هل سبق لك أن كنت في اجتماع بدون مفكرة وافترضت أنك ستتذكر كل التفاصيل ، فقط لتنسى بعض المعلومات الأساسية في وقت لاحق؟
ربما تدون ملاحظات جيدة لكنك فقدت القسيمة. قد يكون من المحرج المتابعة مع العملاء وطلب نفس الشيء مرتين.
لهذا السبب، أصبحت أدوات إدارة علاقات العملاء شائعةً جدًا في العصر الرقمي. يستطيع مساعد الذكاء الاصطناعي المساعدة في نسخ الاجتماعات، وتسليط الضوء على المناقشات الرئيسية، وإدارة بنود العمل، مما يضمن لك عدم تفويت أي تفاصيل مهمة عما يحدث أثناء الاجتماع.
أصبح تتبع سجل العملاء وتنمية حساباتهم بمرور الوقت أسهل من أي وقت مضى.
يبدأ الاجتماع الناجح قبل وقت طويل من الحدث الفعلي. يجب أن تكون جدولة المشاركة في غاية السهولة. من أجل الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة إلى الحد الأدنى ، من الأفضل استخدام امتداد أداة الجدولة عبر الإنترنت
لن يؤدي فقط إلى تسريع العملية ، ولكن يمكنك استخدام حقول النموذج المخصصة لجمع المعلومات التي تحتاجها وتمريرها إلى ملف برنامج CRM المفضل
مقدمة لملاحظات الاجتماع
تُعدّ ملاحظات الاجتماعات جانبًا أساسيًا من اجتماعات الفريق، إذ تُساعد على تدوين التفاصيل المهمة ونقاط العمل التي نوقشت خلال المحادثة. بمساعدة مُدوّن ملاحظات الاجتماعات المُدعّم بالذكاء الاصطناعي، يُمكن للفرق الآن تسجيل الاجتماعات ونسخها تلقائيًا، مما يضمن تسجيل جميع التفاصيل المهمة وسهولة الوصول إليها.
أحدثت هذه التقنية ثورةً في طريقة إدارة الفرق لاجتماعاتها، مما سهّل تنظيمها وتركيزها على النقاش. باستخدام ملاحظات الاجتماعات، يمكن للفرق تحويل الاجتماعات إلى مهام وملخصات عملية، مما يتيح لهم تحقيق أقصى استفادة من وقت اجتماعاتهم.
ما هو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وكيف يعمل؟
إذا كنت تكتشف أنظمة إدارة علاقات العملاء لأول مرة، فلا تقلق. يمكنك اعتبارها بمثابة دليل رقمي. في كل مرة تقابل فيها شخصًا ما، يمكنك إضافة ملاحظات إلى سجله.
إن جمع هذه المعلومات يجعل من الأسهل على فريقك متابعة تاريخ الحساب وتقديم دعم سريع ودقيق. إدارة البيانات يضمن بقاء معلومات عملائك منظمة وآمنة ويمكن الوصول إليها بسهولة في جميع أنحاء مؤسستك، مع تسجيل جميع الاجتماعات للرجوع إليها في المستقبل.
حتى لو كنت رائد أعمال منفردًا، فإن أداة مثل هذه ستساعدك في تنمية قاعدة عملائك. فقط تأكد من توخي الحذر أثناء العملية حتى تتمكن من تجنب المساس بالمعلومات الشخصية من العملاء.
تُحسّن ميزات اجتماعات الذكاء الاصطناعي وظائف نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) من خلال توفير ملخصات ورؤى آلية، مما يُسهّل تنظيم العمل والاطلاع على أحدث المستجدات. إذًا، كيف يبدو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وكيف يتصل بـ Appointlet؟ يعتمد الأمر على التطبيق المُختار والميزات التي تحتاجها.
في هذه المقالة ، سنراجع اثنين من حلول CRM المجانية (Hubspot و زينكيت) المتوافقة مع خطة Zapier المجانية ، بحيث يمكنك البدء في التجربة على الفور دون أي تكلفة إضافية. هذه مجرد زوجين أمثلة على أدوات إدارة علاقات العملاء المتوفرة.
فوائد استخدام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لإدارة الاجتماعات
إن استخدام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لإدارة الاجتماعات يُحدث فرقًا كبيرًا في كفاءة الفريق وعملية المبيعات. فمن خلال دمج ملاحظات الاجتماعات ونصوصها مع أنظمة إدارة علاقات العملاء، يُمكن للفرق تسجيل مكالمات العملاء واجتماعاتهم ومناقشاتهم تلقائيًا، وإنشاء ملخصات للاجتماعات، مما يضمن تسجيل جميع البيانات ذات الصلة وسهولة الوصول إليها.
يساعد هذا على تبسيط عملية المبيعات، مما يسمح للفرق بالتركيز على المهام الرئيسية وإتمام المزيد من الصفقات. بالإضافة إلى ذلك، نظم إدارة علاقات العملاء توفير منصة واحدة لإدارة ملاحظات الاجتماع وعناصر العمل والتفاعلات مع العملاء، مما يجعل من الأسهل على الفرق البقاء على نفس الصفحة والتعاون بشكل فعال.
اعتبر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك مكانًا لتخزين البيانات المتعلقة بعملائك وعمليات المبيعات. بعد الاجتماعات، يمكنك استيراد ملاحظات اجتماعات نظام إدارة علاقات العملاء والبيانات المتعلقة بعملاء محددين وعمليات المبيعات مباشرةً إلى نظام إدارة علاقات العملاء.
أدوات الاجتماعات الافتراضية
ولكن أولاً، دعنا نتحدث عن بعض الأدوات التي تساعدك على تعزيز اجتماعاتك الافتراضية وتدوين الملاحظات.
مدوني ملاحظات الذكاء الاصطناعي
تُقدم تطبيقات تدوين الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، مثل Fathom وFireflies، مجموعةً من الأدوات لتحسين الاجتماعات الافتراضية، بما في ذلك خدمات نسخ وتسجيل عالية الجودة. على سبيل المثال، باستخدام Fireflies، يُمكن للفرق تسجيل الاجتماعات الافتراضية ونسخها تلقائيًا، مما يضمن تسجيل جميع التفاصيل المهمة.
تدعم المنصة التكامل مع أدوات مؤتمرات الفيديو الشهيرة مثل Microsoft Teams وGoogle Meet وZoom، مما يجعل من السهل نسخ الاجتماعات وإنشاء ملاحظات مفصلة.
يُساعد مساعد الاجتماعات الذكي من Fireflies الفرق على تنظيم أعمالها من خلال توليد مهام وتكليفات تلقائية من الاجتماعات الافتراضية. باستخدام Fireflies، تُبسط الفرق سير عمل اجتماعاتها الافتراضية، وتُقلل من نقاط الضعف، وتُعزز كفاءتها. يضمن ذلك تسجيل جميع التفاصيل المهمة وسهولة الوصول إليها، مما يُتيح للفرق التركيز على المهام الرئيسية وتحقيق أقصى استفادة من وقت اجتماعاتهم.
Zapier
Zapier ليس أداةً لتدوين الملاحظات فحسب، بل هو الرابط الذي يربط اجتماعاتك الافتراضية بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM). يمكنك استخدامه لما يلي:
تسجيل ملخصات الاجتماعات أو نصوصها تلقائيًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك
إنشاء مهام المتابعة بناءً على نتائج الاجتماع
تحديث سجلات الاتصال عند حجز اجتماعات جديدة أو إكمالها
على سبيل المثال: بعد انتهاء اجتماع Zoom، استخدم Zapier لإرسال النص تلقائيًا إلى مستند Google وربطه بجهة الاتصال أو الصفقة المناسبة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك.
يقوم Zapier بتحويل الخطوات اليدوية لمرة واحدة إلى عمليات أتمتة متكررة وغير مرئية - حتى تتمكن من التركيز على المحادثة، وليس على المسؤول.
برنامج جدولة المواعيد (مثل Appointlet)
أدوات مثل الموعد دع العملاء المحتملين أو العملاء يحجزون وقتًا مع فريقك مباشرةً، فلا حاجة لتبادل رسائل البريد الإلكتروني. ولكن بالإضافة إلى جدولة المواعيد، فهي تساعدك في:
إنشاء سجلات CRM تلقائيًا عند حجز اجتماع
ربط بيانات الاجتماع (التاريخ والوقت والنوع) بالجداول الزمنية للعملاء
تفعيل التحضيرات قبل الاجتماع أو المتابعة بعده
أفضل ما في الأمر؟ أدوات مثل Appointlet تتكامل بسلاسة مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) ومنصات التقويم، مما يعني مزامنة كل شيء.
(هل تريد تبسيط عملية الحجز الخاصة بك؟ جرب Appointlet مجانًا.)
منصات مؤتمرات الفيديو (Zoom، Google Meet، Microsoft Teams)
رغم وضوح هذه الأمور، إلا أنها أساسية للاجتماعات الافتراضية. تُقدّم معظم المنصات الآن نسخًا مدمجًا، وميزات تدوين ملاحظات مباشرة، أو تكاملًا مع أدوات تدوين الملاحظات وإدارة علاقات العملاء.
يمكن لملخصات Zoom الذكية إنشاء نقاط رئيسية تلقائيًا
يتكامل Google Meet مع أدوات مثل Fireflies أو tl;dv
يمكن للفرق مزامنة نتائج الاجتماعات مع Microsoft Dynamics أو Notion
لم تعد هذه المنصات مخصصة للعرض فقط، بل أصبحت مصدر بيانات لكل ما يحدث في اجتماعاتك.
أدوات التعاون في الاجتماعات (Notion أو Fellow أو Hypercontext)
تساعد هذه الأدوات الفرق على تحضير الاجتماعات وتوثيقها ومتابعتها بطريقة أكثر تنظيمًا. يمكنك:
بناء أجندات تعاونية
تعيين مهام المتابعة أثناء المكالمة
مزامنة عناصر العمل مرة أخرى مع أداة إدارة علاقات العملاء أو إدارة المشاريع الخاصة بك
إذا كان لديك مكالمات داخلية أو مكالمات مع العملاء بشكل متكرر، فإن هذه الأدوات تعمل على إنشاء عملية تدوين ملاحظات موحدة وتعاونية أكثر.
دعم العملاء خلال دورة الحياة الكاملة
Hubspot's دولاب الموازنة - نموذج لدورة حياة العميل
الصورة أعلاه تسمى أ دولاب الموازنة، تصور رحلة العميل عبر علامتك التجارية. لقراءة الرسم ، ابدأ من الأعلى وتحرك في اتجاه عقارب الساعة. يمكنك أن ترى أنه نظرًا لأن الأشخاص ينجذبون إلى شركتك ، فإنهم يقرؤون موادك التسويقية ويبدأون في المشاركة.
التأكد من أن جميع نقاط الاتصال تعكس قيم الشركة يساعد على بناء الثقة ويعزز التواصل مع جمهورك. للحفاظ على أمان البيانات طوال دورة حياة العميل، يُنصح باستخدام حلول موثوقة طرق المصادقة مثل مكان آمن التحقق من واجهة برمجة التطبيقات يمكن أن يساعد في حماية معلومات العملاء داخل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك. يتيح لك هذا النوع من واجهات برمجة التطبيقات (API) تأكيد هويات المستخدمين فورًا، وتقليل مخاطر الوصول الاحتيالي، وضمان مشاركة البيانات الحساسة فقط مع الأفراد الذين تم التحقق منهم، مما يعزز الثقة بعلامتك التجارية.
مبيعاتك و دعم العملاء الوكلاء يعملون مع العميل للتأكد من أنهم في منتهى السعادة بخبرتهم، ويتواصلون بفعالية مع العملاء المحتملين لتحويلهم إلى عملاء أوفياء. في أعلى يسار دولاب الموازنة، نرى هؤلاء العملاء السعداء يوصون بشركتك من قِبل أشخاص غرباء. بهذه الطريقة، يُعدّ دولاب الموازنة نموذجًا للنمو المستدام طويل الأمد.
يمكن للمؤسسات الاستفادة بشكل كبير من استخدام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لإدارة تفاعلات العملاء وبياناتهم. تطبيق الجدولة عبر الإنترنت الخاص بكيمكنك إنشاء أنواع اجتماعات مخصصة تستهدف مراحل النمو المختلفة. على سبيل المثال، يمكنك تقديم عرض مبيعات مجاني للعملاء الجدد.
في مرحلة لاحقة من دورة حياة العميل، يُمكن طلب استشارة أو مكالمة دعم. يُتيح كل اجتماع تُجدوله للعميل مجموعة جديدة من حقول النماذج، وذلك للتعرف عليه وعلى احتياجاته. يُمكن إضافة جميع بيانات الحجز هذه إلى سجلات عملاء نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). كما يُمكنك الحصول على بيانات قيّمة حول توقعات عملائك من خلال الاستضافة، على سبيل المثال.
يتيح لك استخدام خادم يعتمد على نظام التشغيل الوصول إلى بيانات العملاء المهمة وتحليلها وفهم احتياجاتهم بشكل أفضل.
مثال CRM رقم 1: قائمة جهات اتصال Hubspot
Hubspot هي واحدة من أكثر برامج إدارة علاقات العملاء المجانية شيوعًا في السوق. لديهم مجموعة ميزات واسعة ، والتي يمكن أن تكون مخيفة بعض الشيء في البداية ، ولكنها ذات قيمة طويلة المدى إذا كانت شركتك بحاجة إلى حل موثوق به وقابل للتطوير.
إذا كنت قد بدأت للتو وتريد بديلًا لمستوى الدخول ، فنحن نوصي بالتمرير بعد هذا القسم وتجربة Zenkit أولاً.
لبدء استخدام Hubspot ، ستحتاج إلى الإعداد التالي:
قم بإعداد ملف الموعد صفحة الحجز
تكوين Zapier ل تمرير بيانات الحجز الخاصة بك إلى قائمة جهات اتصال Hubspot
يتيح Hubspot أيضًا تسجيل الفيديو للاجتماعات للتأكد من التقاط كافة التفاصيل، مما يساعد في تدوين الملاحظات وتوفير سهولة الوصول إلى المحتوى الذي تمت مناقشته مسبقًا.
قم بتوصيل حساب Zapier الخاص بك بـ Hubspot
في أي وقت يأتي فيه الحجز من خلال Appointlet ، سيستمع Zapier إلى تفاصيل الحضور ويقيمها. في حالة عدم وجود سجل للعميل ، سيتم إنشاء سجل جديد.
خلاف ذلك ، سيتم تحديث تفاصيل جهة الاتصال باستخدام بيانات الرد على النموذج. يمكنك عرض مثال على قائمة جهات اتصال Hubspot هنا:
مثال CRM رقم 2: جهات اتصال Zenkit وقوائم المهام
ونحن نوصي زينكيت كبديل لـ Hubspot. واجهتهم نظيفة وسهلة التصفح ، مما يجعلها أكثر سهولة للمستخدمين الجدد. كما ترى في لقطة الشاشة أدناه ، يتم ترتيب قائمة جهات الاتصال الخاصة بهم في قائمة عمودية.
عندما تتم الحجوزات ويقوم Zapier بإنشاء جهة اتصال جديدة، يمكنك إضافة معلومات مثل ملاحظات الاجتماع وصورة وملفات فيديو لجعل جهات الاتصال أكثر قابلية للتعرف عليها في لمحة واحدة.
نحن نحب الطريقة التي تتضمن بها Zenkit مجموعة واسعة من الميزات للشركات لاستخدامها جنبًا إلى جنب مع نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بها. على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من Zapier تمرير بيانات الحجز الخاصة بك إلى إحدى قوائم المهام الخاصة بـ Zenkit. قد يكون هذا مفيدًا لتعلم نصائح إدارة علاقات العملاء كما هو موضح في مقر الأعمال الصغيرة دليل يمكن أن يكون مخيفًا بعض الشيء في البداية، لكنه ذو قيمة على المدى الطويل إذا كانت شركتك بحاجة إلى حل موثوق وقابل للتطوير.
السحب والإفلات مجلس كانبان يتيح التصميم لفريقك متابعة الاجتماعات إلى جانب مهامهم الأخرى. يُبسّط Zenkit عملية إنشاء المهام وإدارة قوائم المهام، مما يُحسّن الإنتاجية والتنظيم أثناء الاجتماعات.
عند إجراء الحجوزات واكتمالها ، يمكنك تدوين الملاحظات وتقديم البطاقات على طول اللوحة الخاصة بك حتى تصل إلى حالة الانتهاء.
هل تريد إرشادات كاملة لتهيئة Zapier / Zenkit CRM الكاملة؟
يمكنك زيارة https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit للوصول إلى صفحة التكامل المشتركة الخاصة بنا. إذا لم يكن لديك بالفعل حسابات Appointlet و Zenkit ، فستحتاج إلى البدء بالخطوات التالية:
قم بإعداد ملف الموعد صفحة الحجز
في Zenkit ، قم بإنشاء مجموعة جديدة مخصصة لقائمة جهات الاتصال الخاصة بك
قم بإعداد مشغل Appointlet "الحضور المجدول"
قم بإعداد إجراء Zenkit "إنشاء عنصر" لتحديد موقع قائمتك
اسحب حقول البيانات التي تحتاجها من حجز Appointlet الخاص بك
يمكنك أن ترى في المثال أدناه أننا نقوم بسحب البيانات مثل اسم الحضور وعنوان البريد الإلكتروني ووقت بدء الاجتماع وانتهائه.
عندما تختبر المشغل والإجراء الخاص بك للتأكد من أنها تعمل ، فابدأ وقم بتشغيل Zap. لاختبار نجاح التكامل ، يمكنك الانتقال إلى حساب Appointlet وإنشاء حجز اختباري.
من المفترض أن يستغرق ظهور عنصر قائمة جهات الاتصال الجديد أقل من دقيقة. إذا كنت تواجه مشكلات في إعداد Zap الخاص بك ، فإنهم يقدمون فريق دعم للإجابة على أسئلة التكوين المحددة.
المتابعة والخطوات التالية
تُعدّ عمليات المتابعة والخطوات التالية جانبًا بالغ الأهمية في إدارة الاجتماعات، إذ تضمن إنجاز بنود العمل والمهام في الوقت المحدد. وبمساعدة تدوين ملاحظات الاجتماعات المدعوم بالذكاء الاصطناعي، يمكن للفرق إنشاء رسائل بريد إلكتروني ومهام متابعة تلقائيًا، مما يضمن تسجيل جميع التفاصيل المهمة وتوزيعها على أعضاء الفريق المعنيين.
تتيح هذه التقنية أيضًا للفرق تتبع التقدم والتنظيم، مما يُسهّل إدارة مشاريع متعددة ومواعيد نهائية. باستخدام تدوين ملاحظات الاجتماعات المدعوم بالذكاء الاصطناعي، يُمكن للفرق الاستغناء عن تدوين الملاحظات المُرهِق والتركيز على المهام الرئيسية، مثل وضع الاستراتيجيات واتخاذ القرارات. بالإضافة إلى ذلك، يُمكن لمساعدي الذكاء الاصطناعي مساعدة الفرق على الإجابة على الأسئلة، وتقديم إجابات فورية، ودعمهم في عملهم اليومي، مما يُسهّل عليهم متابعة المهام والاجتماعات.
الوصول إلى بيانات الحجز الخاصة بك من داخل Appointlet
يوفر Appointlet بالفعل بعض الأدوات القوية لمراجعة بيانات الحجز الخاصة بك. إذا كنت تبحث عن تحسين رؤية بيانات العملاء، فمن الجيد أن تبدأ بفهم ما هو متاح داخل أداة الجدولة الخاصة بك. إذا لم يكن لديك حساب Appointlet بالفعل، فيمكنك التسجيل مجانًا لتجربته اليوم. بدلاً من ذلك، يمكنك أيضًا التفكير في الاستفادة من بعض أفضل أدوات تقييم العملاء لمزيد من المعلومات حول بيانات العملاء.
عند شارك رابطًا إلى صفحة الحجز الخاصة بكيُعرض على العميل سلسلة من الأوقات للاختيار من بينها، تُمثل التوافر المُجدول للفريق، ويمكنه تلقي التحديثات عبر قنوات Slack. لإكمال الحجز، سيملأ العميل حقول النموذج التي تُقدمها له، كما هو موضح في نموذج الاستلام البسيط أدناه:
عرض توضيحي لصفحة حجز المواعيد
في كل مرة يقوم فيها شخص ما بالحجز معك ، يتم تسجيل بيانات النموذج الخاصة به في لوحة معلومات الحجز الخاصة بك. واجهة المستخدم هذه سهلة التمرير والتنقل خلالها ، بحيث يمكنك إلقاء نظرة على أي حجز سابق أو مستقبلي.
إذا كنت ترغب في مراجعة مجموعة محدودة من الحجوزات ، يمكنك تعديل النطاق الزمني واستخدام عوامل تصفية البحث. إذا كنت تفضل إلقاء نظرة على هذه المعلومات في جدول بيانات ، فنحن نوفر أيضًا إمكانية تصدير بيانات CSV.
عرض تفاصيل الحجز داخل التطبيق
سواءً اخترتَ الاستمرار باستخدام لوحة معلومات الحجز المدمجة في Appointlet أو استخدام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، فإن الهدف النهائي واحد: تحسين رؤية بيانات العملاء. كما يمكن لـ Appointlet معالجة الملفات الصوتية للنسخ لتحسين رؤية البيانات. تنفيذ EDWإن دمج بيانات العملاء من شأنه أن يعزز هذه الرؤية بشكل أكبر. ومع نمو حجم عملائك، من المهم تتبع الأفراد ورحلتهم مع الشركة.
من خلال مراقبة تفاصيل حساباتهم وإعداد الأتمتة ، يمكنك تقديم دعم استباقي في اللحظات المناسبة فقط. ستكون أنواع الاجتماعات المستهدفة لمراحل دولاب الموازنة المختلفة أفضل طريقة لضمان اجتماعات ناجحة للجميع.
