Estableciendo una Agenda: 7 Consejos para la Agenda de Reunión Perfecta

Alcance Funcional 55 millones de reuniones diarias, sólo la mitad logró sus objetivos. Con solo el 20% de los líderes de reuniones capacitados, existe una brecha de responsabilidad cada vez mayor en las reuniones donde la mayoría de las organizaciones no evalúan el impacto de sus reuniones.

Si bien la agenda de una reunión establece la dirección de la reunión, aún queda mucho por hacer en el lado del liderazgo y la gestión de la reunión para una reunión de equipo efectiva, la más importante es la preparación. 

Esta publicación le mostrará consejos invaluables para establecer una agenda con ejemplos de agenda de reuniones. Siga leyendo para saber cómo las empresas se aseguran de que sus reuniones sean productivas, altamente enfocadas y dentro del límite de tiempo especificado.

El valor de establecer una agenda

El establecimiento de la agenda significa determinar o establecer el propósito de una reunión, los puntos de discusión, la duración, el resultado esperado y la persona responsable de los puntos de discusión. Prepararse para una reunión de la junta directiva brinda a los asistentes una descripción general de alto nivel del objetivo de la reunión y los elementos de acción.

Un profesional prepara y planifica una reunión estableciendo la agenda de la reunión. La agenda de la reunión del equipo muestra a los participantes los temas de la agenda, el resultado esperado y el marco de tiempo, lo que permite que todos preparen sus puntos de discusión con anticipación y se ciñan al tema de discusión.

De hecho, 64% de los asistentes a una reunión cree que la mejor manera de entusiasmarlos con una reunión es planificarla bien. Pero la misma investigación encontró que la generación más joven prefiere un almuerzo gratis.

¿Qué debes incluir?

Aquí hay cosas esenciales que siempre deben aparecer en la agenda de su reunión:

• Propósito
• Lista de temas y sus franjas horarias 
• Líderes de discusión
• Lugar/plataforma

También puede incluir el proceso para abordar los puntos de discusión dividiendo el tiempo asignado en segmentos de tiempo más cortos. Por ejemplo, cuando se habla de "¿cómo maximizamos nuestro nivel superior?" estrategia de ventas?” Puedes escribir un proceso como:

• Enumerar oportunidades: 5 min.
• Analizar las oportunidades que vale la pena invertir – 10 min
• Lista de desafíos – 5 min
• Proponer soluciones – 5 min

En general, los elementos de su agenda dependerán del tipo de reunión que tendrá.

Siete consejos para una agenda de reuniones eficaz

1. Aborda un solo tema relevante 

Una reunión altamente enfocada aborda un tema específico. Querrá evitar establecer una reunión que aborde dos temas diferentes, como aumentar las ventas y optimizar las estrategias de marketing dentro de la misma reunión. 

¿Se han separado esas reuniones para ser más enfocadas y significativas para los equipos relevantes involucrados en cada objetivo? 

Además, permita que los miembros del equipo elijan si asistir o no a la reunión. Pueden decidir no asistir simplemente porque no tienen nada que agregar a la reunión o porque su agenda está llena.

By compartir el enlace de su reunión a través de Appointlet, puede evitar la molestia de invitar a un miembro del equipo que no estará disponible para su reunión. Appointlet verifica automáticamente los horarios de su equipo para encontrar un momento adecuado para la reunión.

Además de eso, la función de aprobación manual también lo protege a usted y al calendario de su equipo de reuniones no deseadas con personas que no están calificadas. 

Tener una reunión enfocada con solo asistentes que estarán involucrados en el proceso de toma de decisiones resuelve los siguientes desafíos en una reunión:

• Miembros del equipo que realizan múltiples tareas en una reunión porque los problemas de discusión no los afectan. Estos miembros estarán mejor si se ocupan de otras tareas significativas.
• Salirse del tema porque la agenda cubre un propósito amplio. El resultado es una pérdida excesiva de tiempo y una reunión improductiva. Entonces, considere integrar un aplicación de temporizador de trabajo que puede realizar un seguimiento del tiempo que uno dedica a una tarea, así como de las reuniones.

Una encuesta de 182 altos directivos encontró que 71% sentían que sus reuniones eran improductivas. Y el 65% dijo que podrían haber estado mejor haciendo sus propias tareas.

¿Te suena familiar?

Todos los invitados a la reunión deben tener un punto de discusión y posibles puntos de acción (es decir, soluciones). La reunión sería sobre estos participantes evaluando sus puntos y puntos de acción, en lugar de hacer una investigación desde cero.

Ese concepto nos lleva al siguiente aspecto importante de la agenda de reunión perfecta.

2. Deje que el equipo plantee los puntos de discusión

En lugar de elegir los puntos de la agenda desde su perspectiva, deje que el equipo desarrolle elementos que consideren importantes y dignos de discusión. Esto permite a los miembros crear el flujo de la reunión y sentirse más dueños de sus roles. Como líder de una reunión, su trabajo es determinar el propósito de la reunión y facilitarla.

Una forma eficaz de desarrollar los puntos de la agenda sería compartir un documento de colaboración como Google Docs o Microsoft OneNote. Todos deberían poder editar, revisar y dejar comentarios. Alternativamente, puede crear un documento PDF con la capacidad de convertir PDF en un documento de Word para que puedan realizar los cambios que deseen. Una vez que envíe un correo electrónico al equipo informando que tendrá una reunión en una semana y su propósito, incluirá el enlace al documento en el correo electrónico. 

Pero, ¿qué incluirá en el documento de colaboración y cómo guiará las sugerencias de los miembros del equipo?

Veamos eso en las siguientes secciones.

3. Usa el método 4×4 para estructurar los temas de discusión

El método de cuatro por cuatro es un marco para guiar el propósito de la reunión. 

Esto es lo que parece:

• Cuatro cosas que el equipo logró desde la última reunión
• Los desafíos o bloqueadores que enfrentó el equipo al completar las tareas.
• Cuatro cosas que el equipo podría lograr antes de la próxima reunión
• Cualquier bloqueador potencial para estas tareas futuras

El seguimiento de los resultados de la última reunión hace que el equipo sea responsable de las tareas que asumen en una reunión. De lo contrario, sentirían que nada cambia después de las reuniones o que son una pérdida de tiempo.

Pondré esto en un ejemplo práctico: supongamos que tiene una tienda de comercio electrónico en Shopify donde vender productos en línea y querer Incremento de ventas por $100,000. Entonces, el propósito de la reunión es determinar cómo aumentar las ventas en $100,00. Pero probablemente tenía un objetivo de ventas de $70,000 en la última reunión.

Aplicando el framework 4×4, tendremos lo siguiente:

1. Cuatro cosas que el equipo logró desde la última reunión
   1. Ventas adicionales a 1,000 clientes, lo que resultó en ventas de $30,000
   2. Venta cruzada a 600 clientes, lo que resultó en ventas de $ 20,000
   3. Redirigió 5,000 visitantes del sitio web, lo que resultó en ventas de $ 1,000
   4. Enviado encuestas de satisfacción del cliente
2. Los desafíos o bloqueadores que enfrentó el equipo al completar las tareas.
   1. Tasa de respuesta del 30% del así como la satisfacción de nuestros clientes. encuestas
   2. Más de 4,000 visitantes del sitio web redirigidos no se convirtieron, etc.
3. Cuatro cosas que el equipo podría lograr antes de la próxima reunión (es decir, después de la reunión que está planeando). Aquí es donde establece los objetivos que discutirá en la reunión.
   1. Vender a 2,000 clientes para obtener $60,000 XNUMX en ventas
   2. Venta cruzada a 1,200 para obtener $40,000 en ventas
   3. Reoriente a 10,000 visitantes del sitio web para obtener ventas de $ 2,000
   4. Establecer un estrategia de marketing por correo electrónicoy simplificado con herramientas de marketing para Shopify
   5. Optimice la tienda para obtener más ventas orgánicamente usando Aplicaciones de optimización de velocidad de Shopify.
4. Cualquier bloqueador potencial para estas tareas futuras
   1. Falta de experiencia en campañas de retargeting por correo electrónico
   2. Una base de datos de clientes limitada.

Puede anotar los cuatro logros anteriores y las cuatro metas en su documento compartido. Luego deje que el equipo complete los desafíos y los posibles puntos de acción.

Esto me lleva a cómo debe estructurar estas preguntas en su agenda.

4. Diseña preguntas específicas y desafiantes

A estudio sobre las reuniones semanales de una empresa descubrió que los equipos sentían que las agendas imprecisas hacían que las reuniones fueran una pérdida de tiempo. Las agendas vagas son cosas como "reuniones semanales del departamento de marketing" donde la reunión podría conducir a cien discusiones diferentes, sin un resultado claro.

Compare eso con una agenda como "¿cómo podemos aumentar la tasa de conversión de nuestra campaña de SMS en un 30%?"

Una agenda clara especifica los puntos de discusión y sugiere el resultado esperado. Aquí hay más ejemplos de preguntas/temas específicos y desafiantes de la agenda:

• ¿Cómo podemos obtener $ 2,000 de la reorientación de 10,000 visitantes del sitio web?
• ¿Cómo podemos vender $ 60,000 de ventas adicionales a 2,000 clientes?
• ¿ estrategias de construcción de enlaces ¿Podemos implementar para aumentar la autoridad de dominio de nuestro sitio web?
• ¿Qué podemos hacer para mejorar la tasa de finalización de la encuesta de satisfacción en un 50 %?

5. Asigne suficiente tiempo para cada punto de la agenda

Cuando asigne el tiempo para cada elemento de la agenda, confíe en la cantidad de tiempo que normalmente dedica a las reuniones anteriores y considere la cantidad de presentadores para cada elemento. Luego, limite cada tema de la agenda al tiempo mínimo necesario para abordarlo. Puede encontrar útil hacer una pausa entre los temas de discusión porque las personas naturalmente necesitan descansos. 

Lo más importante es dejar que el propietario de la reunión dirija la reunión. Idealmente, cada miembro discutirá su punto de discusión. Recuerde priorizar los puntos más críticos de la agenda porque algunos miembros podrían irse a la mitad de la reunión. Puede organizar y asignar el tiempo para los temas de la reunión desde el más importante hasta el menos significativo, o experimentar comenzando con los elementos de la agenda más rápidos y fáciles.

6. Tenga una sección de 'estacionamiento' en su agenda 

Un estacionamiento es una sección en la que registra cualquier tema fuera de tema que mencionará un miembro del equipo. Debe tener este espacio en el documento de colaboración (por ejemplo, Google Docs). Los invitados a la reunión pueden revisar estos elementos, dejar comentarios e incluso resolver algunos de ellos antes de la reunión.

Ignorar el estacionamiento es similar a descuidar los descansos de las reuniones. Estas son cosas naturales que sucederán aunque no las programes. Una vez que tenga su agenda con todas las secciones discutidas, es hora de la etapa final de establecimiento de la agenda.

7. Comparte la agenda con anticipación e incluye los resultados esperados

Siempre debe compartir la agenda final con el equipo con 48 horas de anticipación. La agenda debe incluir temas de discusión, presentadores, franjas horarias y elementos de 'estacionamiento'. 

Assaf Cohen, quien dirige la compañía de juegos Felicidad del solitario, incluye lectura obligatoria como parte de la agenda de su reunión. “Queremos que nuestro equipo esté preparado y bien informado para nuestras reuniones. A menudo incluimos un memorando o una descripción general en la agenda para que nuestro equipo pueda ponerse al día y pueda contribuir más a nuestras reuniones”.

Permita que los invitados a la reunión añadan a la agenda si les parece adecuado. Luego revise los cambios y comparta la copia completa con 24 horas de anticipación para que todos estén en la misma página. ¡Ya estás listo para tener la reunión! Recuerde configurar un recordatorio para alertar a los miembros del equipo sobre la reunión y configurar software de actas de reuniones con anticipación para grabar las discusiones y poder acceder a ellas para uso futuro.

Reflexiones finales

Al establecer una agenda, no necesita a todo el equipo, solo necesita a los que toman las decisiones. Ten en cuenta estos consejos:

• Deje que los tomadores de decisiones determinen los puntos de la agenda y los presenten durante la reunión.
• Designe un líder que será responsable de la gestión del tiempo y de garantizar que el equipo logre el objetivo de la reunión.
• Asigne el tiempo mínimo de reunión, pero tenga espacio para pausas.
• Diseñe preguntas de discusión específicas y desafiantes y pida a los participantes de la reunión que compartan posibles puntos de acción.

Lo más importante es tener un proceso de retroalimentación para cada una de sus reuniones. Haga un seguimiento de los pasos de acción sugeridos en la reunión para que los miembros rindan cuentas.

Por último, descubre cómo Cita puede ayudar a agilizar las reuniones de su equipo hoy!