E-Mail-Etikette: Was Sie sagen sollten, wenn Sie Ihren Terminlink teilen

Eine E-Mail senden

Das Planen eines Termins für ein Treffen mit Kunden kann aufgrund des hohen Volumens an E-Mails, die hin und her erforderlich sind, frustrierend sein. Termin löst dieses Problem mit einer automatisierten, kundenfreundlichen Buchungsseite. Sie können Ihre Verfügbarkeit jetzt mit einem einzigen Hyperlink mitteilen, daher ist es wichtig, dass Ihre E-Mail gut geschrieben und leicht verständlich ist.

Tipp #1: Kennen Sie Ihr Publikum

Wenn Sie einen Kunden mit einem Buchungslink kontaktieren, ist es wichtig, seine Erwartungen im Voraus zu kennen. Hier sind einige Kundentypen, die besondere Sorgfalt erfordern:

  • Low-Tech-Kunden: Für Kunden, die Schwierigkeiten mit der Verwendung von Computern haben, kann die Idee eines Planungstools fremd sein. Haben Sie keine Angst, ein oder zwei Sätze hinzuzufügen, um sie wissen zu lassen, was sie von Ihrer Buchungsseite erwarten können.
  • High-Touch-Kunden: Kunden, die für Ihre Dienstleistungen den höchsten Preis bezahlen, werden überrascht sein, wenn sie die automatisierte Planungslösung sehen. Stellen Sie dem Buchungslink einen warmen und freundlichen Tonfall voran. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Buchungstool Zeit sparen.
  • Kundenservice Wenn Sie Ihren Buchungslink an einen Kunden senden, der Unterstützung erwartet, kann es hilfreich sein, ein paar Sätze mit einer ersten Diagnose hinzuzufügen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie während Ihres geplanten Meetings näher darauf eingehen werden.
  • Verkaufsaussichten: Diese Buchungseinladung stellt eine wichtige Phase im Conversion-Trichter dar, daher sollte Ihre E-Mail-Kopie den potenziellen Kunden weiterbilden und zu Ihrem Endziel führen.

Tipp #2: Die wesentlichen Elemente

Unabhängig davon, mit wem Sie sprechen, sollten diese Kernfunktionen immer in Ihrer Buchungs-E-Mail enthalten sein:

  1. E-Mail Betreff: Halten Sie die E-Mail Betreff einfach und prägnant, mit einer Länge von 2-7 Wörtern, die die Art des zu planenden Meetings angibt.
  2. Öffnungszeiten: Seien Sie höflich und professionell. Eine Öffnung wie „Sehr geehrter [Name]“ ist für formelle E-Mails angemessen. Betrachten Sie eine zeitbasierte Alternative wie „Guten Morgen [Name]“ oder sogar „Hallo [Name]“ für einen lockeren professionellen Ton.
  3. Einleitung: Die Nachricht sollte mit einem klaren Wertversprechen beginnen, das den Zweck des Termins identifiziert. Selbst wenn Sie kürzlich mit ihnen gesprochen haben, schadet es nie, eine kurze Erklärung abzugeben.
  4. Vorwort des Buchungslinks (optional): Wenn Sie feststellen, dass der Kunde/Empfänger möglicherweise nicht mit der Terminplanungsautomatisierung vertraut ist, können Sie ihm mitteilen, wie es funktioniert und warum Sie Appointlet verwenden. Behalte es bei ein oder zwei Sätzen.
  5. Buchungslink: Verwenden Sie die Freigabefunktion von Appointlet, um ihnen den entsprechenden Buchungslink zur Verfügung zu stellen.
  6. Schließen: Geben Sie eine Schlusserklärung und eine Schlussbemerkung ab. Die Formalität der Schlussbemerkung hängt von Ihrem Kunden ab.

Buchungs-E-Mail-Demo für Designagentur

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Vorlage, die für die meisten Anwendungsfälle verwendet werden könnte:

Thema: Buchen Sie einen Termin für unsere Markenberatung

Öffnungszeiten: Hallo Melissa,

Einleitung: Es war toll, heute Nachmittag mit Ihnen zu sprechen. Ich würde gerne ein einstündiges Discovery-Gespräch vorschlagen, in dem wir die Marketingziele von [Unternehmen] näher erläutern können.

Vorwort zum Buchungslink: Um einen Termin mit mir zu vereinbaren, klicken Sie bitte auf den untenstehenden Link und finden Sie eine Zeit, die für Sie passt:

Buchungslink: http://company-name.www.appointlet.com/s/12345

Schließen: Wenn Sie vor der Buchung Fragen haben, antworten Sie einfach auf diese E-Mail und lassen Sie es mich wissen!

Herzliche Grüße,

Mark Johnson, Senior Markenberater

Firmenname

Tipp #3: Das Timing ist entscheidend

Nachdem Sie Zeit in die Vorbereitung der Buchungsseite und der E-Mail-Vorlagen investiert haben, wäre es schade, den letzten Schritt in diesem Prozess zu überstürzen. Hier sind ein paar wichtige Überlegungen zum Timing Ihrer E-Mail:

  • Der beste Zeitpunkt, um eine Buchungs-E-Mail zu senden, ist nach einem Gespräch. Sie sind frisch im Kopf des Kunden und die Botschaft sorgt für Kontinuität. Bereiten Sie die E-Mail im Voraus vor, um Verzögerungen zu vermeiden.
  • Finden Sie heraus, wie ihr Arbeitsplan aussieht. Sobald Sie es wissen, können Sie die Endkappen vermeiden. Menschen, die eine Standardschicht von Montag bis Freitag haben, reagieren in der Regel am besten auf Buchungs-E-Mails unter der Woche und Mittag.
  • Vermeiden Sie Feiertage und Ferien. Es kann hilfreich sein, Kunden im Voraus nach ihrem Urlaubsplan zu fragen. Beachten Sie ihre Verfügbarkeit, um sicherzustellen, dass die Nachrichten nicht in ihrem Posteingang verloren gehen.
 

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbeitet bei Appointlet als Produktmarketingmanagerin und Kundenberaterin. Er hat Tausenden von Kunden geholfen, ihren Online-Planungsworkflow zu verbessern. Außerhalb der Arbeit ist er Dozent für Musiktheorie und Gründer von a Unternehmen für Musiksoftware.

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