع عميل. 

لحسن الحظ ، لدى Appointlet حلًا لهذا أيضًا. من خلال ميزات جدولة الفريق ، يمكنك جدولة اجتماعات مع أعضاء متعددين وتحديد المضيف أيضًا. سيحصل المضيف على حقوق إدارية في تطبيق المؤتمرات المتكامل الذي تستخدمه وستتم دعوة باقي أعضاء الفريق كمشاركين.

كيفية جدولة اجتماعات الفريق عن بعد

قد لا تكون الاجتماعات الافتراضية الجماعية فكرة رائعة إذا كانت هناك حاجة إلى تواصل مستمر ذهابًا وإيابًا بين المشاركين. أنت لا تريد أن تتعرض للتعذيب المتمثل في جعل 50 شخصًا يوقفون ميكروفوناتهم عندما يريد الجميع القفز والتحدث في نفس الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، في حالة عدم وجود لغة جسد واضحة ، فإن هذا الاتصال سوف يفسد أكثر. تفضل لنفسك وعقد مثل هذه الاجتماعات وجهًا لوجه.

ومع ذلك ، إذا كان الغرض ببساطة هو تقديم شيء ما أو إجراء جلسة تدريبية ، فقد تكون اجتماعات الفريق الافتراضية هي الخيار الأمثل. إلى جانب التوفير الواضح في التكلفة الذي تحصل عليه من عدم الاضطرار إلى ترتيب غرفة اجتماعات كبيرة ، فإن عملية الجدولة تكون أكثر ملاءمة.

كل ما عليك فعله هو إنشاء نوع اجتماع جماعي في Appointlet وإعداد قواعد الجدولة كما تريد. يمكنك تحديد الحد الأقصى لعدد الحاضرين المسموح لهم بحضور الاجتماع في وقت معين لتجنب اكتظاظ المساحة الافتراضية. 

بالنسبة للاجتماعات الافتراضية ، ستحتاج إلى دمج Appointlet مع برنامج مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت الذي تختاره. يمكنك تحديد هذا البرنامج في موقع الاجتماع ثم متابعة الباقي بنفس الطريقة.

الأسئلة الشائعة

إذا كنت جديدًا في الاجتماعات الافتراضية والجدولة ، فقد يكون هذا كثيرًا جدًا في التعامل معها. إذا لم تتمكن من فهم أي شيء في أي خطوة ، فقد تساعدك هذه الأسئلة الشائعة. 

كيف يمكنك عقد اجتماعات مع فريق بعيد؟

يمكن للفرق البعيدة إجراء اجتماعات افتراضية يمكن إجراؤها من خلال برنامج مكالمات الفيديو عبر الإنترنت مثل Zoom و Google Meet و Microsoft Teams وما إلى ذلك. يمكنك جدولة الاجتماعات مع أعضاء الفريق المتعددين من خلال تطبيق جدولة مثل Appointlet ثم متابعة الجلسة من خلال أي من التطبيقات المذكورة سابقًا.

ما هو أفضل تطبيق لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت للاجتماعات عبر الإنترنت؟

هناك الكثير من تطبيقات عقد المؤتمرات عبر الويب التي تستخدمها الشركات الرائدة في جميع أنحاء العالم. أفضلها تشمل Zoom و Google Meet و Microsoft Teams و Skype و Slack و GoToMeeting و ClickMeeting و Cisco Webex و ezTalks Meetings.

كيف أقوم بإعداد تذكيرات الحضور لاجتماع بعيد مجدول؟

لقد أثبتت رسائل تذكير الحضور أنها تساعد بشكل كبير في تقليل عدم الحضور وتحسين حضور الاجتماع. تتيح لك أدوات الجدولة مثل Appointlet إرسال تذكيرات آلية للاجتماعات المجدولة. قد يتم إرسال رسائل التذكير هذه عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو أشكال أخرى من الرسائل. 

كيف يمكنني استضافة الاجتماعات عن بعد دوليًا؟

يمكن جدولة الاجتماعات الدولية عن بُعد بسهولة من خلال تطبيقات الجدولة عبر الإنترنت مثل Appointlet. يتيح لك Appointlet تعيين الاجتماعات عبر مناطق زمنية مختلفة بسهولة. يتم ترجمة وقت الاجتماع تلقائيًا وفقًا للمنطقة الزمنية المحلية لكل من حضور الاجتماع والمضيف.

كيف يمكنني استضافة اجتماعات العمل عن بعد؟

يمكنك استضافة اجتماعات العمل عن بُعد افتراضيًا من خلال المكالمات الجماعية. الاجتماعات الافتراضية أسهل في التخطيط والتنفيذ لأن معظم الأعمال اليدوية تتم آليًا باستخدام البرامج. يمكنك استخدام أدوات الجدولة مثل Appointlet لإعداد الاجتماع وأداة مؤتمر الفيديو مثل Zoom لإجراء الاجتماع.

أين عادة ما يعقد العمال عن بعد اجتماعاتهم؟

عادةً ما يعقد العمال عن بُعد اجتماعات عبر تطبيقات الجدولة وعقد المؤتمرات عبر الإنترنت. تجعل تطبيقات الجدولة عبر الإنترنت تنسيق الفريق أمرًا سهلاً ويتم إعداد الاجتماعات بأقل جهد ممكن. بمجرد إعدادها ، يمكن إجراؤها على برنامج مؤتمرات افتراضي مثل Zoom أو Google Meet.

كيف يمكنني تقليل ضغط الاجتماعات عن بُعد؟

العمل عن بعد قد تكون الاجتماعات مرهقة ولكن يمكنك تقليل التوتر من خلال السماح للحاضرين بأكبر قدر ممكن من المرونة. قم بعقد اجتماعات أقصر مع بنود جدول أعمال واضحة وحاول الاحتفاظ بالمخازن بينهم لإبقائهم منتبهين. أيضًا ، استخدم العديد من أدوات وميزات التعاون (مشاركة الشاشة ، ألواح الكتابة ، مستندات Google ، ملف تطبيق مذكرة الاجتماع، وما إلى ذلك) بقدر الإمكان لجعل الأمور أسهل.

ما هو أفضل وقت في اليوم لعقد اجتماعات عن بُعد؟

تشير الأبحاث الحديثة إلى أن أفضل وقت لعقد اجتماعات عن بُعد هو في منتصف الأيام الثلاثة من الأسبوع ، حوالي 2 إلى 2:30 مساءً. والسبب وراء ذلك هو أن هذه المرة ليست مبكرة جدًا ولا متأخرة جدًا ، وقد مر يومًا أو يومين بالفعل منذ بداية الأسبوع. تم تجديد فرق العمل وهي جاهزة لعقد اجتماعات لتحديد أهداف جديدة.

السر في عقد اجتماعات عن بعد مثمرة: كلما كان ذلك أقصر ، كان ذلك أفضل.

الاجتماعات عن بعد على Zoom

يمكنك استخدام كل التقنيات الموجودة في العالم وما زلت لا تعقد اجتماعات مثمرة بدرجة كافية. في نهاية اليوم ، ما زلت تتعامل مع البشر وإذا لم يجدوا أي قيمة في اجتماعاتك ، فلن يحضروا. 

المفتاح لعقد اجتماعات فعالة عن بعد هو الحد من وقت الاجتماع ووضع جدول أعمال واضح. سيؤدي تقصير مقدار الوقت إلى الحصول على أقصى قدر من الاهتمام من فريقك ونتيجة لذلك ، سينتهي بهم الأمر إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية.

عزرا ساندزر بيل

تعمل عزرا ساندزر بيل في Appointlet كمدير لتسويق المنتجات ومدافع عن العملاء. لقد ساعد آلاف العملاء على تحسين سير عمل الجدولة عبر الإنترنت. خارج العمل ، هو مدرس نظرية الموسيقى ومؤسس a شركة برامج موسيقى.

الأداة رقم 1 عبر الإنترنت لجدولة الاجتماعات