بعيدا عن المكان 55 مليون في الاجتماعات اليومية، لم يحقق سوى نصفها أهدافه. ومع وجود 20% فقط من قادة الاجتماعات المدربين، تتزايد فجوة المساءلة في الاجتماعات، حيث لا تُقيّم معظم المؤسسات أثر اجتماعاتها.
في حين أن جدول أعمال الاجتماع الجيد يُحدد مساره، لا يزال هناك الكثير مما يجب القيام به على صعيد القيادة وإدارة الاجتماعات لضمان فعالية اجتماع الفريق. أهمها هو التحضير. يُمكن لجدول الأعمال المُنظم جيدًا أن يُساعد في الحد من هدر الوقت من خلال ضمان وضوح أهداف الاجتماعات وهياكلها، مما يُتيح للفرق التركيز على ما هو مهم حقًا وتجنب الانجراف إلى مناقشات غير مثمرة.
سيُظهر لك هذا المنشور نصائح لا تقدر بثمن لوضع جدول أعمال بأمثلة على جدول أعمال الاجتماع. استمر في القراءة لتتعلم كيف تضمن الشركات أن اجتماعاتها منتجة ومركزة للغاية وضمن المهلة المحددة.
مقدمة حول أجندات الاجتماعات
يُعد جدول أعمال الاجتماع أداةً أساسيةً لضمان اجتماعاتٍ مثمرةٍ وفعّالة. فهو بمثابة خارطة طريقٍ تُحدد المواضيع التي ستُناقش، والوقت المخصص لكل موضوع، والنتائج المتوقعة.
يُساعد جدول أعمال الاجتماعات المُصمّم جيدًا على إبقاء الحوار على مساره الصحيح، ويمنع أي تداخلات غير ضرورية، ويضمن توافق جميع الحاضرين. باستخدام جدول أعمال مُحدّد، يُمكن للفرق تعظيم فعالية اجتماعاتها، والاستفادة القصوى من وقتها، وتحقيق أهدافها. في هذا القسم، سنستكشف أهمية جداول أعمال الاجتماعات، وفوائدها، وكيفية إعداد جدول أعمال فعّال.
قيمة وضع جدول الأعمال
وضع جدول الأعمال يعني تحديد أو بيان غرض الاجتماع، ومحاور النقاش، ومدته، والنتائج المتوقعة، والشخص المسؤول عن هذه المحاور. يُتيح التحضير لاجتماع مجلس الإدارة للحضور نظرة عامة شاملة على هدف الاجتماع وخطوات العمل، مع تحديد توقعات واضحة لجميع المشاركين.
يُعِدّ المحترف ويخطط للاجتماع من خلال وضع جدول أعماله. يُبيّن جدول أعمال اجتماع الفريق للمشاركين مواضيع جدول الأعمال، والنتائج المتوقعة، والإطار الزمني، مما يُتيح للجميع إعداد نقاط نقاشهم مُسبقًا والالتزام بموضوع النقاش. يُعدّ تحديد هدف الاجتماع أمرًا بالغ الأهمية لضمان فهم جميع المشاركين للنتائج المتوقعة والإجراءات اللازمة لتحقيقها.
في الواقع، 64% يعتقد الحاضرين في الاجتماع أن أفضل طريقة لإثارة حماسهم بشأن الاجتماع هي التخطيط له جيدًا. لكن نفس البحث وجد أن جيل الشباب يفضل وجبة غداء مجانية.
ماذا يجب أن تشمل؟
فيما يلي الأشياء الأساسية التي يجب أن تظهر دائمًا في جدول أعمال اجتماعك:
الهدف
قائمة الموضوعات وخاناتها الزمنية
قادة المناقشة
المكان / المنصة
بنود جدول الأعمال الإضافية التي ساهم بها أعضاء الفريق
المكونات الإضافية لجدول أعمال اجتماع جيد
يمكنك أيضًا تضمين عملية معالجة نقاط المناقشة عن طريق تقسيم الوقت المخصص إلى أجزاء زمنية أقصر. على سبيل المثال، عند مناقشة "كيف يمكننا تعظيم القمة لدينا استراتيجية المبيعات؟" يمكنك كتابة عملية مثل:
قائمة الفرص - 5 دقائق
حلل الفرص التي تستحق الاستثمار - 10 دقائق
قائمة التحديات - 5 دقائق
اقتراح الحلول - 5 دقائق
بشكل عام ، ستعتمد بنود جدول أعمالك على نوع الاجتماع الذي ستعقده.
سبع نصائح سريعة لجدول أعمال فعال للاجتماعات
لإنشاء تنسيق جدول أعمال اجتماع يحافظ على سير الأمور بسلاسة، اتبع النصائح السبع التالية:
تحديد هدف الاجتماعحدّد بوضوح هدف الاجتماع وما تطمح إلى تحقيقه. فكّر في استخدام نموذج جدول أعمال اجتماع يُحدّد مواضيعه المتكررة مُسبقًا. هذا يُساعد على توحيد جهود الفريق بأكمله ويُقلّل من خطر انحراف الأمور عن الموضوع.
حدد جدولًا زمنيًا واقعيًاخصص وقتًا كافيًا لكل موضوع، واترك بعض الوقت الإضافي للمناقشات غير المتوقعة. بمعنى آخر، قد لا ترغب في قضاء الاجتماع بأكمله مُركزًا على مشاريع العمل. بدلًا من ذلك، قد يكون من المفيد التأكد من تخصيص وقت كافٍ لمناقشة جميع المواضيع مع ترك مساحة لبناء علاقة جيدة.
تعيين الأدوار والمسؤولياتعيّن قائدًا لكل موضوع، وتأكد من أن جميع الحاضرين على دراية بأدوارهم. من المهم تحديد التوقعات حول من يتحمل المسؤولية. على سبيل المثال، هل تتولى القيادة العليا كل الحديث؟ هل سيتاح لكل من فريق المبيعات والتسويق والمشروع الوقت للتحدث؟ من سيتابع وقت الفريق ويدون الملاحظات؟
تحديد أولويات بنود جدول الأعمالركّز على المواضيع الأكثر أهمية واترك الأمور الأقل أهمية لوقت لاحق. حتى الاجتماعات التي تُركّز على تحقيق أهداف محددة، مع تخصيص الوقت بشكل مثالي، قد تُفشل، لذا يُفضّل غالبًا التركيز على: تتمحور الأجندة حول التخلص من أهم الموضوعات أولاً.
اترك مساحة للمناقشة:خصص وقتًا للمناقشة المفتوحة بين الأقران وطرح الأسئلة، وشجع الحاضرين على المشاركة.
استخدم تنسيق جدول أعمال الاجتماع القياسي:استخدم تنسيقًا متسقًا لأجندات اجتماعاتك للتأكد من أن جميع الحاضرين يعرفون ما يمكن توقعه.
شارك جدول الأعمال مسبقًا:في بعض الأحيان، يكمن مفتاح نجاح جدول الأعمال في التحضير. استخدم مولد شرائح الذكاء الاصطناعي إنشاء جدول أعمال الاجتماع وتوزيعه على جميع الحاضرين مسبقًا، حتى يتمكنوا من الاستعداد والحضور على استعداد لمناقشة الموضوعات.
سبع تكتيكات متعمقة لجدول أعمال اجتماع فعال
عندما تريد أن تتخطى الأساسيات، إليك سبعة أساليب متعمقة لرفع مستوى جدول أعمال اجتماعك.
1. تناول موضوعًا واحدًا ذا صلة
اجتماع شديد التركيز يعالج قضية واحدة محددة. سترغب في تجنب تحديد اجتماع يتناول موضوعين مختلفين ، مثل زيادة المبيعات وتحسين استراتيجيات التسويق في نفس الاجتماع.
هل تم فصل تلك الاجتماعات لتكون أكثر تركيزًا وذات مغزى بالنسبة للفرق ذات الصلة المشاركة في كل هدف؟
بالإضافة إلى ذلك ، اسمح لأعضاء الفريق باختيار ما إذا كانوا سيحضرون الاجتماع أم لا. قد يقررون عدم الحضور لمجرد أنه ليس لديهم ما يضيفونه إلى الاجتماع أو لأن جدولهم الزمني ممتلئ.
By مشاركة رابط الاجتماع الخاص بك من خلال Appointlet، يمكنك تجنب مشكلة دعوة أحد أعضاء الفريق الذي لن يكون متاحًا لاجتماعك. الموعد يتحقق تلقائيًا من جداول فريقك للعثور على الوقت المناسب للاجتماع.
بالإضافة إلى ذلك ، تحميك ميزة الموافقة اليدوية وتقويم فريقك من الاجتماعات غير المرغوب فيها مع الأشخاص غير المؤهلين.
يؤدي عقد اجتماع مركز مع الحاضرين فقط الذين سيشاركون في عملية صنع القرار إلى حل التحديات التالية في الاجتماع:
أعضاء الفريق الذين يقومون بمهام متعددة في اجتماع ما لأن قضايا المناقشة لا تؤثر عليهم. سيكون من الأفضل لهؤلاء الأعضاء الاهتمام بمهام أخرى ذات معنى.
الخروج عن الموضوع لأن جدول الأعمال يغطي غرضًا واسعًا. والنتيجة هي إهدار مفرط للوقت واجتماع غير منتج. لذا، فكّر في دمج التطبيق توقيت العمل يمكنه تتبع المدة التي يستغرقها الشخص في مهمة ما بالإضافة إلى الاجتماعات.
وجدت دراسة استقصائية شملت 182 من كبار المديرين ذلك 71% شعروا أن اجتماعاتهم كانت غير مثمرة. وقال 65٪ أنه كان من الأفضل لهم القيام بمهامهم الخاصة.
هل يبدو هذا مألوفًا؟ هذا هو السبب تدريب الموظفين ينبغي أن يتضمن دليل الاجتماعات الفعّال إرشاداتٍ حول كيفية عقد اجتماعات فعّالة. ينبغي أن يكون لدى كل مدعوٍّ للاجتماع نقطة نقاش ونقاط عملٍ محتملة (أي حلول). يُركّز الاجتماع على تقييم المشاركين لنقاطهم ونقاط عملهم، بدلاً من إجراء بحثٍ من الصفر.
يجب أن يكون لدى كل شخص مدعو إلى الاجتماع نقطة مناقشة ونقاط عمل محتملة (أي الحلول). سيكون الاجتماع حول قيام هؤلاء المشاركين بتقييم نقاطهم ونقاط العمل الخاصة بهم ، بدلاً من إجراء بحث من الصفر.
يقودنا هذا المفهوم إلى الجانب المهم التالي من جدول أعمال الاجتماع المثالي.
2. دع الفريق يتوصل إلى نقاط المناقشة
بدلاً من اختيار نقاط جدول الأعمال من وجهة نظرك، دع الفريق يُحدد النقاط التي يرونها مهمة وجديرة بالمناقشة. هذا يُمكّن الأعضاء من تنظيم سير الاجتماع والشعور بمسؤولية أكبر تجاه أدوارهم. بصفتك قائد اجتماع، تتمثل مهمتك في تحديد هدف الاجتماع وتسهيله. إن طلب مُدخلات أعضاء الفريق يُشعرهم بالتقدير ويُعزز روح التعاون.
ولكن ما الذي ستدرجه في وثيقة التعاون ، وكيف توجه اقتراحات أعضاء الفريق؟
3. استخدم طريقة 4 × 4 لهيكلة موضوعات المناقشة
طريقة أربعة في أربعة هي إطار لتوجيه الغرض من الاجتماع.
وهنا ما يبدو:
أربعة أشياء أنجزها الفريق منذ الاجتماع الأخير
التحديات أو الموانع التي واجهها الفريق عند إتمام المهام
أربعة أشياء يمكن للفريق إنجازها قبل الاجتماع القادم
أي حاصرات محتملة لهذه المهام المستقبلية
يعد تضمين تحديثات الحالة في أسلوب 4×4 أمرًا بالغ الأهمية لإبقاء الفريق على اطلاع بالتقدم والمهام، وضمان المساءلة والوضوح في المسؤوليات.
متابعة نتائج الاجتماع الأخير تجعل الفريق مسؤولاً عن المهام التي يتولاها من الاجتماع. وإلا فإنهم سيشعرون أنه لا شيء يتغير بعد الاجتماعات أو أنهم مضيعة للوقت.
فيما يلي مثال عملي: لنفترض أن لديك متجر التجارة الإلكترونية على Shopify اين انت بيع المنتجات عبر الإنترنت وترغب في زيادة المبيعات بمقدار 100,000 دولار. إذًا، الهدف من الاجتماع هو تحديد كيفية زيادة المبيعات بمقدار 100,00 دولار. ولكن ربما كان هدفك في الاجتماع السابق هو 70,000 دولار.
عند تطبيق إطار عمل 4 × 4 ، سيكون لدينا ما يلي:
أربعة أشياء أنجزها الفريق منذ الاجتماع الأخير
Upsell إلى 1,000،30,000 عميل ، مما أدى إلى مبيعات بقيمة XNUMX،XNUMX دولار
قم بالبيع إلى 600 عميل ، مما أدى إلى مبيعات بقيمة 20,000 دولار
أعاد استهداف 5,000 زائر لموقع الويب ، مما أدى إلى مبيعات قدرها 1,000 دولار
ارسلت استطلاعات رضا العملاء
التحديات أو الموانع التي واجهها الفريق عند إتمام المهام
30٪ معدل الاستجابة من رضا العملاء المسوحات
أكثر من 4,000 من زوار الموقع المعاد استهدافهم لم يجروا تحويلات ، وما إلى ذلك.
أربعة أشياء يمكن للفريق إنجازها قبل الاجتماع التالي (أي بعد الاجتماع الذي تخطط له). هذا هو المكان الذي تضع فيه الأهداف التي ستناقشها في الاجتماع.
قم بالبيع إلى 2,000 عميل للحصول على مبيعات بقيمة 60,000 دولار
قم بالبيع إلى 1,200 للحصول على مبيعات بقيمة 40,000 دولار
أعد استهداف 10,000 زائر لموقع الويب للحصول على مبيعات بقيمة 2,000 دولار
إنشاء استراتيجية التسويق عبر البريد الإلكتروني مع تبسيط أدوات التسويق لـ Shopify
تحسين المتجر للحصول على المزيد من المبيعات بشكل عضوي Shopify تطبيقات تحسين السرعة.
أي حاصرات محتملة لهذه المهام المستقبلية
تفتقر إلى الخبرة في حملات إعادة توجيه البريد الإلكتروني
قاعدة بيانات محدودة للعملاء.
يمكنك تدوين الإنجازات الأربعة السابقة والأهداف الأربعة في مستندك المشترك. ثم دع الفريق يملأ التحديات ونقاط العمل الممكنة.
يقودني هذا إلى كيفية هيكلة هذه الأسئلة في جدول أعمالك.
4. تصميم أسئلة محددة وصعبة
A دراسة الاجتماعات الأسبوعية لشركة واحدة وجدت أن الفرق شعرت أن جداول الأعمال الغامضة تجعل الاجتماعات تضيع الوقت. جداول الأعمال الغامضة هي أشياء مثل "اجتماعات قسم التسويق الأسبوعية" حيث يمكن أن يؤدي الاجتماع إلى مائة مناقشة مختلفة ، بدون نتيجة واضحة.
قارن ذلك بأجندة مثل "كيف يمكننا زيادة حملة الرسائل النصية القصيرة الخاصة بنا معدل التحويل بنسبة 30%؟"
تحدد الأجندة الواضحة نقاط المناقشة وتلميحات إلى النتيجة المتوقعة. فيما يلي المزيد من الأمثلة على أسئلة / موضوعات محددة وصعبة في جدول الأعمال:
كيف نحصل على 2,000 دولار من إعادة استهداف 10,000 زائر للموقع؟
كيف يمكننا بيع 60,000 ألف دولار من البيع الزائد إلى 2,000 عميل؟
ابحث عن استراتيجيات بناء الروابط هل يمكننا التنفيذ لزيادة سلطة المجال لموقعنا؟
ما الذي يمكننا فعله لتحسين معدل إتمام استطلاع الرضا بنسبة 50٪؟
يساعد التركيز على مشروع محدد أثناء الاجتماعات على تحديد الأهداف ووضع الأساس لتنفيذ المشروع بنجاح.
5. تخصيص الوقت الكافي لكل بند من بنود جدول الأعمال
عند تخصيص الوقت لكل بند من بنود جدول الأعمال ، اعتمد على مقدار الوقت الذي تقضيه عادةً في الاجتماعات السابقة وفكر في عدد مقدمي العروض لكل عنصر. ثم حدد كل بند من بنود جدول الأعمال بالحد الأدنى من الوقت اللازم لمعالجته. قد تجد أن التوقف المؤقت بين موضوعات المناقشة مفيد لأن الناس يحتاجون بشكل طبيعي إلى فترات راحة.
الأهم من ذلك، دعوا صاحب الاجتماع يُديره. يُفضّل أن يُناقش كل عضو نقاط نقاشه. تذكّروا إعطاء الأولوية لأهم بنود جدول الأعمال، فقد يغادر بعض الأعضاء في منتصف الاجتماع.
يمكنك تنظيم وتخصيص وقت لمواضيع الاجتماع من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية، أو تجربة البدء بأسرع وأسهل بنود جدول الأعمال. بالإضافة إلى ذلك، اترك مساحة للأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها أو القضايا التي لم تُحل لضمان معالجة جميع المواضيع بشكل كامل.
6. أدرج قسم "موقف السيارات" في جدول أعمالك
ساحة الانتظار هي قسمٌ لتسجيل أي مواضيع خارج نطاق الموضوع قد يطرحها أحد أعضاء الفريق. يُنصح بتخصيص هذه المساحة في مستند التعاون (مثل مستندات جوجل). يمكن للمدعوين إلى الاجتماع مراجعة هذه العناصر، وترك تعليقاتهم، بل وحتى حلّ بعضها قبل الاجتماع. إن إدراج مواضيع مؤقتة في قسم ساحة الانتظار يُعزز بناء الفريق، واتخاذ القرارات، والتفكير العميق، من خلال إتاحة مساحة لنقاط النقاش العفوية.
يشبه تجاهل موقف السيارات إهمال استراحات الاجتماع. هذه أشياء طبيعية ستحدث حتى لو لم تقم بجدولتها. بمجرد الانتهاء من جدول الأعمال الخاص بك مع جميع الأقسام التي تمت مناقشتها ، فقد حان الوقت لمرحلة وضع جدول الأعمال النهائية.
7. مشاركة جدول الأعمال مقدمًا وتضمين النتائج المتوقعة
يجب عليك دائمًا مشاركة جدول الأعمال النهائي مع الفريق قبل 48 ساعة. يجب أن يتضمن جدول الأعمال موضوعات المناقشة ومقدمي العروض والفترات الزمنية وعناصر "ساحة الانتظار".
عساف كوهين مدير شركة الألعاب سوليتير بليس، بما في ذلك القراءة المطلوبة كجزء من جدول أعمال الاجتماع. "نريد أن يحضر فريقنا اجتماعاتنا على أتم الاستعداد وعلى دراية. غالبًا ما نقوم بتضمين مذكرة أو نظرة عامة في جدول الأعمال حتى يتمكن فريقنا من التعجيل بالمساهمة بشكل أكبر في اجتماعاتنا ".
اسمح للمدعوين إلى الاجتماع بإضافة أي تعديلات إلى جدول الأعمال إذا لزم الأمر. ثم راجع التغييرات وشارك النسخة المكتملة قبل 24 ساعة ليتمكن الجميع من فهمها. إن استخدام جدول أعمال مشترك عبر الإنترنت يُعزز التواصل والتفاعل، خاصةً في الاجتماعات الثنائية عن بُعد، من خلال الحفاظ على توافق جميع المشاركين وتسهيل مناقشة النقاط المهمة. أنت الآن جاهز لعقد الاجتماع! تذكر ضبط تذكير لتنبيه أعضاء الفريق بشأن الاجتماع وإعداده. برنامج محضر الاجتماع مقدمًا لتسجيل المناقشات حتى تتمكن من الوصول إليها لاستخدامها في المستقبل.
نموذج ونموذج جدول أعمال الاجتماع
يتضمن تنسيق جدول أعمال الاجتماع عادةً العناصر التالية:
المُقدّمة:نظرة عامة موجزة عن غرض الاجتماع وهدفه.
بنود جدول الأعمال:قائمة بالمواضيع التي سيتم مناقشتها، بالإضافة إلى الوقت المخصص لكل بند.
نقاط الحديث:قائمة النقاط الرئيسية التي يجب تناولها أثناء مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.
خطوات العمل:قائمة المهام المطلوب من الحضور إكمالها بعد الاجتماع.
الخطوات التالية:ملخص للإجراءات التي يجب اتخاذها بعد الاجتماع والنتائج المتوقعة.
يمكنك استخدام قالب جدول أعمال اجتماع لمساعدتك في إعداد جدول أعمال فعال. تتوفر العديد من القوالب على الإنترنت، أو يمكنك إنشاء قالبك الخاص باستخدام أداة مثل مستندات جوجل.
تحديد الأدوار والمسؤوليات
يُعدّ توزيع الأدوار والمسؤوليات أمرًا بالغ الأهمية لفعالية الاجتماع. ويشمل ذلك:
تعيين قائد للاجتماع:تعيين قائد لتسهيل الاجتماع والحفاظ على مسار المناقشة.
تعيين قادة المواضيع:قم بتعيين قائد لكل بند من بنود جدول الأعمال لضمان بقاء المناقشة مركزة.
تحديد أدوار الحضور:قم بالتواصل بشكل واضح بشأن الدور المتوقع لكل مشارك، سواء كان ذلك تقديم المدخلات، أو طرح الأسئلة، أو مجرد الاستماع.
من خلال تعيين الأدوار والمسؤوليات، يمكنك التأكد من أن جميع الحاضرين يعرفون ما هو متوقع منهم ويمكنهم المساهمة في نجاح الاجتماع.
تحديد هدف الاجتماع
يُعد تحديد هدف الاجتماع الخطوة الأولى في وضع جدول أعمال فعال. ويشمل ذلك:
بيان الغرض بوضوح:اشرح سبب الاجتماع وما الذي تأمل في تحقيقه.
تحديد أهداف محددة:حدد النتائج المحددة التي تريد تحقيقها خلال الاجتماع.
إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية:حدد كيفية قياس نجاح الاجتماع.
بتحديد هدف الاجتماع، يمكنك إنشاء اجتماع مُركّز ومُثمر يُحقق أهدافه المنشودة. سيساعد هذا على ضمان توافق جميع الحاضرين، وضمان كفاءة وفعالية الاجتماع.
5 أمثلة على جدول أعمال الاجتماع
فيما يلي بعض القوالب البسيطة التي يمكنك استخدامها أو تعديلها بناءً على نوع الاجتماع الذي تستضيفه.
جدول أعمال اجتماع العصف الذهني للفريق
الترحيب وهدف الاجتماع (5 دقائق)
الانتصارات السريعة أو التحديثات الأخيرة (10 دقائق)
جلسة عصف ذهني ومناقشة مفتوحة (30 دقيقة)
الخطوات التالية والمهام (10 دقائق)
يُحافظ هذا التنسيق على هيكلية العمل دون إعاقة الإبداع. احرص على تحديد المشكلة التي تُحاول حلها ليبقى الفريق مُركزًا.
نموذج جدول أعمال اجتماع الوقوف الأسبوعي
تحديثات الفريق حسب الدور التمهيدي (15 دقيقة)
العوائق والحواجز (10 دقائق)
أهم الأولويات للأسبوع المقبل (5 دقائق)
من المفترض أن تكون اجتماعات الوقوف قصيرة ومركّزة. التزم بالحدود الزمنية وتجنب التعمق في حل المشكلات - خصص ذلك للمتابعات. عادةً ما تشمل جداول أعمال اجتماعات سكرم اليومية المعوقات، وتلخيصًا للأعمال السابقة، وأهداف اليوم الحالي.
تسجيل وصول العميل مثال على جدول الأعمال
تستفيد اجتماعات العملاء من هيكلية مهنية تتيح مساحة للتعاون. [الرابط ١] لإظهار تنظيمك واستعدادك. غالبًا ما تتضمن جداول أعمال اجتماعات فريق القيادة تحديثات شخصية، ومراجعة المقاييس الرئيسية، ومناقشة القضايا الملحة.
تستفيد اجتماعات العملاء من هيكل احترافي يترك مساحة للتعاون. أرسل جدول الأعمال مسبقًا لإظهار أنك منظم ومستعد.
بنود العمل في الاجتماع الفردي
ينبغي أن تُشعِر الاجتماعات الفردية بالدعم، لا بالاستعراض. استخدم جدول الأعمال كدليل، ولكن اترك مجالًا للحوار الصريح. ينبغي أن تُوازن جداول أعمال الاجتماعات الفردية بين مواضيع مثل التحفيز والتواصل والتطوير المهني.
ينبغي أن تُشعر الاجتماعات الفردية بالدعم، لا بالاستعراض. استخدم جدول الأعمال كدليل، ولكن اترك مجالًا للحوار الصريح. تُعدّ جداول أعمال الاجتماعات التي تتجاوز المستويات مثالية لمناقشة التطوير المهني الأوسع وتقديم الملاحظات للقيادة العليا.
نموذج أجندة انطلاق المشروع
المقدمات والأدوار (5 دقائق)
نظرة عامة على المشروع وأهدافه (10 دقائق)
الجدول الزمني والمعالم والنتائج المتوقعة (15 دقيقة)
خطة وأدوات الاتصال (10 دقائق)
الأسئلة والأجوبة والخطوات التالية (5 دقائق)
تُحدد اجتماعات الانطلاق مسار المشروع بأكمله. جدول أعمال مُنظم جيدًا هنا يُحدث فرقًا بين الفوضى والوضوح.
الأفكار النهائية
عند وضع جدول أعمال ، لا تحتاج إلى الفريق بأكمله - فأنت تحتاج فقط إلى صانعي القرار. ضع هذه النصائح في الاعتبار:
دع متخذي القرار يحددون بنود جدول الأعمال ويقدمونها خلال الاجتماع.
قم بتعيين قائد يكون مسؤولاً عن إدارة الوقت والتأكد من أن الفريق يحقق هدف الاجتماع.
قم بتخصيص الحد الأدنى من وقت الاجتماع ، ولكن لديك مساحة للتوقف المؤقت.
صمم أسئلة مناقشة محددة وصعبة واطلب من المشاركين في الاجتماع مشاركة نقاط العمل الممكنة.
الأهم من ذلك، أن يكون لديكم آلية لتلقي الملاحظات والتغذية الراجعة لكل اجتماع. تابعوا خطوات العمل المقترحة في الاجتماع لضمان مساءلة الأعضاء. يُعدّ تنظيم جداول الأعمال وروح التعاون أمرًا بالغ الأهمية لاجتماعات مثمرة، إذ يضمنان شعور جميع أعضاء الفريق بالتقدير والمشاركة.
أخيرًا ، اكتشف كيف الموعد يمكن أن تساعد في تنظيم اجتماعات فريقك اليوم!
