3 plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión para sus clientes potenciales y clientes

correos electrónicos de solicitud de reunión
Redactar correos electrónicos de solicitud de reunión de manera eficaz

Cuando envía un correo electrónico de solicitud de reunión a un cliente potencial frío o existente, es útil que sus palabras sean correctas. ¿Cómo le pides a alguien que se tome un tiempo de su ajetreado día para leer tu correo electrónico, programar una hora para reunirse y marcar su calendario por ti? 

En este artículo, le mostraremos las mejores técnicas de invitación a reuniones para prospectos, clientes potenciales y clientes existentes. 

Consejos para redactar un correo electrónico de solicitud de reunión (que realmente funcionan) 

Estas son algunas de las cosas más importantes que debe tener en cuenta al crear un nuevo correo electrónico de solicitud de reunión, independientemente de quién sea el destinatario. 

  1. Escribe un línea de asunto del correo electrónico para mejores tasas de apertura
  2. Asegúrese de comunicarse con un tomador de decisiones con la información de contacto correcta.
  3. Dirígete siempre a los invitados personalmente
  4. Envíe su correo electrónico a una hora conveniente del día
  5. Mantenga bien definido el propósito de la reunión
  6. Comunique expectativas claras en el cuerpo de su correo electrónico
  7. Configure un calendario de correo electrónico para usted (para realizar un mejor seguimiento de su disponibilidad)
  8. Usa una herramienta de programación en línea para presentar posibles fechas de reuniones
  9. Mejore sus tasas de respuesta con una oferta para responder cualquier pregunta persistente.

Por qué la programación en línea es tan importante 

Lo primero que debe tener en cuenta al escribir un correo electrónico de solicitud de reunión es cuánto mejor funciona cuando utiliza un programador de citas como Cita, Calendly o ScheduleOnce. 

Una aplicación de programación en línea garantiza que las personas puedan ver su disponibilidad y reservar el tiempo que quieran de inmediato. En la mayoría de los casos, esto hará que su mensaje sea respondido en minutos, ¡o incluso en segundos! También reduce la posibilidad de que otra persona programe una reunión con horarios superpuestos, un problema común con los métodos de programación de la vieja escuela.

Cómo preparar correos electrónicos de solicitud de reunión en frío 

Como regla general, los correos electrónicos de solicitud de reunión requieren más preparación cuando no se ha formado una relación existente. Deben ser personalizados, específicos, concisos y útiles. Los mejores mensajes fríos son sobre un evento del que es posible que tu cliente potencial aún no haya oído hablar, pero que crees que les resultará interesante porque los beneficiará de alguna manera o los ayudará a resolver un problema que están tratando de superar. 

Los prospectos tempranos pueden provenir de cualquier lugar. Pueden estar en sus dispositivos móviles navegando por su sitio web, LinkedIn o páginas de redes sociales. Si tiene un poco de información sobre el cliente potencial, puede usarla para crear un mensaje más personalizado. En lugar de enviarlos a un evento como un seminario web, las empresas con un LTV decente para los clientes pueden invertir en demostraciones de ventas de alto nivel. Lo mismo programación automática de correo electrónico Las soluciones se pueden utilizar durante todo el proceso de posventa y reuniones de incorporación de clientes. 

Las solicitudes de reunión regulares son un poco diferentes. Para los clientes actuales o clientes potenciales que necesitan pasar por varias rondas de reuniones, se necesita menos personalización. 

A veces, las personas prefieren los correos electrónicos de solicitud de reunión regulares en los que solo se describe brevemente el propósito de la reunión y luego simplemente se les pregunta si quieren unirse en cualquier momento que tenga sentido para ambas partes. También puede agregar una oración o dos explicando por qué esto es importante (por ejemplo: "¡Estoy deseando conocerte y recibir tus comentarios sobre nuestro nuevo producto!").

Cuando un cliente es muy cálido, el correo electrónico puede volverse tan simple como una sola oración. Pero recuerde que no importa con quién se conecte, siempre debe:

  • Resuma el propósito de su reunión. 
  • Proporcione algunas ubicaciones que puedan elegir antes de elegir una hora de reunión. Esto debe ser administrado por la aplicación de programación, no en el cuerpo del correo electrónico.
  • Opcional: invítelos a enviar de vuelta su disponibilidad, para que sepa si es posible para ambas partes antes de continuar con la conversación. Siempre puede programar en su nombre, si eso es más fácil para ellos.

Cómo escribir su mensaje para prospectos, prospectos o clientes existentes

Dado que escribir un mensaje para clientes cálidos requiere mucho menos esfuerzo, nos centraremos en escribir plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión para prospectos fríos y clientes potenciales cálidos.

La perspectiva fría

Intente ponerse en el lugar de los clientes potenciales que recibirían su correo electrónico. Si no lo conocen personalmente, debe haber una propuesta de valor sólida para atraerlos. Concéntrese en resolver sus puntos débiles centrales. De lo contrario, ¿por qué reservarían un tiempo precioso para reunirse con usted?

Para crear su plantilla, debe tener en cuenta estas cosas:

  • Preséntese y mencione por qué esto es importante para ellos. Intente personalizar el mensaje señalando su puesto de trabajo, para que sepan que está sintonizado con ellos directamente.
  • Ofrezca dos opciones: Bríndeles un enlace para programar una reunión inicial con usted. Pero en caso de que las personas aún no estén convencidas, haga un seguimiento con una oferta para responder primero cualquier pregunta que tengan. Una vez que se hayan respondido, enviará un correo electrónico de seguimiento.
  • Antes de enviar algo, revise el correo electrónico leyéndolo en voz alta para asegurarse de que suene conversacional y amigable, no como un argumento de venta. 

Si tiene dudas sobre cómo utilizar este contenido para su sitio o publicación de blog, comuníquese con nosotros y estaremos encantados de brindarle más información.

¿Cuáles son algunas de las mejores formas en las que puedo encontrar una reunión inicial con posibles clientes?

Concéntrese en prometerles valor y crear un sentido de urgencia. Es importante mencionar por qué programar una llamada es tan útil para ellos de inmediato. 

Para asegurarse de que suene conversacional y amigable, no como un argumento de venta, intente usar frases como "Espero que podamos encontrar algo de espacio libre en nuestros calendarios" o "¿Podría pasar por aquí?" en lugar de algo más directo como "¿Puedo programar una reunión contigo el próximo martes?" 

Además, puede mencionar cómo la reunión será productiva y útil para ellos. Por ejemplo: "Me complace mostrarle cuánto tiempo y dinero podemos ahorrarle a su empresa con esta solución".

Esto puede parecer obvio, pero es mejor no hacer demasiadas preguntas personales durante su primera conversación por correo electrónico. Mantén un toque ligero, sin entrar en detalles sin importancia como su color favorito o dónde crecieron. Esto podría hacerlos sentir incómodos y conducir a conversaciones incómodas en reuniones futuras. Recuerde, ¡la profesionalidad y el lenguaje formal son la clave!

Finalmente, siempre trate de concluir sus correos electrónicos de prospectos fríos con una nota positiva. Esta es una excelente manera de mantener al cliente potencial comprometido y emocionado hasta el último momento.

Correo electrónico de solicitud de reunión # 1: El plomo cálido

Si ya se reunió con alguien anteriormente o tuvo algunas interacciones por correo electrónico, puede adoptar un enfoque diferente para el correo electrónico de solicitud de reunión de negocios. No es necesario que sea tan formal, pero el valor de la llamada debe indicarse claramente. Y al igual que antes, querrá utilizar una herramienta de programación en línea para acelerar el proceso de programación real. Esto ayuda a agilizar el proceso de registro. 

Aquí hay una plantilla de correo electrónico que puede copiar y pegar literalmente, aunque recomendamos realizar los cambios necesarios para adaptarse a su modelo de negocio. 

Estimado {client-name}: 

Fue agradable hablar contigo la semana pasada. Después de revisar el sitio web de {company-name}, estoy seguro de que podemos ayudarlo a ahorrar tiempo y hacer crecer su negocio rápidamente con solo algunas actualizaciones. 

De hecho, a principios de este año ayudamos a otro cliente con un problema similar a optimizar sus operaciones y aumentar las ventas en más del 250% en los primeros tres meses. Podemos trabajar con usted para crear resultados similares. 

Dado que ya tiene una idea general de cómo funcionan nuestros servicios, me encantaría recibir una llamada telefónica con usted la próxima semana para ofrecer una demostración completa del producto. 

Haga haga clic aquí para programar una charla rápida y discutir esta oportunidad con más detalle. 

Si tiene alguna otra pregunta antes de que saltemos a una llamada, ¡hágamelo saber!  

Correo electrónico de solicitud de reunión # 2: El cliente cálido

El cliente promedio ya sabe quién es usted y el valor que debería obtener de su servicio. 

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de reunión de atención al cliente

Por lo general, se envía un correo electrónico de solicitud de reunión cuando la atención al cliente se ha derivado a un administrador de éxito. Un correo electrónico breve pero profesional podría verse así:

primer nombre,

Eso suena bien.

Reservemos una cita para hablar y revisar todos los detalles de su solicitud. Una vez que tengamos toda esa información, trabajaré con nuestro equipo para solucionar esto. 

Haga haga clic aquí para programar su reunión. 

Hasta pronto!

Correo electrónico de solicitud de reunión # 3: Cliente existente

También puede configurar la automatización del correo electrónico para llegar a los clientes que corren el riesgo de agitación. Vuelva a involucrarlos resaltando las características que están infrautilizadas o puede lanzar un nivel superior de características. Depende de su equipo de éxito decidir qué es lo apropiado. Una vez que tenga una estrategia clara, puede utilizar un correo electrónico de solicitud de reunión como este.  

Hola, primer nombre 

¡Espero que esté disfrutando del producto ____!

Siempre estamos buscando formas de hacer que nuestros clientes tengan éxito, y he notado que su cuenta podría necesitar más ayuda. Hay una actualización disponible como parte de su plan que podría adaptarse mejor a lo que necesita que lo que ya tenemos. ¿Le gustaría que le envíe un correo electrónico con detalles al respecto?

Haga haga clic aquí para programar una reunión para que podamos hablar de esto juntos. 

Hasta pronto!

Cerrando el círculo en sus reuniones programadas

Una vez que haya reservado correctamente una reunión con su usuario final, asegúrese de que la reunión se haya programado en su calendario. Si su servicio de programación en línea incluye invitaciones de calendario de Google o Microsoft para el asistente, puede verificar si han confirmado su asistencia y han seleccionado "sí". Esto le permite saber que el evento del calendario ha sido reconocido y aceptado por ellos. 

Considere configurar recordatorios automáticos por correo electrónico para el evento si es con mucha anticipación. No es necesario que sean tan detallados como su carta de solicitud de reunión inicial. Solo asegúrese de que la fecha, la hora y la ubicación sean claras para que sepan cómo y cuándo unirse a usted. 

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

La herramienta en línea n.º 1 para programar reuniones