Aus 55 Millionen Tägliche Meetings erreichten nur die Hälfte ihre Ziele. Da nur 20 % der Meetingleiter geschult sind, besteht eine zunehmende Rechenschaftslücke bei Meetings, da die meisten Organisationen die Auswirkungen ihrer Meetings nicht bewerten.
Eine gute Tagesordnung gibt zwar die Richtung des Meetings vor, doch für eine effektive Teambesprechung gibt es seitens der Führung und des Meetingmanagements noch einiges zu tun. Der größte Vorteil liegt in der Vorbereitung. Eine gut strukturierte Tagesordnung kann Zeitverschwendung vermeiden, indem sie klare Ziele und Strukturen für Meetings sicherstellt. So können sich die Teams auf das Wesentliche konzentrieren und unproduktive Diskussionen vermeiden.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen unschätzbare Tipps zum Festlegen einer Agenda mit Beispielen für Meeting-Agenda. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Unternehmen sicherstellen, dass ihre Meetings produktiv, hochkonzentriert und innerhalb des festgelegten Zeitlimits verlaufen.
Einführung in die Tagesordnung von Meetings
Eine Tagesordnung ist ein wichtiges Instrument für produktive und effiziente Meetings. Sie dient als Leitfaden und beschreibt die zu besprechenden Themen, die dafür vorgesehene Zeit und die erwarteten Ergebnisse.
Eine gut ausgearbeitete Tagesordnung hilft, den Überblick zu behalten, unnötige Abschweifungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind. Mithilfe einer Tagesordnung können Teams die Effektivität ihrer Besprechung maximieren, ihre Zeit optimal nutzen und ihre Ziele erreichen. In diesem Abschnitt untersuchen wir die Bedeutung von Tagesordnungen, ihre Vorteile und wie man eine effektive Tagesordnung erstellt.
Der Wert des Festlegens einer Agenda
Die Festlegung der Tagesordnung bedeutet, den Zweck, die Diskussionspunkte, die Dauer, das erwartete Ergebnis und die für die Diskussionspunkte verantwortliche Person einer Sitzung festzulegen. Die Vorbereitung einer Vorstandssitzung gibt den Teilnehmern einen umfassenden Überblick über die Ziele und Aktionspunkte der Sitzung und setzt klare Erwartungen für alle Teilnehmer.
Ein Profi bereitet ein Meeting vor und plant es, indem er die Tagesordnung festlegt. Die Tagesordnung zeigt den Teilnehmern die Themen, das erwartete Ergebnis und den Zeitrahmen. So kann jeder seine Diskussionspunkte vorbereiten und sich auf das Thema konzentrieren. Die Definition des Meetingziels ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die erwarteten Ergebnisse und die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen Maßnahmen verstehen.
In der Tat 64 % der Meeting-Teilnehmer glauben, dass der beste Weg, sie für ein Meeting zu begeistern, darin besteht, es gut zu planen. Dieselbe Untersuchung ergab jedoch, dass die jüngere Generation ein kostenloses Mittagessen bevorzugt.
Was sollten Sie einschließen?
Hier sind wichtige Dinge, die immer auf Ihrer Meeting-Agenda stehen sollten:
Sinn
Liste der Themen und ihrer Zeitfenster
Diskussionsleiter
Ort/Plattform
Zusätzliche Tagesordnungspunkte, die von Teammitgliedern beigesteuert wurden
Zusätzliche Bestandteile einer guten Meeting-Agenda
Sie können den Prozess zur Behandlung der Diskussionspunkte auch einbeziehen, indem Sie die zugewiesene Zeit in kürzere Zeitabschnitte aufteilen. Zum Beispiel bei der Diskussion „Wie maximieren wir unsere Spitze?“ Verkaufsstrategie?“ Sie können einen Prozess aufschreiben wie:
Möglichkeiten auflisten – 5 Min
Analysieren Sie die Gelegenheiten, die es wert sind, investiert zu werden – 10 min
Herausforderungen auflisten – 5 min
Lösungen vorschlagen – 5 min
Insgesamt hängen Ihre Tagesordnungspunkte von der Art Ihres Meetings ab.
Sieben schnelle Tipps für eine effektive Meeting-Agenda
Um ein Besprechungsagenda-Format zu erstellen, das einen reibungslosen Ablauf gewährleistet, befolgen Sie diese sieben Tipps:
Definieren Sie das Ziel des Meetings: Formulieren Sie klar den Zweck des Meetings und Ihr Ziel. Verwenden Sie am besten eine Agenda-Vorlage, die wiederkehrende Meeting-Themen im Voraus skizziert. So ist das gesamte Team auf dem gleichen Stand und das Risiko von Themenabschweifungen wird verringert.
Legen Sie einen realistischen Zeitplan festPlanen Sie für jedes Thema ausreichend Zeit ein und lassen Sie Pufferzeit für unerwartete Diskussionen. Anders ausgedrückt: Sie möchten sich nicht das gesamte Meeting mit Arbeitsprojekten beschäftigen. Stattdessen ist es sinnvoll, genügend Zeit für alle Themen einzuplanen und gleichzeitig Raum für den Aufbau von Vertrauen zu lassen.
Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen: Bestimmen Sie für jedes Thema einen Leiter und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer ihre Rollen kennen. Es kann wichtig sein, Erwartungen darüber zu definieren, wer für was verantwortlich ist. Zum Beispiel: Übernimmt die Führungsebene das gesamte Reden? Haben Vertrieb, Marketing und Projektteam jeweils Zeit zum Sprechen? Wer erfasst die Zeit des Teams und macht sich Notizen?
Priorisieren Sie Tagesordnungspunkte: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen und verschieben Sie weniger wichtige Punkte auf später. Selbst zielorientierte Meetings mit optimaler Zeiteinteilung können aus dem Ruder laufen. Daher ist es oft am besten, sich auf Bei der Agenda geht es darum, die wichtigsten Themen zuerst zu klären.
Raum für Diskussionen lassen: Nehmen Sie sich Zeit für offene Diskussionen und Fragen unter Gleichgesinnten und regen Sie die Teilnehmer zur Teilnahme an.
Verwenden Sie ein Standardformat für die Tagesordnung von Besprechungen: Verwenden Sie ein einheitliches Format für Ihre Besprechungsagenden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer wissen, was sie erwartet.
Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit: Manchmal liegt der Schlüssel zu einer effektiven Tagesordnung in der Vorbereitung. Verteilen Sie die Tagesordnung vor dem Meeting an alle Teilnehmer, damit sie sich vorbereiten und gut vorbereitet zur Diskussion der Themen erscheinen können.
Sieben detaillierte Taktiken für eine effektive Meeting-Agenda
Wenn Sie über die Grundlagen hinausgehen möchten, finden Sie hier sieben detaillierte Ansätze zum Verbessern Ihrer Meeting-Agenda.
1. Sprechen Sie ein einzelnes, relevantes Thema an
Ein stark fokussiertes Meeting befasst sich mit einem bestimmten Thema. Sie sollten es vermeiden, ein Meeting zu veranstalten, das zwei verschiedene Themen behandelt, wie z. B. die Steigerung des Umsatzes und die Optimierung von Marketingstrategien innerhalb desselben Meetings.
Wurden diese Meetings getrennt, um für die relevanten Teams, die an den einzelnen Zielen beteiligt sind, fokussierter und sinnvoller zu sein?
Lassen Sie außerdem die Teammitglieder entscheiden, ob sie an der Besprechung teilnehmen möchten oder nicht. Sie können sich entscheiden, einfach nicht teilzunehmen, weil sie dem Meeting nichts hinzuzufügen haben oder weil ihr Terminkalender voll ist.
By Teilen Sie Ihren Meeting-Link Mit Appointlet können Sie sich den Ärger ersparen, ein Teammitglied einzuladen, das für Ihr Meeting nicht verfügbar ist. Termin überprüft automatisch die Zeitpläne Ihres Teams, um einen geeigneten Zeitpunkt für das Meeting zu finden.
Darüber hinaus schützt die manuelle Genehmigungsfunktion Sie und den Kalender Ihres Teams vor unerwünschten Besprechungen mit Personen, die nicht qualifiziert sind.
Ein konzentriertes Meeting mit nur Teilnehmern, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind, löst die folgenden Herausforderungen in einem Meeting:
Teammitglieder die in einer Besprechung mehrere Dinge gleichzeitig tun, weil sie von den Diskussionsthemen nicht betroffen sind. Diese Mitglieder können sich besser anderen sinnvollen Aufgaben widmen.
Vom Thema abweichen, weil die Tagesordnung einen breiten Zweck abdeckt. Das Ergebnis ist übermäßige Zeitverschwendung und ein unproduktives Meeting. Erwägen Sie daher die Integration eines Arbeitszeit-Timer-App Damit kann nachverfolgt werden, wie lange man für eine Aufgabe und für Besprechungen benötigt.
Das ergab eine Umfrage unter 182 Führungskräften 71 % empfanden ihre Treffen als unproduktiv. Und 65 % sagten, dass sie ihre eigenen Aufgaben besser hätten erledigen können.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Deshalb Mitarbeitertrainings sollte Leitlinien für effektive Meetings enthalten. Jeder Eingeladene sollte einen Diskussionspunkt und mögliche Handlungspunkte (d. h. Lösungen) haben. Ziel des Meetings ist es, die eigenen Punkte und Handlungspunkte zu bewerten, anstatt von Grund auf neu zu recherchieren.
Jeder, der zum Meeting eingeladen wird, sollte einen Diskussionspunkt und mögliche Aktionspunkte (dh Lösungen) haben. Bei dem Treffen würde es darum gehen, dass diese Teilnehmer ihre Punkte und Aktionspunkte bewerten, anstatt von Grund auf zu recherchieren.
Dieses Konzept führt uns zum nächsten wichtigen Aspekt der perfekten Meeting-Agenda.
2. Lassen Sie das Team die Diskussionspunkte erarbeiten
Anstatt die Tagesordnungspunkte aus Ihrer Sicht auszuwählen, lassen Sie das Team Punkte entwickeln, die es für wichtig und diskussionswürdig hält. So können die Mitglieder den Ablauf des Meetings selbst bestimmen und sich in ihren Rollen stärker einbringen. Als Meetingleiter ist es Ihre Aufgabe, den Zweck des Meetings festzulegen und es zu moderieren. Durch die Einholung von Input von Teammitgliedern fühlen sie sich wertgeschätzt und fördern die Zusammenarbeit.
Aber was werden Sie in das Kooperationsdokument aufnehmen und wie leiten Sie die Vorschläge der Teammitglieder?
3. Verwenden Sie die 4×4-Methode, um die Diskussionsthemen zu strukturieren
Die Four-by-Four-Methode ist ein Rahmen, um den Zweck des Meetings zu lenken.
Hier ist, wie es aussieht:
Vier Dinge, die das Team seit dem letzten Meeting erreicht hat
Die Herausforderungen oder Blocker, mit denen das Team bei der Erledigung der Aufgaben konfrontiert war
Vier Dinge, die das Team vor dem nächsten Meeting erledigen könnte
Alle potenziellen Blocker für diese zukünftigen Aufgaben
Die Einbeziehung von Statusaktualisierungen in die 4×4-Methode ist von entscheidender Bedeutung, um das Team über Fortschritte und Aufgaben auf dem Laufenden zu halten und so Verantwortlichkeit und Klarheit bei den Zuständigkeiten sicherzustellen.
Die Nachverfolgung der Ergebnisse des letzten Meetings hält das Team für die Aufgaben verantwortlich, die es von einem Meeting übernimmt. Andernfalls würden sie das Gefühl haben, dass sich nach den Meetings nichts ändert oder dass sie Zeitverschwendung sind.
Hier ein praktisches Beispiel: Angenommen, Sie haben eine E-Commerce-Shop auf Shopify wo Du Produkte online verkaufen und möchten den Umsatz um 100,000 € steigern. Ziel des Meetings ist es also, zu klären, wie der Umsatz um 100,00 € gesteigert werden kann. Im letzten Meeting hatten Sie jedoch wahrscheinlich ein Umsatzziel von 70,000 €.
Wenn wir das 4×4-Framework anwenden, haben wir Folgendes:
Vier Dinge, die das Team seit dem letzten Meeting erreicht hat
Upselling an 1,000 Kunden, was zu einem Umsatz von 30,000 $ führte
Cross-Selling an 600 Kunden, was zu einem Umsatz von 20,000 $ führte
Retargeting von 5,000 Website-Besuchern, was zu einem Umsatz von 1,000 US-Dollar führte
Gesendet Umfragen zur Kundenzufriedenheit
Die Herausforderungen oder Blocker, mit denen das Team bei der Erledigung der Aufgaben konfrontiert war
30 % Rücklaufquote bei der Kundenzufriedenheit Umfragen
Über 4,000 Website-Besucher mit Retargeting konvertierten nicht usw.
Vier Dinge, die das Team vor dem nächsten Meeting erledigen könnte (dh nach dem Meeting, das Sie planen). Hier legen Sie die Ziele fest, die Sie im Meeting besprechen werden.
Upselling an 2,000 Kunden, um einen Umsatz von 60,000 $ zu erzielen
Cross-Selling auf 1,200, um einen Umsatz von 40,000 $ zu erzielen
Retargeting von 10,000 Website-Besuchern, um einen Umsatz von 2,000 $ zu erzielen
Etablieren Sie eine E-Mail-Marketingstrategie gestrafft mit Marketing-Tools für Shopify
Optimieren Sie den Shop, um mehr Verkäufe organisch zu erzielen Shopify-Apps zur Geschwindigkeitsoptimierung.
Alle potenziellen Blocker für diese zukünftigen Aufgaben
Mangelndes Know-how in E-Mail-Retargeting-Kampagnen
Eine begrenzte Kundendatenbank.
Sie können die vier bisherigen Errungenschaften und die vier Ziele in Ihrem gemeinsamen Dokument aufschreiben. Lassen Sie dann das Team die Herausforderungen und möglichen Aktionspunkte ausfüllen.
Dies führt mich dazu, wie Sie diese Fragen in Ihrer Agenda strukturieren sollten.
4. Konzipieren Sie spezifische und herausfordernde Fragen
A Studie über die wöchentlichen Meetings eines Unternehmens fanden heraus, dass die Teams das Gefühl hatten, dass vage Tagesordnungen die Meetings zeitverschwendung machten. Vage Tagesordnungen sind Dinge wie „wöchentliche Meetings der Marketingabteilung“, bei denen das Meeting zu hundert verschiedenen Diskussionen ohne klares Ergebnis führen kann.
Vergleichen Sie das mit einer Agenda wie „Wie können wir unsere SMS-Kampagne steigern? Conversion-Rate um 30 %?“
Eine klare Agenda gibt die Diskussionspunkte und Hinweise auf das erwartete Ergebnis vor. Hier sind weitere Beispiele für spezifische und herausfordernde Agenda-Fragen/-Themen:
Wie können wir 2,000 $ durch Retargeting von 10,000 Website-Besuchern erhalten?
Wie können wir 60,000 $ durch Upselling an 2,000 Kunden verkaufen?
Was Linkaufbau-Strategien Können wir Maßnahmen ergreifen, um die Domänenautorität unserer Website zu erhöhen?
Was können wir tun, um die Abschlussquote unserer Zufriedenheitsumfrage um 50 % zu verbessern?
Die Konzentration auf ein bestimmtes Projekt während Besprechungen hilft dabei, Ziele aufeinander abzustimmen und die Grundlage für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu legen.
5. Planen Sie für jeden Tagesordnungspunkt genügend Zeit ein
Verlassen Sie sich bei der Zuweisung von Zeit für jeden Tagesordnungspunkt auf die Zeit, die Sie normalerweise in früheren Besprechungen verbringen, und berücksichtigen Sie die Anzahl der Referenten für jeden Punkt. Beschränken Sie dann jeden Tagesordnungspunkt auf die Mindestzeit, die erforderlich ist, um ihn zu behandeln. Möglicherweise finden Sie Pausen zwischen Diskussionsthemen hilfreich, da Menschen natürlich Pausen brauchen.
Am wichtigsten ist, dass der Meeting-Leiter die Leitung übernimmt. Idealerweise stellt jedes Mitglied seinen Diskussionspunkt vor. Denken Sie daran, die wichtigsten Tagesordnungspunkte zu priorisieren, da einige Mitglieder die Sitzung möglicherweise mittendrin verlassen.
Sie können die Besprechungsthemen nach Wichtigkeit einteilen und die Zeit dafür einteilen – oder experimentieren Sie, indem Sie mit den schnellsten und einfachsten Tagesordnungspunkten beginnen. Lassen Sie außerdem Raum für unbeantwortete Fragen oder ungelöste Probleme, um sicherzustellen, dass alle Themen vollständig behandelt werden.
6. Planen Sie einen Abschnitt zum Thema „Parkplatz“ auf Ihrer Tagesordnung ein
Ein Parkplatz ist ein Bereich, in dem Sie alle Themen festhalten, die ein Teammitglied anspricht, die nicht zum Thema gehören. Dieser Bereich sollte im Zusammenarbeitsdokument (z. B. Google Docs) vorhanden sein. Die eingeladenen Meetingteilnehmer können diese Punkte überprüfen, Kommentare hinterlassen und einige Probleme sogar vor dem Meeting lösen. Ad-hoc-Themen im Parkplatzbereich fördern Teambildung, Entscheidungsfindung und Brainstorming, da sie Raum für spontane Diskussionspunkte bieten.
Das Ignorieren des Parkplatzes ist vergleichbar mit dem Vernachlässigen von Besprechungspausen. Dies sind natürliche Dinge, die passieren, auch wenn Sie sie nicht planen. Sobald Sie Ihre Agenda mit allen besprochenen Abschnitten haben, ist es Zeit für die letzte Phase der Festlegung der Agenda.
7. Teilen Sie die Agenda im Voraus mit und geben Sie die erwarteten Ergebnisse an
Sie sollten die endgültige Agenda immer 48 Stunden im Voraus mit dem Team teilen. Die Tagesordnung sollte Diskussionsthemen, Referenten, Zeitfenster und „Parkplatz“-Punkte enthalten.
Assaf Cohen, der das Gaming-Unternehmen leitet Solitaire-Glück, enthält Pflichtlektüre als Teil seiner Besprechungsagenda. „Wir wollen, dass unser Team gut vorbereitet und sachkundig in unsere Meetings geht. Wir nehmen oft ein Memo oder eine Übersicht in die Agenda auf, damit unser Team auf dem Laufenden ist und mehr zu unseren Meetings beitragen kann.“
Erlauben Sie den eingeladenen Teilnehmern, die Tagesordnung gegebenenfalls zu ergänzen. Überprüfen Sie anschließend die Änderungen und teilen Sie die fertige Kopie 24 Stunden im Voraus mit, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Die Nutzung einer gemeinsamen Online-Agenda kann die Kommunikation und Interaktion verbessern, insbesondere bei virtuellen Einzelgesprächen, indem sie alle Teilnehmer auf dem Laufenden hält und die Diskussion kritischer Punkte erleichtert. Jetzt sind Sie bereit für das Meeting! Denken Sie daran, eine Erinnerung einzurichten, um die Teammitglieder an das Meeting zu erinnern und Software für Besprechungsprotokolle im Voraus, um Diskussionen aufzuzeichnen, damit Sie für die zukünftige Verwendung darauf zugreifen können.
Format und Vorlage für die Tagesordnung einer Besprechung
Das Format einer Besprechungsagenda umfasst normalerweise die folgenden Elemente:
Einleitung: Ein kurzer Überblick über Zweck und Ziel des Meetings.
Tagesordnungspunkte: Eine Liste der zu besprechenden Themen sowie die für jeden Punkt vorgesehene Zeit.
Gesprächsthemen: Eine Liste der wichtigsten Punkte, die während der Diskussion jedes Tagesordnungspunkts behandelt werden sollen.
Aktionselemente: Eine Liste mit Aufgaben, die von den Teilnehmern nach dem Meeting erledigt werden müssen.
Nächste Schritte: Eine Zusammenfassung der nach dem Meeting zu ergreifenden Maßnahmen und der erwarteten Ergebnisse.
Mithilfe einer Vorlage für eine Besprechungsagenda können Sie eine effektive Tagesordnung erstellen. Viele Vorlagen sind online verfügbar. Alternativ können Sie mit einem Tool wie Google Docs Ihre eigene erstellen.
Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten ist entscheidend für ein effektives Meeting. Dazu gehört:
Benennung eines Besprechungsleiters: Bestimmen Sie einen Leiter, der das Meeting moderiert und dafür sorgt, dass die Diskussion auf Kurs bleibt.
Themenleiter ernennen: Bestimmen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Leiter, um sicherzustellen, dass die Diskussion fokussiert bleibt.
Teilnehmerrollen definieren: Kommunizieren Sie klar die erwartete Rolle jedes Teilnehmers, sei es Input geben, Fragen stellen oder einfach nur zuhören.
Durch die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird und zum Erfolg des Meetings beitragen können.
Definieren des Meetingziels
Die Definition des Meetingziels ist der erste Schritt zur Erstellung einer effektiven Meeting-Agenda. Dazu gehört:
Klare Angabe des Zwecks: Erklären Sie den Grund für das Meeting und was Sie damit erreichen möchten.
Konkrete Ziele setzen: Identifizieren Sie die spezifischen Ergebnisse, die Sie während des Meetings erreichen möchten.
Festlegung von Leistungskennzahlen: Definieren Sie, wie Sie den Erfolg des Meetings messen werden.
Durch die Definition des Meetingziels können Sie ein fokussiertes und produktives Meeting gestalten, das die angestrebten Ziele erreicht. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und das Meeting effizient und effektiv verläuft.
5 Beispiele für Besprechungsagenden
Nachfolgend finden Sie einige einfache Vorlagen, die Sie je nach Art des von Ihnen veranstalteten Meetings verwenden oder anpassen können.
Tagesordnung für das Brainstorming-Meeting des Teams
Begrüßung und Besprechungsziel (5 Min.)
Schnelle Erfolge oder aktuelle Updates (10 Min.)
Offenes Brainstorming und Diskussion (30 Min.)
Nächste Schritte und Aufgaben (10 Min.)
Dieses Format sorgt für Struktur, ohne die Kreativität zu ersticken. Definieren Sie das zu lösende Problem, damit das Team konzentriert bleibt.
Format der Tagesordnung für wöchentliche Standup-Meetings
Team-Updates im Rundenturnier (15 Min.)
Blockierer und Straßensperren (10 Min.)
Top-Prioritäten für die kommende Woche (5 Min.)
Stand-ups sollten kurz und fokussiert sein. Halten Sie sich an Zeitlimits und vertiefen Sie sich nicht zu sehr in die Problemlösung – sparen Sie sich das für Folgegespräche auf. Die Tagesordnungen täglicher Scrum-Meetings umfassen typischerweise Blockaden, eine Zusammenfassung der bisherigen Arbeit und die Ziele für den aktuellen Tag.
Kunden-Check-in Beispiel einer Tagesordnung
Kundengespräche profitieren von einer professionellen Struktur, die Raum für Zusammenarbeit lässt. [LINK 1] um zu zeigen, dass Sie organisiert und vorbereitet sind. Die Tagesordnungen von Führungsteam-Meetings beinhalten oft persönliche Updates, die Überprüfung wichtiger Kennzahlen und die Diskussion dringender Fragen.
Kundentreffen profitieren von einer professionellen Struktur, die Raum für Zusammenarbeit lässt. Versenden Sie die Tagesordnung rechtzeitig um zu zeigen, dass Sie organisiert und vorbereitet sind.
Aktionspunkte für Einzelgespräche
Einzelgespräche sollten unterstützend und nicht disziplinarisch sein. Nutzen Sie die Tagesordnung als Orientierung, lassen Sie aber Raum für offene Gespräche. Die Tagesordnung für Einzelgespräche sollte Themen wie Motivation, Kommunikation und Karriereentwicklung ausgewogen behandeln.
Einzelgespräche sollten unterstützend und nicht disziplinarisch sein. Nutzen Sie die Tagesordnung als Orientierung, lassen Sie aber Raum für offene Gespräche. Tagesordnungen für Skip-Level-Meetings eignen sich ideal, um die allgemeine Karriereentwicklung zu besprechen und der Führungsebene Feedback zu geben.
Vorlage für die Tagesordnung zum Projektstart
Einführungen und Rollen (5 Min.)
Projektübersicht und Ziele (10 Min.)
Zeitplan, Meilensteine und Ergebnisse (15 Min.)
Kommunikationsplan und -tools (10 Min.)
Fragen und Antworten und nächste Schritte (5 Min.)
Kickoff-Meetings geben den Ton für das gesamte Projekt an. Eine gut strukturierte Agenda kann hier den Unterschied zwischen Chaos und Klarheit ausmachen.
Abschließende Gedanken
Bei der Festlegung einer Agenda brauchen Sie nicht das gesamte Team – Sie brauchen nur die Entscheidungsträger. Beachten Sie diese Tipps:
Lassen Sie die Entscheidungsträger die Tagesordnungspunkte bestimmen und präsentieren Sie sie während der Sitzung.
Benennen Sie einen Leiter, der für das Zeitmanagement verantwortlich ist und sicherstellt, dass das Team das Ziel des Meetings erreicht.
Planen Sie die minimale Besprechungszeit ein, aber lassen Sie Raum für Pausen.
Entwerfen Sie spezifische und herausfordernde Diskussionsfragen und bitten Sie die Besprechungsteilnehmer, mögliche Aktionspunkte mitzuteilen.
Am wichtigsten ist es, für jedes Meeting einen Feedbackprozess einzurichten. Halten Sie die im Meeting vorgeschlagenen Maßnahmen ein, um die Mitglieder zur Verantwortung zu ziehen. Organisierte Tagesordnungen und gemeinschaftlicher Input sind entscheidend für produktive Meetings, da sie dafür sorgen, dass sich alle Teammitglieder wertgeschätzt und eingebunden fühlen.
Finden Sie endlich heraus, wie Termin kann Ihnen helfen, Ihre Teambesprechungen noch heute zu optimieren!
