Wenn Sie viele Meetings beruflich buchen, aber kein Planungstool zur Verfügung haben, haben Sie wahrscheinlich bereits einige der unvermeidlichen Hindernisse erreicht.
Wir kennen das. Der endlose E-Mail-Verkehr, das ständige Abgleichen von Kalenderterminen und die Koordination in Gruppen können mit der Zeit wirklich nervenaufreibend sein. Vor allem, wenn man kurz vor dem Abschluss steht und Terminprobleme echte Verkaufschancen kosten.
Auch wenn die Terminplanung scheinbar reibungslos verläuft, kann es bei informellen Vereinbarungen per E-Mail schnell passieren, dass der Überblick verloren geht. Dies führt zu kurzfristigen Absagen, Terminverschiebungen und Nichterscheinen.
Glücklicherweise sind in den letzten zehn Jahren leistungsstarke Online-Terminplanungstools entstanden. Sie alle versuchen, das (allzu menschliche) Problem zu lösen, sich mit Leuten an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit zu treffen. Zu diesen Apps gehören Terminplanungstools, die sich nahtlos in beliebte Videokonferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren lassen.
Diese Tools erleichtern nicht nur die Terminplanung von Meetings, sondern automatisieren auch die Generierung von Meeting-Links und Benachrichtigungen, wodurch die Produktivität gesteigert und Terminierungsfehler sowohl bei der Interaktion mit Kunden als auch bei der Zusammenarbeit im Team reduziert werden.
Im Kern dienen Online-Terminplanungs-Apps dazu, Teilnehmern die Auswahl eines verfügbaren Termins zu erleichtern und automatische Erinnerungen zu versenden. Zusätzlich werden E-Mail-Benachrichtigungen und Kalendereinträge an den Organisator gesendet. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer erscheinen. Die automatisierten Erinnerungen tragen außerdem dazu bei, Nichterscheinen zu reduzieren, indem sie mit Kalendern synchronisiert werden und Benachrichtigungen versendet werden. Dies verbessert die Gesamteffizienz und optimiert das Workflow-Management.
Sind Sie daran interessiert, das richtige Online-Planungstool für Sie zu finden? Lesen Sie weiter, um mehr über einige der besten Optionen zu erfahren und wie Sie sie für Ihren eigenen Erfolg nutzen können.
Einführung in Online-Planungstools
Online-Terminplanungstools haben die Art und Weise, wie wir Besprechungen, Termine und Veranstaltungen planen, revolutioniert. Diese Tools erleichtern die Verwaltung mehrerer Standorte, Besprechungsarten und Terminverknüpfungen, sparen Zeit und verringern das Risiko von Doppelbuchungen.
Mit dem Aufkommen von Remote-Arbeit sind Online-Planungstools zu einem unverzichtbaren Bestandteil von Projektmanagement-Software geworden. Sie ermöglichen es Teammitgliedern, Meetings zu buchen und reibungslos zusammenzuarbeiten. In diesem Abschnitt gehen wir auf die Vorteile von Online-Planungstools ein und zeigen, wie sie den Planungsprozess optimieren können.
Egal, ob Sie ein Team an mehreren Standorten leiten oder mit Kunden in unterschiedlichen Zeitzonen koordinieren – Online-Planungstools erleichtern die Suche nach einem passenden Termin für alle. Durch die Integration in Ihre bestehende Projektmanagement-Software behalten Sie mit diesen Tools alle geplanten Meetings zentral im Blick und bleiben so besser organisiert und konzentriert.
Vorbei sind die Zeiten endloser E-Mail-Ketten und Kalenderabgleiche. Online-Planungstools vereinfachen den gesamten Prozess, indem sie eine zentrale Plattform bieten, auf der Sie Ihre Verfügbarkeit verwalten, Planungslinks versenden und automatische Erinnerungen erhalten können. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wodurch das Risiko verpasster Termine oder Doppelbuchungen reduziert wird.
Was sind die besten Planungstools für die Ausrichtung von Geschäftstreffen?
Um das beste Planungstool für Ihr Unternehmen zu finden, sollten wir zunächst Ihre Erwartungen an die Funktionen der App klären. Anstatt Sie mit einer Liste von Funktionen zu langweilen, gehen wir die Schritte durch, die Sie bei der Anmeldung für ein eigenes Konto in einer Planungs-App erleben werden. So können Sie sich ein Bild machen und sich auf die Praxis vorbereiten.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des besten Terminplaners Tools, die die Terminplanung vereinfachen, eine automatisierte Planung ermöglichen, Kalender integrieren und Buchungsseiten erstellen. Sehen wir uns einige der wichtigsten Funktionen genauer an, die bei der Suche nach Terminplanungstools zu berücksichtigen sind.
Worauf Sie bei der Planung von Besprechungen achten sollten
Nach der Anmeldung legen Sie als Erstes Ihre Verfügbarkeit für Meetings fest. Alle gängigen Terminplanungs-Apps bieten die Möglichkeit, Links zu einer speziellen Terminplanungsseite zu generieren. Über diese Links können Sie Ihre Verfügbarkeit mit zukünftigen Teilnehmern teilen. Diese wählen dann aus verschiedenen Terminvorschlägen aus, und nach dem Absenden ihrer Anfrage erhalten beide Parteien eine E-Mail-Benachrichtigung.
Die meisten Terminplanungstools sind mit E-Mail-Kalenderdiensten wie Google Kalender oder Office 365 integriert. Dadurch wird für neu geplante Termine ein eigener Kalendereintrag erstellt, beispielsweise in einem Buchungssystem für Besprechungsräume . Ein integrierter Kalender hilft außerdem, Doppelbuchungen zu vermeiden.
Mit Meeting-Planern können Nutzer häufig Buchungsseiten für Kunden und Kollegen erstellen, um Termine einfach zu vereinbaren. In der Regel werden automatisch Videokonferenz-Links für Meetings generiert.
Da die Termine nicht mehr belegt sind, werden auf der Planungsseite automatisch nur die tatsächlich verfügbaren Zeitfenster angezeigt. Viele Tools bieten zudem eine Pufferzeitfunktion, um zwischen den Terminen eine Lücke zu schaffen. So werden aufeinanderfolgende Buchungen vermieden und Zeit für Vorbereitungen oder Reisen geschaffen.
Webkonferenz-Integrationen sind ein weiteres gängiges Feature. Durch die Verbindung Ihres Zoom-Kontos (oder eines anderen Anbieters Ihrer Wahl) erhält jedes geplante Meeting eine eindeutige Raum-ID. Einige Planungstools lassen sich sogar mit CRM-Systemen und Marketing-Software integrieren , sodass Unternehmen Buchungsdaten in die entsprechenden Systeme übertragen können. Viele führende Eventmarketing-Agenturen nutzen solche Planungstools, um Kundentermine und die Eventlogistik effizient zu verwalten.
Eine Aufgabenplanungsfunktion ist ein echter Lebensretter und kann die Zusammenarbeit mehrerer Teams und Abteilungen deutlich verbessern. Workflow-Automatisierungssoftware wie Cflow eignet sich hervorragend, um Aufgaben zu planen und zu priorisieren und so die Produktivität zu steigern. Auch Software wie Emitrr mit KI-gestützter Planung prägt im Stillen die Zukunft von Buchungen und Kundeninteraktionen.
Die 8 besten Meeting-Planer
Dies sind einige grundlegende Dinge, auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für ein Planungstool entscheiden. Letztendlich müssen Sie die App finden, die Ihren Anforderungen entspricht und einfach zu bedienen ist.
Um den Auswahlprozess zu vereinfachen, haben wir diese Liste der 8 besten Online-Planungstools zusammengestellt, einschließlich einer detaillierten Überprüfung jedes einzelnen.
Appointlet zur Vereinbarung von Einzel- oder Gruppenterminen, online oder persönlich
Setmore ist eine Unternehmenslösung , die sich für große Teams skalieren lässt.
Acuity zeichnet sich durch seine Ausstattung und seinen skurrilen Humor aus.
Calendly wegen seiner Tools für die Teamzusammenarbeit und der integrierten Kalendervorlagen
Doodle bietet eine einzigartige Umfragefunktion, die andere Planungstools nicht haben.
- SuperSaaS für flexible Terminplanung bei Terminen, Kursen, Reservierungen und Vermietungen.
Google Kalender ist bekannt für seine Kalenderansicht und die Funktionen zur Veranstaltungseinladung, die mit den E-Mail-Diensten verknüpft sind.
Hubspot Meetings für ein nahtloses Terminplanungserlebnis auf Ihrer Website, das Leads im Hubspot CRM erfasst.
Appointlet – Bestes kostenloses Online-Planungstool
Appointlet ist ein benutzerfreundliches Tool zur Terminplanung, das seit über einem Jahrzehnt auf dem Markt ist und über einen umfassenden Funktionsumfang verfügt.
Unternehmen nutzen Appointlet, um die Terminplanung für ihre Leads und Bestandskunden zu optimieren. Die App hilft Veranstaltern außerdem, ihre Kapazitäten flexibel zu erweitern, ohne zeitaufwendige Abstimmungsprozesse.
Im Gegensatz zu anderen Planungstools, die sich auf die Bedürfnisse einer einzigen Nische konzentrieren, bietet Appointlet ein hohes Maß an Flexibilität, sodass Sie nahezu jedes Meeting-Szenario abdecken können. Sie müssen lediglich Ihre Meeting-Typen einrichten, und eine dedizierte Planungsseite wird automatisch generiert.
Mit Appointlet können Sie mehrere Teams zentral verwalten und so die Transparenz bei der Kundenübergabe verbessern. Und falls Sie einmal ein Meeting mit mehreren Teilnehmern benötigen, erstellen Sie einfach Gruppenbesprechungen.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer Zugang zur gleichen Veranstaltung erhalten. Und falls Sie sich einmal mit mehreren Teilnehmern treffen müssen, erstellen Sie einfach Gruppenbesprechungstypen, ähnlich den Funktionen in der Gusto HR-Software.
Teilnehmer haben es mit Appointlet einfacher. Sie können Meetings von ihrem Mobilgerät oder Computer aus buchen. Befinden sie sich in einer anderen Zeitzone, wird der Standort des Browsers automatisch erkannt und die Verfügbarkeit korrekt übersetzt. Das bedeutet: Egal, wo Sie sich befinden oder welches Gerät Sie verwenden, der Buchungsprozess bleibt reibungslos. Dank mobiler Apps können Nutzer Meetings auch unterwegs buchen, was Komfort und Flexibilität erhöht.
Die Software ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, unter einem Dach zu arbeiten, jedes mit eigenem integrierten E-Mail-Kalender und Verfügbarkeit. Sie können Meetings gemeinsam moderieren oder ihre Verfügbarkeit im Round-Robin-Verfahren bündeln. So wird potenziellen Kunden automatisch ein verfügbares Mitglied zugewiesen, sobald sie einen Termin auswählen.
Ihre Buchungsseite kann in Websites und Landingpages eingebettet und an E-Mails angehängt werden. Sobald ein Termin über diese Seite gebucht wird, wird er automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt.
Appointlet bietet Integrationen mit zahlreichen virtuellen Meeting-Tools, darunter Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting und Join.me. Dies erleichtert die Planung und Durchführung von Webkonferenzen und Videoanrufen, insbesondere in einer Remote-Arbeitsumgebung. Weitere Integrationsoptionen sind Google Kalender, Microsoft Office 365, Stripe, PayPal und Zapier.
Pricing:
Freemium-Testversion – Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen für 15 Tage
Basisversion – Kostenlos
Premium – $9/Mitglied/Monat
Setmore – Beste Unternehmensplanungs-App
Setmore ist ein weiteres hervorragendes Online-Terminplanungstool, das Online-Buchungen, automatische Erinnerungen, Zahlungsabwicklung und vieles mehr ermöglicht. Die Software ist als Desktop-Version sowie als Android- und iOS-App verfügbar und somit ein praktisches Tool für die Terminbuchung unterwegs.
Wie Appointlet ermöglicht auch Setmore die Erstellung individueller Buchungsseiten, die Sie auf Websites, Landingpages, in sozialen Medien oder E-Mails einbinden können. Zahlungen lassen sich per Debit-/ Kreditkarte oder über Online-Zahlungsanbieter wie Square oder Stripe akzeptieren.
Die Software versendet umgehend E-Mail-Benachrichtigungen an Interessenten, und die Termine werden sofort in Ihren Kalender eingetragen. Sobald ein Meeting geplant ist, können automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS für alle Teilnehmer eingerichtet werden. Sie können die Nachrichten auch mit Interessenteninformationen personalisieren, um die Relevanz zu erhöhen und die Anzahl der Nichterscheinen zu reduzieren. Darüber hinaus kann KI-gestütztes Business-SMS die Kommunikation weiter optimieren, indem Terminbestätigungen und -erinnerungen automatisiert werden und Ihre Kunden stets auf dem Laufenden gehalten werden.
Mit der Funktion für wiederkehrende Termine können Sie bestimmte Zeitfenster für Stammkunden oder VIPs festlegen, sodass diese nicht immer wieder neue Termine buchen müssen. Dasselbe gilt für Teams und Kundengruppen bei Webinaren oder Schulungen.
Setmore nutzt APIs zur Integration mit Drittanbieter-Software, darunter Social-Media-Apps, E-Mail-Marketing-Software und CRMs wie Salesforce. Sie haben außerdem die Möglichkeit, sich mit den wichtigsten Videokonferenz-Apps und anderen Online-Kalendern wie Google Kalender und Office 365 zu verbinden.
Obwohl es über viele Funktionen verfügt, kann es für Benutzer, die nach einer benutzerfreundlichen Lösung suchen, überwältigend sein. Daher eignet es sich am besten für Benutzer auf Unternehmensebene.
Pricing:
Basisversion – Kostenlos
Premium – 9 USD/Monat pro Benutzer, jährlich in Rechnung gestellt
Pro – 5 USD/Monat pro Benutzer mit jährlicher Abrechnung
Acuity – Beste Planungsoption für Squarespace
Acuity ist ein Online-Terminplanungsassistent, der die Terminbuchung und Kalenderverwaltung automatisiert. Er wurde von Squarespace übernommen und als Tool für Website-Betreiber positioniert, die ein integriertes Widget zur Terminplanung benötigen. Mit Acuity können Sie die Verfügbarkeit mehrerer Personen an mehreren Standorten verwalten.
Wie Ihre Konkurrenten erstellen Sie eine individuelle Terminplanungsseite und geben diese an Ihre Kunden weiter, damit diese Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit einsehen können. Die Informationen auf Ihrem Aufnahmeformular werden automatisch gespeichert und in Ihren Unterlagen abgelegt. So erhalten Sie mithilfe erweiterter Analysen wertvolle Einblicke in die Projektleistung und Ressourcenauslastung.
Die Software passt Termine automatisch an verschiedene Zeitzonen an, sodass Kunden Termine problemlos absagen und verschieben können. Automatische Erinnerungen an diese Termine informieren Kunden über das Meeting. Alle Daten werden automatisch mit Ihrem Kalender synchronisiert, und Sie werden sofort über neue Buchungen benachrichtigt.
Die Software lässt sich auch mit anderen Kalender-Apps von Drittanbietern integrieren. Dazu gehören beispielsweise Google Kalender, iCloud, Outlook.com, Exchange und Office 365. Sie können sie für virtuelle Meetings mit Zoom, Google Meet und GoToMeeting verbinden und für Rechnungsstellung und Buchhaltung QuickBooks oder FreshBooks integrieren , um Berichte für die Finanzkontrolle zu erstellen.
Über Acuity können Sie auch Online-Zahlungen akzeptieren, da es mit zahlreichen Zahlungsanbietern und -gateways wie Stripe, PayPal, Square usw. integriert ist. Zusätzlich zur Nutzung solcher effizienter Tools für die Geschäftsverwaltung können Sie Ihren Kunden eine Zahlungsaufforderung per E-Mail senden.
Es ist außerdem wichtig, die Leistungsfähigkeit Ihrer Geräte aufrechtzuerhalten. Für Mac-Nutzer kann die Suche nach den besten kostenlosen Mac-Reinigungsprogrammen einen entscheidenden Unterschied machen. Solche Anwendungen optimieren die Leistung Ihres Macs und sorgen dafür, dass Software wie Acuity reibungslos und effizient läuft.
Pricing:
Kostenlose Testversion – 7 Tage
Emerging – 14 USD/Monat, jährlich in Rechnung gestellt
Wachsend – 23 USD/Monat, jährlich abgerechnet
Powerhouse- $45/Monat, jährlich in Rechnung gestellt
Enterprise - Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Calendly – Beliebtes schlankes Planungstool
Calendly ist ein All-in-One-Tool für die professionelle und effiziente Planung von Meetings. Dank seiner umfangreichen Funktionen ist es weltweit sehr beliebt.
Wie die Konkurrenz ermöglicht auch Calendly die einfache Erstellung von Meetings und das Teilen des Einladungslinks mit anderen Teilnehmern. Outbound-Teams, die LinkedIn-Automatisierungstools nutzen , um Gespräche mit potenziellen Kunden zu beginnen, fügen oft direkt einen Calendly-Link in ihre Follow-up-Nachrichten ein. So wird aus einer positiven Antwort im Handumdrehen ein vereinbarter Termin – ganz ohne manuelle Kommunikation. Sie können alle Details des Events hinzufügen, wie Zweck, Ort und Teilnehmer, und die Eingeladenen können ihren bevorzugten Termin auswählen. Sobald ein Termin bestätigt ist, wird das Event automatisch in Ihren Kalender eingetragen. Calendly kann außerdem automatisch Kalenderereignisse erstellen und so die Terminplanung vereinfachen.
Die Software kümmert sich anschließend um alle Erinnerungen, Nachverfolgungen und Terminverschiebungen und hält Ihren Kalender stets auf dem Laufenden. Sie können individuelle Erinnerungen für Meeting-Teilnehmer festlegen und so Organisation und Effizienz verbessern. Dies trägt auch dazu bei, Meeting-Absagen und Nichterscheinen zu reduzieren, da die Terminverschiebung kinderleicht ist und alle Teilnehmer dies nach ihren eigenen Vorstellungen tun können.
Mit Calendly können Sie mit Hilfe von Vorlagen Teambesprechungen erstellen. Mit diesen Vorlagen lassen sich standardisierte Meetings schnell und mit hoher Einheitlichkeit und Kontrolle erstellen.
Pflegen Sie Ihre Kundenbeziehungen, indem Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden über Calendly verwalten. Integrieren Sie Calendly mit Ihren bevorzugten Tools wie MailerLite oder Mailchimp, um Ihre Kundenbeziehungen zu verbessern und alles zentral zu verwalten.
Der umfangreiche Funktionsumfang von Calendly kann die Bedienung etwas schwieriger machen als bei einigen Konkurrenten. Außerdem ist es etwas teurer, insbesondere wenn Sie mehr als ein Teammitglied benötigen.
Pricing:
Kostenlose Testversion – 14 Tage lang kostenloser Zugriff auf den Professional-Plan
Basisversion – Kostenlos
Standard – 12 $/Monat/Benutzer, monatliche Abrechnung
Teams – 20 $/Monat/Benutzer, monatliche Abrechnung
Enterprise – Ab 15 $
Doodle – Bestes Planungstool für die Abstimmung auf eine Zeit
Doodle ist eine Online-Terminplanungs- und Produktivitäts-App, mit der Terminbuchungen schnell und effizient ablaufen. Sie können Ihren Kalender erstellen und mit mehreren Personen teilen, sodass diese mit wenigen Klicks einen Termin buchen können. Das Tool eignet sich gleichermaßen für große und kleine Unternehmen.
Das Besondere an Doodle ist die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen. Diese Funktion hilft den Teilnehmern, sich abzustimmen und den besten Termin für ein Treffen zu finden. Nutzer stimmen für ihre bevorzugten Zeiten ab und können bei Bedarf andere Zeitfenster als „frei“ markieren. Doodle verwaltet die Logik im Backend und versucht, den bestmöglichen Termin für alle zu finden. Zusätzlich
Mit den Aufgabenlistenfunktionen von Doodle können Benutzer Aufgaben dynamisch aufschlüsseln, priorisieren und planen und so die Effizienz des Projektmanagements steigern.
Mit Doodle können Sie eine einzelne Buchungsseite erstellen, die vollständig angepasst ist. Diese Buchungsseite kann mit jedem geteilt werden, der eine Zeit mit Ihnen buchen möchte, und das ganz einfach in wenigen Minuten.
Sobald Sie einen Termin ausgewählt und im Kalender gesperrt haben, können Sie automatische Erinnerungen für alle Beteiligten einrichten. Dadurch wird die Anzahl der Nichterscheinen deutlich reduziert und Sie können Ihre wertvolle Zeit optimal nutzen. Sie können die Zeitfenster festlegen, in denen Sie verfügbar sind. Nur diese Zeitfenster sind für die Teilnehmer sichtbar, die die Termine buchen. Der Rest des Kalenders bleibt privat.
Die Software ist mit nahezu allen gängigen Online- Kalender-Apps kompatibel und synchronisiert Daten. So findet sie alle verfügbaren Termine, unabhängig davon, welchen Kalender der andere Teilnehmer verwendet. Zeitzonenprobleme gehören der Vergangenheit an, da die App die Zeitzone des Gastes automatisch erkennt und alle Einstellungen entsprechend anpasst. Doodle eignet sich außerdem hervorragend für das Aufgabenmanagement und unterstützt Nutzer bei der effizienten Organisation und Verwaltung von Terminen innerhalb ihrer Projektmanagement-Workflows.
Pricing:
Kostenlose Testversion – Kostenloser Zugriff auf Premium-Funktionen für 14 Tage. Keine Kreditkarte benötigt.
Basisversion – Kostenlos
Pro – 6.95 USD/Monat pro Benutzer mit jährlicher Abrechnung
Team – 8.95 USD/Monat pro Benutzer, jährlich in Rechnung gestellt
Enterprise - Benutzerdefinierte Preisgestaltung
SavvyCal
SavvyCal ist eine vielseitige Terminplanungs-App, die die einfache Zusammenarbeit und die Suche nach optimalen Besprechungszeiten in den Vordergrund stellt. Während die kostenlose Version auf Meeting-Umfragen beschränkt ist, erhalten Nutzer, die bereit sind, 12 US-Dollar pro Monat zu zahlen, zusätzlich individuelle und Team-Terminplanungslinks und können beliebig viele Buchungsseiten erstellen.
Melden Sie sich zunächst bei SavvyCal an und lassen Sie sich vom Einrichtungsassistenten durch die Verbindung Ihrer bevorzugten Kalender und Videokonferenz-Apps führen. Von dort aus haben Sie ein sehr intuitives und minimalistisches Dashboard, in dem Sie schnell auf Ihre Planungslinks und Besprechungsumfragen zugreifen, Ihre Standardverfügbarkeit für alle Besprechungstypen anpassen und Ihre bevorstehenden Veranstaltungen anzeigen können.
Wenn Sie schon einmal mit Doodle Umfragen erstellt haben, werden Sie sich mit der Umfragefunktion von SavvyCal sofort zurechtfinden. Erstellen Sie ganz einfach eine neue Meeting-Umfrage, benennen Sie sie, fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu und schlagen Sie einige Zeitfenster aus Ihrem Kalender vor. Senden Sie anschließend den Link an alle Teilnehmer und laden Sie sie ein, über passende Termine abzustimmen. Das Tool berücksichtigt dabei automatisch die Konzentrationszeit der Benutzer, um die Planung zu optimieren.
Eine Sache, die ich im Vergleich zu vielen anderen Meeting-Umfrage-Apps an SavvyCal sehr geschätzt habe, ist, dass es den eingeladenen Personen die Möglichkeit bietet, ihre Kalender automatisch auf der Umfrageseite einzublenden, wodurch sie schnell aus verfügbaren Slots auswählen können, ohne sich Gedanken über Doppelbuchungen machen zu müssen. Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen der Umfrage und Ihrem persönlichen Kalender.
Mit einem kostenpflichtigen Abo erhalten Sie außerdem Zugriff auf die Terminplanungslinks von SavvyCal. Dadurch wird die Umfrage-App zu einer minimalistischen Mischung aus Calendly und Doodle . Sie können ganz einfach verschiedene Terminplanungslinks mit individueller Meetingdauer und -ort erstellen und sogar für jeden Meetingtyp eigene Verfügbarkeitszeiten festlegen.
Diese Planungslinks können mehrfach (bei fortlaufenden Besprechungen) oder nur einmal verwendet werden, wenn Sie eine einmalige Besprechung planen müssen. Sobald Sie einen Planungslink erstellt haben, können Sie ihn mit Ihren Eingeladenen teilen und ihnen ermöglichen, einen passenden Termin mit Ihnen zu buchen.
SuperSaaS – Das beste Planungstool für komplexe Buchungsszenarien
SuperSaaS ist eine Terminplanungsplattform, die seit 2007 existiert und damit zu den etabliertesten Tools auf dieser Liste zählt. Weltweit nutzen über 205,000 Unternehmen die Plattform, und sie ist in 34 Sprachen verfügbar – so lassen sich internationale Teams und Terminplanungen in verschiedenen Zeitzonen problemlos realisieren.
SuperSaaS zeichnet sich durch seine Flexibilität aus. Die meisten Terminplanungstools eignen sich gut für Einzeltermine und belassen es dabei. SuperSaaS geht darüber hinaus und unterstützt neben der klassischen Terminplanung auch Anmeldungen für Kurse und Veranstaltungen, Ressourcenreservierungen (z. B. für Geräte, Räume oder Fahrzeuge) und Mietbuchungen. Sie können mehrere Kalender kombinieren, um beispielsweise Termine zu vereinbaren, bei denen die Verfügbarkeit einer Person und einer Ressource gleichzeitig erforderlich ist – etwa für eine Behandlung, die einen bestimmten Therapeuten und einen bestimmten Raum erfordert.
Die Plattform bietet außerdem Funktionen wie Wartelisten, wiederkehrende Termine mit komplexen Wiederholungsmustern und ein integriertes Guthabensystem, mit dem Kunden Buchungsguthaben im Voraus erwerben können, anstatt pro Termin zu bezahlen. Sie ist spezialisiert auf hochgradig anpassbare Konfigurationen, die es Nutzern ermöglichen, ein Buchungserlebnis zu schaffen, das perfekt auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
SuperSaaS bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten und lässt sich mit Google Kalender, Outlook und Office 365 synchronisieren. Zahlungen können über PayPal, Stripe und weitere Anbieter akzeptiert werden. Für virtuelle Meetings stehen Zoom und Google Meet zur Verfügung. Dank der Kompatibilität mit Zapier und Make können Sie Buchungsdaten flexibel an die gewünschten Stellen weiterleiten und so umfassendere Automatisierungsprozesse ermöglichen.
Das Buchungs-Widget lässt sich in Ihre Website einbetten oder als separater Link teilen und ist für Mobilgeräte optimiert. Wenn Sie bereits eine WordPress-Website betreiben, steht Ihnen ein spezielles Plugin mit Single Sign-On zur Verfügung, sodass Ihre Kunden kein separates Konto erstellen müssen.
Pricing:
Kostenlose Version – Bis zu 50 bevorstehende Termine (Werbung wird angezeigt)
Kostenpflichtige Tarife – Ab 9 $/Monat, gestaffelt nach Terminvolumen (100 bis über 15,000 anstehende Termine).
Google Kalender – Bestes kalenderorientiertes Planungstool
Google Kalender ist wohl das leistungsstärkste Online-Kalendertool auf dieser Liste. Davon abgesehen erfüllt es viele der Kriterien, die wir für ein Planungstool aufgestellt haben, nicht. Millionen von Menschen verwenden es, um Online-Meetings zu planen, daher ist es erwähnenswert, und wir werden versuchen, einige der größten Unterschiede deutlich zu machen.
Mit Google Kalender behalten Sie Ihre täglichen Aktivitäten in einem traditionellen Kalenderlayout im Blick. Mit der App können Sie Besprechungen und Veranstaltungen planen und Freunde, Familie oder Kollegen dazu einladen. Die App synchronisiert sich automatisch mit den Google Kalender-Konten anderer Nutzer, sodass Aktualisierungen für eine Person allen angezeigt werden. Darüber hinaus lässt sie sich nahtlos in Google Workspace integrieren und verbessert so die Zusammenarbeit und das Ressourcenmanagement.
Das Planen von Meetings mit Google Kalender dauert nur wenige Klicks. Sie können Teilnehmer zu diesen Meetings einladen, und sobald diese ihre Teilnahme bestätigen, wird der Termin im Kalender gesperrt. Neben Terminen können Sie auch Erinnerungen für verschiedene Feiertage, Geburtstage, religiöse Ereignisse, TV-Show-Neuerscheinungen, Sportereignisse usw. festlegen.
Witzigerweise ist sogar eine Wettervorhersage als externes Plugin im Kalender integriert, was bei der Planung anstehender Präsenzveranstaltungen hilfreich ist. Für virtuelle Meetings ist es unerlässlich, eine Meeting-Planungssoftware zu verwenden, die mit gängigen Videoplattformen wie Zoom , Google Meet und Microsoft Teams kompatibel ist, um den Ablauf zu optimieren.
Innerhalb eines einzelnen Google Kalender-Kontos können Sie mehrere Unterkalender erstellen und mit Ihrem Team teilen. Über die Berechtigungssteuerung können Sie festlegen, wer in Ihrem Namen Änderungen vornehmen oder Termine buchen darf. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich ein Meeting-Gastgeber mit einer Sekretärin abstimmen oder seine Verfügbarkeit mit dem Management teilen muss.
Interessanterweise lassen sich alle anderen in diesem Artikel aufgeführten Planungstools in Google Kalender integrieren. Das liegt daran, dass das Tool nicht sehr robust ist und sich schlecht für Teams skalieren lässt. Wenn Sie also bereits Meetings mit Google Kalender planen und dies noch weiter ausbauen möchten, empfehlen wir Ihnen die Ergänzung durch eine spezielle Planungs-App.
Pricing:
Basisversion – Kostenlos
Google Apps for Business – 5 $/Monat pro Nutzer
Hubspot Meetings – Einfache, aber effektive Terminplanungs-App
HubSpot Meetings ist ein Terminplanungstool für HubSpot-Kontoinhaber. Es wird üblicherweise in Verbindung mit einer HubSpot-Website verwendet, ähnlich wie Acuity als Widget in Squarespace eingebunden wird. Dadurch wird die Terminbuchung über Ihre Website schnell und unkompliziert. Die Synchronisierung mit Google, Office 365 und anderen Online-Kalendern ermöglicht es Ihren Interessenten, Termine in Ihren freien Zeitfenstern zu buchen.
Das Tool gleicht automatisch Ihre aktuelle Verfügbarkeit mit dem verknüpften Kalender ab und stellt diese Termine zur Buchung bereit. Sie können den Buchungskalender ganz einfach auf Ihrer Website oder anderen Landingpages einbinden , sodass Interessenten direkt dort Termine buchen können. Wenn Sie bereits per E-Mail mit ihnen in Kontakt stehen, können Sie den Kalender auch dort teilen, um unnötige Zwischenschritte zu vermeiden.
Mit Hubspot Meetings können Sie Gruppen-Meeting-Links versenden, damit potenzielle Kunden Termine mit mehreren Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen vereinbaren können. Sie können auch einen Round-Robin-Link einrichten, über den potenzielle Kunden einen Termin mit dem Mitarbeiter buchen können, dessen Verfügbarkeit zu ihrem Zeitplan passt. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Verwaltung des Personaleinsatzplans, da sie sicherstellt, dass die Verfügbarkeit aller Teammitglieder berücksichtigt wird.
Da Hubspot Meetings Teil des umfassenden Marketing-Hubs von Hubspot ist, lässt es sich nahtlos in das Hubspot CRM integrieren, um Kundendaten zu erfassen und Ihre Datenbank aufzubauen. Darüber hinaus bietet es Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen Meeting-Plattformen, darunter GoTo Meeting, und bietet Ihnen so Flexibilität bei der Durchführung Ihrer virtuellen Events.
Wenn Sie bereits Hubspot-Benutzer sind, können Sie diese Informationen später nutzen, um die Leads zu pflegen und zu konvertieren.
Pricing:
Basisversion – Kostenlos
Hubspot Marketing Hub – ab 45 $/Monat bei jährlicher Abrechnung
Hauptfunktionen von Online-Planungstools
Bei der Auswahl eines Online-Planungstools sind verschiedene wichtige Funktionen zu berücksichtigen. Dazu gehören anpassbare Zeitfenster, automatische Erinnerungen und die Integration mit Kalender-Apps wie Google Kalender und Microsoft Exchange. Ein gutes Online-Planungstool sollte außerdem über erweiterte Berichts- und Kommunikationsfunktionen sowie die Möglichkeit zur Aufgabenzuweisung und zum Erstellen von Buchungsseiten verfügen.
Darüber hinaus können Funktionen wie Videokonferenz-Tools, integrierte Zeiterfassung und Terminerinnerungen den Planungsprozess effizienter gestalten. Zu den beliebtesten Online-Planungstools gehören Calendly, Doodle und Acuity Scheduling, die eine Reihe von Funktionen wie benutzerdefinierte Workflows, vorgefertigte Vorlagen und anpassbare Besprechungstypen bieten.
Anpassbare Zeitfenster
Anpassbare Zeitfenster ermöglichen es Ihnen, Ihre Verfügbarkeit nach Ihren Wünschen festzulegen. So erhalten Sie Besprechungsanfragen nur innerhalb der festgelegten Zeiten. Automatische Erinnerungen reduzieren die Anzahl der Nichterscheinen, indem sie alle Teilnehmer rechtzeitig benachrichtigen und so alle auf dem Laufenden halten.
Integrationen
Die Integration mit Kalender-Apps wie Google Kalender und Microsoft Exchange oder Microsoft Dynamics 365 Business Central gewährleistet die nahtlose Zusammenarbeit von Planungstool und Business Central , verhindert Doppelbuchungen und hält Ihren Kalender stets aktuell. Erweiterte Berichtsfunktionen liefern Ihnen Einblicke in Ihre Planungsmuster und helfen Ihnen, Ihre Zeit optimal zu nutzen und Ihre Produktivität zu steigern.
Kommunikationsfunktionen
Kommunikationsfunktionen wie In-App-Messaging und E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen eine reibungslose Koordination zwischen den Meetingteilnehmern. Die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und Buchungsseiten zu erstellen, optimiert den Terminplanungsprozess zusätzlich und erlaubt Ihnen, Ihre Termine effizient zu verwalten.
Videokonferenzen
Mit in Ihre Planungssoftware integrierten Videokonferenz-Tools können Sie mühelos Remote-Meetings durchführen. Die integrierte Zeiterfassung hilft Ihnen, die für jedes Meeting aufgewendete Zeit zu überwachen und liefert wertvolle Daten für Abrechnungs- und Produktivitätsanalysen. Terminerinnerungen stellen sicher, dass alle Teilnehmer über bevorstehende Meetings informiert sind, wodurch das Risiko verpasster Termine reduziert wird.
Arten von Meetings
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die mit Online-Planungstools geplant werden können, darunter Einzelgespräche, Teambesprechungen und Kundengespräche. Jede Meetingart erfordert einen anderen Planungsansatz, und Online-Planungstools können diesen Prozess erleichtern. Beispielsweise können mit einem Meeting-Planungstool wiederkehrende Meetings geplant werden, während ein Videokonferenz-Tool für Remote-Meetings genutzt werden kann. Online-Planungstools ermöglichen auch die Planung von Meetings an mehreren Standorten, was die Verwaltung von Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg erleichtert.
Einzelgespräche
Einzelgespräche eignen sich ideal für persönliche Interaktionen, beispielsweise für Leistungsbeurteilungen, Mentoring-Sitzungen oder Kundenberatungen. Online-Terminplanungstools erleichtern die Terminvereinbarung, den Versand von Einladungen und die Einrichtung automatischer Erinnerungen.
Teambesprechungen
Teammeetings erfordern hingegen häufig die Koordination der Termine mehrerer Teammitglieder. Planungstools können hierbei helfen, indem sie eine zentrale Plattform bieten , auf der alle verfügbaren Zeitfenster einsehen und einen passenden Termin auswählen können. Dies ist besonders nützlich für Teams, die über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilt sind.
Kundenbesprechungen
Kundengespräche erfordern einen professionellen und effizienten Terminplanungsprozess, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Online-Terminplanungstools ermöglichen es Kunden, Termine direkt über Ihre Website oder über einen Terminplanungslink zu buchen. Das vereinfacht den Prozess und reduziert das Risiko von Missverständnissen.
Gruppensitzungen
Besonders beliebt bei Trainern oder Lehrern sind Gruppensitzungen, bei denen sich mehrere Personen über Ihre Terminplanungs-App für denselben Zeitrahmen anmelden können.
Auswahl des richtigen Online-Planungstools
Die Auswahl des richtigen Online-Planungstools kann angesichts der großen Auswahl überwältigend sein. Berücksichtigen Sie bei der Tool-Auswahl die spezifischen Anforderungen Ihres Teams oder Unternehmens, z. B. die Anzahl der Benutzer, die Art der zu planenden Meetings und den erforderlichen Anpassungsgrad. Einige beliebte Online-Planungstools bieten eine kostenlose Testversion oder ein kostenloses Abonnement an, sodass Sie das Tool testen können, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden.
Berücksichtigen Sie außerdem die Integration mit anderen Tools wie Projektmanagement-Software, Kalender-Apps und Videokonferenzsystemen für Unternehmen . Mit dem richtigen Online-Terminplanungstool optimieren Sie Ihre Planungsprozesse, sparen Zeit und steigern die Produktivität. Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines solchen Tools sind Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsmöglichkeiten und die Verfügbarkeit erweiterter Funktionen wie künstlicher Intelligenz und automatisierter Erinnerungen.
Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend. Eine benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass sich alle Teammitglieder schnell an das neue Tool gewöhnen können. Dank der vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten können Sie das Tool an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, sei es beim Einrichten benutzerdefinierter Workflows, beim Erstellen von Buchungsseiten oder beim Konfigurieren automatisierter Erinnerungen.
Die Integration mit anderen Tools wie Projektmanagement-Software und Kalender-Apps gewährleistet einen reibungslosen Workflow und reduziert den Aufwand für die manuelle Dateneingabe. Erweiterte Funktionen wie künstliche Intelligenz können den Planungsprozess durch intelligente Vorschläge und die Automatisierung von Routineaufgaben weiter optimieren.
Indem Sie Ihre Anforderungen sorgfältig bewerten und verschiedene Optionen testen, können Sie das Online-Planungstool finden, das Ihren Anforderungen am besten entspricht und Ihnen hilft, Ihre Produktivitätsziele zu erreichen.
Häufig gestellte Fragen
Nachdem wir die wichtigsten Anbieter von Terminplanungstools vorgestellt haben , liegt es nun an Ihnen, das passende Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden. Wie Sie wahrscheinlich schon bemerkt haben, ähneln sie sich oft. Am besten finden Sie das richtige Tool, indem Sie sich für eine der kostenlosen Testversionen anmelden . In der Regel erhalten Sie 15 Tage lang kostenlosen Zugriff auf den Premium-Service, um alle Funktionen auszuprobieren und herauszufinden, was Ihnen gefällt.
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung verschiedener Softwaretools zur Projektplanung die jeweils herausragenden Funktionen. Diese einzigartigen Funktionen können die Benutzererfahrung verbessern, Prozesse optimieren oder die Effizienz steigern und die Software für potenzielle Benutzer attraktiver machen.
Wenn Sie immer noch verwirrt sind, die richtige Online-Terminplanungs-App auszuwählen, finden Sie hier einige häufig gestellte Fragen, die Ihnen möglicherweise weiterhelfen.
Was sind die wichtigsten Aufgaben eines Planungstools?
Ein Planungstool hilft Ihnen, Termine mithilfe von Automatisierung effizienter zu erstellen und zu verwalten. Es ermöglicht mehreren Beteiligten die Zusammenarbeit an einem Kalender, die Buchung von Terminen, die Planung von Meetings, das Versenden von Erinnerungen und die produktive Tagesplanung. Im Vergleich zu anderen Diensten bietet ein Planungstool einzigartige Funktionen, wie beispielsweise die Möglichkeit, Ihren Kalender mit Ihren Kunden zu teilen und diese direkt Termine buchen zu lassen. Dieser Vergleich hilft Nutzern, die Wettbewerbslandschaft zu verstehen und das beste Tool für ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Welche geschäftlichen Vorteile bietet die Verwendung eines Planungstools?
Planungstools ersparen Ihnen das manuelle Einrichten und Verwalten von Meetings. Mit einer speziellen App können Sie Meetings koordinieren, ohne dass Sie ständig Bestätigungs-E-Mails hin- und herschicken müssen. Kostenpflichtige Tarife bieten erweiterte Funktionen wie Gruppenmeeting-Unterstützung, White-Label-Branding, erweiterte Planungsoptionen und mehr Anpassungsmöglichkeiten, die in den kostenlosen Versionen nicht verfügbar sind.
Kann ich ein Planungstool von meinem iPhone oder Android verwenden?
Ja, Teilnehmer können die Buchungsseite von ihrem iPhone oder Android-Gerät aus nutzen. Da die Benutzeroberfläche jedoch komplex ist, empfiehlt es sich für den Veranstalter, die Seiten am Desktop-Computer einzurichten. Einige Planungstools verfügen über eine mobile App, mit der Sie schnell auf Ihre Buchungslinks zugreifen und diese per E-Mail und SMS teilen können. Darüber hinaus bieten diese Tools oft Anpassungsmöglichkeiten, wie z. B. das Hochladen eines Hintergrundbilds, um die Buchungsoberfläche optisch ansprechender zu gestalten.
Wie buchen Kunden Zeit mit einem Planungstool?
Sie können einen Link zur Terminplanungsseite per E-Mail und SMS versenden oder die Terminplanungsseite in Ihre Website einbetten. Das Einbetten ist in der Regel einfach, da die App einen HTML-Code-Ausschnitt bereitstellt, den Sie einfach auf der entsprechenden Seite einfügen. Kunden können dann einen verfügbaren Termin auswählen und einen Termin bei Ihnen buchen. So verwalten Sie ihre Verfügbarkeit effektiv über die Terminplanungsfunktion. Dieser Termin wird automatisch in Ihren Kalender eingetragen und die Kundeninformationen werden gespeichert.
Helfen Planungstools, Nichterscheinen zu reduzieren?
Planungstools können eine große Hilfe sein, um die Zahl der Nichterscheinen bei wichtigen Meetings zu reduzieren. Durch die Integration von Aufgabenverwaltungsfunktionen ermöglichen diese Tools eine effiziente Terminplanung in Ihren Projektmanagement-Workflows. Richten Sie automatische Erinnerungen ein, damit jeder Teilnehmer über sein bevorstehendes Meeting informiert wird. Sollte jemand nicht verfügbar sein und das Meeting verschieben wollen, ist dies mit dem Planungstool ebenfalls problemlos möglich.
Es ist in Ordnung, nicht ständig hyperproduktiv zu sein.
Nun, da Sie die Insider-Informationen haben, müssen wir nur noch eine letzte Sache hinzufügen. Nennen Sie es eine öffentliche Bekanntmachung.
Manche von uns werden süchtig nach Geschäftigkeit auf Kosten echter Produktivität. Mit einem Planungstool haben Sie möglicherweise mehr Freizeit. Nutzen Sie diese also optimal. Gönnen Sie sich zwischen den Arbeitsaufgaben einen Moment der Ruhe, und Ihre Meetings verlaufen dadurch möglicherweise besser.
Die Nutzung eines Planungstools kann Teil Ihrer Bemühungen sein, die richtige Work-Life-Balance zu finden. Testen Sie die Planungs-App gründlich, bevor Sie sie an Ihre Zielgruppe weitergeben. Wenn Sie eine App gefunden haben, die alles bietet, was Sie brauchen und in Ihr Budget passt, werden Sie sie möglicherweise jahrelang nutzen, wie viele unserer Kunden.
Lassen Sie uns in den Kommentaren unten wissen, welches Sie am Ende auswählen!
