7 Online planlægningsværktøjer, verden ikke kan leve uden

Hvis du booker mange møder til arbejde, men ikke har et planlægningsværktøj på plads, har du sikkert allerede ramt nogle af de uundgåelige vejspærringer.

Vi ved, hvordan det går. De endeløse e-mail-kæder frem og tilbage, krydskontrol af kalendere og gruppekoordination bliver vanvittige efter et stykke tid. Især når du forsøger at lukke tilbud og planlægning af friktion koster dig reelle salgsmuligheder. Selvom planlægningsdelen ser ud til at gå glat, dvs.nformelle aftaler via e -mail er let for folk at miste overblikket over. Dette fører til aflysninger i sidste øjeblik, omlægning og udeblivelse.

Heldigvis er et nyt sæt kraftfulde online planlægningsværktøjer dukket op i løbet af det sidste årti. De gør hver deres bedste for at løse det (alt for menneskelige) problem med at møde folk på et bestemt sted og tidspunkt. Blandt disse apps finder du løsninger og funktionssæt, der er skræddersyet til forskellige virksomhedstyper.

I bund og grund er online planlægningsapps beregnet til at hjælpe deltagerne med at vælge en ledig tid og modtage automatiske påmindelser. E -mail -meddelelser og kalenderbegivenheder sendes også til mødeværten. Dette hjælper dig med at sikre det alle dukker op.

Interesseret i at finde det rigtige online planlægningsværktøj til dig? Læs videre for at lære mere om nogle af de bedste muligheder, og hvordan du kan udnytte dem til din egen succes.

Hvad er de bedste planlægningsværktøjer til at afholde forretningsmøder?

For at finde det bedste planlægningsværktøj til din virksomhed er det sandsynligvis bedst, at vi starter med at sætte forventninger til, hvad appen vil indeholde. I stedet for at kede dig med en liste over funktioner, vil jeg fortælle dig gennem oplevelsen af ​​at tilmelde dig din egen konto i en planlægningsapp. På denne måde kan du visualisere dig selv og forberede dig på den ægte vare.

Når du tilmelder dig, er det første, du skal gøre, at konfigurere tilgængelighed til møder. Alle de store planlægningsapps har mulighed for at generere links til en dedikeret planlægningsside. Du kan bruge disse til at dele din tilgængelighed med deres fremtidige deltagere. De vælger mellem et sæt potentielle mødetider, og ved indsendelse af deres anmodning modtager begge parter e -mail -meddelelser. 

De fleste planlægningsværktøjer integreres med en e -mail -kalendertjeneste som Google eller Office 365. Det betyder, at nyplanlagte møder genererer en unik kalenderbegivenhed. En integreret kalender hjælper også med at sikre, at værter ikke får dobbeltbooket. Da deres travle tider er fjernet, viser planlægningssiden automatisk kun de virkelig tilgængelige slots.  

Webkonferenceintegrationer er en anden fælles funktion, som du finder. Tilslutning af din Zoom -konto (eller udbyder af valg) betyder, at hvert planlægningsmøde vil have et unikt, udpeget lokal -id. Nogle planlægningsværktøjer kan endda integreres med CRM'er og marketingsoftware, så virksomheder kan sende bookingdata til de relevante miljøer. 

Det er nogle kerne ting, du skal passe på, når du beslutter dig for, hvilket planlægningsværktøj der skal bruges. I sidste ende skal du finde den app, der opfylder dine behov og er let at bruge. I et forsøg på at gøre udvælgelsesprocessen enklere har vi nedtegnet denne liste over de 7 bedste online planlægningsværktøjer, herunder en detaljeret gennemgang af hver enkelt. 

  • Appletlet til planlægning af en-til-en eller gruppemøder, online eller personligt
  • Setmore til en virksomhedsløsning, der skaleres til store teams
  • Acuity for sit feature set og finurlige sans for humor 
  • Calendly for sine teamsamarbejdsværktøjer og indbyggede kalenderskabeloner
  • Doodle for en unik polling -funktion, som andre planlægningsværktøjer ikke har 
  • Google Kalender for dets kalendervisning og begivenhedsinvitationsfunktioner, der forbinder med deres e -mail -tjenester
  • Hubspot -møder for en problemfri planlægningsoplevelse på dit websted, der indsamler kundeemner på Hubspot CRM.
  •  

Appointlet - Bedste gratis online planlægningsværktøj

Appointlet - planlægningsværktøj

Appointlet er et brugervenligt mødeplanlægningsværktøj, der har været på markedet i næsten et årti og leveres med et omfattende funktionssæt. Virksomheder bruger Appointlet til at forbedre planlægningsoplevelsen for deres fører og eksisterende kunder. Appen hjælper også mødeværter med at kunne skalere deres kapacitet uden at spilde tid på koordinering frem og tilbage.

I modsætning til andre planlægningsværktøjer, der fokuserer på at betjene behovene i en enkelt niche, tilbyder Appointlet en høj grad af fleksibilitet, så du kan rumme næsten ethvert møde -scenario. Alt du skal gøre er at konfigurere dine mødetyper, og en dedikeret planlægningsside genereres automatisk. 

Appointlet lader dig styre flere teams under ét tag, hvilket forbedrer gennemsigtigheden under kundens overdragelse. Og hvis du nogensinde har brug for at mødes med flere deltagere, er alt du skal gøre at oprette gruppe mødetyper. Dette sikrer, at alle får adgang til det samme arrangement.

Deltagere har lettere ved Appointlet. De kan booke møder fra deres mobile enhed eller computer. Hvis de er i en anden tidszone, registreres browserens placering automatisk, og tilgængeligheden oversættes derfor korrekt. Det betyder, at uanset hvor du er, eller hvilken enhed du bruger, forbliver bookingprocessen strømlinet.

Softwaren understøtter muligheden for, at flere teammedlemmer bor under ét tag, hver med deres egen integrerede e -mail -kalender og tilgængelighed. De kan være vært for møder eller placeres i en rundbold for at samle deres tilgængelighed. På denne måde, når kundeemner vælger et tidspunkt, som et tilgængeligt medlem automatisk tildeles dem.

Din bookingside kan integreres på websteder og destinationssider og vedhæftes med e -mails. Når en aftale er reserveret via denne side, føjes den automatisk til din kalender.

Appointlet tilbyder integration med en række virtuelle mødeværktøjer, herunder Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting og Join.me. Dette gør det praktisk at planlægge og afholde webkonferencer, især i et fjernt arbejdsmiljø. Andre integrationsmuligheder inkluderer Google Kalender, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal og Zapier.

Pris:

Freemium -prøveversion - Fuld adgang til alle funktioner i 15 dage

Grundlæggende version - gratis

Premium - $ 8/medlem/måned

Setmore - Bedste virksomhedsplanlægningsapp

Setmore planlægning

Setmore er et andet glimrende online planlægningsværktøj, der håndterer online -bookinger, automatiserede påmindelser, betalingsbehandling og mere. Softwaren har en desktopversion sammen med en Android- og en iOS-app, hvilket gør den til et bekvemt on-the-go tidsbestillingsværktøj.

Ligesom Appointlet giver Setmore dig også mulighed for at oprette tilpassede bookingsider og tilføje dem til websteder, landingssider, sociale medier eller e -mails. Du kan også indsamle betalinger via et debet-/kreditkort eller online betalingsprocessorer som Square eller Stripe.

Softwaren sender øjeblikkelige e -mail -meddelelser til kundeemnerne, og aftalerne føjes til din kalender på én gang. Når mødet er planlagt, kan der oprettes automatiske påmindelser for alle mødedeltagere via e -mail eller SMS -beskeder. Du kan også tilpasse meddelelserne med potentielle oplysninger for at øge relevansen og reducere antallet af udeblivelser.

tilbagevendende aftaler funktion giver dig mulighed for at angive bestemte tidsrum for almindelige kunder eller VIP'er, så de ikke behøver at booke møder igen og igen. Du kan også gøre det samme for teams og grupper af kunder til webinarer eller træningssessioner.

Setmore bruger API'er til at integrere med tredjepartssoftware, herunder apps til sociale medier, e-mailmarkedsføringssoftware og CRM'er som Salesforce. Du har også mulighed for at oprette forbindelse til de største videokonference -apps og andre online kalendere som f.eks. Google Kalender og Office 365.

Pris:

Grundlæggende version - gratis

Premium - $ 9/måned pr. Bruger, der faktureres årligt

Pro - $ 5/måned pr. Bruger faktureres årligt

Skarphed - Bedste planlægningsmulighed for Squarespace 

Skarphedsplanlægningsapp

Acuity er en online planlægningsassistent, der automatiserer tidsbestilling og kalenderhåndtering. De blev erhvervet af SquareSpace og placeret som det værktøj, webstedsejere bruger, når de vil have en indbygget widget til planlægning. Med Acuity kan du styre tilgængeligheden af ​​flere personer flere steder. 

Ligesom deres konkurrenter opretter du en tilpasset planlægningsside og deler den med klienter for at lade dem se din tilgængelighed i realtid. Da de deler oplysninger på din indtagelsesformular, gemmes disse data automatisk og gemmes i dine poster.

Softwaren justerer automatisk aftaler i henhold til forskellige tidszoner, så kunderne let kan annullere og omlægge tid. Automatiske påmindelser til disse aftaler sendes for at holde klienterne opmærksomme på mødet. Alle disse data synkroniseres automatisk med din kalender, og du får øjeblikkeligt besked om nye bookinger.

Softwaren kan også integreres med andre tredjeparts kalender-apps. Nogle af disse inkluderer Google Kalender, iCloud, Outlook.com, Exchange og Office 365. Du kan forbinde det med Zoom, Google Meet og GoToMeeting til virtuelle møder, og til fakturering og regnskab kan du integrere med QuickBooks eller Freshbooks.

Du kan også acceptere online betalinger via Acuity, da den integreres med flere betalingsudbydere og gateways, såsom Stripe, PayPal, Square osv. 

Pris:

Gratis prøveperiode - 7 dage

Nye - $ 14/måned faktureres årligt

Voksende - $ 23/måned faktureres årligt

Powerhouse- $ 45/måned faktureres årligt

Virksomhed - tilpassede priser

Calendly - Populært letvægtsplanlægningsværktøj

Calendly

Calendly er et alt-i-et-værktøj til planlægning af møder professionelt og effektivt. Denne er temmelig berømt over hele kloden på grund af sin brugervenlige grænseflade og en stor liste over funktioner.

Ligesom sine konkurrenter giver Calendly dig mulighed for nemt at oprette møder og dele invitationslinket med andre deltagere. Du kan tilføje alle detaljer om begivenheden, f.eks. Formål, sted og deltagere og lade de inviterede vælge deres foretrukne mødetid. Når en plads er bekræftet, tilføjes begivenheden automatisk til din kalender.

Softwaren tager sig af eventuelle påmindelser, opfølgninger eller omlægningsoperationer derefter og holder dig opdateret om din kalender. Dette hjælper også med at reducere aflysning af møder og antallet af udeblivelser, da omlægning er super let, og alle deltagere kan gøre det på deres vilkår.

Med Calendly kan du begynde at oprette teammøder ved hjælp af skabeloner. Disse skabeloner gør det muligt at oprette standardiserede møder hurtigt og med en høj grad af ensartethed og kontrol.

Du kan pleje klientforhold ved at styre interaktioner med dem via Calendly. Integrer det med alle dine yndlingsværktøjer til at forbedre kundeforhold og administrere alt fra ét sted.

Pris:

Gratis prøveperiode - Gratis adgang til Professional Plan i 14 dage

Grundlæggende version - gratis

Premium - $ 8/måned faktureres årligt

Pro - $ 12/måned faktureres årligt

Virksomhed - tilpassede priser

Doodle - Bedste planlægningsværktøj til afstemning på et tidspunkt

Doodle planlægning

Doodle er en online planlægnings- og produktivitetsapp, der gør tidsbestilling hurtig og effektiv. Du kan oprette og dele din kalender med flere parter og give dem mulighed for at booke en tid med blot et par klik. Værktøjet fungerer lige godt for både store og små virksomheder.

Det, der gør Doodle unik, er muligheden for at oprette meningsmålinger. Denne funktion hjælper deltagerne med at koordinere med hinanden for at finde det bedste tidspunkt at mødes. Brugere stemmer på deres foretrukne tider og kan vælge andre slots som 'gratis, hvis det er nødvendigt'. Doodle klarer logikken på backend og forsøger at vælge den bedst mulige tid for alle.

Med Doodle kan du oprette en enkelt bookingside, der er fuldt tilpasset. Denne bookingside kan deles med alle, der ønsker at booke en tid hos dig, og de kan nemt gøre det på få minutter.

Når de har valgt et tidspunkt, og en begivenhed er låst i kalenderen, kan du konfigurere automatiske påmindelser for alle parter. Dette reducerer antallet af no-shows i høj grad, og du kan maksimalt bruge din værdifulde tid. Du kan angive de tidsrum, du er tilgængelig i, og kun den del vil være synlig for parterne, der booker aftaler. Du kan vælge resten af ​​kalenderen for at forblive privat. 

Softwaren forbinder med næsten alle berømte online kalender -apps og synkroniserer data på tværs af dem. Dette gør det muligt at opdage alle tilgængelige slots, uanset hvilken kalender den anden part bruger. Der er ingen problemer med tidszonen, da appen automatisk identificerer gæstens tidszone og ændrer alt i overensstemmelse hermed.

Pris:

Gratis prøveperiode - Gratis adgang til premiumfunktioner i 14 dage. Intet kreditkort kræves.

Grundlæggende version - gratis

Pro - $ 6.95/måned pr. Bruger faktureres årligt

Team - 8.95 dollar/måned pr. Bruger faktureres årligt

Virksomhed - tilpassede priser

Google Kalender-Bedste kalendercentrerede planlægningsværktøj

Google Kalender

Google Kalender er uden tvivl det mest kraftfulde online kalenderværktøj på denne liste. Når det er sagt, opfylder det ikke mange af de kriterier, vi har opstillet for et planlægningsværktøj. Millioner af mennesker bruger det til at planlægge møder online, så det er værd at nævne, og vi vil forsøge at gøre nogle af de største forskelle klare. 

Med Google Kalender kan du holde styr på dine daglige aktiviteter ved hjælp af et traditionelt kalenderlayout. Folk bruger appen til at planlægge møder/begivenheder og invitere venner, familie eller kolleger til at deltage. Det synkroniseres automatisk med andres Google Kalender -konti, så opdateringer til en person vises for alle.

Planlægning af møder med Google Kalender tager kun et par klik. Du kan invitere deltagere til disse møder, og når de har bekræftet, låses tidsrummet i kalenderen. Udover aftaler kan du angive påmindelser om forskellige helligdage, fødselsdage, religiøse begivenheder, tv -udsendelser, sportsbegivenheder og så videre. Sjovt nok inkluderer de endda en vejrudsigt i kalenderen som et eksternt plug-in, som kan hjælpe dig med at planlægge kommende, personlige begivenheder.

Inden for en enkelt Google Kalender-konto er der mulighed for at generere flere underkalendere og dele dem med dit team. Tilladelseskontrol lader dig beslutte, hvem der har adgang til at foretage ændringer eller booke slots på dine vegne. Dette er mest almindeligt, når en mødevært skal koordinere med en sekretær eller dele deres tilgængelighed med ledelsen.

Interessant nok er alle de andre planlægningsværktøjer, der er angivet i denne artikel, integreret med Google Kalender. Det er fordi deres planlægningsværktøj ikke er særlig robust og skalerer dårligt for teams. Så hvis du allerede planlægger møder med Google -kalender, men ønsker at tage det til det næste niveau, anbefaler vi at supplere med en dedikeret planlægningsapp.

Pris: 

Grundlæggende version - gratis

Google Apps for Business - $ 5/måned pr. Bruger

Hubspot Meetings - Enkel, men effektiv planlægningsapp

Hubspot

Hubspot Meetings er et mødeplanlægningsværktøj, der leveres til Hubspot -kontoindehavere. Det bruges typisk sammen med et Hubspot -websted, på samme måde som Acuity indlæses som en widget i Squarespace. Dette gør processen med at booke aftaler fra dit websted hurtig og problemfri. Det synkroniseres med Google og Office 365 -kalendere og giver dine kundeemner mulighed for at booke møder med dig i dine fritidsrum.

Værktøjet kontrollerer automatisk din mest opdaterede tilgængelighed med den tilsluttede kalender og gør disse slots tilgængelige til booking. Du kan nemt integrere bookingkalenderen på dit websted eller andre landingssider, og kundeemnerne kan direkte booke aftaler der. Hvis du allerede er i kontakt med dem via e -mail, kan du også dele kalenderen der for at fjerne unødvendige trin imellem.

Med Hubspot Meetings kan du sende links til gruppemøder for at give prospekter mulighed for at planlægge aftaler med mere end én person i din virksomhed. Du kan også oprette et round-robin-link, der giver prospekter mulighed for at booke en tid hos den repræsentant, hvis tilgængelighed passer til deres tidsplan.

Da Hubspot Meetings er en del af Hubspots komplette marketinghub, integreres det godt med Hubspot CRM for at indsamle kundedata og hjælpe med at opbygge din database. Hvis du allerede er en Hubspot -bruger, kan du derefter udnytte disse oplysninger senere for at pleje leads og få dem til at konvertere. 

Pris: 

Grundlæggende version - gratis

Hubspot Marketing Hub - startende fra $ 45/måned, der faktureres årligt 

Ofte stillede spørgsmål

Nu hvor vi har skitseret de store spillere i planlægningsværktøj arena er det op til dig at beslutte, hvilken der passer dig bedst. Som du sikkert har bemærket, har de en tendens til at ligne hinanden. En af de bedste måder at finde din bedste pasform er ved at tilmelde dig en af ​​deres gratis forsøg. Du kan typisk få 15 dages gratis premium service for at teste alt og se, hvad du kan lide. 

Hvis du stadig er forvirret om at vælge den rigtige online planlægningsapp, er her et par ofte stillede spørgsmål, der kan være en hjælp.

Hvad er de vigtigste ting, et planlægningsværktøj gør?

Et planlægningsværktøj hjælper med at oprette og administrere skemaer mere effektivt ved hjælp af automatisering. Det giver flere parter mulighed for at samarbejde om en kalender, booke aftaler, planlægge møder, sende påmindelser om begivenheder og styre deres dag på en måde, der forbedrer produktiviteten. Du kan også dele din kalender med dine kunder og lade dem booke aftaler med dig via et planlægningsværktøj.

Hvad er forretningsmæssige fordele ved at bruge et planlægningsværktøj?

Planlægningsværktøjer fjerner besværet med at konfigurere og administrere møder manuelt. Med en dedikeret app kan du koordinere uden alle bekræftelses -e -mails frem og tilbage. Det vil også effektivisere din daglige arbejdsgang, hjælpe med prioritering af opgaver og give ledere mere tilsyn.

Kan jeg bruge et planlægningsværktøj fra min iPhone eller Android?

Ja, deltagerne kan bruge en planlægningsside fra deres iPhone eller Android -enhed. Men da grænsefladen er kompleks, er det normalt bedst for værten at konfigurere deres sider fra en stationær computer. Nogle planlægningsværktøjer, der har en mobilapp, der giver dig hurtig adgang til dine planlægningslinks, så du kan dele via e -mail og tekstbeskeder.

Hvordan booker kunderne tid med et planlægningsværktøj?

Du kan dele et link til planlægningssiden via e -mail og SMS eller integrere planlægningssiden på dit websted. Indlejring er typisk let at gøre, fordi appen vil levere et HTML -kodestykke, som du blot slipper på den relevante side. Kunderne vil se, at de derefter kan vælge en tilgængelig tidsperiode og booke en tid med dig. Denne begivenhed føjes automatisk til din kalender, og kundeoplysninger gemmes. 

Hjælper planlægningsværktøjer med at reducere udeblivelser?

Planlægningsværktøjer kan være en stor hjælp til at reducere udeblivelser ved vigtige møder. Du kan konfigurere automatiske påmindelser, så hver deltager får besked om deres møde, der nærmer sig. Hvis nogen ikke er tilgængelig og ønsker at omlægge mødet, kan de også gøre det let med planlægningsværktøjet.

Det er okay ikke at være hyperproduktiv hele tiden.

Nu hvor du har den indvendige scoop, har vi lige en sidste ting at tilføje. Kald det en public service -meddelelse.

Nogle af os bliver afhængige af travlhed på bekostning af ægte produktivitet. Med et planlægningsværktøj på plads kan du opleve, at du har mere fritid. Så sørg for at du får mest ud af det. Nyd et øjeblik til at hvile mellem arbejdsopgaver, og dine møder kan gå bedre som følge heraf.

Brug af et planlægningsværktøj kan være en del af en større indsats for at finde den rigtige balance mellem arbejdsliv og privatliv. Bare være sikker på, at du tester planlægningsappen grundigt, før du sender den til dit publikum. Hvis du har fundet en, der har alt, hvad du har brug for og passer til dit budget, kan du finde på at bruge den i mange år fremover, som mange af vores egne kunder gør.

Lad os vide, hvilken du ender med at vælge i kommentarerne herunder!

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbejder hos Appointlet som produktmarkedsføringschef og kundefortaler. Han har hjulpet tusindvis af kunder med at forbedre deres online planlægningsarbejdsforløb. Uden for arbejdet er han musikteoretisk instruktør og grundlægger af en musik software firma.

Gør tidsplanen enkel for dig og dine deltagere.