Sådan perfektioneres den automatiserede planlægningsoplevelse til dine online -møder

Planlægningsoplevelsen i en salon

Planlægning af apps har ændret standarderne for professionalisme, især når man møder salgsmuligheder. Du kan forestille dig, hvordan en sælger kan kæmpe for at lukke aftaler, hvis deres kundeemner irriteres af en sjusket planlægningsoplevelse.

Det er almindeligt for mennesker med kun et par møder om dagen til føler sig behagelig håndtering af planlægningskoordinationen uden en booking -app. 

Men efterhånden som trafikken skaleres op, og nye kundeemner begynder at komme ind fra alle retninger, begynder de samme repræsentanter at løbe ind i planlægningsproblemer. De mister tid på at vente på udeblivelser, skaber gnidninger med dobbeltbookinger og risikerer at miste værdifulde udsigter.

Hvornår indgående ledninger er blokeret af planlægningsproblemer, er det mere sandsynligt, at de vælter. Sig, at du tilbyder de samme tre mødetider til to separate klienter. Hvis de begge vælger samme dato og klokkeslæt, skal du bede en om at vælge et andet tidspunkt i stedet. Der er en risiko for, at dette fører til e -mail -bordtennis og irriterer dem.

Der er ingen god grund til at skabe friktion så tidligt i kunderejsen. En fuldt automatiseret, strømlinet proces er nødvendig. Dette er en af ​​dine første muligheder for at fremvise din professionalisme som et kundevendt team. Frem mod salgs- og supportopkaldene kan et stærkt planlægningsflow hjælpe med at kommunikere en følelse af autoritet.

Når du får dine online planlægningssystemer på plads, er det lettere for deltageren at beholde datoen og slutte sig til dig til tiden. 

Er din online planlægningsarbejdsgang brudt?

At vælge en tid til at mødes med nogen burde ikke være så svært. Men vi klarer det, når vi sender sms med venner og familie. Forretninger bør håndteres mere omhyggeligt. Leads har ikke den samme tolerance over for frem og tilbage, som nære venner gør. Så hvis et teams planlægningsarbejdsforløb brydes, og de famler igennem det uden software -løsning, mister virksomheden mange muligheder. 

Klassiske problemer i planlægningsforløbet omfatter dobbeltbookinger, udeblivelser, afbrydelser i sidste øjeblik eller anmodninger om planlægning. Listen fortsætter, for uden en kvittering for din aftale skal begge parter have et fungerende kalendersystem på plads. 

Når du planlægger den gammeldags måde, skal du også stole på, at begge parter vil tage det ekstra skridt for at sætte det møde i deres kalender. De skal også kontrollere kalenderen ofte nok (eller modtage sms/e -mail -meddelelser) for at sikre, at de overhovedet kan se og huske mødet.

Beregning af tabt tid på e -mail -bordtennis 

De gamle skolemetoder til planlægning af møder formodes at være mere menneskelige. Mere reel og nacn. Men de kan også være mere tidskrævende og fejludsatte. 

Tag den typiske e -mail -interaktion, der sker, bare for at oprette et møde:

  • Værten sender en e -mail for at foreslå nogle mødetider 
  • Den inviterede kan ikke mødes på disse tidspunkter, så de beder om et andet tidspunkt i stedet
  • Værten kontrollerer, men den nye ønskede tid er ikke tilgængelig for dem

Ligesom et skakspil var planlægningsstrategien forkert fra starten. Så selvom disse to måske er i stand til at krybe og komme sig, blev tingene sjusket hurtigt. Dette sender et signal om virksomhedens organisatoriske svaghed. Afhængigt af interaktionens art kan den inviterede sætte spørgsmålstegn ved din virksomheds integritet som helhed.

  • Værten undskylder og sender et par nye forslag
  • Den inviterede kan ikke mødes på det tidspunkt. De bliver frustrerede. 
  • Værten beder den inviterede om at dele en tid, der ville fungere i stedet
  • Den inviterede svarer aldrig på en anden e -mail fra værten

Jeg er sikker på, at du ved, hvor jeg vil hen med dette. At spille email bordtennis er spild af tid for begge parter. Selvom du kan gøre det i 2-3 e-mails, tager det tid. Og det er let at gå glip af aftalen, da man kan glemme at notere det på deres kalender. Brug af en automatiseret planlægger kan løse begge problemer for dig.

Tabte kundeemner og frustrerede kunder 

Du har designet en kraftfuld marketingstrategi og en effektiv salgscyklus, og du begynder at se resultaterne. Det er som om du har opdaget en blyguldmin.

Så sker det værste - dit planlægningssystem er ikke optimeret. Det tager for lang tid og resulterer endda i dobbelt (eller endda tredobbelt) bookinger. Dine kundeemner bliver frustrerede og opgiver at forsøge at aftale en aftale. Og dem, det lykkedes dig at spøge dig over - de dukker ikke op til møder. Selvfølgelig kan du følge dem op, men det er mere tid at bruge på at spille e -mail -bordtennis.

Men gæt hvad?

Dine kundeemner har ikke tid til at vente på en løsning på deres problemer. De vil have det nu, og de vender sig til andre muligheder. Du mister kundeemner og i sidste ende indtægter, der skulle komme din vej.

Derfor er det så vigtigt at strømline planlægningsoplevelsen for mennesker. Det vil hjælpe med at lindre nogle af disse frustrationer og forbedre dine konverteringsfrekvenser. 

Hvordan kan du gøre det? 

  • Undersøg dine processer: Leverer du i øjeblikket den optimale planlægningsoplevelse? 
  • Forbedre din kommunikation: Strømlinet planlægning sætter tonen til et godt møde. Al kommunikation er automatiseret for din bekvemmelighed.
  • Undgå fejlplacerede mødenotater: Tabte mødenotater kan skade dit omdømme og føre til tabte muligheder. 
  • Reducer aflysninger og afbryd omplanlægning: Gør planlægningsoplevelsen til en del af din kunderejse - optimer den til konverteringer. 
  • Følg op med udeblivelser: Dette er vigtigt for at sikre, at din rørledning bevarer ledninger, der ellers kunne glide gennem revnerne. 
  • Send e -mail med bekræftelse og påmindelse: Folk har travlt. De ønsker ikke at blive belastet af den kognitive indsats for at huske en aftale. Det er her bekræftelse og påmindelses -e -mails forbedre planlægningsoplevelsen.  
  • SMS: Med 92% af kunderne siger, at de nyder onlinemeddelelser, er SMS en fantastisk måde at give dine kunder, hvad de vil have. 
  • Unikke links til webkonferencer: Integrer din valgfri videokonferenceplatform, og opret unikke konference -links til hvert møde.
  • Brug en planlægger, der understøtter flere teammedlemmer: Planlægning af møder for teams kan være vanskelig. En online planlægger gør det let. 

Lad os dykke dybere ned i nogle af disse i afsnittet nedenfor.

Effektivisering af planlægningsoplevelsen med en app 

Planlægning af møder spiller en enorm rolle i succesen med din leadgenerationsmotor. Dette har i sidste ende betydning for din virksomheds præstationer og din bundlinje.

Derfor forbedrer virksomheder planlægningsoplevelsen med apps som f.eks Appletlet.

Det er ofte givende, når en virksomhed forbedrer deres planlægningsoplevelse. Sporing af brugerrejsen fra det første besøg på stedet helt til bookingbekræftelsen kan afsløre meget om, hvad der fungerer, og hvor du mister mennesker.

Her er nogle ting, der kan slå leads fra:

  • Det tager for lang tid at blive enige om et tidspunkt. Uanset om det er et telefonopkald eller en række e -mails, går det frem og tilbage spild af tid, som dine kunder ikke vil bruge. 
  • Kompliceret planlægningsinterface. Nogle planlægningsværktøjer har komplicerede brugergrænseflader, der kan forvirre folk, der ikke er teknisk kloge.
  • Ulejlighed. Lad ikke dine kunder gennemgå deres kalendere for at finde og bekræfte møder. Send invitationer, som de kan få adgang til, når det passer dem.

Så hvordan giver du en positiv planlægningsoplevelse?

Lad os grave ind i nogle aspekter af mødeplanlægningsprocessen, der hjælper dig med at sikre dig et fantastisk første indtryk. 

Forbedre dine kundeemner og kundekommunikationsevner 

Et møde begynder længe, ​​før separate parter kommer sammen. Faktisk kan mødets grænser strække sig allerede før mødeanmodningen. I sidste ende starter mødets potentiale, når nogen først har impulsen til at lære mere om din virksomhed og skabe forbindelse til dig. 

Derfor er det vigtigt at lokke besøgende med en stærk blymagnet. Det er det allerførste skridt i at sikre deres interesse. Men når nogen bider krogen, så at sige, har du brug for et solidt opfølgningsspil, der inkluderer en automatiseret planlægningsoplevelse. Når en reservation er foretaget, skal du konfigurere de automatiske e -mail- og SMS -påmindelser for at holde mødeinstruktioner foran deltagerne. Dette hjælper med at forbedre fremmødet og forhindre udeblivelse.

Undgå fejlplacerede mødenotater 

Misplacerede mødenotater er en af ​​de mest almindelige årsager til, at møder mislykkes. Selvom du kan trække en sen ankomst ind, risikerer du at have mindre tid til at oprette forbindelse, og din første delte oplevelse var umiddelbart problematisk. Det er irriterende som vært, men det kan også tegne et billede af inkompetence til deltageren. Og ingen vil arbejde med en, der er uorganiseret.

Igen er det her, en planlægger som Appointlet spiller ind. Det er superenkelt at holde alt organiseret. Ikke flere notesblokke eller malplacerede oplysninger, da du kan gemme alle dine oplysninger ét sted. Og takket være lette integrationer (via Zapier) med dit CRM kan du hurtigt hente vigtige oplysninger fra tidligere interaktioner med dit kundeemne eller din kunde. Dette sikrer, at du har frugtbare møder uden de pinlige fejltagelser undervejs.

Reducer aflysninger og afbryd omplanlægning

Lad os se det i øjnene - livet sker, og nogle gange bliver folk nødt til at aflyse eller omlægge tid. Men folk er meget mere tilbøjelige til at gøre det, hvis de har glemt mødet og dobbeltbooket sig selv. I modsætning til andre problemer, der let kan automatiseres væk, er den letteste måde at reducere aflysninger ved at overbevise den inviterede om mødets værdi for dem. Hvis de er sultne efter at møde dig, vil deres fremmøde blive bedre.  

Håndter no-shows professionelt

Det er måske ikke så smertefuldt som at stå op på en date ... men no-shows gør stadig ondt. Du afsætte tid til at mødes med nogen, og de gjorde det ikke til en prioritet at følge op. Men følelser til side, det betyder også, at du vil se færre salg og mindre samlet omsætning. Det er virkelig vigtigt, at du holder mødeoplysningerne foran dem og gør fremmødet overbevisende. 

Det vigtigste aspekt ved et sådant system er naturligvis en planlægningsplatform. De sender automatisk påmindelser via e -mail og tekst til dit kommende møde. For de no-shows, der skete, simpelthen fordi nogen glemte mødet, kan disse påmindelser være det væsentlige element, der låser dem fast.

Plus, med en planlægningsapp, hvis en kunde har en reel grund til ikke at deltage i dit møde, er det let for dem at omlægge eller annullere. At give dem denne frihed er en god måde at vise empati - et træk, der er vigtigt for at vinde dem. Det giver dig også mulighed for at fylde ledige slots op med nye bookinger.

Appointlet giver sine brugere kontrol over reglerne om, hvor meget forudgående varsel der kræves for at en deltager kan annullere eller omlægge tid. Disse begrænsninger kan hjælpe med aflysninger i sidste øjeblik og presse folk til at overholde deres oprindelige engagement.

I slutningen af ​​dagen resulterer et mindre bookingsystem i mindre tid spildt på:

  • Opfølgning med kunder inden et møde.
  • Venter på kunder, der ikke kommer til at dukke op. 

Brug af en online planlægger vil forbedre dine succesrater og hjælpe dig med at udvikle din virksomhed.

Bekræft møder, og send påmindelser via e -mail eller SMS

Det er ingen hemmelighed, at vi lever i en travl verden. Folk bruger mere tid på deres telefon, så e -mail og SMS er to af de bedste måder at fange deres opmærksomhed på. I sidste ende er målet at holde mødedetaljerne i tankerne. Du kan nemt gøre dette ved at sende:

  • Bekræftelse e-mails. At sende en e -mail umiddelbart efter, at et møde er blevet afholdt, forsikrer deltageren om, at bookingprocessen var en succes. 
  • Påmindelses -e -mails. Med så mange ting i tankerne er det let for mødedeltagere at glemme et kommende møde. Send påmindelsesmails for at sikre, at de husker det og forbereder sig psykologisk på det. 
  • SMS-påmindelser. Gør det let for dine kunder at se dine påmindelser ved at sende tekstbeskeder. E -mail -indbakker kan blive rodet, så SMS kan være mere effektiv for nogle inviterede.

Hvis du ikke er sikker på, at du vil mødes med hver person, der anmoder om et tidspunkt, indeholder Appointlet muligheden for afvise eller acceptere møder manuelt først. Dette giver dig mere kontrol over, hvem du bruger tid sammen med. 

Generer unikke webkonference -links 

Da de fleste møder er virtuelle, er det nyttigt at have et system på plads, der genererer unikke webkonference -links til hvert møde. Uanset om det er Zoom, Microsoft Teams eller dit andet foretrukne webkonferenceværktøj, understøtter Appointlet det.

Når et mødes placering er indstillet til webkonference, giver Appointlet en knap til "deltag i møde" med et direkte link til det unikke rum. Så når det er tid til at mødes, kan værten og deltageren nemt deltage med et enkelt klik. 

Support til flere teammedlemmer 

Vi hører fra mange Appointlet -brugere, der begyndte at lede efter en løsning, der opfyldte deres personlige behov. Men med tiden får kollegaerne blæst i tjenesten og vil prøve det selv. Omkring dette tidspunkt har vi en tendens til at se organisationer skalere ret hurtigt, da en beslutningstager trækkes ind og godkender en mængde licenser. 

Hvis det er en lille udfordring at planlægge møder med en enkelt deltager, er det eksponentielt sværere at booke tid med 3 eller flere personer. Der er mange forskellige typer planlægningsbehov, der skal tages i betragtning. For eksempel, hvis møder skal fordeles jævnt på tværs af et team, repræsenterer det et andet behov end at planlægge flere mødeværter til at mødes med en eller flere deltagere på én gang. 

Det behøver dog ikke at være svært at administrere bookinger med mere end 3 personer. Appointlet giver et "Round-Robin" -system, der samler tilgængelighed på tværs af hele dit team og gør sit bedste for at tildele dem ligeligt. Du kan give visse teammedlemmer prioritet i puljen, hvis de skulle få de fleste møder. 

Det er også let at tildele flere teammedlemmer til at være vært for et enkelt møde med Appointlet. Du tilføjer bare de pågældende personer, og vores system læser deres samlede tilgængelighed, før du præsenterer nogen tid. Personer, der ser planlægningssiden, vil kun se tidspunkter, der fungerer for alle de deltagende værter. 

Dette kan reducere koordineringen betydeligt. Alle e -mailbekræftelses- og påmindelsesfunktioner fungerer til gruppemøder, så du får de samme fordele også der.

Indsamling af feedback på planlægningsoplevelsen 

Så du har implementeret en løsning og vil vide, hvordan du har det. En af de bedste måder at finde ud af det på er ... spørg dem direkte! Hvordan gør du dette?

Med Appointlet kan du bruge Zapier -integrationen til at indsamle feedback fra deltagerne, når mødet er slut. I slutningen af ​​mødet udløses Zapier til at sende en automatiseret opfølgende e-mail med en simpel undersøgelse (ved hjælp af Delighted) for at indsamle den nødvendige feedback. Du kan nemt oprette skabeloner til dette, som du kan justere efter, hvem du sender undersøgelsen til.

Identificering af nøgletal 

Kundeoplevelse (CX) er nøglen til at beholde dine eksisterende kontrakter. Det er også en integreret ingrediens til at vokse en stamme af loyale kunder og brandambassadører. 

Hvorfor er kundeoplevelse så vigtig?

  • Excellence i CX hjælper dig med at differentiere dig fra dine konkurrenter.
  • Glade kunder bliver mund-til-mund-promotorer.
  • Førsteklasses kundeservicekompetencer inspirerer brandloyalitet.

Data viser også, at online planlægning bidrager til den samlede kundeoplevelse. Her er et par indsigter at overveje:

Det er afgørende at give dine kunder en nem måde at bestille en aftale med dig på. Endnu vigtigere er, at planlægningsoplevelsen skal tilbyde en positiv kundeoplevelse. 

Almindelige ofte stillede spørgsmål om planlægningsoplevelsen 

Oprettelse og implementering af en fantastisk planlægningsoplevelse er afgørende for virksomhedens vækst. En dårlig oplevelse under planlægningsprocessen resulterer i, at dine kundeemner har en dårlig opfattelse af dig. Inden vi afslutter vores indlæg, lad os kort besvare et par almindelige spørgsmål, der stilles om at skabe en positiv planlægningsoplevelse. 

Hvad er nøglekomponenterne i en god planlægningsoplevelse? 

En planlægningsoplevelse er normalt bedst, når det kræver lidt eller ingen indsats. Hvis din inviterede næppe bemærker, at de brugte en app, og de mødes med dig til tiden, ville det blive betragtet som en succes. Dette opnås gennem mødepåmindelser og muligheden for at omlægge det samme automatiseringssystem, hvis det er nødvendigt.

Hvor starter og slutter planlægningsoplevelsen? 

En god planlægningsoplevelse starter, når nogen er interesseret i at møde din virksomhed. Fra det øjeblik er lethed eller vanskelighed ved at planlægge med dig oplevelsesdelen. Du kan argumentere for, at planlægningsoplevelsen slutter, når mødet er gennemført. Hvis du sender en anmodning om mødefeedback, kan du forlænge grænserne længere ind i fremtiden.

Påvirker planlægningsoplevelsen salg og fastholdelse af kunder? 

Ja, en planlægningsoplevelse af lav kvalitet sætter virksomheder i fare for at miste kundeemner, hvilket påvirker salget. En god planlægningsoplevelse påvirker positivt din kundes opfattelse af dit brand, hvilket fører til bedre fastholdelse.

Hvad er den bedste planlægningssoftware til at levere en god oplevelse? 

Med en super ren brugergrænseflade, brugervenlighed og mange andre funktioner designet til at gøre det let at planlægge et møde, Appletlet tager bestemt koppen. Uanset om du afholder møder med enkeltpersoner eller teams, er processen en leg for både værten og de inviterede - Appointlet gør det meste af arbejdet for dig. 

Hvordan automatiserer jeg dataindtaget til vores planlægningsoplevelse? 

En planlægningsproces indeholder typisk en indtagelsesformular. Hvis du automatiserer oplevelsen med en app som Appointlet, er alt du skal gøre at tilpasse din form én gang. Alle fremtidige deltagere vil se de samme felter og blive bedt om at udfylde dem, inden de bekræfter deres mødeforespørgsel. 

Hvilken online planlægningsapp lader mig se min daglige tidsplan? 

Det er nemmest at se din daglige tidsplan med Appointlet. Når nogen booker et møde med dig, vil dit dashboard indeholde alle disse oplysninger. Du har også kontrol over aflysning, omplanlægning og deltagelse i møder. Med søgefiltre kan du hurtigt finde ethvert møde.

Hvilke CX -metrics er relevante for at evaluere en planlægningsoplevelse? 

Kundeoplevelse (CX) er kernen i enhver succesrig virksomhed. Og det starter med planlægningsoplevelsen. Et par CX-metrics, du kan bruge til at evaluere en planlægningsoplevelse, omfatter en kundes aftaleshistorik, antal aftalte aftaler og udeblivelser i en given periode.

Hold styr på disse for at måle effektiviteten af ​​din planlægningsproces.

Leverer en fantastisk planlægningsoplevelse - starten på solide kundeforhold

Online planlægningsapps har gjort det lettere for virksomheder at automatisk planlægge aftaler med deres kundeemner og kunder. Dette resulterer i tid og penge sparet. Det sikrer også, at dine kundeemner eller kunder får en positiv oplevelse, hvilket resulterer i, at du lukker mere salg.

Du har investeret meget i at udvikle en optimeret leadgenereringsstrategi. Sørg for at sætte systemer på plads for at maksimere chancerne for, at disse kundeemner bliver til kunder. 

Og du kan gøre det ved at skabe en fantastisk planlægningsoplevelse. Så fortsæt og kom gratis i gang med Appointlet.

Uanset din branche, fra sundhedspleje til teknologi til detailhandel til callcentre og alt derimellem, er en online planlægger en investering, du ikke bør ignorere.

Hvad er din erfaring med online planlægnings -apps? Efterlad gerne en kommentar herunder!

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbejder hos Appointlet som produktmarkedsføringschef og kundefortaler. Han har hjulpet tusindvis af kunder med at forbedre deres online planlægningsarbejdsforløb. Uden for arbejdet er han musikteoretisk instruktør og grundlægger af en musik software firma.

Gør tidsplanen enkel for dig og dine deltagere.