Useimmilla ihmisillä on vaikeuksia pysyä keskittyneenä yli 30-60 minuuttia kestävien etäkokousten aikana. Sen jälkeen he alkavat ajautua ja menettää keskittymiskykynsä. Toisen huomion pitäminen on riittävän vaikeaa, mutta jos olet tekemisissä myös myöhästyneiden kanssa, on vielä pienempi huomioikkuna työskenneltäväksi.
Myöhästyminen tapahtuu yleensä muutamista syistä, joita tarkastelemme täällä pian. Paras tapa pitää ihmiset vastuullisina ja ajoissa paikalla on automaattiset muistutukset. Tässä artikkelissa käsittelemme tätä aihetta yksityiskohtaisesti, jotta saat paremman käsityksen sitoutumisesi ajoittamisesta ja jäsentämisestä.
Miksi ihmiset eivät tule etäkokouksiin?
Yleensä ihmiset tulevat todennäköisemmin paikalle tapahtumiin, joita he pitävät arvokkaina. Jos osallistujat eivät yksinkertaisesti näy ollenkaan, on mahdollista, että he eivät pitäneet etäkokousta kovin tärkeänä heille. Saattaa olla, että arvoehdotuksesi ei ollut tarpeeksi vahvaOlipa syy mikä tahansa, on yleistä, että osallistujat välttelevät vastuuta ja yksinkertaisesti jättävät tulematta tapahtumiin, joita he pitävät ajanhukkaana.
Myöhäiset saapumiset ovat hieman erilaisia. Ne eivät yleensä ole osoitus tahallisesta laiminlyönnistä. On yleisempää, että ihmiset eivät tule paikalle täsmällisesti, koska he yksinkertaisesti menettivät ajantajunsa ja heillä ei ollut riittävää muistutusta.
Ei paikalla ja myöhässä saapuminen
Keskivertoihminen on henkisesti hyvin kiireinen, vaikka hänen aikataulunsa olisi tyhjä! Kun digitaalinen sisältö on loputon, on normaalia, että ihmiset unohtavat asiat, vaikka he olisivatkin ajoittaneet sen päiviä tai viikkoja sitten. Rehellisesti sanottuna hajamielisyyden hetkiä sattuu luultavasti parhaille meistä.
Toisaalta, jos paljon osallistujia ei saavu paikalle ja myöhästyy, ei ole huono ajatus alkaa miettiä, mitä voit tehdä tilanteen parantamiseksi. Jos et automatisoi aikataulutusprosessia, luot osallistujille lisää työtä. Heidän ei tarvitse ainoastaan löytää kalenteristaan sopivaa aikaa, vaan heidän on myös tarkistettava kalenteri manuaalisesti tai asetettava itselleen muistutus.
Vaikka kalenteritapahtuman olisivat molemmat osapuolet luoneet, kokous ei välttämättä vaikuta tarpeeksi tuottoisalta säilyttääkseen tärkeän paikan osallistujien mielissä. Jos työskentelet ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa, kuten luova bränditoimistoSelkeä arvo ja jäsennelty seuranta voivat pitkälti varmistaa läsnäolon ja sitoutumisen. Itse asiassa ihmismieli on ohjelmoitu siten, että se unohtaa tarkoituksella kaikki epäolennaiset asiat voidakseen keskittää kaiken huomionsa tärkeisiin.
Joten ennen kuin siirrymme ratkaisun toteuttamiseen, on tärkeää aloittaa myötätunnolla ja olla ottamatta laiminlyöntiä liian henkilökohtaisesti.
Määritä ajoitussovellus varmistaaksesi, että osallistujat tulevat paikalle
Voit vähentää myöhästyneiden ja saapumatta jättäneiden määrää tekemällä selkeän arvoehdotuksen osallistujalle. Mutta prosessin automatisointi vie heidät loppuun, joten tulevan päivämäärän ja kellonajan muistaminen on vaivatonta.
An työntekijän aikataulutussovellus helpottaa sen toteuttamista kaikenkokoisille yrityksille. Aina kun jaat linkin jonkun kanssa, hän voi valita itselleen sopivan ajan ja täyttää lomakkeen. Vahvistettuaan he saavat a vahvistussähköposti ja kalenteritapahtuma. Lisäksi voit ajoittaa muistutussähköpostiviestejä tai tekstiviestejä, jotka menevät ulos keskeisinä hetkinä, kuten päivää ennen tapahtumaa tai tuntia ennen tapahtumaa.
Nämä ilmoitukset tekevät osallistujan vaikeammaksi keksiä tekosyyn unohtaessaan kirjoittaa muistiin kokous heidän kalenterissaan. Aika täyttyy automaattisesti myös verkkokalenterissasi, jotta saat ilmoituksen ja voit viitata siihen milloin tahansa. Asiakastiedot tallennetaan ja jaetaan kanssasi myöhempää käyttöä varten.
Näin muuten a työaikataulusovellus voiko aikataulusovellus toimia avustajana kokouksiin osallistumisen parantamisessa.
- Etäkokousten järjestäminen: Virtuaalikokoukset poistavat tarpeen ryhmän ja osallistujien olla fyysisesti samassa paikassa kokouksen aikana. Covid-19-pandemian aikana etätapaamiset ovat yhä yleisempiä.
- Muista tapaamiset: Säännölliset muistutukset ja seurannat sekä ennen että jälkeen tapaamisia varmistavat, että oma tiimisi pysyy ajan tasalla. Osallistujien tiedot tallennetaan useiden kanavien kautta, joten henkilökuntasi pääsee käsiksi kokoustietoihin valmistautuakseen etukäteen.
- Ei-show'n eliminointi: Kun tärkeät ihmiset eivät tule kokouksellesi, on olemassa vaara, että koko aika voi mennä hukkaan. Jos näin tapahtuu säännöllisesti, siitä tulee yrityksille kustannuksia, jotka voitaisiin helposti välttää.
- Paranna osallistumista: Erillinen aikataulusivu, joka näyttää yhteenvedon kaikista jonossa olevista kokouksista, lisää huomattavasti osallistumista. Lisäksi täällä voidaan helposti sopia uusia kokouksia ja tarvittaessa siirtää vanhoja tapaamisia.
- Tehosta asiakaskeskusteluja: Asiakkaiden kanssa järjestettävät tapaamiset vaativat enemmän suunnittelua kuin tavalliset sisäkeskustelut. Edestakaisin tapahtuva koordinointi on yleinen turhautumiskohta, joten prosessin virtaviivaistaminen on hieno idea.
- Luo ainutlaatuisia Zoom-kokousten URL-osoitteita; zoomaus on yksi eniten käytetyistä verkkoneuvottelusovelluksista, mutta tätä tekniikkaa voidaan käyttää missä tahansa integroidussa kokoustyökalussa. Nimitys voit isännöi Zoom-kokouksia ainutlaatuisilla linkeillä muutamalla napsautuksella. Tämä tekee prosessista yksinkertaisempaa ja työnkulkua sujuvampaa. Muita samalla tavalla toimivia yleisiä videoneuvotteluvaihtoehtoja ovat Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting ja Webex.
- Automaattinen vahvistus ja muistutukset: Kokousvahvistus- ja muistutustekstien lähettäminen käsin on hyvä, jos sinulla on vain muutaman kerran viikossa tai jos olet tekemisissä huipputason johtajien kanssa. Mutta kun tapaat tavallisia ihmisiä päivittäin, siitä tulee kohtuuton urakka. Kaiken hänen automatisoinnista ajoitustyökalulla voi olla suurta apua.
- Käännä aikavyöhykkeiden välillä: Eri aikavyöhykkeillä järjestetyt kokoukset ovat yleinen hämmennyksen lähde. Jos ihmiset edes muistavat tehdä aikamuunnoksia, on aina tilaa inhimillisille virheille. Online-aikataulutyökalut ratkaisevat tämän havaitsemalla osallistujan selaimen aikavyöhykkeen ja kääntämällä sen avulla kokouksen isännöitsijän saatavuuden.
- Koordinoi tiimin jäsenten kanssa: Asiakastapaamiset, joihin osallistuu useita tiimin jäseniä, voidaan helposti koordinoida oikealla online-aikataulutyökalulla. Appointletissa on isäntätehtävätoimintoja, kuten round robin, joka auttaa jakamaan kokouksia tiimille. Tai vaihtoehtoisesti voit myös käyttää työkalua kohdistaaksesi useiden tiimin jäsenten aikataulut yhteen kokoukseen.
Minimoi saapumatta jättämiset ajoitussovelluksella
Tiedät, että online-aikataulutyökalu toimii, kun se ei koskaan tule esiin keskustelussa, ja silti tekosi parantavat kokoustesi laatua ja saavat osallistujat osallistumaan, ei siksi, että he tarvitsevat, vaan koska he haluavat.
Näin pääset sinne askel askeleelta.
Virtuaalikokousten järjestäminen
Virtuaaliset tapaamiset eivät ehkä ole parhaita tärkeiden päätösten tekemiseen tai ihmissuhteiden rakentamiseen, mutta säännöllisiin tapaamisiin ja sisäänkirjautumisiin ne ovat ehdottomasti tehokkaampia kuin henkilökohtaiset tapaamiset. Osallistujien ei tarvitse olla fyysisesti paikalla, ja kun poistat tämän työvoiman, läsnäolo lisääntyy automaattisesti. Lisäksi ominaisuuksia, kuten näytön jakaminen, virtuaaliset taulut ja pienryhmähuoneet jäljittelevät henkilökohtaisen kokemuksen, joten eroa ei kuitenkaan ole paljon.
Lisäksi jos olet ympäristötietoinen ihminen, virtuaalikokoukset ovat ympäristöystävällisiä, koska ne eivät vie paljon resursseja ja minimoivat jätteen syntymisen. Lisäksi vipuvaikutus kannettavien tietokoneiden hallinta etätiimeille voi tehostaa toimintaa entisestään ja parantaa tuottavuutta varmistamalla, että kaikki laitteet ovat asianmukaisesti huollettuja ja turvallisia.
Tapaaminen on liian helppoa unohtaa
Mutta online-aikataulusovellus tekee siitä erittäin vaikeaa. Useimmat ajoitussovellukset muodostavat yhteyden virtuaaliseen kalenteriisi riippumatta siitä, kumpaa käytät, ja päivittävät kokouspaikan siellä automaattisesti. He myös ilmoittavat sinulle, jos on yhteenottoja, jotta voit pyytää aikataulun muuttamista.
Voit myös lukita vapaat aukioloajat, jotta etäkollegasi tietävät saavutuksesi etukäteen ja valitsevat aikatauluusi sopivan tapaamisajan.
No-show on huono liiketoiminnalle
Aika, joka kuluu odottamaan jotakuta, joka ei koskaan ilmesty paikalle, on arvokas voimavara, joka voidaan käyttää parempiin tehtäviin, jotka todella lisäävät liiketoiminnan arvoa. Yrittäjänä tiedät jo, kuinka paljon tämä voi olla yrityksellesi vaihtoehtokustannus.
Ajanvaraussovellukset voivat auttaa hallitsemaan näitä kustannuksia, koska ne eliminoivat täysin kaikki tekosyyt, joita paikalle saapumatta jättämiselle voi olla. Lisäksi, koska järjestät kokouksen tarkasteltuasi heidän saatavuuttaan sovelluksen kautta, olisi erittäin epäkohteliasta, jos he eivät tule paikalle.
Paranna osallistumista aikataulusivulla
Useimmat tapaamisvaraussovellukset tarjoavat käyttäjille keskitetyn aikataulusivun, joka toimii hallintapaneelina kaikille kokouksiin liittyville tiedoille. Voit tarkastella, mitä on suunniteltu aiemmin ja mitä on tulossa tulevaisuudessa. Voit merkitä tärkeitä päivämäärät tuotelanseerauksille, lehdistötiedotteille, asiakastapaamisille ja muulle.
Kun työntekijät näkevät kaiken yhdellä silmäyksellä, mahdollisuudet jäädä jostain paitsi, vähenevät huomattavasti. He tietävät tarkalleen mitä tehdä ja milloin. Tämä johtaa parempaan tuottavuuteen ja siten suurempaan kokouksiin osallistumiseen.
Virtaviivaista asiakaskeskustelu
Jos olet joskus työskennellyt myynnin parissa, sinun on tiedettävä, kuinka vaikeaa asiakastapaamisten järjestäminen on, etenkin virtuaaliympäristössä. Sähköposteja tulee tonneittain edestakaisin, ja tapaamisia siirretään miljoona kertaa. Näistä 90 % menee hukkaan ja asiakkaat lopulta perääntyvät vaivan takia.
Ajoitussovellukset ottavat kaiken tämän pois ja korvaavat sen kätevällä asiakasvaraussivulla. Tämä varaussivu voidaan määrittää verkkosivustolle tai jakaa URL-osoitteen kautta. Asiakkaat voivat helposti valita tältä sivulta vapaana olevan ajan, valita haluamansa työntekijän ja täyttää yhteystietonsa. Kokous varataan automaattisesti ja yritykselle ilmoitetaan asiasta.
Jotkin työkalut mahdollistavat jopa lisävaihtoehtojen lisäämisen, kuten UKK-osion tai a chatbot kokouksen varaussivulla. Tämä mahdollistaa asiakkaat voivat kommunikoida helposti yrityksesi kanssa ja saat nopeita vastauksia.
Luo yksilölliset Zoom-kokouksen URL-osoitteet
Työkalut, kuten Appointlet, integroituvat moniin verkkoneuvottelusovelluksiin, kuten Zoom, Microsoft Teams, Google Meet jne., virtuaalisten kokousten järjestämiseksi helposti. Kun olet muodostanut yhteyden Zoomiin, sinun tarvitsee vain muutama napsautus luoda ainutlaatuiset URL-osoitteet kokouksia varten.
Tämä linkki luodaan automaattisesti ja jaetaan osallistujien kanssa, kun varaat virtuaalisen kokouksen. Se liitetään myös näitä kokouksia varten luotuun kalenteritapahtumaan, jotta osallistujilla ei ole vaikeuksia löytää se, jos se katoaa sähköposteihin.
Automaattinen vahvistus ja muistutukset
Tämä on helposti online-aikataulutussovellusten paras ominaisuus. Sinun ei enää tarvitse tehdä puhelin soittamalla tai lähettämällä sähköpostia vahvistaaksesi tapaamisajan osallistujien kanssa. Sinun tarvitsee vain lisätä osallistujat kokoukseen, niin heitä pyydetään automaattisesti vahvistamaan.
Voit myös asettaa automaattisia muistutuksia ja seurantaviestejä loppuun saatetuille kokouksille. Sovellus lähettää automaattisesti sähköposti- ja tekstiviestimuistutuksia kokouksen osallistujille tietyin väliajoin. Sinun on ehkä määritettävä muistutusten tiheys ja välinen aika, ja sovellus hoitaa loput.
Kääntää aikavyöhykkeiden välillä
Globaalissa ympäristössä toimivat yritykset tarvitsevat jatkuvasti tapaamisia ulkomaisten ihmisten kanssa. Tällaisten kokousten järjestäminen eri aikavyöhykkeille voi olla hyvin hämmentävää, koska sinun on suoritettava paljon matematiikkaa vain varmistaaksesi, ettet tee virheitä.
Sovellukset, kuten Appointlet, kääntävät kokousajat paikallisen aikavyöhykkeen mukaan sekä isännille että osallistujille. Voit myös määrittää muun kuin paikallisen aikavyöhykkeen, mutta ohjelmisto valitsee oletusasetukseksi automaattisesti sen, jossa olet. Jos et halua tämän tapahtuvan, voit lukita aikavyöhykkeen niin, että kokousajat näkyvät kaikille osallistujille aikavyöhykkeesi mukaan.
Koordinoi tiimin jäsenten kanssa
Kaikki tähän mennessä keskustelemamme aikataulukysymykset kasvavat eksponentiaalisesti osallistujamäärän kasvaessa. Ongelma pahenee entisestään, kun tarvitset useita tiimisi jäseniä läsnä asiakaskokouksessa.
Onneksi Appointletilla on ratkaisu myös tähän. Sen tiimin ajoitusominaisuuksien avulla voit ajoittaa tapaamisia useiden jäsenten kanssa ja määrittää myös isännän. Isäntä saa käyttämäsi integroidun neuvottelusovelluksen järjestelmänvalvojan oikeudet ja muu tiimi kutsutaan osallistujiksi.
Kuinka ajoittaa etätyöryhmän kokoukset
Ryhmän virtuaalikokoukset eivät ehkä ole hyvä idea, jos osallistujien välillä on jatkuva edestakainen viestintä. Et halua käydä läpi kidutusta saada 50 ihmistä sammuttamaan mikrofoninsa, kun kaikki haluavat hypätä sisään ja puhua samanaikaisesti. Lisäksi selkeän kehonkielen puuttuessa tämä viestintä sotkeutuisi vieläkin enemmän. Tee itsellesi palvelus ja pidä tällaiset tapaamiset kasvokkain.
Jos tarkoitus on kuitenkin vain esitellä jotain tai suorittaa koulutus, virtuaaliset tiimikokoukset voivat olla ihanteellinen valinta. Ilmeisen kustannussäästön lisäksi, jonka saat siitä, ettei tarvitse järjestää suurta kokoushuonetta, aikatauluprosessi on paljon kätevämpi.
Sinun tarvitsee vain luoda ryhmäkokoustyyppi Appointletissa ja määrittää aikataulutussäännöt haluamallasi tavalla. Voit määrittää enimmäismäärän osallistujia, jotka saavat osallistua kokoukseen tiettynä ajankohtana välttääksesi virtuaalitilan ylikuormituksen.
Virtuaalikokouksia varten sinun on integroitava Appointlet valitsemaasi online-videoneuvotteluohjelmistoon. Voit valita tämän ohjelmiston kokouspaikasta ja jatkaa loput samalla tavalla.
Usein kysytyt kysymykset
Jos olet uusi virtuaalikokousten ja -aikataulujen suhteen, tämä on saattanut olla hieman liikaa käsiteltäväksi. Jos et ymmärtänyt mitään missään vaiheessa, nämä usein kysytyt kysymykset voivat auttaa sinua.
Kuinka voit pitää kokouksia etätiimin kanssa?
Etätiimeillä voi olla virtuaalisia kokouksia, jotka voidaan järjestää online-videopuheluohjelmiston, kuten Zoom, Google Meet, Microsoft Teams jne. kautta. Voit ajoittaa tapaamisia useiden tiimin jäsenten kanssa ajoitussovelluksella, kuten Appointlet, ja jatkaa sitten istuntoa läpi. jompikumpi edellä mainituista sovelluksista.
Mikä on paras verkkoneuvottelusovellus online-kokouksiin?
On olemassa monia verkkoneuvottelusovelluksia, joita johtavat yritykset käyttävät ympäri maailmaa. Parhaita ovat Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex ja ezTalks Meetings.
Kuinka määritän osallistujamuistutuksia ajoitettua etäkokousta varten?
Osallistujien muistutukset ovat osoittautuneet suureksi avuksi saapumatta jättämisen minimoinnissa ja kokouksiin osallistumisen parantamisessa. Ajoitustyökalujen, kuten Appointlet, avulla voit lähettää automaattisia muistutuksia ajoitetuista kokouksista. Nämä muistutukset voidaan lähettää sähköpostitse, tekstiviestinä tai muilla viesteillä.
Kuinka järjestän etäkokouksia kansainvälisesti?
Kansainväliset etäkokoukset voidaan ajoittaa helposti online-aikataulutussovellusten, kuten Appointlet, avulla. Appointletin avulla voit asettaa kokouksia helposti eri aikavyöhykkeille. Kokousaika käännetään automaattisesti paikallisen aikavyöhykkeen mukaan sekä kokouksen osallistujille että isäntälle.
Kuinka minun pitäisi isännöidä etätyötapaamisia?
Voit isännöidä etäkokouksia virtuaalisesti puhelinkonferenssien kautta. Virtuaalikokousten suunnittelu ja toteutus on helpompaa, koska suurin osa manuaalisesta työstä on automatisoitu ohjelmiston avulla. Voit käyttää aikataulutustyökaluja, kuten Appointlet, kokouksen suunnitteluun ja videoneuvottelutyökalua, kuten Zoomia, kokouksen toteuttamiseen.
Missä etätyöntekijät yleensä pitävät kokouksensa?
Etätyöntekijät pitävät yleensä kokouksia verkkopohjaisten aikataulutus- ja neuvottelusovellusten kautta. Verkkopohjaiset aikataulutussovellukset helpottavat tiimien koordinointia ja kokousten järjestäminen onnistuu minimaalisella vaivalla. turvallinen etätyöntekijä ympäristössä näiden työkalujen on tuettava myös salausta, käyttöoikeuksien hallintaa ja käyttäjien todennusta arkaluonteisten liiketoimintatietojen suojaamiseksi. Kun ne on asennettu, ne voidaan suorittaa virtuaalineuvotteluohjelmistolla, kuten Zoomilla tai Google Meetillä.
Miten vähennän etäkokousten aiheuttamaa stressiä?
Etätyö ja kokoukset voivat olla stressaavia, mutta voit vähentää stressiä sallimalla osallistujille mahdollisimman paljon joustavuutta. Pidä lyhyempiä kokouksia, joissa on selkeät esityslistan kohdat, ja yritä pitää niiden välissä puskureita, jotta ne pysyisivät tarkkaavaisina. Käytä myös mahdollisimman monia yhteistyötyökaluja ja ominaisuuksia (näytön jako, taulut, google-dokumentit, a kokousmuistiinpanosovellus, tehtäväluettelomallitjne.) tehdäksesi asioista entistä helpompaa.
Mikä on paras aika päivästä pitää etäkokouksia?
Nykyajan tutkimukset osoittavat, että paras aika etätapaamisten pitämiseen on kolmena keskipäivänä viikossa, noin klo 2-2. Syynä tähän on se, että tämä aika ei ole liian aikaista eikä liian myöhäistä, ja viikon alkamisesta on jo kulunut päivä tai kaksi. Työryhmät ovat virkistyneet ja ovat valmiita tapaamisiin asettaakseen uusia tavoitteita.
Tuottavien etäkokousten salaisuus: mitä lyhyempi, sen parempi.
Voit käyttää kaikkea maailman tekniikkaa etkä silti pidä tarpeeksi tuottavia kokouksia. Loppujen lopuksi olet edelleen tekemisissä ihmisten kanssa, ja jos he eivät löydä kokouksistasi mitään arvoa, he eivät tule esiin.
Avain tehokkaiden etäkokousten järjestämiseen on kokousajan rajoittaminen ja selkeä esityslista. Ajan lyhentäminen saa tiimiltäsi mahdollisimman paljon huomiota ja sen seurauksena he ovat tuottavampia.
