¿Alguna vez estuvo en una reunión sin un bloc de notas y asumió que recordaría todos los detalles, solo para olvidar alguna información clave más adelante?
Tal vez tomaste buenas notas pero perdiste la hoja de papel. Puede ser vergonzoso hacer un seguimiento de los clientes y preguntar lo mismo dos veces.
Por eso las herramientas de gestión de relaciones con los clientes se han vuelto tan populares en la era digital. Un asistente de IA puede ayudar transcribiendo reuniones, destacando conversaciones clave y gestionando acciones, garantizando que nunca se pierda ningún detalle importante de lo que sucede durante la reunión.
Es más fácil que nunca hacer un seguimiento del historial del cliente y hacer crecer sus cuentas con el tiempo.
Una reunión exitosa comienza mucho antes del evento real. Programar el compromiso debería ser muy sencillo. Para mantener los correos electrónicos de ida y vuelta al mínimo, es mejor utilizar un herramienta de programación en línea
No solo acelerará el proceso, sino que también puede usar campos de formulario personalizados para recopilar la información que necesita y pasarla a su Software CRM de elección
Introducción a las notas de la reunión
Las notas de las reuniones son un aspecto crucial de las reuniones de equipo, ya que ayudan a capturar detalles importantes y las acciones que se discuten durante la conversación. Con la ayuda de un anotador de reuniones basado en IA, los equipos ahora pueden grabar y transcribir reuniones automáticamente, garantizando que todos los detalles cruciales se capturen y sean fácilmente accesibles.
Esta tecnología ha revolucionado la forma en que los equipos realizan reuniones, facilitando la organización y la concentración en la discusión. Mediante el uso de notas de reunión, los equipos pueden convertir las reuniones en tareas y resúmenes prácticos, lo que les permite aprovechar al máximo el tiempo de reunión.
¿Qué es un CRM y cómo funciona?
Si es la primera vez que descubres los CRM, no te preocupes. Puedes considerarlos como una agenda digital. Cada vez que te reúnas con alguien, puedes adjuntar notas a su historial de clientes.
La recopilación de esta información facilita que su equipo se ponga al día con el historial de la cuenta y brinde un soporte rápido y preciso. datos de gestión garantiza que la información de sus clientes se mantenga organizada, segura y fácilmente accesible en toda su organización, con todas las reuniones grabadas para referencia futura.
Incluso si eres un emprendedor individual, una herramienta como esta te ayudará a aumentar tu base de clientes. Solo asegúrate de tener cuidado durante el proceso para evitar comprometer la información personal de clientes.
Las funciones de reuniones con IA pueden mejorar la funcionalidad del CRM al proporcionar resúmenes e información automatizados, lo que facilita mantenerse organizado e informado. ¿Cómo es un CRM y cómo se conecta con Appointlet? Depende de la aplicación que elijas y de las funciones que necesites.
En este artículo, revisaremos dos soluciones CRM gratuitas (Hubspot y Zenkit) que son compatibles con el plan gratuito de Zapier, para que pueda comenzar a experimentar de inmediato sin costo adicional. Estos son solo un par de ejemplos de herramientas CRM que están disponibles.
Beneficios de utilizar un CRM para la gestión de reuniones
El uso de un sistema CRM (Gestión de Relaciones con los Clientes) para la gestión de reuniones puede tener un impacto significativo en la eficiencia del equipo y el proceso de ventas. Al integrar las notas y transcripciones de las reuniones con los sistemas CRM, los equipos pueden registrar automáticamente las llamadas, reuniones y conversaciones de los clientes, y generar resúmenes de las reuniones, garantizando así que todos los datos relevantes se capturen y sean fácilmente accesibles.
Esto ayuda a agilizar el proceso de ventas, permitiendo que los equipos se centren en tareas de alto nivel y cierren más acuerdos. Además, Sistemas de CRM Proporcionar una plataforma única para gestionar las notas de las reuniones, las tareas pendientes y las interacciones con los clientes, lo que facilita que los equipos se mantengan alineados y colaboren de forma eficaz.
Piense en su CRM como un lugar para almacenar datos relacionados con sus clientes y procesos de ventas. Después de las reuniones, puede importar notas de reuniones de CRM y datos relacionados con clientes específicos y acciones de ventas directamente a su CRM.
Herramientas para reuniones virtuales
Pero primero, hablemos de un par de herramientas para amplificar tus reuniones virtuales y la toma de notas.
Tomadores de notas de IA
Los anotadores de IA, como Fathom y Fireflies, ofrecen diversas herramientas para optimizar las reuniones virtuales, incluyendo servicios de transcripción y grabación de reuniones de alta calidad. Por ejemplo, con Fireflies, los equipos pueden grabar y transcribir automáticamente las reuniones virtuales, garantizando así la captura de todos los detalles cruciales.
La plataforma admite la integración con herramientas de videoconferencia populares como Microsoft Teams, Google Meet y Zoom, lo que facilita la transcripción de reuniones y la creación de notas detalladas.
El asistente de reuniones con IA de Fireflies también ayuda a los equipos a mantenerse organizados al generar automáticamente acciones y asignaciones de tareas a partir de las reuniones virtuales. Con Fireflies, los equipos pueden optimizar el flujo de trabajo de sus reuniones virtuales, reducir los problemas y aumentar la eficiencia del equipo. Esto garantiza que todos los detalles importantes se registren y sean fácilmente accesibles, lo que permite a los equipos centrarse en tareas de alto nivel y optimizar el tiempo de las reuniones.
Zapier
Zapier no es una herramienta para tomar notas por sí sola, pero es el nexo que conecta tus reuniones virtuales con tu CRM. Puedes usarlo para:
Registre automáticamente resúmenes o transcripciones de reuniones en su CRM
Crear tareas de seguimiento basadas en los resultados de la reunión
Actualizar los registros de contactos cuando se reserven o completen nuevas reuniones
Ejemplo: después de finalizar una reunión de Zoom, use Zapier para enviar automáticamente la transcripción a un documento de Google y vincularla al contacto o acuerdo apropiado en su CRM.
Zapier convierte los pasos manuales únicos en automatizaciones invisibles y repetibles, para que usted pueda concentrarse en la conversación, no en el administrador.
Software de programación de citas (como Appointlet)
Herramientas como Cita Permite que tus clientes potenciales o clientes reserven tiempo con tu equipo directamente, sin necesidad de intercambiar correos electrónicos. Además de la programación, te ayudan con:
Creación automática de registros de CRM cuando se reserva una reunión
Adjuntar datos de reuniones (fecha, hora, tipo) a las cronologías de los clientes
Activación de la preparación previa a la reunión o seguimiento posterior a la misma
¿Lo mejor? Herramientas como Appointlet se integran a la perfección con CRM y plataformas de calendario, lo que significa que todo se mantiene sincronizado.
(¿Quieres simplificar tu proceso de reserva? Prueba Appointlet gratis.)
Plataformas de videoconferencia (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Aunque son obvios, son fundamentales para las reuniones virtuales. La mayoría de las plataformas ahora ofrecen transcripción integrada, funciones de toma de notas en tiempo real o integraciones con herramientas de toma de notas y CRM.
Los resúmenes inteligentes de Zoom pueden generar automáticamente puntos clave
Google Meet se integra con herramientas como Fireflies o tl;dv
Los equipos pueden sincronizar los resultados de las reuniones con Microsoft Dynamics o Notion
Estas plataformas ya no sirven sólo para estar presente: son una fuente de datos para todo lo que sucede en tus reuniones.
Herramientas de colaboración para reuniones (Notion, Fellow o Hypercontext)
Estas herramientas ayudan a los equipos a preparar, documentar y dar seguimiento a las reuniones de forma más estructurada. Puedes:
Construir agendas colaborativas
Asignar tareas de seguimiento durante la llamada
Sincronice los elementos de acción con su CRM o herramienta de gestión de proyectos
Si a menudo tiene llamadas internas o de atención al cliente recurrentes, estas herramientas crean un proceso de toma de notas más estandarizado y colaborativo.
Apoyar a los clientes durante todo el ciclo de vida
Hubspot's volante - Un modelo del ciclo de vida del cliente
La imagen de arriba, llamada volante, representa el viaje de un cliente a través de su marca. Para leer el gráfico, comience en la parte superior y muévase en el sentido de las agujas del reloj. Puede ver que, a medida que las personas se sienten atraídas por su empresa, leen sus materiales de marketing y comienzan a participar.
Asegurarse de que todos los puntos de contacto reflejen su valores de la compañía Ayuda a generar confianza y fortalece la conexión con tu audiencia. Para mantener la seguridad de los datos durante todo el ciclo de vida del cliente, el uso de datos confiables... métodos de autenticación como un lugar seguro verificar API Puede ayudar a proteger la información de los clientes en su CRM. Este tipo de API le permite confirmar la identidad de los usuarios en tiempo real, reducir el riesgo de acceso fraudulento y garantizar que los datos confidenciales solo se compartan con personas verificadas, lo que en última instancia refuerza la confianza en su marca.
Tus ventas y atención al cliente Los agentes trabajan con el cliente para asegurarse de que estén Encantado Con su experiencia, abordan eficazmente a los clientes potenciales para fidelizarlos. Cerca de la esquina superior izquierda del volante, vemos a esos clientes satisfechos que recomiendan su empresa a desconocidos. De esta manera, el volante es un modelo de crecimiento sostenido a largo plazo.
Las organizaciones pueden beneficiarse enormemente del uso de un CRM para gestionar las interacciones y los datos de los clientes. Con tu aplicación de programación en líneaPuedes crear tipos de reuniones personalizadas que se adapten a las diferentes etapas de crecimiento. Por ejemplo, podrías ofrecer una demostración de ventas gratuita a los recién llegados.
Más adelante en su ciclo de vida, una consulta o llamada de soporte es opcional. Cada reunión que programe puede presentar al cliente un nuevo conjunto de campos de formulario para conocer mejor a sus clientes y sus necesidades. Todos esos datos de reserva se pueden agregar a los registros de clientes de su CRM. También puede obtener información valiosa sobre las expectativas de sus clientes de su hosting, por ejemplo.
El uso de un servidor basado en sistema operativo le permite acceder y analizar datos importantes de los clientes y comprender mejor sus necesidades.
Ejemplo de CRM n.° 1: Lista de contactos de Hubspot
Hubspot es uno de los CRM gratuitos más populares del mercado. Tienen un amplio conjunto de funciones, que puede ser un poco intimidante al principio, pero valioso a largo plazo si su empresa necesita una solución escalable y confiable.
Si recién está comenzando y desea una alternativa de nivel de entrada, le recomendamos pasar esta sección y probar Zenkit primero.
Para comenzar con Hubspot, necesitará la siguiente configuración:
Configurar un Cita página de reserva
Configurar Zapier para pasar sus datos de reserva a la lista de contactos de Hubspot
Hubspot también permite la grabación de video de reuniones para garantizar que se capturen todos los detalles, lo que facilita la toma de notas y proporciona un fácil acceso al contenido discutido previamente.
Conecta tu cuenta de Zapier a Hubspot
Cada vez que llega una reserva a través de Appointlet, Zapier escuchará y evaluará los detalles del asistente. Si no existe ningún registro de cliente, se creará uno nuevo.
De lo contrario, los datos del contacto se actualizarán utilizando los datos de respuesta del formulario. Puedes ver un ejemplo de la lista de contactos de Hubspot aquí:
Ejemplo de CRM n. ° 2: contactos de Zenkit y listas de tareas pendientes
Recomendaciones Zenkit como alternativa a Hubspot. Su interfaz es limpia y fácil de navegar, lo que la hace más accesible para los nuevos usuarios. Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, su lista de contactos está organizada en una lista vertical.
Cada vez que se realizan reservas y Zapier genera un nuevo contacto, puedes agregar información como notas de la reunión, una foto y archivos de video para que los contactos sean más fáciles de reconocer a simple vista.
Nos encanta cómo Zenkit incluye un amplio conjunto de funciones para que las empresas las utilicen junto con su CRM. Por ejemplo, puedes pedirle a Zapier que pase tus datos de reserva a una de las listas de tareas pendientes de Zenkit. Esto podría ser útil para aprender consejos de CRM como los que se explican en Sede de pequeñas empresas guía, que puede resultar un poco intimidante al principio, pero valiosa a largo plazo si su empresa necesita una solución confiable y escalable.
El arrastrar y soltar tablero kanban El diseño permite a tu equipo realizar un seguimiento de las reuniones junto con sus demás tareas. Zenkit simplifica la creación de tareas y la gestión de listas de tareas, mejorando la productividad y la organización durante las reuniones.
A medida que se realizan y completan las reservas, puede tomar notas y avanzar las tarjetas a lo largo de su tablero hasta que lleguen a un estado final.
¿Quiere instrucciones completas para la configuración completa de Zapier / Zenkit CRM?
Puedes visitar https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit para acceder a nuestra página de integración compartida. Si aún no tiene cuentas de Appointlet y Zenkit, deberá comenzar con estos pasos:
Configurar un Cita página de reserva
En Zenkit, cree una nueva colección dedicada a su lista de contactos
Configurar un activador de "Asistente programado" de Appointlet
Configure una acción "Crear elemento" de Zenkit para ubicar su lista
Ingrese los campos de datos que necesita de su reserva de Cita
Puede ver en el ejemplo a continuación que obtenemos datos como el nombre del asistente, la dirección de correo electrónico y las horas de inicio y finalización de la reunión.
Cuando haya probado su gatillo y acción para confirmar que funcionan, continúe y encienda el Zap. Para probar que la integración funciona, puede ir a su cuenta de Appointlet y crear una reserva de prueba.
Debería tomar menos de un minuto para que aparezca el nuevo elemento de la lista de contactos. Si tiene problemas para configurar su Zap, ofrecen un equipo de soporte para responder preguntas de configuración específicas.
Seguimiento y próximos pasos
El seguimiento y los próximos pasos son un aspecto crucial de la gestión de reuniones, ya que garantizan que las acciones y tareas se completen a tiempo. Con la ayuda de la toma de notas de reuniones basada en IA, los equipos pueden generar automáticamente correos electrónicos y tareas de seguimiento, garantizando que todos los detalles importantes se registren y se asignen a los miembros del equipo correspondientes.
Esta tecnología también permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso y mantenerse organizados, lo que facilita la gestión de múltiples proyectos y plazos. Al usar la toma de notas de reuniones con IA, los equipos pueden olvidarse de la tediosa tarea de tomar notas y centrarse en tareas de alto nivel, como la estrategia y la toma de decisiones. Además, los asistentes de IA pueden ayudar a los equipos a responder preguntas, proporcionar respuestas instantáneas y apoyarlos en su trabajo diario, facilitando así el control de las tareas y las reuniones.
Acceda a sus datos de reserva desde Appointlet
Appointlet ya ofrece algunas herramientas potentes para revisar los datos de sus reservas. Si busca una mejor visibilidad de los datos de los clientes, es una buena idea empezar por comprender qué hay disponible en su herramienta de programación. Si aún no tiene una cuenta de Appointlet, puede registrarse de forma gratuita para probarla hoy mismo. También puede considerar utilizar algunas de las las mejores herramientas de comentarios de clientes para obtener información adicional sobre los datos de los clientes.
Cuando comparte un enlace a tu página de reservasEl cliente puede elegir entre una serie de horarios que representan la disponibilidad programada del equipo y recibir actualizaciones a través de los canales de Slack. Para completar la reserva, deberá completar los campos del formulario que se le presente, como se muestra en el siguiente ejemplo de formulario de admisión:
Demostración de una página de reserva de citas
Cada vez que alguien reserva contigo, los datos de su formulario se registran en tu panel de reservas. Esta interfaz de usuario es fácil de recorrer y navegar, por lo que puede ver cualquier reserva pasada o futura.
Si desea revisar un conjunto limitado de reservas, puede modificar el intervalo de fechas y utilizar filtros de búsqueda. Si prefiere ver esta información en una hoja de cálculo, también ofrecemos exportaciones de datos CSV.
Una vista en la aplicación de los detalles de la reserva
Tanto si se mantiene el panel de reservas integrado de Appointlet como si se implementa un CRM, el objetivo final es el mismo: mejorar la visibilidad de los datos de los clientes. Appointlet también puede procesar archivos de audio para su transcripción y así mejorar la visibilidad de los datos. Durante Implementación de EDWLa consolidación de los datos de los clientes puede mejorar aún más esta visibilidad. A medida que aumenta el volumen de clientes, es importante realizar un seguimiento de cada persona y su recorrido con la empresa.
Al monitorear los detalles de su cuenta y configurar la automatización, puede ofrecer soporte proactivo en los momentos adecuados. Los tipos de reuniones específicas para las diferentes fases del volante serán la mejor manera de garantizar reuniones exitosas para todos.
