عندما يتقدم المرشحون لأول مرة لوظيفة ما ويدخلون قائمة المرشحين، يقوم المديرون بمراجعة الطلبات واتخاذ القرار بشأن من يريدون مقابلته. وقد تستمر هذه العملية لأيام أو أسابيع أو أشهر. وخلال هذه الفترة، يتم الاتصال عادة بالمرشحين الذين يبدون مؤهلين لتقديم طلب إجراء مقابلة معهم.
الانطباعات الأولى هي كل شيء. من المهم تسهيل عملية توظيف واضحة ومنظمة لعملائك المحتملين. هذا يشجعهم على تجربة إيجابية خالية من الاحتكاك وقد يحسن فرصهم في الأداء الجيد أثناء مقابلتك.
لمساعدتك على التحضير ، قمنا بتجميع بعض القوالب والمبادئ التوجيهية لك في هذه المقالة. ستوفر لك هذه كل ما تحتاجه. ستتعلم كيفية إرسال طلب مقابلة ، لذلك يبرز من رسائل البريد الإلكتروني العادية التي يتلقونها كل يوم.
أساسيات طلب المقابلة
لنبدأ بأساسيات طلب المقابلة. عند صياغة رسالتك للمرشح، سواء كان طلب مقابلة أو أ خطاب التعيين الرسمي، هناك بعض المؤهلات الأساسية التي يجب أن تستوفيها. سنتناول كل خطوة من هذه الخطوات بمزيد من التفصيل قريبًا. إليك نظرة عامة سريعة:
- اكتب كلمة جذابة خط موضوع البريد الإلكتروني للمرشح
- إنشاء نغمة ودية ومرحبة
- هنئهم على اختيارك للمضي قدمًا في عملية المقابلة
- قدم تفاصيل حول الخطوة التالية للمرشح وحدد التوقعات بشأن المقابلة
- وضح أي تفاصيل مهمة حول كيفية عمل شركتك بشكل عام
- شارك رابط جدولة لأتمتة تسجيل مقابلة المرشح
من المهم أن يشعر المرشحون بأنهم يمرون بخبرة مهنية ومدروسة جيدًا عملية التوظيف إن إنشاء قالب قوي يمكن أن يساعدك على تجنب الأخطاء المطبعية والاتساق. عندما تبدأ بنبرة ودية، وتحدد التوقعات المستقبلية، وتوفر رابطًا للجدولة، يشعر المرشحون أن لديهم مسارًا واضحًا للمضي قدمًا. بالإضافة إلى ذلك، فإن تشجيع المرشحين على تضمين لقطة رأس احترافية من خلال تطبيقها، يمكن تعزيز تصور عملية التوظيف المصقولة والاحترافية، مما يخلق انطباعًا أوليًا إيجابيًا.
إنشاء نغمة ودية ومرحبة
عندما تبدأ في كتابة نموذج طلب مقابلة، من المهم أن تضع الود في الاعتبار. البحث عن الوظائف قد تبدو عملية التوظيف مخيفة بالنسبة للمتقدمين. لذا، اقلب هذه المشاعر رأسًا على عقب واكتب بريدًا إلكترونيًا يشعرك بالدفء والترحيب.
القائمين على التوظيف ومديري التوظيف هم الوساطة العلاقة بين الشركات والموظفين المستقبليين. بصفتك وسيطًا بين الطرفين، تتمثل مهمتك في تسهيل العلاقات الجديدة وتقليل الاحتكاك أثناء ذلك عملية التوظيفلهذا السبب، من المهم جدًا الالتزام بنبرة ودية في نماذج البريد الإلكتروني هذه. فعندما يشعر المتقدم للوظيفة بأنك تهتم به، فمن المرجح أن يظهر بأفضل صورة.
لا تخف من تفتيح رسالتك باستخدام رمز تعبيري أو رمز تعبيري. اجعل الأمر احترافيًا بالطبع ، لكن تذكر دائمًا أن الرسالة المتفائلة تبرز أفضل ما في الأشخاص.
أهنئهم في دعوة البريد الإلكتروني الخاصة بك
دائمًا ما يكون الترحيب الحار في بداية رسالتك الإلكترونية مناسبًا. إذا كان بإمكانك متابعة هذه التحية ببعض الكلمات المشجعة ، فهذا أفضل. نوصي بإضافة جملة أو جملتين في بداية نموذج البريد الإلكتروني الخاص بك لتهنئتهم على التقدم خلال عملية التوظيف.
إذا كنت تريد إثارة اهتمام المرشح حقًا، فقم بإدراج بيان قصير حول سبب اعتقادك بأنه مناسب لصاحب العمل المحتمل. يمكن للمرشحين تحسين مظهرهم المهني باستخدام BetterPic لإنشاء صور شخصية عالية الجودة تبرز في تطبيقاتها. هذه التقنية مشابهة لما قد يفعله العميل المحتمل في رسالة الغلاف الخاصة بهم لإعلام صاحب العمل بأنهم بحثوا عن شركتهم مسبقًا. من خلال تسليط الضوء على الدعاوى القوية لمقدم الطلب بالنسبة لوصف الوظيفة ، ستبني ثقتهم في قدرتهم على الحصول على مقابلة عمل. يؤدي ذلك إلى تحسين احتمالات اتخاذهم إجراءات وتحديد موعد مقابلة معك.
قدم معلومات إضافية حول طلب الوظيفة
بمجرد أن تقوم بتجهيز الباحثين عن عمل ببعض الكلمات المشجعة، فقد حان الوقت لمنحهم معلومات إضافية حول عملية جدولة المقابلة. ستحتاج إلى التأكد من سياسة الشركة وإجراءاتها، مثل الفوائد المختلفة التي تأتي معها التعاقد مع مقاول أو الموظف، تم تحديدها بوضوح. لذلك، على سبيل المثال، إذا كانت هناك متطلبات لم يتم الإعلان عنها بعد، فسيكون هذا هو المكان المناسب لإضافتها.
فيما يلي بعض الأمثلة على المعلومات الإضافية التي قد يحتاجون إلى معرفتها:
- كرر اسم الشركة والمسمى الوظيفي والوصف الوظيفي
- التوقعات من المرشح يجب أن يقدم صاحب العمل عرض عمل
- اختياري لتضمين بعض أسئلة ما قبل المقابلة
- هل سيكون هذا مؤتمر ويب أو مقابلة عبر الهاتف؟
- إذا كانت مكالمة هاتفية ، فهل ستقدم ملف رقم الهاتف أو جمع لهم؟
مشاركة رابط جدولة المقابلة
الآن تأتي اللحظة في طلب المقابلة الخاصة بك حيث يمكنك أن تسعد المرشح حقًا (وتوفر على نفسك الكثير من الوقت كمدير توظيف أو مجند). باستخدام رابط جدولة المقابلة ، ستتمكن من إجراء دعوة بسيطة للعمل مثل "انقر هنا لحجز موعد لمقابلتك". كل ما عليك فعله هو إبراز نص الربط وإرفاق رابط بصفحة جدولة مخصصة.
قد لا يكون بعضكم على دراية بجدولة الروابط وكيفية عملها ، لذلك دعونا نتوقف لحظة لمراجعة المفهوم.
عند إرسال رابط جدولة للمرشحين ، يمكنهم اختيار التاريخ والوقت المناسبين لهم. تتضمن صفحات الجدولة نموذجًا للدخول حتى تتمكن من جمع معلومات إضافية منها حسب الحاجة. على سبيل المثال ، بدلاً من طلب رقم هاتفهم ، يمكن لصفحة جدولة المكالمات الهاتفية جمع هذه البيانات أثناء خطوة نموذج الاستلام. بهذه الطريقة أنت تأمين المعلومات الهامة وربطها ببيانات الحجز الخاصة بهم. عندما يحين وقت مقابلتهم ، فإن جميع معلومات المرشح موجودة في مكان واحد لمدير التوظيف لمراجعتها.
في ما يلي بعض الامتيازات التي يمكنك توقعها من إعداد ملف أداة الجدولة عبر الإنترنت.
- دع المرشح يختار موعد المقابلة ووقت المقابلة الذي يعمل مع فريقك
- منع تضارب المواعيد
- أتمتة إخطارات البريد الإلكتروني مثل البريد الإلكتروني لتأكيد المقابلة
- قم بتعميم مقابلات المرشحين عبر مجموعة من الموظفين في مجال الموارد البشرية
- تجنب الذهاب ذهابًا وإيابًا عبر ردود البريد الإلكتروني ورسائل البريد الصوتي في محاولة للعثور على وقت جيد
بدلاً من ذلك ، يمكنك دائمًا اقتراح تاريخ ومرات قليلة قد تنجح. ولكن هناك خطر من وجودهم في منطقة زمنية مختلفة ويمكن أن يتم الخلط بينهم. إذا وافقوا على الوقت ، عليك أن تأمل أن يضعوا علامة على التقويم الخاص بهم ولا تنسوا العرض. إن سوء الاتصالات الخفي مثل هذا هو بالتحديد سبب نوصي بأتمتة العملية.
لقد قمنا بتجميع تعليمات محددة حول كيفية إنشاء ومشاركة روابط الجدولة مع المرشحين. يمكنك استخدام خطة Appointlet المجانية لـ تحسين التوظيف وإجراء المقابلات دون أي تكلفة على شركتك.
نموذج بريد إلكتروني لطلب مقابلة
الآن بعد أن قمنا بمراجعة العناصر الأساسية التي يجب مراعاتها عند كتابة البريد الإلكتروني لطلب المقابلة ، إليك نموذج بريد إلكتروني قد يكتبه المجند. يمكنك مخاطبتهم باسمهم الكامل أو بتحية رسمية. لقد اتبعنا الإرشادات الواردة في هذه المقالة للمساعدة في ربط المفاهيم بشيء ملموس أكثر.
عزيزي السيد جاكسون ، شكرًا جزيلاً على تواصلك معنا عبر LinkedIn هذا الأسبوع. لقد تلقينا طلبك للحصول على الوظيفة في ونود مناقشة هذه الفرصة معك أكثر.
بناءً على سيرتك الذاتية ، يبدو أن لديك بالفعل بضع سنوات من الخبرة في العمل بهذه الصفة. من الرائع حقًا رؤيته. إذا كنت متاحًا للقاء الأسبوع المقبل لمناقشة الموقف بالتفصيل ، فسيسعدنا تحديد موعد معك!
عادة ما نلتقي إما عن طريق الهاتف أو مؤتمر الويب ، بناءً على تفضيلاتك. ستكون المقابلة الأولية حوالي 30 دقيقة وستمنحنا فرصة للتعرف على بعضنا البعض. إذا سارت الأمور على ما يرام ، فستتقدم خلال مرحلة المقابلة الفنية والفريق أيضًا.
تتطلع إلى ملء هذا المنصب في غضون 60 يومًا ، لذلك إذا قررت المضي قدمًا في هذه العملية ، فإننا نطلب منك أن تكون متاحًا في هذا الإطار الزمني.
بالنسبة للمكالمات الهاتفية ، سنجمع رقمك في نموذج الاستلام. إذا كنت تحجز مكالمة Skype أو Zoom معنا ، فتوقع العثور على رابط "الانضمام إلى الاجتماع" في البريد الإلكتروني لتأكيد المقابلة. إذا كان هذا يبدو جيدًا ، يمكنك المضي قدمًا وحجز الوقت معنا هنا.
ونحن نتطلع إلى التحدث معكم قريبا!
تحياتي الحارة،
<مدير التوظيف / اسم المجند>
جدولة المتابعة بعد طلب المقابلة الأولية
بمجرد إرسال طلب المقابلة الأولي ، يمكنك أن تتوقع أن يبدأ المرشحون في تسجيل الأوقات للالتقاء. المقابلات الميسرة هي مجموعة مهارات أخرى تتجاوز نطاق هذه المقالة. بصفتك مسؤول توظيف أو مدير توظيف ، يجب أن تكون قد تدربت بالفعل على أفضل الممارسات لجلسات المقابلة نفسها. ومع ذلك ، قد نتمكن من مساعدتك هنا ببعض الأفكار النهائية حول كيفية المتابعة مع المرشحين بعد المقابلة الأولية.
نظرًا لأن لديك بالفعل حل جدولة آلي مطبق ، فإننا نوصي بإنشاء صفحات جدولة مخصصة لكل خطوة من خطوات عملية المقابلة. إذا كان لديك بالفعل مرحلة مقابلة فنية ثانية ، على سبيل المثال ، فإن إنشاء نموذج منفصل لنوع الاجتماع سيكون مفيدًا. قد يتغير الموقع والمدة والاجتماع المضيفين. لذا فإن إعداد روابط منفصلة يعد طريقة رائعة للحفاظ على الشعور بالاستمرارية من خلال عملية إعداد الموارد البشرية الكاملة.
عندما يحين وقت تقديم عرض عمل ، يمكنك إنشاء رابط اجتماع مخصص لتلك المحادثة أيضًا. ستمثل تلك اللحظة الانتهاء من المرحلة الرئيسية الأولى في موظف على متن الطائرة.
هناك أشياء أخرى يمكنك القيام بها ، بخلاف المقابلات الأولية ، لمواصلة بناء علاقة وبناء ثقة الموظفين الجدد. على سبيل المثال ، ستقوم بعض الشركات بالنشر إعلانات تأجير جديدة على حساباتهم على وسائل التواصل الاجتماعي. إذا كان موقعك على الويب يحتوي على صفحة Teams، فيمكنك جمع نبذة مختصرة عن الموظف الجديد ونشر صورة له. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء ألبوم الصور الرقمي الخاص بك لإحياء ذكرى عملية التوظيف، والتقاط اللحظات والإنجازات التي لا تنسى للشركة والموظفين الجدد.
من خلال بذل جهد إضافي لجعل موظفيك يشعرون بأنهم في منازلهم خلال المراحل الأولى من عملية التقديم ، فإنك تحدد نغمة النجاح على المدى الطويل.
