Wenn Sie in einem Unternehmen mit Gmail-Kundenkontakt arbeiten, kann Ihnen die Einrichtung einer Gmail-Signatur viel Zeit sparen. Durch die Festlegung einer Standardsignatur wird sichergestellt, dass die Signatur automatisch in alle ausgehenden E-Mails eingefügt wird.
Sie können Informationen wie Ihren Namen, Ihre Position im Unternehmen, Links zu Ihren E-Mail-Marketing-E-Mails , Ihre Telefonnummer und einen Link zu Ihrer Online-Terminbuchungsseite einfügen. Dieser Text wird automatisch am Ende jeder E-Mail eingefügt und stellt sicher, dass Ihre Kunden immer wissen, mit wem sie kommunizieren.
(Psst…Sie suchen eine schnelle Antwort? Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Signaturvorgaben“ , um schnell zur Lösung zu gelangen.)
Einführung in Gmail-Signaturen
Eine Gmail-E-Mail-Signatur ist ein Textblock, der automatisch an das Ende Ihrer E-Mail-Nachrichten angehängt wird, ähnlich einer Fußzeile. Er kann wichtige Kontaktinformationen, ein Lieblingszitat oder sogar ein Firmenlogo enthalten.
Gmail-Signaturen bieten eine hervorragende Möglichkeit, Ihre E-Mails zu personalisieren und Ihre Marke zu bewerben. Sie können Ihre Gmail-Signatur anpassen und verschiedene Elemente wie Ihren Namen, Ihre Position, Social-Media-Links und andere relevante Informationen einfügen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Gmail-Signatur ein Bild hinzuzufügen, um sie optisch ansprechend und professionell zu gestalten. Durch die Einrichtung einer Gmail-Signatur stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten immer in Ihrer E-Mail-Korrespondenz enthalten sind. Das spart Ihnen Zeit und sorgt für Konsistenz.
Warum Gmail Ihre Signatur verbirgt
Es gibt eine bestimmte Einstellung, die dazu führt, dass Ihre E-Mail-Signatur in Antwort-E-Mails verschwindet. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Gmail-Signatur so einrichten, dass sie in jeder E-Mail-Korrespondenz angezeigt wird.
So sieht die ausgeblendete E-Mail-Signatur beim Senden einer Antwort aus:
Wenn Gmail sieht, dass derselbe Text zweimal ausgegeben wird, wird davon ausgegangen, dass der Empfänger diese Daten entfernen möchte. In ihrem Bemühen, E-Mails sauber zu halten, erweisen sie Profis manchmal keinen Gefallen. Durch das Abschneiden von doppeltem Text entfernen sie E-Mail-Signaturen, die wichtige Kontaktinformationen enthalten!
Keine Sorge. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das beheben können, sodass Ihre Kunden Ihre Gmail-Signatur jedes Mal sehen, wenn Sie eine E-Mail senden.
Einrichten Ihrer Gmail-Signatur
Wenn Sie Ihre Domain-E-Mail-Adresse in einem kostenlosen Gmail-Konto verwenden, melden Sie sich an und klicken Sie oben rechts im Dashboard auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen. Daraufhin öffnet sich eine Seitenleiste mit Schnelleinstellungen. Klicken Sie dort oben auf die Schaltfläche „ Alle Einstellungen anzeigen “. Hier sehen Sie einen Screenshot dieser beiden Schritte:
Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Alle Einstellungen anzeigen“ öffnet sich ein neues Fenster mit der Bezeichnung „Einstellungen“. Der Tab „Allgemein“ ist standardmäßig geöffnet. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Signatur“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“. Dadurch können Sie eine neue E-Mail-Signatur für Ihre ausgehenden E-Mails generieren. Sie können auch ein Signaturbild hinzufügen, um Ihre Signatur optisch ansprechender zu gestalten.
Im neuen Signaturfeld können Sie die Informationen angeben, die am Ende jeder E-Mail enthalten sein sollen. Dazu gehören in der Regel mindestens Ihr Name, Ihre Position, der Name Ihres Unternehmens und Ihre Kontaktdaten. Sie können auch eine virtuelle Telefonnummer , Links zu Ihren Social-Media-Profilen oder einen Link zu Ihrer Terminplanungsseite angeben.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur im Abschnitt „Signaturstandards“ richtig ausgewählt ist, um ihre Sichtbarkeit beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails zu gewährleisten.
Optional: Link zur Terminvereinbarung hinzufügen
Durch das Hinzufügen Ihres Terminplanungslinks zu Ihrer E-Mail-Signatur können Ihre Kunden und Kontakte ganz einfach einen Termin mit Ihnen vereinbaren.
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Um in Ihrer Gmail-E-Mail-Signatur auf Ihre Terminplanungsseite zu verlinken, markieren Sie den entsprechenden Text (z. B. " Vereinbaren Sie hier einen Termin mit mir ") und verwenden Sie dann das Hyperlink-Symbol, um die URL Ihrer Buchungsseite an Ihre E-Mail-Signatur anzuhängen.
Best Practices für E-Mail-Signaturen
Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie eine E-Mail-Signatur erstellen, die Sie und Ihre Marke effektiv repräsentiert.
Fügen Sie alle wichtigen Informationen hinzu
Zum Erstellen einer professionellen E-Mail-Signatur gehören wichtige Kontaktinformationen wie Name, Titel und E-Mail-Adresse. Ergänzen Sie Ihre Signatur außerdem mit Social-Media-Links und einem Firmenlogo, um Ihr professionelles Image zu unterstreichen.
Nicht zu viel Unordnung hinzufügen
Es ist jedoch wichtig, dass Ihre E-Mail-Signatur prägnant und leserlich ist. Vermeiden Sie zu viele Bilder oder übermäßige Formatierungen, da dies Ihre Signatur überladen und unprofessionell wirken lassen kann. Eine klare und übersichtliche E-Mail-Signatur sieht nicht nur besser aus, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Kontaktinformationen für Ihre Empfänger leicht zugänglich sind.
Bleiben Sie klar und professionell
Um eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, öffnen Sie zunächst Ihre Gmail-Einstellungen und navigieren Sie zum Bereich „Signatur“. Hier können Sie Ihren Namen, Titel und Ihre Kontaktinformationen eingeben. Zusätzlich können Sie relevante Social-Media-Links, Terminlinks und ein Firmenlogo hinzufügen, um Ihre Signatur zu verschönern.
Es ist wichtig, ein klares und prägnantes Format zu verwenden und übermäßige Formatierungen oder Bilder zu vermeiden, die Ihre Signatur unübersichtlich machen. Wenn Sie ein Firmenlogo oder Banner einfügen, achten Sie auf ein ansprechendes Erscheinungsbild. Sie können auch Hintergrundfarben oder -bilder an den Stil Ihrer Marke anpassen . Indem Sie Ihre E-Mail-Signatur einfach und professionell gestalten, stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten effektiv kommuniziert werden und Ihre Marke optimal repräsentiert wird.
Erwägen Sie, Ihre Signatur für Events und Werbeaktionen zu ändern
Wenn Sie eine große Werbeaktion oder eine bevorstehende Veranstaltung planen, sollten Sie diese in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Ihre E-Mail-Signatur eignet sich hervorragend für Links, Angebote, Handlungsaufforderungen und vieles mehr. Denken Sie daran, die Signatur nach Ablauf der Aktion oder Veranstaltung wieder zu ändern.
Speichern Sie Ihre Änderungen
Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern, um sicherzustellen, dass Ihre neue Signatur auf Ihre E-Mails angewendet wird.
So stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur immer sichtbar ist: Gmail-Signatur-Standardeinstellungen
Nachdem Sie nun eine Signatur erstellt haben, müssen Sie als letzten (und wichtigsten) Schritt die Standardeinstellungen für Gmail-Signaturen konfigurieren.
Schritt eins: Navigieren Sie zu den Gmail-Signatur-Standardeinstellungen
Navigieren Sie zu den Signatureinstellungen unter den Einstellungen in Ihrem Gmail-Konto.
Schritt zwei: Wählen Sie Ihre Signatur aus dem Dropdown-Menü
Damit Ihre Signatur immer verfügbar ist, wählen Sie Ihren Signaturnamen aus dem Dropdown-Menü für neue E-Mails und beantwortete/weitergeleitete E-Mails aus. Sie können mehrere Signaturen für verschiedene Anlässe erstellen und beim Verfassen einer neuen Nachricht die passende auswählen.
Schritt drei: Klicken Sie auf ein bestimmtes Kontrollkästchen
Klicken Sie anschließend auf das Kontrollkästchen mit der Aufschrift „ Signatur vor zitiertem Text in Antworten einfügen und die davorstehende — Zeile entfernen “ .
Dies ist die gewünschte Konfiguration, wenn Ihre Gmail-Signatur immer angezeigt werden soll. Klicken Sie im E-Mail-Editor auf die drei Punkte, um die Anzeige der Signatur zu steuern.
Schritt vier: Klicken Sie auf „Änderungen speichern“
Wenn Sie die Standardeinstellungen für die Signatur konfiguriert haben, scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Änderungen speichern:
Schritt fünf: Bestätigen Sie, dass Ihre Gmail-Signatur wie erwartet funktioniert
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Signatur zu testen. Wenn Sie eine zweite E-Mail-Adresse zum Testen haben, versuchen Sie, E-Mails hin und her zu senden. Wenn Sie wie unten gezeigt auf die E-Mail antworten, sollte die Signatur nun bestehen bleiben.
Gmail stellt den Text weiterhin violett dar, um zu signalisieren, dass es sich um wiederholten Inhalt handelt. Der gesamte Signaturinhalt sollte jedoch wie erwartet angezeigt werden. Nutzer sollten überprüfen, wie die Signatur in gesendeten Nachrichten angezeigt wird, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt wird.
Dies ist besonders wichtig für Fachleute, für die die Aufrechterhaltung einer konsistenten und informativen E-Mail-Signatur für eine effektive Kommunikation mit Kunden von entscheidender Bedeutung ist.
Immer noch Probleme? Fehlerbehebung für Ihre Gmail-Signatur
Wenn Ihre Signatur immer noch nicht angezeigt wird, führen Sie die obigen Schritte erneut durch und stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig ausgewählt haben.
Wenn es immer noch nicht funktioniert, versuchen Sie es mit einem anderen Browser und prüfen Sie, ob das Problem weiterhin besteht. Wenn Ihre Signatur beispielsweise in Firefox nicht angezeigt wird, versuchen Sie es in Chrome. Wenn sie in Chrome einwandfrei angezeigt wird, liegt möglicherweise ein Problem mit dem Browser vor.
Wenn Ihre Signatur weiterhin nicht in allen Browsern angezeigt wird, liegt das möglicherweise an der Formatierung oder dem Inhalt. Erstellen Sie eine weitere Signatur mit anderen Bildern (oder ohne Bilder) und prüfen Sie, ob das Problem dadurch behoben wird. Andernfalls ist der HTML-Code möglicherweise zu komplex oder der Inhalt wurde aus externen Quellen kopiert und eingefügt, was zu Formatierungsproblemen geführt hat.
Wenn keines dieser Probleme Ihr Problem mit der Signatursichtbarkeit löst, sollten Sie sich direkt an Google wenden oder in den Support-Foren nach spezifischen Anleitungen suchen.
Letzte Tipps
Um sicherzustellen, dass Ihre Gmail-Signatur immer sichtbar ist, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Gmail-Einstellungen die richtigen Standardeinstellungen festlegen und Ihre Signatur regelmäßig testen. Falsche Einstellungen sind die häufigste Ursache für Probleme mit der Signaturanzeige.
Mit einem professionellen E-Mail-Signatur-Manager können Sie Ihre Signaturen effizienter erstellen und verwalten. Halten Sie Ihre Signatur prägnant und leserlich und vermeiden Sie zu viele Bilder oder übermäßige Formatierung.
Dadurch sieht Ihre Signatur nicht nur professionell aus, sondern wird auch in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt. Überprüfen Sie regelmäßig, ob häufige Probleme mit der Gmail-Signatur vorliegen, z. B. Zeichenbeschränkungen oder Anzeigeprobleme auf Mobilgeräten, damit Ihre Signatur immer wie vorgesehen angezeigt wird.
Vergessen Sie nicht, einen Terminbuchungslink direkt in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen, um die Buchung zu vereinfachen. Mit einem solchen Link in Ihrer E-Mail können Ihre Kontakte schnell und unkompliziert einen Termin vereinbaren, ohne Ihre Website besuchen zu müssen. Bevor Sie E-Mail-Adressen zu Ihrer Signatur hinzufügen, sollten Sie Ihre Kontaktliste überprüfen. Ein E-Mail-Validierungstool stellt sicher, dass Ihre Nachrichten die tatsächlichen Empfänger erreichen und reduziert die Anzahl der unzustellbaren E-Mails.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie eine professionelle und effektive E-Mail-Signatur pflegen, die Ihre E-Mail-Korrespondenz aufwertet. Bonus: So schreiben Sie überzeugende E-Mail-Betreffzeilen und Textinhalte, um die Konvertierungen zu erhöhen
Bonus-Tipps zur Steigerung des Erfolgs Ihrer E-Mail
Während Sie hier sind, haben wir noch ein paar weitere nützliche Tipps für Sie. Schauen Sie sich unseren Leitfaden zum Verfassen von E-Mail-Betreffzeilen an , die zu Conversions führen, sowie unsere empfohlenen E-Mail-Vorlagen für den Vertrieb.
Für die Erstellung dieser beiden Artikel haben wir mit den Branchenführern G2 und ActiveCampaign zusammengearbeitet. Sie erläutern die wichtigsten Erwartungen an die professionelle E-Mail-Etikette im Jahr 2020 und darüber hinaus.
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Wir hoffen, dass dieser Artikel hilfreich war – schreiben Sie unten einen Kommentar, wenn Sie Fragen oder Wünsche für zukünftige Artikel haben!
