Waren Sie jemals ohne Notizblock in einer Besprechung und dachten, Sie würden sich an alle Details erinnern, nur um später einige wichtige Informationen zu vergessen?
Vielleicht hast du dir gute Notizen gemacht, aber den Zettel verloren. Es kann peinlich sein, Kunden zu kontaktieren und zweimal dasselbe zu fragen.
Deshalb sind Customer-Relationship-Management-Tools im digitalen Zeitalter so beliebt geworden. Ein KI-Assistent kann Sie unterstützen, indem er Meetings transkribiert, wichtige Diskussionen hervorhebt und Aktionspunkte verwaltet, sodass Sie während des Meetings keine wichtigen Details verpassen.
Es ist einfacher denn je, die Kundenhistorie im Auge zu behalten und ihre Konten im Laufe der Zeit zu erweitern.
Ein erfolgreiches Meeting beginnt lange vor dem eigentlichen Event. Die Planung des Engagements sollte ein Kinderspiel sein. Um das Hin- und Her-E-Mails so gering wie möglich zu halten, verwenden Sie am besten ein Online-Planungstool
Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern Sie können benutzerdefinierte Formularfelder verwenden, um die benötigten Informationen zu sammeln und an Ihren weiterzuleiten CRM-Software der Wahl
Einführung in Besprechungsnotizen
Besprechungsnotizen sind ein wichtiger Aspekt von Teambesprechungen, da sie helfen, wichtige Details und besprochene Aktionspunkte festzuhalten. Mithilfe eines KI-gestützten Protokollführers können Teams Besprechungen nun automatisch aufzeichnen und transkribieren. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Details erfasst und leicht zugänglich sind.
Diese Technologie hat die Art und Weise revolutioniert, wie Teams Meetings durchführen. Sie erleichtert es, organisiert zu bleiben und sich auf die aktuelle Diskussion zu konzentrieren. Mithilfe von Meeting-Notizen können Teams Meetings in umsetzbare Aufgaben und Zusammenfassungen umwandeln und so die Meeting-Zeit optimal nutzen.
Was ist ein CRM und wie funktioniert es?
Wenn du bist CRMs zum ersten Mal entdecken, mach dir keine Sorgen. Sie können sie sich als digitales Rolodex vorstellen. Jedes Mal, wenn Sie sich mit jemandem treffen, können Sie seiner Kundenhistorie Notizen hinzufügen.
Durch das Sammeln dieser Informationen kann Ihr Team den Kontoverlauf leichter einsehen und schnellen, präzisen Support leisten. Effektiv Datenmanagement stellt sicher, dass Ihre Kundeninformationen organisiert, sicher und in Ihrem gesamten Unternehmen leicht zugänglich bleiben und alle Besprechungen zur späteren Bezugnahme aufgezeichnet werden.
Auch wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, wird Ihnen ein solches Tool dabei helfen, Ihren Kundenstamm zu erweitern. Achten Sie während des Prozesses nur darauf, Vermeiden Sie die Gefährdung persönlicher Daten von Kunden.
KI-Meeting-Funktionen können die Funktionalität des CRMs erweitern, indem sie automatisierte Zusammenfassungen und Einblicke liefern und so die Organisation und Information erleichtern. Wie sieht also ein CRM aus und wie verbindet es sich mit Appointlet? Es hängt davon ab, welche App Sie wählen und welche Funktionen Sie benötigen.
In diesem Artikel werden wir zwei kostenlose CRM-Lösungen (HubSpot und Zenkit), die mit dem kostenlosen Plan von Zapier kompatibel sind, sodass Sie sofort ohne zusätzliche Kosten mit dem Experimentieren beginnen können. Dies sind nur ein paar Beispiele für CRM-Tools die zur Verfügung stehen.
Vorteile der Verwendung eines CRM für das Meeting-Management
Der Einsatz eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) für das Meeting-Management kann die Teameffizienz und den Vertriebsprozess erheblich verbessern. Durch die Integration von Meeting-Notizen und -Transkripten in CRM-Systeme können Teams Kundenanrufe, Meetings und Diskussionen automatisch protokollieren und Meeting-Zusammenfassungen erstellen. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten erfasst und leicht zugänglich sind.
Dies trägt zur Optimierung des Vertriebsprozesses bei, sodass sich die Teams auf wichtige Aufgaben konzentrieren und mehr Geschäfte abschließen können. Darüber hinaus bieten CRM-Systeme eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Besprechungsnotizen, Aktionspunkten und Kundeninteraktionen. So können Teams leichter auf dem gleichen Stand bleiben und effektiv zusammenarbeiten.
Stellen Sie sich Ihr CRM als einen Ort vor, an dem Sie Daten zu Ihren Kunden und Verkaufsprozessen speichern. Nach Besprechungen können Sie CRM-Besprechungsnotizen sowie Daten zu bestimmten Kunden und Verkaufsaktionen direkt in Ihr CRM importieren.
Tools für virtuelle Meetings
Aber lassen Sie uns zunächst über ein paar Tools sprechen, mit denen Sie Ihre virtuellen Meetings und Notizen optimieren können.
KI-Notizenschreiber
KI-Protokollierer wie Fathom und Fireflies bieten eine Reihe von Tools zur Optimierung virtueller Meetings, darunter hochwertige Transkriptions- und Aufzeichnungsdienste. Mit Fireflies können Teams beispielsweise virtuelle Meetings automatisch aufzeichnen und transkribieren und so sicherstellen, dass alle wichtigen Details erfasst werden.
Die Plattform unterstützt die Integration mit gängigen Videokonferenztools wie Microsoft Teams, Google Meet und Zoom, sodass die Transkription von Meetings und die Erstellung detaillierter Notizen vereinfacht wird.
Der KI-Meeting-Assistent von Fireflies unterstützt Teams zudem bei der Organisation, indem er automatisch Aktionspunkte und Aufgabenzuweisungen aus virtuellen Meetings generiert. Mit Fireflies können Teams ihren virtuellen Meeting-Workflow optimieren, Schwachstellen reduzieren und die Teameffizienz steigern. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wichtigen Details erfasst und leicht zugänglich sind. So können sich die Teams auf wichtige Aufgaben konzentrieren und ihre Meeting-Zeit optimal nutzen.
Zapier
Zapier ist kein eigenständiges Notiztool, sondern das Bindeglied zwischen Ihren virtuellen Meetings und Ihrem CRM. Sie können es für Folgendes nutzen:
Protokollieren Sie Besprechungszusammenfassungen oder -transkripte automatisch in Ihrem CRM
Erstellen Sie Folgeaufgaben basierend auf den Besprechungsergebnissen
Aktualisieren Sie Kontaktdatensätze, wenn neue Meetings gebucht oder abgeschlossen werden
Beispiel: Verwenden Sie Zapier, um nach dem Ende eines Zoom-Meetings das Transkript automatisch an ein Google-Dokument zu senden und es mit dem entsprechenden Kontakt oder Geschäft in Ihrem CRM zu verknüpfen.
Zapier verwandelt einmalige manuelle Schritte in wiederholbare, unsichtbare Automatisierungen – so können Sie sich auf das Gespräch konzentrieren und müssen sich nicht um die Verwaltung kümmern.
Terminplanungssoftware (wie Appointlet)
Tools wie Termin Lassen Sie Interessenten oder Kunden direkt Termine mit Ihrem Team buchen, sodass kein Hin- und Her-E-Mail-Verkehr erforderlich ist. Neben der reinen Terminplanung helfen sie auch bei:
Automatisches Erstellen von CRM-Datensätzen bei der Buchung eines Meetings
Anhängen von Besprechungsdaten (Datum, Uhrzeit, Typ) an Kundenzeitleisten
Auslösen von Vorbereitungs- oder Nachbereitungsmaßnahmen vor oder nach einem Meeting
Und das Beste daran? Tools wie Appointlet lassen sich nahtlos in CRM- und Kalenderplattformen integrieren, sodass alles synchron bleibt.
(Möchten Sie Ihren Buchungsprozess vereinfachen? Testen Sie Appointlet kostenlos.)
Videokonferenzplattformen (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Obwohl offensichtlich, sind diese Funktionen für virtuelle Meetings von zentraler Bedeutung. Die meisten Plattformen bieten mittlerweile integrierte Transkriptionsfunktionen, Funktionen zum Live-Notizen oder Integrationen mit Notiz- und CRM-Tools.
Die Smart Summaries von Zoom können automatisch wichtige Punkte generieren
Google Meet lässt sich mit Tools wie Fireflies oder tl;dv integrieren
Teams können Besprechungsergebnisse mit Microsoft Dynamics oder Notion synchronisieren
Bei diesen Plattformen geht es nicht mehr nur darum, anwesend zu sein – sie sind eine Datenquelle für alles, was in Ihren Meetings passiert.
Tools für die Zusammenarbeit bei Meetings (Notion, Fellow oder Hypercontext)
Diese Tools helfen Teams, Meetings strukturierter vorzubereiten, zu dokumentieren und durchzuführen. Sie können:
Erstellen Sie gemeinsame Agenden
Weisen Sie während des Anrufs Folgeaufgaben zu
Synchronisieren Sie Aktionselemente zurück mit Ihrem CRM- oder Projektmanagement-Tool
Wenn Sie häufig interne oder kundenorientierte Anrufe tätigen, ermöglichen diese Tools einen standardisierteren, kollaborativeren Prozess zur Notizenerfassung.
Unterstützung der Kunden über den gesamten Lebenszyklus
Hubspots Schwungrad – Ein Modell des Kundenlebenszyklus
Das obige Bild, genannt a Schwungrad, stellt die Reise eines Kunden durch Ihre Marke dar. Um die Grafik zu lesen, beginnen Sie oben und bewegen Sie sich im Uhrzeigersinn. Sie können sehen, dass Menschen, die von Ihrem Unternehmen angezogen werden, Ihre Marketingmaterialien lesen und anfangen, sich zu engagieren.
Stellen Sie sicher, dass alle Kontaktpunkte Ihre Unternehmenswerte hilft, Vertrauen aufzubauen und die Verbindung zu Ihrem Publikum zu stärken. Um die Datensicherheit während des gesamten Kundenlebenszyklus zu gewährleisten, verwenden Sie zuverlässige Authentifizierungsmethoden kann zum Schutz der Kundeninformationen in Ihrem CRM beitragen.
Ihr Umsatz u Kunden-Support Agenten arbeiten mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass sie es sind Erfreut Nutzen Sie ihre Erfahrungen und sprechen Sie potenzielle Kunden gezielt an, um sie zu treuen Kunden zu machen. Oben links im Schwungrad sehen wir zufriedene Kunden, die Ihr Unternehmen an Fremde weiterempfehlen. Somit ist das Schwungrad ein Modell für langfristiges, nachhaltiges Wachstum.
Unternehmen können von der Nutzung eines CRM-Systems zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und -daten erheblich profitieren. Mit Ihre Online-Terminplanungs-App, können Sie benutzerdefinierte Meetingtypen erstellen, die auf die verschiedenen Wachstumsphasen ausgerichtet sind. Beispielsweise könnten Sie Neuankömmlingen eine kostenlose Verkaufsdemo anbieten.
Später im Kundenlebenszyklus ist eine Beratung oder ein Support-Anruf optional. Bei jedem geplanten Meeting können Sie dem Kunden neue Formularfelder präsentieren, um mehr über ihn und seine Bedürfnisse zu erfahren. Alle Buchungsdaten können in die Kundendaten Ihres CRM-Systems übernommen werden. So erhalten Sie beispielsweise auch wertvolle Daten über die Erwartungen Ihrer Kunden an Ihr Hosting.
Durch die Verwendung eines betriebssystembasierten Servers können Sie auf wichtige Kundendaten zugreifen und diese analysieren und so deren Bedürfnisse besser verstehen.
CRM-Beispiel Nr. 1: Hubspots Kontaktliste
Hubspot ist eines der beliebtesten kostenlosen CRMs auf dem Markt. Sie verfügen über einen breiten Funktionsumfang, der zunächst etwas einschüchternd sein kann, aber langfristig wertvoll ist, wenn Ihr Unternehmen eine zuverlässige, skalierbare Lösung benötigt.
Wenn Sie gerade erst anfangen und eine Einstiegsalternative suchen, empfehlen wir Ihnen, über diesen Abschnitt hinauszuscrollen und zuerst Zenkit auszuprobieren.
Um mit Hubspot zu beginnen, benötigen Sie die folgende Einrichtung:
Richten Sie ein Termin Buchungsseite
Konfigurieren Sie Zapier auf Übergeben Sie Ihre Buchungsdaten an die Kontaktliste von Hubspot
Hubspot ermöglicht außerdem die Videoaufzeichnung von Besprechungen, um sicherzustellen, dass alle Details erfasst werden, was das Notieren erleichtert und einen einfachen Zugriff auf zuvor besprochene Inhalte ermöglicht.
Verbinden Sie Ihr Zapier-Konto mit Hubspot
Jedes Mal, wenn eine Buchung über Appointlet eingeht, hört Zapier zu und wertet die Details des Teilnehmers aus. Wenn kein Kundendatensatz vorhanden ist, wird ein neuer erstellt.
Andernfalls werden die Kontaktdetails anhand der Formularantwortdaten aktualisiert. Ein Beispiel der Hubspot-Kontaktliste können Sie hier einsehen:
CRM-Beispiel #2: Zenkit-Kontakte und To-Do-Listen
Wir empfehlen Zenkit als Alternative zu Hubspot. Ihre Benutzeroberfläche ist sauber und einfach zu navigieren, was sie für neue Benutzer zugänglicher macht. Wie Sie im Screenshot unten sehen können, ist ihre Kontaktliste in einer vertikalen Liste angeordnet.
Wenn Buchungen eingehen und Zapier einen neuen Kontakt generiert, können Sie Informationen wie Besprechungsnotizen, ein Foto und Videodateien hinzufügen, damit die Kontakte auf einen Blick leichter erkennbar sind.
Wir lieben, dass Zenkit eine breite Palette an Funktionen bietet, die Unternehmen in Verbindung mit ihrem CRM nutzen können. Sie können beispielsweise Zapier bitten, Ihre Buchungsdaten in eine der To-Do-Listen von Zenkit zu übertragen. Dies könnte nützlich sein, um CRM-Tipps zu lernen, wie sie in Hauptsitz für Kleinunternehmen Leitfaden, der zunächst etwas einschüchternd sein kann, aber langfristig wertvoll ist, wenn Ihr Unternehmen eine zuverlässige, skalierbare Lösung benötigt.
Das Ziehen und Ablegen Kanban Board Das Zenkit-Design ermöglicht es Ihrem Team, Meetings parallel zu anderen Aufgaben zu verfolgen. Zenkit vereinfacht die Aufgabenerstellung und die Verwaltung von To-Do-Listen und steigert so die Produktivität und Organisation während Meetings.
Wenn Buchungen stattfinden und abgeschlossen sind, können Sie sich Notizen machen und die Karten entlang Ihrer Tafel vorrücken, bis sie einen fertigen Zustand erreicht haben.
Möchten Sie eine vollständige Anleitung für die vollständige Zapier / Zenkit CRM-Konfiguration?
Du kannst besuchen https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit um auf unsere gemeinsame Integrationsseite zuzugreifen. Wenn Sie noch keine Appointlet- und Zenkit-Konten haben, müssen Sie mit diesen Schritten beginnen:
Richten Sie ein Termin Buchungsseite
Erstellen Sie in Zenkit eine neue Sammlung für Ihre Kontaktliste
Einrichten eines Appointlet-Triggers „Teilnehmer geplant“
Richten Sie eine Zenkit-Aktion „Element erstellen“ ein, um Ihre Liste zu finden
Tragen Sie die Datenfelder ein, die Sie aus Ihrer Appointlet-Buchung benötigen
Sie können im Beispiel unten sehen, dass wir Daten wie den Namen des Teilnehmers, die E-Mail-Adresse und die Start- und Endzeiten des Meetings abrufen.
Wenn Sie Ihren Auslöser und Ihre Aktion getestet haben, um zu bestätigen, dass sie funktionieren, fahren Sie fort und schalten Sie den Zap ein. Um zu testen, ob die Integration funktioniert, können Sie zu Ihrem Appointlet-Konto gehen und eine Testbuchung erstellen.
Es sollte weniger als eine Minute dauern, bis das neue Kontaktlistenelement angezeigt wird. Wenn Sie Probleme mit der Einrichtung Ihres Zap haben, bieten sie ein Support-Team an, um bestimmte Konfigurationsfragen zu beantworten.
Folgemaßnahmen und nächste Schritte
Follow-ups und nächste Schritte sind ein entscheidender Aspekt des Meeting-Managements, da sie sicherstellen, dass Aktionspunkte und Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Mithilfe von KI-gestützten Meeting-Notizen können Teams automatisch Follow-up-E-Mails und -Aufgaben erstellen und so sicherstellen, dass alle wichtigen Details erfasst und den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen werden.
Diese Technologie ermöglicht es Teams außerdem, den Fortschritt zu verfolgen und organisiert zu bleiben, was die Verwaltung mehrerer Projekte und Termine erleichtert. Durch die Nutzung KI-gestützter Meeting-Notizen können sich Teams von mühsamem Notizenmachen verabschieden und sich auf wichtige Aufgaben wie Strategie und Entscheidungsfindung konzentrieren. Darüber hinaus können KI-Assistenten Teams bei der Beantwortung von Fragen unterstützen, sofortige Antworten liefern und sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen, sodass sie Aufgaben und Meetings leichter im Blick behalten.
Greifen Sie von Appointlet aus auf Ihre Buchungsdaten zu
Appointlet bietet bereits einige leistungsstarke Tools zur Überprüfung Ihrer Buchungsdaten. Wenn Sie eine verbesserte Sichtbarkeit der Kundendaten wünschen, sollten Sie zunächst verstehen, was in Ihrem Planungstool verfügbar ist. Wenn Sie noch kein Appointlet-Konto haben, können Sie sich kostenlos anmelden, um es noch heute auszuprobieren. Alternativ können Sie auch einige der beste Kundenfeedback-Tools für zusätzliche Einblicke in Kundendaten.
Wenn Sie einen Link zu Ihrer Buchungsseite teilenDem Kunden werden verschiedene Termine zur Auswahl angezeigt, die die geplante Verfügbarkeit des Teams widerspiegeln. Er kann Updates über Slack-Kanäle erhalten. Um die Buchung abzuschließen, füllt er Formularfelder aus, die Sie ihm präsentieren, wie im folgenden Beispiel eines einfachen Aufnahmeformulars gezeigt:
Demo einer Terminbuchungsseite
Jedes Mal, wenn jemand bei Ihnen bucht, werden seine Formulardaten in Ihrem Buchungs-Dashboard registriert. Diese Benutzeroberfläche ist einfach zu scrollen und zu navigieren, sodass Sie sich jede vergangene oder zukünftige Buchung ansehen können.
Wenn Sie eine begrenzte Anzahl von Buchungen überprüfen möchten, können Sie den Datumsbereich ändern und Suchfilter verwenden. Wenn Sie sich diese Informationen lieber in einer Tabelle ansehen möchten, bieten wir auch CSV-Datenexporte an.
Eine In-App-Ansicht der Buchungsdetails
Egal, ob Sie das integrierte Buchungs-Dashboard von Appointlet nutzen oder ein CRM einführen, das Endziel ist dasselbe: Sie möchten eine verbesserte Sichtbarkeit Ihrer Kundendaten. Appointlet kann auch Audiodateien für die Transkription verarbeiten, um die Datensichtbarkeit zu verbessern. Während EDW-Implementierung, die Konsolidierung von Kundendaten kann diese Transparenz noch weiter verbessern. Wenn Ihr Kundenvolumen wächst, ist es wichtig, einzelne Personen und ihre Beziehung zum Unternehmen zu verfolgen.
Indem Sie ihre Kontodetails überwachen und die Automatisierung einrichten, können Sie genau im richtigen Moment proaktiven Support anbieten. Gezielte Meeting-Typen für die verschiedenen Schwungradphasen sind der beste Weg, um erfolgreiche Meetings für alle zu gewährleisten.
