كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع عبر دورة حياة العميل باستخدام أمثلة CRM +

أخذ ملاحظات

هل سبق لك أن كنت في اجتماع بدون مفكرة وافترضت أنك ستتذكر كل التفاصيل ، فقط لتنسى بعض المعلومات الأساسية في وقت لاحق؟

ربما تدون ملاحظات جيدة لكنك فقدت القسيمة. قد يكون من المحرج المتابعة مع العملاء وطلب نفس الشيء مرتين.

لهذا السبب أصبحت أدوات إدارة علاقات العملاء شائعة جدًا في العصر الرقمي.

أصبح تتبع سجل العملاء وتنمية حساباتهم بمرور الوقت أسهل من أي وقت مضى.

كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع

يبدأ الاجتماع الناجح قبل وقت طويل من الحدث الفعلي. يجب أن تكون جدولة المشاركة في غاية السهولة. من أجل الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة إلى الحد الأدنى ، من الأفضل استخدام امتداد أداة الجدولة عبر الإنترنت.

لن يؤدي فقط إلى تسريع العملية ، ولكن يمكنك استخدام حقول النموذج المخصصة لجمع المعلومات التي تحتاجها وتمريرها إلى ملف برنامج CRM المفضل

ما هو CRM وكيف يعمل؟

إذا كنت تكتشف CRMs لأول مرة ، فلا تقلق. يمكنك اعتبارها بمثابة رولودكس رقمي. في كل مرة تلتقي فيها بشخص ما ، يمكنك إرفاق ملاحظات بتاريخ العملاء.

يسهّل جمع هذه المعلومات على فريقك الانخراط في سجل الحساب وتقديم دعم سريع ودقيق. حتى لو كنت رائد أعمال منفردًا ، فإن أداة مثل هذه ستساعدك في تنمية قاعدة عملائك.

إذن ، كيف يبدو CRM وكيف يتصل بـ Appointlet؟ يعتمد ذلك على التطبيق الذي تختاره ونوع الميزات التي تحتاجها.

في هذه المقالة ، سنراجع اثنين من حلول CRM المجانية (Hubspot و زينكيت) المتوافقة مع خطة Zapier المجانية ، بحيث يمكنك البدء في التجربة على الفور دون أي تكلفة إضافية.

دعم العملاء خلال دورة الحياة الكاملة

دولاب الموازنة
Hubspot's دولاب الموازنة - نموذج لدورة حياة العميل

الصورة أعلاه تسمى أ دولاب الموازنة، تصور رحلة العميل عبر علامتك التجارية. لقراءة الرسم ، ابدأ من الأعلى وتحرك في اتجاه عقارب الساعة. يمكنك أن ترى أنه نظرًا لأن الأشخاص ينجذبون إلى شركتك ، فإنهم يقرؤون موادك التسويقية ويبدأون في المشاركة.

مبيعاتك و دعم العملاء الوكلاء يعملون مع العميل للتأكد من أنهم في منتهى السعادة مع تجربتهم. بالقرب من أعلى يسار دولاب الموازنة ، نرى هؤلاء العملاء السعداء يحيلون الغرباء إلى شركتك. بهذه الطريقة ، تعتبر دولاب الموازنة نموذجًا للنمو المستدام طويل المدى.

باستخدام تطبيق الجدولة عبر الإنترنت ، يمكنك إنشاء أنواع اجتماعات مخصصة تستهدف مراحل النمو المختلفة. على سبيل المثال ، قد تقدم عرضًا تجريبيًا للمبيعات مجانًا للوافدين الجدد.

في وقت لاحق من دورة حياتهم ، تكون الاستشارة أو مكالمة الدعم اختيارية. يمكن لكل اجتماع تقوم بجدولته أن يقدم للعميل مجموعة جديدة من حقول النموذج لمعرفة المزيد عنها وعن احتياجاتها. يمكن إضافة كل بيانات الحجز هذه إلى سجلات عملاء CRM الخاصة بك.

مثال CRM رقم 1: قائمة جهات اتصال Hubspot

Hubspot هي واحدة من أكثر برامج إدارة علاقات العملاء المجانية شيوعًا في السوق. لديهم مجموعة ميزات واسعة ، والتي يمكن أن تكون مخيفة بعض الشيء في البداية ، ولكنها ذات قيمة طويلة المدى إذا كانت شركتك بحاجة إلى حل موثوق به وقابل للتطوير.

إذا كنت قد بدأت للتو وتريد بديلًا لمستوى الدخول ، فنحن نوصي بالتمرير بعد هذا القسم وتجربة Zenkit أولاً.

لبدء استخدام Hubspot ، ستحتاج إلى الإعداد التالي:

  1. قم بإعداد ملف الموعد صفحة الحجز
  2. سجل مجانا Zapier و Hubspot حساب
  3. تكوين Zapier ل تمرير بيانات الحجز الخاصة بك إلى قائمة جهات اتصال Hubspot
كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع
قم بتوصيل حساب Zapier الخاص بك بـ Hubspot

في أي وقت يأتي فيه الحجز من خلال Appointlet ، سيستمع Zapier إلى تفاصيل الحضور ويقيمها. في حالة عدم وجود سجل للعميل ، سيتم إنشاء سجل جديد.

خلاف ذلك ، سيتم تحديث تفاصيل جهة الاتصال باستخدام بيانات الرد على النموذج. يمكنك عرض مثال على قائمة جهات اتصال Hubspot هنا:

جهات اتصال hubspot

مثال CRM رقم 2: جهات اتصال Zenkit وقوائم المهام

ونحن نوصي زينكيت كبديل لـ Hubspot. واجهتهم نظيفة وسهلة التصفح ، مما يجعلها أكثر سهولة للمستخدمين الجدد. كما ترى في لقطة الشاشة أدناه ، يتم ترتيب قائمة جهات الاتصال الخاصة بهم في قائمة عمودية.

عندما تأتي الحجوزات ويقوم Zapier بإنشاء جهة اتصال جديدة ، يمكنك إضافة معلومات مثل ملاحظات الاجتماع وصورة لتسهيل التعرف على جهات الاتصال في لمح البصر.

قائمة جهات اتصال Zenkit
لقطة شاشة من إدارة علاقات العملاء في Zenkit لتنظيم قائمة جهات الاتصال الخاصة بك

نحن نحب الطريقة التي تتضمن بها Zenkit مجموعة ميزات واسعة للشركات لاستخدامها جنبًا إلى جنب مع CRM. على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب من Zapier تمرير بيانات الحجز الخاصة بك إلى إحدى قوائم مهام Zenkit.

السحب والإفلات مجلس كانبان يسمح التصميم لفريقك بتتبع الاجتماعات جنبًا إلى جنب مع مهامهم الأخرى.

عند إجراء الحجوزات واكتمالها ، يمكنك تدوين الملاحظات وتقديم البطاقات على طول اللوحة الخاصة بك حتى تصل إلى حالة الانتهاء.

التقاط ملاحظات الاجتماع في إدارة علاقات العملاء

هل تريد إرشادات كاملة لتهيئة Zapier / Zenkit CRM الكاملة؟

يمكنك زيارة https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit للوصول إلى صفحة التكامل المشتركة الخاصة بنا. إذا لم يكن لديك بالفعل حسابات Appointlet و Zenkit ، فستحتاج إلى البدء بالخطوات التالية:

  1. قم بإعداد ملف الموعد صفحة الحجز
  2. سجل مجانا Zapier و زينكيت حساب
  3. في Zenkit ، قم بإنشاء مجموعة جديدة مخصصة لقائمة جهات الاتصال الخاصة بك
  4. قم بإعداد مشغل Appointlet "الحضور المجدول"
  5. قم بإعداد إجراء Zenkit "إنشاء عنصر" لتحديد موقع قائمتك
  6. اسحب حقول البيانات التي تحتاجها من حجز Appointlet الخاص بك
  7. يمكنك أن ترى في المثال أدناه أننا نقوم بسحب البيانات مثل اسم الحضور وعنوان البريد الإلكتروني ووقت بدء الاجتماع وانتهائه.
كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع

عندما تختبر المشغل والإجراء الخاص بك للتأكد من أنها تعمل ، فابدأ وقم بتشغيل Zap. لاختبار نجاح التكامل ، يمكنك الانتقال إلى حساب Appointlet وإنشاء حجز اختباري.

من المفترض أن يستغرق ظهور عنصر قائمة جهات الاتصال الجديد أقل من دقيقة. إذا كنت تواجه مشكلات في إعداد Zap الخاص بك ، فإنهم يقدمون فريق دعم للإجابة على أسئلة التكوين المحددة.

الوصول إلى بيانات الحجز الخاصة بك من داخل Appointlet

يوفر Appointlet بالفعل بعض الأدوات القوية لمراجعة بيانات الحجز الخاصة بك. إذا كنت تبحث عن رؤية محسنة لبيانات العملاء ، فمن الجيد أن تبدأ بفهم ما هو متاح في أداة الجدولة الخاصة بك. إذا لم يكن لديك بالفعل حساب Appointlet ، فيمكنك التسجيل مجانًا لتجربته اليوم.

عندما تشارك رابطًا لصفحة الحجز الخاصة بك ، يتم تقديم العميل مع سلسلة من المرات للاختيار من بينها ، والتي تمثل التوافر المجدول للفريق. لإكمال الحجز ، سيقومون بملء حقول النموذج التي تقدمها لهم ، كما هو موضح في نموذج الاستلام البسيط مثال أدناه:

كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع
عرض توضيحي لصفحة حجز المواعيد

في كل مرة يقوم فيها شخص ما بالحجز معك ، يتم تسجيل بيانات النموذج الخاصة به في لوحة معلومات الحجز الخاصة بك. واجهة المستخدم هذه سهلة التمرير والتنقل خلالها ، بحيث يمكنك إلقاء نظرة على أي حجز سابق أو مستقبلي.

إذا كنت ترغب في مراجعة مجموعة محدودة من الحجوزات ، يمكنك تعديل النطاق الزمني واستخدام عوامل تصفية البحث. إذا كنت تفضل إلقاء نظرة على هذه المعلومات في جدول بيانات ، فنحن نوفر أيضًا إمكانية تصدير بيانات CSV.

كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع
عرض تفاصيل الحجز داخل التطبيق

سواء أكنت تستخدم لوحة معلومات الحجز المدمجة في Appointlet أو تقدم CRM ، فإن الهدف النهائي هو نفسه ؛ تريد تحسين رؤية بيانات العملاء. مع نمو حجم عملائك ، من المهم تتبع الأفراد ورحلتهم مع الشركة.

من خلال مراقبة تفاصيل حساباتهم وإعداد الأتمتة ، يمكنك تقديم دعم استباقي في اللحظات المناسبة فقط. ستكون أنواع الاجتماعات المستهدفة لمراحل دولاب الموازنة المختلفة أفضل طريقة لضمان اجتماعات ناجحة للجميع.

عزرا ساندزر بيل

تعمل عزرا ساندزر بيل في Appointlet كمدير لتسويق المنتجات ومدافع عن العملاء. لقد ساعد آلاف العملاء على تحسين سير عمل الجدولة عبر الإنترنت. خارج العمل ، هو مدرس نظرية الموسيقى ومؤسس a شركة برامج موسيقى.

الأداة رقم 1 عبر الإنترنت لجدولة الاجتماعات