La forma sin estrés de programar una reunión en línea

Reunión en una conferencia web

Es asombroso cuánto tiempo se puede perder tratando de programar una reunión. Quieres conectarte, por lo que revisas tu calendario y envías a alguien algunas franjas horarias para elegir. Pero su cliente o colega no está disponible ese día. Te ofrecen una serie de horarios alternativos que tampoco te funcionarán ... ¡y bam! El correo electrónico ping-pong comienza. 

¿No sería bueno si pudieran leerse las mentes de los demás?

Ir y venir para programar una reunión se vuelve obsoleto, rápido. Los clientes potenciales y los clientes quieren una gratificación instantánea. Lo último que necesitan es otra capa de estrés en su vida. Y para ser honesto, la molestia de ir y venir es igual de molesta para el anfitrión de la reunión. Terminas perdiendo oportunidades debido al tiempo perdido. 

Si está buscando ideas sobre cómo programar una reunión de manera más eficiente, este artículo lo ayudará. Le mostraremos cómo automatizar su flujo de trabajo con aplicaciones de programación de reuniones como Appointlet y Doodle, para que pueda ahorrar tiempo para todos y reservar reuniones como un profesional. 

Los conceptos básicos de la programación de reuniones en línea

Para seguir siendo competitivo en el panorama empresarial moderno, debe fijar los detalles de la reunión rápidamente, con el menor esfuerzo posible para ambas partes. Pero, ¿cómo se hace eso exactamente?

Recomendamos registrarse en un aplicación de programación gratuita que admite integraciones de calendario de correo electrónico. Comenzará por definir su disponibilidad y los tipos de reuniones que desea organizar. Una vez que conecte su calendario de Microsoft Outlook o Google, la aplicación podrá verificar los eventos del calendario existentes y crear nuevos eventos cuando reserve.

Con su aplicación de programación configurada correctamente, podrá comenzar a compartirla con una audiencia. En lugar de crear invitaciones de calendario manualmente para cada persona, simplemente proporcione a los invitados un enlace a la reunión para que lo usen cuando les convenga. Cuando hacen clic en él, pasan por un proceso de programación simplificado. Incluso puede incrustar la página de programación directamente en un sitio web para mejorar la accesibilidad para los visitantes del sitio.

Su programador de reuniones se cargará en cualquier dispositivo iOS o Android, por lo que las personas pueden reservar tiempo con usted mientras están en movimiento. Cualquier diferencia de zona horaria entre el anfitrión y el asistente se traduce automáticamente. 

Los formularios de admisión personalizados le permitirán recopilar detalles importantes sobre el invitado, como su número de teléfono. Si va a ser una reunión en línea, le recomendamos que se integre con una aplicación de videoconferencia que su empresa ya use, como Zoom Meetings y GoToMeeting. Se utilizará una ID de reunión especial para generar una sala virtual única para cada asistente. Esto asegura que las personas no se presenten temprano y se inmiscuyan en las reuniones de los demás. 

Programe una reunión como consultor

Imaginemos que es un consultor que opera en un nicho donde existe una demanda razonable de su servicio, pero también una cantidad justa de competencia. Ha hecho el trabajo de aparecer en la lista pública, lo que significa que las personas pueden descubrir su sitio web con los términos de búsqueda correctos. Pero usted es uno de los muchos consultores que figuran en el motor de búsqueda, por lo que los clientes potenciales abren varias pestañas a la vez antes de comenzar su investigación. 

En el sitio web de cada consultor, el cliente potencial revisa los materiales e intenta familiarizarse con la oferta. Eventualmente, reducen sus opciones a usted y a un competidor. Su sitio web tiene un formulario de contacto simple que solicita correo electrónico, nombre y notas. Pueden enviar preguntas y usted se pondrá en contacto con ellas lo antes posible. Pero su competidor tiene un botón "reservar ahora" que permite a los posibles clientes programar una consulta gratuita de quince minutos. 

Para cuando empiece a leer el primer correo electrónico y escriba una respuesta, su competencia ya ha estado en una llamada telefónica con el cliente potencial. Hicieron una oferta irresistible y, a menos que dejen caer la pelota en algún lugar, perderá la oportunidad de un cliente.

Cobrar el pago de una reunión puede resultar complicado, por lo que Appointlet se encarga de eso con una opción de pago con tarjeta de crédito. Puede optar por solicitar un pago antes de confirmar una reunión. Aproveche las integraciones y complementos para conectarse con un CRM existente y tendrá todos los datos de las reuniones de la empresa conectados a los registros de los clientes.

Cómo programar una reunión en equipo 

Es bastante fácil programar una reunión como consultor, pero cuando se trata de coordinar reuniones en un equipo, las cosas pueden complicarse un poco. Por ejemplo, si a cada miembro de su equipo se le debe dar un número par de reuniones para organizar, entonces, ¿cómo usa la automatización para asegurarse de que se distribuyan de manera justa? ¿Qué pasa si algunos miembros del equipo tienen prioridad y deberían ser los primeros en elegir? 

Hay mucho que considerar en este sentido, así que vamos a dividir el resto de este artículo en tres categorías; el calendario de correo electrónico, el programador de reuniones y la programación de encuestas. 

De todos los calendarios de correo electrónico modernos disponibles, creemos que Google Calendar y la integración del Calendario de Outlook de Office 365 son los mejores. Vienen con la mayor cantidad de funciones, pueden manejar un enorme volumen de datos de reuniones sin problemas de rendimiento y, por lo general, son integraciones compatibles con software de programación de terceros.

calendario de Google 

Programe una reunión en su calendario de Google

¿Quién no ama las cosas gratis? La ventaja obvia de Google Calendar es que ofrecen un poderoso plan gratuito, que incluye un conjunto completo de aplicaciones adicionales como Google Drive y Google Docs, con integraciones directas al servicio gratuito de Gmail.

Cada persona de su equipo debe tener su propia cuenta de calendario de Gmail designada. Esto asegura que puedan iniciar sesión y ver su agenda fácilmente. Como administrador, puede aprovechar las funciones para compartir de Google para exponer los calendarios de su equipo a una cuenta de calendario maestro. Esto le permite ver todas las reservas en la organización, con opciones para hacer visibles o invisibles calendarios específicos según sea necesario. 

Calendario de Office 365 Outlook

Programe una reunión en su calendario de Office 365

Para los equipos que ya están fuertemente vinculados al producto de Microsoft, el plan de negocios de Office 365 es el camino a seguir. Su servicio de calendario de Outlook garantiza que pueda integrarse con aplicaciones de programación de terceros. Obtendrá muchas de las mismas funciones que ofrece Google Calendar, sin embargo, el servicio no es gratuito. Puede esperar pagar por el servicio según el nivel de suscripción que elija, desde personal hasta empresarial. Recomendamos el plan de negocios porque el plan personal de Office no se integra con todas las aplicaciones de programación.

Programe una reunión con enlaces de reserva

Si desea programar una reunión para todo su equipo, no tema automatizar el flujo de trabajo. Puede hacer esto configurando un cuenta gratis, invitando a los miembros de su equipo y configurando las plantillas de tipo de reunión para satisfacer sus necesidades comerciales. 

Una de las funciones de programación de equipos más valiosas que encontrará es disponibilidad agrupada, también conocida como programación por turnos. Cuando lo activa, todo el personal asignado a un tipo de reunión se incluirá en un grupo. Los clientes potenciales o clientes que visiten su página de programación elegirán una hora sin elegir un miembro específico del equipo. En el backend, el round robin buscará las personas que están disponibles y asignará la que se reservó menos recientemente. 

Cita

 

Con Appointlet, la función de disponibilidad agrupada incluye una opción para dar prioridad a algunos miembros del equipo. Esto le permite asignar reuniones a un grupo preferido, antes de distribuirlas a través de un grupo secundario.  

Puede esperar encontrar otras características del equipo, como reuniones de grupo en las que se incluyen varios miembros de su equipo en una sola reunión. Por lo tanto, si envía a los clientes una invitación a una reunión, su programador solo mostrará las horas si todos los miembros asignados están disponibles. Esto termina ahorrando a los administradores mucho tiempo en la coordinación interna. 

As las reuniones llegan, las cuentas de calendario integradas del miembro enviarán notificaciones a las cuentas correspondientes de Gmail o Outlook. Cuando inicie sesión en Appointlet, puede usar un panel de reunión para revisar eventos pasados ​​o futuros, incluidos detalles importantes como la fecha y hora de la reunión, el estado de los asistentes, las respuestas del formulario de admisión y más.  

Doodle

Otra forma de programar reuniones es mediante una encuesta. Cada asistente que ha sido invitado a una reunión específica votará por los días y horarios que mejor le funcionen. Recomendamos probar Doodle si necesita una solución de este tipo. Su software esperará hasta que cada miembro invitado haya elegido una hora y un día superpuestos. Luego, enviará confirmaciones automáticas por correo electrónico a todos los involucrados. Además, incluyen un manejo especial para escenarios donde los horarios preferidos de sus asistentes no coinciden.

Tratar de lograr esto manualmente puede ser un poco como pastorear gatos. Doodle les ahorra tiempo a sus asistentes al brindarles un medio de coordinación a través de la automatización. 

Programador de reuniones de HubSpot

Si ya tiene un CRM como Hubspot, verifique si incluye un programador de reuniones. Suelen estar menos desarrolladas que las soluciones que ofrecen las aplicaciones de programación dedicadas, pero se integran directamente con todos los demás datos de sus clientes. Si tiene necesidades de programación simples, una herramienta como la Programador de reuniones de Hubspot podría ser suficiente. 

Programe una reunión con el software de videoconferencia

La programación automatizada ahorra mucho tiempo por sí sola, pero espere hasta que comience a generar salas de reuniones virtuales únicas para cada hora programada. La integración con una solución de conferencias como Zoom o Microsoft Teams le permitirá colocar un botón "unirse a la reunión" en cada correo electrónico de confirmación y evento de calendario. Entonces, cuando alguien programa con usted, ya tiene todo lo que necesita para asistir a su reunión a la hora programada. 

Para que esto funcione, cada miembro de su equipo deberá tener una cuenta de conferencia web dedicada. No es posible que una sola cuenta albergue varias reuniones virtuales simultáneamente. Por lo tanto, cuando configure su software de programación con todos los miembros del equipo invitados, asegúrese de que conecten su propia cuenta de conferencia única. 

Con calendarios de correo electrónico dedicados, cuentas de conferencias virtuales y una aplicación de programación de software, tendrá todo lo que necesita para administrar su equipo de manera efectiva.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

Simplificando el horario, para usted y sus asistentes.