Cómo perfeccionar la experiencia de programación automatizada para sus reuniones en línea

La experiencia de programar en un salón

Las aplicaciones de programación han cambiado los estándares de profesionalismo, especialmente al reunirse con prospectos de ventas. Puede imaginarse cómo un representante de ventas puede tener dificultades para cerrar acuerdos si sus clientes potenciales se sienten irritados por una experiencia de programación descuidada.

Es común que las personas que solo tienen unas pocas reuniones al día sentir cómodamente manejando la coordinación de la programación sin una aplicación de reserva. 

Pero a medida que aumenta el tráfico y comienzan a llegar nuevos clientes potenciales desde todas las direcciones, esos mismos representantes comienzan a tener problemas de programación. Pierden tiempo esperando a que no se presenten, crean fricciones con las reservas dobles y corren el riesgo de perder prospectos valiosos.

Cuando te clientes potenciales entrantes están obstruidos por problemas de programación, es más probable que abandonen. Supongamos que ofrece los mismos tres horarios de reunión a dos clientes distintos. Si ambos eligen la misma fecha y hora, tendrá que pedirle a uno que elija una hora diferente. Existe el riesgo de que esto lleve al ping pong por correo electrónico y los moleste.

No hay una buena razón para crear fricciones tan temprano en el recorrido del cliente. Es necesario un proceso optimizado y totalmente automatizado. Esta es una de sus primeras oportunidades para mostrar su profesionalismo como equipo de cara al cliente. Antes de las llamadas de ventas y soporte, un flujo de programación sólido puede ayudar a comunicar un sentido de autoridad.

Cuando tiene implementados sus sistemas de programación en línea, es más fácil para el asistente mantener la fecha y unirse a usted a tiempo. 

¿Está roto su flujo de trabajo de programación en línea?

Elegir un momento para reunirse con alguien no debería ser tan difícil. Pero lo aguantamos cuando enviamos mensajes de texto con amigos y familiares. Los negocios deben manejarse con más cuidado. Los clientes potenciales no tienen la misma tolerancia de ida y vuelta que los amigos cercanos. Por lo tanto, si el flujo de trabajo de programación de un equipo se interrumpe y lo están buscando sin una solución de software, la empresa perderá muchas oportunidades. 

Los problemas clásicos en el flujo de programación incluyen reservas dobles, no presentarse, cancelaciones de última hora o solicitudes de reprogramación. La lista continúa, porque sin un recibo de su acuerdo, ambas partes deben tener un sistema de calendario de trabajo implementado. 

Cuando programe a la antigua, también debe confiar en que ambas partes darán un paso más para poner esa reunión en su calendario. También deben consultar el calendario con la suficiente frecuencia (o recibir notificaciones por sms / correo electrónico) para asegurarse de que ven y recuerdan la reunión.

Cálculo del tiempo perdido en ping pong por correo electrónico 

Se supone que los métodos de la vieja escuela para programar reuniones son más humanos. Más real y agradable. Pero también pueden consumir más tiempo y ser propensos a errores. 

Tome la interacción de correo electrónico típica que ocurre, solo para programar una reunión:

  • El anfitrión envía un correo electrónico para sugerir algunos horarios de reunión. 
  • El invitado no puede reunirse en esos momentos, por lo que solicita una hora diferente en su lugar
  • El anfitrión comprueba, pero la nueva hora solicitada no está disponible para ellos.

Como en una partida de ajedrez, la estrategia de programación fue incorrecta desde el principio. Entonces, si bien estos dos pueden luchar y recuperarse, las cosas se volvieron descuidadas rápidamente. Esto envía una señal sobre la debilidad organizativa de la empresa. Dependiendo de la naturaleza de la interacción, el invitado puede cuestionar la integridad de su empresa en su conjunto.

  • El anfitrión se disculpa y envía algunas sugerencias nuevas.
  • El invitado no puede reunirse en esos momentos. Se frustran. 
  • El anfitrión le pide al invitado que comparta un tiempo que funcionaría en su lugar
  • El invitado nunca responde a otro correo electrónico del anfitrión

Estoy seguro de que llegará a donde voy con esto. Jugar ping pong por correo electrónico es una pérdida de tiempo para ambas partes. Incluso si puede hacerlo en 2-3 correos electrónicos, lleva tiempo. Y es fácil perderse la cita, ya que uno puede olvidarse de anotarla en su calendario. El uso de un programador automático puede resolver ambos problemas por usted.

Clientes potenciales perdidos y clientes frustrados 

Ha diseñado una poderosa estrategia de marketing y un ciclo de ventas eficiente y está comenzando a ver los resultados. Es como si hubieras descubierto una mina de oro de plomo.

Entonces sucede lo peor: su sistema de programación no está optimizado. Lleva demasiado tiempo e incluso da lugar a reservas dobles (o incluso triples). Sus clientes potenciales se frustran y dejan de intentar concertar una cita. Y aquellos a los que lograste engañarte, no se presentan a las reuniones. Por supuesto, puede seguirlos, pero eso es más tiempo para jugar al ping pong por correo electrónico.

Pero ¿adivinen qué?

Sus prospectos no tienen tiempo para esperar una solución a sus problemas. Lo quieren ahora y buscarán otras opciones. Perderá clientes potenciales y, en última instancia, los ingresos que se suponía que vendrían en su camino.

Por eso es tan importante optimizar la experiencia de programación para las personas. Ayudará a aliviar algunas de estas frustraciones y mejorará sus tasas de conversión. 

Como puedes hacer eso? 

  • Examina tus procesos: ¿Ofrece actualmente la experiencia de programación óptima? 
  • Mejora tus comunicaciones: La programación simplificada marca la pauta para una buena reunión. Toda la comunicación está automatizada para su conveniencia.
  • Evite las notas de reunión extraviadas: Las notas de reuniones perdidas pueden dañar su reputación y dar lugar a la pérdida de oportunidades. 
  • Reducir las cancelaciones y mitigar la reprogramación: Haga que la experiencia de programación sea parte del recorrido de su cliente; optimícela para obtener conversiones. 
  • Seguimiento de las ausencias: Esto es importante para garantizar que su tubería retenga los cables que, de otro modo, podrían deslizarse por las grietas. 
  • Enviar correos electrónicos de confirmación y recordatorio: La gente está ocupada. No quieren cargar con el esfuerzo cognitivo de recordar una cita. Aquí es donde la confirmación y correos electrónicos de recordatorio mejorar la experiencia de programación.  
  • SMS: Con 92% de clientes diciendo que disfrutan de la mensajería instantánea, los SMS son una excelente manera de brindarles a sus clientes lo que quieren. 
  • Enlaces únicos a conferencias web: Integre la plataforma de videoconferencia que elija y cree enlaces de conferencia únicos para cada reunión.
  • Utilice un programador que admita a varios miembros del equipo: Programar reuniones para equipos puede ser complicado. Un programador en línea lo hace fácil. 

Profundicemos en algunos de estos en la sección siguiente.

Optimización de la experiencia de programación con una aplicación 

La programación de reuniones juega un papel muy importante en el éxito de su motor de generación de leads. En última instancia, esto influye en el rendimiento de su negocio y en sus resultados.

Es por eso que las empresas están mejorando la experiencia de programación con aplicaciones como Cita.

A menudo es gratificante cuando una empresa mejora su experiencia de programación. El seguimiento del recorrido del usuario desde la visita inicial al sitio hasta la confirmación de la reserva puede revelar mucho sobre lo que está funcionando y dónde está perdiendo gente.

Aquí hay algunas cosas que pueden apagar los cables:

  • Tarda demasiado en acordar un tiempo. Ya sea una llamada telefónica o una serie de correos electrónicos, ir y venir desperdicia tiempo que sus clientes no quieren gastar. 
  • Interfaz de programador complicada. Algunas herramientas de programación tienen interfaces de usuario complicadas que pueden desconcertar a las personas que no tienen conocimientos técnicos.
  • Inconveniencia. No haga que sus clientes revisen sus calendarios para buscar y confirmar reuniones. Envíe invitaciones a las que puedan acceder cuando lo deseen.

Entonces, ¿cómo proporciona una experiencia de programación positiva?

Analicemos algunos aspectos del proceso de programación de reuniones que le ayudarán a asegurarse de dar una primera impresión fantástica. 

Mejore sus habilidades de comunicación con clientes potenciales y clientes 

Una reunión comienza mucho antes de que las partes separadas se reúnan. De hecho, los límites de la reunión pueden extenderse incluso antes de la solicitud de reunión. En última instancia, el potencial de la reunión comienza cuando alguien tiene el impulso de aprender más sobre su empresa y establecer una conexión con usted. 

Por eso es importante atraer a los visitantes del sitio con un fuerte imán de clientes potenciales. Es el primer paso para asegurar su interés. Pero una vez que alguien muerde el anzuelo, por así decirlo, necesita un juego de seguimiento sólido que incluya una experiencia de programación automatizada. Cuando se realiza una reserva, debe configurar los recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para mantener las instrucciones de la reunión frente a los asistentes. Esto ayuda a mejorar la asistencia y evitar las ausencias.

Evite las notas de reunión extraviadas 

Las notas de reunión mal ubicadas son una de las razones más comunes por las que las reuniones fracasan. Incluso si puede llegar tarde, corre el riesgo de tener menos tiempo para conectarse y su primera experiencia compartida fue inmediatamente problemática. Es irritante como anfitrión, pero también puede pintar una imagen de incompetencia para el asistente. Y nadie quiere trabajar con alguien desorganizado.

Nuevamente, aquí es donde entra en juego un programador como Appointlet. Mantener todo organizado es muy fácil. No más blocs de notas o información extraviada, ya que puede mantener toda su información en un solo lugar. Y gracias a las integraciones sencillas (a través de Zapier) con su CRM, puede obtener rápidamente información importante de interacciones anteriores con su cliente potencial o cliente. Esto asegura que tenga reuniones fructíferas, sin los vergonzosos errores en el camino.

Reducir las cancelaciones y mitigar la reprogramación

Seamos realistas: la vida pasa y, a veces, la gente tendrá que cancelar o reprogramar. Pero es mucho más probable que las personas lo hagan si se han olvidado de la reunión y se han reservado dos veces. A diferencia de otros problemas que se pueden automatizar fácilmente, la forma más sencilla de reducir las cancelaciones es convencer al invitado del valor de la reunión para él. Si tienen hambre de reunirse con usted, su asistencia mejorará.  

Manejar las ausencias de forma profesional

Puede que no sea tan doloroso como ser plantado en una cita ... pero no presentarse todavía duele. Dejaste tiempo para reunirte con alguien y no fue una prioridad seguir adelante. Pero dejando de lado las emociones, esto también significa que verá menos ventas y menos ingresos generales. Es muy importante que mantenga los detalles de la reunión frente a ellos y haga que la asistencia sea atractiva. 

El aspecto más importante de dicho sistema es, por supuesto, una plataforma de programación. Enviarán automáticamente recordatorios por correo electrónico y texto para su próxima reunión. Para las ausencias que sucedieron simplemente porque alguien se olvidó de la reunión, estos recordatorios pueden ser el elemento esencial que los encierra.

Además, con una aplicación de programación, si un cliente tiene una razón genuina para no asistir a su reunión, entonces es fácil para ellos reprogramar o cancelar. Darles esta libertad es una buena forma de mostrar empatía, un rasgo esencial para ganárselos. También le brinda la oportunidad de llenar los espacios vacantes con nuevas reservas.

Appointlet les da a sus usuarios control sobre las reglas sobre cuánto aviso previo se requerirá para que un asistente cancele o reprograme. Estas limitaciones pueden ayudar con las cancelaciones de última hora y presionar a las personas para que cumplan con su compromiso original.

Al final del día, tener un sistema de reservas sólido da como resultado menos tiempo perdido en:

  • Seguimiento con los clientes antes de una reunión.
  • Esperando clientes que no van a presentarse. 

El uso de un programador en línea mejorará sus tasas de éxito y lo ayudará a hacer crecer su negocio.

Confirme reuniones y envíe recordatorios por correo electrónico o SMS

No es ningún secreto que vivimos en un mundo ajetreado. Las personas pasan más tiempo en su teléfono, por lo que el correo electrónico y los SMS son dos de las mejores formas de captar su atención. En última instancia, el objetivo es mantener los detalles de la reunión en su mente. Puede hacer esto fácilmente enviando:

  • Correos electrónicos de confirmación. Enviar un correo electrónico inmediatamente después de que se haya programado una reunión le asegura al asistente que el proceso de reserva fue un éxito. 
  • Correos electrónicos de recordatorio. Con tantas cosas en sus mentes, es fácil para los asistentes a la reunión olvidar una próxima reunión. Envíe correos electrónicos recordatorios para asegurarse de que recuerden y se preparen psicológicamente para ello. 
  • Recordatorios SMS. Facilite que sus clientes vean sus recordatorios enviando mensajes de texto. Las bandejas de entrada de correo electrónico pueden estar abarrotadas, por lo que los SMS pueden ser más efectivos para algunos invitados.

Si no está seguro de querer reunirse con todas las personas que soliciten una hora, Appointlet incluye la opción de rechazar o aceptar reuniones manualmente primero. Esto le da más control sobre con quién pasa el tiempo. 

Genere enlaces únicos para conferencias web 

Dado que la mayoría de las reuniones son virtuales, es útil contar con un sistema que genere enlaces de conferencias web únicos para cada reunión. Ya sea Zoom, Microsoft Teams o su otra herramienta de conferencias web favorita, Appointlet lo admite.

Cuando la ubicación de una reunión se establece en Conferencia web, Appointlet proporciona un botón "unirse a la reunión" con un enlace directo a esa sala única. Entonces, cuando llega el momento de reunirse, el anfitrión y el asistente pueden unirse fácilmente con un solo clic. 

Soporte para varios miembros del equipo 

Escuchamos a muchos usuarios de Appointlet que comenzaron a buscar una solución que satisfaga sus necesidades personales. Pero con el tiempo, los compañeros de trabajo se enteran del servicio y quieren probarlo por sí mismos. Alrededor de este tiempo, tendemos a ver que las organizaciones escalan con bastante rapidez a medida que un tomador de decisiones entra y aprueba una cantidad de licencias. 

Si programar reuniones con un solo asistente es un pequeño desafío, entonces reservar tiempo con 3 o más personas es exponencialmente más difícil. Hay muchos tipos diferentes de necesidades de programación que se deben tener en cuenta. Por ejemplo, si las reuniones deben distribuirse uniformemente en un equipo, eso representa una necesidad diferente a la de programar varios organizadores de reuniones para que se reúnan con uno o más asistentes a la vez. 

Sin embargo, gestionar reservas con más de 3 personas no tiene por qué ser complicado. Appointlet proporciona un sistema "Round-Robin" que agrupa la disponibilidad en todo su equipo y hace todo lo posible para asignarlos por igual. Puede dar prioridad a ciertos miembros del equipo en el grupo, si deben obtener la mayoría de las reuniones. 

Asignar a varios miembros del equipo para que sean coanfitriones de una sola reunión también es fácil con Appointlet. Simplemente agrega a las personas en cuestión y nuestro sistema lee su disponibilidad combinada antes de presentar cualquier momento. Las personas que vean la página de programación solo verán las horas que funcionan para todos los anfitriones asistentes. 

Esto puede reducir significativamente la coordinación. Todas las funciones de recordatorio y confirmación por correo electrónico funcionan para reuniones grupales, por lo que también obtiene los mismos beneficios.

Recopilar comentarios sobre la experiencia de programación 

Así que ha implementado una solución y quiere saber cómo le está yendo. Una de las mejores formas de averiguarlo es ... ¡pregúnteles directamente! ¿Cómo haces esto?

Con Appointlet, puede utilizar la integración de Zapier para recopilar comentarios de los asistentes una vez que finaliza la reunión. Al final de la reunión, Zapier se activa para enviar un correo electrónico de seguimiento automatizado con una simple encuesta (usando Encantado) para recopilar los comentarios necesarios. Puede crear fácilmente plantillas para esto que puede ajustar de acuerdo con a quién le está enviando la encuesta.

Identificación de métricas clave 

La experiencia del cliente (CX) es la clave para conservar sus contratos existentes. También es un ingrediente integral para hacer crecer una tribu de clientes leales y embajadores de marca. 

¿Por qué es tan importante la experiencia del cliente?

  • La excelencia en CX le ayudará a diferenciarse de sus competidores.
  • Los clientes satisfechos se convierten en promotores del boca a boca.
  • Las habilidades de servicio al cliente de primer nivel inspiran lealtad a la marca.

Los datos también muestran que la programación en línea se suma a la experiencia general del cliente. A continuación, se incluyen algunas ideas a tener en cuenta:

Ofrecer a sus clientes una forma sencilla de concertar una cita con usted es fundamental. Más importante aún, la experiencia de programación debe ofrecer una experiencia de cliente positiva. 

Preguntas frecuentes comunes sobre la experiencia de programación 

Crear e implementar una experiencia de programación increíble es esencial para el crecimiento empresarial. Una mala experiencia durante el proceso de programación hace que sus clientes potenciales tengan una mala percepción de usted. Antes de terminar nuestra publicación, respondamos brevemente algunas preguntas comunes sobre cómo crear una experiencia de programación positiva. 

¿Cuáles son los componentes clave de una buena experiencia de programación? 

Una experiencia de programación suele ser mejor cuando requiere poco o ningún esfuerzo. Si su invitado apenas se da cuenta de que utilizó una aplicación y se reúne con usted a tiempo, se consideraría un éxito. Esto se logra mediante recordatorios de reuniones y la opción de reprogramar a través del mismo sistema de automatización si es necesario.

¿Dónde comienza y termina la experiencia de programación? 

Una buena experiencia de programación comienza cuando alguien está interesado en reunirse con su empresa. A partir de ese momento, la facilidad o dificultad de programar con usted es la parte de la experiencia. Se podría argumentar que la experiencia de programación finaliza cuando se completa la reunión. Si envía una solicitud de comentarios sobre la reunión, puede ampliar los límites en el futuro.

¿La experiencia de programación afecta las ventas y la retención de clientes? 

Sí, una experiencia de programación de baja calidad pone a las empresas en riesgo de perder clientes potenciales, lo que afecta las ventas. Una buena experiencia de programación tiene un impacto positivo en la percepción de su marca por parte de sus clientes, lo que lleva a una mejor retención.

¿Cuál es el mejor software de programación para ofrecer una buena experiencia? 

Con una interfaz de usuario súper limpia, facilidad de uso y muchas otras características diseñadas para facilitar la programación de una reunión, Cita definitivamente toma la copa. Ya sea que esté organizando reuniones con personas o equipos, el proceso es muy sencillo tanto para el anfitrión como para los invitados: Appointlet hace la mayor parte del trabajo por usted. 

¿Cómo automatizo la entrada de datos para nuestra experiencia de programación? 

Un proceso de programación generalmente incluye un formulario de admisión. Si está automatizando la experiencia con una aplicación como Appointlet, todo lo que tiene que hacer es personalizar su formulario una vez. Todos los futuros asistentes verán los mismos campos y se les pedirá que los completen antes de confirmar su solicitud de reunión. 

¿Qué aplicación de programación en línea me permite ver mi programación diaria? 

Ver su agenda diaria de un vistazo es más fácil con Appointlet. Siempre que alguien programe una reunión contigo, tu panel incluirá toda esa información. También tendrá control sobre la cancelación, reprogramación y participación en reuniones. Con los filtros de búsqueda, puede encontrar cualquier reunión rápidamente.

¿Qué métricas de CX son relevantes para evaluar una experiencia de programación? 

La experiencia del cliente (CX) está en el corazón de todo negocio exitoso. Y comienza con la experiencia de programación. Algunas métricas de CX que puede usar para evaluar una experiencia de programación incluyen el historial de citas de un cliente, la cantidad de citas completadas y las ausencias en un período determinado.

Realice un seguimiento de estos para evaluar la eficacia de su proceso de programación.

Brindar una experiencia de programación increíble: el comienzo de relaciones sólidas con los clientes

Las aplicaciones de programación en línea han facilitado que las empresas programen citas automáticamente con sus clientes potenciales y clientes. Esto se traduce en un ahorro de tiempo y dinero. También garantiza que sus clientes potenciales o clientes obtengan una experiencia positiva, lo que le permitirá cerrar más ventas.

Ha invertido mucho en el desarrollo de una estrategia optimizada de generación de leads. Asegúrese de implementar sistemas para maximizar las posibilidades de que esos clientes potenciales se conviertan en clientes. 

Y puede hacerlo creando una experiencia de programación increíble. Así que adelante y comience gratis con Appointlet.

Independientemente de su industria, desde el cuidado de la salud hasta la tecnología, pasando por el comercio minorista, los centros de llamadas y todo lo demás, un programador en línea es una inversión que no debe ignorar.

¿Cuál es tu experiencia con las aplicaciones de programación en línea? ¡Siéntase en la libertad de dejar un comentario!

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

Simplificando el horario, para usted y sus asistentes.