3 قوالب بريد إلكتروني لطلب الاجتماع للعملاء المتوقعين والعملاء

رسائل البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع
كتابة رسائل البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع بشكل فعال

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا لطلب اجتماع إلى عميل محتمل أو عميل حالي ، فمن المفيد أن تكون كلماتك صحيحة. كيف تطلب من شخص ما قضاء بعض الوقت من يومه المزدحم لقراءة بريدك الإلكتروني وتحديد موعد للقاء ووضع علامة على التقويم الخاص به نيابة عنك؟ 

سنعرض لك في هذه المقالة أفضل تقنيات دعوة الاجتماع للعملاء المحتملين والعملاء الحاليين. 

تلميحات حول إنشاء بريد إلكتروني لطلب الاجتماع (يعمل بالفعل) 

فيما يلي بعض أهم الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند صياغة بريد إلكتروني جديد لطلب اجتماع ، بغض النظر عن هوية المستلم. 

  1. اكتب جاذبية سطر موضوع البريد الإلكتروني لمعدلات فتح أفضل
  2. تأكد من أنك تتصل بصانع القرار بمعلومات الاتصال الصحيحة
  3. قم دائمًا بمخاطبة المدعوين شخصيًا
  4. أرسل بريدك الإلكتروني في وقت مناسب من اليوم
  5. اجعل الغرض من الاجتماع محددًا جيدًا
  6. نقل توقعات واضحة في نص رسالتك الإلكترونية
  7. قم بإعداد تقويم بريد إلكتروني لنفسك (لتتبع مدى توفرك بشكل أفضل)
  8. استخدم أداة الجدولة عبر الإنترنت لتقديم مواعيد الاجتماعات المحتملة
  9. حسِّن معدلات استجابتك من خلال عرض للإجابة على أي أسئلة عالقة

لماذا الجدولة عبر الإنترنت مهمة جدًا 

أول شيء يجب أن تكون على دراية به عند كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب الاجتماع هو مدى نجاحها عند استخدام برنامج جدولة المواعيد مثل الموعدأو ودية أو ScheduleOnce. 

يضمن تطبيق الجدولة عبر الإنترنت أن يتمكن الأشخاص من رؤية مدى تواجدك وحجز الوقت الذي يريدونه على الفور. في معظم الحالات ، سيتم الرد على رسالتك في دقائق - أو حتى ثوانٍ! كما أنه يقلل من فرصة قيام شخص آخر بجدولة اجتماع لأوقات متداخلة - وهي مشكلة شائعة في طرق جدولة المدرسة القديمة.

كيفية تحضير رسائل البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع البارد 

كقاعدة عامة ، تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلبات الاجتماع مزيدًا من التحضير عندما لا تكون لديك علاقة حالية. يجب أن تكون شخصية ومحددة وموجزة ومفيدة. تتعلق أفضل الرسائل الباردة بحدث ربما لم يسمع به العميل المحتمل بعد ، لكنك تعتقد أنه سيجده مثيرًا للاهتمام لأنه سيفيدهم بطريقة ما أو يساعدهم في حل مشكلة يحاولون التغلب عليها. 

يمكن أن تأتي الآفاق المبكرة من أي مكان. قد يكونون على أجهزتهم المحمولة ويتصفحون موقع الويب الخاص بك أو LinkedIn أو صفحات وسائل التواصل الاجتماعي. إذا كان لديك القليل من المعلومات حول العميل المحتمل ، فيمكنك استخدام ذلك لإنشاء رسالة أكثر تخصيصًا. بدلاً من إرسالها إلى حدث مثل ندوة عبر الإنترنت ، يمكن للشركات التي لديها عملاء لائقون LTV الاستثمار في عروض مبيعات عالية اللمسة. نفس الشيء جدولة البريد الإلكتروني الآلي يمكن استخدام الحلول على طول الطريق من خلال اجتماعات ما بعد البيع وإعداد العملاء. 

طلبات الاجتماع المنتظمة مختلفة بعض الشيء. بالنسبة للعملاء الحاليين أو العملاء المتوقعين الذين يحتاجون إلى المرور بعدة جولات من الاجتماعات ، هناك حاجة إلى تخصيص أقل. 

في بعض الأحيان ، يفضل الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلبات الاجتماع المنتظم حيث تصف بإيجاز الغرض من اللقاء ثم تسأل ببساطة عما إذا كانوا يريدون الانضمام في أي وقت يكون منطقيًا لكلا الطرفين. يمكنك أيضًا إضافة جملة أو جملتين تشرح سبب هذه المسألة (على سبيل المثال: "أتطلع إلى مقابلتك والحصول على تعليقاتك بشأن منتجنا الجديد!").

عندما يكون العميل دافئًا جدًا ، يمكن أن يصبح البريد الإلكتروني بسيطًا مثل جملة واحدة. لكن تذكر أنه بغض النظر عمن تتصل به ، يجب عليك دائمًا:

  • لخص الغرض من اجتماعك. 
  • قدم عددًا قليلاً من المواقع التي يمكنهم اختيارها قبل اختيار وقت الاجتماع. يجب أن تتم إدارة هذا من خلال تطبيق الجدولة ، وليس في نص البريد الإلكتروني.
  • اختياري: قم بدعوتهم لإعادة إرسال توفرهم ، حتى تعرف ما إذا كان ذلك ممكنًا لكلا الطرفين قبل الاستمرار في المحادثة. يمكنك دائمًا الجدولة نيابة عنهم ، إذا كان ذلك أسهل بالنسبة لهم.

كيف تكتب رسالتك للعملاء المحتملين أو العملاء المتوقعين أو العملاء الحاليين

نظرًا لأن كتابة رسالة إلى العملاء الدافئين تتطلب مجهودًا أقل بكثير ، فسوف نركز على كتابة قوالب البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع للاحتمالات الباردة والعملاء المحتملين.

الاحتمال البارد

حاول أن تضع نفسك مكان العملاء المحتملين الذين سيتلقون بريدك الإلكتروني. إذا كانوا لا يعرفونك شخصيًا ، فيجب أن يكون هناك عرض قيم قوي لجذبهم. ركز على حل نقاط الألم الأساسية لديهم. وإلا فلماذا يخصصون وقتًا ثمينًا لمقابلتك؟

لإنشاء القالب الخاص بك ، يجب أن تضع هذه الأشياء في الاعتبار:

  • عرّف عن نفسك واذكر سبب أهمية ذلك بالنسبة لهم. حاول تخصيص الرسالة من خلال الإشارة إلى المسمى الوظيفي الخاص بهم ، حتى يعلموا أنك منغمس فيها مباشرة.
  • قدم خيارين: امنحهم رابطًا لجدولة اجتماع أولي معك. ولكن في حالة عدم اقتناع الأشخاص بعد ، تابع بعرض للإجابة على أي أسئلة لديهم أولاً. بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة ، سترسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة.
  • قبل إرسال أي شيء ، تحقق مرة أخرى من البريد الإلكتروني من خلال قراءته بصوت عالٍ للتأكد من أنه يبدو حواريًا وودودًا ، وليس مثل عرض ترويجي للمبيعات. 

إذا كنت تشك في كيفية استخدام هذا المحتوى لموقعك أو منشور المدونة الخاص بك ، فيرجى الاتصال بنا وسيسعدنا تقديم المزيد من المعلومات!

ما هي بعض أفضل الطرق التي يمكنني من خلالها العثور على لقاء مبدئي مع العملاء المحتملين؟

ركز على وعدهم بالقيمة وخلق شعور بالإلحاح. من المهم أن تذكر سبب فائدة جدولة مكالمة لهم على الفور. 

للتأكد من أنه يبدو حواريًا وودودًا ، وليس مثل عرض ترويجي للمبيعات ، حاول استخدام عبارات مثل "آمل أن نتمكن من العثور على مساحة خالية في التقويمات لدينا" أو "هل يمكنني التوقف عند ذلك؟" بدلاً من شيء مباشر أكثر مثل "هل يمكنني تحديد موعد اجتماع معك الثلاثاء المقبل؟" 

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك ذكر كيف سيكون الاجتماع مثمرًا ومفيدًا لهم. على سبيل المثال: "يسعدني أن أوضح لك مقدار الوقت والمال الذي يمكننا توفيره لشركتك من خلال هذا الحل."

قد يبدو هذا واضحًا ، لكن من الأفضل عدم طرح الكثير من الأسئلة الشخصية أثناء محادثتك الإلكترونية الأولى. حافظ على لمسة خفيفة ، دون الخوض في تفاصيل غير مهمة مثل لونهم المفضل أو المكان الذي نشأوا فيه. قد يجعلهم ذلك غير مرتاحين ويؤدي إلى محادثات محرجة في الاجتماعات المستقبلية. تذكر ، الاحتراف واللغة الرسمية هي المفتاح!

أخيرًا ، حاول دائمًا إنهاء رسائل البريد الإلكتروني غير المتوقعة الخاصة بك بملاحظة إيجابية. هذه طريقة رائعة لإبقاء العميل محبوبًا ومتحمسًا حتى اللحظة الأخيرة.

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع رقم 1: الرصاص الدافئ

إذا كنت قد التقيت بالفعل بشخص ما من قبل أو كان لديك بعض التفاعلات عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك اتباع نهج مختلف للبريد الإلكتروني لطلب اجتماع العمل. لا يلزم أن تكون رسمية تمامًا ، ولكن يجب تحديد قيمة المكالمة بوضوح. ومثلما حدث من قبل ، سترغب في استخدام أداة جدولة عبر الإنترنت لتسريع عملية الجدولة الفعلية. هذا يساعد على تبسيط عملية التسجيل. 

إليك نموذج بريد إلكتروني يمكنك نسخه ولصقه حرفيًا ، على الرغم من أننا نوصي بإجراء تغييرات حسب الحاجة لتلائم نموذج عملك. 

عزيزي {client-name} ، 

كان من الجيد التحدث معك الأسبوع الماضي. بعد مراجعة موقع الويب {company-name} ، أنا واثق من أنه يمكننا مساعدتك في توفير الوقت وتنمية نشاطك التجاري بسرعة من خلال القليل من التحديثات. 

في الواقع ، في وقت سابق من هذا العام ، ساعدنا عميلًا آخر يعاني من مشكلة مماثلة في تبسيط عملياته وزيادة المبيعات بأكثر من 250٪ في الأشهر الثلاثة الأولى. يمكننا العمل معك لخلق نتائج مماثلة. 

نظرًا لأن لديك بالفعل إحساسًا عامًا بكيفية عمل خدماتنا ، أود إجراء مكالمة هاتفية معك الأسبوع المقبل لتقديم عرض توضيحي كامل للمنتج. 

من فضلك قم اضغط هنا لجدولة محادثة سريعة ومناقشة هذه الفرصة بمزيد من التفصيل. 

إذا كان لديك أي أسئلة أخرى قبل أن ننتقل إلى المكالمة ، فأخبرني فقط!  

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع # 2: الزبون الدافئ

يعرف العميل العادي بالفعل من أنت والقيمة التي يجب أن يحصل عليها من خدمتك. 

نموذج البريد الإلكتروني لطلب اجتماع دعم العملاء

عادةً ما يتم إرسال بريد إلكتروني لطلب الاجتماع عندما يتم تصعيد دعم العملاء إلى مدير ناجح. قد يبدو البريد الإلكتروني المختصر ولكن الاحترافي شيئًا كالتالي:

الاسم الأول،

هذا يبدو جيدا.

دعنا نحجز وقتًا للتحدث حتى نتمكن من مراجعة جميع تفاصيل طلبك. بمجرد حصولنا على كل هذه المعلومات ، سأعمل مع فريقنا للعناية بهذا الأمر. 

من فضلك قم اضغط هنا لجدولة اجتماعك. 

تحدث قريبا!

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع # 3: العميل الحالي

يمكنك أيضًا إعداد أتمتة البريد الإلكتروني للوصول إلى العملاء المعرضين لخطر الاضطراب. أعد إشراكهم من خلال إبراز الميزات غير المستخدمة بشكل كافٍ أو يمكنك عرض مستوى أعلى من الميزات. الأمر متروك لفريق النجاح الخاص بك ليقرر ما هو مناسب. بمجرد أن يكون لديك إستراتيجية واضحة ، يمكنك استخدام بريد إلكتروني لطلب اجتماع مثل هذا.  

مرحبا الاسم الأول ، 

أتمنى أن تستمتع بمنتج ____!

نحن نبحث دائمًا عن طرق لإنجاح عملائنا ، وقد لاحظت أن حسابك قد يحتاج إلى مزيد من المساعدة. هناك ترقية متاحة كجزء من خطتك والتي قد تناسب ما تحتاجه بشكل أفضل مما لدينا بالفعل. هل تريد مني إرسال بريد إلكتروني فوق التفاصيل المتعلقة به؟

من فضلك قم اضغط هنا لتحديد موعد اجتماع حتى نتمكن من التحدث من خلاله معًا. 

تحدث قريبا!

إغلاق حلقة اجتماعاتك المجدولة

بمجرد حجز اجتماع مع المستخدم الخاص بك بنجاح ، تأكد من جدولة الاجتماع في التقويم الخاص بك. إذا كانت خدمة الجدولة عبر الإنترنت تتضمن دعوات تقويم Google أو Microsoft للحضور ، فيمكنك التحقق لمعرفة ما إذا كان لديهم RSVP وحددوا "نعم". يتيح لك هذا معرفة أن حدث التقويم قد تم الاعتراف به وقبوله من قبلهم. 

ضع في اعتبارك إعداد تذكيرات تلقائية بالبريد الإلكتروني للحدث إذا كان مقدمًا بوقت طويل. لا تحتاج إلى أن تكون مفصلة مثل خطاب طلب الاجتماع الأولي الخاص بك. فقط تأكد من أن التاريخ والوقت والموقع واضحين حتى يعرفوا كيف ومتى ينضمون إليك. 

عزرا ساندزر بيل

تعمل عزرا ساندزر بيل في Appointlet كمدير لتسويق المنتجات ومدافع عن العملاء. لقد ساعد آلاف العملاء على تحسين سير عمل الجدولة عبر الإنترنت. خارج العمل ، هو مدرس نظرية الموسيقى ومؤسس a شركة برامج موسيقى.

الأداة رقم 1 عبر الإنترنت لجدولة الاجتماعات