Sådan tager du mødenotater i hele kundens livscyklus med et CRM + eksempler

tager noter

Har du nogensinde været i et møde uden notesblok og antaget, at du ville huske alle detaljerne, for så at glemme nogle vigtige oplysninger senere?

Måske tog du gode noter, men mistede papirlappen. Det kan være pinligt at følge op med kunderne og spørge om det samme to gange.

Det er derfor, Customer Relationship Management-værktøjer er blevet så populære i den digitale æra.

Det er nemmere end nogensinde at holde styr på kundernes historie og udvide deres konti over tid.

hvordan man tager mødenotater

Et vellykket møde starter længe før den faktiske begivenhed. Det skal være en leg at planlægge engagementet. For at holde frem og tilbage e -mails til et minimum er det bedst at bruge en online planlægningsværktøj.

Det vil ikke kun fremskynde processen, men du kan bruge tilpassede formularfelter til at indsamle de oplysninger, du har brug for, og videregive dem til din Valgt CRM-software

Hvad er en CRM, og hvordan fungerer den?

Hvis du opdager CRM'er for første gang, skal du ikke svede det. Du kan tænke på dem som en digital rolodex. Hver gang du mødes med nogen, kan du vedhæfte noter til deres kundehistorik.

Indsamling af disse oplysninger gør det nemmere for dit team at blive fanget af kontohistorik og give hurtig og præcis support. Selvom du er en solo-iværksætter, vil et værktøj som dette hjælpe, når du udvider din kundebase.

Så hvordan ser en CRM ud, og hvordan forbinder den sig til Appointlet? Det afhænger af, hvilken app du går efter, og hvilken slags funktioner du har brug for.

I denne artikel vil vi gennemgå to gratis CRM-løsninger (Hubspot og zenkit), der er kompatible med Zapiers gratis plan, så du kan begynde at eksperimentere med det samme uden ekstra omkostninger.

Understøtter kunder gennem hele livscyklussen

svinghjul
Hubspots svinghjul - En model af kundens livscyklus

Billedet ovenfor, kaldet a svinghjul, skildrer en kundes rejse gennem dit brand. For at læse grafikken skal du begynde øverst og flytte med uret. Du kan se, at når folk bliver tiltrukket af din virksomhed, læser de dit marketingmateriale og begynder at engagere sig.

Dit salg og kunde support agenter arbejder sammen med kunden for at sikre, at de er glad med deres erfaring. Nær øverst til venstre på svinghjulet ser vi de glade kunder, der henviser fremmede til din virksomhed. På denne måde er svinghjulet en model for langsigtet, vedvarende vækst.

Med din online planlægningsapp kan du oprette tilpassede mødetyper, der er målrettet mod de forskellige vækstfaser. For eksempel kan du tilbyde en gratis salgsdemo til nyankomne.

Senere i deres livscyklus er en konsultation eller supportopkald valgfri. Hvert møde, du planlægger, kan præsentere kunden for et nyt sæt formularfelter for at lære mere om dem og deres behov. Alle disse reservationsdata kan tilføjes til din CRM's kunderegistrering.

CRM Eksempel #1: Hubspots kontaktliste

Hubspot er en af ​​de mest populære gratis CRM'er på markedet. De har et bredt funktionssæt, som kan være lidt skræmmende i starten, men værdifuldt på lang sigt, hvis din virksomhed har brug for en pålidelig, skalerbar løsning.

Hvis du lige er begyndt og ønsker et alternativ på startniveau, anbefaler vi at rulle forbi denne sektion og prøve Zenkit først.

For at komme i gang med Hubspot skal du bruge følgende opsætning:

  1. Opret en Appletlet booking side
  2. Tilmeld dig gratis Zapier og Hubspot konto
  3. Konfigurer Zapier til videregive dine reservationsdata til Hubspots kontaktliste
hvordan man tager mødenotater
Tilslut din Zapier -konto til Hubspot

Hver gang en reservation kommer gennem Appointlet, vil Zapier lytte og evaluere deltagerens detaljer. Hvis der ikke findes en kunderegistrering, oprettes en ny.

Ellers vil kontaktpersonens oplysninger blive opdateret ved hjælp af formularens svardata. Du kan se et eksempel på Hubspot-kontaktlisten her:

hubspot -kontakter

CRM-eksempel #2: Zenkit-kontakter og opgavelister

Vi anbefaler zenkit som et alternativ til Hubspot. Deres grænseflade er ren og nem at navigere, hvilket gør den mere tilgængelig for nye brugere. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, er deres kontaktliste arrangeret i en lodret liste.

Når reservationer kommer igennem, og Zapier genererer en ny kontakt, kan du tilføje oplysninger som mødenotater og et billede for at gøre kontakterne lettere genkendelige med et øjeblik.

Zenkit kontaktliste
Skærmbillede af Zenkits CRM for at organisere din kontaktliste

Vi elsker, hvordan Zenkit inkluderer et bredt funktionssæt, som virksomheder kan bruge sammen med deres CRM. For eksempel kan du bede Zapier om at videregive dine bookingdata til en af ​​Zenkits to-do-lister.

Træk-og-slip kanban bord design giver dit team mulighed for at spore møder sammen med deres andre opgaver.

Efterhånden som reservationer finder sted og er afsluttet, kan du tage noter og føre kortene frem langs dit bræt, indtil de har nået en færdig tilstand.

fange møde notater i en crm

Vil du have fulde instruktioner for den fulde Zapier / Zenkit CRM -konfiguration?

Du kan besøge https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit for at få adgang til vores delte integrationsside. Hvis du ikke allerede har Appointlet- og Zenkit -konti, skal du starte med disse trin:

  1. Opret en Appletlet booking side
  2. Tilmeld dig gratis Zapier og zenkit konto
  3. Opret i Zenkit en ny samling dedikeret til din kontaktliste
  4. Konfigurer en Appointlet "Deltager planlagt" udløser
  5. Konfigurer en Zenkit "Opret element" -handling for at finde din liste
  6. Indtast de datafelter, du har brug for fra din Appointlet -reservation
  7. Du kan se i eksemplet herunder, at vi henter data som deltagernavn, e -mail -adresse og mødets start- og sluttider.
hvordan man tager mødenotater

Når du har testet din trigger og handling for at bekræfte, at de virker, skal du gå videre og tænde for Zap. For at teste, at integrationen virker, kan du gå ind på din Appointlet-konto og oprette en testbooking.

Det bør tage mindre end et minut, før det nye kontaktlisteelement vises. Hvis du har problemer med at konfigurere din Zap, tilbyder de et supportteam til at besvare specifikke konfigurationsspørgsmål.

Få adgang til dine bookingsdata fra Appointlet

Appointlet har allerede nogle effektive værktøjer til gennemgang af dine bookingsdata. Hvis du leder efter forbedret synlighed for kundedata, er det en god idé at starte med at forstå, hvad der er tilgængeligt i dit planlægningsværktøj. Hvis du ikke allerede har en Appointlet -konto, kan du tilmelde dig gratis for at prøve den i dag.

Når du deler et link til din bookingside, får klienten en række gange at vælge imellem, hvilket repræsenterer teamets planlagte tilgængelighed. For at fuldføre reservationen udfylder de formularfelter, som du præsenterer for dem, som vist i eksemplet med enkelt indtagelsesformular herunder:

hvordan man tager mødenotater
Demo af en bookingside for Appointlet

Hver gang nogen booker hos dig, registreres deres formulardata på dit Booking Dashboard. Denne brugergrænseflade er nem at rulle igennem og navigere i, så du kan se på enhver tidligere eller fremtidig booking.

Hvis du vil gennemgå et begrænset sæt af reservationer, kan du ændre datointervallet og bruge søgefiltre. Hvis du foretrækker at se disse oplysninger i et regneark, tilbyder vi også CSV-dataeksport.

hvordan man tager mødenotater
En visning i appen af ​​bookingoplysningerne

Uanset om du bliver med Appointlets indbyggede booking-dashboard eller introducerer et CRM, er slutmålet det samme; du ønsker forbedret kundedatasynlighed. Efterhånden som dit kundevolumen vokser, er det vigtigt at spore individuelle mennesker og deres rejse med virksomheden.

Ved at overvåge deres kontooplysninger og opsætte automatisering kan du tilbyde proaktiv support på de helt rigtige tidspunkter. Målrettede mødetyper for de forskellige svinghjulsfaser vil være den bedste måde at sikre vellykkede møder for alle.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbejder hos Appointlet som produktmarkedsføringschef og kundefortaler. Han har hjulpet tusindvis af kunder med at forbedre deres online planlægningsarbejdsforløb. Uden for arbejdet er han musikteoretisk instruktør og grundlægger af en musik software firma.

Det #1 onlineværktøj til planlægning af møder