Når man har det samme budskab at kommunikere til en gruppe mennesker, kan individuelle møder være et tidskrævende spild af tid.
Uanset om du for nylig har fået nye kunder til din virksomhed, ønsker at afholde en softwaredemo for potentielle kunder, eller er en træningsudbyder, der afholder gruppekurser og -sessioner, er gruppemøder en bekvem løsning.
Appletlet understøtter planlægning af gruppemøder med flere deltagere.
Del din Appointlet-kalender og flere deltagere kan book samme tidspunkt.
Du kan generere et link til din planlægningsside og dele det med folk via e-mail, sms og mere.
I denne guide gennemgår vi, hvordan du nemt planlægger gruppemøder ved hjælp af Appointlet, og vi beskriver vores bedste tips til gruppemøder, der kan hjælpe dig med at have bedre møder.
Sådan booker du et møde med Apppointlet
Appointlet gør det nemmere end nogensinde at booke gruppemøder.
Book dit første møde i tre enkle trin:
- Opret ny mødetype – Klik på den grønne knap Ny mødetype i øverste højre hjørne under fanen Sider i dit kontodashboard.
- Konfigurer indstillinger for gruppemøder – Vælg, hvor mange medlemmer du ønsker skal deltage i mødet, vælg et tidspunkt, tilføj påmindelser og buffere.
- Administrer gruppemøde – Du har mulighed for at omplanlægge, ændre lokation, ændre kapacitet, tilføje deltagere til mødet og aflyse.
Se hele vores guide på oprettelse af gruppemøder til at konfigurere dine møder efter dine behov.
Nøglefunktioner til bedre gruppemøder:
- Automatiske påmindelser – Spar tid med automatiske påmindelser.
- Aflysning og omlægning – Skift mødeplaner med et enkelt klik.
- Planlæg pauser mellem begivenheder – Ved at tilføje buffere omkring møder møder alle til tiden.
- Undgå bookinger i sidste øjeblik – Opsæt regler for, hvor hurtigt møder kan finde sted, så alle har tid til at forberede sig.
Til betaling Appointlet funktioner for at se hele udvalget af funktioner, du har brug for til at strømline din planlægningsworkflow.
Strømlining af gruppeplanlægning med Appointlet
Appointlet forenkler salgs- og marketingmøde planlægning ved problemfri integration med dine yndlingsapps.
Du kan forbinde Appointlet til dine e-mailkalendere og videokonferenceværktøjer for at lette videokonferencegruppemøder, herunder Zoom-integrationer, CRM, udbydere af betalingsinkasso og meget mere.
Kalenderintegration med Google Kalender eller Office 365 Kalender (alt efter hvad du bruger) sikrer, at du aldrig bliver dobbeltbooket igen. Appointlet tjekker for eksisterende begivenheder i din kalender og opretter nye begivenheder for værter og deltagere, når en booking foretages.
Se, hvordan du opretter forbindelse til dine vigtigste apps via vores integrationer.
Fastsættelse af klare mødemål
At dele en mødedagsorden som forberedelse til jeres gruppemøder vil hjælpe dig og dine deltagere med at få mest muligt ud af mødet.
Ved at sætte klare mødemål og dele dem i en omfattende dagsorden er alle enige om, hvad der skal opnås, hvornår hvert punkt på mødet er planlagt, og hvor lang tid der er afsat til hvert element.
Opfyldelse af mål:
- Brainstorming – Gruppeundervisning kan tilføje sjove og interaktive elementer til klasser og træningssessioner for at holde deltagerne engagerede.
- Problemløsning – I kan sætte tid af til i fællesskab at besvare spørgsmål og diskutere eventuelle problemer eller tvivl, som deltagerne måtte have.
For at undgå misforståelser er det altid god praksis at inkludere mødemål i mødeinvitationer for at afstemme forventninger og undgå spildtid. Der er intet værre end deltagere, der giver feedback på, at mødet ikke var, som de forventede.
Valg af de rigtige deltagere
En stor del af et vellykket gruppemøde er at have de rigtige mennesker i rummet. Hvis du ønsker at konvertere leads til kunder, bør du kvalificere leadsene, før du booker mødet.
Fokuser på at identificere deres behov og forstå deres budget, deres beslutningskompetence og deres tidslinje for at træffe en beslutning. Du kan indsamle disse oplysninger, inden du booker et møde, ved at stille målrettede spørgsmål. Dette vil hjælpe dig med at fokusere din tid og indsats på de mest lovende leads.
Hvis centrale beslutningstagere ikke kan deltage i mødet, kan du sikre, at de er informeret om, hvad der blev diskuteret, ved at optage møder, der afholdes på videokonferenceplatforme.
Effektiv tidszonekoordinering
Når du tilføjer flere personer til det samme møde, kan du være i en anden tidszone end dine deltagere.
En udfordring ved at være i forskellige tidszoner er den mentale matematik, der kræves for at regne ud, hvornår mødet finder sted i deres tidszone.
Manuel booking af et møde kan føre til planlægningsfejl fra mødebookerens side eller forvirring for deltagerne, når tidszoner ikke synkroniseres automatisk.
Løsningen? Overvej at planlægge dit møde med Appointlet for at automatisere tidszonekonverteringer. Dette minimerer risikoen for fejl og forbedrer planlægningens lette funktion, så du får mere tid tilbage i din dag til at forberede dig til mødet.
Oprettelse og deling af dagsordener og materiale før møder
Ved at sætte en klar dagsorden før mødet og spørge, om deltagerne forstår den, styrer du deltagernes forventninger, holder mødet fokuseret og sikrer, at det ikke bliver overbelastet.
Når du distribuerer din dagsorden, skal du kontrollere, om den indeholder følgende:
- Elementtildeling – Skitsér, hvem der ejer hvert punkt på dagsordenen. Dette giver deltagerne mulighed for at forberede sig og forstå, hvad deres rolle er. Fordi folk føler sig mere engagerede i møder, når de har en klar rolle.
- Tidsfrister – Har hvert punkt på dagsordenen en klar tidsfrist? Hvis ikke, så inkluder en, så intet emne bliver overskredet, og mødet holder sig på sporet. Dette sikrer, at mødet flyder, er målorienteret, og at alle væsentlige elementer er dækket.
Du kan også forberede deltagerne med læsning af ting, som de kan overveje inden mødet. Dette kan være en simpel en-siders rapport, der dækker det, du vil dække på mødet.
Udover dokumenter på én side kan du overveje at producere:
- Korte videoer – f.eks. Loom-optagelser, hvor du gennemgår et problem med deltagerne og deler din skærm.
- Dokumenter – PDF'er, designfiler, træningsvideoer, hvad end I diskuterer, baggrundslæsning og andre medier vil få alle op på sporet og med på vognen.
Brug af mødepåmindelser til at reducere udeblivelser
Forestil dig, at alle møder op til dit møde til tiden, velforberedte (takket være dine forhåndslæsninger) og klar til at tage fat på dagsordenen. Lyder det ikke for godt til at være sandt? Der er altid en, der kommer for sent, eller en, der helt har glemt alt om mødet.
Automatiske mødepåmindelser kan kvæle glemsomhed i opløbet. Du kan endda inkludere mødedagsordenen i påmindelsen for at afstemme forventningerne.
De bedste tips til mødepåmindelser:
- Send mindst to mødepåmindelser, én 24 timer før arrangementet og én 30 minutter før.
- Send en påmindelse til alle, selv mødearrangøren.
- Inkluder et link til at ændre eller aflyse mødet – med Apppointlet kan du ændre dine mødeplaner med et enkelt klik.
- Automatiser påmindelser med Appointlet.
Opsummering
Så her er en hurtig opsummering af de bedste fremgangsmåder til at planlægge succesfulde gruppemøder.
Vi har diskuteret:
- Fastsættelse af klare mødemål – Så deltagerne kan forberede sig grundigt, og tiden udnyttes effektivt.
- Inviter de rigtige personer – At holde mødet effektivt og målorienteret.
- Effektiv tidszonekoordinering – For at undgå misforståelser og maksimere fremmødet.
- Deling af dagsordener og forhåndslæsninger – At styre forventningerne og holde mødet fokuseret.
At følge bedste praksis for planlægning af gruppemøder øger produktiviteten og giver mødebookere og deltagere mere tid til at forberede sig.
Appointlet fjerner den administrative byrde ved at booke gruppemøder og giver mødebookere mulighed for at synkronisere invitationer på tværs af tidszoner, automatisere påmindelser for at forhindre udeblivelser og ændre eller omplanlægge møder med et enkelt klik.
Klar til at strømline dine mødeplanlægningsprocesser? Klar til at have mere effektive møder?
Du kan kom i gang gratisVores gratisplan inkluderer et generøst sæt funktioner, som måske er alt, hvad du behøver. Eller måske vores premium- eller virksomhedsabonnementer er rigtige for dig?
Vil du tale om tingene først? Opdag Appointlets muligheder for din virksomhed ved at booke en demo for at drøfte en bedre måde at planlægge møder på. Book en demo for at se vores nøglefunktioner i aktion.
