Ihr Zeitplan wurde für eine Version Ihres Unternehmens erstellt, die es nicht mehr gibt.
Erinnern Sie sich an die Zeit, als Sie Ihre Buchungsseite eingerichtet haben? Wahrscheinlich haben Sie sie so weit wie möglich geöffnet. Sie haben jeden Tag verfügbar gemacht, früh morgens, spät abends und sogar ab und zu sonntags gearbeitet, denn zu diesem Zeitpunkt zählte jede Buchung, und jemanden abzuweisen, schien ein Luxus zu sein, den Sie sich nicht leisten konnten.
Das war damals die richtige Entscheidung. Du hast etwas aufgebaut und brauchtest die Arbeit.
Das Problem ist, dass die meisten Unternehmen, die mit Terminen arbeiten (also auch Sie), diese Einstellungen nie ändern. Zwei oder drei Jahre später ist Ihr Kundenstamm gewachsen, Ihr Kalender voll, aber Ihre Verfügbarkeit ist immer noch auf „Jeder, jederzeit“ eingestellt. Als Sie sich das letzte Mal einen ganzen Tag frei genommen haben, haben Sie die Hälfte der Zeit damit verbracht, Ihr Handy zu checken, ob jemand Ihren letzten freien Termin ergattert hat.
Wenn man so stark unter Druck steht, wird die Arbeit schlechter, und auch das Privatleben leidet. Man verliert an Geduld und Konzentration. Die Kunden, die auf einen angewiesen sind, bekommen eine schlechtere Version von einem selbst zu spüren, und man beginnt, das Unternehmen, das man aufgebaut hat, zu verachten.
Eine Buchungsseite, die nie aktualisiert wird, raubt Ihnen nicht nur Ihre Samstage. Mit der Zeit führt sie zu einem schleichenden Burnout.
Die gute Nachricht ist: Die Lösung liegt nicht in mehr Druck. Es liegt an den Einstellungen. Die Einstellungen, die Sie gewählt haben, als Sie fünf Kunden pro Woche hatten, bestimmen immer noch Ihr Leben – und das war nie so gedacht.
Warum die meisten Unternehmer ihren Zeitplan nicht ändern, selbst wenn sie wissen, dass sie es sollten
Der Grund, warum sich die Einstellungen nie ändern, liegt meist in der Angst, und diese Angst ist in der Regel spezifisch.
- Wenn ich den Freitag für mich blockiere, werden sich meine Freitags-Stammkunden jemand anderen suchen.
- Wenn ich meine Arbeitszeit reduziere, verdiene ich weniger Geld.
- Wenn ich nicht immer dann verfügbar bin, wenn mich jemand braucht, werden die Leute denken, dass ich die Arbeit nicht ernst nehme.
Einiges davon ist berechtigt. Gelegentlich verliert man aufgrund eines engeren Terminkalenders eine Buchung, und das Gegenteil zu behaupten, wäre unehrlich. Doch größtenteils handelt es sich um eine Annahme, die als Tatsache getarnt ist. Kunden, die gerne mit Ihnen zusammenarbeiten, buchen entsprechend Ihrer Verfügbarkeit. Das war schon immer so.
Wer Sie nur samstags um 7 Uhr sieht und zu keiner anderen Zeit, ist selten der Kunde, der Ihnen den Lebensunterhalt sichert. Viel häufiger ist er es, der Ihnen im Stillen das Geld aus der Tasche zieht.
Der Kompromiss ist sanfter, als es sich anfühlt. Sie müssen sich nicht zwischen klaren Grenzen und einem vollen Terminkalender entscheiden. Sie tauschen lediglich einige ungünstige Buchungen gegen einen Zeitplan, mit dem Sie tatsächlich gut leben können. Und die Kunden, die Ihnen wichtig sind, werden sich anpassen.
Wie Sie Ihre tatsächlichen Arbeitszeiten festlegen und diese einhalten
Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Verfügbarkeit so konfigurieren, dass Ihre Buchungsseite die gewünschten Arbeitszeiten anzeigt und nicht die, die Sie in einer Notsituation übernommen haben. Diese Vorgehensweise ist unabhängig vom verwendeten Tool, wir verwenden jedoch die Einstellungen von Appointlet als Beispiel, um die einzelnen Schritte zu veranschaulichen.
- Beginnen Sie mit Ihren Verfügbarkeitsfenstern: Sie legen Ihre Öffnungstage und die dazugehörigen Zeitfenster fest. Nur diese Zeiten werden Ihren Kunden angezeigt. Wenn Sie keine Termine mehr um 7 Uhr morgens annehmen möchten, verschieben Sie das Zeitfenster auf 9 Uhr morgens. Die 7-Uhr-Termine verschwinden dann automatisch von der Seite. Niemand kann sie anfragen, da sie für niemanden sichtbar sind.
- Fügen Sie als Nächstes Pufferzeiten zwischen den Terminen ein: Mit den Meeting-Pufferfunktionen von Appointlet können Sie vor oder nach jeder Buchung eine Pause einplanen, sodass die Software verhindert, dass Kunden den ganzen Tag über dicht an dicht gedrängt werden. Fünfzehn Minuten nach jedem Termin haben Sie Zeit, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen, eine kurze Notiz zu schreiben, Ihre Wasserflasche aufzufüllen oder sich einfach kurz hinzusetzen, bevor der nächste Kunde kommt. Der Kunde sieht diese Pause nicht. Er sieht nur Termine, die diese bereits berücksichtigen. Die freie Zeit ist also automatisch eingeplant und muss nicht verteidigt werden.
- Dann setze dem Tag ein Zeitlimit: Die Einstellung „Maximale Anzahl an Terminen pro Tag“ funktioniert genau so, wie der Name schon sagt. Sie legen beispielsweise fest, dass acht Termine einen vollen Tag ausmachen. Sobald acht Termine gebucht sind, wird die Seite für neue Buchungen an diesem Tag gesperrt, selbst wenn technisch gesehen noch freie Stunden vorhanden sind.
- Verbinden Sie abschließend Ihren Kalender: Appointlet synchronisiert sich mit Google Kalender und Microsoft 365 – und zwar in beide Richtungen. Alle bereits in Ihrem persönlichen Kalender eingetragenen Termine werden automatisch auf Ihrer Buchungsseite blockiert. Wenn Sie beispielsweise den Auftritt Ihres Kindes um 15 Uhr in Google Kalender eintragen, verschwindet dieser Termin von Ihrer Buchungsseite, ohne dass Sie die Termineinstellungen öffnen müssen. Dieselbe Synchronisierung verhindert Doppelbuchungen, sodass Sie sich nicht mehr ärgern müssen, wenn zwei Personen denselben Termin beanspruchen.
Sie müssen dafür nichts ankündigen oder sich irgendjemandem erklären. Sie ändern die Einstellungen einmalig, und danach schützt die Seite Ihre Zeit automatisch, während Sie Ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen.
Wie man sich Auszeiten nimmt, ohne Kunden zu verlieren
Die Festlegung Ihrer wöchentlichen Arbeitszeiten regelt Ihren Alltag. Die Frage der Freizeit bereitet vielen Sorgen, daher zeigen wir Ihnen, wie Sie diese einplanen können, ohne Kunden zu verlieren.
- Für einen einzelnen freien Tag: Am einfachsten fügen Sie einen ganztägigen Termin zu Ihrem synchronisierten Kalender hinzu. Da Appointlet Ihren Kalender ausliest, wird dieser Tag auf Ihrer Buchungsseite automatisch gesperrt. Ein spezieller Urlaubsmodus ist nicht nötig. Wenn Sie Ihren Kalender lieber nicht bearbeiten möchten, können Sie Ihre Verfügbarkeit für dieses Datum direkt anpassen und erhalten dasselbe Ergebnis.
- Für einen regelmäßig wiederkehrenden freien Tag: Jeden zweiten Freitag oder nie wieder montags – Sie legen dies einmal in Ihren Verfügbarkeitsfenstern fest, und es bleibt gespeichert. Die Buchungsseite bietet diese Tage ab diesem Zeitpunkt nicht mehr an, und Sie müssen nie wieder daran denken, dies erneut zu tun.
- Für einen längeren Zeitraum (einwöchiger Urlaub oder Feiertagsschließung): Das gleiche Prinzip gilt für den Kalender. Blockieren Sie die entsprechenden Daten in Ihrem verknüpften Kalender, und der gesamte Zeitraum verschwindet sofort von Ihrer Buchungsseite.
Der Teil, der tatsächlich beruhigt „Aber was ist, wenn die Kunden keinen Termin finden?“ Die Sorge entsteht, wenn jemand während einer blockierten Zeit auf Ihre Seite gelangt. Er stößt nicht auf eine Sackgasse oder eine Fehlermeldung. Die Seite zeigt ihm einfach Ihren nächsten freien Termin an. Wenn Ihr nächster Termin beispielsweise am darauffolgenden Dienstag ist, wird ihm dieser als erster angezeigt, und die meisten nehmen ihn einfach an und machen mit ihrem Tag weiter.
Sie können den Vorgang noch weiter vereinfachen, indem Sie eine individuelle Willkommensnachricht oben auf Ihrer Terminplanungsseite einfügen.
Eine Zeile wie „Ich bin normalerweise von Dienstag bis Donnerstag erreichbar. Suchen Sie sich einfach einen freien Termin aus, der Ihnen passt, und wir sehen uns dann.“ Es leistet viel im Stillen. Es schafft Erwartungen, bevor irgendjemand frustriert sein kann.
Wenn Ihre Buchungsseite so eingerichtet ist, wird die Verfügbarkeitsfrage für Sie beantwortet, was bedeutet, dass Sie nicht auf die Anfrage antworten müssen. „Bist du diese Woche da?“ SMS, während du eigentlich frei haben solltest.
Wie man bestehenden Kunden Urlaubszeiten mitteilt
Ihre Buchungsseite kümmert sich automatisch um neue und fremde Kunden. Ihre Stammkunden sind etwas anders, und es lohnt sich, sie vor Ihrer Buchung zu informieren.
Sie müssen sich bei niemandem entschuldigen, wenn Sie sich eine Auszeit nehmen. Wichtig ist, es den Leuten offen und freundlich zu sagen, ohne dass Schuldgefühle mitschwingen. Eine kurze Nachricht an Ihre Stammkunden ein paar Wochen vorher reicht völlig aus.
Hey! Nur kurz zur Info: Ich bin am [Datum] nicht da. Wenn du vorher buchen möchtest, hier ist mein Buchungslink: [Link]. Ansonsten bin ich ab dem [Datum] wieder da und nehme Buchungen entgegen. Bis bald!
Das ist die ganze Botschaft. Keine unnötigen Erklärungen, keine seitenlangen Begründungen, warum du dir eine Pause verdient hast. Du bist jemand, der ab und zu nicht arbeitet, genau wie alle anderen auch.
Bei längerer Abwesenheit können Sie die Willkommensnachricht auf Ihrer Buchungsseite aktualisieren, damit jeder, der dort landet, sofort die Situation erfasst. Hier ist eine Beispielnachricht, die Sie verwenden können:
Ich bin bis zum [Datum] nicht im Studio und freue mich schon sehr darauf, euch alle wiederzusehen. Termine ab dem [Datum] könnt ihr direkt hier buchen. Vielen Dank für eure Geduld.
Sie können auch eine automatische E-Mail-Antwort für Ihre Abwesenheitstage einrichten, die auf Ihren Buchungslink für die Zeit nach Ihrer Rückkehr verweist. So fühlen sich Ihre E-Mail-Kontakte nicht ignoriert, und Sie müssen nicht mehr mit Sand auf dem Handy im Liegestuhl sitzen und antworten.
Du wirst sicher noch ein paar Nachrichten bekommen wie „Könntest du mich vielleicht noch dazwischenschieben, bevor du wegfährst?“. Manche davon wirst du annehmen wollen, das ist deine Entscheidung. Du kannst aber auch sagen: „Ich bin vor meiner Abreise komplett ausgebucht, habe aber in der Woche nach meiner Rückkehr noch Termine frei. Hier ist der Link.“
Die Kunden, die das lesen und den späteren Termin buchen, sind die, die man behalten sollte. Diejenigen, die verärgert sind, dass Sie es überhaupt gewagt haben zu gehen, waren höchstwahrscheinlich mitverantwortlich dafür, dass Sie überhaupt so müde waren.
Wähle eine Sache aus
Sie müssen heute Nachmittag nicht Ihren gesamten Terminkalender umstellen. Wählen Sie eine Einstellung aus und ändern Sie sie. Sie können beispielsweise eine richtige Mittagspause einplanen, ein tägliches Buchungslimit festlegen oder Ihre Verfügbarkeit für Samstag deaktivieren und beobachten, was passiert.
Was meistens passiert, ist nichts Schlimmes. Die Stammbelegschaft gewöhnt sich ohne große Probleme daran, die Arbeit fühlt sich wieder etwas menschlicher an, und man fragt sich schließlich, warum man so lange gewartet hat, sich selbst das zu gönnen, was man jedem Angestellten ohne Zögern gegeben hätte.
Wenn die Terminplanung immer noch der Teil ist, der Ihnen still und leise viel Zeit raubt, können Sie Appointlet kostenlos testen und richten Sie Ihre Verfügbarkeit so ein, wie sie von Anfang an hätte eingerichtet sein sollen.
Und falls Sie es lieber erst einmal besprechen möchten, bieten wir dazu an Sprechstunde jeden Mittwoch um 1:30 Uhr ESTEs gibt keine vorgegebene Agenda oder Verkaufsveranstaltung. Bringen Sie einfach Ihre Buchungsseite und Ihre Fragen mit, und wir finden gemeinsam heraus, wie Ihr Zeitplan für Ihr aktuelles Unternehmen aussehen sollte.
