Vi har lavet planlægningssoftware siden 2012. Det er fjorten år, hvor vi har set folk booke møder, herunder terapeuter, konsulenter, salgsteams, undervisere, fotografer, coaches og omkring hundrede andre professioner, vi aldrig vidste havde brug for så mange aftaler.
I den tid har vi haft over 100,000 brugere, der har passeret gennem Appointlet.
Nogle af dem er ivrige efter at planlægge (ingen fordømmelse. Vi har alle prøvet det). Men andre er nærmest foruroligende organiserede. De er den slags mennesker, der sandsynligvis alfabetiserer deres krydderihylder og rent faktisk bruger alle mapperne i deres e-mails.
Så hvad er forskellen? Man skulle tro, det er funktioner. De organiserede skal bruge flere funktioner, ikke? Flere integrationer, flere automatiseringer, mere af alt muligt.
Nej. Ikke altid.
Den virkelige forskel ligger i, hvordan de tænker. De mest organiserede planlæggere designer deres planlægningssystem omkring, hvordan de rent faktisk arbejder.
Forskellen mellem at bruge et værktøj og at bygge et system
De fleste mennesker behandler planlægningssoftware som et værktøj. De sætter det op én gang, deler et bookinglink og håber på det bedste. Det er den digitale ækvivalent til at smide et arkivskab i hjørnet og proppe papirer ned i det, når skrivebordet bliver for rodet.
Det virker. På en måde. Indtil det ikke gør det længere.
De mest organiserede brugere, vi har set, gør noget anderledes. De behandler deres planlægning som infrastrukturer. Før de klikker på en eneste knap, har de allerede gennemtænkt, hvad de har brug for.
Her er en analogi, der ikke er relateret til planlægning: Alle har et arkivskab. Men ikke alle har et arkivskab. systemetSkabet er bare et møbel. Systemet er det, der gør det nyttigt. Det samme gælder planlægningsværktøjer. Værktøjet er bare software. Systemet er det, der gør dit liv lettere.
Sådan ser det ud i praksis
Så hvis du prøver at finde ud af det hvordan du organiserer din virksomhed, undrer du dig sikkert over, hvad disse mytisk organiserede brugere egentlig gør doVi har bemærket fire mønstre.
1. De kortlægger deres aftaletyper
Den gennemsnitlige bruger opretter et bookinglink kaldet noget i retning af "Book et møde" eller "Planlæg tid med mig" og afslutter dagen. Det er funktionelt. Det er også planlægningsækvivalenten til at have én stor skuffe mærket "Ting".
Organiserede brugere tænker over de forskellige typer af samtaler, de har. Derefter opretter de forskellige mødetyper for hver af dem.
En terapeut kan have:
- Indledende konsultation (60 min)
- Opfølgningssession (45 min)
- Kriseindtjek (20 min)
En konsulent kan have:
- Discovery Call (30 min)
- Strategisession (90 min)
- Hurtigt spørgsmål (15 min)
Hvorfor er dette vigtigt? Fordi hver type kan have forskellig tilgængelighed, forskellige intake-spørgsmål, forskellige forberedelseskrav og forskellig opfølgning. Et discovery call og en strategisession er ikke det samme møde. De bør ikke behandles som det samme møde.
2. De samler det, de har brug for, på forhånd
Du kender den e-mail, du sender før næsten hvert møde? Den, hvor der står "Inden vi snakker, kan du sende mig et X?"
Organiserede brugere sender ikke den e-mail. Det behøver de heller ikke.
De bruger indtagelsesformularer fyldt med brugerdefinerede spørgsmål, som folk besvarer når de bookerNår mødet starter, har de allerede det, de har brug for. Klientens mål? Kender de det allerede? Relevant baggrund? Allerede indsamlet. Det dokument, de skal gennemgå på forhånd? Allerede uploadet.
Det lyder småt, men det er det ikke. Det er forskellen på at gå ind til et møde forberedt og at bruge de første ti minutter på at indhente det forsømte. Gang det med hvert møde, du deltager i, og du har en masse genvundet tid og mental energi.
De mest organiserede brugere, vi har set, bygger deres intakeformularer op omkring ét spørgsmål: "Hvad skal jeg vide for at gøre dette møde produktivt?" Så spørger de bare ... om de ting. Revolutionerende, det ved vi.
3. De tagger og kategoriserer
Det er her, det bliver lidt nørdet. Vores mest organiserede brugere gør mere end bare at booke aftaler. De kategoriserer dem også.
Mødetags lader dig markere aftaler med etiketter, der giver mening for din arbejdsgang: "Ny klient", "Mulighed for mersalg", "Skal følges op", "VIP", hvad der end giver mening for din virksomhed.
Når du tagger konsekvent, kan du se mønstre. Hvilke klienttyper tager flest møder? Hvilke leadkilder konverterer bedst? Hvor bruger du din tid, og er det der, du ønsker at bruge din tid?
Tilføj CRM-integration, og dette bliver endnu mere nyttigt. Klientoplysninger flyder automatisk fra dit planlægningsværktøj til dit CRM uden manuel indtastning eller "jeg opdaterer det senere"-løfter, som du aldrig holder.
4. De automatiserer bogstøtterne
De organiserede brugere, vi har set, bruger ikke tid på ting, der ikke har brug for dem.
- Påmindelser udsendes automatisk.
- Bekræftelsesmails sender sig selv.
- Opfølgningsbeskeder er skabeloner og udløses baseret på mødetype.
Hele før-og-efter-forløbet af et møde kører uden manuel indgriben.
Dette niveau af automatisering handler i virkeligheden om at spare din personlige opmærksomhed til de ting, der rent faktisk har brug for det. Påmindelsen, der sendes ud 24 timer før et møde? Som ikke kræver din personlige berøring. Selve samtalen under mødet? Det har den.
Automatisering hjælper dig og dit team med at fjerne dig fra de dele af processen, hvor I ikke direkte tilfører værdi.
Tankegangskiftet
Her er hvad alt dette i sidste ende resulterer i: De mest organiserede brugere starter ikke med værktøjet. De starter med deres proces.
Før de sætter noget op, stiller de sig selv et par spørgsmål:
- Hvilke typer aftaler tager jeg egentlig?
- Hvad skal jeg vide før hver type?
- Hvordan vil jeg holde styr på, hvem jeg mødes med?
- Hvad skal der ske automatisk før og efter?
Derefter opbygger de deres tidsplan, så den matcher disse svar.
Derfor virker det ikke at kaste funktioner på problemet. Det handler ikke om at have mereDet handler om at have det, du har brug for, konfigureret præcis som du har brug for det.
Appointlet er fleksibelt nok til at arbejde med næsten alle arbejdsgange. Men den fleksibilitet er kun nyttig, hvis du ved, hvilken arbejdsgang du forsøger at understøtte. Værktøjet tilpasser sig dig, men kun hvis du har fundet ud af, hvordan "du" ser ud.
Kort fortalt og takeaway
Hvis din planlægning stadig føles kaotisk. Hvis du for eksempel konstant jagter information, glemmer opfølgninger eller drukner i et hav af identiske "30-minutters møder", er løsningen måske ikke et nyt værktøj.
Det kan være at sidde ned i en time og rent faktisk tænke over sin proces.
- Hvilke typer aftaler tager du imod?
- Hvad skal du vide før hver enkelt?
- Hvad skal ske automatisk?
Besvar disse spørgsmål først. Byg derefter dit system, så det matcher.
Det er, hvad mere end 100,000 brugere har lært os. De organiserede bruger ikke nødvendigvis flere funktioner. De er bare utroligt bevidste om, hvordan de sætter alt op. Og mange af dem udnytter vores automatiseringsfunktioner, såsom automatiske påmindelser, intakeformularer og mødetags.
Hvis du er klar til at blive mere organiseret med din aftalebooking, så overvej Appointlet. Siden 2012 har vi hjulpet over 100,000 brugere med at forenkle deres planlægning. Det er super nemt at sætte op, og det er helt gratis at komme i gang.
