So senden Sie Terminbestätigungs-E-Mails und -Texte, um Nichterscheinen zu verhindern

Senden einer Terminbestätigung

Als Spezialist für Terminplanungssoftware kann ich nicht umhin zu bemerken, wie viele Unternehmen immer noch ungeschickte Methoden verwenden, um ihre Meetings zu buchen. Es ist einfacher denn je, den Prozess zu rationalisieren. Die Leute wählen einfach eine Zeit aus und füllen Ihr Aufnahmeformular aus. Und das Beste daran: Terminplanungs-Apps sind so konzipiert, dass sie E-Mails zur Terminbestätigung und Erinnerungen senden.

Das Senden von Bestätigungsnachrichten für Kundentermine trägt nicht nur dazu bei, Nichterscheinen zu reduzieren, sondern gibt Ihren Kunden auch das Gefühl, geschätzt zu werden, da sie wissen, dass Sie sich um ihre Zeit kümmern und möchten, dass das Meeting genau wie geplant stattfindet.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie Ihre Terminbestätigungen mit brillant gestalteten E-Mails und SMS effektiver gestalten können.

Warum ist eine Terminbestätigung so wichtig? 

Das Versenden einer Terminbestätigung ist aus mehreren Gründen wichtig. Jedes von Ihnen geplante Meeting hat einen bestimmten Geldwert. Sei es in Bezug auf die Zeit, die Sie mit ihnen verbringen, oder die Einnahmen, die sie für Ihr Unternehmen erzielen sollen. Wenn Sie Zeit für ein Meeting reservieren, wird davon ausgegangen, dass die Person auftaucht. Wenn dies nicht der Fall ist, entstehen Ihnen Opportunitätskosten für diese verschwendete Zeit.

Die Kosten für ein oder zwei verpasste Meetings sind möglicherweise nicht erheblich, aber wenn Sie ganz aufhören, Bestätigungen zu senden, kann die Anzahl der Nichterscheinen in die Höhe schnellen und die damit verbundenen Kosten steigen entsprechend.

Bestätigungsnachrichten helfen, Sie vor finanziellen Verlusten durch Nichterscheinen zu schützen. Ihre Kunden können die Besprechungsdetails noch einmal überprüfen und sicherstellen, dass die Informationen korrekt sind. Sie erhalten außerdem eine Erinnerung an die geplante Besprechung und können diese ihrem E-Mail-Kalender hinzufügen, sodass sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn die Besprechung näher rückt. 

Hier sind ein paar andere Möglichkeiten, wie Terminbestätigungen helfen können.

Eine gemeinsame Quittung der vereinbarten Zeit und des vereinbarten Ortes

Ihre Bestätigungsnachrichten fassen Details wie den vereinbarten Ort und die Uhrzeit eines Termins zusammen. Eventuelle spezielle Besprechungsanweisungen können ebenfalls enthalten sein. Sie benötigen sie möglicherweise, um etwas im Voraus vorzubereiten, oder möchten sie zu einem bestimmten Raum in Ihrem Firmengebäude führen. All das beinhaltet die Terminbestätigung.

Einer der größten Vorteile sind virtuelle Meetings, bei denen der physische Standort durch einen Link zu Ihrem Konferenzraum ersetzt wird. Anstatt einen statischen Link zu verwenden (was zu Problemen wie Zoom Bombing führt), erhalten die Kunden eine eindeutige Meeting-URL, die nur für ihren Termin gilt. Sie können dem Meeting mit einem einzigen Klick beitreten, was die Teilnahme für sie sehr einfach macht. 

Sie haben auch die Möglichkeit, Kontaktdaten anzugeben, falls sich der Teilnehmer mit Ihnen in Verbindung setzen muss. Dies kann die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse einer Empfangsdame oder des Gastgebers selbst sein. 

Automatische Erinnerungs-E-Mails und Textnachrichten einrichten

Automatisierte Terminerinnerungen sind einfach zu versenden und ausgesprochen leistungsstark, sobald Sie ein funktionierendes System haben. Sie manuell zu senden ist mühsam und viele Sekretärinnen tun nicht einmal beides. Sie erwarten, dass der Teilnehmer die Initiative ergreift, was letztendlich zu Lasten des Unternehmens geht.

Die Planungssoftware wurde entwickelt, um die Verfügbarkeit des Meeting-Gastgebers zu überprüfen und dann den Teilnehmern die entsprechenden Optionen zur Auswahl zu präsentieren. Solange der E-Mail-Kalender Ihres Gastgebers gut gepflegt ist, gibt es nur sehr wenig Raum für menschliches Versagen. Für den Fall, dass Ihr Teilnehmer die falschen Informationen eingibt, können Sie mit Apps wie Appointlet die Antworten des Aufnahmeformulars nachträglich bearbeiten. 

Sehen wir uns noch einige weitere Möglichkeiten an, wie Terminbestätigungen zur Verbesserung der Besprechungsteilnahme beitragen können.

  • Stornierungen in letzter Minute: Durch das Versenden von Bestätigungen mit entsprechenden Details können Ihre Kunden alle gewünschten Änderungen rechtzeitig vornehmen und Stornierungen in letzter Minute vermeiden.
  • E-Mails zur Terminbestätigung: Die meisten Leute sind dabei die Angewohnheit, regelmäßig ihre E-Mails zu checken. Das Versenden von Bestätigungsnachrichten an ihre bevorzugten E-Mail-Adressen ist immer eine gute Idee.
  • Terminbestätigungstexte (SMS): SMS-Nachrichten sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre bestehenden E-Mail-Benachrichtigungen zu erweitern. Das Versenden von Terminbestätigungen als SMS kann das Kundenerlebnis verbessern und die Details vor Augen halten. 
  • Eine klare Betreffzeile schreiben: Der Betreff-Zeile einer Nachricht kann ausschlaggebend dafür sein, ob jemand eine E-Mail öffnet oder nicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeilen klar und prägnant sind, um Ihre Öffnungsraten zu verbessern.
  • Wichtige Details zum Treffen: Manchmal können Terminbuchungsformulare lang sein. Die Bestätigungs-E-Mail enthält normalerweise ihre Formularantworten, damit sie überprüfen können, ob alles richtig ist.
  • Stornierungsbedingungen im Voraus: Terminbestätigungsnachrichten sollten auch eine klare und im Voraus geltende Stornierungsrichtlinie enthalten. Dies stellt sicher, dass die Kunden wissen, wie sie den Termin im Voraus absagen können.
  • Richtlinien für Nichterscheinen: Wenn Sie eine Rückerstattungsrichtlinie für Nichterscheinen haben, können Sie diese in Ihre Bestätigungs-E-Mail einfügen, um spätere Streitigkeiten zu verhindern. 
  • Inklusive einer Handynummer für den Support: Es ist keine schlechte Idee, eine Telefonnummer in die Bestätigungsnachrichten aufzunehmen, damit sich die Teilnehmer bei Fragen kontaktieren können.

Best Practices für Terminbestätigungs-E-Mails und -Nachrichten

Terminbestätigungsnachrichten sind am effektivsten, wenn sie kurz und präzise sind. Sie müssen nur die relevantesten Informationen enthalten. Die Identifizierung Ihres Unternehmens oben in Ihrer E-Mail ist gängige Praxis. Es versteht sich von selbst, dass Sie Datum, Uhrzeit und Ort des Termins angeben. Der Rest des Inhalts liegt bei Ihnen.

Hier sind einige Best Practices, die Sie befolgen können, um einige gute Bestätigungsnachrichten zu schreiben.

Akzeptieren von Last-Minute-Stornierungen

Das Senden von Bestätigungsnachrichten mit den richtigen Anweisungen zur Neuplanung oder Stornierung trägt dazu bei, Stornierungen in letzter Minute zu minimieren. Wenn Ihre Police jedoch klar umrissen war und jemand in letzter Minute immer noch versucht, zu kündigen, sollten Sie Details darüber sammeln, warum er Sie nicht früher kontaktiert hat. Vielleicht haben sie das Treffen ganz vergessen, oder es kam etwas Wichtigeres. Indem Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie erkennen, ob die Stornierung ihr Verschulden war oder ob etwas auf Ihrer Seite verbessert werden kann. So oder so, Sie werden in der Lage sein, der Wurzel auf den Grund zu gehen und es könnte in Zukunft vermieden werden.

E-Mails zur Terminbestätigung

Das Senden von Bestätigungs-E-Mails auf die altmodische Weise funktioniert. Aber Sie können diesen Moment im Kundenlebenszyklus strategisch nutzen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Sie brauchen keine ausgefallenen Designs oder komplizierten Lösungen. Der Schlüssel ist, Ihre Nachricht kurz und einfach zu halten. 

Terminbestätigungstexte (SMS)

Die durchschnittlichen SMS-Öffnungsraten liegen nahe bei 98%, fast dreimal mehr als E-Mail. Dies lässt uns wissen, dass SMS-Bestätigungen noch effektivere E-Mails sind. 

Im Gegensatz zu einer E-Mail ist die Textmenge, die Sie in SMS-Nachrichten teilen können, begrenzt. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die wichtigsten Informationen angeben. Das Teilen von Termintitel, Datum, Uhrzeit und Ort sollte ausreichen. Einige Unternehmen bitten die Teilnehmer, den Erhalt der Nachricht zu bestätigen, indem sie direkt antworten.

Sie könnten argumentieren, dass SMS-Erinnerungen noch wichtiger sind als die Bestätigung. Eine SMS-Erinnerungsnachricht stellt sicher, dass sie das Meeting im Auge behalten, wenn es näher rückt. 

Eine klare Betreffzeile schreiben

Im Gegensatz zu Marketing-E-Mails muss die Betreffzeile Ihrer Terminbestätigung nicht auffällig sein. Etwas wie „Besprechung bestätigt: Produktdemo mit Jane Doe“ hilft ihnen dabei, herauszufinden, mit wem sie sich treffen und worum es geht. Die E-Mail-Adresse des Absenders lässt sie wissen, um welches Unternehmen es sich handelt. Wenn sie später ihre Termindetails überprüfen müssen, erleichtert dieses Format das Scannen und Auffinden der Bestätigung. 

Inklusive wichtiger Details zum Meeting

Vergessen Sie nicht, wichtige Details zum Meeting in Ihre Bestätigungsnachrichten aufzunehmen. Dies hilft beiden Parteien, sich auf das Meeting vorzubereiten, sodass sie, wenn sie sich endlich treffen, über Geschäfte sprechen können, ohne die Zeit des anderen zu verschwenden. Die Angabe dieser Informationen ist auch wichtig, damit die Kunden überprüfen können, ob sie das richtige Meeting mit den richtigen Leuten gebucht haben. 

Stornierungsbedingungen im Voraus

Das Erstellen und Kommunizieren einer klaren Stornierungsrichtlinie ermöglicht es Ihren Kunden, bei Bedarf zurückzutreten. Mit einem automatisierten Terminplanungstool können Sie die Mindestfrist für eine Stornierung festlegen. Wenn das Meeting eine bestimmte Teilnahmegebühr hat, können Sie eine Strafe für verspätete Absage verhängen, nur um diese Praxis zu verhindern. Machen Sie in der Bestätigungs-E-Mail auch deutlich, wie Sie stornieren möchten. Dies kann über eine SMS, E-Mail, einen Telefonanruf oder einen automatisierten Link geschehen.

Richtlinien für Nichterscheinen

Der Schutz vor Nichterscheinen kann zu einer deutlichen Umsatzsteigerung führen. Ziehen Sie in Erwägung, Ihrem Planungsablauf ein Dokument mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzuzufügen. Sie können das Kontrollkästchen aktivieren, um zu bestätigen, dass sie die Bedingungen gelesen und genehmigt haben. Dies kann eine Strafe beinhalten, wenn die Sitzung abgebrochen wird. Wenn sich der Kunde jedoch meldet und aufgrund schwerwiegender Umstände nicht erscheinen kann, sollten Sie eine einmalige Ausnahme von Ihrer Regel machen. Sie signalisieren, dass Sie sich um sie kümmern, und dies kann die Markentreue verbessern.

Inklusive einer Telefonnummer für den Support

Einige Kunden melden sich für ein Meeting an, haben aber zusätzliche Fragen, die vor dem Meeting beantwortet werden sollen. Aus diesem Grund ist es keine schlechte Idee, eine Kontaktnummer für Ihren Unternehmensvertreter anzugeben. Wenn das Hinzufügen einer Telefonnummer nicht möglich ist, können Sie stattdessen eine Antwort-E-Mail-Adresse angeben.

E-Mail-Vorlagen für die Terminbestätigung

Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, ihre Termine mit einer Online-Planungslösung zu buchen. Dies macht es einfach, die ausgehenden E-Mail-Bestätigungen zu automatisieren, die die Leute erhalten.

Mit Appointlet können Sie benutzerdefinierte Buchungsseiten erstellen, die an Ihre Zielseiten angehängt oder in einer E-Mail geteilt werden können. Wenn die Leute eine Zeit auswählen und Ihr Aufnahmeformular ausfüllen, werden die Buchungsdaten sicher in Ihrem Konto gespeichert. Alle Informationen werden dem Teilnehmer am Ende des Buchungsablaufs gut lesbar präsentiert, so dass der Kunde alles auf einen Blick hat und nicht immer wieder durchgehen muss. So sehen Bestätigungsnachrichten in Appointlet aus.

Beispiel für eine Terminbestätigungs-E-Mail

Wenn Sie Besprechungen manuell planen und den Terminbestätigungsprozess beschleunigen möchten, erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage und speichern Sie sie als Entwurf. Dies erleichtert das Bearbeiten und Senden einer neuen Nachricht nach Bedarf:

Hey [Vorname],

Ihr [Meeting-Titel] am [Meeting-Datum und -Uhrzeit] wurde geplant.

Vielen Dank, dass Sie einen Termin mit uns vereinbart haben. Wir freuen uns darauf, Ihr Anliegen zu besprechen und Ihre Fragen zu beantworten!

Wenn Sie vor dem Meeting Hilfe benötigen, senden Sie uns bitte direkt eine E-Mail oder rufen Sie unseren Kundenservice unter [Telefonnummer] an.

Wenn Sie es nicht schaffen, können Sie jederzeit absagen oder verschieben.

Mit freundlichen Grüßen,
[Your Name]

FAQs

Wir haben in diesem Artikel alle Grundlagen von Terminbestätigungen behandelt, aber hier sind ein paar Fragen, die Leute oft zu Best Practices haben.

Wie automatisiere ich meine Terminbestätigungs-E-Mails?

Sie können Ihre Terminbestätigungs-E-Mails mit einem Terminplanungstool wie . automatisieren Termin. Während der Einrichtung fügen Sie der Besprechungsvorlage alle Besprechungsanweisungen hinzu. Dann teilen Sie diese Terminplanungsseite mit Ihren Kunden und wenn sie einen Termin buchen, wird automatisch eine personalisierte Bestätigungs-E-Mail versendet. 

Was ist das beste Tool, um Terminbestätigungen zu automatisieren?

Es hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Appointlet wurde zur besten kostenlosen Online-Terminplanungs-App gewählt, mit der Option für Premium-Funktionen wie automatische Erinnerungsbenachrichtigungen. Wenn Sie eine HIPAA-zertifizierte Lösung benötigen, ziehen Sie stattdessen eine Unternehmenslösung wie Setmore in Betracht.

Was ist das Wichtigste bei einer Terminbestätigung?

Terminbestätigungsnachrichten sollten klar und auf den Punkt gebracht werden. Vermeiden Sie verkaufsfördernde Sprache und geben Sie wichtige Besprechungsdetails wie Datum, Uhrzeit und Ort an. Sie können auch die Option "Zum Kalender hinzufügen" hinzufügen, damit sie das Meeting einfach in ihren Zeitplan aufnehmen können. Terminangebote a Kalendereinladung Funktion, die das Ereignis automatisch zum E-Mail-Kalender des Teilnehmers hinzufügt.

Wie kann ich Nichterscheinen und kurzfristige Stornierungen stoppen?

Der beste Weg, um Nichterscheinen und Stornierungen in letzter Minute zu vermeiden, ist eine klare Richtlinie im Voraus. Sie möchten dem Teilnehmer auch Terminbestätigungen und Erinnerungsbenachrichtigungen senden. Allein diese beiden Verbesserungen können eine große Wirkung haben.

Können Gastgeber auch eine Terminbestätigung erhalten?

Ja, es ist wichtig, dass sowohl die Gastgeber als auch die Gäste nach der Buchung eine Terminbestätigung erhalten. Tools wie Appointlet senden Bestätigungsnachrichten an beide Parteien. Gastgeber können diese Benachrichtigungen verwenden, um sich besser auf das Meeting vorzubereiten und alle notwendigen Vorbereitungen im Voraus zu treffen.

Was sollte ich beim Schreiben einer Terminbestätigung vermeiden?

Terminbestätigungsnachrichten sollten kein Verkaufsgespräch enthalten. Vermeiden Sie es, unnötige Details hinzuzufügen, die von den Besprechungsdetails ablenken. Bleiben Sie beim Kernfokus Ihrer E-Mail und Sie sollten startklar sein.

Soll ich eine neue Terminbestätigung senden, wenn wir uns verschieben müssen?

Ja, Sie sollten immer eine neue Terminbestätigung senden, wenn eine Besprechung verschoben wird. Dieser sollte die aktualisierten Details zusammen mit Ihren Kontaktinformationen enthalten. Appointlet sendet automatisch Umplanungsbestätigungen, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen. 

Was ist der beste SMS-Service für Terminbestätigungen?

ClickSend ist eines der besten Tools, um SMS-Nachrichten an Ihre Kunden zu senden. Sie können integrieren KlickenSenden mit Termin um vollständig angepasste Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups für bevorstehende Termine zu senden. Das Tool ermöglicht es Ihnen auch, Antworten zu erhalten und die Antwortrate zu verfolgen. Beachten Sie, dass für SMS-Nachrichten zusätzliche Kosten anfallen können. Sie sind in der Regel günstig, wenn sie in großen Mengen gekauft werden.

Zeit ist Ihr wertvollstes Gut; lass es nicht vergeuden.

Das größte Dilemma des XNUMX. Jahrhunderts ist, dass es so viel zu tun gibt, aber so wenig Zeit dafür. Lassen Sie nicht zu, dass die Leute Ihre Zeit mit Nichterscheinen und verpassten Terminen verschwenden. Das Versenden der richtigen Bestätigungsnachrichten hilft Ihnen, diese wertvollen Minuten zu sparen. Nutzen Sie sie also zu Ihrem Vorteil und holen Sie das Beste aus ihnen heraus.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbeitet bei Appointlet als Produktmarketingmanagerin und Kundenberaterin. Er hat Tausenden von Kunden geholfen, ihren Online-Planungsworkflow zu verbessern. Außerhalb der Arbeit ist er Dozent für Musiktheorie und Gründer von a Unternehmen für Musiksoftware.

Vereinfachen Sie den Zeitplan für Sie und Ihre Teilnehmer.