Sådan sender du en e -mail og tekster til en aftalebekræftelse for at forhindre, at der vises nogen

Sender en aftalebekræftelse

Som en, der har specialiseret sig i aftaleplanlægningssoftware, kan jeg ikke lade være med at lægge mærke til, hvor mange virksomheder der stadig bruger klodset metoder til at booke deres møder. Det er lettere end nogensinde at strømline processen. Folk vælger ganske enkelt et tidspunkt og udfylder din indtagelsesformular. Bedst af alt er planlægningsapps designet til at sende e -mails og påmindelser om aftalebekræftelse.

At sende bekræftelsesmeddelelser til klientaftaler hjælper ikke kun med at reducere udeblivelser, men får også dine kunder til at føle sig værdsat, da de ved, at du bekymrer dig om deres tid og ønsker, at mødet skal foregå nøjagtigt som planlagt.

Læs videre for at finde ud af, hvordan du kan gøre dine aftalebekræftelser mere effektive med glimrende udformede e -mails og tekstbeskeder.

Hvorfor er en aftalebekræftelse så vigtig? 

Det er vigtigt at sende en aftalebekræftelse af en række årsager. Hvert møde, du planlægger, har en vis pengeværdi knyttet til sig, hvilket gør det afgørende for reducere no shows. Uanset om det er i forhold til den tid, du bruger sammen med dem, eller den indtjening, de forventes at generere for din virksomhed. Når du afsætter tid til et møde, antages det, at personen dukker op. Når de ikke gør det, pådrager du dig en alternativ pris for denne spildte tid.

Omkostningerne er muligvis ikke væsentlige for et eller to ubesvarede møder, men hvis du helt stopper med at sende bekræftelser, kan antallet af no -shows skyde i vejret, og de tilhørende omkostninger vil også stige tilsvarende.

Bekræftelsesmeddelelser hjælper med at beskytte dig mod økonomiske tab i forbindelse med udeblivelse. Dine kunder er i stand til at dobbelttjekke mødedetaljer og sikre, at oplysningerne er korrekte. De får også en påmindelse om det planlagte møde og kan tilføje det til deres e-mail kalender, så de får en besked, når mødet nærmer sig. 

Her er et par andre måder, hvorpå aftalebekræftelser kan hjælpe.

En delt kvittering for det aftalte tidspunkt og sted

Dine bekræftelsesmeddelelser opsummerer detaljer som det aftalte sted og tidspunkt for en aftale. Eventuelle særlige mødeinstruktioner kan også inkluderes. Du kan have brug for dem til at forberede noget på forhånd eller vil guide dem mod et bestemt rum i din virksomheds bygning. Hvis du for eksempel sælger trekkingture, er det vigtigt for dig at inkludere alle de nødvendige detaljer om booking af en tur for at sikre en problemfri oplevelse for din kunde. Eksperter kl Bookatrekking.com sige, at ved at inkludere alle de vigtige detaljer på forhånd, hjælper du dine kunder med at føle sig mere informerede, hvilket i sidste ende fører til en mere positiv oplevelse for alle involverede.

En af de største fordele vil være for virtuelle møder, hvor den fysiske placering erstattes af et link til dit konferencelokale. I stedet for at bruge et statisk link (hvilket fører til problemer som Zoom Bombing), får kunderne en unik møde -URL, der kun gælder for deres aftale. De kan deltage i mødet med et enkelt klik, hvilket gør det super nemt for dem at deltage. 

Du har også mulighed for at inkludere kontaktoplysninger, hvis deltageren skal kontakte. Dette kan være telefonnummeret eller e -mailen til en receptionist eller mødeværten selv. Du kan integrere e-mail- og sms-kampagner ved hjælp af en E-leveringsplatform som Phonexa, sporing af levering af beskeder og åbne priser for at træffe informerede beslutninger om efterfølgende påmindelser eller alternative kommunikationskanaler. 

Opsætning af automatiske påmindelsesmails og tekstbeskeder

Automatiske påmindelser om aftaler er nemme at sende og ligefrem kraftfulde, når du først har et fungerende system. Det er besværligt at sende dem manuelt, og mange sekretærer gør ikke engang begge dele. De forventer, at deltageren tager initiativet, hvilket i sidste ende kommer til at koste virksomheden. Dit bedste bud er at bruge en business telefonsystem ligesom Nextiva, der giver dig mulighed for at sende tekstbeskeder for at minde kunderne om deres aftaler.

Planlægningssoftware er designet til at kontrollere mødeværtens tilgængelighed og derefter præsentere de passende muligheder for folk at vælge imellem. Så længe din værts e -mail -kalender er godt vedligeholdt, er der meget lidt plads til menneskelige fejl. I tilfælde af at din deltager indtaster de forkerte oplysninger, lader apps som Appointlet dig gå ind og redigere deres svar på indtagelsesformularer. 

Lad os se på nogle flere måder, hvorpå aftalebekræftelser kan være nyttige forbedre mødedeltagelsen.

  • Aflysninger i sidste øjeblik: Sende e-mail og/eller SMS-bekræftelser med passende detaljer lader dine kunder foretage de ændringer, de ønsker, rettidigt og undgå aflysninger i sidste øjeblik.
  • Aftalebekræftelses -e -mails: De fleste mennesker er med for vane at tjekke deres e-mails regelmæssigt. Sender ud bekræftelsesmeddelelser på deres foretrukne e-mailadresser er altid en god idé.
  • Aftalebekræftelsestekster (SMS): SMS-beskeder er en glimrende måde at forstærke dine eksisterende e-mail-meddelelser. Afsendelse af aftalebekræftelser som SMS-beskeder kan forbedres sms kundeservice og hold detaljerne foran dem. 
  • Skriv en klar emnelinje: emnelinje af en besked kan være den afgørende faktor for, om nogen åbner en e -mail eller ej. Sørg for, at dine emnelinjer er klare og præcise for at forbedre dine åbne satser.
  • Vigtige detaljer om mødet: Nogle gange kan tidsbestillingsformularer være lange. Bekræftelses-e-mailen indeholder typisk deres formularsvar, så de kan dobbelttjekke, at alt er korrekt.
  • Forudgående afbestillingspolitik: Aftalebekræftelsesmeddelelser bør også have en klar og forudgående afbestillingspolitik. Dette sikrer, at kunderne ved, hvordan de aflyser aftalen på forhånd.
  • Politik for udeblivelse: Hvis du har en refusionspolitik for udeblivelser, kan du forhindre argumenter senere ved at sætte dette i din bekræftelses-e-mail. 
  • Inkluderet et mobiltelefonnummer til support: Det er ikke en dårlig idé at inkludere et telefonnummer i bekræftelsesbeskederne, så deltagere kan komme i kontakt med eventuelle spørgsmål, de måtte have. Det kan også være i form af et digitalt Vcard. Denne artikel giver et overblik over bedste digitale visitkort platforme.

Bedste fremgangsmåder til aftalebekræftelses -e -mails og -beskeder

Aftalebekræftelsesmeddelelser er mest effektive, når de er korte og præcise. De behøver kun at indeholde de mest relevante oplysninger. At identificere din virksomhed øverst i din e -mail er almindelig praksis. Det siger sig selv, at du skal medtage aftaledato, -tidspunkt og -sted. Resten af ​​indholdet er op til dig.

Her er et par bedste fremgangsmåder, du kan følge for at skrive nogle gode bekræftelsesmeddelelser.

Modtager aflysninger i sidste øjeblik

At sende bekræftelsesmeddelelser med korrekt omplanlægning eller annullering af instruktioner hjælper med at minimere aflysninger i sidste øjeblik. Men hvis din politik var tydeligt beskrevet, og nogen stadig forsøger at annullere i sidste øjeblik, bør du indsamle oplysninger om, hvorfor de ikke kontaktede dig før. Måske har de helt glemt mødet, eller der kom noget mere vigtigt. Ved at stille de rigtige spørgsmål vil du være i stand til at forstå, om aflysningen var deres skyld, eller om noget i din ende kan forbedres. Uanset hvad, vil du være i stand til at komme til roden af ​​det, og det kan undgås i fremtiden.

Aftalebekræftelses -e -mails

At sende bekræftelses-e-mails fungerer på den gammeldags måde. Men du kan udnytte dette øjeblik i kundens livscyklus strategisk for at få bedre resultater. Du har ikke brug for smarte designs eller komplicerede løsninger. Nøglen er at holde dit budskab kort og enkelt. 

Du skal dog stadig være opmærksom på at sikre dine e-mails gennem en DMARC opsætning så dine modtagere får en fremragende oplevelse med din virksomhed.

Aftalebekræftelsestekster (SMS)

Gennemsnitlige SMS -åbningspriser er tæt på 98 %, næsten tre gange mere end e -mail. Dette lader os vide, at SMS -bekræftelser er endnu mere effektive e -mails. 

I modsætning til en e-mail, er mængden af ​​tekst, du kan dele i SMS-beskeder, begrænset. Sørg for, at du kun medtager de vigtigste oplysninger. Det burde være nok at dele aftalens titel, dato, tid og sted. Nogle virksomheder beder deltagerne bekræfte, at de har modtaget beskeden ved at svare direkte.

Du kan argumentere for, at SMS-påmindelser er endnu vigtigere end bekræftelsen. An SMS påmindelse vil sikre, at de holder mødet for øje, når det nærmer sig. 

At skrive en klar emnelinje

I modsætning til marketing -e -mails behøver emnelinjen i din aftalebekræftelse ikke at være prangende. Noget som "Møde bekræftet: Produktdemo med Jane Doe" hjælper dem med at identificere, hvem de mødes med, og hvad det handler om. Afsenderens e -mail -adresse giver dem besked om, hvilket firma det drejer sig om. Senere, hvis de har brug for at kontrollere deres aftaledetaljer, gør dette format det let at scanne og finde bekræftelsen. 

Herunder vigtige detaljer om mødet

Glem ikke at inkludere vigtige detaljer om mødet i dine bekræftelsesbeskeder. Dette hjælper begge parter med at forberede sig til mødet, så når de endelig mødes, kan de tale forretninger uden at spilde hinandens tid. Derudover bruger man en kundeserviceværktøj for disse bekræftelser sikrer, at kunder bekvemt kan dobbelttjekke deres reservation og komme i kontakt med de rigtige mennesker, hvilket forbedrer den overordnede mødeoplevelse. Det er også vigtigt at medtage disse oplysninger, så kunderne kan dobbelttjekke, at de har booket det rigtige møde med de rigtige personer. 

Forud afbestillingspolitik

Oprettelse og kommunikation af en klar afbestillingspolitik giver dine kunder mulighed for at bakke op, hvis de har brug for det. Med et automatiseret planlægningsværktøj kan du definere det mindste varsel, der kræves for annullering. Hvis mødet har et bestemt fremmødegebyr, kan du pålægge en straf for sene aflysninger kun for at afskrække denne praksis. Gør det også meget klart i bekræftelses -e -mailen, hvordan du vil have dem til at annullere; det kan være via en sms, e -mail, telefonopkald eller et automatisk link.

Politik for udeblivelse

Beskyttelse mod udeblivelser kan føre til en betydelig stigning i omsætningen. Overvej at tilføje et vilkår og betingelser-dokument til dit planlægningsflow. De kan markere afkrydsningsfeltet for at bekræfte, at de har læst og godkendt vilkårene. Dette kan omfatte en bøde, hvis mødet afbrydes. Når det er sagt, hvis klienten rækker ud og ikke kan dukke op på grund af alvorlige omstændigheder, så overvej at gøre en engangsundtagelse fra din regel. Du vil signalere, at du holder af dem, og det kan blive bedre mærkeloyalitet.

Herunder et telefonnummer til support

Nogle kunder tilmelder sig et møde, men har yderligere spørgsmål, som de ønsker svar på, inden mødet finder sted. Af denne grund er det ikke en dårlig idé at inkludere en kontakt nummer for din virksomhedsrepræsentant. Hvis det ikke er muligt at tilføje et telefonnummer, kan du inkludere en svar-e-mailadresse i stedet for.

E -mail skabeloner til aftalebekræftelse

Mange virksomheder er gået over til at booke deres aftaler med en online planlægningsløsning. Dette gør det nemt at automatisere udgående e-mail bekræftelser, som folk modtager.

Appointlet lader dig oprette tilpassede bookingsider, der kan vedhæftes dine destinationssider eller deles i en e -mail. Når folk vælger et tidspunkt og udfylder din indtagsformular, gemmes reservationsdataene sikkert på din konto. Alle informationerne præsenteres for deltageren i slutningen af ​​bookingflowet på en meget læselig måde, så kunderne får et hurtigt overblik og ikke behøver at gå igennem det igen og igen. Sådan ser bekræftelsesmeddelelser ud i Appointlet.

E -mail eksempel på aftalebekræftelse

Hvis du beslutter dig for at planlægge møder manuelt og ønsker at fremskynde aftalebekræftelsesprocessen, kan du prøve at oprette en e -mail -skabelon og gemme den som et kladde. Dette vil gøre det let at redigere og sende en ny besked efter behov:

Hej [fornavn]

Dit [Mødetitel] på [Mødedato og -tidspunkt] er blevet planlagt.

Tak fordi du planlagde et møde med os. Vi ser frem til at diskutere dine bekymringer og besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have!

Hvis du har brug for hjælp før mødet, bedes du kontakte os direkte eller ringe til vores kundesupportlinje på [Telefonnummer].

Hvis du ikke kan klare det, kan du altid annullere eller omlægge tid.

Venlig hilsen,
[Dit navn]

Ofte Stillede Spørgsmål

Vi har dækket alle de grundlæggende aspekter ved udnævnelsesbekræftelser i denne artikel, men her er et par spørgsmål, som folk ofte har om bedste praksis.

Hvordan automatiserer jeg mine e -mailbekræftelses -e -mails?

Du kan automatisere dine e -mailbekræftelses -e -mails med et planlægningsværktøj som f.eks Appletlet. Under opsætningen tilføjer du eventuelle mødeinstruktioner til mødeskabelonen. Så deler du denne planlægningsside med dine kunder, og når de bestiller en tid, vil personlig bekræftelses-e-mail automatisk blive udsendt. 

Hvad er det bedste værktøj til automatisering af aftalebekræftelser?

Det afhænger af dine behov. Appointlet er blevet kåret som den bedste gratis online aftaleplanlægningsapp med mulighed for premium-funktioner som automatiske påmindelsesmeddelelser. Hvis du har brug for en HIPAA certificeret løsning, overvej i stedet en virksomhedsløsning som Setmore.

Hvad er de vigtigste ting at dække i en aftalebekræftelse?

Udnævnelsesbekræftelsesmeddelelser skal være klare og til det punkt. Undgå at bruge salgssprog og inkluder vigtige mødeoplysninger som dato, tid og sted. Det kan også være en god idé at medtage en 'Tilføj til kalender', så de nemt kan inkludere mødet i deres skema. Appointlet tilbyder en Kalender invitation funktion, der automatisk tilføjer begivenheden til deltagerens e -mail -kalender.

Hvordan stopper jeg udeblivelser og aflysninger i sidste øjeblik?

Den bedste måde at undgå udeblivelser og aflysninger i sidste øjeblik er med en klar politik på forhånd. Du vil også gerne sende aftalebekræftelse og påmindelsesmeddelelser til deltageren. Disse to forbedringer alene kan have stor indflydelse.

Kan værter også modtage en aftalebekræftelse?

Ja, det er vigtigt, at både værterne og gæsterne modtager en aftalebekræftelsesmeddelelse, når den er reserveret. Værktøjer som Appointlet sender bekræftelsesbeskeder til begge parter. Værter kan bruge disse meddelelser til bedre at forberede mødet og foretage de nødvendige forberedelser på forhånd.

Hvad skal jeg undgå, når jeg skriver en aftalebekræftelse?

Udnævnelsesbekræftelsesmeddelelser bør ikke indeholde en salgshøjde. Undgå at tilføje unødvendige detaljer, der distraherer fra mødedetaljerne. Hold dig til kernen i din e -mail, og du skal være god til at gå.

Skal jeg sende en ny aftalebekræftelse, hvis vi skal omlægge?

Ja, du skal altid sende en ny aftalebekræftelse, når et møde er planlagt. Denne skal indeholde de opdaterede detaljer sammen med dine kontaktoplysninger. Appointlet sender omlægningsbekræftelser automatisk, så du ikke skal bekymre dig om det. 

Hvad er den bedste sms -service til aftalebekræftelser?

ClickSend er et af de bedste værktøjer at sende SMS-beskeder til dine kunder. Du kan integrere Klik på Send med Appletlet at sende fuldt tilpassede bekræftelser, påmindelser og opfølgninger til kommende aftaler. Værktøjet giver dig også mulighed for at modtage svar og spore svarprocenten. Husk, at sms -beskeder kan komme mod et ekstra gebyr. De har en tendens til at være billige, når de købes i løs vægt.

Tid er dit mest værdifulde aktiv; lad det ikke gå til spilde.

Det største dilemma i det XNUMX. århundrede er, at der er så meget at gøre, men alligevel så lidt tid til at gøre det. Lad ikke folk spilde din tid med udeblivelser og ubesvarede aftaler. At sende de rigtige bekræftelsesmeddelelser hjælper dig med at gemme disse værdifulde minutter, så brug dem til din fordel og få mest muligt ud af dem.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell

Ezra er SaaS produktmarketingchef og grundlæggeren af AudioCipher, et musiksoftwarefirma. Han har tidligere arbejdet hos Appointlet som kundesucceschef og marketingmedarbejder, hvor han hjalp virksomhedsledere med at optimere deres online planlægningsarbejdsgange.

Det #1 onlineværktøj til planlægning af møder