Se busca ayuda: cómo gestionar la solicitud de entrevista de un candidato

Cómo enviar una solicitud de entrevista a un candidato

Cuando los candidatos se postulan por primera vez para un trabajo y entran en el grupo de contratación, los gerentes revisan las solicitudes y deciden con quién quieren reunirse. Este proceso puede durar días, semanas o meses. Durante ese tiempo, los candidatos que parecen calificados suelen ser contactados con una solicitud de entrevista. 

Las primeras impresiones lo son todo. Es importante facilitar un proceso de contratación claro y organizado para sus prospectos. Esto fomenta una experiencia positiva y sin fricciones para ellos y puede mejorar sus posibilidades de desempeñarse bien durante la entrevista.

Para ayudarlo a prepararse, hemos reunido algunas plantillas y principios rectores para usted en este artículo. Estos le proporcionarán todo lo que necesita. Aprenderá a enviar una solicitud de entrevista para que se destaque de los correos electrónicos ordinarios que reciben todos los días. 

Los fundamentos de una solicitud de entrevista

Comencemos con los conceptos básicos de una solicitud de entrevista. Al formular su mensaje al candidato, hay algunas calificaciones básicas que debe cumplir. Veremos cada uno de estos pasos con más detalle en breve. Aquí hay una descripción general rápida:

  • Escribe una tentadora línea de asunto del correo electrónico para el candidato
  • Establece un tono amistoso y acogedor
  • Felicítelos por haber sido seleccionados para avanzar en su proceso de entrevista.
  • Proporcione detalles sobre lo que sigue para el candidato y establezca expectativas sobre la entrevista.
  • Aclare cualquier detalle importante sobre cómo opera su empresa en general
  • Comparta un enlace de programación para automatizar el registro de la entrevista del candidato

Es importante que los candidatos sientan que están pasando por un proceso de contratación profesional y bien pensado que los llevará al éxito. Configurar una plantilla sólida puede ayudarlo a evitar errores tipográficos y a ser coherente. Cuando lidera con un tono amistoso, establece expectativas futuras y proporciona un enlace de programación, los candidatos sienten que tienen un camino claro a seguir.  

Establece un tono amistoso y acogedor

Cuando comience a redactar una plantilla de solicitud de entrevista, es importante tener en cuenta la amabilidad. El proceso de búsqueda de empleo puede resultar intimidante para los solicitantes. Así que dale la vuelta a esa emoción y escribe un correo electrónico que se sienta cálido y acogedor. 

Los reclutadores y gerentes de contratación están mediando la relación entre las empresas y los futuros empleados. Como mediador entre las dos partes, su trabajo es facilitar nuevas relaciones y minimizar la fricción durante ese proceso de contratación. Por eso es tan importante comprometerse con un tono amigable en estas plantillas de correo electrónico. Cuando el solicitante se siente apoyado por usted, es más probable que se presente con su mejor pie adelante.

No tenga miedo de aclarar su mensaje con un emoji o emoticono. Manténgalo profesional, por supuesto, pero recuerde siempre que un mensaje optimista saca lo mejor de las personas. 

Felicítelos en su invitación por correo electrónico

Un saludo cordial al comienzo de su correo electrónico siempre es apropiado. Si puede continuar ese saludo con algunas palabras de aliento, eso es aún mejor. Recomendamos agregar una o dos oraciones al comienzo de su plantilla de correo electrónico para felicitarlos por progresar en el proceso de contratación.

Si realmente desea entusiasmar al candidato, incluya una breve declaración sobre por qué cree que sería una buena opción para el empleador potencial. Esta técnica es similar a lo que podría hacer un cliente potencial en su carta de presentación para que el empleador sepa que investigó su empresa con anticipación. Al resaltar los puntos fuertes del solicitante en relación con la descripción del trabajo, desarrollará su confianza en su capacidad para conseguir una entrevista de trabajo. Esto mejora las probabilidades de que tomen medidas y programen una entrevista con usted. 

Proporcionar información adicional sobre la solicitud de empleo.

Una vez que haya calentado a los solicitantes de empleo con algunas palabras de aliento, es hora de brindarles información adicional sobre el proceso de programación de entrevistas. Querrá asegurarse de que la política y los procedimientos de la empresa estén claramente definidos. Entonces, por ejemplo, si hay requisitos que aún no se han comunicado, este sería el lugar adecuado para agregarlos. 

A continuación, se muestran algunos ejemplos de información adicional que tal vez necesiten saber: 

  • Reitere el nombre de la empresa, el cargo y la descripción del trabajo.
  • Expectativas del candidato en caso de que el empleador haga una oferta de trabajo.
  • Opcional para incluir algunas preguntas previas a la entrevista 
  • ¿Será una conferencia web o una entrevista telefónica?
  • Si es una llamada telefónica, ¿proporcionará un número de teléfono o recogerá el de ellos?

Comparte un enlace de programación de entrevistas

Ahora llega el momento en su solicitud de entrevista en el que realmente puede deleitar al candidato (y ahorrarse mucho tiempo como gerente de contratación o reclutador). Con un enlace de programación de entrevistas, podrá realizar un llamado a la acción simple como "haga clic aquí para reservar una hora para su entrevista". Todo lo que necesita hacer es resaltar ese texto de anclaje y adjuntar un enlace a una página de programación dedicada.

Es posible que algunos de ustedes no estén familiarizados con la programación de enlaces y cómo funcionan, así que tomemos un momento para revisar el concepto. 

Cuando envía a los candidatos un enlace de programación, pueden elegir una fecha y hora que les convenga. Las páginas de programación incluyen un formulario de admisión para que pueda recopilar información adicional de ellas según sea necesario. Por ejemplo, en lugar de solicitar su número de teléfono, la página de programación de llamadas telefónicas puede recopilar esos datos durante el paso del formulario de admisión. De esa manera tu asegurar la información crítica y conectarlo a sus datos de reserva. Cuando llega el momento de reunirse con ellos, toda la información del candidato está allí en un solo lugar para que su gerente de contratación la revise. 

Aquí hay algunas ventajas que puede esperar al configurar un herramienta de programación en línea.

  • Deje que el candidato elija una fecha de entrevista y una hora de entrevista que funcione para su equipo
  • Evitar conflictos de programación 
  • Automatice las notificaciones por correo electrónico como el correo electrónico de confirmación de la entrevista 
  • Circule las entrevistas de los candidatos entre un grupo de personal de recursos humanos
  • Evite ir y venir a través de respuestas por correo electrónico y mensajes de voz tratando de encontrar un buen momento 

Alternativamente, siempre puede sugerir una fecha y algunas veces que podrían funcionar. Pero existe el riesgo de que se encuentren en una zona horaria diferente y puedan confundirse. Si están de acuerdo con la hora, debes esperar que marquen su calendario y no se olviden de mostrar. Sutil error de comunicación como ese es precisamente el motivo por el que recomendamos automatizar el proceso.

Hemos reunido instrucciones específicas sobre cómo generar y compartir enlaces de programación con sus candidatos. Puede utilizar el plan gratuito de Appointlet para optimizar la contratación y procesos de entrevistas sin costo alguno para su empresa.

Ejemplo de plantilla de correo electrónico para una solicitud de entrevista

Ahora que hemos revisado los elementos centrales a considerar al escribir su correo electrónico de solicitud de entrevista, aquí hay un correo electrónico de muestra que podría escribir un reclutador. Puede dirigirse a ellos por su nombre completo o con un saludo formal. Hemos seguido las pautas de este artículo para ayudar a conectar los conceptos con algo más tangible. 

Estimado Sr. Jackson: Muchas gracias por comunicarse con nosotros en LinkedIn esta semana. Recibimos su solicitud para el puesto en y nos encantaría conversar más sobre esta oportunidad con usted. 

Según su currículum, parece que ya tiene algunos años de experiencia trabajando en esta capacidad. Eso es realmente genial de ver. Si está disponible para reunirse la próxima semana para discutir el puesto en detalle, ¡estaremos encantados de concertar una cita con usted!

Normalmente nos reunimos por teléfono o por conferencia web, según sus preferencias. La entrevista inicial durará unos 30 minutos y nos da la oportunidad de conocernos. Si eso va bien, también avanzará a través de una fase de entrevista técnica y de equipo. 

está buscando ocupar este puesto dentro de los 60 días, por lo que si decide continuar con este proceso, le pedimos que esté disponible en ese período de tiempo.  

Para llamadas telefónicas, recopilaremos su número en el formulario de admisión. Si está reservando una llamada de Skype o Zoom con nosotros, espere encontrar un enlace para "unirse a la reunión" en el correo electrónico de confirmación de la entrevista. Si eso suena bien, puede continuar y reservar tiempo con nosotros aquí.

¡Esperamos hablar con usted pronto!

Saludos cordiales, 

<gerente de contratación / nombre del reclutador>

Programación de seguimientos después de la solicitud de entrevista inicial

Una vez que haya enviado la solicitud de entrevista inicial, puede esperar que los candidatos comiencen a registrar los horarios para reunirse. Facilitar entrevistas es otro conjunto de habilidades que va más allá del alcance de este artículo. Como reclutador o gerente de contratación, ya debe estar capacitado en las mejores prácticas para las sesiones de entrevistas. Sin embargo, es posible que podamos ayudarlo aquí con algunas reflexiones finales sobre cómo hacer un seguimiento de los candidatos después de la entrevista inicial. 

Dado que ya tiene una solución de programación automatizada, le recomendamos que genere páginas de programación dedicadas para cada paso del proceso de entrevista. Si tiene una segunda fase de entrevista técnica, por ejemplo, será útil crear una plantilla de tipo de reunión separada para eso. La ubicación, la duración y los anfitriones de la reunión pueden cambiar. Por lo tanto, configurar enlaces separados es una excelente manera de mantener un sentido de continuidad durante todo el proceso de incorporación de recursos humanos.

Cuando llegue el momento de hacer una oferta de trabajo, también puede crear un enlace de reunión designado para esa conversación. Ese momento representará la finalización de su primera fase importante en empleado a bordo

Hay otras cosas que puede hacer, más allá de las entrevistas iniciales, para seguir construyendo una buena relación y construyendo la confianza de sus nuevos empleados. Por ejemplo, algunas empresas publicarán anuncios de nuevas contrataciones en sus cuentas de redes sociales. Si su sitio web tiene una página de Teams, puede recopilar una breve firma sobre el nuevo empleado y publicar una foto de él. 

Al hacer un esfuerzo adicional para que sus empleados se sientan como en casa durante las primeras etapas de su proceso de solicitud, usted marca la pauta para el éxito a largo plazo.  

 

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

La herramienta en línea n.º 1 para programar reuniones