Eine bessere Möglichkeit, Tutoring-Sitzungen in großem Maßstab zu planen

Nachhilfesitzung

In der Vergangenheit wurde das Erlangen eines Online-Abschlusses oder der Erhalt eines Zertifikats von einem Online-Programm nicht als so legitim angesehen wie Präsenzunterricht. Aber in den letzten Jahren ist die Umstellung auf Fernunterricht zu unserer neuen Normalität geworden. Von einfachen Planungs-Apps wie Termin bis hin zu Branchenschwergewichten wie Tutorbird und TutorCruncher ist für jede Organisation etwas dabei. Es hängt alles davon ab, was Sie brauchen.

K12-Studenten sind eine der größten Gruppen, die auf Online-Lernen umsteigen. Und obwohl Fernunterricht viele Vorteile hat, kann es für einige Schüler schwierig sein, sich anzupassen. Experten empfehlen Remote-Tutoring-Sitzungen um die Lücken zu füllen und die Kinder auf Klassenniveau zu halten. Erwachsene Lernende haben sich auch für Online-Nachhilfe, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring oder Zoom entschieden, um ihre beruflichen Fähigkeiten zu verbessern, ihre Karriere zu ändern und sogar ein neues Hobby oder eine Nebenbeschäftigung zu erlernen. 

Sind Sie bereit, Nachhilfestunden zu buchen und Unterrichtsnotizen effektiver zu machen? Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie.

Die Mühe, eine Nachhilfestunde zu buchen

Solo-Tutoren wissen, wie stressig es sein kann, einen Zeitpunkt für ein Treffen mit Schülern zu finden, der beide Zeitpläne berücksichtigt. Wenn ein Student zum ersten Mal einen Tutor kontaktiert, hat keine Partei eine Ahnung, wie der Zeitplan der anderen aussieht, wie oft sie sich treffen können oder wie sie die Sitzungen in Zukunft planen werden. Nach einem ersten Kennenlernen und dem Sammeln einiger Details über die Bedürfnisse des Schülers durch den Tutor beginnt die Planungs-Saga. 

Das Gespräch läuft normalerweise ungefähr so ​​ab:

Tutor: "Wie wäre es mit diesem Dienstag um 4:30?"

Student: „Hmm, normalerweise habe ich um diese Zeit frei, aber dienstags nicht. Was ist mit Donnerstag?"

Tutor: „Ich habe donnerstags um 4:30 Uhr einen festen Termin mit einem anderen Studenten. Wäre 3:30 machbar?“

Student: „Eigentlich bin ich donnerstags mit dem Unterricht erst fertig, bis …“

Und weiter und weiter und weiter. Das ist frustrierend und ärgerlich für die Lernenden und ihre Tutoren, und sie sind noch nicht einmal zum Lernen gekommen!

Dies ist möglicherweise die einzige Möglichkeit, die einige Tutoren kennen wie zu planen ihre Lerneinheiten. Andere haben vielleicht ein System, um ihre Verfügbarkeit zu organisieren, aber es ist unglaublich schwierig, den Überblick über die Stundenpläne zahlreicher Studenten zu behalten. An einem bestimmten Punkt kann es für Einzellehrer oder Nachhilfezentren mit Terminplanern der „alten Schule“ unmöglich sein, ohne ein aktualisiertes Terminplanungssystem, das für Nachhilfelehrer und ihre Bedürfnisse entwickelt wurde, den Überblick zu behalten. 

Für Studenten ist die Situation noch komplizierter. 

Zu dem Zeitpunkt, an dem jemand auf seiner Lernreise darüber nachdenkt, zu einem Nachhilfelehrer zu gehen, um Hilfe in einem bestimmten Fach oder einer bestimmten Fähigkeit zu erhalten, war er wahrscheinlich auf einer Achterbahnfahrt. Es ist frustrierend, im Unterricht ins Hintertreffen zu geraten oder ein Schlüsselthema nicht ausreichend zu verstehen. Einige Online-Lernende fühlen sich möglicherweise wie auf einer eigenen Insel, ohne die klassische persönliche Unterstützung, an die die Schüler gewöhnt sind. 

Wenn die Zeitplanung zu einem Problem wird, werden die Schüler wahrscheinlich frustriert, fühlen sich hilflos und möchten vielleicht ihren Weg zu höherem Lernen ganz aufgeben. Aus diesem Grund müssen alle Schüler eine reibungslose Planungserfahrung haben. Je einfacher es für sie ist, eine Nachhilfestunde zu vereinbaren, desto weniger eingeschüchtert fühlen sie sich von der Lernerfahrung insgesamt. 

Hören Sie auf, mit den Schülern hin und her zu gehen, um eine Zeit auszuwählen. Es ist ineffektiv, verursacht Reibungsverluste und kann Ihren Betrieb durch Kundenbindung und neue Teilnehmer kosten. Außerdem gibt es einen besseren Weg. 

Was ist Tutorenverwaltungssoftware?

Nachhilfeorganisationen und einzelne Nachhilfelehrer bewahren sich eine gewisse Flexibilität, um den Bedürfnissen ihrer Schüler gerecht zu werden. Mit dem Aufkommen des Online-Lernens haben Tutoren und Lernende noch mehr Möglichkeiten, sich zu treffen. Nachhilfesoftware hilft Unternehmen, flexibel zu bleiben, ohne den zusätzlichen Stress der Koordination von persönlichen, Online-, Einzel- und Gruppensitzungen. Da Klassen und Nachhilfestunden jetzt persönlich oder aus der Ferne stattfinden können, ist es ideal, ein Planungstool zu haben, das zahlreiche Standorte aufnehmen kann. 

Viele Tutoren beginnen selbstständig, bevor sie schließlich mit einem Team oder einer Tutororganisation zusammenarbeiten, und sehen möglicherweise nicht den Wert einer Terminplanungssoftware als Einzelunternehmer. Aber mit der Zahl der Studenten und Verantwortlichkeiten steigt auch die Komplexität der Zeitplanung mit ihnen.

Auf der anderen Seite verwenden größere Organisationen möglicherweise bereits Tutorenverwaltungssoftware, um ihre Stundenpläne zu überwachen (während die Studenten selbst alles über ein Studentenportal einsehen können). Aber die veraltete Technologie, die bei den Eingangsplanungsfunktionen verwendet wird, ist für die Bedürfnisse von Tutoren in der heutigen digitalen Welt tendenziell zu einfach.  

Tutor-Management-Software rationalisiert den Planungsworkflow und reduziert Frustration auf beiden Seiten der Gleichung. Es hilft Benutzern bei der Verwaltung der Betriebsseite des Nachhilfegeschäft sich darauf zu konzentrieren, den Schülern zu helfen, ihre Ziele zu erreichen, anstatt herauszufinden, wann sie sich das nächste Mal treffen sollen. 

Für Unternehmen, die ihr Nachhilfegeschäft skalieren möchten, ist eine Nachhilfe-Management-Software unerlässlich. Je nach manueller Eingabe und synchroner Kommunikation ist die Planung zahlreicher Schüler mit den richtigen Tutoren langsam, mühsam und zeitaufwändig. Aber die für Tutoren entwickelte Business-Planungssoftware macht Lärm, sodass Studenten und Tutoren Zeitpläne austauschen, Fortschrittsberichte bereitstellen und Unterrichtszeiten bequem und effizient festlegen können. 

Es sind mehrere Online-Planungstools verfügbar, die über Funktionen und Vorteile verfügen, die großen Nachhilfeorganisationen helfen können, die nächste Stufe zu erreichen. Lösungen wie Tutorbird und TutorCruncher sind aus gutem Grund beliebt. Sie bieten Lernmanagementsysteme an, die Schülerdaten, Nachhilfestunden, Lehrpläne und Planungstools organisieren. 

Die beste Eigenschaft dieser Plattformen ist, dass sie explizit für die Nachhilfe von Unternehmen entwickelt wurden. TutorBird bietet einen One-Stop-Shop mit anpassbaren Funktionen wie Rechnungsstellung, Online-Zahlungen über Tools wie PayPal und Lernmanagement, je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation. TutorCruncher bietet auch Marketing- und Kundenverwaltungsfunktionen, um aufstrebende kleine Tutorenunternehmen zu skalieren. 

Die integrierten Planungstools haben jedoch einige Nachteile. Während sie grundlegende Planungsfunktionen bieten, fehlen ihnen wichtige Komponenten, die viele Nachhilfeorganisationen benötigen, um ihren wachsenden Betrieb zu skalieren. 

Zum Beispiel gibt es nur zwei Möglichkeiten, wie Kunden eine Nachhilfesitzung mit TutorCruncher planen können: über die Website der Tutoren oder mit einem passwortgeschützten Login-Studentenportal. Auf den ersten Blick erscheint dies logisch. Aber um a zu skalieren wachsendes Nachhilfegeschäft, zusätzliche Probleme wie die Anmeldung mit Benutzername/Passwort und das Erstellen eines Kontos können potenzielle Schüler frustrieren und davon abhalten, die benötigte Nachhilfe zu erhalten. 

Ein weiterer Nachteil dieser Tutor-Management-Tools besteht darin, dass ihre komplizierten Funktionen zu verwirrend sind und ihnen ein effektives UX-Design fehlt. Zum Beispiel ist der Prozess für Studenten, ihre Sitzungen zu planen, bei TutorBird sehr komplex. Dies überträgt den Großteil der Verantwortung für die Terminplanung auf die Tutoren und ist in Bezug auf das Zeitmanagement nicht sehr effizient. 

Außerdem sollten die Schüler nicht lernen müssen, wie man komplizierte Unternehmenssoftware verwendet, um ein wenig zusätzliche Hilfe im Klassenzimmer zu erhalten, sei es online oder persönlich. 

Wenn Sie nach einer einfacheren Möglichkeit suchen, Zeit mit Studenten zu buchen, nach erweiterten Funktionen, die dennoch einfach zu bedienen sind, unzähligen Integrationen, Automatisierungen und Zahlungskonfigurationen, die mit gängigen Optionen wie Paypal oder Kreditkarte synchronisiert werden, alles zum besten Preis, dann suchen Sie nicht weiter. 

Ein modernes Planungstool für Tutoren

Appointlet ist eine neue Art von Tutorenverwaltungssoftware. Es kombiniert alle erweiterten Funktionen und Integrationen ähnlicher Softwareprogramme in einer effizienten, benutzerfreundlichen und schülerfreundlichen Lösung. Benutzer können ganz einfach Tutoring-Sitzungen planen, Zahlungen akzeptieren und Conversions verfolgen. Da der organische Verkehr eine Schlüsselmetrik für ist 76% der Organisationen, es ist entscheidend für den Erfolg großer Nachhilfeorganisationen. 

Darüber hinaus können Tutoren auch die einfachen Planungsseitenkonfigurationen von Appointlet verwenden. Erstellen und teilen Sie einen Link, damit Schüler ihre Termine ohne doppelte Buchung oder Auswahl einer nicht verfügbaren Zeit planen können. Aber das fängt gerade erst an. 

Appointlet bietet Nachhilfeorganisationen mehr Wert als jede andere Tutorenverwaltungssoftware. Andere Produkte kosten mindestens 15 $ pro Monat und Tutor für weniger fortgeschrittene Funktionen als Appointlets Free-Forever-Plan. Ernennung teuerster Tarif, das alle Funktionen enthält, die Nachhilfeorganisationen benötigen, um erfolgreich zu sein und zu wachsen, kostet nur $8 pro Monat. 

Mit den benutzerfreundlichen Planungsfunktionen von Appointlet, die asynchrone Planung, personalisierte Nachhilfe-Links und Gruppenunterrichtsverwaltung umfassen, können Tutoren jetzt das Hin und Her der E-Mail-Koordination eliminieren, um einen Termin für ein Treffen zu finden. 

Es ist auch möglich, die No-Shows von Studenten mit Appointlet zu reduzieren. E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen wie Besprechungsbestätigungen und Erinnerungen werden automatisch mit allen Details der Nachhilfesitzung gesendet, die Eltern und Schüler benötigen.

Benutzer können sogar besser organisiert bleiben mit einem detaillierten Protokoll aller vergangenen und zukünftigen Nachhilfesitzungen. Wenn ein Nachhilfeunternehmen zu skalieren beginnt, kann es schwierig sein, die Bedürfnisse der Schüler zu verwalten. Appointlet ermöglicht es Tutoren interne Notizen aufbewahren über Unterricht und Aktivitäten mit einem detaillierten Protokoll aller vergangenen und zukünftigen Nachhilfestunden. 

Das Beste daran ist, dass sich Appointlet in über 2,000 verschiedene Apps für kleine Unternehmen integrieren lässt, darunter Zapier, CRMs, Stripe, E-Mail-Kalender usw. 

Das Appointlet-Team entwickelt derzeit auch eine mobilfreundliche Version, die in Verbindung mit Ihrem Apple- oder Android-Telefon verwendet werden kann. Dann können Sie SMS-Erinnerungen an sich selbst oder auch an Ihre Schüler senden lassen.

So funktioniert die Nachhilfeplanung

Mit Appointlet ist die Nachhilfeplanung ein unkomplizierter Prozess mit allem, was Sie brauchen, um als Einzelnachhilfelehrer oder Nachhilfeorganisation erfolgreich zu sein. Die minimalistische Benutzeroberfläche hebt wesentliche Funktionen wie Klassentypen, Verfügbarkeit, Daten, Uhrzeiten von Terminen und Ihre spezifischen Integrationen hervor. 

Die optimierte UX ermöglicht es Benutzern auch, in weniger als zwei Minuten einsatzbereit zu sein. Alles, was Sie tun müssen, ist sich mit Ihrem Google- oder Office 365-Konto anzumelden (das macht die E-Mail-Integration zu einem Kinderspiel, aber Sie können einen neuen Benutzernamen und ein neues Passwort erstellen, wenn Sie dies bevorzugen), und dann den einfachen, klaren Einrichtungsanweisungen folgen, um loszulegen.  

Die wichtigste Funktion jeder Tutor-Management-Software ist die Terminplanung. Erweiterte Planungsfunktionen, die mühelose Stornierungen und Umplanungsoptionen sowie E-Mail umfassen Erinnerungen, und Self-Service-Planung für Kunden sind der Kern der Appointlet Tutor-Management-Software. Und im Gegensatz zur Konkurrenz macht es Appointlet einfacher als je zuvor, Nachhilfestunden zu planen. 

Schritt 1: Konfigurieren Sie die Tage und Zeiten, an denen Sie für Treffen mit Schülern verfügbar sind

Nachhilfe beinhaltet eine Menge Planungsgeplänkel, Stornierungen, Umplanungen und sogar einige Nichterscheinen. Benutzer geben die Tage und Zeiten ein, an denen Sie für Tutoring-Sitzungen oder andere Meeting-Typen im Assistenten für die Ersteinrichtung verfügbar sind.

Aber keine Sorge, es ist nicht in Stein gemeißelt! Es ist ganz einfach, Ihre Verfügbarkeit auf der Planungsseite zu ändern. 

Das Dashboard der Planungsseite zeigt Ihre Meeting-Typen an. Hier können Sie die Tage und Zeiten konfigurieren (und neu konfigurieren), an denen Sie für verschiedene Nachhilfesitzungen verfügbar sind, einschließlich Gruppenunterricht, persönlicher und Online-Nachhilfe. 

Klicken Sie einfach auf die drei Punkte in der unteren rechten Ecke der Besprechungstypkarte und wählen Sie Bearbeiten. Dann erscheint auf dem Bildschirm ein Editor mit mehreren Optionen mit bunten Symbolen auf der linken Seite. Wählen Sie Verfügbarkeit, gekennzeichnet durch ein grünes Kalendersymbol, und wählen Sie dann die Tage und Uhrzeiten aus, an denen Sie verfügbar sind. 

Mit Google-Kalender-Integrationen ist das ganz einfach separate Unterrichtszeiten aus persönlichen Zeitplänen, auch wenn Sie dasselbe E-Mail-Konto verwenden. 

Schritt 2: Kopieren Sie Ihren Appointlet-Link und teilen Sie ihn mit Schülern oder deren Eltern

Nachdem Sie Ihre Nachhilfeverfügbarkeit konfiguriert haben, ist es an der Zeit, Ihren Appointlet-Link mit Schülern und Eltern zu teilen oder ihn sogar auf Ihrer Website einzubetten!

Klicken Sie auf der Planungsseite einfach auf die Schaltfläche „Teilen“ in der unteren linken Ecke der Meeting-Typ-Karte, die Sie teilen möchten. 

Von hier aus können Sie den Link Ihrer Planungsseite mit Ihren verbundenen sozialen Konten teilen, einschließlich Twitter, Facebook und LinkedIn. Sie können auch Link kopieren auswählen, um Ihren Appointlet-Link in die Zwischenablage zu kopieren und ihn in E-Mails, Direktnachrichten, Slack oder überall dort einzufügen, wo Sie mit Kunden kommunizieren. 

Alternativ können Sie auch Auf Website einbetten auswählen, um Ihr Planungs-Widget zu einer bestehenden Tutor-Website oder Unternehmens-Landingpage hinzuzufügen. 

Schritt 3: Wenn eine neue Nachhilfestunde gebucht wird, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung

Wann immer jemand eine Nachhilfesitzung über Ihren Terminvereinbarungs-Link bucht, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung mit den Details zum bevorstehenden Treffen. Sie können auch Erinnerungs-E-Mails und SMS-Benachrichtigungen konfigurieren, um Sie und Ihre Schüler an bevorstehende Unterrichtsstunden zu erinnern, um zukünftiges Nichterscheinen zu vermeiden.

Es ist wirklich so einfach. Appointlet ist ein Game-Changer für Tutoren und diejenigen, die Nachhilfe suchen, denn es ist einfacher denn je, eine Verbindung herzustellen, einen Termin zu vereinbaren und die Bücher zu lesen. Alles ohne das umständliche Hin und Her, um einen Termin für ein Treffen zu finden. 

Vertraue nicht auf unser Wort

„Unsere No-Shows sind mit den automatischen Erinnerungs-E-Mails von Appointlet drastisch zurückgegangen.“

Charvi Goyal, Gründerin von Tutorscope, hat sich für Appointlet entschieden, um das Tutorennetzwerk auszubauen, Buchungen zu erhöhen und mehr Studenten zu erreichen. Sie sagten:

„Die Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Schülern, Lehrern, Zeitzonen und verschiedenen Fächern war eine entmutigende Aufgabe, aber Appointlet hat es uns leicht gemacht. Mit einem benutzerfreundlichen System, mit dem sogar unsere Grundschüler Sitzungen buchen können, hat Appointlet es uns ermöglicht, sowohl der Skalierbarkeit als auch der Flexibilität unserer Dienstleistungen Priorität einzuräumen. Die Software kümmert sich um unsere Terminplanung, sodass unsere Tutoren und Schüler keine Zeit mehr damit verbringen müssen, 2-3 Mal für jede Sitzung E-Mails zu schreiben, und sich wieder auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist: gemeinsam lernen, ohne Unterbrechungen.“

Mit Appointlet erlebten sie ein schnelles Wachstum. TutorScope jetzt verbindet über 1,500 Studierende mit einem Netzwerk von über 60 Tutoren, die Schülern jeden Alters helfen, ihre Bildungsziele zu erreichen. Und sie haben allein im ersten Jahr über 2,100 Nachhilfestunden gebucht. 

Sind Sie bereit, Ihr Nachhilfegeschäft zu skalieren?

Appointlet macht es einfach, Buchungen für alle Ihre Tutoren zu verwalten, während Sie Ihr Tutorengeschäft im Laufe der Zeit ausbauen. 

Wenn die Buchungen eingehen, erleichtert Ihr Meeting-Dashboard das Filtern der geplanten Sitzungen. Sie haben immer einen vollständigen Überblick über Ihren Nachhilfeplan, Teilnehmer, Zeiten und andere Notizen, um das Lernen der Schüler zu verwalten. 

Verwenden Sie das Dropdown-Menü oben rechts im Besprechungs-Dashboard, um die Ergebnisse nach Datum zu filtern. Dann können Sie Ihre Ergebnisse mit der Suchleiste weiter einschränken. Suchen Sie nach Lehrernamen, Schülernamen, Datum, E-Mail und mehr!

Ein weiterer wichtiger Wachstumsaspekt für Nachhilfeorganisationen ist die Reduzierung von Absagen und die Bindung bestehender Schüler. Es ist leicht, die Zeit aus den Augen zu verlieren und eine Nachhilfestunde zu verpassen. Um No-Shows zu reduzieren, sendet Appointlet jedes Mal eine Bestätigungs-E-Mail, wenn Studenten eine Sitzung bei Ihnen buchen. Aktivieren Sie Erinnerungsnachrichten und planen Sie, dass sie automatisch versendet werden, wenn das Meeting näher rückt. Es kann auch hilfreich sein, mithilfe der Automatisierung eine benutzerdefinierte Erinnerungsnachricht zu senden. Dadurch bleiben die Details im Blick und es hat sich gezeigt, dass die Teilnahme verbessert wird.

Dass sie alle zusammen

Die typische Nachhilfeplanung ist ein lästiges Hin und Her, das nicht immer zu einem Termin führt. E-Mail, Excel und CRMs bieten Nachhilfeorganisationen nicht die Planungstools, die sie für eine zukünftige Skalierung benötigen. 

Modernen Nachhilfeorganisationen, die Planungssoftware verwenden, fehlen wichtige Funktionen, die für das Nachhilfegeschäft spezifisch sind, wie z fortschrittliche Planungstools, zahlreiche Integrationen und Automatisierung. Die Unterrichtsplanung mit anderen Apps ist kompliziert und mit einer steilen Lernkurve für diejenigen verbunden, die neu im Umgang mit digitalen Tools sind. 

Aber Appointlet funktioniert anders. Melden Sie sich für ein kostenloses Appointlet-Konto an, um in wenigen Minuten mit dem Teilen Ihres Links zur Unterrichtsplanung zu beginnen.

Nahla Davis

Nahla Davis

Nahla Davis ist Softwareentwickler und Tech Writer. Bevor sie ihre Arbeit ganz dem technischen Schreiben widmete, war sie – neben anderen faszinierenden Dingen – als leitende Programmiererin bei einer Inc. 5,000-Experience-Branding-Organisation tätig, zu deren Kunden Samsung, Time Warner, Netflix und Sony gehören

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