Der bittere Witz an der Führung eines Unternehmens ist, dass man zu beschäftigt ist, um sich zu organisieren, was einen wiederum beschäftigt hält, sodass man sich am Ende nie organisiert.
Sie wissen, wie das ist.
Du nimmst dir vor, diese Woche endlich deinen Kalender in Ordnung zu bringen, das Kundenaufnahmesystem aufzubauen oder endlich keine Termine mehr zu verlieren.
Doch dann kommt der Montag, und man ist wieder damit beschäftigt, Brände zu löschen, dieselben E-Mails zu beantworten wie letzte Woche und sich zu fragen, wo der Tag geblieben ist.
Du weißt bereits, dass du dich organisieren musst. Du brauchst nicht ein anderer Dieser Artikel erklärt Ihnen, warum Organisation wichtig ist.
Stattdessen brauchen Sie jemanden, der anerkennt, dass Sie keine Zeit übrig haben, und Ihnen dann einen Plan vorlegt, der unter diesen Umständen tatsächlich funktioniert. Gerne sind wir dieser Jemand.
7 einfache Wege zur Verbesserung der Organisation Ihres Kleinunternehmens
Diese sieben Tipps sind für Menschen gedacht, die bereits stark ausgelastet sind. Sie erfordern nur minimalen Zeitaufwand. Man braucht kein „Produktivitätssystem“ oder eine farbcodierte Tabelle. Und sobald sie umgesetzt sind, zahlen sie sich dauerhaft aus.
1. Hör auf, alles zu organisieren. Such dir stattdessen eine Sache aus.
Der schnellste Weg, beim Organisieren zu scheitern, ist der Versuch, alles auf einmal zu organisieren.
Sie wachen sonntags motiviert auf, beschließen, Ihr gesamtes Unternehmen umzukrempeln, und am Dienstag geben Sie das Projekt auf, weil es zu viel war und Sie tatsächliche Arbeit zu erledigen haben.
Der bessere Ansatz: Wähle den Bereich aus, der das größte Chaos verursacht. Das Problem, dessen Behebung alles andere etwas überschaubarer machen würde.
Für die meisten dienstleistungsorientierten Unternehmen ist die Terminplanung der entscheidende Faktor. Sie beeinflusst alles: die Kundenkommunikation, Ihren Kalender, Ihr Arbeitspensum und Ihre Nerven. Wenn die Terminplanung chaotisch ist, fühlt sich der gesamte Betrieb chaotisch an. Läuft sie hingegen reibungslos, haben Sie plötzlich wieder Freiraum.
Manche nennen das das „Ein-Domino-Prinzip“. Man muss nicht alle Dominosteine auf einmal umwerfen. Man muss nur den einen finden, der, wenn er fällt, eine ganze Reihe anderer umwirft.
Bevor Sie also versuchen, Ihr gesamtes Unternehmen umzustrukturieren, sollten Sie die folgenden Punkte identifizieren: eine Sache die Ihnen im Alltag die meisten Probleme bereitet.
2. Überprüfen Sie, wofür Sie Ihre Zeit tatsächlich verwenden.
Was man nicht versteht, kann man nicht organisieren.
Die meisten Unternehmer haben ein vages Gefühl, ständig beschäftigt zu sein, doch wenn man sie bittet, genau aufzuschlüsseln, wofür sie ihre Zeit aufwenden, geraten sie in Schwierigkeiten. Das ist problematisch, denn Zeitverluste lassen sich nur beheben, wenn man sie erkannt hat.
Eine kurze ÜbungEine Woche lang (oder auch nur einen Tag, wenn Sie nicht mehr Zeit haben) sollten Sie genau protokollieren, was Sie tatsächlich tun. Nicht, was Sie geplant haben, sondern was Sie tatsächlich getan haben.
Sie werden wahrscheinlich einige Muster erkennen:
- E-Mail-Pingpong: Endlose Hin- und Her-Nachrichten, die auch eine einzige Nachricht (oder gar keine Nachricht) hätten sein können.
- Umplanung: Kunden sagen ab, Sie organisieren um, und alle sind verwirrt, wann was stattfindet.
- Menschen jagen: Ich kümmere mich um die Rechnungen, Bestätigungen und Dokumente, die Sie bereits dreimal angefordert haben.
- Das Rad neu erfinden: Jedes Mal dieselbe E-Mail von Grund auf neu schreiben, immer wieder dieselben Fragen beantworten
Das sind Ihre Ziele. Das sind die Dinge, die es wert sind, organisiert zu werden. Nicht Ihre Schreibtischschublade. Nicht Ihre Etikettensammlung. Nicht Ihr CRM-System. Die Dinge, die Ihnen tatsächlich Zeit rauben.
Sobald du siehst, wohin die Zeit fließt, weißt du, worauf du dich konzentrieren musst.
3. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Die meisten Geschäftsinhaber haben Dinge, die sie mehrmals pro Woche erledigen.
Eine gute Faustregel istWenn Sie etwas mehr als zweimal pro Woche tun und es im Grunde jedes Mal dasselbe ist, automatisieren Sie es.
Ihr Gehirn hat Besseres zu tun, als sich an Terminerinnerungen zu erinnern oder Bestätigungs-E-Mails zu schreiben. Das ist Computerarbeit. Überlassen Sie das den Computern.
Zwei offensichtliche Kandidaten für die Automatisierung:
- Terminerinnerungen: Diese Bestätigungen sollten automatisch 24 Stunden vorher (oder in einem für Ihr Unternehmen sinnvollen Intervall) versendet werden. Sie sollten Kunden nicht manuell per SMS kontaktieren, um die Bestätigung einzuholen.
- Bestätigungs-E-Mails: Wenn jemand bei Ihnen bucht, sollte er sofort eine Bestätigung erhalten. Nicht erst, wenn Sie zufällig Ihren Posteingang überprüfen.
Genau dafür wurden Terminplanungstools wie Appointlet entwickelt. Ihr Sinn und Zweck besteht darin, Aufgaben zu automatisieren, die man sonst immer und immer wieder manuell erledigen müsste.
Falls Sie noch kein Planungstool verwenden, Termin Das Programm kümmert sich automatisch um Terminplanung, Erinnerungen und Bestätigungen. Die Einrichtung dauert nur 5–10 Minuten, und danach müssen Sie sich nicht mehr um diese Aufgaben kümmern.
Du solltest dich nur mit Dingen beschäftigen, die wirklich deine Aufmerksamkeit erfordern. Alles andere sollte ohne dein Zutun geschehen.
4. Erstellen Sie Vorlagen, keine To-do-Listen.
To-do-Listen sind eine Falle.
Versteht uns nicht falsch. Sie geben einem ein Gefühl von Produktivität. Es hat etwas Befriedigendes, alles aufzuschreiben, was man erledigen muss. Aber To-do-Listen sind endlos. Man erledigt eine, und morgen gibt es schon die nächste. Und übermorgen. Immer und immer wieder.
Vorlagen sind die AntwortVorlagen sind wiederverwendbar. Man erstellt sie einmal, und sie funktionieren immer wieder.
Denken Sie an Ihre Kunden-E-Mails. Wahrscheinlich beantworten Sie immer wieder dieselben fünf Fragen. Verwenden Sie stattdessen Vorlagen. Kopieren Sie die Antworten, fügen Sie sie ein, passen Sie sie leicht an und senden Sie sie ab. Sie können diese Vorlagen in Google Drive, Notion oder einem anderen leicht zugänglichen Speicherort ablegen.
Dasselbe gilt für Anmeldeformulare: Anstatt Kunden bei jeder Buchung dieselben Fragen zu stellen, erstellen Sie ein Formular, das alle benötigten Informationen im Voraus erfasst. Und wie bereitet man Termine vor? Erstellen Sie eine Checkliste mit allen notwendigen Schritten für jede Terminart. Arbeiten Sie diese Liste jedes Mal ab, anstatt sich alles merken zu müssen.
Das Ziel ist, das Rad nicht immer wieder neu zu erfinden. Jedes Mal, wenn man etwas von Grund auf neu schreibt, was man schon einmal geschrieben hat, verschwendet man Zeit, die man nicht hat.
Erstellen Sie die Vorlage also einmal und verwenden Sie sie dann für immer.
5. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen
Häufiges Wechseln zwischen Aufgaben ist ein Produktivitätskiller, und das ist wissenschaftlich belegt. Jedes Mal, wenn man von einer Aufgabe zur anderen wechselt, braucht das Gehirn Zeit, sich anzupassen. Studien legen nahe, dass es … Bis zu 23 Minuten und 15 Sekunden Zeit zum erneuten Fokussieren nach einer Aufgabe, und diese Übergänge können sich summieren.
Die Lösung ist die Stapelverarbeitung.Ähnliche Aufgaben gruppieren und in separaten Blöcken erledigen.
Ihre gesamte Terminplanung, Rechnungsstellung und alle Formalitäten können Sie in einem einzigen Zeitblock erledigen, anstatt sie über den Tag zu verteilen. Sie können E-Mails zu festgelegten Zeiten abrufen und beantworten, anstatt ständig auf eingehende Anrufe reagieren zu müssen. Für tatsächliche Termine und die Arbeit mit Kunden erhalten Sie eigene, geschützte Arbeitszeiten.
Das gilt auch für die Terminplanung. Anstatt jederzeit für Kundenanfragen zur Verfügung zu stehen, sollten Sie feste Zeitfenster für Termine festlegen. Vielleicht nehmen Sie Anrufe nur dienstags und donnerstags nachmittags entgegen oder führen Beratungsgespräche nur vormittags durch.
Wenn Kunden Sie zu jeder Tages- und Nachtzeit buchen können, geraten Sie in einen ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Situationen. Indem Sie Grenzen für Ihre Verfügbarkeit festlegen, gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Tag zurück.
6. Lassen Sie die Kunden die Arbeit erledigen.
Angenommen, ein potenzieller Kunde fragt per E-Mail nach Ihrer Verfügbarkeit. Sie prüfen Ihren Kalender und senden drei Optionen. Einen Tag später antwortet er, dass keine davon passt. Sie senden drei weitere. Er wählt eine aus. Sie senden eine Bestätigung. Er bittet um eine Terminverschiebung. Und schon geht es wieder von vorne los.
Was für eine Zeitverschwendung… vor allem, wenn man ohnehin schon so wenig Zeit hat. Und trotzdem machen es die meisten Dienstleistungsunternehmen ständig.
Die Lösung ist einfachHören Sie auf, Ihre Terminplanung selbst zu verwalten. Schicken Sie Ihren Kunden einen Link oder lassen Sie sie direkt über Ihre Website oder Buchungsseite buchen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, einen passenden Termin für Sie beide auszuwählen.
Und das ist tatsächlich besser für Ihre Kunden. Anstatt auf Ihre E-Mail-Antwort zu warten (was Stunden oder Tage dauern kann), können sie sofort buchen. Sie sehen Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit, wählen den passenden Termin aus und erhalten umgehend eine Bestätigung.
Genau das ist was Termin Das funktioniert. Sie teilen Ihren Buchungslink oder Ihre Buchungsseite, die Kunden wählen einen Termin aus, und der Termin erscheint automatisch in Ihrem Kalender. Anmeldeformulare, Zahlungen, Besprechungsanweisungen und Terminerinnerungen werden für Sie erledigt.
Wenn Sie Ihre Termine immer noch manuell per E-Mail koordinieren, spart Ihnen diese eine Änderung jede Woche Stunden.
7. Baue ein System einmal und vergiss es dann.
Der wirkliche Unterschied zwischen organisierten und unorganisierten Menschen liegt nicht in der Willenskraft oder im Aufstehen um 5 Uhr morgens.
Das Geheimnis sind Systeme.Systeme und etablierte Prozesse ermöglichen es Ihnen, Entscheidungen auszulagern, Aktivitäten zu automatisieren und Unterstützung von Ihrem Team zu erhalten.
Unorganisierte Menschen verlassen sich auf ihr Gedächtnis und ihre Motivation, um den Alltag zu bewältigen. „Ich werde daran denken, die Erinnerung zu schicken.“ „Ich kümmere mich morgen darum.“ „Ich werde mir irgendwann Zeit für Verwaltungsaufgaben freihalten.“
Organisierte Menschen entwickeln Systeme, die ohne ihr Zutun funktionieren. Die Erinnerung wird automatisch versendet. Die Nachverfolgung wird durch den Kalender ausgelöst. Der Verwaltungsaufwand ist wöchentlich im Voraus reserviert, Entscheidungen sind nicht mehr nötig.
Im konkreten Fall der Terminplanung bedeutet dies, alles einmal einzurichten und dann nicht mehr darüber nachzudenken:
- Legen Sie Ihre Verfügbarkeit fest: Legen Sie einmalig fest, wann Sie tatsächlich für Termine zur Verfügung stehen.
- Erstellen Sie Ihre Meeting-Typen: Legen Sie fest, welche Art von Terminen Sie anbieten und wie lange diese dauern. Entscheiden Sie, ob dafür Gebühren anfallen. Und dann vereinbaren Sie die Termine.
- Erinnerungen aktivieren: Funktioniert jedes Mal automatisch, sodass kein manueller Aufwand erforderlich ist.
- Lass es laufen: Hör auf, deinen Kalender bis ins kleinste Detail zu verwalten. Das System erledigt das für dich.
Ziel ist es nicht, ständig am Organisieren zu sein. Ziel ist es, einmal gründlich und bewusst zu organisieren und dann weiterzumachen. Ihre Terminplanung sollte ungefähr so viel Aufmerksamkeit erfordern wie Ihre Stromrechnung. Sie läuft einfach im Hintergrund.
Wenn du immer noch jeden Tag Entscheidungen über deine Terminplanung triffst, stimmt etwas mit deinem System nicht. Verbessere das System, nicht deine Willenskraft.
Unter dem Strich
Sich zu organisieren erfordert weder eine umfassende Umstrukturierung noch ein freies Wochenende, das man nicht hat. Es erfordert lediglich, strategisch vorzugehen und sich auf die richtigen Prioritäten zu konzentrieren.
Konzentriere dich auf eine Sache. Automatisiere alles, was du regelmäßig tust. Erstelle Vorlagen, damit du das Rad nicht neu erfinden musst. Plane deine Zeit so, dass du nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln musst. Lass deine Kunden selbst buchen, anstatt dich mit E-Mails zu verständigen. Und entwickle ein System, das ohne dein Zutun läuft, damit du dir darüber keine Gedanken mehr machen musst und dich wieder den wirklich wichtigen Dingen widmen kannst.
Und denken Sie daran: Das Ziel ist nicht Perfektion. Es geht um weniger Chaos. Es geht um einen Kalender, der Sie nicht stresst, und ein Unternehmen, bei dem Sie nicht ständig an alles denken müssen.
Bereit, Ihre Terminplanung zu organisieren?
Appointlet übernimmt die Buchung, die Erinnerungen und die gesamte Kommunikation, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen. Die Einrichtung ist einfach und der Einstieg kostenlos.
