Den stressfri måde at planlægge et møde online

Møde på en webkonference

Det er forbløffende, hvor meget tid der kan gå tabt ved at prøve at planlægge et møde. Du vil oprette forbindelse, så du tjekker din kalender og sender nogen et par tidspunkter at vælge imellem. Men din klient eller kollega er ikke tilgængelig den dag. De giver dig et alternativt tidspunkt, der heller ikke fungerer for dig ... og bam! E-mailen bordtennis begynder. 

Ville det ikke være rart, hvis du bare kunne læse hinandens tanker?

At gå frem og tilbage for at planlægge et møde bliver gammelt, hurtigt. Udsigter og kunder ønsker øjeblikkelig tilfredsstillelse. Det sidste, de har brug for, er endnu et lag af stress i deres liv. Og for at være ærlig, er besværet med at gå frem og tilbage lige så irriterende for mødeværten. Du ender med at gå glip af muligheder på grund af den spildte tid. 

Hvis du leder efter ideer til, hvordan du planlægger et møde mere effektivt, hjælper denne artikel. Vi viser dig, hvordan du automatiserer din arbejdsgang med mødeplanlægningsapps som Appointlet og Doodle, så du kan spare tid for alle og booke møder som en professionel. 

Det grundlæggende ved planlægning af møder online

For at forblive konkurrencedygtig i det moderne forretningslandskab skal du hurtigt låse mødeoplysninger fast med så lidt indsats som muligt for begge parter. Men hvordan gøres det præcist?

Vi anbefaler at tilmelde dig et gratis planlægningsapp der understøtter e -mail -kalenderintegrationer. Du starter med at definere din tilgængelighed og de typer møder, du vil være vært for. Når du har tilsluttet din Microsoft Outlook eller Google -kalender, vil appen være i stand til at tjekke for eksisterende kalenderbegivenheder og oprette nye begivenheder, når du bliver booket.

Når din planlægningsapp er konfigureret korrekt, kan du begynde at dele den med et publikum. I stedet for at oprette kalenderinvitationer manuelt for hver person, giver du simpelthen de inviterede et mødelink, der kan bruges, når det passer dem. Når de klikker på det, bringes de igennem en strømlinet planlægningsproces. Du kan endda integrere planlægningssiden direkte på et websted for at forbedre tilgængeligheden for besøgende på stedet.

Din mødeplanlægger indlæses på enhver iOS- eller Android -enhed, så folk kan booke tid hos dig, mens de er på farten. Eventuelle tidszoneforskelle mellem værten og deltageren oversættes automatisk. 

Brugerdefinerede indtagelsesformularer lader dig indsamle vigtige detaljer om den inviterede, f.eks. Deres telefonnummer. Hvis det bliver et onlinemøde, anbefaler vi at integrere med en videokonference -app, som din virksomhed allerede bruger, f.eks. Zoom Meetings og GoToMeeting. Et særligt møde -id bruges til at generere et unikt virtuelt rum til hver deltager. Dette sikrer, at folk ikke dukker op tidligt og trænger sig på hinandens møder. 

Planlæg et møde som konsulent

Lad os forestille os, at du er en konsulent, der opererer i en niche, hvor der er rimelig efterspørgsel efter din service, men også en rimelig mængde konkurrence. Du har gjort arbejdet for at blive vist offentligt, hvilket betyder, at folk kan opdage dit websted med de rigtige søgeudtryk. Men du er en af ​​mange konsulenter, der er angivet på søgemaskinen, så udsigterne åbner flere faner på én gang, før de starter deres forskning. 

På hvert konsulentwebsted gennemgår prospektet materialerne og forsøger at få en fornemmelse af tilbuddet. De indsnævrer til sidst deres muligheder til dig og en konkurrent. Dit websted har en simpel kontaktformular, der beder om e -mail, navn og eventuelle noter. De kan indsende spørgsmål, og du vender tilbage til dem, så snart du kan. Men din konkurrent har en "book nu" -knap, der lader udsigterne planlægge en gratis femten minutters konsultation. 

Da du kommer til at læse den første e -mail og skrive et svar, har din konkurrence allerede været på et telefonopkald med kundeemnet. De har givet et uimodståeligt tilbud, og medmindre de taber bolden et sted nede på linjen, har du mistet en klientmulighed.

Indsamling af betaling for et møde kan føles icky, så Appointlet tager sig af det med en kreditkortbetaling. Du kan vælge at kræve en betaling, før du bekræfter et møde. Udnyt integrationer og plugins til oprette forbindelse til en eksisterende CRM og du har alle virksomhedens mødedata forbundet med kundeoptegnelser.

Sådan planlægger du et møde som et team 

Det er let nok at planlægge et møde som konsulent, men når det kommer til at koordinere møder på tværs af et team, kan tingene blive lidt vanskeligere. For eksempel, hvis hvert medlem af dit team skal have et lige antal møder at være vært for, hvordan bruger du så automatisering til at sikre, at de fordeles fair? Hvad hvis nogle teammedlemmer har prioritet og skulle få de første valg? 

Der er meget at overveje i denne henseende, så vi vil dele resten af ​​denne artikel i tre kategorier; e -mail -kalenderen, mødeplanlæggeren og planlægning af meningsmålinger. 

Af alle de tilgængelige e -mail -kalendere, synes vi, at Google Kalender og Office 365's Outlook Kalender -integration er de bedste. De kommer med det største antal funktioner, kan håndtere en enorm mængde mødedata uden ydelsesproblemer og understøttes almindeligvis integrationer i tredjeparts planlægningssoftware.

Google Kalender 

Planlæg et møde i din Google -kalender

Hvem elsker ikke gratis ting? Den åbenlyse fordel ved Google Kalender er, at de tilbyder en kraftfuld gratis plan, inklusive en komplet pakke med ekstra apps som Google Drive og Google Docs, med direkte integrationer til den gratis Gmail -service.

Hver person på dit team skal have deres egen udpegede Gmail -kalenderkonto. Dette sikrer, at de let kan logge ind og se deres skema. Som administrator kan du udnytte delingsfunktionerne fra Google til at udsætte dit teams kalendere for en hovedkalenderkonto. Dette giver dig mulighed for at se alle bookinger på tværs af organisationen med muligheder for at gøre specifikke kalendere synlige eller usynlige efter behov. 

Office 365 Outlook -kalender

Planlæg et møde i din Office 365 -kalender

For teams, der allerede er stærkt knyttet til Microsoft -produkt, er Office 365s forretningsplan vejen frem. Deres Outlook -kalendertjeneste sikrer, at du er i stand til at integrere med tredjeparts planlægningsapps. Du får mange af de samme funktioner, som Google Kalender giver, men tjenesten er ikke gratis. Du kan forvente at betale for tjenesten baseret på det abonnementsniveau, du vælger, lige fra personlig til virksomhed. Vi anbefaler forretningsplanen, fordi Office -abonnementet ikke kan integreres med alle planlægningsapps.

Planlæg et møde med booking links

Hvis du vil planlægge et møde på tværs af hele dit team, skal du ikke være bange for at automatisere arbejdsgangen. Du kan gøre dette ved at oprette en gratis konto, invitere dine teammedlemmer og oprette skabeloner til mødetype, så de matcher dine forretningsbehov. 

En af de mest værdifulde teamplanlægningsfunktioner, du finder, er samlet tilgængelighed, også kendt som round robin -planlægning. Når du tænder dette, vil alt det personale, der er tildelt en møde, blive inkluderet i en pulje. Leads eller kunder, der besøger din planlægningsside, vælger et tidspunkt uden at vælge et specifikt teammedlem. På backend vil round robin finde de mennesker, der er tilgængelige, og tildele den, der var bestilt mindst for nylig. 

Appletlet

 

Med Appointlet inkluderer den tilgængelige tilgængelighedsfunktion en mulighed for at give nogle teammedlemmer prioritet. Dette giver dig mulighed for at tildele møder til en foretrukken gruppe, før du cirkulerer dem gennem en sekundær pulje.  

Du kan forvente at finde andre teamfunktioner, f.eks. Gruppemøder, hvor flere medlemmer af dit team er inkluderet i et enkelt møde. Så hvis du sender klienter en mødeinvitation, viser din planlægger kun tider, hvis alle tildelte medlemmer er tilgængelige. Dette ender med at spare administratorer meget tid på intern koordinering. 

As møderne ruller ind, sender medlemmets integrerede kalenderkonti meddelelser til de tilsvarende Gmail- eller Outlook -konti. Når du er logget ind på Appointlet, kan du bruge et møde -dashboard til at gennemgå kommende eller tidligere begivenheder, herunder vigtige detaljer som mødedato og mødetid, deltagerstatus, svar på indmeldelsesformularer og mere.  

Doodle

En anden måde at planlægge møder på er med en meningsmåling. Hver deltager, der er blevet inviteret til et bestemt møde, vil stemme for de dage og tidspunkter, der fungerer bedst for dem. Vi anbefaler at prøve Doodle, hvis du har brug for en løsning af denne art. Deres software venter, indtil hvert inviteret medlem har valgt en overlappende tid og dag. Derefter sender den automatiske e -mailbekræftelser til alle involverede. Desuden inkluderer de særlig håndtering af scenarier, hvor dine deltageres foretrukne tidspunkter ikke stemmer overens.

At forsøge at opnå dette manuelt kan være lidt som at hyrde katte. Doodle sparer dine deltagere tid ved at give dem et middel til at koordinere gennem automatisering. 

HubSpot -mødeplanlægning

Hvis du allerede har en CRM som Hubspot, skal du kontrollere, om den indeholder en mødeplanlægger. De har en tendens til at være mindre grundigt udviklet end løsningerne, der tilbydes af dedikerede planlægningsapps, men de integreres direkte med alle dine andre kundedata. Hvis du har enkle planlægningsbehov, kan et værktøj som Hubspot -mødeplanlægning kan være rigeligt. 

Planlæg et møde med videokonferencesoftware

Automatisk planlægning sparer meget tid alene, men vent, indtil du begynder at generere unikke virtuelle mødelokaler for hvert planlagt tidspunkt. Integrering med en konferenceløsning som Zoom eller Microsoft Teams giver dig mulighed for at placere en "deltag møde" -knap i hver bekræftelses -e -mail og kalenderbegivenhed. Så når nogen planlægger med dig, har de allerede alt, hvad de har brug for for at deltage i dit møde på det planlagte tidspunkt. 

For at få dette til at fungere skal hvert medlem af dit team have en dedikeret webkonferencekonto. Det er ikke muligt for en enkelt konto at være vært for flere virtuelle møder samtidigt. Så når du får konfigureret din planlægningssoftware med alle på teamet, skal du bare være sikker på, at de forbinder deres egen, unikke konferencekonto. 

Med dedikerede e -mail -kalendere, virtuelle konferencekonti og en software -planlægningsapp har du alt, hvad du har brug for for effektivt at styre dit team.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbejder hos Appointlet som produktmarkedsføringschef og kundefortaler. Han har hjulpet tusindvis af kunder med at forbedre deres online planlægningsarbejdsforløb. Uden for arbejdet er han musikteoretisk instruktør og grundlægger af en musik software firma.

Gør tidsplanen enkel for dig og dine deltagere.