Cómo tomar notas de reuniones a lo largo del ciclo de vida del cliente con un CRM + Ejemplos

tomando notas

¿Alguna vez ha estado en una reunión sin un bloc de notas y asumió que recordaría todos los detalles, solo para olvidar algún dato clave más adelante? Quizás tomó buenas notas pero perdió el papel. Puede ser vergonzoso hacer un seguimiento de los clientes y preguntarles lo mismo dos veces. Es por eso que las herramientas de gestión de relaciones con el cliente se han vuelto tan populares en la era digital. Es más fácil que nunca realizar un seguimiento del historial de los clientes y hacer crecer sus cuentas con el tiempo.

Una reunión exitosa comienza mucho antes del evento real. Programar el compromiso debería ser muy sencillo. Para mantener los correos electrónicos de ida y vuelta al mínimo, es mejor utilizar un herramienta de programación en línea. No solo acelerará el proceso, sino que también podrá utilizar campos de formulario personalizados para recopilar la información que necesita y pasarla a su Software de CRM de elección. 

¿Qué es un CRM y cómo funciona?

Si está descubriendo los CRM por primera vez, no se preocupe. Puede pensar en ellos como un rolodex digital. Cada vez que se reúna con alguien, puede adjuntar notas a su historial de clientes. La recopilación de esta información hace que sea más fácil para su equipo ponerse al día con el historial de la cuenta y brindar asistencia rápida y precisa. Incluso si es un emprendedor en solitario, una herramienta como esta le ayudará a aumentar su base de clientes.

Entonces, ¿cómo se ve un CRM y cómo se conecta a Appointlet? Depende de la aplicación que elija y del tipo de funciones que necesite. En este artículo revisaremos dos soluciones CRM gratuitas (Hubspot y Zenkit) que son compatibles con el plan gratuito de Zapier, por lo que puede comenzar a experimentar de inmediato sin costo adicional.

Apoyar a los clientes durante todo el ciclo de vida

volante
Hubspot's volante - Un modelo del ciclo de vida del cliente

La imagen de arriba, llamada volante, describe el viaje de un cliente a través de su marca. Para leer el gráfico, comience en la parte superior y muévase en el sentido de las agujas del reloj. Puede ver que, a medida que las personas se sienten atraídas por su empresa, leen sus materiales de marketing y comienzan a participar. Sus agentes de ventas y atención al cliente trabajan con el cliente para asegurarse de que Encantado con su experiencia. Cerca de la parte superior izquierda del volante, vemos a esos clientes felices que remiten a extraños a su empresa. De esta forma, el volante es un modelo de crecimiento sostenido a largo plazo.

Con su aplicación de programación en línea, puede crear tipos de reuniones personalizados que se dirijan a las diferentes fases de crecimiento. Por ejemplo, puede ofrecer una demostración de ventas gratuita a los recién llegados. Más adelante en su ciclo de vida, una consulta o una llamada de soporte son opcionales. Cada reunión que programe puede presentar al cliente un nuevo conjunto de campos de formulario, con el fin de aprender más sobre ellos y sus necesidades. Todos esos datos de reserva se pueden agregar a los registros de clientes de su CRM.

Ejemplo de CRM n. ° 1: lista de contactos de Hubspot

Hubspot es uno de los CRM gratuitos más populares del mercado. Tienen un amplio conjunto de funciones, que puede resultar un poco intimidante al principio, pero valioso a largo plazo si su empresa necesita una solución confiable y escalable. Si recién está comenzando y desea una alternativa de nivel de entrada, le recomendamos desplazarse más allá de esta sección y probar Zenkit primero.

Para comenzar con Hubspot, necesitará la siguiente configuración:

  1. Configurar un Cita página de reserva
  2. Regístrese gratis Zapier y Hubspot cuenta
  3. Configurar Zapier para pasar sus datos de reserva a la lista de contactos de Hubspot
Conecta tu cuenta de Zapier a Hubspot

Cada vez que una reserva llega a través de Appointlet, Zapier escuchará y evaluará los detalles de los asistentes. Si no existe ningún registro de cliente, se creará uno nuevo. De lo contrario, los datos del contacto se actualizarán utilizando los datos de respuesta del formulario. Puedes ver un ejemplo de la lista de contactos de Hubspot aquí:

contactos hubspot

Ejemplo de CRM n. ° 2: contactos de Zenkit y listas de tareas pendientes

Recomendamos que Zenkit como alternativa a Hubspot. Su interfaz es limpia y fácil de navegar, lo que la hace más accesible para los nuevos usuarios. Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, su lista de contactos está organizada en una lista vertical. Siempre que lleguen las reservas y Zapier genere un nuevo contacto, puede agregar información como notas de la reunión y una foto para que los contactos sean más fácilmente reconocibles de un vistazo.

Lista de contactos de Zenkit
Captura de pantalla de CRM de Zenkit para organizar su lista de contactos

Nos encanta cómo Zenkit incluye un amplio conjunto de funciones para que las empresas lo utilicen en conjunto con su CRM. Por ejemplo, puede pedirle a Zapier que pase los datos de su reserva a una de las listas de tareas pendientes de Zenkit. El arrastrar y soltar tablero kanban El diseño permite a su equipo realizar un seguimiento de las reuniones junto con sus otras tareas. A medida que las reservas se realizan y se completan, puede tomar notas y avanzar las tarjetas a lo largo de su tablero hasta que lleguen a un estado final.

capturar notas de reuniones en un crm

¿Quiere instrucciones completas para la configuración completa de Zapier / Zenkit CRM?

Puedes visitar https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit para acceder a nuestra página de integración compartida. Si aún no tiene cuentas de Appointlet y Zenkit, deberá comenzar con estos pasos:

  1. Configurar un Cita página de reserva
  2. Regístrese gratis Zapier y Zenkit cuenta
  3. En Zenkit, cree una nueva colección dedicada a su lista de contactos
  4. Configurar un activador de "Asistente programado" de Appointlet
  5. Configure una acción "Crear elemento" de Zenkit para ubicar su lista
  6. Ingrese los campos de datos que necesita de su reserva de Cita
  7. Puede ver en el ejemplo a continuación que obtenemos datos como el nombre del asistente, la dirección de correo electrónico y las horas de inicio y finalización de la reunión.

Cuando haya probado su disparador y la acción para confirmar que funcionan, continúe y encienda el Zap. Para probar que la integración funciona, puede ir a su cuenta de Appointlet y crear una reserva de prueba. El nuevo elemento de la lista de contactos debería tardar menos de un minuto en aparecer. Si tiene problemas para configurar su Zap, ofrecen un equipo de soporte para responder preguntas de configuración específicas.

Acceda a sus datos de reserva desde Appointlet

Appointlet ya proporciona algunas herramientas poderosas para revisar los datos de su reserva. Si está buscando una mejor visibilidad de los datos del cliente, es una buena idea comenzar por comprender lo que está disponible dentro de su herramienta de programación. Si aún no tiene una cuenta de Appointlet, puede registrarse gratis para probarla hoy.

Cuando comparte un enlace a su página de reserva, al cliente se le presenta una serie de horarios para elegir, que representan la disponibilidad programada del equipo. Para completar la reserva, completarán los campos del formulario que usted les presenta, como se muestra en el ejemplo de formulario de admisión simple a continuación:

Demostración de una página de reserva de citas

Cada vez que alguien reserva con usted, los datos de su formulario se registran en su Panel de reservas. Esta interfaz de usuario es fácil de recorrer y navegar, por lo que puede ver cualquier reserva pasada o futura. Si desea revisar un conjunto limitado de reservas, puede modificar el rango de fechas y usar filtros de búsqueda. Si prefiere ver esta información en una hoja de cálculo, también ofrecemos exportaciones de datos CSV.

Una vista en la aplicación de los detalles de la reserva

Ya sea que se quede con el panel de reservas integrado de Appointlet o introduzca un CRM, el objetivo final es el mismo; desea una mejor visibilidad de los datos del cliente. A medida que aumenta el volumen de clientes, es importante realizar un seguimiento de las personas individuales y su trayectoria en la empresa. Al monitorear los detalles de su cuenta y configurar la automatización, puede ofrecer soporte proactivo en los momentos adecuados. Los tipos de reuniones específicas para las diferentes fases del volante serán la mejor manera de garantizar reuniones exitosas para todos.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

Simplificando el horario, para usted y sus asistentes.