3 E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen für Ihre Leads und Kunden

E-Mails mit Terminanfragen
E-Mails mit Besprechungsanfragen effektiv schreiben

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage an einen kalten Interessenten oder bestehenden Kunden senden, ist es hilfreich, die richtigen Worte zu finden. Wie bitten Sie jemanden, sich außerhalb seines arbeitsreichen Tages Zeit zu nehmen, um Ihre E-Mails zu lesen, einen Termin für ein Treffen zu vereinbaren und seinen Kalender für Sie zu markieren? 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die besten Techniken für Meeting-Einladungen für potenzielle Kunden, Leads und bestehende Kunden. 

Tipps zum Verfassen einer Besprechungsanfrage-E-Mail (die tatsächlich funktioniert) 

Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die Sie beim Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage-E-Mail beachten sollten, unabhängig davon, wer der Empfänger ist. 

  1. Schreiben Sie ein ansprechendes E-Mail-Betreffzeile für bessere Öffnungsraten
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Entscheidungsträger mit den richtigen Kontaktdaten kontaktieren
  3. Sprechen Sie die Eingeladenen immer persönlich an
  4. Senden Sie Ihre E-Mail zu einer geeigneten Tageszeit
  5. Halten Sie den Zweck des Meetings klar definiert
  6. Kommunizieren Sie klare Erwartungen im Text Ihrer E-Mail
  7. Richten Sie sich einen E-Mail-Kalender ein (um Ihre Verfügbarkeit besser zu verfolgen)
  8. Benutze ein Online-Planungstool um mögliche Besprechungstermine vorzustellen
  9. Verbessern Sie Ihre Antwortquoten mit einem Angebot, um alle noch offenen Fragen zu beantworten

Warum Online-Termine so wichtig sind 

Das erste, was Sie beim Schreiben einer Besprechungsanfrage-E-Mail beachten sollten, ist, wie viel besser es funktioniert, wenn Sie einen Terminplaner wie . verwenden Termin, Calendly oder ScheduleOnce. 

Eine Online-Terminplanungs-App stellt sicher, dass die Leute Ihre Verfügbarkeit sehen und die gewünschte Zeit sofort buchen können. In den meisten Fällen wird Ihre Nachricht innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden beantwortet! Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass jemand anderes ein Meeting mit sich überschneidenden Zeiten ansetzt – ein häufiges Problem bei Planungsmethoden der alten Schule.

Wie vorzubereiten kalte Besprechungsanfrage-E-Mails 

In der Regel erfordern E-Mails mit Besprechungsanfragen mehr Vorbereitung, wenn keine bestehende Beziehung besteht. Sie sollten personalisiert, spezifisch, prägnant und nützlich sein. Die besten kalten Nachrichten beziehen sich auf ein Ereignis, von dem Ihr potenzieller Kunde vielleicht noch nichts gehört hat, von dem Sie aber denken, dass es ihn interessant finden wird, weil es ihm in irgendeiner Weise zugute kommt oder ihm hilft, ein Problem zu lösen, das er zu überwinden versucht. 

Frühe Interessenten können von überall her kommen. Sie können auf ihren Mobilgeräten auf Ihrer Website, auf LinkedIn oder auf surfen Social-Media-Seiten. Wenn Sie ein paar Informationen über den potenziellen Kunden haben, können Sie diese verwenden, um eine personalisiertere Nachricht zu erstellen. Anstatt sie zu einer Veranstaltung wie einem Webinar zu schicken, können Unternehmen mit einem anständigen Kunden-LTV in High-Touch-Verkaufsdemos investieren. Das gleiche automatisierte E-Mail-Planung Lösungen können bis hin zu After-Sales- und Kunden-Onboarding-Meetings eingesetzt werden. 

Regelmäßige Besprechungsanfragen sind etwas anders. Für bestehende Kunden oder Leads, die mehrere Besprechungsrunden durchlaufen müssen, ist weniger Personalisierung erforderlich. 

Manchmal bevorzugen die Leute regelmäßige E-Mails mit Besprechungsanfragen, in denen Sie nur kurz den Zweck Ihres Treffens beschreiben und dann einfach fragen, ob sie teilnehmen möchten, wann immer es für beide Seiten sinnvoll ist. Sie können auch ein oder zwei Sätze hinzufügen, um zu erklären, warum dies so wichtig ist (zum Beispiel: „Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen und Ihr Feedback zu unserem neuen Produkt zu erhalten!“).

Wenn ein Kunde sehr warmherzig ist, kann die E-Mail nur ein einziger Satz sein. Aber denken Sie daran, dass Sie, egal mit wem Sie sich verbinden, immer:

  • Fassen Sie den Zweck Ihres Meetings zusammen. 
  • Geben Sie einige Orte an, die sie auswählen können, bevor sie eine Besprechungszeit auswählen. Dies sollte von der Planungs-App verwaltet werden, nicht im E-Mail-Text.
  • Optional: Bitten Sie sie, ihre Verfügbarkeit zurückzusenden, damit Sie wissen, ob dies für beide Parteien möglich ist, bevor Sie das Gespräch fortsetzen. Sie können jederzeit in ihrem Namen planen, wenn das für sie einfacher ist.

So schreiben Sie Ihre Nachricht für potenzielle Kunden, Leads oder bestehende Kunden

Da das Schreiben einer Nachricht an herzliche Kunden viel weniger Aufwand erfordert, konzentrieren wir uns auf das Schreiben von E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen für kalte Interessenten und warme Leads.

Die kalte Aussicht

Versuchen Sie, sich in die Lage potenzieller Kunden zu versetzen, die Ihre E-Mail erhalten würden. Wenn sie Sie nicht persönlich kennen, muss es ein starkes Wertversprechen geben, um sie einzubeziehen. Konzentrieren Sie sich darauf, ihre Kernprobleme zu lösen. Warum sollten sie sonst kostbare Zeit für ein Treffen mit Ihnen aufwenden?

Um Ihre Vorlage zu erstellen, sollten Sie folgende Dinge beachten:

  • Stellen Sie sich vor und erwähnen Sie, warum dies für sie wichtig ist. Versuchen Sie, die Nachricht anzupassen, indem Sie auf ihre Berufsbezeichnung hinweisen, damit sie wissen, dass Sie direkt auf sie abgestimmt sind.
  • Bieten Sie zwei Optionen an: Geben Sie ihnen einen Link, um ein erstes Treffen mit Ihnen zu vereinbaren. Aber falls die Leute noch nicht überzeugt sind, machen Sie ein Angebot, um alle Fragen, die sie haben, zuerst zu beantworten. Sobald diese beantwortet wurden, senden Sie eine Folge-E-Mail.
  • Bevor Sie etwas abschicken, überprüfen Sie die E-Mail, indem Sie sie laut vorlesen, um sicherzustellen, dass sie gesprächig und freundlich klingt und nicht wie ein Verkaufsgespräch. 

Wenn Sie Zweifel haben, wie Sie diesen Inhalt für Ihre Website oder Ihren Blogbeitrag verwenden sollen, kontaktieren Sie uns bitte und wir geben Ihnen gerne weitere Informationen!

Wie finde ich am besten ein erstes Treffen mit Interessenten?

Konzentrieren Sie sich darauf, ihnen Wert zu versprechen und ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen. Es ist wichtig zu erwähnen, warum die Planung eines Anrufs für sie sofort so hilfreich ist. 

Um sicherzustellen, dass es gesprächig und freundlich klingt und nicht wie ein Verkaufsgespräch, versuchen Sie es mit Sätzen wie „Ich hoffe, wir finden etwas freien Platz in unseren Kalendern“ oder „Könnte ich vorbeischauen?“. anstatt etwas Direkteres wie „Kann ich einen Termin mit Ihnen nächsten Dienstag vereinbaren?“ 

Darüber hinaus können Sie erwähnen, wie das Meeting für sie produktiv und hilfreich sein wird. Zum Beispiel: „Ich freue mich, Ihnen zu zeigen, wie viel Zeit und Geld wir Ihrem Unternehmen mit dieser Lösung sparen können.“

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber es ist am besten, während Ihres ersten E-Mail-Gesprächs nicht zu viele persönliche Fragen zu stellen. Behalten Sie einen leichten Touch, ohne auf unwichtige Details wie ihre Lieblingsfarbe oder ihre Kindheit einzugehen. Dies könnte ihnen unangenehm sein und zu unangenehmen Gesprächen bei zukünftigen Treffen führen. Denken Sie daran, Professionalität und formale Sprache sind der Schlüssel!

Versuchen Sie schließlich immer, Ihre kalten potenziellen E-Mails mit einer positiven Note abzuschließen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Interessenten bis zum letzten Moment engagiert und aufgeregt zu halten.

E-Mail für Besprechungsanfrage #1: Die warme Führung

Wenn Sie sich bereits zuvor mit jemandem getroffen haben oder einige Interaktionen per E-Mail hatten, können Sie die E-Mail mit der Anfrage für das Geschäftstreffen anders angehen. Es muss nicht ganz so formell sein, aber der Wert des Anrufs sollte dennoch klar angegeben werden. Und genau wie zuvor sollten Sie ein Online-Planungstool verwenden, um den eigentlichen Planungsprozess zu beschleunigen. Dies hilft, den Registrierungsprozess zu vereinfachen. 

Hier ist eine E-Mail-Vorlage, die Sie buchstäblich kopieren und einfügen können. Wir empfehlen jedoch, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen, die zu Ihrem Geschäftsmodell passen. 

Sehr geehrter {client-name}, 

Es war schön, letzte Woche mit Ihnen zu sprechen. Nach der Überprüfung der {company-name}-Website bin ich zuversichtlich, dass wir Ihnen mit wenigen Updates helfen können, Zeit zu sparen und Ihr Geschäft schnell auszubauen. 

Tatsächlich haben wir Anfang dieses Jahres einem anderen Kunden mit einem ähnlichen Problem geholfen, seinen Betrieb zu rationalisieren und den Umsatz in den ersten drei Monaten um mehr als 250 % zu steigern. Wir können mit Ihnen zusammenarbeiten, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen. 

Da Sie bereits ein allgemeines Gespür dafür haben, wie unsere Dienstleistungen funktionieren, würde ich gerne nächste Woche mit Ihnen telefonieren, um eine vollständige Produktdemo bereitzustellen. 

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Probleme im Zusammenhang mit dieser Website haben oder klicken Sie hier. um einen kurzen Chat zu vereinbaren und diese Gelegenheit genauer zu besprechen. 

Wenn Sie weitere Fragen haben, bevor wir einen Anruf tätigen, lassen Sie es mich wissen!  

E-Mail für Besprechungsanfrage #2: Der herzliche Kunde

Der durchschnittliche Kunde weiß bereits, wer Sie sind und welchen Wert er aus Ihrem Service ziehen sollte. 

E-Mail-Beispiel für die Kundensupport-Besprechungsanfrage

Normalerweise wird eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage gesendet, wenn der Kundensupport an einen Erfolgsmanager eskaliert wurde. Eine kurze, aber professionelle E-Mail könnte etwa so aussehen:

Vorname,

Das klingt gut.

Lassen Sie uns einen Termin für ein Gespräch vereinbaren, damit wir alle Details Ihrer Anfrage überprüfen können. Sobald wir alle Informationen haben, werde ich mit unserem Team zusammenarbeiten, um dies zu erledigen. 

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Probleme im Zusammenhang mit dieser Website haben oder klicken Sie hier. um Ihr Meeting zu planen. 

Sprechen Sie bald!

E-Mail für Besprechungsanfrage #3: Bestandskunde

Sie können auch die E-Mail-Automatisierung einrichten, um Kunden zu erreichen, die von Abwanderung bedroht sind. Begeistern Sie sie erneut, indem Sie Funktionen hervorheben, die zu wenig genutzt werden, oder Sie können eine höhere Stufe von Funktionen anbieten. Es liegt an Ihrem Erfolgsteam, zu entscheiden, was angemessen ist. Sobald Sie eine klare Strategie haben, können Sie eine solche Besprechungsanfrage-E-Mail verwenden.  

Hallo Vorname, 

Ich hoffe, dass Ihnen das ____ Produkt gefällt!

Wir sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, unsere Kunden erfolgreich zu machen, und mir ist aufgefallen, dass Ihr Konto mehr Hilfe gebrauchen könnte. Als Teil Ihres Plans ist ein Upgrade verfügbar, das Ihren Anforderungen möglicherweise besser entspricht als das, was wir bereits haben. Möchten Sie, dass ich Details dazu per E-Mail sende?

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Probleme im Zusammenhang mit dieser Website haben oder klicken Sie hier. einen Termin zu vereinbaren, damit wir das gemeinsam besprechen können. 

Sprechen Sie bald!

Schließen Sie die Schleife Ihrer geplanten Meetings

Nachdem Sie erfolgreich ein Meeting mit Ihrem Endbenutzer gebucht haben, vergewissern Sie sich, dass das Meeting in Ihrem Kalender angesetzt wurde. Wenn Ihr Online-Terminplanungsdienst Google- oder Microsoft-Kalendereinladungen für den Teilnehmer enthält, können Sie überprüfen, ob er eine Antwort erhalten und "Ja" ausgewählt hat. Dadurch wissen Sie, dass das Kalenderereignis von ihnen bestätigt und akzeptiert wurde. 

Erwägen Sie, automatisierte E-Mail-Erinnerungen für die Veranstaltung einzurichten, wenn sie weit im Voraus liegt. Sie müssen nicht so detailliert sein wie Ihr erstes Besprechungsanfrageschreiben. Stellen Sie einfach sicher, dass Datum, Uhrzeit und Ort klar sind, damit sie wissen, wie und wann sie sich bei Ihnen melden müssen. 

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbeitet bei Appointlet als Produktmarketingmanagerin und Kundenberaterin. Er hat Tausenden von Kunden geholfen, ihren Online-Planungsworkflow zu verbessern. Außerhalb der Arbeit ist er Dozent für Musiktheorie und Gründer von a Unternehmen für Musiksoftware.

Das Online-Tool Nr. 1 für die Planung von Meetings