Agenda festlegen: 7 Tipps für die perfekte Meeting-Agenda

Aus 55 Millionen täglichen Meetings erreichten nur die Hälfte ihre Ziele. Mit nur 20 % ausgebildeter Meeting-Leiter gibt es eine zunehmende Verantwortlichkeitslücke bei Meetings, bei denen die meisten Organisationen die Wirkung ihrer Meetings nicht bewerten.

Während eine Meeting-Agenda die Richtung des Meetings vorgibt, gibt es auf der Seite der Führung und des Meeting-Managements noch mehr zu tun, um ein effektives Team-Meeting zu gewährleisten – das Größte ist die Vorbereitung. 

Dieser Beitrag zeigt Ihnen unschätzbare Tipps zum Festlegen einer Agenda mit Beispielen für Meeting-Agenda. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Unternehmen sicherstellen, dass ihre Meetings produktiv, hochkonzentriert und innerhalb des festgelegten Zeitlimits verlaufen.

Der Wert des Festlegens einer Agenda

Agenda-Setting bedeutet, den Zweck, die Diskussionspunkte, die Länge, das erwartete Ergebnis und die für die Diskussionspunkte verantwortliche Person eines Meetings zu bestimmen oder anzugeben. Die Vorbereitung auf eine Vorstandssitzung gibt den Teilnehmern einen allgemeinen Überblick über die Ziele und Aktionspunkte der Sitzung.

Ein Fachmann bereitet ein Meeting vor und plant es, indem er die Tagesordnung des Meetings festlegt. Die Teammeeting-Agenda zeigt den Teilnehmern die Agendathemen, das erwartete Ergebnis und den Zeitrahmen, sodass jeder seine Diskussionspunkte im Voraus vorbereiten und sich an das Diskussionsthema halten kann.

In der Tat 64% der Meeting-Teilnehmer glauben, dass der beste Weg, sie für ein Meeting zu begeistern, darin besteht, es gut zu planen. Dieselbe Untersuchung ergab jedoch, dass die jüngere Generation ein kostenloses Mittagessen bevorzugt.

Was sollten Sie einschließen?

Hier sind wichtige Dinge, die immer auf Ihrer Meeting-Agenda stehen sollten:

• Zweck
• Liste der Themen und ihrer Zeitfenster 
• Diskussionsleiter
• Ort/Plattform

Sie können auch den Prozess zur Behandlung der Diskussionspunkte einbeziehen, indem Sie die zugewiesene Zeit in kürzere Zeitabschnitte aufteilen. Zum Beispiel bei der Diskussion „Wie maximieren wir unsere Top-Verkaufsstrategie?“ Sie können einen Prozess aufschreiben wie:

• Möglichkeiten auflisten – 5 Min
• Analysieren Sie die Gelegenheiten, die es wert sind, investiert zu werden – 10 min
• Herausforderungen auflisten – 5 min
• Lösungen vorschlagen – 5 min

Insgesamt hängen Ihre Tagesordnungspunkte von der Art Ihres Meetings ab.

Sieben Tipps für eine effektive Meeting-Agenda

1. Sprechen Sie ein einzelnes, relevantes Thema an 

Ein stark fokussiertes Meeting befasst sich mit einem bestimmten Thema. Sie sollten es vermeiden, ein Meeting zu veranstalten, das zwei verschiedene Themen behandelt, wie z. B. die Steigerung des Umsatzes und die Optimierung von Marketingstrategien innerhalb desselben Meetings. 

Wurden diese Meetings getrennt, um für die relevanten Teams, die an den einzelnen Zielen beteiligt sind, fokussierter und sinnvoller zu sein? 

Lassen Sie außerdem die Teammitglieder entscheiden, ob sie an der Besprechung teilnehmen möchten oder nicht. Sie können sich entscheiden, einfach nicht teilzunehmen, weil sie dem Meeting nichts hinzuzufügen haben oder weil ihr Terminkalender voll ist.

By Teilen Sie Ihren Meeting-Link Durch Appointlet können Sie sich die Mühe ersparen, ein Teammitglied einzuladen, das für Ihr Meeting nicht verfügbar ist. Appointlet überprüft automatisch die Terminpläne Ihres Teams, um einen geeigneten Zeitpunkt für das Meeting zu finden.

Darüber hinaus schützt die manuelle Genehmigungsfunktion Sie und den Kalender Ihres Teams vor unerwünschten Besprechungen mit Personen, die nicht qualifiziert sind. 

Ein konzentriertes Meeting mit nur Teilnehmern, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind, löst die folgenden Herausforderungen in einem Meeting:

• Teammitglieder, die in einem Meeting Multitasking betreiben, weil Diskussionsthemen sie nicht betreffen. Diese Mitglieder werden besser dran sein, sich anderen sinnvollen Aufgaben zu widmen.
• Vom Thema abschweifen, weil die Agenda einen breiten Zweck abdeckt. Das Ergebnis ist eine übermäßige Zeitverschwendung und ein unproduktives Meeting.

Das ergab eine Umfrage unter 182 Führungskräften 71% empfanden ihre Treffen als unproduktiv. Und 65 % sagten, dass sie ihre eigenen Aufgaben besser hätten erledigen können.

Klingt bekannt?

Jeder, der zum Meeting eingeladen wird, sollte einen Diskussionspunkt und mögliche Aktionspunkte (dh Lösungen) haben. Bei dem Treffen würde es darum gehen, dass diese Teilnehmer ihre Punkte und Aktionspunkte bewerten, anstatt von Grund auf zu recherchieren.

Dieses Konzept führt uns zum nächsten wichtigen Aspekt der perfekten Meeting-Agenda.

2. Lassen Sie das Team die Diskussionspunkte erarbeiten

Anstatt die Tagesordnungspunkte aus Ihrer Perspektive auszuwählen, lassen Sie das Team Punkte entwickeln, die sie für wichtig und diskussionswürdig halten. Dies ermöglicht es den Mitgliedern, den Besprechungsablauf zu gestalten und mehr Eigenverantwortung für ihre Rollen zu spüren. Als Besprechungsleiter besteht Ihre Aufgabe darin, den Zweck der Besprechung zu bestimmen und die Besprechung zu moderieren.

Ein effektiver Weg, um die Tagesordnungspunkte zu entwickeln, wäre die gemeinsame Nutzung eines Kollaborationsdokuments wie Google Docs oder Microsoft OneNote. Jeder sollte in der Lage sein, Kommentare zu bearbeiten, zu überprüfen und zu hinterlassen. Nachdem Sie dem Team per E-Mail mitgeteilt haben, dass Sie in einer Woche ein Meeting und dessen Zweck haben, fügen Sie den Link zu dem Dokument in die E-Mail ein. 

Aber was werden Sie in das Kooperationsdokument aufnehmen und wie leiten Sie die Vorschläge der Teammitglieder?

Sehen wir uns das in den folgenden Abschnitten an.

3. Verwenden Sie die 4×4-Methode, um die Diskussionsthemen zu strukturieren

Die Four-by-Four-Methode ist ein Rahmen, um den Zweck des Meetings zu lenken. 

Hier ist, wie es aussieht:

• Vier Dinge, die das Team seit dem letzten Meeting erreicht hat
• Die Herausforderungen oder Blocker, mit denen das Team bei der Erledigung der Aufgaben konfrontiert war
• Vier Dinge, die das Team vor dem nächsten Meeting erledigen könnte
• Alle potenziellen Blocker für diese zukünftigen Aufgaben

Die Nachverfolgung der Ergebnisse des letzten Meetings hält das Team für die Aufgaben verantwortlich, die es von einem Meeting übernimmt. Andernfalls würden sie das Gefühl haben, dass sich nach den Meetings nichts ändert oder dass sie Zeitverschwendung sind.

Ich werde dies in ein praktisches Beispiel umsetzen: Angenommen, Sie haben einen E-Commerce-Shop auf Shopify, in dem Sie Produkte online verkaufen und wollen Verkaufszahlen steigern um 100,000 $. Der Zweck des Treffens besteht also darin, festzulegen, wie der Umsatz um 100,00 USD gesteigert werden kann. Aber wahrscheinlich hatten Sie beim letzten Meeting ein Umsatzziel von 70,000 $.

Wenn wir das 4×4-Framework anwenden, haben wir Folgendes:

1. Vier Dinge, die das Team seit dem letzten Meeting erreicht hat
   1. Upselling an 1,000 Kunden, was zu einem Umsatz von 30,000 $ führte
   2. Cross-Selling an 600 Kunden, was zu einem Umsatz von 20,000 $ führte
   3. Retargeting von 5,000 Website-Besuchern, was zu einem Umsatz von 1,000 US-Dollar führte
   4. Gesendet Umfragen zur Kundenzufriedenheit
2. Die Herausforderungen oder Blocker, mit denen das Team bei der Erledigung der Aufgaben konfrontiert war
   1. 30 % Rücklaufquote bei der Kundenzufriedenheit Umfragen
   2. Über 4,000 Website-Besucher mit Retargeting konvertierten nicht usw.
3. Vier Dinge, die das Team vor dem nächsten Meeting erledigen könnte (dh nach dem Meeting, das Sie planen). Hier legen Sie die Ziele fest, die Sie im Meeting besprechen werden.
   1. Upselling an 2,000 Kunden, um einen Umsatz von 60,000 $ zu erzielen
   2. Cross-Selling auf 1,200, um einen Umsatz von 40,000 $ zu erzielen
   3. Retargeting von 10,000 Website-Besuchern, um einen Umsatz von 2,000 $ zu erzielen
   4. Etablieren Sie eine E-Mail-Marketing-Strategiey gestrafft mit Marketing-Tools für Shopify
   5. Optimieren Sie den Shop, um mehr Verkäufe organisch zu erzielen Shopify-Apps zur Geschwindigkeitsoptimierung.
4. Alle potenziellen Blocker für diese zukünftigen Aufgaben
   1. Mangelndes Know-how in E-Mail-Retargeting-Kampagnen
   2. Eine begrenzte Kundendatenbank.

Sie können die vier bisherigen Errungenschaften und die vier Ziele in Ihrem gemeinsamen Dokument aufschreiben. Lassen Sie dann das Team die Herausforderungen und möglichen Aktionspunkte ausfüllen.

Dies führt mich dazu, wie Sie diese Fragen in Ihrer Agenda strukturieren sollten.

4. Konzipieren Sie spezifische und herausfordernde Fragen

A Studie über die wöchentlichen Meetings eines Unternehmens fanden heraus, dass die Teams das Gefühl hatten, dass vage Tagesordnungen die Meetings zeitverschwendung machten. Vage Tagesordnungen sind Dinge wie „wöchentliche Meetings der Marketingabteilung“, bei denen das Meeting zu hundert verschiedenen Diskussionen ohne klares Ergebnis führen kann.

Vergleichen Sie das mit einer Agenda wie „Wie können wir die Conversion-Rate unserer SMS-Kampagne um 30 % steigern?“

Eine klare Agenda gibt die Diskussionspunkte und Hinweise auf das erwartete Ergebnis vor. Hier sind weitere Beispiele für spezifische und herausfordernde Agenda-Fragen/-Themen:

• Wie können wir 2,000 $ durch Retargeting von 10,000 Website-Besuchern erhalten?
• Wie können wir 60,000 $ durch Upselling an 2,000 Kunden verkaufen?
• Welche Linkbuilding-Strategien können wir implementieren, um die Domain Authority unserer Website zu erhöhen?
• Was können wir tun, um die Abschlussquote unserer Zufriedenheitsumfrage um 50 % zu verbessern?

5. Planen Sie für jeden Tagesordnungspunkt genügend Zeit ein

Verlassen Sie sich bei der Zuweisung von Zeit für jeden Tagesordnungspunkt auf die Zeit, die Sie normalerweise in früheren Besprechungen verbringen, und berücksichtigen Sie die Anzahl der Referenten für jeden Punkt. Beschränken Sie dann jeden Tagesordnungspunkt auf die Mindestzeit, die erforderlich ist, um ihn zu behandeln. Möglicherweise finden Sie Pausen zwischen Diskussionsthemen hilfreich, da Menschen natürlich Pausen brauchen. 

Am wichtigsten ist, dass der Besitzer des Meetings das Meeting leitet. Idealerweise bespricht jedes Mitglied seinen Diskussionspunkt. Denken Sie daran, die kritischsten Tagesordnungspunkte zu priorisieren, da einige Mitglieder das Meeting mitten im Meeting verlassen könnten. Sie können die Meeting-Themen von den wichtigsten bis zu den am wenigsten wichtigen organisieren und Zeit zuweisen – oder experimentieren, indem Sie mit den schnellsten und einfachsten Tagesordnungspunkten beginnen.

6. Haben Sie einen Abschnitt „Parkplatz“ auf Ihrer Agenda 

Ein Parkplatz ist ein Bereich, in dem Sie alle nicht zum Thema gehörenden Themen aufzeichnen, die ein Teammitglied ansprechen wird. Sie sollten diesen Platz im Zusammenarbeitsdokument (z. B. Google Docs) haben. Die zum Meeting eingeladenen Personen können diese Elemente überprüfen, Kommentare hinterlassen und einige davon sogar vor dem Meeting lösen.

Das Ignorieren des Parkplatzes ist vergleichbar mit dem Vernachlässigen von Besprechungspausen. Dies sind natürliche Dinge, die passieren, auch wenn Sie sie nicht planen. Sobald Sie Ihre Agenda mit allen besprochenen Abschnitten haben, ist es Zeit für die letzte Phase der Festlegung der Agenda.

7. Teilen Sie die Agenda im Voraus mit und geben Sie die erwarteten Ergebnisse an

Sie sollten die endgültige Agenda immer 48 Stunden im Voraus mit dem Team teilen. Die Tagesordnung sollte Diskussionsthemen, Referenten, Zeitfenster und „Parkplatz“-Punkte enthalten. 

Assaf Cohen, der das Gaming-Unternehmen leitet Solitaire-Glück, enthält Pflichtlektüre als Teil seiner Besprechungsagenda. „Wir wollen, dass unser Team gut vorbereitet und sachkundig in unsere Meetings geht. Wir nehmen oft ein Memo oder eine Übersicht in die Agenda auf, damit unser Team auf dem Laufenden ist und mehr zu unseren Meetings beitragen kann.“

Erlauben Sie den Meeting-Eingeladenen, etwas zur Tagesordnung hinzuzufügen, wenn es angebracht erscheint. Überprüfen Sie dann die Änderungen und teilen Sie die fertige Kopie 24 Stunden im Voraus, damit alle auf derselben Seite sind. Sie sind jetzt bereit für das Meeting! Denken Sie daran, eine Erinnerung festzulegen, um die Teammitglieder auf das Meeting aufmerksam zu machen.

Abschließende Gedanken

Bei der Festlegung einer Agenda brauchen Sie nicht das gesamte Team – Sie brauchen nur die Entscheidungsträger. Beachten Sie diese Tipps:

• Lassen Sie die Entscheidungsträger die Tagesordnungspunkte bestimmen und präsentieren Sie sie während der Sitzung.
• Benennen Sie einen Leiter, der für das Zeitmanagement verantwortlich ist und sicherstellt, dass das Team das Ziel des Meetings erreicht.
• Planen Sie die minimale Besprechungszeit ein, aber lassen Sie Raum für Pausen.
• Entwerfen Sie spezifische und herausfordernde Diskussionsfragen und bitten Sie die Besprechungsteilnehmer, mögliche Aktionspunkte mitzuteilen.

Am wichtigsten ist, dass Sie für jedes Ihrer Meetings einen Feedback-Prozess haben. Befolgen Sie die in der Besprechung vorgeschlagenen Aktionsschritte, um die Mitglieder zur Rechenschaft zu ziehen.

Finden Sie endlich heraus, wie Termin kann Ihnen helfen, Ihre Teambesprechungen noch heute zu optimieren!