Si reserva muchas reuniones para trabajar, pero no tiene una herramienta de programación, probablemente ya se haya enfrentado a algunos de los obstáculos inevitables.
Sabemos cómo va. Las interminables cadenas de correo electrónico de ida y vuelta, la verificación cruzada de calendarios y la coordinación grupal se vuelven enloquecedoras después de un tiempo. Especialmente cuando intenta cerrar tratos y la fricción de programación le cuesta oportunidades de ventas reales. Incluso si la parte de la programación parece ir sin problemas,Los acuerdos informales por correo electrónico son fáciles de perder de vista. Esto conduce a cancelaciones de última hora, reprogramaciones y no presentaciones.
Afortunadamente, durante la última década ha surgido un nuevo conjunto de potentes herramientas de programación en línea. Cada uno de ellos hace todo lo posible para resolver el problema (demasiado humano) de conocer gente en un lugar y momento específicos. Entre estas aplicaciones, encontrará soluciones y conjuntos de funciones adaptados a diferentes tipos de empresas.
En esencia, las aplicaciones de programación en línea están destinadas a ayudar a los asistentes a elegir un horario disponible y recibir recordatorios automáticos. Las notificaciones por correo electrónico y los eventos del calendario también se envían al organizador de la reunión. Esto le ayuda a asegurarse de que todos aparece.
¿Está interesado en encontrar la herramienta de programación en línea adecuada para usted? Siga leyendo para obtener más información sobre algunas de las mejores opciones y cómo aprovecharlas para su propio éxito.
¿Cuáles son las mejores herramientas de programación para organizar reuniones de negocios?
Para encontrar la mejor herramienta de programación para su empresa, probablemente sea mejor que comencemos estableciendo expectativas sobre lo que incluirá la aplicación. En lugar de aburrirlo con una lista de funciones, le explicaré la experiencia que tendrá al registrarse para obtener su propia cuenta en una aplicación de programación. De esta manera, puede visualizarse y prepararse para lo real.
Cuando te registres, lo primero que harás será configurar la disponibilidad para las reuniones. Todas las principales aplicaciones de programación tienen la capacidad de generar enlaces a una página de programación dedicada. Puede usarlos para compartir su disponibilidad con sus futuros asistentes. Elegirán entre un conjunto de posibles horarios de reunión y, al enviar su solicitud, ambas partes recibirán notificaciones por correo electrónico.
La mayoría de las herramientas de programación se integran con un servicio de calendario de correo electrónico como Google u Office 365. Esto significa que las reuniones recién programadas generarán un evento de calendario único. Un calendario integrado también ayuda a garantizar que los anfitriones no se reserven dos veces. Con sus horas ocupadas se eliminan, la página de programación muestra automáticamente solo los espacios realmente disponibles.
Las integraciones de conferencias web son otra característica común que encontrará. Conectar su cuenta de Zoom (o el proveedor de su elección) significa que cada reunión programada tendrá un ID de sala designado único. Algunas herramientas de programación incluso se integran con CRM y software de marketing, lo que permite a las empresas enviar datos de reservas a los entornos apropiados.
Estas son algunas de las cosas fundamentales a tener en cuenta al decidir qué herramienta de programación utilizar. En última instancia, debe encontrar la aplicación que se adapte a sus necesidades y sea fácil de usar. En un esfuerzo por simplificar el proceso de selección, hemos anotado esta lista de las 7 mejores herramientas de programación en línea, incluida una revisión detallada de cada una.
- Cita para programar reuniones individuales o grupales, en línea o en persona
- Setmore para una solución empresarial que se adapta a equipos grandes
- Agudeza por su conjunto de funciones y su peculiar sentido del humor
- Calendario por sus herramientas de colaboración en equipo y plantillas de calendario integradas
- Doodle para una función de sondeo única que otras herramientas de programación no tienen
- Calendario de Google por su vista de calendario y funciones de invitación a eventos que se conectan con sus servicios de correo electrónico
- Reuniones de Hubspot para una experiencia de programación perfecta en su sitio web que recopila clientes potenciales en Hubspot CRM.
Appointlet: la mejor herramienta gratuita de programación en línea
Appointlet es una herramienta de programación de reuniones fácil de usar que ha estado en el mercado durante casi una década y viene con un conjunto completo de funciones. Las empresas utilizan Appointlet para mejorar la experiencia de programación de sus leads. y clientes existentes. La aplicación también ayuda a que los organizadores de reuniones puedan escalar su capacidad sin perder tiempo en la coordinación de ida y vuelta.
A diferencia de otras herramientas de programación que se centran en satisfacer las necesidades de un solo nicho, Appointlet ofrece un alto grado de flexibilidad, por lo que puede adaptarse a casi cualquier escenario de reunión. Todo lo que tiene que hacer es configurar los tipos de reuniones y se generará automáticamente una página de programación dedicada.
Appointlet le permite administrar varios equipos bajo un mismo techo, mejorando la transparencia durante la transferencia de clientes. Y si alguna vez necesita reunirse con varios asistentes, todo lo que tiene que hacer es crear Grupo tipos de reuniones. Esto asegura que todos tengan acceso al mismo evento.
Los asistentes lo tienen más fácil con Appointlet. Pueden reservar reuniones desde su dispositivo móvil o computadora. Si están en una zona horaria diferente, la ubicación del navegador se detectará automáticamente y, por lo tanto, la disponibilidad se traducirá correctamente. Esto significa que no importa dónde se encuentre o qué dispositivo esté utilizando, el proceso de reserva se mantiene optimizado.
El software admite la opción de que varios miembros del equipo vivan bajo un mismo techo, cada uno con su propio calendario de correo electrónico integrado y disponibilidad. Pueden ser coanfitriones de reuniones o ser colocados en un round robin para poner en común su disponibilidad. De esta manera, cuando los prospectos eligen una hora, se les asigna automáticamente un miembro disponible.
Su página de reserva se puede incrustar en sitios web y páginas de destino y adjuntar con correos electrónicos. Una vez que se reserva una cita a través de esta página, se agrega automáticamente a su calendario.
Appointlet ofrece integración con una serie de herramientas de reuniones virtuales, incluidas Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting y Join.me. Esto hace que sea conveniente programar y celebrar conferencias web, especialmente en un entorno de trabajo remoto. Otras opciones de integración incluyen Google Calendar, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal y Zapier.
Precios:
Prueba de Freemium: acceso completo a todas las funciones durante 15 días
Versión básica - Gratis
Premium - $ 8 / miembro / mes
Setmore: la mejor aplicación de programación empresarial
Setmore es otra excelente herramienta de programación en línea que maneja reservas en línea, recordatorios automáticos, procesamiento de pagos y más. El software tiene una versión de escritorio junto con una aplicación para Android e iOS, lo que lo convierte en una práctica herramienta de reserva de citas sobre la marcha.
Al igual que Appointlet, Setmore también le permite crear páginas de reserva personalizadas y agregarlas a sitios web, páginas de destino, redes sociales o correos electrónicos. También puede cobrar pagos a través de una cuenta de débito/. o procesadores de pago en línea como Square o Stripe.
El software envía notificaciones instantáneas por correo electrónico a los prospectos y las citas se agregan a su calendario a la vez. Una vez programada la reunión, se pueden configurar recordatorios automáticos para todos los participantes de la reunión por correo electrónico o mensajes SMS. También puede personalizar los mensajes con información de clientes potenciales para aumentar la relevancia y disminuir el número de no presentaciones.
Programas de citas recurrentes La función le permite especificar ciertos intervalos de tiempo para clientes habituales o VIP para que no tengan que reservar reuniones una y otra vez. También puede hacer lo mismo para equipos y grupos de clientes para seminarios web o sesiones de capacitación.
Setmore utiliza API para integrarse con software de terceros, incluidas aplicaciones de redes sociales, software de marketing por correo electrónico y CRM como Salesforce. También tiene la opción de conectarse con las principales aplicaciones de videoconferencia, y otros calendarios en línea como Google Calendar y Office 365.
Precios:
Versión básica - Gratis
Premium: $ 9 / mes por usuario facturado anualmente
Pro: $ 5 / mes por usuario facturado anualmente
Acuity: la mejor opción de programación para Squarespace
Acuity es un asistente de programación en línea que automatiza la reserva de citas y la gestión del calendario. Fueron adquiridos por SquareSpace y posicionados como la herramienta que los propietarios de sitios web utilizan cuando quieren un widget integrado para la programación. Con Acuity, puede administrar la disponibilidad de varias personas en varias ubicaciones.
Al igual que sus competidores, creará una página de programación personalizada y la compartirá con los clientes para que puedan ver su disponibilidad en tiempo real. A medida que comparten información en su formulario de admisión, esos datos se guardan y almacenan automáticamente en sus registros.
El software ajusta automáticamente las citas según las diferentes zonas horarias, lo que permite a los clientes cancelar y reprogramar fácilmente. Se envían recordatorios automáticos para estas citas para mantener a los clientes al tanto de la reunión. Todos estos datos se sincronizan automáticamente con su calendario y recibe notificaciones sobre nuevas reservas al instante.
El software también se integra con otras aplicaciones de calendario de terceros. Algunos de estos incluyen Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange y Office 365. Puede conectarlo con Zoom, Google Meet y GoToMeeting para reuniones virtuales, y para facturación y contabilidad, puede integrarse con QuickBooks o Freshbooks.
También puede aceptar pagos en línea a través de Acuity, ya que se integra con múltiples proveedores de pago y pasarelas como Stripe, PayPal, Square, etc.
Precios:
Prueba gratuita - 7 días
Emergente - $ 14 / mes facturado anualmente
Creciente: $ 23 / mes facturados anualmente
Powerhouse- $ 45 / mes facturado anualmente
Empresa: precios personalizados
Calendly: popular herramienta de programación ligera
Calendly es una herramienta todo en uno para programar reuniones de manera profesional y eficiente. Este es bastante famoso en todo el mundo debido a su interfaz fácil de usar y una gran lista de funciones.
Al igual que sus competidores, Calendly le permite crear reuniones fácilmente y compartir el enlace de invitación con otros participantes. Puede agregar todos los detalles del evento, como el propósito, el lugar y los participantes, y dejar que los invitados seleccionen su hora de reunión preferida. Una vez que se confirma un espacio, el evento se agrega automáticamente a su calendario.
El software se encarga de los recordatorios, los seguimientos o las operaciones de reprogramación posteriores y lo mantiene actualizado en su calendario. Esto también ayuda a disminuir las cancelaciones de reuniones y la cantidad de no presentaciones, ya que la reprogramación es muy fácil y todos los participantes pueden hacerlo en sus términos.
Con Calendly, puede comenzar a crear reuniones de equipo con la ayuda de plantillas. Estas plantillas permiten crear reuniones estandarizadas de forma rápida y con un alto nivel de uniformidad y control.
Puede fomentar las relaciones con los clientes gestionando las interacciones con ellos a través de Calendly. Intégrelo con todas sus herramientas favoritas para mejorar las relaciones con los clientes y administrar todo desde un solo lugar.
Precios:
Prueba gratuita: acceso gratuito al plan profesional durante 14 días
Versión básica - Gratis
Premium - $ 8 / mes facturado anualmente
Pro - $ 12 / mes facturados anualmente
Empresa: precios personalizados
Doodle: la mejor herramienta de programación para votar en un horario
Doodle es una aplicación de programación y productividad en línea que hace que la reserva de citas sea rápida y eficiente. Puede crear y compartir su calendario con varias partes y permitirles reservar una hora con solo unos pocos clics. La herramienta funciona igualmente bien para empresas grandes y pequeñas.
Lo que hace que Doodle sea único es la opción de crear encuestas. Esta función ayuda a los asistentes a coordinarse entre sí para encontrar el mejor momento para reunirse. Los usuarios votan por sus horarios preferidos y pueden seleccionar otros espacios como 'gratis si es necesario'. Doodle maneja la lógica en el backend e intenta seleccionar el mejor momento posible para todos.
Con Doodle, puede crear una única página de reserva totalmente personalizada. Esta página de reservas se puede compartir con cualquier persona que quiera reservar una cita contigo, y pueden hacerlo fácilmente en cuestión de minutos.
Una vez que eligen una hora y un evento está bloqueado en el calendario, puede configurar recordatorios automáticos para todas las partes. Esto reduce en gran medida el número de no presentaciones y puede aprovechar al máximo su valioso tiempo. Puede especificar las franjas horarias en las que está disponible, y solo esa parte será visible para las partes que reserven las citas. Puede elegir el resto del calendario para mantener la privacidad.
El software se conecta con casi todos los famosos en línea. aplicaciones de calendario y sincroniza datos entre ellos. Esto le permite descubrir todos los espacios disponibles sin importar el calendario que use la otra parte. No hay problemas de zona horaria ya que la aplicación identifica automáticamente la zona horaria del huésped y cambia todo en consecuencia.
Precios:
Prueba gratuita: acceso gratuito a funciones premium durante 14 días. No se requiere tarjeta de crédito.
Versión básica - Gratis
Pro: $ 6.95 / mes por usuario facturado anualmente
Equipo: $ 8.95 / mes por usuario facturado anualmente
Empresa: precios personalizados
SavvyCal
SavvyCal es una aplicación de programación de usos múltiples diseñada para priorizar la colaboración fácil y encontrar momentos óptimos para reunirse. Si bien el plan gratuito se limita a encuestas de reuniones, los usuarios que deseen pagar $ 12 por mes también pueden aprovechar los enlaces de programación individuales y de equipo.
Para comenzar, regístrese en SavvyCal y deje que el asistente de configuración lo guíe a través de la conexión de sus calendarios y aplicaciones de videoconferencia favoritos. A partir de ahí, tendrá un panel de control muy intuitivo y minimalista donde podrá acceder rápidamente a sus enlaces de programación y encuestas de reuniones, personalizar su disponibilidad predeterminada en todos los tipos de reuniones y ver sus próximos eventos.
Si alguna vez usó Doodle para crear una encuesta, se sentirá como en casa con la funcionalidad de encuestas de SavvyCal. Cree fácilmente una nueva encuesta de reunión, asígnele un nombre y agregue cualquier información relevante, y proponga algunos intervalos de tiempo de su calendario. Luego, envíe el enlace a todos los participantes e invítelos a votar sobre los horarios de reunión que les convengan.
Una cosa que aprecié de SavvyCal en comparación con muchas otras aplicaciones de encuestas de reuniones es que ofrece la opción para que los invitados superpongan automáticamente sus calendarios dentro de la página de encuestas, lo que les permite elegir rápidamente entre los espacios disponibles sin preocuparse por la doble reserva. No más alternar entre la encuesta y su calendario personal.
Y si tiene un plan pago, también tendrá acceso a los enlaces de programación de SavvyCal, que convierten esta aplicación de encuestas en una combinación minimalista de Calendly y Doodle. Puede crear fácilmente diferentes enlaces de programación con duración y ubicación de reuniones personalizadas, e incluso establecer horas de disponibilidad únicas para cada tipo de reunión si lo desea. Estos enlaces de programación pueden ser de uso múltiple (si tiene un tipo de reunión en curso) o de un solo uso si tiene una reunión única que necesita programar. Una vez que haya creado un enlace de programación, puede compartirlo con sus invitados y permitirles reservar un horario con usted que les convenga.
Google Calendar: la mejor herramienta de programación centrada en el calendario
Google Calendar es posiblemente la herramienta de calendario en línea más poderosa de esta lista. Dicho esto, no cumple con muchos de los criterios que hemos establecido para una herramienta de programación. Millones de personas lo usan para programar reuniones en línea, por lo que vale la pena mencionarlo e intentaremos aclarar algunas de las diferencias más importantes.
Con Google Calendar, puede realizar un seguimiento de sus actividades diarias utilizando un diseño de calendario tradicional. Las personas usan la aplicación para programar reuniones / eventos e invitar a amigos, familiares o compañeros de trabajo a unirse. Se sincroniza automáticamente con las cuentas de Google Calendar de otras personas, de modo que las actualizaciones para una persona se muestran para todos.
Programar reuniones con Google Calendar solo requiere unos pocos clics. Puede invitar a los participantes a estas reuniones y, una vez que confirman, el horario se bloquea en el calendario. Además de las citas, puede configurar recordatorios para diferentes días festivos, cumpleaños, eventos religiosos, lanzamientos de programas de televisión, eventos deportivos, etc. Curiosamente, incluso incluyen un pronóstico del tiempo en el calendario como complemento externo, que puede ayudarlo a planificar los próximos eventos en persona.
Dentro de una sola cuenta de Google Calendar, hay una opción para generar varios subcalendarios y compartirlos con su equipo. Los controles de permisos le permiten decidir quién tiene acceso para realizar cambios o reservar espacios en su nombre. Esto es más común cuando el anfitrión de una reunión necesita coordinarse con una secretaria o compartir su disponibilidad con la gerencia.
Curiosamente, todas las demás herramientas de programación enumeradas en este artículo se integran con Google Calendar. Esto se debe a que su herramienta de programación no es muy sólida y no se adapta bien a los equipos. Por lo tanto, si ya está programando reuniones con el calendario de Google, pero desea llevarlo al siguiente nivel, le recomendamos que las complemente con una aplicación de programación dedicada.
Precios:
Versión básica - Gratis
Google Apps for Business: $ 5 al mes por usuario
Reuniones de Hubspot: aplicación de programación sencilla pero eficaz
Hubspot Meetings es una herramienta de programación de reuniones que se proporciona a los titulares de cuentas de Hubspot. Por lo general, se usa en conjunto con un sitio web de Hubspot, de manera similar a la forma en que Acuity se carga como un widget en Squarespace. Esto hace que el proceso de reserva de citas desde su sitio web sea rápido y sin complicaciones. Se sincroniza con los calendarios de Google y Office 365 y permite a sus clientes potenciales reservar reuniones con usted en sus franjas horarias libres.
La herramienta verifica automáticamente su disponibilidad más actualizada con el calendario conectado y hace que esos espacios estén disponibles para la reserva. Puede insertar fácilmente el calendario de reservas en su sitio web u otras páginas de destino, y los clientes potenciales pueden reservar citas directamente allí. Si ya está en contacto con ellos por correo electrónico, también puede compartir el calendario allí para eliminar cualquier paso innecesario en el medio.
Con Hubspot Meetings, puede enviar enlaces de reuniones grupales para permitir que los prospectos programen citas con más de una persona en su empresa. También puede configurar un enlace round-robin que permita a los prospectos reservar una hora con el representante cuya disponibilidad se adapte a su horario.
Dado que Hubspot Meetings es parte del centro de marketing completo de Hubspot, se integra bien con Hubspot CRM para recopilar datos de clientes y ayudar a construir su base de datos. Si ya eres un usuario de Hubspot, puedes aprovechar esta información más adelante para nutrir a los clientes potenciales y hacer que se conviertan.
Precios:
Versión básica - Gratis
Hubspot Marketing Hub: a partir de $ 45 / mes facturados anualmente
Preguntas Frecuentes
Ahora que hemos delineado a los principales actores del herramienta de programación arena depende de usted decidir cuál le conviene más. Como probablemente haya notado, tienden a ser similares entre sí. Una de las mejores formas de encontrar su mejor ajuste es registrándose en uno de sus pruebas gratis. Por lo general, puede obtener 15 días de servicio premium gratuito para probar todo y ver lo que le gusta.
Si todavía está confundido acerca de cómo seleccionar la aplicación de programación en línea correcta, aquí hay algunas preguntas frecuentes que pueden ser de ayuda.
¿Cuáles son las cosas más importantes que hace una herramienta de programación?
Una herramienta de programación ayuda a crear y administrar horarios de manera más eficiente con la ayuda de la automatización. Permite que varias partes colaboren en un calendario, programen citas, programen reuniones, envíen recordatorios de eventos y administren su día de una manera que mejore la productividad. También puede compartir su calendario con sus clientes y permitirles reservar citas con usted a través de una herramienta de programación.
¿Cuáles son los beneficios comerciales de utilizar una herramienta de programación?
Las herramientas de programación eliminan la molestia de configurar y administrar reuniones manualmente. Con una aplicación dedicada, puede coordinar sin todos los correos electrónicos de confirmación de ida y vuelta. También agilizará su flujo de trabajo diario, ayudará con la priorización de tareas y brindará a los gerentes una mayor supervisión.
¿Puedo usar una herramienta de programación de mi iPhone o Android?
Sí, los asistentes pueden usar una página de programación desde su dispositivo iPhone o Android. Sin embargo, dado que la interfaz es compleja, generalmente es mejor que el anfitrión configure sus páginas desde una computadora de escritorio. Algunas herramientas de programación que tienen una aplicación móvil que le permite acceder rápidamente a sus enlaces de programación, para que pueda compartir por correo electrónico y mensajes de texto.
¿Cómo reservan los clientes tiempo con una herramienta de programación?
Puede compartir un enlace a la página de programación por correo electrónico y SMS o incrustar la página de programación en su sitio web. La incrustación suele ser fácil de hacer porque la aplicación proporcionará un fragmento de código HTML que simplemente coloque en la página correspondiente. Los clientes verán que luego podrán seleccionar una franja horaria disponible y reservar una hora con usted. Este evento se agrega automáticamente a su calendario y se guardará la información del cliente.
¿Las herramientas de programación ayudan a reducir las ausencias?
Las herramientas de programación pueden ser de gran ayuda para reducir las ausencias en reuniones importantes. Puede configurar recordatorios automáticos para que cada participante sea notificado de su próxima reunión. Si alguien no está disponible y quiere reprogramar la reunión, también puede hacerlo fácilmente con la herramienta de programación.
Está bien no ser hiperproductivo todo el tiempo.
Ahora que tiene la primicia, solo tenemos una última cosa que agregar. Llámelo un anuncio de servicio público.
Algunos de nosotros nos volvemos adictos al ajetreo a expensas de la productividad genuina. Con una herramienta de programación en su lugar, es posible que tenga más tiempo libre. Así que asegúrese de aprovecharlo al máximo. Disfrute de un momento para descansar entre las tareas del trabajo y, como resultado, sus reuniones pueden ir mejor.
El uso de una herramienta de programación puede ser parte de un mayor esfuerzo para encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida. Ser sólo asegúrese de probar la aplicación de programación a fondo antes de enviarla a su audiencia. Si ha encontrado uno que tiene todo lo que necesita y se ajusta a su presupuesto, es posible que se encuentre usándolo en los próximos años, como hacen muchos de nuestros propios clientes.
¡Háganos saber cuál termina seleccionando en los comentarios a continuación!
