Como alguien que se especializa en software de programación de citas, no puedo dejar de notar cuántas empresas siguen utilizando métodos torpes para reservar sus reuniones. Es más fácil que nunca agilizar el proceso. La gente simplemente elige una hora y completa su formulario de admisión. Lo mejor de todo es que las aplicaciones de programación están diseñadas para enviar recordatorios y correos electrónicos de confirmación de citas.
Enviar mensajes de confirmación para las citas de los clientes no solo ayuda a reducir las ausencias, sino que también hace que sus clientes se sientan valorados, ya que saben que usted se preocupa por su tiempo y desea que la reunión se desarrolle exactamente como se planeó.
Siga leyendo para descubrir cómo puede hacer que las confirmaciones de sus citas sean más efectivas con correos electrónicos y mensajes de texto brillantemente elaborados.
¿Por qué es tan importante la confirmación de una cita?
Enviar una confirmación de cita es importante por varias razones. Cada reunión que programe tiene un cierto valor monetario, lo que la hace crucial reducir las no presentaciones. Ya sea en términos del tiempo que pasa con ellos o de los ingresos que se espera que generen para su negocio. Cuando reserva tiempo para una reunión, se supone que la persona aparecerá. Cuando no lo hacen, usted incurre en un costo de oportunidad por este tiempo perdido.
El costo puede no ser sustancial por una o dos reuniones perdidas, pero si dejas de enviar confirmaciones por completo, la cantidad de inasistencias puede dispararse y el costo asociado también aumentará en consecuencia. Todo lo que se necesita para hacer una gran diferencia es software de explosión de texto o software de correo electrónico que le permite enviar mensajes de confirmación.
Los mensajes de confirmación lo ayudan a protegerse contra pérdidas financieras asociadas con no presentarse. Sus clientes pueden verificar los detalles de la reunión y asegurarse de que la información sea correcta. También reciben un recordatorio de la reunión programada y pueden agregarla a su calendario de correo electrónico, para que reciban una notificación a medida que se acerca la reunión.
Aquí hay algunas otras formas en que las confirmaciones de citas pueden ayudar.
Un recibo compartido de la hora y el lugar acordados
Sus mensajes de confirmación resumen detalles como la ubicación acordada y la hora de una cita. También se pueden incluir instrucciones especiales para reuniones. Es posible que necesite que preparen algo con anticipación o que desee guiarlos hacia una sala específica dentro del edificio de su empresa. Si vende recorridos de trekking, por ejemplo, es importante que incluya todos los detalles necesarios sobre la reserva de un recorrido para garantizar una experiencia sin complicaciones para su cliente. Expertos en Bookatrekking.com Diga que al incluir todos los detalles importantes por adelantado, ayudará a sus clientes a sentirse más informados y, en última instancia, conducirá a una experiencia más positiva para todos los involucrados.
Uno de los mayores beneficios serán las reuniones virtuales, donde la ubicación física se reemplaza por un enlace a su sala de conferencias. En lugar de usar un enlace estático (que conduce a problemas como Zoom Bombing), los clientes obtendrán una URL de reunión única que se aplica solo a su cita. Pueden unirse a la reunión con un solo clic, lo que hace que sea muy fácil para ellos asistir.
También tendrá la opción de incluir detalles de contacto, en caso de que el asistente necesite ponerse en contacto. Este podría ser el número de teléfono o el correo electrónico de una recepcionista o del mismo anfitrión de la reunión. Puede integrar campañas de correo electrónico y SMS utilizando un Plataforma de entrega electrónica como Phonexa, rastreando la capacidad de entrega de mensajes y las tasas de apertura para tomar decisiones informadas sobre recordatorios posteriores o canales de comunicación alternativos.
Configuración de mensajes de texto y correos electrónicos de recordatorio automatizados
Recordatorios automatizados de citas son fáciles de enviar y francamente poderosos una vez que tiene un sistema en funcionamiento. Enviarlos manualmente es una molestia y muchas secretarias ni siquiera hacen ambas cosas. Esperan que el asistente tome la iniciativa, lo que finalmente tiene un costo para la empresa. Su mejor opción es usar un sistema telefónico empresarial como Nextiva que te permite enviar mensajes de texto para recordar a los clientes sus citas.
El software de programación está diseñado para verificar la disponibilidad del anfitrión de la reunión y luego presentar las opciones adecuadas para que las personas elijan. Siempre que el calendario de correo electrónico de su anfitrión esté bien mantenido, hay muy poco margen para el error humano. En caso de que su asistente ingrese información incorrecta, aplicaciones como Appointlet le permitirán ingresar y editar las respuestas del formulario de admisión después del hecho. Luego, puede utilizar su servicio de suscripción por correo electrónico o mensaje de texto para enviar mensajes y recordarles a los clientes sus citas.
Veamos algunas formas más en las que las confirmaciones de citas podrían ser útiles para mejorar la asistencia a las reuniones.
- Cancelaciones de última hora: Envío de correo electrónico y/o SMS de confirmación con los detalles adecuados permite a sus clientes realizar los cambios que deseen de manera oportuna y evitar cancelaciones de último momento.
- Correos electrónicos de confirmación de cita: La mayoría de la gente está en el hábito de revisar sus correos electrónicos regularmente. Enviando mensajes de confirmación en sus direcciones de correo electrónico preferidas siempre es una gran idea.
- Textos de confirmación de cita (SMS): Mensajes SMS son una excelente manera de aumentar sus notificaciones por correo electrónico existentes. El envío de confirmaciones de citas como mensajes SMS puede mejorar servicio al cliente sms y mantén los detalles delante de ellos.
- Escribir una línea de asunto clara: El sistema línea de asunto de un mensaje puede ser el factor decisivo para que alguien abra un correo electrónico o no. Asegúrese de que sus líneas de asunto sean claras y concisas para mejorar sus tasas de apertura.
- Detalles importantes sobre la reunión: A veces, los formularios de reserva de citas pueden ser largos. El correo electrónico de confirmación generalmente incluye las respuestas del formulario para que puedan verificar que todo sea correcto.
- Política de cancelación por adelantado: Los mensajes de confirmación de la cita también deben tener una política de cancelación clara y directa. Esto asegura que los clientes sepan cómo cancelar la cita con anticipación.
- Política de no presentarse: Si tiene una política de reembolso por no presentarse, poner esto en su correo electrónico de confirmación puede evitar discusiones más adelante.
- Incluyendo un número de teléfono celular para soporte: No es mala idea incluir un número de teléfono en los mensajes de confirmación, para que los asistentes puedan ponerse en contacto con cualquier consulta que puedan tener. También puede tener la forma de una Vcard digital. Este artículo proporciona una descripción general de la mejor tarjeta de presentacion digital plataformas.
Mejores prácticas para correos electrónicos y mensajes de confirmación de citas
Los mensajes de confirmación de citas son más eficaces cuando son breves y precisos. Solo necesitan incluir la información más relevante. Identificar su empresa en la parte superior de su correo electrónico es una práctica común. No hace falta decir que debe incluir la fecha, la hora y el lugar de la cita. El resto del contenido depende de ti.
A continuación, se incluyen algunas prácticas recomendadas que puede seguir para escribir buenos mensajes de confirmación.
Acomodar cancelaciones de último minuto
Enviar mensajes de confirmación con las instrucciones adecuadas de reprogramación o cancelación ayuda a minimizar las cancelaciones de último momento. Pero si su póliza se describió claramente y alguien aún intenta cancelar en el último minuto, debe recopilar detalles sobre por qué no se comunicaron con usted antes. Tal vez se olvidaron por completo de la reunión o surgió algo más importante. Al hacer las preguntas correctas, podrá comprender si la cancelación fue culpa de ellos o si algo de su parte se puede mejorar. De cualquier manera, podrá llegar a la raíz del mismo y podría evitarse en el futuro.
Correos electrónicos de confirmación de cita
Enviar correos electrónicos de confirmación a la antigua funciona. Pero puede aprovechar este momento del ciclo de vida del cliente de manera estratégica para obtener mejores resultados. No necesitas diseños sofisticados ni soluciones complicadas. La clave es que su mensaje sea breve y sencillo.
Sin embargo, aún debe prestar atención a la seguridad de sus correos electrónicos a través de un Configuración de DMARC por lo que sus destinatarios tendrán una excelente experiencia con su empresa.
Textos de confirmación de citas (SMS)
Las tasas medias de apertura de SMS se acercan a 98%, casi tres veces más que el correo electrónico. Esto nos permite saber que las confirmaciones por SMS son correos electrónicos aún más efectivos. El uso de SMS para la verificación de correo electrónico puede mejorar en gran medida las tasas de respuesta y la confianza del usuario.
A diferencia de un email, el volumen de texto que puede compartir en los mensajes SMS es limitado. Asegúrate de incluir solo la información más importante. Compartir el título, la fecha, la hora y la ubicación de la cita debería ser suficiente. Algunas empresas piden a los asistentes que confirmen que recibieron el mensaje respondiendo directamente.
Podría argumentar que los recordatorios de mensajes de texto son incluso más importantes que la confirmación. Un SMS de recordatorio se asegurará de tener la reunión en mente a medida que se acerque.
Escribir una línea de asunto clara
A diferencia de los correos electrónicos de marketing, la línea de asunto de la confirmación de su cita no necesita ser llamativa. Algo como “Reunión confirmada: demostración del producto con Jane Doe” les ayudará a identificar con quién se están reuniendo y de qué se trata. La dirección de correo electrónico del remitente le permitirá saber a qué empresa pertenece. Más adelante, si necesitan verificar los detalles de su cita, este formato facilita el escaneo y la localización de la confirmación.
Incluyendo detalles importantes sobre la reunión
No olvide incluir detalles importantes sobre la reunión en sus mensajes de confirmación (una herramienta de inteligencia artificial como Resumen de la sede central de Axios puede ayudar a resaltar estos puntos clave para una fácil referencia del cliente). Esto ayuda a ambas partes a prepararse para la reunión, de modo que cuando finalmente se reúnan, puedan hablar de negocios sin perder el tiempo. Además, utilizando un herramienta de servicio al cliente para estas confirmaciones garantiza que los clientes puedan verificar cómodamente su reserva y conectarse con las personas adecuadas, mejorando la experiencia general de la reunión. Incluir esta información también es importante para que los clientes puedan verificar que reservaron la reunión correcta con las personas adecuadas.
Política de cancelación por adelantado
Crear y comunicar una política de cancelación clara permite a sus clientes retroceder si lo necesitan. Con una herramienta de programación automatizada, puede definir el aviso mínimo requerido para cancelar. Si la reunión tiene una tarifa de asistencia determinada, puede imponer una multa por cancelaciones tardías solo para desalentar esta práctica. Además, deje muy claro en el correo electrónico de confirmación cómo le gustaría que cancelaran; podría ser a través de un mensaje de texto, correo electrónico, llamada telefónica o un enlace automático.
Política de no presentarse
Protegerse contra las inasistencias puede generar un aumento significativo de los ingresos. Considere agregar un documento de términos y condiciones a su flujo de programación. Pueden marcar la casilla para confirmar que han leído y aprobado los términos. Esto puede incluir una penalización si se abandona la reunión. Dicho esto, si el cliente se acerca y no puede presentarse debido a circunstancias graves, considere hacer una excepción única a su regla. Estarás señalándoles que te preocupas por ellos y esto puede mejorar lealtad a la marca.
Incluyendo un número de teléfono para soporte
Algunos clientes se inscriben para una reunión pero tienen preguntas adicionales que quieren que se respondan antes de que se lleve a cabo la reunión. Por este motivo, no es mala idea incluir un número de contacto para el representante de su empresa. Si no es posible agregar un número de teléfono, puede incluir una dirección de correo electrónico de respuesta.
Plantillas de correo electrónico de confirmación de citas
Muchas empresas han pasado a reservar sus citas con una solución de programación en línea. Esto facilita la automatización de la correo electrónico saliente confirmaciones que recibe la gente.
Appointlet le permite crear páginas de reserva personalizadas que se pueden adjuntar a sus páginas de destino o compartir en un correo electrónico. Cuando las personas eligen una hora y completan su formulario de admisión, los datos de la reserva se almacenan de forma segura en su cuenta. Toda la información se presenta al asistente al final del flujo de reserva de una manera muy legible para que los clientes obtengan todo de un vistazo y no tengan que revisarlo una y otra vez. Así es como se ven los mensajes de confirmación en Appointlet.
Si decide programar reuniones manualmente y desea acelerar el proceso de confirmación de la cita, intente crear una plantilla de correo electrónico y guardarla como borrador. Esto facilitará la edición y el envío de un nuevo mensaje según sea necesario:
Hola [Nombre],
Se ha programado el [Título de la reunión] en [Fecha y hora de la reunión].
Gracias por programar una reunión con nosotros. ¡Esperamos discutir sus inquietudes y responder cualquier pregunta que pueda tener!
Si necesita ayuda antes de la reunión, envíenos un correo electrónico directamente o llame a nuestra línea de atención al cliente al [Número de teléfono].
Si no puede asistir, siempre puede cancelar o reprogramar.
Atentamente,
[Tu nombre]
Preguntas
Hemos cubierto todos los aspectos fundamentales de la confirmación de citas en este artículo, pero aquí hay algunas preguntas que las personas suelen tener sobre las mejores prácticas.
¿Cómo automatizo los correos electrónicos de confirmación de mi cita?
Puede automatizar los correos electrónicos de confirmación de su cita con una herramienta de programación de citas como Cita. Durante la configuración, agregará las instrucciones de la reunión a la plantilla de la reunión. Luego, compartirá esa página de programación con sus clientes y, cuando reserven una cita, se enviará automáticamente un correo electrónico de confirmación personalizado.
¿Cuál es la mejor herramienta para automatizar las confirmaciones de citas?
Depende de tus necesidades. Appointlet ha sido votada como la mejor aplicación gratuita de programación de citas en línea, con la opción de funciones premium como notificaciones automáticas de recordatorio. Si necesitas un Solución certificada por HIPAA, considere una solución empresarial como Setmore en su lugar.
¿Cuáles son las cosas más importantes que se deben cubrir en la confirmación de una cita?
Los mensajes de confirmación de la cita deben ser claros y directos. Evite el uso de un lenguaje comercial e incluya detalles importantes de la reunión, como la fecha, la hora y el lugar. Es posible que también desee incluir una opción 'Agregar al calendario' para que puedan incluir la reunión en su agenda fácilmente. Appointlet ofrece un Invitación de calendario función que agrega automáticamente el evento al calendario de correo electrónico de los asistentes.
¿Cómo detengo las cancelaciones de última hora y las ausencias?
La mejor manera de evitar no presentarse y cancelaciones de última hora es con una política clara por adelantado. También querrá enviar la confirmación de la cita y las notificaciones de recordatorio al asistente. Estas dos mejoras por sí solas pueden tener un gran impacto.
¿Los anfitriones también pueden recibir una confirmación de la cita?
Sí, es importante que tanto los anfitriones como los invitados reciban un mensaje de confirmación de la cita una vez que esté reservada. Herramientas como Appointlet envían mensajes de confirmación a ambas partes. Los anfitriones pueden usar esas notificaciones para prepararse mejor para la reunión y hacer los preparativos necesarios con anticipación.
¿Qué debo evitar al escribir una confirmación de cita?
Los mensajes de confirmación de la cita no deben incluir un argumento de venta. Evite agregar detalles innecesarios que distraigan de los detalles de la reunión. Cíñete al enfoque principal de tu correo electrónico y estarás listo para comenzar.
¿Debo enviar una nueva confirmación de cita si tenemos que reprogramar?
Sí, siempre debe enviar una nueva confirmación de cita cuando se reprograma una reunión. Este debe incluir los detalles actualizados junto con su información de contacto. Appointlet envía confirmaciones de reprogramación automáticamente, por lo que no tiene que preocuparse por eso.
¿Cuál es el mejor servicio de SMS para la confirmación de citas?
ClickSend es una de las mejores herramientas para enviar Mensajes SMS a tus clientes. puedes integrar Haga clic en Enviar con Cita para enviar confirmaciones, recordatorios y seguimientos totalmente personalizados para las próximas citas. La herramienta también le permite recibir respuestas y realizar un seguimiento de la tasa de respuesta. Tenga en cuenta que los mensajes SMS pueden tener un costo adicional. Suelen ser económicos cuando se compran al por mayor.
El tiempo es su activo más valioso; no dejes que se desperdicie.
El mayor dilema del siglo XXI es que hay mucho por hacer y tan poco tiempo para hacerlo. No permita que la gente pierda su tiempo con ausencias y citas perdidas. Enviar los mensajes de confirmación correctos lo ayudará a ahorrar estos valiosos minutos, así que úselos en su beneficio y aproveche al máximo.
