وضع جدول الأعمال: 7 نصائح لجدول أعمال مثالي للاجتماع

بعيدا عن المكان 55 مليون اجتماعات يومية ، حقق نصفها فقط أهدافها. مع وجود 20 ٪ فقط من قادة الاجتماعات المدربين ، هناك فجوة متزايدة في المساءلة في الاجتماعات حيث لا تقوم معظم المنظمات بتقييم تأثير اجتماعاتها.

بينما يحدد جدول أعمال الاجتماع اتجاه الاجتماع ، لا يزال هناك الكثير الذي يتعين القيام به على جانب القيادة وإدارة الاجتماع من أجل اجتماع فريق فعال - أكبر اجتماع يتم التحضير له. 

سيُظهر لك هذا المنشور نصائح لا تقدر بثمن لوضع جدول أعمال بأمثلة على جدول أعمال الاجتماع. استمر في القراءة لتتعلم كيف تضمن الشركات أن اجتماعاتها منتجة ومركزة للغاية وضمن المهلة المحددة.

قيمة وضع جدول الأعمال

يعني إعداد جدول الأعمال تحديد أو تحديد غرض الاجتماع ، ونقاط المناقشة ، ومدته ، والنتيجة المتوقعة ، والشخص المسؤول عن نقاط المناقشة. يمنح التحضير لاجتماع مجلس الإدارة للحاضرين نظرة عامة رفيعة المستوى على هدف الاجتماع وبنود العمل.

يقوم المحترف بالتحضير والخطط للاجتماع من خلال وضع جدول أعمال الاجتماع. يُظهر جدول أعمال اجتماع الفريق للمشاركين موضوعات جدول الأعمال والنتائج المتوقعة والإطار الزمني ، مما يسمح للجميع بإعداد نقاط المناقشة مسبقًا والالتزام بموضوع المناقشة.

في الواقع، 64% يعتقد الحاضرين في الاجتماع أن أفضل طريقة لإثارة حماسهم بشأن الاجتماع هي التخطيط له جيدًا. لكن نفس البحث وجد أن جيل الشباب يفضل وجبة غداء مجانية.

ماذا يجب أن تشمل؟

فيما يلي الأشياء الأساسية التي يجب أن تظهر دائمًا في جدول أعمال اجتماعك:

• الهدف
• قائمة الموضوعات وخاناتها الزمنية 
• قادة المناقشة
• المكان / المنصة

يمكنك أيضًا تضمين عملية معالجة نقاط المناقشة عن طريق تقسيم الوقت المخصص إلى أجزاء زمنية أقصر. على سبيل المثال، عند مناقشة "كيف يمكننا تعظيم القمة لدينا استراتيجية المبيعات؟" يمكنك كتابة عملية مثل:

• قائمة الفرص - 5 دقائق
• حلل الفرص التي تستحق الاستثمار - 10 دقائق
• قائمة التحديات - 5 دقائق
• اقتراح الحلول - 5 دقائق

بشكل عام ، ستعتمد بنود جدول أعمالك على نوع الاجتماع الذي ستعقده.

سبع نصائح جدول أعمال اجتماع فعال

1. تناول موضوعًا واحدًا ذا صلة 

اجتماع شديد التركيز يعالج قضية واحدة محددة. سترغب في تجنب تحديد اجتماع يتناول موضوعين مختلفين ، مثل زيادة المبيعات وتحسين استراتيجيات التسويق في نفس الاجتماع. 

هل تم فصل تلك الاجتماعات لتكون أكثر تركيزًا وذات مغزى بالنسبة للفرق ذات الصلة المشاركة في كل هدف؟ 

بالإضافة إلى ذلك ، اسمح لأعضاء الفريق باختيار ما إذا كانوا سيحضرون الاجتماع أم لا. قد يقررون عدم الحضور لمجرد أنه ليس لديهم ما يضيفونه إلى الاجتماع أو لأن جدولهم الزمني ممتلئ.

By مشاركة رابط الاجتماع الخاص بك من خلال Appointlet ، يمكنك تجنب مشكلة دعوة أحد أعضاء الفريق الذي لن يكون متاحًا لاجتماعك. يتحقق Appointlet تلقائيًا من جداول فريقك للعثور على الوقت المناسب للاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك ، تحميك ميزة الموافقة اليدوية وتقويم فريقك من الاجتماعات غير المرغوب فيها مع الأشخاص غير المؤهلين. 

يؤدي عقد اجتماع مركز مع الحاضرين فقط الذين سيشاركون في عملية صنع القرار إلى حل التحديات التالية في الاجتماع:

• أعضاء الفريق الذين يقومون بمهام متعددة في اجتماع لأن قضايا المناقشة لا تؤثر عليهم. سيكون هؤلاء الأعضاء أفضل حالًا في أداء مهام أخرى ذات مغزى.
• الخروج عن الموضوع لأن جدول الأعمال يغطي غرضًا واسعًا. والنتيجة هي إهدار مفرط للوقت ولقاء غير مثمر. لذلك، فكر في دمج أ التطبيق توقيت العمل يمكنه تتبع المدة التي يستغرقها الشخص في مهمة ما بالإضافة إلى الاجتماعات.

وجدت دراسة استقصائية شملت 182 من كبار المديرين ذلك 71% شعروا أن اجتماعاتهم كانت غير مثمرة. وقال 65٪ أنه كان من الأفضل لهم القيام بمهامهم الخاصة.

تبدو مألوفة؟

يجب أن يكون لدى كل شخص مدعو إلى الاجتماع نقطة مناقشة ونقاط عمل محتملة (أي الحلول). سيكون الاجتماع حول قيام هؤلاء المشاركين بتقييم نقاطهم ونقاط العمل الخاصة بهم ، بدلاً من إجراء بحث من الصفر.

يقودنا هذا المفهوم إلى الجانب المهم التالي من جدول أعمال الاجتماع المثالي.

2. دع الفريق يتوصل إلى نقاط المناقشة

بدلاً من اختيار نقاط جدول الأعمال من وجهة نظرك ، دع الفريق يطور العناصر التي يعتقدون أنها مهمة وتستحق المناقشة. يتيح ذلك للأعضاء إنشاء تدفق الاجتماع والشعور بمزيد من الملكية لأدوارهم. بصفتك قائدًا للاجتماع ، فإن مهمتك هي تحديد الغرض من الاجتماع وتسهيل الاجتماع.

تتمثل إحدى الطرق الفعالة لتطوير نقاط جدول الأعمال في مشاركة مستند تعاون مثل Google Docs أو Microsoft OneNote. يجب أن يكون الجميع قادرين على تعديل التعليقات ومراجعتها وتركها. وبدلاً من ذلك، يمكنك إنشاء مستند PDF بسعة تحويل PDF إلى مستند Word حتى يتمكنوا من إجراء أي تغييرات يريدونها. بمجرد إرسال بريد إلكتروني إلى الفريق مفاده أنه سيكون لديك اجتماع في غضون أسبوع والغرض منه، فسوف تقوم بتضمين رابط المستند في البريد الإلكتروني. 

ولكن ما الذي ستدرجه في وثيقة التعاون ، وكيف توجه اقتراحات أعضاء الفريق؟

دعونا ننظر في ذلك في الأقسام التالية.

3. استخدم طريقة 4 × 4 لهيكلة موضوعات المناقشة

طريقة أربعة في أربعة هي إطار لتوجيه الغرض من الاجتماع. 

وهنا ما يبدو:

• أربعة أشياء أنجزها الفريق منذ الاجتماع الأخير
• التحديات أو الموانع التي واجهها الفريق عند إتمام المهام
• أربعة أشياء يمكن للفريق إنجازها قبل الاجتماع القادم
• أي حاصرات محتملة لهذه المهام المستقبلية

متابعة نتائج الاجتماع الأخير تجعل الفريق مسؤولاً عن المهام التي يتولاها من الاجتماع. وإلا فإنهم سيشعرون أنه لا شيء يتغير بعد الاجتماعات أو أنهم مضيعة للوقت.

سأضع هذا في مثال عملي: لنفترض أن لديك متجرًا للتجارة الإلكترونية في Shopify حيث أنت بيع المنتجات عبر الإنترنت وتريد ذلك زيادة المبيعات بمقدار 100,000،100,00 دولار. لذا ، فإن الغرض من الاجتماع هو تحديد كيفية زيادة المبيعات بمقدار 70,000 دولار. لكن ربما كان لديك هدف مبيعات بقيمة XNUMX ألف دولار في الاجتماع الأخير.

عند تطبيق إطار عمل 4 × 4 ، سيكون لدينا ما يلي:

1. أربعة أشياء أنجزها الفريق منذ الاجتماع الأخير
   1. Upsell إلى 1,000،30,000 عميل ، مما أدى إلى مبيعات بقيمة XNUMX،XNUMX دولار
   2. قم بالبيع إلى 600 عميل ، مما أدى إلى مبيعات بقيمة 20,000 دولار
   3. أعاد استهداف 5,000 زائر لموقع الويب ، مما أدى إلى مبيعات قدرها 1,000 دولار
   4. ارسلت استطلاعات رضا العملاء
2. التحديات أو الموانع التي واجهها الفريق عند إتمام المهام
   1. 30٪ معدل الاستجابة من رضا العملاء المسوحات
   2. أكثر من 4,000 من زوار الموقع المعاد استهدافهم لم يجروا تحويلات ، وما إلى ذلك.
3. أربعة أشياء يمكن للفريق إنجازها قبل الاجتماع التالي (أي بعد الاجتماع الذي تخطط له). هذا هو المكان الذي تضع فيه الأهداف التي ستناقشها في الاجتماع.
   1. قم بالبيع إلى 2,000 عميل للحصول على مبيعات بقيمة 60,000 دولار
   2. قم بالبيع إلى 1,200 للحصول على مبيعات بقيمة 40,000 دولار
   3. أعد استهداف 10,000 زائر لموقع الويب للحصول على مبيعات بقيمة 2,000 دولار
   4. إنشاء إستراتيجيات التسويق عبر البريد الإلكترونيy مع تبسيط أدوات التسويق لـ Shopify
   5. تحسين المتجر للحصول على المزيد من المبيعات بشكل عضوي Shopify تطبيقات تحسين السرعة.
4. أي حاصرات محتملة لهذه المهام المستقبلية
   1. تفتقر إلى الخبرة في حملات إعادة توجيه البريد الإلكتروني
   2. قاعدة بيانات محدودة للعملاء.

يمكنك تدوين الإنجازات الأربعة السابقة والأهداف الأربعة في مستندك المشترك. ثم دع الفريق يملأ التحديات ونقاط العمل الممكنة.

يقودني هذا إلى كيفية هيكلة هذه الأسئلة في جدول أعمالك.

4. تصميم أسئلة محددة وصعبة

A دراسة الاجتماعات الأسبوعية لشركة واحدة وجدت أن الفرق شعرت أن جداول الأعمال الغامضة تجعل الاجتماعات تضيع الوقت. جداول الأعمال الغامضة هي أشياء مثل "اجتماعات قسم التسويق الأسبوعية" حيث يمكن أن يؤدي الاجتماع إلى مائة مناقشة مختلفة ، بدون نتيجة واضحة.

قارن ذلك بجدول أعمال مثل "كيف يمكننا زيادة معدل تحويل حملة الرسائل القصيرة بنسبة 30٪؟"

تحدد الأجندة الواضحة نقاط المناقشة وتلميحات إلى النتيجة المتوقعة. فيما يلي المزيد من الأمثلة على أسئلة / موضوعات محددة وصعبة في جدول الأعمال:

• كيف نحصل على 2,000 دولار من إعادة استهداف 10,000 زائر للموقع؟
• كيف يمكننا بيع 60,000 ألف دولار من البيع الزائد إلى 2,000 عميل؟
• ابحث عن استراتيجيات بناء الروابط هل يمكننا التنفيذ لزيادة سلطة المجال لموقعنا؟
• ما الذي يمكننا فعله لتحسين معدل إتمام استطلاع الرضا بنسبة 50٪؟

5. تخصيص الوقت الكافي لكل بند من بنود جدول الأعمال

عند تخصيص الوقت لكل بند من بنود جدول الأعمال ، اعتمد على مقدار الوقت الذي تقضيه عادةً في الاجتماعات السابقة وفكر في عدد مقدمي العروض لكل عنصر. ثم حدد كل بند من بنود جدول الأعمال بالحد الأدنى من الوقت اللازم لمعالجته. قد تجد أن التوقف المؤقت بين موضوعات المناقشة مفيد لأن الناس يحتاجون بشكل طبيعي إلى فترات راحة. 

والأهم من ذلك ، دع صاحب الاجتماع يقود الاجتماع. من الناحية المثالية ، سيناقش كل عضو نقطة المناقشة الخاصة به. تذكر إعطاء الأولوية لبنود جدول الأعمال الأكثر أهمية لأن بعض الأعضاء قد يغادرون منتصف الاجتماع. يمكنك تنظيم وتخصيص الوقت لموضوعات الاجتماع من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية - أو التجربة بالبدء بأسرع وأسهل عناصر جدول الأعمال.

6. ضع قسم "ساحة انتظار" في جدول أعمالك 

ساحة الانتظار هي قسم تسجل فيه أي مواضيع خارج الموضوع يطرحها أحد أعضاء الفريق. يجب أن يكون لديك هذه المساحة في وثيقة التعاون (على سبيل المثال ، محرر مستندات Google). يمكن للمدعوين إلى الاجتماع مراجعة هذه العناصر ، وترك التعليقات ، وحتى حل بعضها قبل الاجتماع.

يشبه تجاهل موقف السيارات إهمال استراحات الاجتماع. هذه أشياء طبيعية ستحدث حتى لو لم تقم بجدولتها. بمجرد الانتهاء من جدول الأعمال الخاص بك مع جميع الأقسام التي تمت مناقشتها ، فقد حان الوقت لمرحلة وضع جدول الأعمال النهائية.

7. مشاركة جدول الأعمال مقدمًا وتضمين النتائج المتوقعة

يجب عليك دائمًا مشاركة جدول الأعمال النهائي مع الفريق قبل 48 ساعة. يجب أن يتضمن جدول الأعمال موضوعات المناقشة ومقدمي العروض والفترات الزمنية وعناصر "ساحة الانتظار". 

عساف كوهين مدير شركة الألعاب سوليتير بليس، بما في ذلك القراءة المطلوبة كجزء من جدول أعمال الاجتماع. "نريد أن يحضر فريقنا اجتماعاتنا على أتم الاستعداد وعلى دراية. غالبًا ما نقوم بتضمين مذكرة أو نظرة عامة في جدول الأعمال حتى يتمكن فريقنا من التعجيل بالمساهمة بشكل أكبر في اجتماعاتنا ".

اسمح للمدعوين إلى الاجتماع بالإضافة إلى جدول الأعمال إذا بدا ذلك مناسبًا. ثم راجع التغييرات وشارك النسخة المكتملة 24 ساعة مقدمًا حتى يكون الجميع على نفس الصفحة. أنت الآن جاهز لعقد الاجتماع! تذكر تعيين تذكير لتنبيه أعضاء الفريق بشأن الاجتماع وإعداده برنامج محضر الاجتماع مقدمًا لتسجيل المناقشات حتى تتمكن من الوصول إليها لاستخدامها في المستقبل.

الأفكار النهائية

عند وضع جدول أعمال ، لا تحتاج إلى الفريق بأكمله - فأنت تحتاج فقط إلى صانعي القرار. ضع هذه النصائح في الاعتبار:

• دع متخذي القرار يحددون بنود جدول الأعمال ويقدمونها خلال الاجتماع.
• قم بتعيين قائد يكون مسؤولاً عن إدارة الوقت والتأكد من أن الفريق يحقق هدف الاجتماع.
• قم بتخصيص الحد الأدنى من وقت الاجتماع ، ولكن لديك مساحة للتوقف المؤقت.
• صمم أسئلة مناقشة محددة وصعبة واطلب من المشاركين في الاجتماع مشاركة نقاط العمل الممكنة.

الأهم من ذلك ، أن يكون لديك عملية ملاحظات لكل اجتماع من اجتماعاتك. متابعة خطوات العمل المقترحة في الاجتماع لإبقاء الأعضاء مسؤولين.

أخيرًا ، اكتشف كيف الموعد يمكن أن تساعد في تنظيم اجتماعات فريقك اليوم!