Wir entwickeln seit 2012 Terminplanungssoftware. Das sind vierzehn Jahre, in denen wir Menschen bei der Terminvereinbarung beobachtet haben, darunter Therapeuten, Berater, Vertriebsteams, Nachhilfelehrer, Fotografen, Coaches und etwa hundert andere Berufsgruppen, von denen wir nie wussten, dass sie so viele Termine benötigen.
In dieser Zeit haben über 100,000 Nutzer Appointlet genutzt.
Manche planen ihre Termine eher spontan (kein Problem, das kennen wir alle). Andere hingegen sind fast schon beunruhigend organisiert. Das sind die Sorte Mensch, die wahrscheinlich sogar ihre Gewürzregale alphabetisch sortieren und tatsächlich alle Ordner in ihren E-Mails nutzen.
Worin liegt also der Unterschied? Man könnte meinen, es läge an den Funktionen. Die besser organisierten Systeme müssen doch mehr Funktionen nutzen, oder? Mehr Integrationen, mehr Automatisierungen, einfach mehr von allem.
Nein. Nicht immer.
Der eigentliche Unterschied liegt in ihrer Denkweise. Die am besten organisierten Planer gestalten ihr Planungssystem so, wie sie tatsächlich arbeiten.
Der Unterschied zwischen der Verwendung eines Werkzeugs und dem Aufbau eines Systems
Die meisten Leute nutzen Terminplanungssoftware wie ein Hilfsmittel. Sie richten sie einmal ein, teilen einen Buchungslink und hoffen, dass alles gut geht. Das ist im digitalen Sinne so, als würde man einen Aktenschrank in die Ecke stellen und ihn mit Papieren vollstopfen, sobald der Schreibtisch zu voll wird.
Es funktioniert. So halbwegs. Bis es eben nicht mehr funktioniert.
Die am besten organisierten Nutzer, die wir kennengelernt haben, gehen anders vor. Sie behandeln ihre Terminplanung wie eine Infrastruktur. Bevor sie auch nur einen Knopf drücken, haben sie sich bereits genau überlegt, was sie brauchen.
Hier eine Analogie, die nichts mit Terminplanung zu tun hat: Jeder hat einen Aktenschrank. Aber nicht jeder hat eine Ablage. fragstDer Schrank ist nur ein Möbelstück. Das System macht ihn nützlich. Genauso verhält es sich mit Planungstools. Das Tool ist nur Software. Das System erleichtert Ihnen das Leben.
Wie das in der Praxis konkret aussieht
Wenn Sie also versuchen, Folgendes herauszufinden wie Sie Ihr Unternehmen organisierenSie fragen sich wahrscheinlich, was diese mythisch organisierten Benutzer eigentlich tun. doWir haben vier Muster festgestellt.
1. Sie erfassen ihre Terminarten.
Der durchschnittliche Nutzer erstellt einen Buchungslink mit einem Namen wie „Termin buchen“ oder „Zeit mit mir vereinbaren“ und erledigt das. Es ist funktional. Es ist aber auch das Terminplanungs-Äquivalent zu einer großen Schublade mit der Aufschrift „Zeug“.
Organisierte Nutzer denken über die verschiedenen Typen aus den Gesprächen, die sie führen, erstellen sie dann für jedes Gespräch einen eigenen Besprechungstyp.
Ein Therapeut könnte Folgendes haben:
- Erstberatung (60 Min.)
- Folgesitzung (45 Min.)
- Krisen-Check-in (20 Min.)
Ein Berater könnte Folgendes haben:
- Kennenlerngespräch (30 Minuten)
- Strategiebesprechung (90 Min.)
- Kurze Frage (15 Min.)
Warum ist das wichtig? Weil jede Art von Gespräch unterschiedliche Verfügbarkeit, unterschiedliche Eingangsfragen, unterschiedliche Vorbereitungsanforderungen und unterschiedliche Nachbereitungsmaßnahmen mit sich bringen kann. Ein Erstgespräch und eine Strategiebesprechung sind nicht dasselbe. Sie sollten auch nicht wie dasselbe behandelt werden.
2. Sie besorgen sich im Voraus, was sie benötigen.
Kennst du diese E-Mail, die du vor fast jedem Meeting verschickst? Die, in der steht: „Bevor wir uns unterhalten, könntest du mir bitte X schicken?“
Organisierte Benutzer versenden diese E-Mail nicht. Sie müssen es nicht.
Sie verwenden Aufnahmeformulare mit individuell gestalteten Fragen, die die Leute beantworten. wenn sie buchenBis zum Meetingbeginn haben sie bereits alles Nötige beisammen. Die Ziele des Kunden? Bekannt. Relevante Hintergrundinformationen? Bereits erfasst. Das Dokument, das sie vorher prüfen müssen? Bereits hochgeladen.
Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist es aber nicht. Es macht den Unterschied, ob man vorbereitet in ein Meeting geht oder die ersten zehn Minuten damit verbringt, den verpassten Stoff nachzuholen. Multipliziert man das mit der Anzahl der Meetings, die man hat, spart man jede Menge Zeit und mentale Energie.
Die organisiertesten Nutzer, die wir kennengelernt haben, gestalten ihre Anmeldeformulare um eine einzige Frage herum: „Was muss ich wissen, damit dieses Meeting produktiv ist?“ Und dann stellen sie einfach genau diese Fragen. Revolutionär, wir wissen.
3. Sie kennzeichnen und kategorisieren
Jetzt wird es etwas detaillierter. Unsere organisiertesten Nutzer buchen nicht nur Termine, sondern kategorisieren sie auch.
Meeting-Tags Sie können Termine mit Bezeichnungen versehen, die für Ihren Arbeitsablauf sinnvoll sind: „Neukunde“, „Upselling-Möglichkeit“, „Nachfassaktion erforderlich“, „VIP“ – was auch immer für Ihr Unternehmen am besten passt.
Wenn Sie Ihre Daten konsequent taggen, erkennen Sie Muster. Welche Kundentypen benötigen die meisten Meetings? Welche Leadquellen erzielen die besten Konversionsraten? Wo verbringen Sie Ihre Zeit, und ist es dort, wo Sie Ihre Ziele erreichen? wollen Womit verbringen Sie Ihre Zeit?
Mit der CRM-Integration wird das Ganze noch nützlicher. Kundendaten fließen automatisch von Ihrem Terminplanungstool in Ihr CRM-System – ganz ohne manuelle Eingabe oder die Versprechen „Das aktualisiere ich später“, die Sie ohnehin nie einhalten.
4. Sie automatisieren die Buchstützen.
Die organisierten Nutzer, die wir kennengelernt haben, verschwenden keine Zeit mit Dingen, die sie nicht benötigen.
- Erinnerungen werden automatisch versendet.
- Bestätigungs-E-Mails werden automatisch versendet.
- Folge-E-Mails sind vorgefertigt und werden je nach Besprechungsart ausgelöst.
Der gesamte Ablauf vor und nach einem Meeting läuft ohne manuelle Eingriffe ab.
Bei dieser Automatisierung geht es im Grunde darum, Ihre persönliche Aufmerksamkeit für die wirklich wichtigen Dinge aufzusparen. Die Erinnerung, die 24 Stunden vor einem Meeting verschickt wird? Dafür brauchen Sie keine persönliche Aufmerksamkeit. Das eigentliche Gespräch während des Meetings? Dafür schon.
Die Automatisierung hilft Ihnen und Ihrem Team, sich von den Teilen des Prozesses zu befreien, in denen Sie keinen direkten Mehrwert schaffen.
Der Mentalitätswandel
Das alles lässt sich also wie folgt zusammenfassen: Die am besten organisierten Nutzer beginnen nicht mit dem Tool, sondern mit ihrem Prozess.
Bevor sie irgendetwas einrichten, stellen sie sich einige Fragen:
- Welche Arten von Terminen nehme ich eigentlich an?
- Was muss ich vor jedem Typ wissen?
- Wie kann ich den Überblick darüber behalten, mit wem ich mich treffe?
- Was soll vorher und nachher automatisch geschehen?
Dann erstellen sie ihren Zeitplan passend zu diesen Antworten.
Deshalb funktioniert es nicht, das Problem einfach mit neuen Funktionen zu lösen. Es geht nicht darum, … MehrEs geht darum, das zu haben, was man braucht, und zwar so, wie man es braucht.
Appointlet ist flexibel genug, um sich an nahezu jeden Workflow anzupassen. Diese Flexibilität ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn Sie wissen, welchen Workflow Sie unterstützen möchten. Das Tool passt sich Ihnen an, aber nur, wenn Sie wissen, wie „Sie“ aussehen.
Zusammenfassung & Fazit
Wenn Ihre Terminplanung immer noch chaotisch erscheint, beispielsweise wenn Sie ständig Informationen hinterherjagen, Nachfassaktionen vergessen oder in einer Flut identischer „30-Minuten-Meetings“ ertrinken, ist die Lösung möglicherweise kein neues Tool.
Es könnte bedeuten, sich eine Stunde hinzusetzen und den eigenen Prozess in Ruhe durchzudenken.
- Welche Arten von Terminen bieten Sie an?
- Was müssen Sie vor jedem einzelnen Schritt wissen?
- Was soll automatisch geschehen?
Beantworten Sie zuerst diese Fragen. Bauen Sie dann Ihr System entsprechend auf.
Das haben uns über 100,000 Nutzer gezeigt. Diejenigen, die gut organisiert sind, nutzen nicht unbedingt mehr Funktionen. Sie gehen einfach sehr bewusst vor, wenn es darum geht, alles einzurichten. Und viele von ihnen nutzen unsere Automatisierungsfunktionen wie automatische Erinnerungen, Anmeldeformulare und Besprechungs-Tags.
Wenn Sie Ihre Terminbuchung besser organisieren möchten, ist Appointlet genau das Richtige für Sie. Seit 2012 haben wir über 100,000 Nutzern geholfen, ihre Terminplanung zu vereinfachen. Die Einrichtung ist kinderleicht und der Einstieg völlig kostenlos.
