الطريقة الخالية من الإجهاد لجدولة اجتماع عبر الإنترنت

اجتماع في مؤتمر على شبكة الإنترنت

إنه لأمر مدهش كم من الوقت يمكن أن يضيع في محاولة تحديد موعد اجتماع. تريد الاتصال ، لذا عليك التحقق من التقويم الخاص بك وإرسال بعض الفواصل الزمنية لشخص ما للاختيار من بينها. لكن عميلك أو زميلك غير متاح في ذلك اليوم. إنهم يعرضون عليك مجموعة بديلة من الأوقات التي لن تعمل من أجلك أيضًا ... وبام! البريد الإلكتروني كرة الطاولة يبدأ. 

ألن يكون لطيفًا إذا كنت تستطيع قراءة أفكار بعضكما البعض؟

الذهاب ذهابًا وإيابًا لتحديد موعد اجتماع يصبح قديمًا وبسرعة. الآفاق والعملاء يريدون إرضاء فوري. آخر شيء يحتاجونه هو طبقة أخرى من التوتر في حياتهم. ولكي أكون صادقًا ، فإن متاعب الانتقال ذهابًا وإيابًا مزعجة تمامًا لمضيف الاجتماع. ينتهي بك الأمر لتفويت الفرص بسبب الوقت الضائع. 

إذا كنت تبحث عن أفكار حول كيفية جدولة اجتماع بشكل أكثر كفاءة ، فستساعدك هذه المقالة. سنوضح لك كيفية أتمتة سير عملك باستخدام تطبيقات جدولة الاجتماعات مثل Appointlet و Doodle ، حتى تتمكن من توفير الوقت للجميع وحجز الاجتماعات مثل المحترفين. 

أساسيات جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت

لكي تظل قادرًا على المنافسة في مشهد الأعمال الحديث ، تحتاج إلى تأمين تفاصيل الاجتماع بسرعة ، بأقل جهد ممكن لكلا الطرفين. ولكن كيف يتم ذلك بالضبط؟

نوصي بالتسجيل في ملف تطبيق جدولة مجاني يدعم تكامل تقويم البريد الإلكتروني. ستبدأ بتحديد توافرك وأنواع الاجتماعات التي تريد استضافتها. بمجرد توصيل Microsoft Outlook أو تقويم Google ، سيتمكن التطبيق من التحقق من أحداث التقويم الحالية وإنشاء أحداث جديدة عند الحجز.

من خلال تكوين تطبيق الجدولة الخاص بك بشكل صحيح ، ستتمكن من البدء في مشاركته مع الجمهور. بدلاً من إنشاء دعوات تقويم يدويًا لكل شخص ، يمكنك ببساطة تزويد المدعوين برابط اجتماع لاستخدامه في الوقت الذي يناسبهم. عند النقر فوقه ، يتم إحضارهم من خلال عملية جدولة مبسطة. يمكنك حتى تضمين صفحة الجدولة مباشرة على موقع ويب لتحسين إمكانية الوصول لزوار الموقع.

سيتم تحميل برنامج جدولة الاجتماع على أي جهاز يعمل بنظام iOS أو Android ، حتى يتمكن الأشخاص من حجز الوقت معك أثناء التنقل. تمت ترجمة أي اختلافات في المنطقة الزمنية بين المضيف والحاضر تلقائيًا. 

ستتيح لك نماذج الاستلام المخصصة جمع تفاصيل مهمة عن المدعو ، مثل رقم هاتفه. إذا كان الاجتماع سيكون عبر الإنترنت ، فإننا نوصي بالتكامل مع تطبيق مؤتمرات الفيديو الذي تستخدمه شركتك بالفعل ، مثل Zoom Meetings و GoToMeeting. سيتم استخدام معرّف اجتماع خاص لإنشاء غرفة افتراضية فريدة لكل حاضر. يضمن ذلك عدم ظهور الأشخاص مبكرًا والتطفل على اجتماعات بعضهم البعض. 

حدد موعدًا للاجتماع كمستشار

دعنا نتخيل أنك مستشار يعمل في مكان يوجد فيه طلب معقول على خدمتك ، ولكن هناك أيضًا قدر معقول من المنافسة. لقد أنجزت العمل لإدراجك في القائمة بشكل عام ، مما يعني أنه يمكن للأشخاص اكتشاف موقع الويب الخاص بك باستخدام مصطلحات البحث الصحيحة. لكنك أحد الاستشاريين العديدين المدرجين في محرك البحث ، لذا يفتح العملاء المحتملين عدة علامات تبويب في وقت واحد قبل أن يبدأوا بحثهم. 

في كل موقع ويب استشاري ، يقوم العميل المحتمل بمراجعة المواد ويحاول التعود على العرض. لقد قاموا في النهاية بتضييق نطاق خياراتهم لك ولمنافس واحد. يحتوي موقع الويب الخاص بك على نموذج اتصال بسيط يطلب البريد الإلكتروني والاسم وأي ملاحظات. يمكنهم إرسال الأسئلة وستقوم بالرد عليهم بأسرع ما يمكن. لكن لدى منافسك زر "احجز الآن" الذي يتيح للعملاء المحتملين تحديد موعد استشارة مجانية مدتها خمسة عشر دقيقة. 

بحلول الوقت الذي تتجه فيه لقراءة أول رسالة بريد إلكتروني وكتابة رد ، تكون منافسيك قد أجريت بالفعل مكالمة هاتفية مع العميل المحتمل. لقد قدموا عرضًا لا يقاوم وما لم يسقطوا الكرة في مكان ما أسفل الخط ، فقد خسرت فرصة العميل.

قد يكون تحصيل المدفوعات مقابل الاجتماع أمرًا صعبًا ، لذلك يعتني Appointlet بذلك من خلال خيار الدفع ببطاقة الائتمان. يمكنك اختيار طلب الدفع قبل تأكيد الاجتماع. استفد من عمليات الدمج والإضافات إلى تواصل مع CRM موجود وستكون جميع بيانات اجتماعات الشركة مرتبطة بسجلات العملاء.

كيفية جدولة اجتماع كفريق 

من السهل جدولة اجتماع كمستشار ، ولكن عندما يتعلق الأمر بتنسيق الاجتماعات عبر فريق ، يمكن أن تصبح الأمور أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال ، إذا كان يجب منح كل عضو في فريقك عددًا زوجيًا من الاجتماعات لاستضافتها ، فكيف تستخدم الأتمتة لضمان توزيعها بشكل عادل؟ ماذا لو كان لبعض أعضاء الفريق الأولوية ويجب أن يحصلوا على الاختيارات الأولى؟ 

هناك الكثير مما يجب مراعاته في هذا الصدد ، لذلك سنقسم ما تبقى من هذه المقالة إلى ثلاث فئات ؛ تقويم البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات وجدولة الاقتراع. 

من بين جميع تقاويم البريد الإلكتروني الحديثة المتاحة ، نعتقد أن تكامل تقويم Google وتقويم Outlook الخاص بـ Office 365 هو الأفضل. إنها تأتي مع أكبر عدد من الميزات ، ويمكنها التعامل مع حجم هائل من بيانات الاجتماع دون مشاكل في الأداء ، وهي عمليات تكامل مدعومة بشكل شائع في برامج جدولة الطرف الثالث.

مفكرة 

جدولة اجتماع في تقويم جوجل الخاص بك

من لا يحب الأشياء المجانية؟ الميزة الواضحة لتقويم Google هي أنها تقدم خطة مجانية قوية ، بما في ذلك مجموعة كاملة من التطبيقات الإضافية مثل Google Drive و Google Docs ، مع تكامل مباشر لخدمة Gmail المجانية.

يجب أن يكون لكل شخص في فريقك حساب تقويم Gmail خاص به. هذا يضمن أنه يمكنهم تسجيل الدخول وعرض جدولهم بسهولة. بصفتك مشرفًا ، يمكنك الاستفادة من ميزات المشاركة من Google لعرض تقاويم فريقك لحساب تقويم رئيسي. يتيح لك ذلك عرض جميع الحجوزات عبر المؤسسة ، مع خيارات لجعل تقويمات معينة مرئية أو غير مرئية حسب الحاجة. 

تقويم Outlook 365

قم بجدولة اجتماع في تقويم Office 365 الخاص بك

بالنسبة للفرق المرتبطة بشدة بالفعل بمنتج Microsoft ، فإن خطة عمل Office 365 هي السبيل للذهاب. تضمن خدمة تقويم Outlook الخاصة بهم قدرتك على الاندماج مع تطبيقات الجدولة التابعة لجهات خارجية. ستحصل على الكثير من الميزات نفسها التي يوفرها تقويم Google ، ومع ذلك ، فإن الخدمة ليست مجانية. يمكنك أن تتوقع الدفع مقابل الخدمة بناءً على فئة الاشتراك التي تختارها ، بدءًا من المستوى الشخصي إلى المؤسسات. نوصي بخطة العمل لأن خطة Office الشخصية لا تتكامل مع جميع تطبيقات الجدولة.

جدولة اجتماع مع روابط الحجز

إذا كنت ترغب في جدولة اجتماع عبر فريقك بأكمله ، فلا تخف من أتمتة سير العمل. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء حساب مجاني ، ودعوة أعضاء فريقك ، وإعداد قوالب نوع الاجتماع لتتناسب مع احتياجات عملك. 

إحدى أهم ميزات جدولة الفريق التي ستجدها هي توافر مجمع، المعروف أيضًا باسم الجدولة المستديرة. عند تشغيل هذا ، سيتم تضمين جميع الموظفين المعينين لنوع اجتماع في مجموعة. سيختار العملاء المحتملون أو العملاء الذين يزورون صفحة الجدولة وقتًا دون اختيار عضو معين في الفريق. في الخلفية ، سيجد Round-robin الأشخاص المتاحين ويعين الشخص الذي تم حجزه مؤخرًا على الأقل. 

الموعد

الموعد المحدد لجدولة الاجتماعات

 

مع Appointlet ، تتضمن ميزة الإتاحة المجمعة خيارًا لمنح بعض أعضاء الفريق الأولوية. يسمح لك هذا بتعيين اجتماعات لمجموعة مفضلة ، قبل تعميمها من خلال مستودع ثانوي.  

يمكنك توقع العثور على ميزات الفريق الأخرى ، مثل اجتماعات المجموعة حيث يتم تضمين العديد من أعضاء فريقك في اجتماع واحد. لذلك إذا أرسلت إلى العملاء دعوة اجتماع ، فلن يعرض المجدول الأوقات إلا إذا كان جميع الأعضاء المعينين متاحين. ينتهي هذا الأمر بتوفير الكثير من الوقت للمسؤولين في التنسيق الداخلي. 

As تتدحرج الاجتماعات، سترسل حسابات التقويم المتكاملة للعضو إشعارات إلى حسابات Gmail أو Outlook المقابلة. عند تسجيل الدخول إلى Appointlet ، يمكنك استخدام لوحة معلومات الاجتماع لمراجعة الأحداث القادمة أو الماضية ، بما في ذلك التفاصيل المهمة مثل تاريخ الاجتماع ووقت الاجتماع وحالات الحضور واستجابات نموذج الاستلام والمزيد.  

خربش

هناك طريقة أخرى لجدولة الاجتماعات وهي الاقتراع. سيصوت كل حاضر تمت دعوته إلى اجتماع معين للأيام والأوقات التي تناسبه بشكل أفضل. نوصي بتجربة Doodle إذا كنت بحاجة إلى حل من هذا النوع. سينتظر برنامجهم حتى يختار كل عضو مدعو وقتًا ويومًا متداخلين. ثم سيرسل تأكيدات بريد إلكتروني آلية إلى جميع المعنيين. بالإضافة إلى أنها تتضمن معالجة خاصة للسيناريوهات التي لا تصطف فيها الأوقات المفضلة للحاضرين.

قد تكون محاولة تحقيق ذلك يدويًا أشبه برعي القطط. يوفر Doodle وقت الحضور من خلال منحهم وسيلة للتنسيق من خلال الأتمتة. 

HubSpot Meeting Scheduler

إذا كان لديك بالفعل CRM مثل Hubspot ، فتحقق لمعرفة ما إذا كان يتضمن جدولة اجتماعات. تميل إلى أن تكون أقل تطورًا من الحلول التي تقدمها تطبيقات الجدولة المخصصة ، لكنها تتكامل مباشرة مع جميع بيانات العملاء الأخرى. إذا كانت لديك احتياجات جدولة بسيطة ، فإن أداة مثل Hubspot Meeting Scheduler قد يكون الكثير. 

حدد موعدًا لعقد اجتماع باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو

توفر الجدولة التلقائية الكثير من الوقت من تلقاء نفسها ، ولكن انتظر حتى تبدأ في إنشاء غرف اجتماعات افتراضية فريدة لكل وقت مجدول. يتيح لك التكامل مع أحد حلول المؤتمرات مثل Zoom أو Microsoft Teams وضع زر "الانضمام إلى الاجتماع" في كل بريد إلكتروني للتأكيد وحدث تقويم. لذلك عندما يقوم شخص ما بجدولة المواعيد معك ، يكون لديهم بالفعل كل ما يحتاجون إليه لحضور اجتماعك في الوقت المحدد. 

لإنجاز هذا العمل ، سيحتاج كل عضو في فريقك إلى حساب مخصص لعقد المؤتمرات عبر الويب. لا يمكن لحساب واحد أن يستضيف عدة اجتماعات افتراضية في وقت واحد. لذلك عندما تقوم بإعداد برنامج الجدولة الخاص بك مع دعوة كل فرد في الفريق ، فقط تأكد من توصيلهم بحساب المؤتمرات الفريد الخاص بهم. 

من خلال تقويمات البريد الإلكتروني المخصصة وحسابات المؤتمرات الافتراضية وتطبيق جدولة البرامج ، سيكون لديك كل ما تحتاجه لإدارة فريقك بفعالية.

عزرا ساندزر بيل

تعمل عزرا ساندزر بيل في Appointlet كمدير لتسويق المنتجات ومدافع عن العملاء. لقد ساعد آلاف العملاء على تحسين سير عمل الجدولة عبر الإنترنت. خارج العمل ، هو مدرس نظرية الموسيقى ومؤسس a شركة برامج موسيقى.

الأداة رقم 1 عبر الإنترنت لجدولة الاجتماعات