Hilfe gesucht: Wie man die Interviewanfrage eines Kandidaten verwaltet

So senden Sie eine Interviewanfrage an einen Kandidaten

Wenn sich Kandidaten zum ersten Mal auf eine Stelle bewerben und in den Einstellungspool aufgenommen werden, prüfen Manager die Bewerbungen und entscheiden, mit wem sie sich treffen möchten. Dieser Prozess kann Tage, Wochen oder Monate dauern. Während dieser Zeit werden Kandidaten, die qualifiziert erscheinen, in der Regel mit einer Interviewanfrage kontaktiert. 

Der erste Eindruck ist alles. Es ist wichtig, Ihren Interessenten einen klaren, organisierten Einstellungsprozess zu ermöglichen. Dies fördert eine positive, reibungslose Erfahrung für sie und kann ihre Chancen verbessern, während Ihres Vorstellungsgesprächs gute Leistungen zu erbringen.

Um Ihnen bei der Vorbereitung zu helfen, haben wir in diesem Artikel einige Vorlagen und Leitsätze für Sie zusammengestellt. Diese versorgen Sie mit allem, was Sie brauchen. Sie erfahren, wie Sie eine Interviewanfrage senden, damit sie sich von den gewöhnlichen E-Mails abhebt, die sie jeden Tag erhalten. 

Die Grundlagen einer Interviewanfrage

Beginnen wir mit den Grundlagen einer Interviewanfrage. Bei der Formulierung Ihrer Botschaft an den Kandidaten gibt es einige Kernqualifikationen, die Sie erfüllen sollten. Wir werden in Kürze auf jeden dieser Schritte genauer eingehen. Hier eine kurze Übersicht:

  • Schreiben Sie eine verlockende E-Mail-Betreffzeile für den Kandidaten
  • Schaffen Sie einen freundlichen und einladenden Ton
  • Gratulieren Sie ihnen, dass sie ausgewählt wurden, um in Ihrem Interviewprozess voranzukommen
  • Geben Sie Details darüber an, was als nächstes für den Kandidaten ansteht, und legen Sie die Erwartungen an das Vorstellungsgespräch fest
  • Klären Sie alle wichtigen Details zur Funktionsweise Ihres Unternehmens im Allgemeinen
  • Teilen Sie einen Terminplanungslink, um die Registrierung des Kandidaten für das Vorstellungsgespräch zu automatisieren

Es ist wichtig, dass Kandidaten das Gefühl haben, einen professionellen, gut durchdachten Einstellungsprozess zu durchlaufen, der sie zum Erfolg führt. Das Einrichten einer soliden Vorlage kann Ihnen helfen, Tippfehler zu vermeiden und konsistent zu sein. Wenn Sie mit einem freundlichen Ton führen, zukünftige Erwartungen festlegen und einen Terminplan bereitstellen, haben die Kandidaten das Gefühl, dass sie einen klaren Weg nach vorne haben.  

Schaffen Sie einen freundlichen und einladenden Ton

Wenn Sie mit der Erstellung einer Vorlage für Interviewanfragen beginnen, ist es wichtig, die Freundlichkeit im Auge zu behalten. Der Prozess der Jobsuche kann für Bewerber einschüchternd wirken. Stellen Sie diese Emotion auf den Kopf und schreiben Sie eine E-Mail, die sich warm und einladend anfühlt. 

Recruiter und Hiring Manager vermitteln die Beziehung zwischen Unternehmen und zukünftigen Mitarbeitern. Als Vermittler zwischen den beiden Parteien besteht Ihre Aufgabe darin, neue Beziehungen zu fördern und Reibungsverluste während des Einstellungsprozesses zu minimieren. Deshalb ist es so wichtig, sich in diesen E-Mail-Vorlagen zu einem freundlichen Ton zu verpflichten. Wenn sich der Bewerber von Ihnen umsorgt fühlt, ist es wahrscheinlicher, dass er sich von seiner besten Seite zeigt.

Haben Sie keine Angst, Ihre Nachricht mit einem Emoji oder Emoticon aufzuhellen. Bleiben Sie natürlich professionell, aber denken Sie immer daran, dass eine optimistische Botschaft das Beste in den Menschen hervorbringt. 

Gratuliere ihnen in deiner E-Mail-Einladung

Eine herzliche Begrüßung am Anfang Ihrer E-Mail ist immer angebracht. Wenn Sie dieser Anrede noch ein paar aufmunternde Worte folgen können, ist das noch besser. Wir empfehlen, am Anfang Ihrer E-Mail-Vorlage ein bis zwei Sätze hinzuzufügen, die ihnen zum Fortgang des Einstellungsprozesses gratulieren.

Wenn Sie den Kandidaten wirklich begeistern wollen, fügen Sie eine kurze Erklärung bei, warum er Ihrer Meinung nach gut zum potenziellen Arbeitgeber passt. Diese Technik ähnelt dem, was ein potenzieller Kunde in seinem Anschreiben tun könnte, um den Arbeitgeber darüber zu informieren, dass er sich im Voraus über sein Unternehmen informiert hat. Indem Sie die Stärken des Bewerbers in Bezug auf die Stellenbeschreibung hervorheben, stärken Sie sein Vertrauen in seine Fähigkeit, ein Vorstellungsgespräch zu bekommen. Dies verbessert die Chancen, dass sie Maßnahmen ergreifen und ein Interview mit Ihnen vereinbaren. 

Geben Sie zusätzliche Informationen zur Stellenbewerbung an

Nachdem Sie die Arbeitssuchenden mit einigen aufmunternden Worten aufgewärmt haben, ist es an der Zeit, ihnen zusätzliche Informationen zum Planungsprozess für Vorstellungsgespräche zu geben. Sie sollten sicherstellen, dass die Unternehmensrichtlinien und -verfahren klar umrissen sind. Wenn es also zum Beispiel Anforderungen gibt, die noch nicht kommuniziert wurden, ist dies der richtige Ort, um diese hinzuzufügen. 

Hier sind einige Beispiele für zusätzliche Informationen, die sie möglicherweise kennen müssen: 

  • Wiederholen Sie den Firmennamen, die Berufsbezeichnung und die Stellenbeschreibung
  • Erwartungen an den Kandidaten, wenn der Arbeitgeber ein Stellenangebot macht
  • Optional, um einige Fragen vor dem Vorstellungsgespräch einzuschließen 
  • Wird dies eine Webkonferenz oder ein Telefoninterview sein?
  • Wenn es ein Telefonanruf ist, geben Sie eine Telefonnummer an oder holen Sie ihre ab?

Teilen Sie einen Link zur Planung eines Vorstellungsgesprächs

Jetzt kommt der Moment in Ihrer Vorstellungsgesprächsanfrage, in dem Sie den Kandidaten richtig begeistern können (und sich als Hiring Manager oder Recruiter viel Zeit sparen). Mit einem Link zur Interviewplanung können Sie einen einfachen Call-to-Action wie „Klicken Sie hier, um einen Termin für Ihr Interview zu buchen“ tätigen. Alles, was Sie tun müssen, ist diesen Ankertext hervorzuheben und einen Link zu einer speziellen Planungsseite anzuhängen.

Einige von Ihnen sind möglicherweise nicht mit der Planung von Links und ihrer Funktionsweise vertraut. Nehmen wir uns also einen Moment Zeit, um das Konzept zu überprüfen. 

Wenn Sie Kandidaten einen Terminplanungslink senden, können sie ein Datum und eine Uhrzeit auswählen, die für sie geeignet sind. Planungsseiten enthalten ein Aufnahmeformular, damit Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen von ihnen sammeln können. Anstatt beispielsweise nach ihrer Telefonnummer zu fragen, kann die Seite zur Anrufplanung diese Daten während des Aufnahmeformularschritts sammeln. Auf diese Weise sichern Sie die kritischen Informationen und verbinden sie mit ihren Buchungsdaten. Wenn es an der Zeit ist, sich mit ihnen zu treffen, sind alle Kandidateninformationen an einem Ort verfügbar, damit Ihr Personalchef sie überprüfen kann. 

Hier sind nur ein paar Vorteile, die Sie von der Einrichtung erwarten können Online-Planungstool.

  • Lassen Sie den Kandidaten ein Interviewdatum und eine Interviewzeit wählen, die für Ihr Team geeignet sind
  • Terminkonflikte vermeiden 
  • Automatisieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen wie die Bestätigungs-E-Mail für das Vorstellungsgespräch 
  • Verteilen Sie Kandidateninterviews über einen Pool von Mitarbeitern in der Personalabteilung
  • Vermeiden Sie es, über E-Mail-Antworten und Voicemails hin und her zu gehen, um eine gute Zeit zu finden 

Alternativ können Sie jederzeit ein Datum und ein paar Zeiten vorschlagen, die funktionieren könnten. Es besteht jedoch die Gefahr, dass sie sich in einer anderen Zeitzone befinden und verwechselt werden könnten. Wenn sie mit der Uhrzeit einverstanden sind, müssen Sie hoffen, dass sie sich ihren Kalender vormerken und nicht vergessen. Gerade bei solchen subtilen Missverständnissen empfehlen wir, den Prozess zu automatisieren.

Wir haben spezifische Anweisungen zusammengestellt, wie Sie Planungslinks generieren und mit Ihren Kandidaten teilen können. Sie können den kostenlosen Plan von Appointlet verwenden Einstellung optimieren und Interviewprozesse ohne Kosten für Ihr Unternehmen.

Muster-E-Mail-Vorlage für eine Interviewanfrage

Nachdem wir nun die wichtigsten Elemente überprüft haben, die beim Verfassen Ihrer E-Mail mit der Bewerbungsanfrage zu berücksichtigen sind, finden Sie hier eine Beispiel-E-Mail, die ein Personalvermittler schreiben könnte. Sie können sie mit vollem Namen oder mit einer förmlichen Anrede ansprechen. Wir haben die Richtlinien in diesem Artikel befolgt, um die Konzepte mit etwas Greifbarerem zu verbinden. 

Sehr geehrter Herr Jackson, vielen Dank, dass Sie sich diese Woche über LinkedIn an uns gewandt haben. Wir haben Ihre Bewerbung für die Stelle bei erhalten und würden diese Möglichkeit gerne weiter mit Ihnen besprechen. 

Aus Ihrem Lebenslauf geht hervor, dass Sie bereits einige Jahre Erfahrung in dieser Funktion haben. Das ist wirklich toll zu sehen. Wenn Sie nächste Woche Zeit haben, die Position im Detail zu besprechen, vereinbaren wir gerne einen Termin mit Ihnen!

In der Regel treffen wir uns je nach Wunsch entweder per Telefon oder Webkonferenz. Das Erstgespräch dauert ca. 30 Minuten und bietet Gelegenheit zum gegenseitigen Kennenlernen. Wenn das gut läuft, durchlaufen Sie auch eine Fach- und Team-Interview-Phase. 

möchte diese Position innerhalb von 60 Tagen besetzen. Wenn Sie sich also entscheiden, mit diesem Prozess fortzufahren, bitten wir Sie, in diesem Zeitrahmen verfügbar zu sein.  

Bei Telefonaten erfassen wir Ihre Nummer auf dem Aufnahmeformular. Wenn Sie einen Skype- oder Zoom-Anruf bei uns buchen, finden Sie in Ihrer Bestätigungs-E-Mail für das Vorstellungsgespräch einen Link zur Teilnahme an einem Meeting. Wenn das gut klingt, können Sie gleich hier Zeit bei uns buchen.

Wir freuen uns darauf, bald mit Ihnen zu sprechen!

Freundliche Grüße, 

<Name des Einstellungsleiters / Personalvermittlers>

Planen von Follow-ups nach der ersten Interviewanfrage

Sobald Sie die erste Interviewanfrage verschickt haben, können Sie davon ausgehen, dass die Kandidaten beginnen, sich zu treffen, um sich zu treffen. Die Moderation von Interviews ist eine weitere Fähigkeit, die den Rahmen dieses Artikels sprengt. Als Recruiter oder Hiring Manager sollten Sie bereits für die Vorstellungsgespräche selbst in Best Practices geschult werden. Möglicherweise können wir Ihnen hier jedoch mit einigen abschließenden Überlegungen zur Weiterverfolgung der Kandidaten nach dem Erstgespräch helfen. 

Da Sie bereits über eine automatisierte Planungslösung verfügen, empfehlen wir Ihnen, für jeden Schritt des Interviewprozesses dedizierte Planungsseiten zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine zweite technische Interviewphase haben, ist es hilfreich, dafür eine separate Besprechungstyp-Vorlage zu erstellen. Ort, Dauer und Gastgeber des Meetings können sich ändern. Die Einrichtung separater Links ist also eine großartige Möglichkeit, um ein Gefühl der Kontinuität während des gesamten Onboarding-Prozesses der Personalressourcen zu bewahren.

Wenn es an der Zeit ist, ein Stellenangebot zu machen, können Sie auch einen bestimmten Besprechungslink für dieses Gespräch erstellen. Dieser Moment wird den Abschluss ihrer ersten großen Phase des Mitarbeiter-Onboardings darstellen. 

Es gibt noch andere Dinge, die Sie über die ersten Vorstellungsgespräche hinaus tun können, um eine Beziehung aufzubauen und das Vertrauen Ihrer neuen Mitarbeiter zu stärken. Einige Unternehmen posten beispielsweise neue Einstellungsankündigungen auf ihren Social-Media-Konten. Wenn Ihre Website über eine Teams-Seite verfügt, können Sie eine kurze Byline über den neuen Mitarbeiter sammeln und ein Foto von ihm posten. 

Indem Sie die Extrameile gehen, damit sich Ihre Mitarbeiter in den ersten Phasen des Bewerbungsprozesses wie zu Hause fühlen, geben Sie den Ton für langfristigen Erfolg an.  

 

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbeitet bei Appointlet als Produktmarketingmanagerin und Kundenberaterin. Er hat Tausenden von Kunden geholfen, ihren Online-Planungsworkflow zu verbessern. Außerhalb der Arbeit ist er Dozent für Musiktheorie und Gründer von a Unternehmen für Musiksoftware.

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