Best Practices zum Planen von Remote-Meetings, damit jeder pünktlich erscheint

Die meisten Leute haben Schwierigkeiten, konzentriert zu bleiben während Remote-Meetings, die länger als 30-60 Minuten dauern. Danach beginnen sie zu driften und verlieren den Fokus. Die Aufmerksamkeit von jemandem zu behalten ist schon schwer genug, aber wenn Sie es auch mit Nachzüglern zu tun haben, gibt es ein noch kleineres Aufmerksamkeitsfenster, mit dem Sie arbeiten können.

Eine verspätete Ankunft kommt aus mehreren Gründen vor, die wir hier in Kürze überprüfen werden. Der beste Weg, um die Verantwortung zu übernehmen und pünktlich zu erscheinen, sind automatisierte Erinnerungen. In diesem Artikel werden wir dieses Thema im Detail behandeln, damit Sie ein besseres Gefühl für die Planung und Strukturierung Ihrer Engagements haben.

Warum erscheinen die Leute nicht zu Remote-Meetings?

In der Regel erscheinen Menschen eher zu Veranstaltungen, die sie für wertvoll halten. Wenn Teilnehmer einfach nicht erscheinen, ist es möglich, dass sie das Remote-Meeting nicht für sehr wichtig hielten. Es kann sein, dass Ihr Wertversprechen nicht stark genug war. Was auch immer der Grund sein mag, es ist üblich, dass die Teilnehmer die Verantwortung vermeiden und einfach bei Veranstaltungen, die sie als Zeitverschwendung betrachten, nicht erscheinen.

Bei verspäteter Ankunft sieht es etwas anders aus. Sie sind in der Regel kein Hinweis auf absichtliche Vernachlässigung. Es kommt häufiger vor, dass Leute nicht pünktlich erscheinen, weil sie einfach das Zeitgefühl verloren haben und keine angemessene Erinnerung hatten. 

Nichterscheinen und verspätete Ankunft

Der durchschnittliche Mensch ist geistig sehr beschäftigt, auch wenn sein Terminkalender leer ist! Bei endlosen digitalen Inhalten, auf die man sich fixieren kann, ist es normal, dass die Leute Dinge vergessen, auch wenn sie sie vor Tagen oder Wochen geplant haben. Ehrlich gesagt, Momente der Zerstreutheit passieren wahrscheinlich den Besten von uns.

Auf der anderen Seite ist es keine schlechte Idee, darüber nachzudenken, was Sie tun können, um die Situation zu verbessern. Wenn Sie den Planungsablauf nicht automatisieren, schaffen Sie mehr Arbeit für den Teilnehmer. Sie müssen nicht nur eine funktionierende Zeit in ihrem Kalender finden, sondern sie müssen diesen Kalender auch manuell überprüfen oder sich eine Erinnerung einrichten. 

Selbst wenn das Kalenderereignis von beiden Parteien erstellt wird, erscheint das Meeting möglicherweise nicht lukrativ genug, um einen wichtigen Platz in den Köpfen der Teilnehmer einzunehmen. Tatsächlich ist der menschliche Geist so verdrahtet, dass er absichtlich alle unwichtigen Dinge vergisst, um alle Aufmerksamkeit auf die wichtigen lenken zu können.

Bevor wir also eine Lösung implementieren, ist es wichtig, mit etwas Mitgefühl zu beginnen und die Vernachlässigung nicht zu persönlich zu nehmen. 

Richten Sie eine Terminplanungs-App ein, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer erscheinen

Sie können die Anzahl der verspäteten Ankünfte und Nichterscheinen reduzieren, indem Sie dem Teilnehmer ein klares Leistungsversprechen machen. Aber die Automatisierung des Prozesses nimmt sie den Rest des Weges, so dass sie sich mühelos an das bevorstehende Datum und die anstehende Uhrzeit erinnern können. 

Planungs-Apps machen dies für Unternehmen jeder Größe einfacher. Immer wenn Sie Ihren Link mit jemandem teilen, kann dieser eine für ihn geeignete Zeit auswählen und ein Formular ausfüllen. Nach der Bestätigung erhalten sie eine Bestätigungsemail und Kalenderereignis. Außerdem können Sie Erinnerungs-E-Mails oder -SMS planen, die zu wichtigen Momenten versendet werden, wie am Tag vor oder eine Stunde vor Ihrer Veranstaltung.

Diese Benachrichtigungen erschweren es dem Teilnehmer, eine Entschuldigung dafür zu finden, dass er vergessen hat, das Meeting in seinen Kalender zu schreiben. Das Zeitfenster wird automatisch auch in Ihrem Online-Kalender ausgefüllt, sodass Sie benachrichtigt werden und jederzeit darauf zurückgreifen können. Die Kundeninformationen werden gespeichert und zur zukünftigen Verwendung mit Ihnen geteilt. 

So kann eine Terminplanungs-App sonst die Teilnahme an Besprechungen erleichtern.

  • Hosten von Remote-Meetings: Virtuelle Meetings machen es überflüssig, dass das Team und die Teilnehmer während des Meetings physisch am selben Ort sind. Während der Covid-19-Pandemie sind Remote-Meetings immer häufiger anzutreffen.
  • Erinnern Sie sich an Ihre Besprechungen: Regelmäßige Erinnerungen und Nachbereitungen vor und nach Meetings sorgen dafür, dass Ihr eigenes Team auf dem Laufenden bleibt. Die Teilnehmerdetails werden über mehrere Kanäle aufgezeichnet, sodass Ihre Mitarbeiter auf Besprechungsdaten zugreifen können, um sie im Voraus vorzubereiten.
  • Ausschluss von Nichterscheinen: Wenn wichtige Personen nicht zu Ihrem Meeting erscheinen, besteht die Gefahr, dass die gesamte Zeit vergeudet wird. Wenn dies regelmäßig geschieht, wird dies für Unternehmen zu Kosten, die leicht vermieden werden könnten.
  • Anwesenheit verbessern: Eine spezielle Planungsseite, die eine Zusammenfassung aller geplanten Besprechungen anzeigt, erhöht die Teilnahme erheblich. Außerdem können hier ganz einfach neue Meetings angesetzt und die älteren bei Bedarf neu angesetzt werden.
  • Optimieren Sie Kundengespräche: Meetings, die mit Kunden abgehalten werden müssen, erfordern mehr Planung als gewöhnliche Inhouse-Gespräche. Die Hin- und Her-Koordination ist ein häufiger Frustrationspunkt, daher ist es eine großartige Idee, den Prozess zu rationalisieren.
  • Generieren Sie eindeutige Zoom-Meeting-URLs; Zoom ist eine der am häufigsten verwendeten Webkonferenz-Apps, diese Technik kann jedoch für jedes integrierte Meeting-Tool verwendet werden. Termin ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks Zoom-Meetings mit einzigartigen Links zu veranstalten. Dadurch wird der Prozess einfacher und der Workflow reibungsloser. Andere gängige Videokonferenzoptionen, die auf die gleiche Weise funktionieren, sind Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting und Webex.
  • Automatisierte Bestätigung und Erinnerungen: Das Versenden von Besprechungsbestätigungen und Erinnerungstexten per Hand ist in Ordnung, wenn Sie nur ein paar Mal pro Woche Zeit haben oder wenn Sie es mit hochrangigen Führungskräften zu tun haben. Aber wenn Sie sich täglich mit einfachen Leuten treffen, wird es zu einer unzumutbaren Aufgabe, mit der man Schritt halten muss. Die Automatisierung all dessen mit einem Planungstool kann eine große Hilfe sein. 
  • Übersetzen zwischen Zeitzonen: Meetings, die in verschiedenen Zeitzonen stattfinden, sind eine häufige Ursache für Verwirrung. Wenn die Leute auch nur daran denken, die Zeitumrechnungen durchzuführen, gibt es immer Raum für menschliches Versagen. Online-Planungstools lösen dies, indem sie die Zeitzone des Browsers des Teilnehmers erkennen und diese verwenden, um die Verfügbarkeit des Meeting-Gastgebers zu übersetzen. 
  • Abstimmung mit Teammitgliedern: Kundenmeetings, an denen mehrere Teammitglieder beteiligt sind, können einfach mit dem richtigen Online-Planungstool koordiniert werden. Appointlet verfügt über Gastgeberzuweisungsfunktionen wie Round-Robin, um die Verteilung von Meetings im Team zu unterstützen. Alternativ können Sie das Tool auch verwenden, um die Zeitpläne mehrerer Teammitglieder für ein einzelnes Meeting abzustimmen. 

Minimieren Sie Nichterscheinen mit einer Terminplanungs-App

Sie wissen, dass ein Online-Planungstool funktioniert, wenn es nie in Gesprächen auftaucht, und dennoch verbessern Ihre Handlungen die Qualität Ihrer Besprechungen und bringen die Teilnehmer dazu, nicht weil sie es brauchen, sondern weil sie es wollen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt dorthin gelangen.

Virtuelle Meetings veranstalten

Virtuelle Meetings sind vielleicht nicht das Beste für wichtige Entscheidungen oder den Aufbau von Beziehungen, aber für regelmäßige Treffen und Check-Ins sind sie definitiv effektiver als persönliche Meetings. Die Teilnehmer müssen nicht physisch anwesend sein, und wenn Sie diese Arbeit entfernen, erhöht sich die Anwesenheit automatisch. Außerdem replizieren Funktionen wie Screen-Sharing, virtuelle Whiteboards und Breakout-Räume die persönliche Erfahrung, sodass es sowieso keinen großen Unterschied gibt.

Wenn Sie ein umweltbewusster Mensch sind, sind virtuelle Meetings außerdem umweltfreundlich, da sie nicht viele Ressourcen verbrauchen und die Abfallproduktion minimieren. 

Es ist zu leicht, ein Meeting zu vergessen

Aber eine Online-Terminplanungs-App macht es sehr schwer. Die meisten Planungs-Apps verbinden sich mit Ihrem virtuellen Kalender, egal welchen Sie verwenden, und aktualisieren den Besprechungsslot dort automatisch. Sie informieren Sie auch, wenn es zu Zusammenstößen kommt, damit Sie eine Verschiebung beantragen können.

Sie können Ihre verfügbaren Stunden auch sperren, damit Ihre Remote-Kollegen im Voraus über Ihre Verfügbarkeit Bescheid wissen und eine Besprechungszeit auswählen, die Ihrem Zeitplan entspricht.

Nichterscheinen sind schlecht fürs Geschäft

Die Zeit, die Sie damit verbringen, auf jemanden zu warten, der nie auftaucht, ist ein wertvolles Gut, das für bessere Aufgaben verwendet werden könnte, die den Geschäftswert tatsächlich steigern. Als Unternehmer wissen Sie bereits, wie hoch die Opportunitätskosten für Ihr Unternehmen sein können.

Apps zur Terminplanung können bei der Kontrolle dieser Kosten hilfreich sein, da sie alle Ausreden für Nichterscheinen vollständig beseitigen. Da Sie das Meeting außerdem einrichten, nachdem Sie die Verfügbarkeit über die App überprüft haben, wäre es sehr unhöflich, nicht zu erscheinen.

Verbessern Sie die Anwesenheit mit einer Planungsseite

Die meisten Terminbuchungs-Apps bieten Benutzern eine zentrale Planungsseite, die als Dashboard für alle besprechungsbezogenen Informationen fungiert. Sie können sehen, was in der Vergangenheit geplant wurde und was in Zukunft ansteht. Sie können wichtige Termine für Produkteinführungen, Pressemitteilungen, Kundengespräche und vieles mehr markieren.

Wenn die Mitarbeiter alles auf einen Blick sehen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, etwas zu verpassen, stark. Sie wissen genau, was wann zu tun ist. Dies führt zu einer höheren Produktivität und damit zu einer höheren Teilnahme an Besprechungen.

Optimieren Sie das Kundengespräch

Wenn Sie schon einmal im Vertrieb gearbeitet haben, müssen Sie wissen, wie schwierig es ist, Kundengespräche zu organisieren, insbesondere in einem virtuellen Umfeld. Es laufen Tonnen von E-Mails hin und her, und die Meetings werden millionenfach verschoben. 90% davon gehen im Prozess verloren und die Kunden ziehen sich aufgrund des Ärgers schließlich zurück.

Terminplanungs-Apps nehmen all dies weg und ersetzen es durch eine bequeme Kundenbuchungsseite. Diese Buchungsseite kann auf einer Website eingerichtet oder über eine URL geteilt werden. Die Kunden können auf dieser Seite ganz einfach ein verfügbares Zeitfenster auswählen, ihren bevorzugten Mitarbeiter auswählen und ihre Kontaktinformationen eingeben. Das Meeting wird automatisch gebucht und das Unternehmen benachrichtigt.

Bei einigen Tools können Sie sogar zusätzliche Optionen hinzufügen, z. B. einen FAQ-Bereich oder einen Chatbot auf der Meeting-Buchungsseite. Dies ermöglicht es den Kunden, problemlos mit Ihrem Unternehmen zu kommunizieren und schnelle Antworten zu erhalten. 

Generieren Sie eindeutige Zoom-Meeting-URLs

Tools wie Appointlet lassen sich in viele Webkonferenz-Apps wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet usw. integrieren, um auf einfache Weise virtuelle Meetings durchzuführen. Sobald Sie mit Zoom verbunden sind, sind nur wenige Klicks erforderlich, um eindeutige URLs für Meetings zu generieren. 

Dieser Link wird automatisch generiert und mit den Teilnehmern geteilt, sobald Sie ein virtuelles Meeting planen. Es wird auch an den für diese Besprechungen erstellten Kalendertermin angehängt, damit die Teilnehmer es problemlos finden können, falls es in E-Mails verloren geht.

Automatisierte Bestätigung und Erinnerungen

Dies ist mit Sicherheit die beste Funktion, die Online-Planungs-Apps zu bieten haben. Sie müssen nicht mehr telefonieren oder E-Mails senden, um die Besprechungszeit mit den Teilnehmern zu bestätigen. Sie müssen lediglich die Teilnehmer zum Meeting hinzufügen und sie werden automatisch zur Bestätigung aufgefordert.

Sie können auch automatische Erinnerungen und Nachverfolgungen für abgeschlossene Besprechungen einrichten. Die App sendet in bestimmten Abständen automatisch E-Mail- und SMS-Erinnerungen an die Besprechungsteilnehmer. Möglicherweise müssen Sie die Häufigkeit und den Abstand zwischen diesen Erinnerungen angeben, und die App kümmert sich um den Rest.

Übersetzt zwischen Zeitzonen

Unternehmen, die in einem globalen Umfeld tätig sind, müssen sich ständig mit Menschen im Ausland treffen. Das Einrichten solcher Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg kann sehr verwirrend sein, da Sie eine Menge Mathematik betreiben müssen, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler machen.

Apps wie Appointlet übersetzen Besprechungszeiten gemäß der lokalen Zeitzone, sowohl für Gastgeber als auch für Teilnehmer. Sie können auch eine andere Zeitzone als Ihre lokale Zeitzone angeben, aber die Software wählt automatisch diejenige aus, in der Sie sich als Standardeinstellung befinden. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie die Zeitzone sperren, damit die Besprechungszeiten allen Teilnehmern entsprechend Ihrer Zeitzone angezeigt werden.

Abstimmung mit Teammitgliedern

Alle bisher besprochenen Terminplanungsfragen wachsen exponentiell mit steigender Teilnehmerzahl. Das Problem wird noch schlimmer, wenn mehrere Mitglieder Ihres Teams bei einem Kundenmeeting anwesend sein müssen. 

Glücklicherweise hat Appointlet auch dafür eine Lösung. Mit den Teamplanungsfunktionen können Sie Besprechungen mit mehreren Mitgliedern planen und auch den Gastgeber angeben. Der Gastgeber erhält Administratorrechte in der von Ihnen verwendeten integrierten Konferenz-App und der Rest des Teams wird als Teilnehmer eingeladen.

So planen Sie Remote-Teammeetings

Virtuelle Gruppenmeetings sind möglicherweise keine gute Idee, wenn die Teilnehmer ständig hin und her kommunizieren müssen. Sie möchten nicht die Qual durchmachen, 50 Leute dazu zu bringen, ihre Mikrofone auszuschalten, wenn alle hineinspringen und gleichzeitig sprechen wollen. Außerdem würde diese Kommunikation ohne klare Körpersprache noch mehr durcheinander geraten. Tu dir selbst einen Gefallen und halte solche Treffen von Angesicht zu Angesicht ab.

Wenn es jedoch lediglich darum geht, etwas zu präsentieren oder eine Schulung durchzuführen, können virtuelle Teambesprechungen die ideale Wahl sein. Abgesehen von den offensichtlichen Kosteneinsparungen, die Sie dadurch erzielen, dass Sie keinen großen Konferenzraum einrichten müssen, ist der Planungsprozess viel bequemer.

Sie müssen lediglich in Appointlet einen Gruppen-Meeting-Typ erstellen und die Planungsregeln nach Ihren Wünschen einrichten. Sie können die maximale Anzahl von Teilnehmern festlegen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an der Besprechung teilnehmen dürfen, um eine Überfüllung des virtuellen Raums zu vermeiden. 

Für virtuelle Meetings müssen Sie Appointlet mit einer Online-Videokonferenzsoftware Ihrer Wahl integrieren. Sie können diese Software am Ort des Meetings auswählen und dann mit dem Rest genauso fortfahren.

FAQ

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit virtuellen Meetings und der Planung haben, war dies möglicherweise etwas zu viel für Sie. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt nichts verstanden haben, können Ihnen diese FAQs helfen. 

Wie können Sie Besprechungen mit einem Remote-Team abhalten?

Remote-Teams können virtuelle Meetings abhalten, die über eine Online-Videoanrufsoftware wie Zoom, Google Meet, Microsoft Teams usw. durchgeführt werden können. Sie können Meetings mit mehreren Teammitgliedern über eine Planungs-App wie Appointlet planen und dann die Sitzung fortsetzen eine der oben genannten Apps.

Was ist die beste Webkonferenz-App für Online-Meetings?

Es gibt viele Webkonferenz-Apps, die von führenden Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet werden. Zu den besten gehören Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex und ezTalks Meetings.

Wie richte ich Teilnehmererinnerungen für ein geplantes Remote-Meeting ein?

Teilnehmererinnerungen haben sich als große Hilfe bei der Minimierung von Nichterscheinen und der Verbesserung der Teilnahme an Meetings erwiesen. Mit Planungstools wie Appointlet können Sie automatisierte Erinnerungen an geplante Besprechungen senden. Diese Erinnerungen können per E-Mail, SMS oder anderen Nachrichtenformen gesendet werden. 

Wie veranstalte ich internationale Remote-Meetings?

Internationale Remote-Meetings können einfach über Online-Planungs-Apps wie Appointlet geplant werden. Mit Appointlet können Sie ganz einfach Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg einrichten. Die Besprechungszeit wird sowohl für die Besprechungsteilnehmer als auch für den Gastgeber automatisch entsprechend der lokalen Zeitzone übersetzt.

Wie sollte ich Remote-Geschäftstreffen veranstalten?

Sie können Remote-Geschäftstreffen virtuell durch Telefonkonferenzen abhalten. Virtuelle Meetings sind einfacher zu planen und durchzuführen, da der Großteil der manuellen Arbeit mit Software automatisiert wird. Sie können Planungstools wie Appointlet verwenden, um das Meeting einzurichten, und ein Videokonferenztool wie Zoom, um das Meeting durchzuführen.

Wo halten Remote-Mitarbeiter normalerweise ihre Meetings ab?

Remote-Mitarbeiter halten normalerweise Meetings über Online-Planungs- und Konferenz-Apps ab. Online-Planungs-Apps erleichtern die Teamkoordination und Meetings werden mit minimalem Aufwand eingerichtet. Sobald sie eingerichtet sind, können sie in einer virtuellen Konferenzsoftware wie Zoom oder Google Meet durchgeführt werden.

Wie reduziere ich den Stress von Remote-Meetings?

Remote-Arbeit und -Meetings können stressig sein, aber Sie können den Stress reduzieren, indem Sie den Teilnehmern so viel Flexibilität wie möglich einräumen. Führen Sie kürzere Besprechungen mit klaren Tagesordnungspunkten durch und versuchen Sie, Puffer zwischen ihnen zu halten, um sie aufmerksam zu halten. Verwenden Sie außerdem so viele Tools und Funktionen für die Zusammenarbeit (Bildschirmfreigabe, Whiteboards, Google-Dokumente usw.), wie Sie können, um die Dinge noch einfacher zu machen.

Was ist die beste Tageszeit, um Remote-Meetings durchzuführen?

Moderne Forschungen legen nahe, dass die beste Zeit für die Durchführung von Remote-Meetings in den mittleren drei Tagen der Woche zwischen 2 und 2:30 Uhr ist. Der Grund dafür ist, dass dieser Zeitpunkt weder zu früh noch zu spät ist und seit Beginn der Woche bereits ein oder zwei Tage vergangen sind. Arbeitsteams haben sich frisch gemacht und sind bereit für Meetings, um neue Ziele zu setzen.

Das Geheimnis produktiver Remote-Meetings: Je kürzer, desto besser.

Remote-Meetings auf Zoom

Sie können alle Technologien der Welt nutzen und haben trotzdem keine produktiven Meetings. Am Ende des Tages haben Sie es immer noch mit Menschen zu tun und wenn sie keinen Wert in Ihren Meetings finden, werden sie nicht auftauchen. 

Der Schlüssel zu effektiven Remote-Meetings besteht darin, die Meetingzeit zu begrenzen und eine klare Agenda zu haben. Wenn Sie die Zeit verkürzen, erhalten Sie maximale Aufmerksamkeit von Ihrem Team und werden dadurch produktiver.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbeitet bei Appointlet als Produktmarketingmanagerin und Kundenberaterin. Er hat Tausenden von Kunden geholfen, ihren Online-Planungsworkflow zu verbessern. Außerhalb der Arbeit ist er Dozent für Musiktheorie und Gründer von a Unternehmen für Musiksoftware.

Vereinfachen Sie den Zeitplan für Sie und Ihre Teilnehmer.