3 Mødeanmodnings -e -mail -skabeloner til dine kundeemner og klienter

e-mails med mødeindkaldelser
Effektivt at skrive mødeforespørgsler

Når du sender en mødeindkaldelses -e -mail til en kold kunde eller eksisterende kunde, er det nyttigt at få ordene rigtigt. Hvordan beder du nogen om at tage sig tid til at læse din e -mail, planlægge et møde og markere deres kalender for dig? 

I denne artikel viser vi dig de bedste mødeinvitationsteknikker til kundeemner, kundeemner og eksisterende kunder. 

Tips til sammensætning af en e -mail om mødeforespørgsel (der rent faktisk virker) 

Her er nogle af de vigtigste ting, du skal huske på, når du opretter en ny mødeindkaldelses -e -mail, uanset hvem modtageren er. 

  1. Skriv en engagerende e -mail -emnelinje for bedre åbne satser
  2. Sørg for, at du kontakter en beslutningstager med de rigtige kontaktoplysninger
  3. Tal altid personligt med de inviterede
  4. Send din e -mail på et passende tidspunkt på dagen
  5. Hold mødeformålet veldefineret
  6. Kommuniker klare forventninger i brødteksten i din e -mail
  7. Opret en e -mail -kalender for dig selv (for bedre at spore din tilgængelighed)
  8. Brug en online planlægningsværktøj at præsentere potentielle mødedatoer
  9. Forbedre dine svarprocenter med et tilbud om at besvare eventuelle spørgsmål

Hvorfor planlægning online er så vigtigt 

Den første ting, du skal være opmærksom på, når du skriver en møde -e -mail -e -mail, er, hvor meget bedre det fungerer, når du bruger en aftaleplanlægger som Appletlet, Kalender eller ScheduleOnce. 

En online planlægningsapp sikrer, at folk kan se din tilgængelighed og bestille den tid, de ønsker med det samme. I de fleste tilfælde vil dette få din besked besvaret på få minutter eller endda sekunder! Det reducerer også chancen for, at en anden planlægger et møde til overlappende tider - et almindeligt problem med gamle skoleplanlægningsmetoder.

Sådan forberedes kolde mødeindkaldelses -e -mails 

Som hovedregel kræver mødeindkaldelses -e -mails mere forberedelse, når du ikke har et eksisterende forhold dannet. De skal være personlige, specifikke, præcise og nyttige. De bedste kolde beskeder handler om en begivenhed, som din kundeemne måske ikke har hørt om endnu, men som du synes, de vil finde interessante, fordi det vil gavne dem på en eller anden måde eller hjælpe dem med at løse et problem, de prøver at overvinde. 

Tidlige udsigter kan komme fra hvor som helst. De kan være på deres mobile enheder, der gennemser dit websted, LinkedIn eller sociale mediesider. Hvis du har en lille smule information om kundeemnet, kan du bruge det til at skabe en mere personlig besked. I stedet for at sende dem til en begivenhed som et webinar, kan virksomheder med en anstændig kunde-LTV investere i high touch salgsdemoer. Det samme automatiseret e-mail-planlægning løsninger kan bruges hele vejen gennem eftersalg, kunde onboarding møder. 

Regelmæssige mødeforespørgsler er lidt anderledes. For eksisterende kunder eller kundeemner, der skal igennem flere møderunder, er der behov for mindre personalisering. 

Nogle gange foretrækker folk regelmæssige mødeindkaldelses -e -mails, hvor du bare kort beskriver formålet med dit møde og derefter bare spørger, om de vil deltage på ethvert tidspunkt, der giver mening for begge parter. Du kan også tilføje en eller to sætninger, der forklarer, hvorfor dette spørgsmål (f.eks. "Jeg glæder mig til at møde dig og få din feedback på vores nye produkt!").

Når en kunde er meget varm, kan e -mailen blive så simpel som en enkelt sætning. Men husk, at uanset hvem du forbinder med, skal du altid:

  • Opsummer formålet med dit møde. 
  • Angiv et par steder, som de kan vælge, før de vælger et mødetidspunkt. Dette bør administreres af planlægningsappen, ikke i e -mailteksten.
  • Valgfrit: Bed dem om at sende deres tilgængelighed tilbage, så du ved, om det er muligt for begge parter, før du fortsætter i samtalen. Du kan altid planlægge på deres vegne, hvis det er lettere for dem.

Sådan skriver du din besked til udsigter, kundeemner eller eksisterende kunder

Da det kræver meget mindre indsats at skrive en besked til varme kunder, vil vi fokusere på at skrive e -mail -skabeloner til mødeindkaldelser til kolde kundeemner og varme kundeemner.

Den kolde udsigt

Prøv at sætte dig selv i skoene hos potentielle kunder, der ville modtage din e -mail. Hvis de ikke kender dig personligt, skal der være et stærkt værditilbud til at trække dem ind. Fokus på at løse deres kerne smertepunkter. Hvorfor skulle de ellers afsætte dyrebar tid til at mødes med dig?

For at oprette din skabelon skal du huske disse ting:

  • Præsenter dig selv og nævn, hvorfor det er vigtigt for dem. Prøv at tilpasse meddelelsen ved at påpege deres jobtitel, så de ved, at du er indstillet direkte på dem.
  • Tilbyde to muligheder: Giv dem et link til at planlægge et første møde med dig. Men hvis folk ikke er overbevist endnu, skal du følge op med et tilbud om at besvare eventuelle spørgsmål, de har først. Når disse er blevet besvaret, sender du en opfølgende e -mail.
  • Inden du sender noget ud, skal du dobbelttjekke e -mailen ved at læse den højt for at sikre, at den lyder samtalsfuld og venlig, ikke som en salgshøjde. 

Hvis du er i tvivl om, hvordan du bruger dette indhold til dit websted eller blogindlæg, bedes du kontakte os, så giver vi gerne flere oplysninger!

Hvad er nogle af de bedste måder, hvorpå jeg kan finde et indledende møde med kundeemner?

Fokuser på at love dem værdi og skabe en følelse af hastende karakter. Det er vigtigt at nævne, hvorfor planlægning af et opkald er så nyttigt for dem med det samme. 

For at sikre, at det lyder samtalende og venligt, ikke som et salgsargument, kan du prøve at bruge sætninger som "Jeg håber, vi kunne finde lidt ledig plads i vores kalendere" eller "Kan jeg kigge forbi?" i stedet for noget mere direkte som "Kan jeg planlægge et møde med dig næste tirsdag?" 

Derudover kan du nævne, hvordan mødet vil være produktivt og nyttigt for dem. For eksempel: "Jeg glæder mig til at vise dig, hvor meget tid og penge vi kan spare din virksomhed med denne løsning."

Dette kan virke indlysende, men det er bedst ikke at stille for mange personlige spørgsmål under din første e -mail -samtale. Hold en let berøring, uden at gå ind på uvæsentlige detaljer som deres yndlingsfarve eller hvor de voksede op. Dette kan gøre dem ubehagelige og føre til akavede samtaler om fremtidige møder. Husk, professionalisme og formelt sprog er nøglen!

Endelig skal du altid prøve at afslutte dine kolde prospekt -e -mails med en positiv note. Dette er en fantastisk måde at holde udsigten engageret og spændt på indtil sidste øjeblik.

Mødeanmodnings -e -mail #1: Den varme bly

Hvis du allerede har mødt nogen eller tidligere har haft et par interaktioner via e -mail, kan du tage en anden tilgang til e -mail om anmodning om forretningsmøde. Det behøver ikke at være helt så formelt, men opkaldets værdi skal stadig angives tydeligt. Og ligesom før vil du gerne bruge et online planlægningsværktøj til at fremskynde selve planlægningsprocessen. Dette hjælper med at strømline registreringsprocessen. 

Her er en e -mail -skabelon, du bogstaveligt talt kan kopiere og indsætte, selvom vi anbefaler at foretage ændringer efter behov for at passe til din forretningsmodel. 

Kære {client-name}, 

Det var rart at tale med dig i sidste uge. Efter at have gennemgået webstedet {company-name} er jeg overbevist om, at vi kan hjælpe dig med at spare tid og hurtigt vokse din virksomhed med blot et par opdateringer. 

Faktisk har vi tidligere på året hjulpet en anden kunde med et lignende problem med at effektivisere deres drift og øge salget med mere end 250% i de første tre måneder. Vi kan samarbejde med dig om at skabe lignende resultater. 

Da du allerede har en generel fornemmelse af, hvordan vores tjenester fungerer, vil jeg meget gerne ringe til dig i næste uge for at levere en komplet produktdemo. 

Vær venlig Klik her at planlægge en hurtig chat og diskutere denne mulighed mere detaljeret. 

Hvis du har andre spørgsmål, før vi hopper på et opkald, så lad mig det vide!  

Mødeanmodnings -e -mail #2: Den varme kunde

Den gennemsnitlige kunde ved allerede, hvem du er, og den værdi, de burde få fra din service. 

Kundesupportmødets anmodning om e -mail -prøve

Normalt går en mødeindkaldelses -e -mail ud, når kundesupport er blevet eskaleret til en succesmanager. En kort, men professionel e -mail kan se sådan ud:

fornavn,

Det lyder godt.

Lad os bestille en tid til at tale, så vi kan gennemgå alle detaljerne i din anmodning. Når vi har alle disse oplysninger, vil jeg arbejde med vores team for at få taget hånd om dette. 

Vær venlig Klik her at planlægge dit møde. 

Tales ved!

Mødeanmodnings -e -mail #3: Eksisterende kunde

Du kan også konfigurere e -mailautomatisering for at nå ud til kunder, der risikerer at vælte. Genaktiver dem igen ved at fremhæve funktioner, der er underudnyttede, eller du kan stille et højere niveau af funktioner. Det er op til dit succes -team at beslutte, hvad der er passende. Når du har en klar strategi, kan du bruge en mødeindkaldelses -e -mail som denne.  

Hej fornavn, 

Jeg håber, at du nyder ____ -produktet!

Vi leder altid efter måder at gøre vores kunder til succes, og jeg har bemærket, at din konto kunne bruge lidt mere hjælp. Der er en opgradering tilgængelig som en del af din plan, som måske passer bedre til det, du har brug for, end hvad vi allerede har på plads. Vil du have, at jeg sender en e -mail med oplysninger om det?

Vær venlig Klik her at planlægge et møde, så vi kan tale igennem dette sammen. 

Tales ved!

Lukning af løkken på dine planlagte møder

Når du har bestilt et møde med din slutbruger, skal du sørge for, at mødet er planlagt i din kalender. Hvis din online planlægningstjeneste inkluderer Google- eller Microsoft -kalenderinvitationer til deltageren, kan du kontrollere, om de har svaret og valgt "ja". Dette lader dig vide, at kalenderbegivenheden er blevet anerkendt og accepteret af dem. 

Overvej at konfigurere automatiske e -mailpåmindelser til begivenheden, hvis det er langt i forvejen. De behøver ikke at være så detaljerede som dit første mødeindkaldelsesbrev. Bare sørg for, at dato, tid og sted er tydeligt, så de ved, hvordan og hvornår de skal slutte sig til dig. 

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbejder hos Appointlet som produktmarkedsføringschef og kundefortaler. Han har hjulpet tusindvis af kunder med at forbedre deres online planlægningsarbejdsforløb. Uden for arbejdet er han musikteoretisk instruktør og grundlægger af en musik software firma.

Det #1 onlineværktøj til planlægning af møder