Una mejor manera de programar sesiones de tutoría a escala

sesión de tutoría

En el pasado, obtener un título en línea o recibir un certificado de un programa en línea no se consideraba tan legítimo como las clases presenciales. Pero en los últimos años, el cambio al aprendizaje remoto se ha convertido en nuestra nueva normalidad. Desde aplicaciones de programación simples como Cita a pesos pesados ​​de la industria como Tutorbird y TutorCruncher, hay algo para cada organización. Todo depende de lo que necesites.

Los estudiantes de K12 son uno de los grupos más grandes en hacer el cambio al aprendizaje en línea. Y aunque el aprendizaje remoto tiene muchos beneficios, puede ser un desafío para algunos estudiantes adaptarse. Expertos recomendar sesiones de tutoría a distancia para llenar los vacíos y mantener a los niños al nivel de su grado. Los estudiantes adultos también recurrieron a la tutoría en línea, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring o Zoom para aumentar sus habilidades laborales, cambiar de carrera e incluso aprender un nuevo pasatiempo o actividad secundaria. 

¿Listo para comenzar a reservar lecciones de tutoría y tomar notas de lecciones de manera más efectiva? Sigue leyendo para saber cómo.

La molestia de reservar una sesión de tutoría

Los tutores individuales saben lo estresante que puede ser encontrar un momento para reunirse con los estudiantes que se adapte a ambos horarios. Cuando un estudiante contacta a un tutor por primera vez, ninguna de las partes tiene idea de cómo es el horario de los demás, con qué frecuencia pueden reunirse o cómo programarán las sesiones en el futuro. Después de un encuentro inicial y de que el tutor reúna algunos detalles sobre las necesidades del estudiante, comienza la saga de programación. 

La conversación suele ser algo así:

Tutor: “¿Qué tal este martes a las 4:30?”

Estudiante: “Hmm, por lo general estoy libre a esa hora pero no los martes. ¿Qué tal el jueves?"

Tutor: “Tengo una cita permanente con otro estudiante los jueves a las 4:30. ¿Sería factible llegar a las 3:30?

Estudiante: "En realidad, no termino con las clases de los jueves hasta que..."

Y sigue y sigue y sigue. Esto es frustrante y molesto para los estudiantes y sus tutores, ¡y ni siquiera han empezado a estudiar todavía!

Esta puede ser la única forma en que algunos tutores saben como programar sus sesiones de aprendizaje. Otros pueden tener un sistema para organizar su disponibilidad, pero hacer un seguimiento de los horarios de numerosos estudiantes es increíblemente difícil. En cierto punto, puede ser imposible para los tutores independientes o los centros de tutoría con programadores de la "vieja escuela" realizar un seguimiento sin un sistema de programación actualizado creado para los tutores y sus necesidades. 

Para los estudiantes, la situación es aún más complicada. 

Cuando alguien en su viaje de aprendizaje ha comenzado a considerar ir a un tutor para obtener ayuda en un tema en particular o una habilidad específica, es probable que haya estado en una montaña rusa. Es frustrante quedarse atrás en clase o carecer de una comprensión adecuada de un tema clave. Algunos estudiantes en línea pueden sentirse como si estuvieran solos en una isla, sin el clásico apoyo en persona al que están acostumbrados los estudiantes. 

Cuando la programación se convierte en un problema, es probable que los estudiantes se frustren, se sientan impotentes y tal vez tengan ganas de abandonar por completo su camino hacia un aprendizaje superior. Por esta razón, todos los estudiantes deben tener una experiencia de programación sin fricciones. Cuanto más fácil sea para ellos programar una lección de tutoría, menos intimidados se sentirán por la experiencia de aprendizaje en general. 

Deje de ir y venir con los estudiantes para elegir una hora. Es ineficaz, causa fricciones y puede costarle a su operación retención y nuevos inscritos. Además, hay una mejor manera. 

¿Qué es el software de gestión de tutores?

Las organizaciones de tutoría y los tutores individuales mantienen cierta flexibilidad para adaptarse a las necesidades de sus estudiantes. Con el auge del aprendizaje en línea, los tutores y los alumnos tienen aún más opciones para reunirse. El software de tutoría ayuda a las organizaciones a mantener la flexibilidad sin el estrés adicional de coordinar sesiones en persona, en línea, individuales y grupales. Dado que las clases y las sesiones de tutoría ahora pueden realizarse en persona o de forma remota, es ideal tener una herramienta de programación que pueda adaptarse a numerosas ubicaciones. 

Muchos tutores comienzan de forma independiente antes de trabajar eventualmente con un equipo u organización de tutoría y es posible que no vean el valor del software de programación como propietario único. Pero a medida que aumenta la cantidad de estudiantes y las responsabilidades, también aumenta la complejidad de programar el tiempo con ellos.

Por otro lado, es posible que las organizaciones más grandes ya utilicen software de administración de tutores para supervisar los horarios de sus estudiantes (mientras que los propios estudiantes pueden ver todo a través de un portal para estudiantes). Pero la tecnología obsoleta utilizada entre las funciones de programación entrante tiende a ser demasiado simplista para las necesidades de los tutores en el mundo digital actual.  

El software de gestión de tutores agiliza el flujo de trabajo de programación y reduce la frustración en ambos lados de la ecuación. Ayuda a los usuarios a administrar el lado de las operaciones del negocio de tutoría centrarse en ayudar a los estudiantes a alcanzar sus objetivos en lugar de tratar de averiguar cuándo reunirse a continuación. 

Para las empresas que buscan escalar su negocio de tutoría, el software de gestión de tutores es esencial. Dependiendo de la entrada manual y la comunicación sincrónica, programar numerosos estudiantes con los tutores adecuados es lento, tedioso y requiere mucho tiempo. Pero el software comercial de programación hecho para tutores elimina el ruido para que los estudiantes y los tutores puedan compartir horarios, proporcionar informes de progreso y establecer horarios de lecciones de manera conveniente y eficiente. 

Hay varias herramientas de programación en línea disponibles que tienen características y beneficios que pueden ayudar a llevar a las grandes organizaciones de tutoría al siguiente nivel. Las soluciones como Tutorbird y TutorCruncher son populares por una buena razón. Ofrecen sistemas de gestión del aprendizaje que organizan los datos de los estudiantes, las lecciones de tutoría, el plan de estudios y las herramientas de programación. 

La mejor característica de estas plataformas es que se construyen explícitamente teniendo en cuenta las empresas de tutoría. TutorBird proporciona una ventanilla única con capacidades adaptables, como facturación, pagos en línea a través de herramientas como PayPal y gestión del aprendizaje, según las necesidades de su organización. TutorCruncher también ofrece funciones de marketing y gestión de clientes para ayudar a escalar a las pequeñas empresas de tutoría emergentes. 

Sin embargo, existen algunos inconvenientes en sus herramientas de programación integradas. Si bien brindan capacidades básicas de programación, carecen de componentes críticos que muchas organizaciones de tutoría necesitan para escalar su operación en crecimiento. 

Por ejemplo, solo hay dos formas en que los clientes pueden programar una sesión de tutoría usando TutorCruncher: a través del sitio web de los tutores o con un portal de estudiante de inicio de sesión protegido por contraseña. A primera vista, esto parece lógico. Pero para escalar un creciente negocio de tutoría, la fricción adicional, como un inicio de sesión con nombre de usuario/contraseña y la creación de una cuenta, puede frustrar y disuadir a los estudiantes potenciales de obtener la ayuda de tutoría que necesitan. 

Otro inconveniente de estas herramientas de gestión de tutores es que sus características complicadas son demasiado confusas y carecen de un diseño UX efectivo. Por ejemplo, el proceso para que los estudiantes programen sus sesiones es muy complejo con TutorBird. Esto pone la mayor parte de la responsabilidad de la programación en los tutores y no es muy eficiente en lo que respecta a la gestión del tiempo. 

Además, los estudiantes no deberían tener que aprender a usar software comercial complicado para obtener un poco de ayuda adicional en el aula, ya sea en línea o en persona. 

Si está buscando una forma más sencilla de reservar tiempo con los estudiantes, funciones avanzadas que aún sean fáciles de usar, innumerables integraciones, automatización y configuraciones de pago que se sincronizan con opciones comunes como PayPal o tarjeta de crédito, todo al mejor precio. entonces no busques más. 

Una herramienta de programación moderna para tutores

Appointlet es un nuevo tipo de software de gestión de tutores. Combina todas las funciones e integraciones avanzadas de programas de software similares en una solución eficiente, fácil de usar y amigable para los estudiantes. Los usuarios pueden programar fácilmente sesiones de tutoría, aceptar pagos y realizar un seguimiento de las conversiones. Dado que el tráfico orgánico es una métrica clave para el 76% de las organizaciones, es crucial para el éxito de las grandes organizaciones de tutoría. 

Además de eso, los tutores también pueden usar las configuraciones simples de la página de programación de Appointlet. Cree y comparta un enlace para que los estudiantes puedan programar sus citas sin doble reserva o elegir un horario no disponible. Pero eso recién comienza. 

Appointlet ofrece más valor para las organizaciones de tutoría que cualquier otro software de gestión de tutores. Otros productos cuestan un mínimo de $15 por mes por tutor para funciones menos avanzadas que el plan gratuito para siempre de Appointlet. Cita plan más caro, que incluye todas las características que las organizaciones de tutoría necesitan para tener éxito y crecer, solo cuesta $ 8 por mes. 

Los tutores ahora pueden eliminar la coordinación de correo electrónico de ida y vuelta para encontrar un momento para reunirse con las funciones de programación fáciles de usar de Appointlet que incluyen programación asíncrona, enlaces de tutoría personalizados y administración de clases grupales. 

También es posible reducir las ausencias de los estudiantes usando Appointlet. Las notificaciones por correo electrónico y SMS, como las confirmaciones de reuniones y los recordatorios, se envían automáticamente con todos los detalles de la sesión de tutoría que necesitan los padres y los estudiantes.

Los usuarios pueden incluso mantenerse mejor organizados con un registro detallado de todas las sesiones de tutoría pasadas y futuras. Cuando un negocio de tutoría comienza a escalar, puede ser difícil administrar las necesidades de los estudiantes. Appointlet permite a los tutores mantener notas internas sobre lecciones y actividades con un registro detallado de todas las sesiones de tutoría pasadas y futuras. 

La mejor parte es que Appointlet se integra con más de 2,000 aplicaciones diferentes para pequeñas empresas, incluidas Zapier, CRM, Stripe, calendarios de correo electrónico, etc. 

El equipo de Appointlet también está desarrollando actualmente una versión compatible con dispositivos móviles, para usar junto con su teléfono Apple o Android. Luego, puede enviar recordatorios por SMS a usted mismo o a sus alumnos también.

Cómo funciona la programación de tutores

Con Appointlet, la programación de tutores es un proceso sencillo con todo lo que necesita para tener éxito como tutor privado en solitario o como organización de tutores. La interfaz minimalista destaca características esenciales como tipos de clases, disponibilidad, fechas, horas de citas y sus integraciones específicas. 

La experiencia de usuario simplificada también permite a los usuarios ponerse en marcha en menos de dos minutos. Todo lo que tiene que hacer es iniciar sesión con su cuenta de Google u Office 365 (esto facilita la integración del correo electrónico, pero puede crear un nuevo nombre de usuario y contraseña si lo prefiere), luego siga las sencillas y claras instrucciones de configuración para comenzar.  

La característica más importante de cualquier software de gestión de tutores es la programación. Funciones avanzadas de programación que incluyen cancelaciones sin esfuerzo y opciones de reprogramación, correo electrónico recordatorios, y la programación de autoservicio para los clientes son el núcleo del software de gestión de tutores Appointlet. Y a diferencia de la competencia, Appointlet hace que programar lecciones de tutoría sea más fácil que nunca. 

Paso 1: configure los días y las horas en que está disponible para reunirse con los estudiantes

La tutoría implica muchas bromas de programación, cancelaciones, reprogramación e incluso algunas ausencias. Los usuarios ingresan los días y las horas en que está disponible para las sesiones de tutoría u otros tipos de reuniones en el asistente de configuración inicial.

Pero no te preocupes, ¡no está escrito en piedra! Es muy fácil cambiar su disponibilidad desde la página de programación. 

El panel de control de la página de programación muestra los tipos de reuniones. Aquí es donde puede configurar (y reconfigurar) los días y horarios en los que está disponible para varias sesiones de tutoría, incluidas clases grupales, en persona y tutoría en línea. 

Simplemente haga clic en los tres puntos en la esquina inferior derecha de la tarjeta de tipo de reunión y seleccione Editar. Luego, aparecerá un editor en la pantalla con varias opciones con íconos coloridos ubicados en el lado izquierdo. Elija Disponibilidad, marcada con un icono de calendario verde, y luego seleccione los días y horas en que está disponible. 

Con las integraciones del calendario de Google, es fácil horarios de tutoría separados de horarios personales, incluso si utiliza la misma cuenta de correo electrónico. 

Paso 2: copie su enlace de Appointlet y compártalo con los estudiantes o sus padres

Ahora que configuró su disponibilidad de tutoría, es hora de compartir su enlace de Appointlet con estudiantes y padres o incluso incrustarlo en su sitio web.

Desde la página de programación, simplemente haga clic en el botón Compartir en la esquina inferior izquierda de la tarjeta de tipo de reunión que le gustaría compartir. 

Desde aquí, puede compartir el enlace de su página de programación con sus cuentas sociales conectadas, incluidas Twitter, Facebook y LinkedIn. También puede seleccionar Copiar enlace para copiar su enlace de Appointlet al portapapeles y pegarlo en correos electrónicos, mensajes directos, slack o en cualquier lugar donde se comunique con los clientes. 

Alternativamente, también puede seleccionar Incrustar en el sitio web para agregar su widget de programación a un sitio web de tutor existente o página de destino de la empresa. 

Paso 3: cuando se reserva una nueva sesión de tutoría, recibe una notificación automática

Cada vez que alguien reserve una sesión de tutoría usando su enlace de Appointlet, recibirá una notificación automática con los detalles sobre la próxima reunión. También puede configurar correos electrónicos de recordatorio y notificaciones por SMS para recordarle a usted y a sus alumnos las próximas clases para eliminar futuras ausencias.

Es realmente así de simple. Appointlet es un cambio de juego para los tutores y aquellos que buscan tutoría porque es más fácil que nunca conectarse, programar una cita y leer los libros. Todo sin el incómodo ir y venir de tratar de encontrar un momento para reunirse. 

No confíes en nuestra palabra

"Nuestras ausencias han disminuido drásticamente con los correos electrónicos de recordatorio automáticos de Appointlet".

Charvi Goyal, fundadora de Tutorscope, optó por Appointlet para hacer crecer su red de tutores, aumentar las reservas y llegar a más estudiantes. Ellos dijeron:

“Adaptarnos a la disponibilidad de los estudiantes, la disponibilidad de los tutores, las zonas horarias y varias materias fue una tarea abrumadora, pero Appointlet nos lo simplificó. Con un sistema fácil de usar que incluso nuestros estudiantes de primaria pueden usar para reservar sesiones, Appointlet nos ha permitido priorizar tanto la escalabilidad como la flexibilidad en nuestros servicios. El software se encarga de nuestra programación para que nuestros tutores y estudiantes puedan dejar de perder el tiempo enviando correos electrónicos 2 o 3 veces por cada sesión y volver a lo que más importa: aprender juntos, sin interrupciones”.

Con Appointlet, vieron un rápido crecimiento. TutorScope ahora conecta a más de 1,500 estudiantes con una red de más de 60 tutores para ayudar a los estudiantes de todas las edades a alcanzar sus metas educativas. Y reservaron más de 2,100 sesiones de tutoría solo en el primer año. 

¿Listo para escalar su negocio de tutoría?

Appointlet facilita la gestión de reservas en todos sus tutores a medida que crece su negocio de tutoría con el tiempo. 

A medida que llegan las reservas, el panel de control de su reunión facilita el filtrado de las sesiones que se han programado. Siempre tendrá una visibilidad completa de su horario de tutoría, asistentes, horarios y otras notas para administrar el aprendizaje de los estudiantes. 

Utilice el menú desplegable en la parte superior derecha del panel de reuniones para filtrar los resultados por fecha. Luego, puede reducir aún más sus resultados con la barra de búsqueda. ¡Busque por nombre del tutor, nombre del estudiante, fecha, correo electrónico y más!

Otro aspecto crítico del crecimiento de las organizaciones de tutoría es reducir las cancelaciones y retener a los estudiantes existentes. Es fácil perder la noción del tiempo y perderse una sesión de tutoría. Para ayudar a reducir las ausencias, Appointlet envía un correo electrónico de confirmación cada vez que los estudiantes reservan una sesión con usted. Active los mensajes de recordatorio y prográmelos para que se envíen automáticamente a medida que se acerca la reunión. También puede ser útil enviar un mensaje de recordatorio personalizado mediante la automatización. Esto mantiene los detalles frente a ellos y se ha demostrado que mejora la asistencia.

Cómo aplicar todos los conceptos

La programación típica del tutor es un molesto ir y venir que no siempre precipita una cita. El correo electrónico, Excel y los CRM no ofrecen a las organizaciones de tutoría las herramientas de programación que necesitan para avanzar. 

Las organizaciones de tutores modernas que utilizan software de programación carecen de funciones clave específicas para el negocio de tutoría, como herramientas de programación avanzadas, numerosas integraciones y automatización. La programación de tutores con otras aplicaciones es complicada y viene con una curva de aprendizaje empinada para aquellos que son nuevos en el uso de herramientas digitales. 

Pero Appointlet funciona de manera diferente. Regístrese para obtener una cuenta gratuita de Appointlet para comenzar a compartir el enlace de programación de su tutor en minutos.

Nahla Davies

Nahla Davies

Nahla Davies es un desarrollador de software y escritor de tecnología. Antes de dedicar su trabajo a tiempo completo a la redacción técnica, se las arregló, entre otras cosas interesantes, para servir como programadora principal en una organización de marca experiencial Inc. 5,000 cuyos clientes incluyen Samsung, Time Warner, Netflix y Sony.

La herramienta en línea n.º 1 para programar reuniones