Planlægning af møder gennem et CRM -billetsystem som Zendesk

Zendesk - Appointlet - Zapier integration

Bruger du Zendesk Support og leder du efter en planlægningsløsning?

I den løsning, der er beskrevet her, vil du kunne tilbyde eskaleret support og holde styr på forholdet mellem billetter og møder. Hver gang du deler et planlægningslink, vil deltagerens svar blive sendt tilbage til deres første Zendesk -billet som en privat kommentar ved hjælp af Zapier.

Zendesk er en multifacetteret CRM (Customer Relationship Manager), der bruges af mange SaaS -virksomheder. Det tilbyder en kundesupportsuite, værktøjer til opbygning af en vidensbase (vejledning) og har en intuitiv, brugervenlig grænseflade.

Selvom deres Support -pakke tilbyder en række forskellige tjenester, mangler en ting en indbygget mødeplanlægger. For at løse dette foreslår vi at bruge Appointlet -links i samtale med dine slutbrugere. Zendesk's Chat -widget fungerer som et første kontaktpunkt for folk, der ikke fandt deres svar i guiden.

Appointlet gør det let at sende planlægningslinks og få et møde booket på få minutter. Plus med brugerdefinerede indtagelsesformularer kan du indsamle ekstra information om deltageren, så du er forberedt, når du mødes.

For at komme i gang skal du gøre følgende:

  1. Opret en Appletlet booking side
  2. Registrer en Zapier konto
  3. Opsæt dit support dashboard i Zendesk

Aktiver Zendesk Chat -widgeten på en guide

Når du har registreret konti hos Appointlet, Zendesk og Zapier, er vi klar til at begynde at konfigurere din planlægningsløsning.

I Zendesk skal du navigere til dine administratorindstillinger og finde kanalen mærket Website Widget (klassisk). Denne side tilbyder tilpasningsmuligheder, herunder en funktion kaldet Chat.

Få Chat -widget i Zendesk Support
Aktiver Chat -widget i Zendesk Guide (Hjælp)

Store! Nu vil besøgende på din vidensbase artikler kunne stille spørgsmål, hvis deres særlige emne ikke behandles. Disse meddelelser vises i Zendesk Support som nye billetter.

På billedet nedenfor kan du se, hvordan et Zendesk Support Chat-vindue vil blive vist for dine kunder. I dette eksempel har vi oprette en videnbase ved at bruge Blogger, en gratis og intuitiv bloggingplatform. 

Stil et spørgsmål i Blogger Chat -widgeten

Forespørgsel modtaget i Zendesk Support dashboard

Hver billet har et unikt #, som vist herunder. I Zendesk's API-dokumentation kaldes dette # et 'chat-id'. Bemærk dette billetnummer, da vi vil bruge det i det næste trin.

Opret en Udnævnelsesplanlægningsfelt til dit Zendesk chat-id

Nu hvor din Zendesk Chat -widget er installeret, lad os rette vores opmærksomhed mod planlægningsforløbet.

Begynd med at navigere til Appointlet, logge ind og få adgang til en mødetypes indtagelsesformular. For at indsamle de svar, vi har brug for fra deltagerne, opretter vi først et sæt formularfelter som navn, telefonnummer, jobposition og et spørgsmål forud for mødet.

Ud over disse felter skal vi oprette et ekstra skjulte Mark. Dette vil blive navngivet Chat ID, og ​​vi vil bruge det til at fange det indgående ID fra Zendesk. Her er trin for trin instruktioner:

  1. Opret et nyt tekstfelt kaldet 'Chat -id i fanen Indtagelsesformular i en mødetype.

      2. Klik på "Lær, hvordan du på forhånd udfylder svar" nederst i editoren.

        3. Marker feltet i bunden for at skjule formularfeltet.

        4. Kopier webadressen til forudfyldning, og vælg "Opdater formularfelt".

Indsæt denne webadresse i en ny browser -fane og bogmærke denne side. Alternativt kan du tilføje URL'en til din computers notesblok eller et sted, som du har let adgang til.

Dernæst tester vi, at dit skjulte felt virker.

I dette eksempel målretter vi mod et specifikt Zendesk -id, der svarer til en kundebillet, så vi bliver nødt til at erstatte den generiske "VALUE" -variabel med noget, vi ved, refererer til det data, vi indsamler. I dette eksempel lyder den opdaterede webadresse:


https://appt.link/chris-gruchacz-composition/1-hour-guitar-lesson?field__oefcs=3

Vi har erstattet “VALUE” med “3”, så vi ved, at dette svarer til billet #3 i Zendesk.


 

Tryk på enter for at indlæse siden, og du går igennem det normale planlægningsforløb. Du vil bemærke, at feltet 'chat -id' er skjult.

Eksempel på feltet Udnævnelsesformular

Når du har gennemført testbookingen, bliver dit chat -id videregivet til Zapier. Dette vil gøre det muligt at spore den originale billet og tilføje en privat kommentar med alle mødedetaljer og formularsvar.

Tilslut aftaleplanlægning til Zendesk Support -billetter med Zapier

Zapier Appointlet integration

Nu hvor Appointlet er konfigureret, skal vi over til Zapier. For at komme i gang skal du navigere til din Zap -oprettelsesside:

Vælg Appointlet som udløser, og gennemfør godkendelsestrinene:

Vælg 'Deltager planlagt' i rullemenuen Trigger Event, og hent den seneste reservation. Se efter ejendommen 'chat-id' for at sikre, at din skjulte værdi blev passeret korrekt:

Gør 'Tilføj kommentar til billet i Zendesk' din handling:

For at godkende din Zendesk -konto med Zapier skal du bruge dit API -adgangstoken. Du kan aktivere og derefter oprette dit token i fanen Zendesk Admin her:

Når du går videre med Zendesk -forbindelsen, bliver du bedt om at bruge dit API -adgangstoken til at godkende din Zendesk -konto med Zapier:

Når du begynder at konfigurere detaljerne i handlingstrinnet, skal du vælge 'Chat -id' i rullemenuen Billet og derefter tilpasse din kommentar ved at vælge de relevante formularfelter, vi vil modtage i vores tilsvarende Zendesk -billetter. Endelig skal du vælge 'Nej', når du bliver spurgt, om kommentaren skal være offentlig:

Vores sidste trin her er at sende data og teste vores Zap. Der vil blive oprettet en testkommentar i den tilsvarende billet for at sikre, at denne Zap fungerer. Når succesen er bekræftet, skal du blot tænde din nye Zap!

Sætter din Zapier -integration på prøve

Med alt opsat er det tid til at se, hvordan denne integration fungerer i realtid. Gå videre og åbn en billet med en bruger. Tag derefter dit planlægningslink med de særlige feltparametre til sidst. Her er en påmindelse om, hvordan det ser ud:

Når du har det link, skal du bare indsætte det i billettens chatboks og opdatere VÆRDI baseret på billetnummeret. Du husker, at billetten i dette eksempel er nr. 3, så vi har også erstattet "VALUE" i slutningen af ​​vores planlægningssides URL med "3" også her.

Når slutbrugeren planlægger et møde med dette link, vil Zapier registrere reservationsbekræftelsen og bruge deres chat-id til at sende en privat kommentar med formularresponserne i den samme supportbillet. Dette kan være nyttigt for dig selv såvel som andre på dit team, hvis de bliver involveret i samtalen.

Organiser dine Zendesk Support -billetter med tags

Nu hvor du har konfigureret integrationen, er mit sidste forslag at udforske Supports tagsystem. Når du modtager et meningsfuldt formsvar, kan du mærke billetterne med søgeord og filtrere dem igennem. Dette gør det let at afrunde slutbrugere, der falder ind i lignende kategorier, så du kan følge op med grupper efter behov.

Dette kan være nyttigt for salgsteams, der ønsker at organisere kundeemner og kundeemner i henhold til deres kvalifikationsniveauer. Kundesucces kan mærke billetter til brugere, der havde brug for en løsning, der ikke var tilgængelig. Når funktionen senere rulles ud, er filtrering gennem tags en bekvem måde at finde og underrette interesserede parter på.

Vil du lære mere om nogle Appointlet CRM -alternativer? Vi skitserede integrationer med Hubspot og Zenkit der følger forskellige protokoller.

Forfatter Bio: Dette er en gæsteblogartikel. Casey Burge er webudvikler og praktikant hos Appointlet. Du kan læse mere af hans arbejde her.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbejder hos Appointlet som produktmarkedsføringschef og kundefortaler. Han har hjulpet tusindvis af kunder med at forbedre deres online planlægningsarbejdsforløb. Uden for arbejdet er han musikteoretisk instruktør og grundlægger af en musik software firma.

Det #1 onlineværktøj til planlægning af møder