Cómo tomar notas de reuniones a lo largo del ciclo de vida del cliente con un CRM + Ejemplos

tomando notas

¿Alguna vez estuvo en una reunión sin un bloc de notas y asumió que recordaría todos los detalles, solo para olvidar alguna información clave más adelante?

Tal vez tomaste buenas notas pero perdiste la hoja de papel. Puede ser vergonzoso hacer un seguimiento de los clientes y preguntar lo mismo dos veces.

Es por eso que las herramientas de gestión de relaciones con los clientes se han vuelto tan populares en la era digital.

Es más fácil que nunca hacer un seguimiento del historial del cliente y hacer crecer sus cuentas con el tiempo.

como tomar notas de reuniones

Una reunión exitosa comienza mucho antes del evento real. Programar el compromiso debería ser muy sencillo. Para mantener los correos electrónicos de ida y vuelta al mínimo, es mejor utilizar un herramienta de programación en línea.

No solo acelerará el proceso, sino que también puede usar campos de formulario personalizados para recopilar la información que necesita y pasarla a su Software CRM de elección

¿Qué es un CRM y cómo funciona?

Si está descubriendo los CRM por primera vez, no se preocupe. Puede pensar en ellos como un rolodex digital. Cada vez que se reúna con alguien, puede adjuntar notas a su historial de clientes.

La recopilación de esta información facilita que su equipo se ponga al día con el historial de la cuenta y brinde soporte rápido y preciso. Incluso si eres un emprendedor en solitario, una herramienta como esta te ayudará a aumentar tu base de clientes.

Entonces, ¿cómo se ve un CRM y cómo se conecta a Appointlet? Depende de la aplicación que elija y del tipo de funciones que necesite.

En este artículo, revisaremos dos soluciones CRM gratuitas (Hubspot y Zenkit) que son compatibles con el plan gratuito de Zapier, por lo que puede comenzar a experimentar de inmediato sin costo adicional.

Apoyar a los clientes durante todo el ciclo de vida

volante
Hubspot's volante - Un modelo del ciclo de vida del cliente

La imagen de arriba, llamada volante, representa el viaje de un cliente a través de su marca. Para leer el gráfico, comience en la parte superior y muévase en el sentido de las agujas del reloj. Puede ver que, a medida que las personas se sienten atraídas por su empresa, leen sus materiales de marketing y comienzan a participar.

Tus ventas y atención al cliente Los agentes trabajan con el cliente para asegurarse de que estén Encantado con su experiencia. Cerca de la parte superior izquierda del volante, vemos a esos clientes felices que remiten a extraños a su empresa. De esta forma, el volante es un modelo de crecimiento sostenido a largo plazo.

Con su aplicación de programación en línea, puede crear tipos de reuniones personalizadas que apunten a las diferentes fases de crecimiento. Por ejemplo, puede ofrecer una demostración de ventas gratuita a los recién llegados.

Más adelante en su ciclo de vida, una consulta o llamada de soporte es opcional. Cada reunión que programe puede presentarle al cliente un nuevo conjunto de campos de formulario, para obtener más información sobre ellos y sus necesidades. Todos esos datos de reserva se pueden agregar a los registros de clientes de su CRM.

Ejemplo de CRM n. ° 1: lista de contactos de Hubspot

Hubspot es uno de los CRM gratuitos más populares del mercado. Tienen un amplio conjunto de funciones, que puede ser un poco intimidante al principio, pero valioso a largo plazo si su empresa necesita una solución escalable y confiable.

Si recién está comenzando y desea una alternativa de nivel de entrada, le recomendamos pasar esta sección y probar Zenkit primero.

Para comenzar con Hubspot, necesitará la siguiente configuración:

  1. Configurar un Cita página de reserva
  2. Regístrese gratis Zapier y Hubspot cuenta
  3. Configurar Zapier para pasar sus datos de reserva a la lista de contactos de Hubspot
como tomar notas de reuniones
Conecta tu cuenta de Zapier a Hubspot

Cada vez que llega una reserva a través de Appointlet, Zapier escuchará y evaluará los detalles del asistente. Si no existe ningún registro de cliente, se creará uno nuevo.

De lo contrario, los datos del contacto se actualizarán utilizando los datos de respuesta del formulario. Puedes ver un ejemplo de la lista de contactos de Hubspot aquí:

contactos hubspot

Ejemplo de CRM n. ° 2: contactos de Zenkit y listas de tareas pendientes

Recomendaciones Zenkit como alternativa a Hubspot. Su interfaz es limpia y fácil de navegar, lo que la hace más accesible para los nuevos usuarios. Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, su lista de contactos está organizada en una lista vertical.

Cada vez que se realizan reservas y Zapier genera un nuevo contacto, puede agregar información como notas de reuniones y una foto para que los contactos sean más fácilmente reconocibles de un vistazo.

Lista de contactos de Zenkit
Captura de pantalla de CRM de Zenkit para organizar su lista de contactos

Nos encanta cómo Zenkit incluye un amplio conjunto de funciones para que las empresas las utilicen junto con su CRM. Por ejemplo, puede pedirle a Zapier que pase los datos de su reserva a una de las listas de tareas pendientes de Zenkit.

El arrastrar y soltar tablero kanban El diseño le permite a su equipo realizar un seguimiento de las reuniones junto con sus otras tareas.

A medida que se realizan y completan las reservas, puede tomar notas y avanzar las tarjetas a lo largo de su tablero hasta que lleguen a un estado final.

capturar notas de reuniones en un crm

¿Quiere instrucciones completas para la configuración completa de Zapier / Zenkit CRM?

Puedes visitar https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit para acceder a nuestra página de integración compartida. Si aún no tiene cuentas de Appointlet y Zenkit, deberá comenzar con estos pasos:

  1. Configurar un Cita página de reserva
  2. Regístrese gratis Zapier y Zenkit cuenta
  3. En Zenkit, cree una nueva colección dedicada a su lista de contactos
  4. Configurar un activador de "Asistente programado" de Appointlet
  5. Configure una acción "Crear elemento" de Zenkit para ubicar su lista
  6. Ingrese los campos de datos que necesita de su reserva de Cita
  7. Puede ver en el ejemplo a continuación que obtenemos datos como el nombre del asistente, la dirección de correo electrónico y las horas de inicio y finalización de la reunión.
como tomar notas de reuniones

Cuando haya probado su gatillo y acción para confirmar que funcionan, continúe y encienda el Zap. Para probar que la integración funciona, puede ir a su cuenta de Appointlet y crear una reserva de prueba.

Debería tomar menos de un minuto para que aparezca el nuevo elemento de la lista de contactos. Si tiene problemas para configurar su Zap, ofrecen un equipo de soporte para responder preguntas de configuración específicas.

Acceda a sus datos de reserva desde Appointlet

Appointlet ya proporciona algunas herramientas poderosas para revisar los datos de su reserva. Si está buscando una mejor visibilidad de los datos del cliente, es una buena idea comenzar por comprender lo que está disponible dentro de su herramienta de programación. Si aún no tiene una cuenta de Appointlet, puede registrarse gratis para probarla hoy.

Cuando comparte un enlace a su página de reserva, al cliente se le presenta una serie de horarios para elegir, que representan la disponibilidad programada del equipo. Para completar la reserva, completarán los campos del formulario que usted les presenta, como se muestra en el ejemplo de formulario de admisión simple a continuación:

como tomar notas de reuniones
Demostración de una página de reserva de citas

Cada vez que alguien reserva contigo, los datos de su formulario se registran en tu panel de reservas. Esta interfaz de usuario es fácil de recorrer y navegar, por lo que puede ver cualquier reserva pasada o futura.

Si desea revisar un conjunto limitado de reservas, puede modificar el intervalo de fechas y utilizar filtros de búsqueda. Si prefiere ver esta información en una hoja de cálculo, también ofrecemos exportaciones de datos CSV.

como tomar notas de reuniones
Una vista en la aplicación de los detalles de la reserva

Ya sea que se quede con el panel de control de reservas integrado de Appointlet o introduzca un CRM, el objetivo final es el mismo; desea mejorar la visibilidad de los datos de los clientes. A medida que crece su volumen de clientes, es importante realizar un seguimiento de las personas individuales y su viaje con la empresa.

Al monitorear los detalles de su cuenta y configurar la automatización, puede ofrecer soporte proactivo en los momentos adecuados. Los tipos de reuniones específicas para las diferentes fases del volante serán la mejor manera de garantizar reuniones exitosas para todos.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

La herramienta en línea n.º 1 para programar reuniones