Cuando envía un correo electrónico de solicitud de reunión a un cliente potencial frío o existente, es útil que sus palabras sean correctas. ¿Cómo le pides a alguien que se tome un tiempo de su ajetreado día para leer tu correo electrónico, programar una hora para reunirse y marcar su calendario por ti?
En este artículo, le mostraremos las mejores técnicas de invitación a reuniones para prospectos, clientes potenciales y clientes existentes.
Consejos para redactar un correo electrónico de solicitud de reunión (que realmente funcionan)
Estas son algunas de las cosas más importantes que debe tener en cuenta al crear un nuevo correo electrónico de solicitud de reunión, independientemente de quién sea el destinatario.
- Escribe un línea de asunto del correo electrónico para mejores tasas de apertura
- Asegúrese de comunicarse con una persona que toma decisiones con la información de contacto correcta. Verifique su dirección usando herramientas de verificación de correo electrónico.
- Dirígete siempre a los invitados personalmente
- Envíe su correo electrónico a una hora conveniente del día
- Mantenga bien definido el propósito de la reunión
- Comunique expectativas claras en el cuerpo de su correo electrónico
- Configure un calendario de correo electrónico para usted (para realizar un mejor seguimiento de su disponibilidad)
- Usa una herramienta de programación en línea para presentar posibles fechas de reuniones
- Mejore sus tasas de respuesta con una oferta para responder cualquier pregunta persistente.
Por qué la programación en línea es tan importante
Lo primero que debe tener en cuenta al escribir un correo electrónico de solicitud de reunión es cuánto mejor funciona cuando utiliza un programador de citas como Cita, Calendly o ScheduleOnce.
Una aplicación de programación en línea garantiza que las personas puedan ver su disponibilidad y reservar el tiempo que quieran de inmediato. En la mayoría de los casos, esto hará que su mensaje sea respondido en minutos, ¡o incluso en segundos! También reduce la posibilidad de que otra persona programe una reunión con horarios superpuestos, un problema común con los métodos de programación de la vieja escuela.
Cómo preparar correos electrónicos de solicitud de reunión en frío
Como regla general, los correos electrónicos de solicitud de reunión requieren más preparación cuando no se tiene una relación existente. Deben ser personalizados, específicos, concisos y útiles. Esto puede llevar mucho tiempo y así es como proceso de combinación de correspondencia resulta útil, ya sea que esté utilizando Google Sheets, MS Excel, Office o incluso Outlook. Los mejores mensajes fríos son sobre un evento del que su cliente potencial quizás no haya oído hablar todavía, pero que cree que le resultará interesante porque lo beneficiará de alguna manera o lo ayudará a resolver un problema que está tratando de superar.
Las primeras perspectivas pueden provenir de cualquier lugar. Es posible que estén en sus dispositivos móviles navegando su página web, LinkedIn o páginas de redes sociales. Si tiene un poco de información sobre el cliente potencial, puede usarla para crear un mensaje más personalizado, lo que conduce a una mayor tasas de respuesta. En lugar de enviarlos a un evento como un seminario web, las empresas con un LTV decente para los clientes pueden invertir en demostraciones de ventas de alto contacto. Lo mismo programación automática de correo electrónico Las soluciones se pueden utilizar durante todo el proceso de posventa, incorporación de usuarios reuniones.
Las solicitudes de reunión habituales son un poco diferentes. Para clientes existentes o clientes potenciales que necesitan pasar por varias rondas de reuniones, menos personalización de marketing por correo electrónico se necesita.
A veces, las personas prefieren los correos electrónicos de solicitud de reunión regulares en los que solo se describe brevemente el propósito de la reunión y luego simplemente se les pregunta si quieren unirse en cualquier momento que tenga sentido para ambas partes. También puede agregar una oración o dos explicando por qué esto es importante (por ejemplo: "¡Estoy deseando conocerte y recibir tus comentarios sobre nuestro nuevo producto!").
Cuando un cliente es muy cálido, el correo electrónico puede volverse tan simple como una sola oración. Pero recuerde que no importa con quién se conecte, siempre debe:
- Resuma el propósito de su reunión.
- Proporcione algunas ubicaciones que puedan elegir antes de elegir una hora de reunión. Esto debe ser administrado por la aplicación de programación, no en el cuerpo del correo electrónico.
- Opcional: invítelos a enviar de vuelta su disponibilidad, para que sepa si es posible para ambas partes antes de continuar con la conversación. Siempre puede programar en su nombre, si eso es más fácil para ellos.
Cómo escribir su mensaje para prospectos, prospectos o clientes existentes
Como escribir un mensaje para clientes cálidos requiere mucho menos esfuerzo, nos centraremos en redactar plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión para clientes potenciales fríos y clientes potenciales cálidos.
La perspectiva fría
Intenta ponerte en el lugar de los clientes potenciales que recibirían tu correo electrónico. Si no te conocen personalmente, es necesario que haya una propuesta de valor sólida para atraerlos. Concéntrate en resolver sus principales puntos débiles. De lo contrario, ¿por qué reservarían un tiempo precioso para reunirse con usted? Es importante que entiendas principios de redacción para principiantes.
Para crear su plantilla, debe tener en cuenta estas cosas:
- Preséntese y mencione por qué esto es importante para ellos. Intente personalizar el mensaje señalando su puesto de trabajo, para que sepan que está sintonizado con ellos directamente.
- Ofrezca dos opciones: proporcióneles un enlace para programar una reunión inicial con usted. Pero en caso de que las personas aún no estén convencidas, haga un seguimiento con una oferta para responder cualquier pregunta que tengan primero. Una vez que hayan sido respondidas, enviará un correo electrónico de seguimiento.
- Antes de enviar algo, revise el correo electrónico leyéndolo en voz alta para asegurarse de que suene conversacional y amigable, no como un argumento de venta.
Si tiene dudas sobre cómo utilizar este contenido para su sitio o publicación de blog, comuníquese con nosotros y estaremos encantados de brindarle más información.
¿Cuáles son algunas de las mejores formas en las que puedo encontrar una reunión inicial con posibles clientes?
Concéntrese en prometerles valor y crear un sentido de urgencia. Es importante mencionar por qué programar una llamada es tan útil para ellos de inmediato.
Para asegurarse de que suene conversacional y amigable, no como un argumento de venta, intente usar frases como "Espero que podamos encontrar algo de espacio libre en nuestros calendarios" o "¿Podría pasar por aquí?" en lugar de algo más directo como "¿Puedo programar una reunión contigo el próximo martes?"
Además, puede mencionar cómo la reunión será productiva y útil para ellos. Por ejemplo: "Me complace mostrarle cuánto tiempo y dinero podemos ahorrarle a su empresa con esta solución".
Esto puede parecer obvio, pero es mejor no hacer demasiadas preguntas personales durante su primera conversación por correo electrónico. Mantén un toque ligero, sin entrar en detalles sin importancia como su color favorito o dónde crecieron. Esto podría hacerlos sentir incómodos y conducir a conversaciones incómodas en reuniones futuras. Recuerde, ¡la profesionalidad y el lenguaje formal son la clave!
Por último, trate siempre de concluir los correos electrónicos de sus clientes potenciales con una nota positiva. Esta es una excelente manera de mantener al cliente potencial comprometido y entusiasmado hasta el último momento. lo que ayudará a convertir sus clientes potenciales en clientes, lo que resultará en ventas incrementadas.
Correo electrónico de solicitud de reunión # 1: El plomo cálido
Si ya se reunió con alguien anteriormente o tuvo algunas interacciones por correo electrónico, puede adoptar un enfoque diferente para el correo electrónico de solicitud de reunión de negocios. No es necesario que sea tan formal, pero el valor de la llamada debe indicarse claramente. Y al igual que antes, querrá utilizar una herramienta de programación en línea para acelerar el proceso de programación real. Esto ayuda a agilizar el proceso de registro.
Aquí hay una plantilla de correo electrónico que puede copiar y pegar literalmente, aunque recomendamos realizar los cambios necesarios para adaptarse a su modelo de negocio.
Estimado {client-name}:
Fue agradable hablar contigo la semana pasada. Después de revisar el sitio web de {company-name}, estoy seguro de que podemos ayudarlo a ahorrar tiempo y hacer crecer su negocio rápidamente con solo algunas actualizaciones.
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Correo electrónico de solicitud de reunión # 2: El cliente cálido
El cliente promedio ya sabe quién es usted y el valor que debería obtener de su servicio.
Ejemplo de correo electrónico de solicitud de reunión de atención al cliente
Por lo general, se envía un correo electrónico de solicitud de reunión cuando la atención al cliente se ha escalado a un administrador de éxito. un breve pero email profesional podría verse algo como esto:
primer nombre,
Eso suena bien.
Reservemos una cita para hablar y revisar todos los detalles de su solicitud. Una vez que tengamos toda esa información, trabajaré con nuestro equipo para solucionar esto.
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Hasta pronto!
Correo electrónico de solicitud de reunión # 3: Cliente existente
También puedes configurar automatización de correo electrónico para llegar a los clientes que están en riesgo de abandono. Vuelva a involucrarlos resaltando las funciones que están infrautilizadas o puede presentar un nivel más alto de funciones. Depende de su equipo de éxito decidir qué es apropiado. Una vez que tenga una estrategia clara, puede usar un correo electrónico de solicitud de reunión como este.
Hola, primer nombre
¡Espero que esté disfrutando del producto ____!
Siempre estamos buscando formas de hacer que nuestros clientes tengan éxito, y he notado que su cuenta podría necesitar más ayuda. Hay una actualización disponible como parte de su plan que podría adaptarse mejor a lo que necesita que lo que ya tenemos. ¿Le gustaría que le envíe un correo electrónico con detalles al respecto?
Por favor, haga clic aquí para programar una reunión para que podamos hablar de esto juntos.
Hasta pronto!
Cerrando el círculo en sus reuniones programadas
Una vez que haya reservado correctamente una reunión con su usuario final, asegúrese de que la reunión se haya programado en su calendario. Si su servicio de programación en línea incluye invitaciones de calendario de Google o Microsoft para el asistente, puede verificar si han confirmado su asistencia y han seleccionado "sí". Esto le permite saber que el evento del calendario ha sido reconocido y aceptado por ellos.
Considere configurar recordatorios automáticos por correo electrónico para el evento si es con mucha anticipación. No es necesario que sean tan detallados como su carta de solicitud de reunión inicial. Solo asegúrese de que la fecha, la hora y la ubicación sean claras para que sepan cómo y cuándo unirse a usted.
