En bedre måde at planlægge vejledningssessioner i skala

vejledningssession

Tidligere blev det at tjene en grad online eller modtage et certifikat fra et onlineprogram ikke opfattet som værende lige så legitimt som personlige klasser. Men i løbet af de sidste par år er skiftet til fjernundervisning blevet vores nye normal. Fra simple planlægningsapps som Appletlet for industriens sværvægtere som Tutorbird og TutorCruncher er der noget for enhver organisation. Det hele afhænger af, hvad du har brug for.

K12-studerende er en af ​​de største grupper, der har foretaget skiftet til online læring. Og selvom fjernundervisning har mange fordele, kan det være udfordrende for nogle elever at tilpasse sig. Eksperter anbefale fjernundervisningssessioner at udfylde hullerne og holde børnene på klassetrin. Voksne elever har også taget til online tutoring, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring eller Zoom for at øge deres jobfærdigheder, skifte karriere og endda lære en ny hobby eller sidejagt. 

Klar til at begynde at booke vejledningslektioner og tage lektionsnoter mere effektivt? Læs videre for at finde ud af hvordan.

Besværet med at booke en vejledningssession

Solo-vejledere ved, hvor stressende det kan være at finde et tidspunkt til at mødes med studerende, der passer til begge skemaer. Når en studerende kontakter en vejleder for første gang, har ingen af ​​parterne en anelse om, hvordan de andres skema ser ud, hvor ofte de kan mødes, eller hvordan de vil planlægge sessioner i fremtiden. Efter et indledende møde og hilsen, og vejlederen har indsamlet nogle detaljer om elevens behov, begynder planlægningssagaen. 

Samtalen går normalt sådan her:

Underviser: "Hvad med denne tirsdag kl. 4?"

Elev: “Hmm, jeg har normalt fri på det tidspunkt, men ikke om tirsdagen. Hvad med torsdag?"

Underviser: ”Jeg har en stående aftale med en anden elev om torsdagen kl. 4:30. Ville 3:30 kunne lade sig gøre?"

Elev: "Faktisk bliver jeg ikke færdig med undervisning om torsdagen før -"

Og ved og ved og ved. Dette er frustrerende og irriterende for elever og deres undervisere, og de er ikke engang nået til at studere endnu!

Dette kan være den eneste måde nogle vejledere ved hvordan man planlægger deres læringssessioner. Andre har måske et system til at organisere deres tilgængelighed, men det er utroligt svært at holde styr på talrige elevers skemaer. På et bestemt tidspunkt kan det være umuligt for solo-vejledere eller vejledningscentre med "gammeldags"-skemalæggere at holde styr på uden et opdateret skemalægningssystem bygget til undervisere og deres behov. 

For studerende er situationen endnu mere kompliceret. 

Når nogen på deres læringsrejse er begyndt at overveje at gå til en underviser for at få hjælp til et bestemt emne eller en specifik færdighed, har de sandsynligvis været på en rutsjebane. Det er frustrerende at komme bagud i klassen eller mangle en tilstrækkelig forståelse af et nøgleemne. Nogle onlineelever kan føle, at de er på en ø på egen hånd uden den klassiske personlig støtte, som eleverne er vant til. 

Når planlægning bliver et problem, vil eleverne sandsynligvis blive frustrerede, føle sig hjælpeløse og måske have lyst til at give helt op på deres vej til videregående uddannelse. Af denne grund skal alle elever have en friktionsfri planlægningsoplevelse. Jo nemmere det er for dem at planlægge en vejledningslektion, jo mindre skræmt føler de sig generelt af læringsoplevelsen. 

Stop med at gå frem og tilbage med eleverne for at vælge et tidspunkt. Det er ineffektivt, forårsager friktion og kan koste din operation i fastholdelse og nye tilmeldte. Plus, der er en bedre måde. 

Hvad er tutor management software?

Vejlederorganisationer og individuelle vejledere opretholder en vis fleksibilitet for at imødekomme deres elevers behov. Med fremkomsten af ​​online læring har undervisere og elever endnu flere muligheder at mødes. Vejledningssoftware hjælper organisationer med at bevare fleksibiliteten uden den ekstra stress ved at koordinere personligt, online, en-til-en og gruppesessioner. Da klasser og vejledningssessioner nu kan finde sted personligt eller eksternt, er det ideelt at have et planlægningsværktøj, der kan rumme adskillige steder. 

Mange undervisere starter selvstændigt, før de til sidst arbejder med et team eller en vejledningsorganisation og ser muligvis ikke værdien af ​​at planlægge software som eneejer. Men efterhånden som antallet af elever og ansvar stiger, stiger kompleksiteten i at planlægge tid med dem.

På den anden side kan større organisationer allerede bruge tutor management software til at overvåge deres elevskemaer (mens de studerende selv kan se alt via en elevportal). Men den forældede teknologi, der bruges blandt indgående planlægningsfunktioner, har en tendens til at være for forsimplet i forhold til behovene hos undervisere i nutidens digitale verden.  

Tutorstyringssoftware strømliner planlægningsarbejdsgangen og reducerer frustration på begge sider af ligningen. Det hjælper brugere med at administrere driftssiden af vejledningsvirksomhed at fokusere på at hjælpe eleverne med at nå deres mål i stedet for at forsøge at finde ud af, hvornår de skal mødes næste gang. 

For virksomheder, der ønsker at skalere deres vejledningsforretning, er tutorstyringssoftware afgørende. Afhængigt af manuel input og synkron kommunikation er det langsomt, kedeligt og tidskrævende at planlægge talrige studerende med de rigtige vejledere. Men planlægning af forretningssoftware lavet til undervisere fjerner støjen, så studerende og undervisere kan dele skemaer, levere fremskridtsrapporter og indstille lektionstider bekvemt og effektivt. 

Adskillige online planlægningsværktøjer er tilgængelige, som har funktioner og fordele, der kan hjælpe med at tage store tutororganisationer til næste niveau. Løsninger som Tutorbird og TutorCruncher er populære af en god grund. De tilbyder læringsstyringssystemer, der organiserer elevdata, vejledningslektioner, læseplaner og planlægningsværktøjer. 

Disse platformes bedste egenskab er, at de eksplicit er bygget med vejledningsvirksomheder i tankerne. TutorBird tilbyder en one-stop-shop med tilpasningsmuligheder såsom fakturering, onlinebetalinger via værktøjer som PayPal og læringsstyring afhængigt af din organisations behov. TutorCruncher tilbyder også marketing- og kundestyringsfunktioner for at hjælpe med at skalere nye tutor små virksomheder. 

Der er dog et par ulemper ved deres indbyggede planlægningsværktøjer. Selvom de giver grundlæggende skemalægningsfunktioner, mangler de kritiske komponenter, som mange tutororganisationer har brug for for at skalere deres voksende drift. 

For eksempel er der kun to måder, hvorpå kunder kan planlægge en vejledningssession ved hjælp af TutorCruncher: gennem undervisernes hjemmeside eller med en adgangskodebeskyttet login-studerendeportal. Pålydende virker dette logisk. Men at skalere en voksende vejledningsvirksomhed, kan ekstra friktion såsom et brugernavn/adgangskode-login og oprettelse af en konto frustrere og afskrække potentielle studerende fra at få den vejledningshjælp, de har brug for. 

En anden ulempe ved disse tutorstyringsværktøjer er, at deres komplicerede funktioner er for forvirrende og mangler effektivt UX-design. For eksempel er processen for studerende til at planlægge deres sessioner meget kompleks med TutorBird. Dette lægger det meste af ansvaret for skemalægning på underviserne og er ikke særlig effektivt, hvad angår tidsstyring. 

Derudover skal eleverne ikke skulle lære at bruge kompliceret forretningssoftware for at få lidt ekstra hjælp i klasseværelset, uanset om det er online eller personligt. 

Hvis du leder efter en enklere måde at booke tid med studerende på, avancerede funktioner, der stadig er nemme at bruge, utallige integrationer, automatisering og betalingskonfigurationer, der er synkroniseret med almindelige muligheder som PayPal eller kreditkort, alt sammen til den bedste værdi, så led ikke længere. 

Et moderne skemalægningsværktøj til undervisere

Appointlet er en ny slags tutor management software. Den kombinerer alle de avancerede funktioner og integrationer af lignende softwareprogrammer til en effektiv, brugervenlig og elevvenlig løsning. Brugere kan nemt planlægge vejledningssessioner, acceptere betalinger og spore konverteringer. Da organisk trafik er et nøglemål for 76% af organisationer, er det afgørende for succesen for store tutororganisationer. 

Oven i det kan undervisere også bruge Appointlets simple planlægningssidekonfigurationer. Opret og del et link for at give eleverne mulighed for at planlægge deres aftaler uden dobbeltbooking eller at vælge et ikke-tilgængeligt tidspunkt. Men det er bare at komme i gang. 

Appointlet tilbyder mere værdi for tutororganisationer end nogen anden tutorstyringssoftware. Andre produkter koster minimum $15 pr. måned pr. underviser for mindre avancerede funktioner end Appointlets gratis for evigt plan. Udnævnelse dyreste plan, som inkluderer alle de funktioner, som vejlederorganisationer har brug for for at få succes og vokse, koster kun $8 om måneden. 

Undervisere kan nu eliminere frem og tilbage e-mail-koordinering for at finde et tidspunkt til at mødes med Appointlets brugervenlige planlægningsfunktioner, der inkluderer asynkron planlægning, personlige vejledningslinks og gruppeholdsstyring. 

Det er også muligt at reducere elevernes udeblivelse ved at bruge Appointlet. E-mail- og SMS-beskeder såsom mødebekræftelser og påmindelser sendes automatisk med alle de vejledningssessionsdetaljer, som forældre og elever har brug for.

Brugere kan endda forblive bedre organiseret med en detaljeret log over alle tidligere og fremtidige vejledningssessioner. Når en vejledningsvirksomhed begynder at skalere, kan det være svært at håndtere elevernes behov. Appointlet giver vejledere mulighed for holde interne noter om lektioner og aktiviteter med en detaljeret log over alle tidligere og fremtidige vejledningssessioner. 

Det bedste er, at Appointlet integreres med over 2,000 forskellige apps til små virksomheder, inklusive Zapier, CRM'er, Stripe, e-mailkalendere osv. 

Appointlet-teamet er også i gang med at udvikle en mobilvenlig version, som kan bruges sammen med din Apple- eller Android-telefon. Så kan du få sms-påmindelser sendt til dig selv eller til dine elever også.

Sådan fungerer tutorplanlægning

Med Appointlet er tutorplanlægning en ligetil proces med alt hvad du behøver for at få succes som en solo privat underviser eller tutororganisation. Den minimalistiske grænseflade fremhæver væsentlige funktioner såsom klassetyper, tilgængelighed, datoer, tidspunkter for aftaler og dine specifikke integrationer. 

Den strømlinede UX giver også brugerne mulighed for at komme i gang på mindre end to minutter. Alt du skal gøre er at logge ind med din Google- eller Office 365-konto (dette gør e-mail-integration et snuptag, men du kan oprette et nyt brugernavn og adgangskode, hvis du foretrækker det), og følg derefter den enkle, klare opsætningsinstruktion for at komme i gang.  

Den vigtigste funktion ved enhver tutor management software er planlægning. Avancerede planlægningsfunktioner, der inkluderer ubesværede aflysninger og omlægningsmuligheder, e-mail påmindelser, og selvbetjeningsplanlægning for klienter er kernen i Appointlet tutor management software. Og i modsætning til konkurrencen gør Appointlet det nemmere end nogensinde før at planlægge vejledningslektioner. 

Trin 1: Konfigurer de dage og tidspunkter, du er tilgængelig for at mødes med eleverne

Undervisning involverer en masse planlægningsdrillerier, aflysninger, omlægninger og endda nogle udeblivelser. Brugere indtaster de dage og tidspunkter, hvor du er tilgængelig for vejledningssessioner eller andre mødetyper, i den indledende opsætningsguide.

Men bare rolig, det er ikke hugget i sten! Det er super nemt at ændre din tilgængelighed fra planlægningssiden. 

Planlægningssidens dashboard viser dine mødetyper. Det er her, du kan konfigurere (og omkonfigurere) de dage og tidspunkter, du er tilgængelig for forskellige vejledningssessioner, herunder gruppeundervisning, personlig og online vejledning. 

Du skal blot klikke på de tre prikker i nederste højre hjørne af mødetypekortet og vælge Rediger. Derefter dukker en editor op på skærmen med flere muligheder med farverige ikoner placeret i venstre side. Vælg Tilgængelighed, markeret med et grønt kalenderikon, og vælg derefter de dage og tidspunkter, hvor du er tilgængelig. 

Med Google kalender integrationer er det nemt at separate undervisningsskemaer fra personlige tidsplaner, selvom du bruger den samme e-mail-konto. 

Trin 2: Kopiér dit Appointlet-link og del det med elever eller deres forældre

Nu hvor du har konfigureret din vejledningstilgængelighed, er det tid til at dele dit Appointlet-link med elever og forældre eller endda integrere det på din hjemmeside!

Fra planlægningssiden skal du blot klikke på knappen Del i nederste venstre hjørne af det mødetypekort, du gerne vil dele. 

Herfra kan du dele dit planlægningssidelink til dine tilsluttede sociale konti, herunder Twitter, Facebook og LinkedIn. Du kan også vælge Copy Link for at kopiere dit Appointlet-link til udklipsholderen og indsætte det i e-mails, direkte beskeder, slack eller hvor som helst du kommunikerer med kunder. 

Alternativt kan du også vælge Integrer på websted for at tilføje din planlægningswidget til et eksisterende underviserwebsted eller en virksomheds landingsside. 

Trin 3: Når en ny vejledningssession er booket, får du en automatisk notifikation

Når nogen booker en vejledningssession ved hjælp af dit Appointlet-link, modtager du en automatisk meddelelse med detaljerne om det kommende møde. Du kan også konfigurere påmindelsesmails og SMS-beskeder for at minde dig og dine elever om kommende klasser for at eliminere fremtidige udeblivelser.

Det er virkelig så enkelt. Appointlet er en game-changer for undervisere og dem, der søger vejledning, fordi det er nemmere end nogensinde før at få forbindelse, aftale en aftale og komme i bøgerne. Alt sammen uden det akavede frem og tilbage at forsøge at finde et tidspunkt at mødes på. 

Tag ikke vores ord for det

"Vores udeblivelser er faldet drastisk med Appointlets automatiske påmindelsesmails."

Charvi Goyal, grundlægger af Tutorscope, gik med Appointlet for at udvide deres netværk af undervisere, øge bookinger og nå ud til flere studerende. De sagde:

“At imødekomme elevernes tilgængelighed, vejledernes tilgængelighed, tidszoner og forskellige fag var en skræmmende opgave, men Appointlet gjorde det nemt for os. Med et brugervenligt system, som selv vores folkeskoleelever kan bruge til at booke sessioner, har Appointlet givet os mulighed for at prioritere både skalerbarhed og fleksibilitet i vores tjenester. Softwaren sørger for vores planlægning, så vores undervisere og studerende kan holde op med at bruge tid på at sende e-mails 2-3 gange for hver session og vende tilbage til det, der betyder mest: at lære sammen, uafbrudt."

Med Appointlet oplevede de hurtig vækst. TutorScope nu forbinder over 1,500 studerende med et netværk af 60+ undervisere til at hjælpe elever i alle aldre med at nå deres uddannelsesmål. Og de bookede over 2,100 vejledningssessioner på bare det første år. 

Klar til at skalere din vejledningsvirksomhed?

Appointlet gør det nemt at administrere bookinger på tværs af alle dine undervisere, efterhånden som du vokser din vejledningsvirksomhed over tid. 

Efterhånden som bookingerne kommer ind, gør dit mødedashboard det nemt at filtrere gennem planlagte sessioner. Du vil altid have fuldstændig indsigt i din undervisningsplan, deltagere, tidspunkter og andre noter til at styre elevernes læring. 

Brug rullemenuen øverst til højre på mødekontrolpanelet til at filtrere resultater efter dato. Så kan du skære dine resultater yderligere ned med søgelinjen. Søg efter underviserens navn, elevens navn, dato, e-mail og mere!

Et andet kritisk aspekt af vækst for tutororganisationer er at reducere aflysninger og fastholde eksisterende studerende. Det er nemt at miste overblikket over tid og gå glip af en vejledningssession. For at hjælpe med at reducere udeblivelser sender Appointlet en bekræftelsesmail, hver gang eleverne booker en session hos dig. Slå påmindelsesbeskeder til, og planlæg dem til at gå ud automatisk, når mødet nærmer sig. Det kan også være nyttigt at sende en tilpasset påmindelse ved hjælp af automatisering. Dette holder detaljerne foran dem og har vist sig at forbedre fremmødet.

Samler det hele

Typisk vejleder planlægning er en irriterende frem og tilbage, der ikke altid udløser en aftale. E-mail, Excel og CRM'er tilbyder ikke tutororganisationer de planlægningsværktøjer, de har brug for for at skalere fremadrettet. 

Moderne tutororganisationer, der bruger planlægningssoftware, mangler nøglefunktioner, der er specifikke for vejledningsvirksomheden, som f.eks avancerede planlægningsværktøjer, talrige integrationer og automatisering. Planlægning af undervisere med andre apps er kompliceret og kommer med en stejl indlæringskurve for dem, der er nye til at bruge digitale værktøjer. 

Men Appointlet fungerer anderledes. Tilmeld dig en gratis Appointlet-konto for at begynde at dele dit tutorplanlægningslink på få minutter.

Nahla Davies

Nahla Davies

Nahla Davies er softwareudvikler og teknologiskribent. Før hun helligede sit arbejde på fuld tid til teknisk skrivning, nåede hun – blandt andre spændende ting – at fungere som ledende programmør hos en Inc. 5,000 erfaringsbaseret branding-organisation, hvis kunder omfatter Samsung, Time Warner, Netflix og Sony

Det #1 onlineværktøj til planlægning af møder