Bedste fremgangsmåder til at planlægge fjernmøder, så alle dukker op til tiden, hver gang

Det har de fleste mennesker svært ved at holde fokus under fjernmøder, der varer i mere end 30-60 minutter. Derefter begynder de at drive og mister fokus. Det er svært nok at bevare nogens opmærksomhed, men hvis du også har at gøre med efterkommere, er der et endnu mindre vindue med opmærksomhed at arbejde med.

Sene ankomster har en tendens til at ske af et par grunde, som vi snart vil gennemgå her. Den bedste måde at holde folk ansvarlige og dukke op til tiden er med automatiske påmindelser. I denne artikel vil vi dække dette emne i detaljer, så du har en bedre fornemmelse af, hvordan du planlægger og strukturerer dine engagementer.

Hvorfor dukker folk ikke op til fjernmøder?

Som regel er det mere sandsynligt, at folk dukker op til begivenheder, som de finder værdifulde. Hvis deltagerne simpelthen slet ikke dukker op, er det muligt, at de ikke syntes, at fjerntmødet var særlig vigtigt for dem. Det kan være, at dit værdiproposition ikke var stærkt nok. Uanset årsagen, er det almindeligt, at deltagerne undgår ansvarlighed og simpelthen ikke møder på begivenheder, som de ser som spild af deres tid.

Sene ankomster er lidt anderledes. De er normalt ikke en indikation på forsætlig forsømmelse. Det er mere almindeligt, at folk ikke dukker op punktligt, fordi de simpelthen tabte tid og ikke havde en tilstrækkelig påmindelse. 

Ingen møder og sene ankomster

Den gennemsnitlige person har meget travlt mentalt, selv når deres skema er tomt! Med endeløst digitalt indhold at rette op på, er det normalt, at folk glemmer ting, selv når de måske har planlagt det for dage eller uger siden. Helt ærligt, øjeblikke med fraværende sind sker sandsynligvis for de bedste af os.

På bagsiden er det ikke en dårlig idé at begynde at tænke over, hvad du kan gøre for at forbedre situationen, hvis du ser mange no -shows og sene ankomster. Hvis du ikke automatiserer planlægningsforløbet, skaber du mere arbejde til deltageren. Ikke alene skal de finde et tidspunkt i deres kalender, der fungerer, men de skal kontrollere den kalender manuelt eller angive en påmindelse for sig selv. 

Selv når kalenderbegivenheden er oprettet af begge parter, virker mødet måske ikke lukrativt nok til at indtage en vigtig plads i deltagerne. Faktisk er det menneskelige sind forbundet på en sådan måde, at det med vilje glemmer alle uvæsentlige ting for at kunne rette al opmærksomhed mod de vigtige.

Så før vi går videre til at implementere en løsning, er det vigtigt at starte med at have lidt medfølelse og ikke tage omsorgssvigtet for personligt. 

Opret en planlægningsapp for at sikre, at deltagerne dukker op

Du kan reducere antallet af sene ankomster og udeblivelser ved at fremsætte et klart værditilbud til deltageren. Men automatisering af processen tager dem resten af ​​vejen, så det er let at huske den kommende dato og klokkeslæt. 

Planlægning af apps gør dette lettere at opnå for virksomheder af enhver størrelse. Når du deler dit link med nogen, kan de vælge et tidspunkt, der fungerer for dem, og udfylde en formular. Ved bekræftelse modtager de en bekræftelses email og kalenderbegivenhed. Plus du kan planlægge påmindelses -e -mails eller SMS, der går ud på vigtige øjeblikke, f.eks. Dagen før eller en time før din begivenhed.

Disse meddelelser gør det sværere for deltageren at komme med en undskyldning for at glemme at skrive mødet ned på deres kalender. Tidsrummet udfyldes også automatisk i din online kalender, så du får besked og kan referere til det når som helst. Klientoplysningerne gemmes og deles med dig til fremtidig brug. 

Sådan kan en planlægningsapp ellers fungere som en facilitator til at forbedre deltagelse i møder.

  • Afholdelse af fjernmøder: Virtuelle møder eliminerer behovet for, at teamet og deltagerne er fysisk samme sted på mødet. Under covid-19-pandemien er fjernmøder i stigende grad almindelige.
  • Husk dine møder: Regelmæssige påmindelser og opfølgninger både før og efter møder sikrer, at dit eget team holder hastigheden. Deltagerens detaljer registreres via flere kanaler, så dine medarbejdere kan få adgang til mødedata for at forberede dem på forhånd.
  • Fjernelse af udeblivelser: Når vigtige mennesker ikke dukker op til dit møde, er der en risiko for, at hele tidsrummet kan gå til spilde. Hvis det sker regelmæssigt, bliver det en omkostning for virksomheder, der let kan undgås.
  • Forbedre fremmøde: En dedikeret planlægningsside, der viser en oversigt over alle møder, der er i kø, øger tilstedeværelsen i høj grad. Plus, nye møder kan let planlægges her, og de ældre kan omplanlægges, hvis det er nødvendigt.
  • Strømlin kundesamtaler: Møder, der skal afholdes med kunderne, kræver mere planlægning end almindelige interne diskussioner. Koordinering frem og tilbage er et fælles frustrationspunkt, så strømlining af processen er en god idé.
  • Generer unikke Zoom -møde -URL'er; linse zoom er en af ​​de mest anvendte webkonference-apps, men denne teknik kan bruges til ethvert integreret mødeværktøj. Appletlet giver dig mulighed for at være vært for Zoom -møder med unikke links med få klik. Dette gør processen enklere og arbejdsgangen glattere. Andre almindelige indstillinger for videokonferencer, der fungerer på samme måde, omfatter Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting og Webex.
  • Automatiseret bekræftelse og påmindelser: At sende mødebekræftelse og påmindelsestekster i hånden er fint, hvis du kun har et par gange om ugen, eller hvis du har at gøre med topchefer. Men når du dagligt mødes med almindelige mennesker, bliver det en urimelig opgave at følge med. Automatisering af alle hans med et planlægningsværktøj kan være en stor hjælp. 
  • Oversæt mellem tidszoner: Møder, der finder sted på tværs af forskellige tidszoner, er en almindelig kilde til forvirring. Hvis folk overhovedet husker at lave tidskonverteringer, er der altid plads til menneskelige fejl. Online planlægningsværktøjer løser dette ved at registrere tidszonen i deltagerens browser og bruge det til at oversætte mødeværts tilgængelighed. 
  • Koordinere med teammedlemmer: Kundemøder, der involverer flere teammedlemmer, kan let koordineres med det rigtige online planlægningsværktøj. Appointlet har værtstildelingsfunktioner som round robin til at hjælpe med at distribuere møder på tværs af et team. Eller alternativt kan du også bruge værktøjet til at tilpasse flere holdmedlemmer til et enkelt møde. 

Minimer udeblivelser med en planlægningsapp

Du ved, at et online planlægningsværktøj fungerer, når det aldrig kommer op i en samtale, og alligevel vil dine handlinger forbedre kvaliteten af ​​dine møder og få deltagerne til at deltage, ikke fordi de har brug for det, men fordi de vil.

Sådan kommer du der trin for trin.

Afholdelse af virtuelle møder

Virtuelle møder er måske ikke de bedste til vigtige beslutninger eller opbygning af relationer, men for regelmæssige indhentninger og check-ins er de bestemt mere effektive end ved personmøder. Deltagerne behøver ikke at være der fysisk, og når du fjerner dette arbejde, stiger fremmødet automatisk. Desuden replikerer funktioner som skærmdeling, virtuelle whiteboards og breakout-værelser personlig oplevelse, så der er alligevel ikke den store forskel.

Hvis du også er en miljøbevidst person, er virtuelle møder miljøvenlige, da de ikke fylder mange ressourcer og minimerer affaldsproduktion. 

Det er for let at glemme et møde

Men en online planlægningsapp gør det meget svært. De fleste planlægningsapps opretter forbindelse til din virtuelle kalender, uanset hvilken du bruger, og opdaterer mødelokalet der automatisk. De informerer dig også, hvis der er sammenstød, så du kan anmode om at få en ny plan.

Du kan også låse dine ledige timer, så dine eksterne kolleger på forhånd kender din tilgængelighed og vælge et mødetidspunkt, der passer til din tidsplan.

No-shows er dårligt for erhvervslivet

Den tid, der bruges på at vente på en, der aldrig dukker op, er et værdifuldt aktiv, der kan bruges på bedre opgaver, der rent faktisk driver forretningsværdi. Som iværksætter ved du allerede, hvor meget en mulighed koster dette kan være for din virksomhed.

Aftaleplanlægningsapps kan være med til at kontrollere denne pris, da de fuldstændigt fjerner enhver undskyldning, no-shows kan have. Plus, da du vil oprette mødet efter at have set på deres tilgængelighed via appen, ville det være meget uhøfligt af dem ikke at dukke op.

Forbedr fremmøde med en planlægningsside

De fleste tidsbestilling-apps giver brugerne en central planlægningsside, der fungerer som et dashboard for alle møderelaterede oplysninger. Du kan se, hvad der er planlagt tidligere, og hvad der kommer fremover. Du kan markere vigtige datoer for produktlanceringer, pressemeddelelser, klientmøder og hvad ikke mere.

Når medarbejderne hurtigt kan se alting, reduceres chancerne for at gå glip af noget stærkt. De ved præcis, hvad de skal gøre, hvornår. Dette resulterer i større produktivitet og dermed et større fremmøde ved møder.

Strømlin kundesamtalen

Hvis du nogensinde har arbejdet med salg, skal du vide, hvor svært det er at oprette kundemøder, især i en virtuel indstilling. Der er tonsvis af e -mails, der går frem og tilbage, og møderne bliver omlagt en million gange. 90% af disse går til spilde i processen, og kunderne stopper til sidst på grund af besværet.

Planlægningsapps fjerner alt dette og erstatter det med en bekvem kundebestillingsside. Denne bookingside kan oprettes på et websted eller deles via en URL. Kunderne kan nemt vælge et ledigt tidsrum fra denne side, vælge deres foretrukne medarbejder og udfylde deres kontaktoplysninger. Mødet bookes automatisk, og virksomheden får besked.

Nogle værktøjer giver dig endda mulighed for at tilføje yderligere muligheder, f.eks. En sektion med ofte stillede spørgsmål eller en chatbot på mødebookingsiden. Dette giver kunderne mulighed for let at kommunikere med din virksomhed og få hurtige svar. 

Generer unikke Zoom -møde -URL'er

Værktøjer som Appointlet kan integreres med masser af webkonferenceapps som Zoom, Microsoft Teams, Google Meet osv., Så de let kan afholde virtuelle møder. Når du først er forbundet med Zoom, er det kun et par klik, der skal til for at generere unikke webadresser til møder. 

Dette link genereres og deles automatisk med deltagerne, når du planlægger et virtuelt møde. Det vil også blive knyttet til den kalenderbegivenhed, der er oprettet til disse møder, så deltagerne ikke har problemer med at finde det, hvis det går tabt i e -mails.

Automatiseret bekræftelse og påmindelser

Denne er let den bedste funktion, online planlægningsapps har at tilbyde. Du behøver ikke længere foretage telefonopkald eller sende e -mails for at bekræfte mødetiden med deltagerne. Alt du skal gøre er at tilføje deltagerne til mødet, og de bliver automatisk bedt om at bekræfte.

Du kan også konfigurere automatiske påmindelser og opfølgninger på møder, der er afsluttet. Appen sender automatisk påmindelser via e -mail og SMS til mødedeltagerne med bestemte intervaller. Du skal muligvis angive hyppigheden og afstanden mellem disse påmindelser, og appen tager sig af resten.

Oversætter mellem tidszoner

Virksomheder, der opererer i et globalt miljø, skal konstant have møder med mennesker i udlandet. At oprette sådanne møder på tværs af forskellige tidszoner kan være meget forvirrende, da du bliver nødt til at lave en god mængde matematik bare for at sikre, at du ikke laver fejl.

Apps som Appointlet oversætter mødetider i henhold til den lokale tidszone, både for værter og deltagere. Du kan også angive en anden tidszone end din lokale, men softwaren vælger automatisk den, du er i som standardindstilling. Hvis du ikke ønsker, at dette skal ske, kan du låse tidszonen, så mødetiderne vises for alle deltagere i henhold til din tidszone.

Koordinere med teammedlemmer

Alle planlægningsspørgsmål, vi har diskuteret indtil nu, vokser eksponentielt i takt med, at antallet af deltagere stiger. Problemet bliver endnu værre, når du har brug for flere medlemmer af dit team til stede til et klientmøde. 

Heldigvis har Appointlet også en løsning til denne. Med dens teamplanlægningsfunktioner kan du også planlægge møder med flere medlemmer og angive værten. Værten får administrative rettigheder i den integrerede konference -app, du bruger, og resten af ​​teamet bliver inviteret som deltagere.

Sådan planlægges eksterne teammøder

Virtuelle gruppemøder er måske ikke en god idé, hvis der skal være konstant frem og tilbage kommunikation mellem deltagerne. Du vil ikke gå igennem torturen for at få 50 mennesker til at slukke for deres mikrofoner, når alle vil springe ind og tale samtidigt. Plus, i mangel af klart kropssprog, ville denne kommunikation blive endnu mere rodet. Gør dig selv en tjeneste og afhold sådanne møder ansigt til ansigt.

Men hvis formålet blot er at præsentere noget eller gennemføre en træningssession, kan virtuelle teammøder være det ideelle valg. Udover den indlysende omkostningsbesparelse, du får ved ikke at skulle arrangere et stort konferencelokale, er planlægningsprocessen meget mere praktisk.

Alt du skal gøre er at oprette en gruppemødetype i Appointlet og konfigurere planlægningsreglerne som du vil. Du kan angive det maksimale antal deltagere, der må deltage i mødet på et bestemt tidspunkt for at undgå overbelægning af det virtuelle rum. 

Til virtuelle møder skal du integrere Appointlet med en online videokonferencesoftware efter eget valg. Du kan vælge denne software på mødestedet og derefter fortsætte med det samme.

FAQ

Hvis du er ny inden for virtuelle møder og planlægning, har dette måske været lidt for meget at håndtere. Hvis du på intet tidspunkt kunne forstå noget, kan disse ofte stillede spørgsmål hjælpe dig. 

Hvordan kan du have møder med et fjernteam?

Eksterne teams kan have virtuelle møder, der kan gennemføres via en online videoopkaldssoftware, såsom Zoom, Google Meet, Microsoft Teams osv. Du kan planlægge møder med flere teammedlemmer gennem en planlægningsapp som Appointlet og derefter fortsætte med at have sessionen igennem en af ​​de tidligere nævnte apps.

Hvad er den bedste webkonference -app til onlinemøder?

Der er mange webkonferenceapps, der bruges af førende virksomheder over hele kloden. De bedste inkluderer Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex og ezTalks Meetings.

Hvordan konfigurerer jeg deltagerpåmindelser til et planlagt fjernmøde?

Deltagerpåmindelser har vist sig at være en stor hjælp til at minimere udeblivelser og forbedre mødedeltagelse. Planlægningsværktøjer som Appointlet giver dig mulighed for at sende automatiske påmindelser til planlagte møder. Disse påmindelser kan blive sendt via e -mail, SMS eller andre former for beskeder. 

Hvordan afholder jeg fjerntliggende møder internationalt?

Internationale fjernmøder kan let planlægges via online planlægningsapps som Appointlet. Appointlet giver dig mulighed for let at indstille møder på tværs af forskellige tidszoner. Mødetiden oversættes automatisk i henhold til den lokale tidszone både for mødedeltagere og værten.

Hvordan skal jeg afholde eksterne forretningsmøder?

Du kan være vært for eksterne forretningsmøder stort set gennem konferenceopkald. Virtuelle møder er lettere at planlægge og udføre, da det meste af det manuelle arbejde er automatiseret med software. Du kan bruge planlægningsværktøjer som Appointlet til at opsætte mødet og et videokonferenceværktøj som Zoom til at gennemføre mødet.

Hvor holder fjernarbejdere typisk deres møder?

Fjernarbejde holder normalt møder via online planlægnings- og konference -apps. Online planlægningsapps gør teamkoordinering let, og møder oprettes med minimal indsats. Når de er konfigureret, kan de udføres på en virtuel konferencesoftware som f.eks. Zoom eller Google Meet.

Hvordan reducerer jeg stresset ved fjernmøder?

Fjernarbejde og møder kan være stressende, men du kan reducere stresset ved at give deltagerne så meget fleksibilitet som du kan. Hav kortere møder med klare dagsordenspunkter, og prøv at holde buffere imellem dem for at holde dem opmærksomme. Brug også så mange samarbejdsværktøjer og funktioner (skærmdeling, whiteboards, google docs osv.) Som du kan for at gøre tingene endnu lettere.

Hvad er det bedste tidspunkt på dagen til at afholde fjerntliggende møder?

Moderne forskning tyder på, at det bedste tidspunkt at afholde fjerntliggende møder er i midten af ​​tre dage i ugen, omkring 2 til 2:30. Årsagen bag dette er, at denne tid hverken er for tidlig eller for sent, og det har allerede været et par dage siden ugen startede. Arbejdshold er frisket op og er klar til at holde møder for at sætte nye mål.

Hemmeligheden ved at have produktive fjernmøder: jo kortere jo bedre.

Fjernmøder på Zoom

Du kan bruge al teknologien i verden og stadig ikke have møder, der er produktive nok. I slutningen af ​​dagen har du stadig at gøre med mennesker, og hvis de ikke finder nogen værdi i dine møder, kommer de ikke til at dukke op. 

Nøglen til at have effektive fjernmøder er at begrænse mødetiden og have en klar dagsorden på plads. Forkortelse af tiden vil få maksimal opmærksomhed fra dit team, og som et resultat vil de ende med at blive mere produktive.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbejder hos Appointlet som produktmarkedsføringschef og kundefortaler. Han har hjulpet tusindvis af kunder med at forbedre deres online planlægningsarbejdsforløb. Uden for arbejdet er han musikteoretisk instruktør og grundlægger af en musik software firma.

Gør tidsplanen enkel for dig og dine deltagere.