Wenn Sie viele Meetings beruflich buchen, aber kein Planungstool zur Verfügung haben, haben Sie wahrscheinlich bereits einige der unvermeidlichen Hindernisse erreicht.
Wir wissen, wie das läuft. Der endlose E-Mail-Verkehr, der Kalenderabgleich und die Gruppenkoordination können nach einer Weile unerträglich werden. Besonders wenn Sie versuchen, Geschäfte abzuschließen und Reibungsverluste bei der Planung kostet Sie echte Verkaufschancen.
Auch wenn die Terminplanung scheinbar reibungslos verläuft, kann es bei informellen Vereinbarungen per E-Mail schnell passieren, dass der Überblick verloren geht. Dies führt zu kurzfristigen Absagen, Terminverschiebungen und Nichterscheinen.
Glücklicherweise sind in den letzten zehn Jahren leistungsstarke Online-Terminplanungstools entstanden. Sie alle versuchen, das (allzu menschliche) Problem zu lösen, sich mit Leuten an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit zu treffen. Zu diesen Apps gehören Terminplanungstools, die sich nahtlos in beliebte Videokonferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren lassen.
Diese Tools erleichtern nicht nur die Planung von Meetings, sondern automatisieren auch die Generierung von Meeting-Links und Benachrichtigungen, wodurch die Produktivität gesteigert und Planungsfehler sowohl bei Kundeninteraktionen als auch bei Teamzusammenarbeit.
Im Kern sollen Online-Terminplanungs-Apps den Teilnehmern helfen, ein verfügbares Zeitfenster auszuwählen und automatisierte Erinnerungen zu erhalten. E-Mail-Benachrichtigungen und Kalenderereignisse werden auch an den Gastgeber des Meetings gesendet. Dies hilft Ihnen sicherzustellen, dass jedermann erscheint. Darüber hinaus trägt die Automatisierung von Erinnerungen dazu bei, die Zahl nicht wahrgenommener Termine zu verringern, indem sie mit Kalendern synchronisiert und Benachrichtigungen sendet, wodurch die Gesamteffizienz und das Workflow-Management verbessert werden.
Sind Sie daran interessiert, das richtige Online-Planungstool für Sie zu finden? Lesen Sie weiter, um mehr über einige der besten Optionen zu erfahren und wie Sie sie für Ihren eigenen Erfolg nutzen können.
Einführung in Online-Planungstools
Online-Planungstools haben die Art und Weise revolutioniert, wie wir Meetings, Termine und Veranstaltungen planen. Diese Tools erleichtern die Verwaltung mehrerer Standorte, Meeting-Typen und Planungslinks. Zeitersparnis und Reduzierung der Wahrscheinlichkeit von Doppelbuchungen.
Mit der zunehmenden Verbreitung der Telearbeit sind Online-Planungstools zu einem wesentlichen Bestandteil von Projektmanagement-Software geworden und ermöglichen es Teammitgliedern, Besprechungen buchen und nahtlos zusammenarbeiten. In diesem Abschnitt untersuchen wir die Vorteile von Online-Planungstools und wie sie den Planungsprozess optimieren können.
Vorbei sind die Zeiten endloser E-Mail-Ketten und Kalenderabgleiche. Online-Planungstools vereinfachen den gesamten Prozess, indem sie eine zentrale Plattform bieten, auf der Sie Ihre Verfügbarkeit verwalten, Planungslinks versenden und automatische Erinnerungen erhalten können. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wodurch das Risiko verpasster Termine oder Doppelbuchungen reduziert wird.
Egal, ob Sie ein Team an mehreren Standorten leiten oder mit Kunden in unterschiedlichen Zeitzonen koordinieren – Online-Planungstools erleichtern die Suche nach einem passenden Termin für alle. Durch die Integration in Ihre bestehende Projektmanagement-Software behalten Sie mit diesen Tools alle geplanten Meetings zentral im Blick und bleiben so besser organisiert und konzentriert.
Was sind die besten Planungstools für die Ausrichtung von Geschäftstreffen?
Um das beste Planungstool für Ihr Unternehmen zu finden, sollten wir zunächst Ihre Erwartungen an die Funktionen der App klären. Anstatt Sie mit einer Liste von Funktionen zu langweilen, gehen wir die Schritte durch, die Sie bei der Anmeldung für ein eigenes Konto in einer Planungs-App erleben werden. So können Sie sich ein Bild machen und sich auf die Praxis vorbereiten.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des besten Terminplaners Tools, die die Terminplanung vereinfachen, eine automatisierte Planung ermöglichen, Kalender integrieren und Buchungsseiten erstellen. Sehen wir uns einige der wichtigsten Funktionen genauer an, die bei der Suche nach Terminplanungstools zu berücksichtigen sind.
Worauf Sie bei der Planung von Besprechungen achten sollten
Wenn Sie sich anmelden, konfigurieren Sie zunächst die Verfügbarkeit für Besprechungen. Alle wichtigen Planungs-Apps bieten die Möglichkeit, Links generieren auf eine spezielle Planungsseite. Hier können Sie Ihre Verfügbarkeit mit zukünftigen Teilnehmern teilen. Diese können aus einer Reihe möglicher Besprechungstermine wählen. Nach dem Absenden ihrer Anfrage erhalten beide Parteien eine E-Mail-Benachrichtigung.
Die meisten Planungstools lassen sich in einen E-Mail-Kalenderdienst wie Google oder Office 365 integrieren. Das bedeutet, dass neu geplante Meetings einen eigenen Kalendereintrag generieren. Ein integrierter Kalender trägt außerdem dazu bei, dass Gastgeber nicht doppelt gebucht werden.
Mit Meeting-Planern können Nutzer häufig Buchungsseiten für Kunden und Kollegen erstellen, um Termine einfach zu vereinbaren. In der Regel werden automatisch Videokonferenz-Links für Meetings generiert.
Da die Termine nicht mehr belegt sind, werden auf der Planungsseite automatisch nur die tatsächlich verfügbaren Zeitfenster angezeigt. Viele Tools bieten zudem eine Pufferzeitfunktion, um zwischen den Terminen eine Lücke zu schaffen. So werden aufeinanderfolgende Buchungen vermieden und Zeit für Vorbereitungen oder Reisen geschaffen.
Webkonferenz-Integrationen sind ein weiteres häufiges Feature. Durch die Verbindung Ihres Zoom-Kontos (oder des Anbieters Ihrer Wahl) erhält jedes geplante Meeting eine eindeutige, zugewiesene Raum-ID. Einige Planungstools integrieren sogar CRMs und Marketing-Software, sodass Unternehmen Buchungsdaten in die entsprechenden Umgebungen senden können. Viele Top-Eventmarketing-Agenturen Nutzen Sie solche Planungstools, um Kundentermine und Veranstaltungslogistik effizient zu verwalten.
Eine Aufgabenplanungsfunktion ist ein Lebensretter, der mehrere Teams und Abteilungen in Einklang bringen kann. Eine Workflow-Automatisierungssoftware wie Cflow kann effektiv zur Planung und Priorisierung von Aufgaben eingesetzt werden, was die Produktivität steigert. Auch Software wie Emitrr, mit AI-gestützte Planung, gestaltet im Stillen die Zukunft der Buchungen und Kundeninteraktionen mit.
Die 7 besten Meeting-Planer
Dies sind einige grundlegende Dinge, auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für ein Planungstool entscheiden. Letztendlich müssen Sie die App finden, die Ihren Anforderungen entspricht und einfach zu bedienen ist.
Um den Auswahlprozess zu vereinfachen, haben wir diese Liste der 7 besten Online-Planungstools zusammengestellt, einschließlich einer detaillierten Überprüfung jedes einzelnen.
Termin für die Planung von Einzel- oder Gruppenmeetings, online oder persönlich
Setmore für ein Unternehmenslösung das für große Teams skalierbar ist
Scharfsinn für seinen Funktionsumfang und seinen skurrilen Sinn für Humor
Kräftig für seine Team-Zusammenarbeitstools und integrierten Kalendervorlagen
Kritzeln für eine einzigartige Polling-Funktion, die andere Planungstools nicht haben
Google Kalender für seine Kalenderansichts- und Ereigniseinladungsfunktionen, die sich mit ihren E-Mail-Diensten verbinden
Hubspot-Meetings für ein nahtloses Planungserlebnis auf Ihrer Website, das Leads im Hubspot CRM sammelt.
Appointlet – Bestes kostenloses Online-Planungstool
Termin ist ein benutzerfreundliches Tool zur Terminplanung, das seit über einem Jahrzehnt auf dem Markt ist und mit einem umfangreicher Funktionsumfang.
Unternehmen nutzen Appointlet, um Verbessern Sie die Planungserfahrung für ihre führt und bestehende Kunden. Die App hilft Meeting-Gastgebern außerdem dabei, ihre Kapazitäten zu skalieren, ohne Zeit mit der Koordination zu verschwenden.
Im Gegensatz zu anderen Planungstools, die sich auf die Bedürfnisse einer einzigen Nische konzentrieren, bietet Appointlet ein hohes Maß an Flexibilität, sodass Sie nahezu jedes Meeting-Szenario abdecken können. Sie müssen lediglich Ihre Meeting-Typen einrichten, und eine dedizierte Planungsseite wird automatisch generiert.
Mit Appointlet können Sie mehrere Teams unter einem Dach verwalten und die Transparenz während der Kundenübergabe verbessern. Und wenn Sie sich jemals mit mehreren Teilnehmern treffen müssen, müssen Sie nur erstellen Gruppe Besprechungstypen.
Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Zugriff auf die gleiche Veranstaltung erhält. Und wenn Sie sich jemals mit mehreren Teilnehmern treffen müssen, müssen Sie lediglich Gruppenbesprechungstypen erstellen, ähnlich den Funktionen in Gusto HR-Software.
Teilnehmer haben es mit Appointlet einfacher. Sie können Meetings von ihrem Mobilgerät oder Computer aus buchen. Befinden sie sich in einer anderen Zeitzone, wird der Standort des Browsers automatisch erkannt und die Verfügbarkeit korrekt übersetzt. Das bedeutet: Egal, wo Sie sich befinden oder welches Gerät Sie verwenden, der Buchungsprozess bleibt reibungslos. Dank mobiler Apps können Nutzer Meetings auch unterwegs buchen, was Komfort und Flexibilität erhöht.
Die Software ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, unter einem Dach zu arbeiten, jedes mit eigenem integrierten E-Mail-Kalender und Verfügbarkeit. Sie können Meetings gemeinsam moderieren oder ihre Verfügbarkeit im Round-Robin-Verfahren bündeln. So wird potenziellen Kunden automatisch ein verfügbares Mitglied zugewiesen, sobald sie einen Termin auswählen.
Ihre Buchungsseite kann in Websites und Landingpages eingebettet und an E-Mails angehängt werden. Sobald ein Termin über diese Seite gebucht wird, wird er automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt.
Appointlet bietet die Integration mit einer Reihe von virtuellen Meeting-Tools, darunter Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting und Join.me. Dies erleichtert die Planung und Durchführung von Webkonferenzen und Videoanrufen, insbesondere in einem Remote-ArbeitsumgebungWeitere Integrationsoptionen umfassen Google Kalender, Microsoft Office 365, Stripe, PayPal und Zapier.
Pricing:
Freemium-Testversion – Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen für 15 Tage
Basisversion – Kostenlos
Premium – $9/Mitglied/Monat
Setmore – Beste Unternehmensplanungs-App
Setmore ist ein weiteres hervorragendes Online-Planungstool, das Online-Buchungen, automatische Erinnerungen, Zahlungsabwicklungund mehr. Die Software ist als Desktop-Version sowie als Android- und iOS-App erhältlich und ist somit ein praktisches Tool für die Terminbuchung unterwegs.
Wie Appointlet ermöglicht auch Setmore die Erstellung individueller Buchungsseiten und deren Einbindung in Websites, Landingpages, soziale Medien oder E-Mails. Sie können auch Zahlungen per Debit-/Kreditkarte oder Online-Zahlungsanbieter wie Square oder Stripe.
Die Software versendet umgehend E-Mail-Benachrichtigungen an potenzielle Kunden, und die Termine werden sofort in Ihren Kalender eingetragen. Sobald das Meeting geplant ist, können Sie automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS für alle Teilnehmer einrichten. Sie können die Nachrichten auch mit Informationen zu potenziellen Kunden personalisieren, um die Relevanz zu erhöhen und die Anzahl der Nichterscheinen zu reduzieren.
Der wiederkehrende Termine Mit dieser Funktion können Sie für Stammkunden oder VIPs bestimmte Zeitfenster festlegen, damit diese nicht immer wieder Meetings buchen müssen. Dasselbe können Sie auch für Teams und Kundengruppen für Webinare oder Schulungen tun.
Setmore nutzt APIs zur Integration mit Drittanbieter-Software, darunter Social-Media-Apps, E-Mail-Marketing-Software und CRMs wie Salesforce. Sie haben außerdem die Möglichkeit, sich mit den wichtigsten Videokonferenz-Apps und anderen Online-Kalendern wie Google Kalender und Office 365 zu verbinden.
Obwohl es über viele Funktionen verfügt, kann es für Benutzer, die nach einer benutzerfreundlichen Lösung suchen, überwältigend sein. Daher eignet es sich am besten für Benutzer auf Unternehmensebene.
Pricing:
Basisversion – Kostenlos
Premium – 9 USD/Monat pro Benutzer, jährlich in Rechnung gestellt
Pro – 5 USD/Monat pro Benutzer mit jährlicher Abrechnung
Acuity – Beste Planungsoption für Squarespace
Acuity ist ein Online-Terminplanungsassistent, der die Terminbuchung und Kalenderverwaltung automatisiert. Er wurde von Squarespace übernommen und als Tool für Website-Betreiber positioniert, die ein integriertes Widget zur Terminplanung benötigen. Mit Acuity können Sie die Verfügbarkeit mehrerer Personen an mehreren Standorten verwalten.
Wie Ihre Konkurrenten erstellen Sie eine individuelle Terminplanungsseite und geben diese an Ihre Kunden weiter, damit diese Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit einsehen können. Die Informationen auf Ihrem Aufnahmeformular werden automatisch gespeichert und in Ihren Unterlagen abgelegt. So erhalten Sie mithilfe erweiterter Analysen wertvolle Einblicke in die Projektleistung und Ressourcenauslastung.
Die Software passt Termine automatisch an verschiedene Zeitzonen an, sodass Kunden Termine problemlos absagen und verschieben können. Automatische Erinnerungen an diese Termine informieren Kunden über das Meeting. Alle Daten werden automatisch mit Ihrem Kalender synchronisiert, und Sie werden sofort über neue Buchungen benachrichtigt.
Die Software lässt sich auch in andere Kalender-Apps von Drittanbietern integrieren. Dazu gehören beispielsweise Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange und Office 365. Sie können sie mit Zoom, Google Meet und GoToMeeting für virtuelle Meetings verbinden und für Rechnungsstellung und BuchhaltungSie können Integration mit QuickBooks oder FreshBooks, um Berichte zur Finanzverfolgung zu erstellen.
Du kannst auch Online-Zahlungen akzeptieren durch Acuity, da es mit mehreren Zahlungsanbietern und Gateways wie Stripe, PayPal, Square usw. integriert ist. Zusätzlich zur Verwendung solcher effizienten Tools für das Geschäftsmanagement können Sie eine E-Mail mit Zahlungsaufforderung für die Kunden.
Es ist auch wichtig, die Leistung Ihrer Geräte aufrechtzuerhalten. Für Mac-Benutzer kann die Erkundung der besten kostenlosen Mac-Reiniger ein entscheidender Faktor sein. Solche Anwendungen Helfen Sie dabei, die Leistung Ihres Mac zu optimieren und sicherzustellen, dass Software wie Acuity reibungslos und effizient läuft.
Pricing:
Kostenlose Testversion – 7 Tage
Emerging – 14 USD/Monat, jährlich in Rechnung gestellt
Wachsend – 23 USD/Monat, jährlich abgerechnet
Powerhouse- $45/Monat, jährlich in Rechnung gestellt
Enterprise - Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Calendly – Beliebtes schlankes Planungstool
Calendly ist ein All-in-One-Tool für die professionelle und effiziente Planung von Meetings. Dank seiner umfangreichen Funktionen ist es weltweit sehr beliebt.
Wie seine Konkurrenten ermöglicht Calendly das einfache Erstellen von Meetings und das Teilen des Einladungslinks mit anderen Teilnehmern. Sie können alle Details der Veranstaltung wie Zweck, Veranstaltungsort und Teilnehmer hinzufügen und die Eingeladenen ihre bevorzugte Uhrzeit auswählen lassen. Sobald ein Termin bestätigt ist, wird die Veranstaltung automatisch in Ihren Kalender eingetragen. Calendly kann außerdem automatisch Kalenderereignisse erstellen und so den Planungsprozess vereinfachen.
Die Software kümmert sich anschließend um alle Erinnerungen, Nachverfolgungen und Terminverschiebungen und hält Ihren Kalender stets auf dem Laufenden. Sie können individuelle Erinnerungen für Meeting-Teilnehmer festlegen und so Organisation und Effizienz verbessern. Dies trägt auch dazu bei, Meeting-Absagen und Nichterscheinen zu reduzieren, da die Terminverschiebung kinderleicht ist und alle Teilnehmer dies nach ihren eigenen Vorstellungen tun können.
Mit Calendly können Sie mit Hilfe von Vorlagen Teambesprechungen erstellen. Mit diesen Vorlagen lassen sich standardisierte Meetings schnell und mit hoher Einheitlichkeit und Kontrolle erstellen.
Sie können Kundenbeziehungen pflegen, indem Sie die Interaktionen mit ihnen über Calendly verwalten. Integrieren Sie es in alle Ihre bevorzugten Tools, wie zum Beispiel: MailerLite oder Mailchimp, um die Kundenbeziehungen zu verbessern und alles von einem Ort aus zu verwalten.
Der umfangreiche Funktionsumfang von Calendly kann die Bedienung etwas schwieriger machen als bei einigen Konkurrenten. Außerdem ist es etwas teurer, insbesondere wenn Sie mehr als ein Teammitglied benötigen.
Pricing:
Kostenlose Testversion – 14 Tage lang kostenloser Zugriff auf den Professional-Plan
Basisversion – Kostenlos
Standard – 12 $/Monat/Benutzer, monatliche Abrechnung
Teams – 20 $/Monat/Benutzer, monatliche Abrechnung
Enterprise – Ab 15 $
Doodle – Bestes Planungstool für die Abstimmung auf eine Zeit
Doodle ist eine Online-Terminplanungs- und Produktivitäts-App, die die Terminbuchung schnell und effizient macht. Sie können Ihren Kalender erstellen und mit mehreren Parteien teilen und ihnen ermöglichen, mit nur wenigen Klicks einen Termin zu buchen. Das Tool funktioniert für beide gleich gut große und kleine Unternehmen.
Das Besondere an Doodle ist die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen. Diese Funktion hilft den Teilnehmern, sich abzustimmen und den besten Termin für ein Treffen zu finden. Nutzer stimmen für ihre bevorzugten Zeiten ab und können bei Bedarf andere Zeitfenster als „frei“ markieren. Doodle verwaltet die Logik im Backend und versucht, den bestmöglichen Termin für alle zu finden. Zusätzlich
Mit den Aufgabenlistenfunktionen von Doodle können Benutzer Aufgaben dynamisch aufschlüsseln, priorisieren und planen und so die Effizienz des Projektmanagements steigern.
Mit Doodle können Sie eine einzelne Buchungsseite erstellen, die vollständig angepasst ist. Diese Buchungsseite kann mit jedem geteilt werden, der eine Zeit mit Ihnen buchen möchte, und das ganz einfach in wenigen Minuten.
Sobald Sie einen Termin ausgewählt und im Kalender gesperrt haben, können Sie automatische Erinnerungen für alle Beteiligten einrichten. Dadurch wird die Anzahl der Nichterscheinen deutlich reduziert und Sie können Ihre wertvolle Zeit optimal nutzen. Sie können die Zeitfenster festlegen, in denen Sie verfügbar sind. Nur diese Zeitfenster sind für die Teilnehmer sichtbar, die die Termine buchen. Der Rest des Kalenders bleibt privat.
Die Software verbindet sich mit fast allen bekannten online Kalender-Apps und synchronisiert die Daten zwischen ihnen. Dadurch werden alle verfügbaren Zeitfenster ermittelt, unabhängig vom Kalender der anderen Partei. Zeitzonenprobleme gibt es nicht, da die App die Zeitzone des Gastes automatisch erkennt und alles entsprechend anpasst. Doodle zeichnet sich auch durch hervorragendes Aufgabenmanagement aus und hilft Nutzern, Termine innerhalb ihrer Projektmanagement-Workflows effizient zu organisieren und zu verwalten.
Pricing:
Kostenlose Testversion – Kostenloser Zugriff auf Premium-Funktionen für 14 Tage. Keine Kreditkarte benötigt.
Basisversion – Kostenlos
Pro – 6.95 USD/Monat pro Benutzer mit jährlicher Abrechnung
Team – 8.95 USD/Monat pro Benutzer, jährlich in Rechnung gestellt
Enterprise - Benutzerdefinierte Preisgestaltung
SavvyCal
SavvyCal ist eine vielseitig einsetzbare Terminplanungs-App, die die Zusammenarbeit und die Suche nach optimalen Terminen optimiert. Der kostenlose Tarif ist auf Meeting-Umfragen beschränkt. Nutzer, die 12 US-Dollar pro Monat zahlen, können zusätzlich Links zur Einzel- und Teamplanung nutzen und eine unbegrenzte Anzahl an Buchungsseiten erstellen.
Melden Sie sich zunächst bei SavvyCal an und lassen Sie sich vom Einrichtungsassistenten durch die Verbindung Ihrer bevorzugten Kalender und Videokonferenz-Apps führen. Von dort aus haben Sie ein sehr intuitives und minimalistisches Dashboard, in dem Sie schnell auf Ihre Planungslinks und Besprechungsumfragen zugreifen, Ihre Standardverfügbarkeit für alle Besprechungstypen anpassen und Ihre bevorstehenden Veranstaltungen anzeigen können.
Wenn Sie schon einmal mit Doodle Umfragen erstellt haben, werden Sie sich mit der Umfragefunktion von SavvyCal sofort zurechtfinden. Erstellen Sie ganz einfach eine neue Meeting-Umfrage, benennen Sie sie, fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu und schlagen Sie einige Zeitfenster aus Ihrem Kalender vor. Senden Sie anschließend den Link an alle Teilnehmer und laden Sie sie ein, über passende Termine abzustimmen. Das Tool berücksichtigt dabei automatisch die Konzentrationszeit der Benutzer, um die Planung zu optimieren.
Eine Sache, die ich im Vergleich zu vielen anderen Meeting-Umfrage-Apps an SavvyCal sehr geschätzt habe, ist, dass es den eingeladenen Personen die Möglichkeit bietet, ihre Kalender automatisch auf der Umfrageseite einzublenden, wodurch sie schnell aus verfügbaren Slots auswählen können, ohne sich Gedanken über Doppelbuchungen machen zu müssen. Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen der Umfrage und Ihrem persönlichen Kalender.
Und wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan haben, haben Sie auch Zugriff auf die Planungslinks von SavvyCal, die diese Umfrage-App in eine minimalistische Mischung aus verwandeln Calendly und Doodle. Sie können ganz einfach verschiedene Planungslinks mit benutzerdefinierter Besprechungsdauer und -ort erstellen und bei Bedarf sogar individuelle Verfügbarkeitszeiten für jeden Besprechungstyp festlegen.
Diese Planungslinks können mehrfach (bei fortlaufenden Besprechungen) oder nur einmal verwendet werden, wenn Sie eine einmalige Besprechung planen müssen. Sobald Sie einen Planungslink erstellt haben, können Sie ihn mit Ihren Eingeladenen teilen und ihnen ermöglichen, einen passenden Termin mit Ihnen zu buchen.
Google Kalender – Bestes kalenderorientiertes Planungstool
Google Kalender ist wohl das leistungsstärkste Online-Kalendertool auf dieser Liste. Davon abgesehen erfüllt es viele der Kriterien, die wir für ein Planungstool aufgestellt haben, nicht. Millionen von Menschen verwenden es, um Online-Meetings zu planen, daher ist es erwähnenswert, und wir werden versuchen, einige der größten Unterschiede deutlich zu machen.
Mit Google Kalender behalten Sie Ihre täglichen Aktivitäten in einem traditionellen Kalenderlayout im Blick. Mit der App können Sie Besprechungen und Veranstaltungen planen und Freunde, Familie oder Kollegen dazu einladen. Die App synchronisiert sich automatisch mit den Google Kalender-Konten anderer Nutzer, sodass Aktualisierungen für eine Person allen angezeigt werden. Darüber hinaus lässt sie sich nahtlos in Google Workspace integrieren und verbessert so die Zusammenarbeit und das Ressourcenmanagement.
Das Planen von Meetings mit Google Kalender dauert nur wenige Klicks. Sie können Teilnehmer zu diesen Meetings einladen, und sobald diese ihre Teilnahme bestätigen, wird der Termin im Kalender gesperrt. Neben Terminen können Sie auch Erinnerungen für verschiedene Feiertage, Geburtstage, religiöse Ereignisse, TV-Show-Neuerscheinungen, Sportereignisse usw. festlegen.
Interessanterweise ist sogar eine Wettervorhersage als externes Plug-in im Kalender integriert, die Ihnen bei der Planung bevorstehender persönlicher Veranstaltungen helfen kann. Für virtuelle Meetings ist es unerlässlich, eine Meeting-Planungssoftware zu verwenden, die sich in beliebte Videoplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren lässt, um den Prozess zu optimieren.
Innerhalb eines einzelnen Google Kalender-Kontos können Sie mehrere Unterkalender erstellen und mit Ihrem Team teilen. Über die Berechtigungssteuerung können Sie festlegen, wer in Ihrem Namen Änderungen vornehmen oder Termine buchen darf. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich ein Meeting-Gastgeber mit einer Sekretärin abstimmen oder seine Verfügbarkeit mit dem Management teilen muss.
Interessanterweise lassen sich alle anderen in diesem Artikel aufgeführten Planungstools in Google Kalender integrieren. Das liegt daran, dass das Tool nicht sehr robust ist und sich schlecht für Teams skalieren lässt. Wenn Sie also bereits Meetings mit Google Kalender planen und dies noch weiter ausbauen möchten, empfehlen wir Ihnen die Ergänzung durch eine spezielle Planungs-App.
Pricing:
Basisversion – Kostenlos
Google Apps for Business – 5 $/Monat pro Nutzer
Hubspot Meetings – Einfache, aber effektive Terminplanungs-App
Hubspot Meetings ist ein Tool zur Terminplanung, das Hubspot-Kontoinhabern zur Verfügung gestellt wird. Es wird normalerweise zusammen mit einer Hubspot-Website verwendet, ähnlich wie Acuity als Widget in Squarespace geladen wird. Dies macht den Prozess der Terminbuchung von Ihrer Website aus schnell und unkompliziert. Es synchronisiert mit Google und Office 365 und andere Online-Kalender und ermöglicht Ihren Interessenten, in Ihren freien Zeitfenstern Besprechungen mit Ihnen zu buchen.
Das Tool prüft automatisch Ihre aktuelle Verfügbarkeit mit dem verknüpften Kalender und stellt diese Slots zur Buchung bereit. Sie können ganz einfach Betten Sie den Buchungskalender auf Ihrer Website oder anderen Landingpages ein, und die Interessenten können dort direkt Termine buchen. Wenn Sie bereits per E-Mail mit ihnen in Kontakt stehen, können Sie auch Kalender teilen um unnötige Zwischenschritte zu vermeiden.
Mit Hubspot Meetings können Sie Gruppen-Meeting-Links versenden, damit potenzielle Kunden Termine mit mehreren Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen vereinbaren können. Sie können auch einen Round-Robin-Link einrichten, über den potenzielle Kunden einen Termin mit dem Mitarbeiter buchen können, dessen Verfügbarkeit zu ihrem Zeitplan passt. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Verwaltung des Personaleinsatzplans, da sie sicherstellt, dass die Verfügbarkeit aller Teammitglieder berücksichtigt wird.
Da Hubspot Meetings Teil des umfassenden Marketing-Hubs von Hubspot ist, lässt es sich nahtlos in das Hubspot CRM integrieren, um Kundendaten zu erfassen und Ihre Datenbank aufzubauen. Darüber hinaus bietet es Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen Meeting-Plattformen, darunter GoTo Meeting, und bietet Ihnen so Flexibilität bei der Durchführung Ihrer virtuellen Events.
Wenn Sie bereits Hubspot-Nutzer sind, können Sie diese Informationen später nutzen, um die Leads zu pflegen und zu konvertieren. Nutzen Sie verschiedene Integrationen mit externen Datentools, wie zum Beispiel: Hubspot-zu-BigQuery-Integration, um alle Ihre Hubspot-Informationen an einem Ort zu speichern und erweiterte Marketinganalysen durchzuführen.
Pricing:
Basisversion – Kostenlos
Hubspot Marketing Hub – ab 45 $/Monat bei jährlicher Abrechnung
Hauptfunktionen von Online-Planungstools
Bei der Auswahl eines Online-Planungstools sind verschiedene wichtige Funktionen zu berücksichtigen. Dazu gehören anpassbare Zeitfenster, automatische Erinnerungen und die Integration mit Kalender-Apps wie Google Kalender und Microsoft Exchange. Ein gutes Online-Planungstool sollte außerdem über erweiterte Berichts- und Kommunikationsfunktionen sowie die Möglichkeit zur Aufgabenzuweisung und zum Erstellen von Buchungsseiten verfügen.
Darüber hinaus können Funktionen wie Videokonferenz-Tools, integrierte Zeiterfassung und Terminerinnerungen den Planungsprozess effizienter gestalten. Zu den beliebtesten Online-Planungstools gehören Calendly, Doodle und Acuity Scheduling, die eine Reihe von Funktionen wie benutzerdefinierte Workflows, vorgefertigte Vorlagen und anpassbare Besprechungstypen bieten.
Anpassbare Zeitfenster
Anpassbare Zeitfenster ermöglichen es Ihnen, Ihre Verfügbarkeit nach Ihren Wünschen festzulegen. So erhalten Sie Besprechungsanfragen nur innerhalb der festgelegten Zeiten. Automatische Erinnerungen reduzieren die Anzahl der Nichterscheinen, indem sie alle Teilnehmer rechtzeitig benachrichtigen und so alle auf dem Laufenden halten.
Integrationen
Die Integration mit Kalender-Apps wie Google Kalender und Microsoft Exchange stellt sicher, dass Ihre Meetings automatisch in Ihren Kalender eingetragen werden. So vermeiden Sie Doppelbuchungen und halten Ihren Terminplan stets aktuell. Erweiterte Berichtsfunktionen bieten Einblicke in Ihre Terminplanung und helfen Ihnen, Ihre Zeit zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern.
Kommunikationsfunktionen
Kommunikationsfunktionen wie In-App-Messaging und E-Mail-Benachrichtigungen, ermöglichen eine reibungslose Koordination zwischen den Besprechungsteilnehmern. Die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und Buchungsseiten zu erstellen, verbessert den Planungsprozess zusätzlich und ermöglicht Ihnen eine effiziente Terminverwaltung.
Videokonferenzen
Mit in Ihre Planungssoftware integrierten Videokonferenz-Tools können Sie mühelos Remote-Meetings durchführen. Die integrierte Zeiterfassung hilft Ihnen, die für jedes Meeting aufgewendete Zeit zu überwachen und liefert wertvolle Daten für Abrechnungs- und Produktivitätsanalysen. Terminerinnerungen stellen sicher, dass alle Teilnehmer über bevorstehende Meetings informiert sind, wodurch das Risiko verpasster Termine reduziert wird.
Arten von Meetings
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die mit Online-Planungstools geplant werden können, darunter Einzelgespräche, Teambesprechungen und Kundengespräche. Jede Meetingart erfordert einen anderen Planungsansatz, und Online-Planungstools können diesen Prozess erleichtern. Beispielsweise können mit einem Meeting-Planungstool wiederkehrende Meetings geplant werden, während ein Videokonferenz-Tool für Remote-Meetings genutzt werden kann. Online-Planungstools ermöglichen auch die Planung von Meetings an mehreren Standorten, was die Verwaltung von Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg erleichtert.
Einzelgespräche
Einzelgespräche eignen sich ideal für persönliche Interaktionen, beispielsweise für Leistungsbeurteilungen, Mentoring-Sitzungen oder Kundenberatungen. Online-Terminplanungstools erleichtern die Terminvereinbarung, den Versand von Einladungen und die Einrichtung automatischer Erinnerungen.
Teambesprechungen
Bei Teambesprechungen hingegen geht es oft darum, die Termine mehrerer Teammitglieder zu koordinieren. Planungstools können dabei helfen, indem sie eine zentrale Plattform bieten, auf der jeder die verfügbaren Zeitfenster einsehen und einen für alle Teilnehmer passenden Termin auswählen kann. Dies ist besonders nützlich für Teams, die über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilt sind.
Kundenbesprechungen
Kundengespräche erfordern einen professionellen und effizienten Terminplanungsprozess, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Online-Terminplanungstools ermöglichen es Kunden, Termine direkt über Ihre Website oder über einen Terminplanungslink zu buchen. Das vereinfacht den Prozess und reduziert das Risiko von Missverständnissen.
Gruppensitzungen
Besonders beliebt bei Trainern oder Lehrern sind Gruppensitzungen, bei denen sich mehrere Personen über Ihre Terminplanungs-App für denselben Zeitrahmen anmelden können.
Auswahl des richtigen Online-Planungstools
Die Auswahl des richtigen Online-Planungstools kann angesichts der großen Auswahl überwältigend sein. Berücksichtigen Sie bei der Tool-Auswahl die spezifischen Anforderungen Ihres Teams oder Unternehmens, z. B. die Anzahl der Benutzer, die Art der zu planenden Meetings und den erforderlichen Anpassungsgrad. Einige beliebte Online-Planungstools bieten eine kostenlose Testversion oder ein kostenloses Abonnement an, sodass Sie das Tool testen können, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden.
Berücksichtigen Sie außerdem die Integration mit anderen Tools wie Projektmanagement-Software, Kalender-Apps und Videokonferenz-Tools. Mit dem richtigen Online-Planungstool optimieren Sie den Planungsprozess, sparen Zeit und steigern die Produktivität. Wichtige Faktoren bei der Auswahl eines Online-Planungstools sind die Benutzerfreundlichkeit, der Grad der Anpassungsmöglichkeiten und die Verfügbarkeit erweiterter Funktionen wie künstlicher Intelligenz und automatischer Erinnerungen.
Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend. Eine benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass sich alle Teammitglieder schnell an das neue Tool gewöhnen können. Dank der vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten können Sie das Tool an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, sei es beim Einrichten benutzerdefinierter Workflows, beim Erstellen von Buchungsseiten oder beim Konfigurieren automatisierter Erinnerungen.
Die Integration mit anderen Tools wie Projektmanagement-Software und Kalender-Apps sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf und reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe. Erweiterte Funktionen wie künstliche Intelligenz können den Planungsprozess durch intelligente Vorschläge und die Automatisierung von Routineaufgaben weiter verbessern.
Indem Sie Ihre Anforderungen sorgfältig bewerten und verschiedene Optionen testen, können Sie das Online-Planungstool finden, das Ihren Anforderungen am besten entspricht und Ihnen hilft, Ihre Produktivitätsziele zu erreichen.
FAQs
Nachdem wir nun die Hauptakteure der Planungstool Arena, es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welche am besten zu Ihnen passt. Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, ähneln sich die beiden. Eine der besten Möglichkeiten, die beste Lösung für Sie zu finden, ist die Anmeldung bei einem ihrer Kostenlose Versuche. Normalerweise können Sie den Premium-Service 15 Tage lang kostenlos nutzen, um alles auszuprobieren und zu sehen, was Ihnen gefällt.
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung verschiedener Softwaretools zur Projektplanung die jeweils herausragenden Funktionen. Diese einzigartigen Funktionen können die Benutzererfahrung verbessern, Prozesse optimieren oder die Effizienz steigern und die Software für potenzielle Benutzer attraktiver machen.
Wenn Sie immer noch verwirrt sind, die richtige Online-Terminplanungs-App auszuwählen, finden Sie hier einige häufig gestellte Fragen, die Ihnen möglicherweise weiterhelfen.
Was sind die wichtigsten Aufgaben eines Planungstools?
Ein Planungstool hilft Ihnen, Termine mithilfe von Automatisierung effizienter zu erstellen und zu verwalten. Es ermöglicht mehreren Beteiligten die Zusammenarbeit an einem Kalender, die Buchung von Terminen, die Planung von Meetings, das Versenden von Erinnerungen und die produktive Tagesplanung. Im Vergleich zu anderen Diensten bietet ein Planungstool einzigartige Funktionen, wie beispielsweise die Möglichkeit, Ihren Kalender mit Ihren Kunden zu teilen und diese direkt Termine buchen zu lassen. Dieser Vergleich hilft Nutzern, die Wettbewerbslandschaft zu verstehen und das beste Tool für ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Welche geschäftlichen Vorteile bietet die Verwendung eines Planungstools?
Planungstools erleichtern Ihnen das manuelle Einrichten und Verwalten von Meetings. Mit einer dedizierten App können Sie Meetings koordinieren, ohne dass Sie ständig Bestätigungs-E-Mails hin- und herschicken müssen. Kostenpflichtige Tarife bieten erweiterte Funktionen wie Unterstützung für Gruppenmeetings, White-Label-Branding, erweiterte Planungsoptionen und mehr Anpassungsmöglichkeiten, die in den kostenlosen Versionen nicht verfügbar sind. Außerdem wird es Optimieren Sie Ihren täglichen Arbeitsablauf, Hilfe mit Priorisierung von Aufgabenund den Managern mehr Kontrolle zu geben.
Kann ich ein Planungstool von meinem iPhone oder Android verwenden?
Ja, Teilnehmer können die Buchungsseite von ihrem iPhone oder Android-Gerät aus nutzen. Da die Benutzeroberfläche jedoch komplex ist, empfiehlt es sich für den Veranstalter, die Seiten am Desktop-Computer einzurichten. Einige Planungstools verfügen über eine mobile App, mit der Sie schnell auf Ihre Buchungslinks zugreifen und diese per E-Mail und SMS teilen können. Darüber hinaus bieten diese Tools oft Anpassungsmöglichkeiten, wie z. B. das Hochladen eines Hintergrundbilds, um die Buchungsoberfläche optisch ansprechender zu gestalten.
Wie buchen Kunden Zeit mit einem Planungstool?
Sie können einen Link zur Terminplanungsseite per E-Mail und SMS versenden oder die Terminplanungsseite in Ihre Website einbetten. Das Einbetten ist in der Regel einfach, da die App einen HTML-Code-Ausschnitt bereitstellt, den Sie einfach auf der entsprechenden Seite einfügen. Kunden können dann einen verfügbaren Termin auswählen und einen Termin bei Ihnen buchen. So verwalten Sie ihre Verfügbarkeit effektiv über die Terminplanungsfunktion. Dieser Termin wird automatisch in Ihren Kalender eingetragen und die Kundeninformationen werden gespeichert.
Helfen Planungstools, Nichterscheinen zu reduzieren?
Planungstools können eine große Hilfe sein, um die Zahl der Nichterscheinen bei wichtigen Meetings zu reduzieren. Durch die Integration von Aufgabenverwaltungsfunktionen ermöglichen diese Tools eine effiziente Terminplanung in Ihren Projektmanagement-Workflows. Richten Sie automatische Erinnerungen ein, damit jeder Teilnehmer über sein bevorstehendes Meeting informiert wird. Sollte jemand nicht verfügbar sein und das Meeting verschieben wollen, ist dies mit dem Planungstool ebenfalls problemlos möglich.
Es ist in Ordnung, nicht ständig hyperproduktiv zu sein.
Nun, da Sie die Insider-Informationen haben, müssen wir nur noch eine letzte Sache hinzufügen. Nennen Sie es eine öffentliche Bekanntmachung.
Manche von uns werden süchtig nach Geschäftigkeit auf Kosten echter Produktivität. Mit einem Planungstool haben Sie möglicherweise mehr Freizeit. Nutzen Sie diese also optimal. Gönnen Sie sich zwischen den Arbeitsaufgaben einen Moment der Ruhe, und Ihre Meetings verlaufen dadurch möglicherweise besser.
Die Nutzung eines Planungstools kann Teil Ihrer Bemühungen sein, die richtige Work-Life-Balance zu finden. Testen Sie die Planungs-App gründlich, bevor Sie sie an Ihre Zielgruppe weitergeben. Wenn Sie eine App gefunden haben, die alles bietet, was Sie brauchen und in Ihr Budget passt, werden Sie sie möglicherweise jahrelang nutzen, wie viele unserer Kunden.
Lassen Sie uns in den Kommentaren unten wissen, welches Sie am Ende auswählen!
