Har du nogensinde været i et møde uden notesblok og antaget, at du ville huske alle detaljerne, for så at glemme nogle vigtige oplysninger senere?
Måske tog du gode noter, men mistede papirlappen. Det kan være pinligt at følge op med kunderne og spørge om det samme to gange.
Derfor er værktøjer til kundeforholdsstyring (CRM) blevet så populære i den digitale æra. En AI-assistent kan hjælpe ved at transskribere møder, fremhæve vigtige diskussioner og administrere handlingspunkter, så du aldrig går glip af vigtige detaljer om, hvad der sker under mødet.
Det er nemmere end nogensinde at holde styr på kundernes historie og udvide deres konti over tid.
Et vellykket møde starter længe før den faktiske begivenhed. Det skal være en leg at planlægge engagementet. For at holde frem og tilbage e -mails til et minimum er det bedst at bruge en online planlægningsværktøj
Det vil ikke kun fremskynde processen, men du kan bruge tilpassede formularfelter til at indsamle de oplysninger, du har brug for, og videregive dem til din Valgt CRM-software
Introduktion til mødenotater
Mødenotater er et afgørende aspekt af teammøder, da de hjælper med at registrere vigtige detaljer og handlingspunkter, der diskuteres under samtalen. Ved hjælp af en AI-drevet mødenotattager kan teams nu automatisk optage og transskribere møder, hvilket sikrer, at alle vigtige detaljer registreres og er let tilgængelige.
Denne teknologi har revolutioneret den måde, teams afholder møder på, hvilket gør det nemmere at holde sig organiseret og fokuseret på den aktuelle diskussion. Ved at bruge mødenotater kan teams forvandle møder til handlingsrettede opgaver og opsummeringer, så de får mest muligt ud af deres mødetid.
Hvad er et CRM-system, og hvordan fungerer det?
Hvis du er opdager CRM'er for første gang, lad være med at svede det. Du kan tænke på dem som en digital rolodex. Hver gang du mødes med nogen, kan du vedhæfte noter til deres kundehistorik.
Indsamling af disse oplysninger gør det nemmere for dit team at blive fanget af kontohistorik og yde hurtig og præcis support. Effektiv datastyring sikrer, at dine kundeoplysninger forbliver organiserede, sikre og lettilgængelige i hele organisationen, og at alle møder optages til senere brug.
Selvom du er en solo-iværksætter, vil et værktøj som dette hjælpe, når du udvider din kundebase. Bare sørg for at passe på under processen for at undgå at kompromittere personlige oplysninger af kunder.
AI-mødefunktioner kan forbedre CRM'ens funktionalitet ved at levere automatiserede opsummeringer og indsigt, hvilket gør det nemmere at holde sig organiseret og informeret. Så hvordan ser et CRM ud, og hvordan forbinder det sig til Appointlet? Det afhænger af, hvilken app du vælger, og hvilke funktioner du har brug for.
I denne artikel vil vi gennemgå to gratis CRM-løsninger (Hubspot og zenkit), der er kompatible med Zapiers gratis plan, så du kan begynde at eksperimentere med det samme uden ekstra omkostninger. Disse er blot et par eksempler på CRM-værktøjer der er tilgængelige.
Fordele ved at bruge et CRM til mødestyring
Brug af et CRM-system (Customer Relationship Management) til mødestyring kan have en betydelig indflydelse på teamets effektivitet og salgsprocessen. Ved at integrere mødenotater og transskriptioner med CRM-systemer kan teams automatisk logge kundeopkald, møder og diskussioner og generere møderesuméer, hvilket sikrer, at alle relevante data registreres og er let tilgængelige.
Dette hjælper med at strømline salgsprocessen, så teams kan fokusere på opgaver på højt niveau og lukke flere handler. Derudover tilbyder CRM-systemer en enkelt platform til administration af mødenotater, handlingspunkter og kundeinteraktioner, hvilket gør det nemmere for teams at holde sig opdateret og samarbejde effektivt.
Tænk på dit CRM som et sted, hvor du kan gemme data relateret til dine kunder og salgsprocesser. Efter møder kan du importere CRM-mødenotater og data relateret til specifikke kunder og salgshandlinger direkte ind i dit CRM.
Værktøjer til virtuelle møder
Men først, lad os tale om et par værktøjer til at forbedre dine virtuelle møder og din notattagning.
AI-notattagere
AI-notattagere, som Fathom og Fireflies, tilbyder en række værktøjer til at forbedre virtuelle møder, herunder mødetransskription og -optagelse af høj kvalitet. For eksempel kan teams med Fireflies automatisk optage og transskribere virtuelle møder og sikre, at alle vigtige detaljer registreres.
Platformen understøtter integration med populære videokonferenceværktøjer som Microsoft Teams, Google Meet og Zoom, hvilket gør det nemt at transskribere møder og oprette detaljerede noter.
Fireflies' AI-mødeassistent kan også hjælpe teams med at holde orden ved automatisk at generere handlingspunkter og opgavetildelinger fra virtuelle møder. Ved at bruge Fireflies kan teams strømline deres virtuelle mødeworkflow, reducere smertepunkter og øge teamets effektivitet. Dette sikrer, at alle vigtige detaljer registreres og er let tilgængelige, så teams kan fokusere på opgaver på højt niveau og få mest muligt ud af deres mødetid.
Zapier
Zapier er ikke et noteværktøj i sig selv, men det er limen, der forbinder dine virtuelle møder med dit CRM. Du kan bruge det til at:
Log automatisk møderesuméer eller -udskrifter i dit CRM
Opret opfølgningsopgaver baseret på møderesultater
Opdater kontaktoplysninger, når nye møder bookes eller afsluttes
Eksempel: Når et Zoom-møde er afsluttet, kan du bruge Zapier til automatisk at sende transskriptet til et Google-dokument og linke det til den relevante kontakt eller aftale i dit CRM.
Zapier forvandler engangsmanuelt arbejde til gentagne, usynlige automatiseringer – så du kan fokusere på samtalen, ikke administratoren.
Software til aftaleplanlægning (som Appointlet)
Værktøjer som Appletlet Lad leads eller klienter booke tid direkte med dit team, så der ikke er behov for frem-og-tilbage-mails. Men ud over blot planlægning hjælper de med:
Automatisk oprettelse af CRM-poster, når et møde bookes
Vedhæftning af mødedata (dato, tidspunkt, type) til kundens tidslinjer
Udløser forberedelse før mødet eller opfølgning efter mødet
Det bedste af det hele? Værktøjer som Appointlet integreres problemfrit med både CRM-systemer og kalenderplatforme, hvilket betyder, at alt forbliver synkroniseret.
(Vil du forenkle din bookingproces? Prøv Appointlet gratis.)
Videokonferenceplatforme (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Selvom det er indlysende, er disse centrale elementer i virtuelle møder. De fleste platforme tilbyder nu indbygget transskription, funktioner til live-notetagning eller integrationer med notetagnings- og CRM-værktøjer.
Zooms smarte opsummeringer kan automatisk generere nøglepunkter
Google Meet integreres med værktøjer som Fireflies eller tl;dv
Teams kan synkronisere møderesultater med Microsoft Dynamics eller Notion
Disse platforme handler ikke længere kun om at dukke op – de er en datakilde for alt, hvad der sker i dine møder.
Værktøjer til mødesamarbejde (Notion, Fellow eller Hypercontext)
Disse værktøjer hjælper teams med at forberede, dokumentere og følge op på møder på en mere struktureret måde. Du kan:
Skab fælles dagsordener
Tildel opfølgningsopgaver under opkaldet
Synkroniser handlingspunkter tilbage til dit CRM- eller projektstyringsværktøj
Hvis du ofte har tilbagevendende interne eller kundevendte opkald, skaber disse værktøjer en mere standardiseret og samarbejdsorienteret notetagningsproces.
Understøtter kunder gennem hele livscyklussen
Hubspots svinghjul - En model af kundens livscyklus
Billedet ovenfor, kaldet a svinghjul, skildrer en kundes rejse gennem dit brand. For at læse grafikken skal du begynde øverst og flytte med uret. Du kan se, at når folk bliver tiltrukket af din virksomhed, læser de dit marketingmateriale og begynder at engagere sig.
Sørg for, at alle berøringspunkter afspejler din virksomhedens værdier hjælper med at opbygge tillid og styrker forbindelsen til dit publikum. At opretholde datasikkerhed gennem hele kundens livscyklus ved hjælp af pålidelige godkendelsesmetoder kan hjælpe med at beskytte kundeoplysninger i dit CRM.
Dit salg og kunde support agenter arbejder sammen med kunden for at sikre, at de er glad med deres erfaring og effektivt henvende sig til potentielle kunder for at konvertere dem til loyale kunder. Nær øverste venstre hjørne af svinghjulet ser vi de glade kunder, der henviser fremmede til din virksomhed. På denne måde er svinghjulet en model for langsigtet, vedvarende vækst.
Organisationer kan have stor gavn af at bruge et CRM-system til at administrere kundeinteraktioner og data. Med din online planlægningsapp, kan du oprette brugerdefinerede mødetyper, der er målrettet de forskellige vækstfaser. For eksempel kan du tilbyde en gratis salgsdemonstration til nye medarbejdere.
Senere i deres livscyklus er en konsultation eller et supportopkald valgfrit. Hvert møde, du planlægger, kan præsentere kunden for et nyt sæt formularfelter, så de kan lære mere om dem og deres behov. Alle disse bookingdata kan tilføjes til dit CRM-systems kunderegistre. Du kan f.eks. også få værdifulde data om dine kunders forventninger til din hosting.
Brug af en OS-baseret server giver dig adgang til og analysere vigtige kundedata og bedre forståelse af deres behov.
CRM-eksempel nr. 1: Hubspots kontaktliste
Hubspot er en af de mest populære gratis CRM'er på markedet. De har et bredt funktionssæt, som kan være lidt skræmmende i starten, men værdifuldt på lang sigt, hvis din virksomhed har brug for en pålidelig, skalerbar løsning.
Hvis du lige er begyndt og ønsker et alternativ på startniveau, anbefaler vi at rulle forbi denne sektion og prøve Zenkit først.
For at komme i gang med Hubspot skal du bruge følgende opsætning:
Opret en Appletlet booking side
Konfigurer Zapier til videregive dine reservationsdata til Hubspots kontaktliste
Hubspot giver også mulighed for videooptagelse af møder for at sikre, at alle detaljer registreres, hvilket hjælper med at tage noter og giver nem adgang til tidligere diskuteret indhold.
Tilslut din Zapier -konto til Hubspot
Hver gang en reservation kommer gennem Appointlet, vil Zapier lytte og evaluere deltagerens detaljer. Hvis der ikke findes en kunderegistrering, oprettes en ny.
Ellers vil kontaktpersonens oplysninger blive opdateret ved hjælp af formularens svardata. Du kan se et eksempel på Hubspot-kontaktlisten her:
CRM-eksempel #2: Zenkit-kontakter og opgavelister
Vi anbefaler zenkit som et alternativ til Hubspot. Deres grænseflade er ren og nem at navigere, hvilket gør den mere tilgængelig for nye brugere. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, er deres kontaktliste arrangeret i en lodret liste.
Når bookinger kommer ind, og Zapier genererer en ny kontakt, kan du tilføje oplysninger som mødenotater, et foto og videofiler for at gøre kontakterne lettere at genkende med et hurtigt blik.
Vi elsker, hvordan Zenkit inkluderer et bredt funktionssæt, som virksomheder kan bruge sammen med deres CRM. For eksempel kan du bede Zapier om at videregive dine bookingdata til en af Zenkits to-do-lister. Dette kan være nyttigt for at lære CRM-tip som dem, der er forklaret i Små virksomheders hovedkvarter guide, som kan være lidt skræmmende i starten, men værdifuld på lang sigt, hvis din virksomhed har brug for en pålidelig, skalerbar løsning.
Træk-og-slip kanban bord Designet giver dit team mulighed for at spore møder sideløbende med deres andre opgaver. Zenkit forenkler processen med at oprette opgaver og administrere to-do-lister, hvilket forbedrer produktiviteten og organiseringen under møder.
Efterhånden som reservationer finder sted og er afsluttet, kan du tage noter og føre kortene frem langs dit bræt, indtil de har nået en færdig tilstand.
Vil du have fulde instruktioner for den fulde Zapier / Zenkit CRM -konfiguration?
Du kan besøge https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit for at få adgang til vores delte integrationsside. Hvis du ikke allerede har Appointlet- og Zenkit -konti, skal du starte med disse trin:
Opret en Appletlet booking side
Opret i Zenkit en ny samling dedikeret til din kontaktliste
Konfigurer en Appointlet "Deltager planlagt" udløser
Konfigurer en Zenkit "Opret element" -handling for at finde din liste
Indtast de datafelter, du har brug for fra din Appointlet -reservation
Du kan se i eksemplet herunder, at vi henter data som deltagernavn, e -mail -adresse og mødets start- og sluttider.
Når du har testet din trigger og handling for at bekræfte, at de virker, skal du gå videre og tænde for Zap. For at teste, at integrationen virker, kan du gå ind på din Appointlet-konto og oprette en testbooking.
Det bør tage mindre end et minut, før det nye kontaktlisteelement vises. Hvis du har problemer med at konfigurere din Zap, tilbyder de et supportteam til at besvare specifikke konfigurationsspørgsmål.
Opfølgninger og næste skridt
Opfølgninger og næste skridt er et kritisk aspekt af mødestyring, da de sikrer, at handlingspunkter og opgaver udføres til tiden. Ved hjælp af AI-drevet mødenotattagning kan teams automatisk generere opfølgningsmails og opgaver, hvilket sikrer, at alle vigtige detaljer registreres og tildeles de relevante teammedlemmer.
Denne teknologi giver også teams mulighed for at spore fremskridt og forblive organiseret, hvilket gør det nemmere at administrere flere projekter og deadlines. Ved at bruge AI-drevet mødenotattagning kan teams sige farvel til kedelig notattagning og fokusere på opgaver på højt niveau, såsom strategi og beslutningstagning. Derudover kan AI-assistenter hjælpe teams med at besvare spørgsmål, give øjeblikkelige svar og støtte teams i deres daglige arbejde, hvilket gør det nemmere at holde styr på opgaver og møder.
Få adgang til dine bookingsdata fra Appointlet
Appointlet tilbyder allerede nogle effektive værktøjer til at gennemgå dine bookingdata. Hvis du leder efter forbedret kundedatasynlighed, er det en god idé at starte med at forstå, hvad der er tilgængeligt i dit planlægningsværktøj. Hvis du ikke allerede har en Appointlet-konto, kan du tilmelde dig gratis for at prøve det i dag. Alternativt kan du også overveje at bruge nogle af de bedste værktøjer til feedback fra kunder for yderligere indsigt i kundedata.
Når du del et link til din bookingside, får klienten præsenteret en række tidspunkter at vælge imellem, der repræsenterer teamets planlagte tilgængelighed, og kan modtage opdateringer via Slack-kanaler. For at fuldføre bookingen skal de udfylde formularfelter, som du præsenterer for dem, som vist i det simple eksempel på intakeformularen nedenfor:
Demo af en bookingside for Appointlet
Hver gang nogen booker hos dig, registreres deres formulardata på dit Booking Dashboard. Denne brugergrænseflade er nem at rulle igennem og navigere i, så du kan se på enhver tidligere eller fremtidig booking.
Hvis du vil gennemgå et begrænset sæt af reservationer, kan du ændre datointervallet og bruge søgefiltre. Hvis du foretrækker at se disse oplysninger i et regneark, tilbyder vi også CSV-dataeksport.
En visning i appen af bookingoplysningerne
Uanset om du fortsætter med Appointlets indbyggede bookingdashboard eller introducerer et CRM-system, er slutmålet det samme; du ønsker forbedret synlighed af kundedata. Appointlet kan også behandle lydfiler til transskription for at forbedre datasynligheden. EDW implementering, kan konsolidering af kundedata yderligere forbedre denne synlighed. Efterhånden som dit kundevolumen vokser, er det vigtigt at spore individuelle mennesker og deres rejse med virksomheden.
Ved at overvåge deres kontooplysninger og opsætte automatisering kan du tilbyde proaktiv support på de helt rigtige tidspunkter. Målrettede mødetyper for de forskellige svinghjulsfaser vil være den bedste måde at sikre vellykkede møder for alle.
