Oletko koskaan ollut kokouksessa ilman muistilehteä ja olettanut, että muistaisit kaikki yksityiskohdat, mutta unohdat myöhemmin jonkin tärkeän tiedon?
Ehkä teit hyviä muistiinpanoja, mutta hukkasit paperilapun. Voi olla noloa seurata asiakkaita ja kysyä samaa asiaa kahdesti.
Siksi asiakkuudenhallintatyökaluista on tullut niin suosittuja digitaalisella aikakaudella. Tekoälyavustaja voi auttaa litteroimalla kokouksia, korostamalla keskeisiä keskusteluja ja hallitsemalla tehtäviä, varmistaen, ettet koskaan jää paitsi tärkeistä yksityiskohdista kokouksen aikana tapahtuvasta.
Asiakashistorian seuraaminen ja heidän tiliensä kasvattaminen ajan myötä on helpompaa kuin koskaan.
Onnistunut tapaaminen alkaa kauan ennen varsinaista tapahtumaa. Kihlauksen ajoituksen pitäisi olla helppoa. Jotta edestakaiset sähköpostit olisivat mahdollisimman vähäisiä, on parasta käyttää online-aikataulutyökalu
Se ei vain nopeutta prosessia, vaan voit käyttää mukautettuja lomakekenttiä tarvitsemasi tiedon keräämiseen ja välittämiseen Valittu CRM-ohjelmisto
Johdanto kokousmuistiinpanoihin
Kokousmuistiinpanot ovat tiimikokousten kannalta ratkaisevan tärkeitä, sillä ne auttavat tallentamaan keskustelun aikana käsitellyt tärkeät yksityiskohdat ja toimenpiteet. Tekoälypohjaisen kokousmuistiinpanotyökalun avulla tiimit voivat nyt automaattisesti tallentaa ja litteroida kokouksia varmistaen, että kaikki tärkeät tiedot tallennetaan ja ovat helposti saatavilla.
Tämä teknologia on mullistanut tiimien tapaa pitää kokouksia, helpottaen järjestyksessä pysymistä ja keskittymistä käsillä olevaan keskusteluun. Kokousmuistiinpanojen avulla tiimit voivat muuttaa kokoukset käytännön tehtäviksi ja yhteenvedoiksi, jolloin he voivat hyödyntää kokousaikansa parhaalla mahdollisella tavalla.
Mikä on CRM ja miten se toimii?
Jos olet tutustumassa CRM-järjestelmiin ensimmäistä kertaa, älä huoli. Voit ajatella niitä digitaalisena rolodexina. Joka kerta, kun tapaat jonkun, voit liittää muistiinpanoja hänen asiakashistoriaansa.
Näiden tietojen keräämisen avulla tiimisi on helpompi perehtyä tilihistoriaan ja tarjota nopeaa ja tarkkaa tukea. Tehokas tiedonhallinta varmistaa, että asiakastietosi pysyvät järjestyksessä, turvassa ja helposti saatavilla koko organisaatiossasi, ja kaikki tapaamiset tallennetaan myöhempää tarvetta varten.
Vaikka olisit yksinyrittäjä, tällainen työkalu auttaa sinua kasvattamaan asiakaskuntaasi. Muista vain olla varovainen prosessin aikana välttää henkilötietojen vaarantumista asiakkaista.
Tekoälykokousominaisuudet ja ChatGPT-integrointi voi parantaa CRM:n toiminnallisuutta tarjoamalla automatisoituja yhteenvetoja ja näkemyksiä, mikä helpottaa asioiden organisointia ja ajan tasalla pysymistä. Miltä CRM sitten näyttää ja miten se yhdistyy Appointletiin? Se riippuu siitä, mitä sovellusta käytät ja millaisia ominaisuuksia tarvitset.
Tässä artikkelissa tarkastellaan kahta ilmaista CRM-ratkaisua (Hubspot ja zenkit), jotka ovat yhteensopivia Zapierin ilmaisen paketin kanssa, joten voit aloittaa kokeilun heti ilman lisäkustannuksia. Nämä ovat vain pari esimerkkejä CRM-työkaluista jotka ovat käytettävissä.
CRM:n käytön edut kokousten hallinnassa
CRM-järjestelmän (asiakkuudenhallintajärjestelmä) käyttäminen kokousten hallintaan voi vaikuttaa merkittävästi tiimin tehokkuuteen ja myyntiprosessiin. Integroimalla kokousmuistiinpanot ja -pöytäkirjat CRM-järjestelmiin tiimit voivat automaattisesti kirjata asiakaspuhelut, kokoukset ja keskustelut sekä luoda kokousyhteenvetoja varmistaen, että kaikki olennaiset tiedot tallennetaan ja ovat helposti saatavilla.
Tämä auttaa virtaviivaistamaan myyntiprosessia, jolloin tiimit voivat keskittyä korkean tason tehtäviin ja solmia enemmän kauppoja. Lisäksi CRM-järjestelmät tarjota yhden alustan kokousmuistiinpanojen, toimenpide-esineiden ja asiakasvuorovaikutusten hallintaan, mikä helpottaa tiimien ajan tasalla pysymistä ja tehokasta yhteistyötä.
Ajattele CRM-järjestelmääsi paikkana, johon voit tallentaa asiakkaisiisi ja myyntiprosesseihisi liittyvää dataa. Kokousten jälkeen voit tuoda CRM-kokousmuistiinpanoja ja tiettyihin asiakkaisiin ja myyntitoimiin liittyvää dataa suoraan CRM-järjestelmääsi.
Työkalut virtuaalikokouksiin
Mutta ensin puhutaanpa parista työkalusta, joilla voit tehostaa virtuaalikokouksiasi ja muistiinpanojasi.
Tekoälymuistiinpanojen tekijät
Tekoälyllä toimivat muistiinpanojen tekijät, kuten Fathom ja Fireflies, tarjoavat useita työkaluja virtuaalikokousten parantamiseen, mukaan lukien korkealaatuiset kokousten litterointi- ja tallennuspalvelut. Esimerkiksi Firefliesin avulla tiimit voivat automaattisesti tallentaa ja litteroida virtuaalikokouksia varmistaen, että kaikki tärkeät tiedot tallennetaan.
Alusta tukee integrointia suosittujen videoneuvottelutyökalujen, kuten Microsoft Teamsin, Google Meetin ja Zoomin, kanssa, mikä helpottaa kokousten litterointia ja yksityiskohtaisten muistiinpanojen luomista.
Firefliesin tekoälykokousavustaja voi myös auttaa tiimejä pysymään järjestyksessä luomalla automaattisesti toimenpiteitä ja tehtäviä virtuaalikokouksista. Fireflies AItiimit voivat virtaviivaistaa virtuaalisten kokousten työnkulkuaan, vähentää kipupisteitä ja parantaa tiimin tehokkuutta. Tämä varmistaa, että kaikki tärkeät tiedot tallennetaan ja ovat helposti saatavilla, jolloin tiimit voivat keskittyä tärkeimpiin tehtäviin ja hyödyntää kokousaikansa parhaalla mahdollisella tavalla.
Zapier
Zapier ei ole muistiinpanojen tekemiseen tarkoitettu työkalu itsessään, mutta se on liima, joka yhdistää virtuaalikokouksesi CRM-järjestelmääsi. Voit käyttää sitä seuraaviin tarkoituksiin:
Kirjaa kokousyhteenvedot tai transkriptiot automaattisesti CRM-järjestelmääsi
Luo seurantatehtäviä kokouksen tulosten perusteella
Päivitä yhteystietoja, kun uusia kokouksia varataan tai ne valmistuvat
Esimerkki: Kun Zoom-kokous on päättynyt, lähetä transkriptio automaattisesti Google Dociin Zapierin avulla ja linkitä se asianmukaiseen yhteyshenkilöön tai diiliin CRM-järjestelmässäsi.
Zapier muuttaa kertaluonteiset manuaaliset vaiheet toistettaviksi, näkymättömiksi automaatioiksi – joten voit keskittyä keskusteluun, etkä ylläpitäjään.
Ajanvarausohjelmisto (kuten Appointlet)
Työkalut kuten Nimitys Anna liidien tai asiakkaiden varata aika suoraan tiimiltäsi, joten sähköpostienvaihtoa ei tarvita. Aikataulutuksen lisäksi ne auttavat myös seuraavissa asioissa:
CRM-tietueiden automaattinen luominen kokouksen varaamisen yhteydessä
Kokoustietojen (päivämäärä, aika, tyyppi) liittäminen asiakkaan aikajanoihin
Kokousta edeltävien valmistelujen tai kokouksen jälkeisten seurantatoimien käynnistäminen
Parasta tässä? Työkalut, kuten Appointlet, integroituvat saumattomasti sekä CRM-järjestelmiin että kalenterialustoihin, mikä tarkoittaa, että kaikki pysyy synkronoituna.
(Haluatko yksinkertaistaa varausprosessiasi? Kokeile Appointletia ilmaiseksi.)
Videoneuvottelualustat (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Vaikka nämä ovat itsestäänselvyyksiä, ne ovat virtuaalikokousten ydintoimintoja. Useimmat alustat tarjoavat nyt sisäänrakennetun transkription, reaaliaikaisia muistiinpano-ominaisuuksia tai integraatioita muistiinpano- ja CRM-työkaluihin.
Zoomin älykkäät yhteenvedot voivat luoda automaattisesti keskeiset kohdat
Google Meet integroituu työkaluihin, kuten Fireflies tai tl;dv
Tiimit voivat synkronoida kokousten tulokset Microsoft Dynamicsin tai Notionin kanssa
Nämä alustat eivät ole enää vain läsnäoloa varten – ne ovat tietolähde kaikelle, mitä kokouksissasi tapahtuu.
Kokousyhteistyötyökalut (Notion, Fellow tai Hypercontext)
Nämä työkalut auttavat tiimejä valmistautumaan, dokumentoimaan ja seuraamaan kokouksia jäsennellymmin. Voit:
Luo yhteistyöhön perustuvia tavoitteita
Määritä seurantatehtäviä puhelun aikana
Synkronoi toimenpiteet takaisin CRM- tai projektinhallintatyökaluusi
Jos sinulla on usein toistuvia sisäisiä tai asiakaspuheluita, nämä työkalut luovat standardoidumman ja yhteistyöhön perustuvan muistiinpanoprosessin.
Asiakkaiden tukeminen koko elinkaaren ajan
Hubspotin vauhtipyörä – Asiakkaan elinkaaren malli
Yllä oleva kuva, nimeltään a vauhtipyörä, kuvaa asiakkaan matkaa brändisi läpi. Voit lukea grafiikan aloittamalla ylhäältä ja siirtämällä myötäpäivään. Voit nähdä, että kun ihmiset houkuttelevat yritykseesi, he lukevat markkinointimateriaaliasi ja alkavat sitoutua.
Varmista, että kaikki kosketuspisteet heijastavat yrityksen arvot auttaa rakentamaan luottamusta ja vahvistaa yhteyttä yleisöön. Tietoturvan ylläpitämiseksi asiakkaan koko elinkaaren ajan käyttämällä luotettavia todennusmenetelmät kuten turvallinen tarkista API voi auttaa suojaamaan asiakastietoja CRM-järjestelmässäsi. Tämän tyyppisen API:n avulla voit vahvistaa käyttäjien henkilöllisyydet reaaliajassa, vähentää luvattoman käytön riskiä ja varmistaa, että arkaluonteisia tietoja jaetaan vain vahvistettujen henkilöiden kanssa, mikä vahvistaa luottamusta brändiisi.
Sinun myyntisi ja asiakastuki agentit työskentelevät asiakkaan kanssa varmistaakseen, että he ovat iloinen kokemuksensa avulla ja toteuttamalla porrastetut tukirakenteet, he voivat tehokkaasti lähestyä potentiaalisia asiakkaita ja muuntaa heidät uskollisiksi asiakkaiksi. Vauhtipyörän vasemmassa yläkulmassa näemme tyytyväiset asiakkaat, jotka suosittelevat yrityksellesi tuntemattomia. Tällä tavoin vauhtipyörä on malli pitkäaikaisesta ja kestävästä kasvusta.
Organisaatiot voivat hyötyä suuresti CRM:n avulla hallita asiakasvuorovaikutuksia ja -dataa. online-aikataulutussovelluksesivoit luoda mukautettuja tapaamistyyppejä, jotka on suunnattu kasvun eri vaiheisiin. Voit esimerkiksi tarjota uusille asiakkaille ilmaisen myyntidemon.
Myöhemmin heidän elinkaarensa aikana konsultaatio- tai tukipuhelu on valinnainen. Jokainen sovittu tapaaminen voi esitellä asiakkaalle uuden lomakekenttien joukon, jotta hän voi saada lisätietoja hänestä ja hänen tarpeistaan. Kaikki nämä varaustiedot voidaan lisätä CRM-järjestelmäsi asiakastietoihin. Voit myös saada arvokasta tietoa asiakkaidesi odotuksista esimerkiksi hosting-palvelustasi.
Käyttöjärjestelmäpohjaisen palvelimen avulla voit käyttää ja analysoida tärkeitä asiakastietoja ja ymmärtää heidän tarpeitaan paremmin.
CRM-esimerkki #1: HubSpotin yhteystietoluettelo
Hubspot on yksi markkinoiden suosituimmista ilmaisista CRM-järjestelmistä. Niissä on laaja ominaisuusjoukko, joka voi olla aluksi hieman pelottavaa, mutta arvokasta pitkällä aikavälillä, jos yrityksesi tarvitsee luotettavan, skaalautuvan ratkaisun.
Jos olet vasta aloittamassa ja haluat lähtötason vaihtoehdon, suosittelemme vierittämään tämän osion ohi ja kokeilemaan Zenkitiä ensin.
Hubspotin käytön aloittaminen edellyttää seuraavat asetukset:
Määritä Nimitys varaussivu
Määritä Zapier välitä varaustietosi Hubspotin yhteystietoluetteloon
Hubspot mahdollistaa myös kokousten videotallennuksen, jotta kaikki yksityiskohdat tallentuvat, mikä auttaa muistiinpanojen tekemisessä ja tarjoaa helpon pääsyn aiemmin keskusteltuun sisältöön.
Yhdistä Zapier-tilisi Hubspotiin
Aina kun varaus tulee Appointletin kautta, Zapier kuuntelee ja arvioi osallistujan tiedot. Jos asiakastietuetta ei ole, luodaan uusi.
Muussa tapauksessa yhteyshenkilön tiedot päivitetään lomakkeen vastaustietojen avulla. Voit tarkastella esimerkkiä Hubspot-yhteystietoluettelosta täältä:
CRM-esimerkki #2: Zenkit-yhteystiedot ja tehtävälistat
Suosittelemme zenkit vaihtoehtona Hubspotille. Niiden käyttöliittymä on puhdas ja helppokäyttöinen, mikä tekee siitä helpommin lähestyttävän uusille käyttäjille. Kuten alla olevasta kuvakaappauksesta näet, heidän yhteystietoluettelonsa on järjestetty pystysuoraan luetteloon.
Aina kun varauksia tulee ja Zapier luo uuden yhteyshenkilön, voit lisätä tietoja, kuten kokousmuistiinpanoja, valokuvan ja videotiedostoja, jotta yhteyshenkilöt tunnistetaan helpommin yhdellä silmäyksellä.
Rakastamme, kuinka Zenkit sisältää laajan ominaisuusjoukon, jota yritykset voivat käyttää yhdessä CRM:n kanssa. Voit esimerkiksi pyytää Zapieria välittämään varaustietosi johonkin Zenkitin tehtäväluetteloista. Tästä voi olla hyötyä CRM-vihjeiden oppimisessa, kuten kohdassa selitetään Pienyritysten pääkonttori opas, joka voi olla aluksi hieman pelottava, mutta arvokas pitkällä aikavälillä, jos yrityksesi tarvitsee luotettavan, skaalautuvan ratkaisun.
Vedä ja pudota kanban-levy suunnittelun avulla tiimisi voi seurata kokouksia muiden tehtäviensä ohella. Zenkit yksinkertaistaa tehtävien luomista ja tehtävälistojen hallintaa, mikä parantaa tuottavuutta ja organisointia kokousten aikana.
Kun varaukset tapahtuvat ja valmistuvat, voit tehdä muistiinpanoja ja siirtää kortteja laudalla, kunnes ne ovat valmiit.
Haluatko täydelliset ohjeet Zapier / Zenkit CRM -kokoonpanoon?
Voit vierailla https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit päästäksesi yhteiseen integrointisivuumme. Jos sinulla ei vielä ole Appointlet- ja Zenkit-tilejä, sinun on aloitettava näillä vaiheilla:
Määritä Nimitys varaussivu
Luo Zenkitissä uusi kokoelma yhteystietoluettelollesi
Määritä tapaamiskäynnistin "Osallistuja ajoitettu".
Määritä Zenkit "Luo kohde" -toiminto löytääksesi luettelosi
Vedä tarvitsemasi tietokentät Appointlet-varauksestasi
Alla olevasta esimerkistä näet, että keräämme tietoja, kuten osallistujan nimen, sähköpostiosoitteen ja kokouksen alkamis- ja päättymisajat.
Kun olet testannut liipaisinta ja toimintaa varmistaaksesi, että ne toimivat, siirry eteenpäin ja käynnistä Zap. Voit testata integroinnin toimivuutta menemällä Appointlet-tilillesi ja luomalla testivarauksen.
Kestää alle minuutin, ennen kuin uusi yhteystietoluettelon kohde tulee näkyviin. Jos sinulla on ongelmia Zapin määrittämisessä, he tarjoavat tukitiimiä vastaamaan tiettyihin määrityskysymyksiin.
Seurantatoimenpiteet ja seuraavat vaiheet
Seurantatoimenpiteet ja seuraavat vaiheet ovat kriittinen osa kokousten hallintaa, sillä ne varmistavat, että toimenpiteet ja tehtävät suoritetaan ajoissa. Tekoälypohjaisen kokousmuistiinpanojen tekemisen avulla tiimit voivat automaattisesti luoda seurantasähköposteja ja -tehtäviä varmistaen, että kaikki tärkeät tiedot tallennetaan ja osoitetaan asiaankuuluville tiimin jäsenille.
Tämä teknologia mahdollistaa myös tiimien edistymisen seuraamisen ja järjestyksessä pysymisen, mikä helpottaa useiden projektien ja määräaikojen hallintaa. Käyttämällä tekoälypohjaista kokousmuistiinpanojen tekemistä tiimit voivat sanoa hyvästit tylsälle muistiinpanojen tekemiselle ja keskittyä korkean tason tehtäviin, kuten strategiaan ja päätöksentekoon. Lisäksi AI-avustajat voi auttaa tiimejä vastaamaan kysymyksiin, tarjoamaan välittömiä vastauksia ja tukemaan tiimejä heidän päivittäisessä työssään, mikä helpottaa tehtävien ja kokousten ajantasaista pysymistä.
Käytä varaustietojasi Appointletista
Appointlet tarjoaa jo tehokkaita työkaluja varaustietojen tarkistamiseen. Jos etsit parempaa asiakastietojen näkyvyyttä, on hyvä idea aloittaa ymmärtämällä, mitä aikataulutyökalussasi on saatavilla. Jos sinulla ei vielä ole Appointlet-tiliä, voit rekisteröityä ilmaiseksi ja kokeilla sitä jo tänään. Vaihtoehtoisesti voit myös harkita joidenkin hyödyntämistä parhaat asiakaspalautteen työkalut saadaksesi lisätietoa asiakastiedoista.
Kun olet jaa linkki varaussivullesiasiakkaalle näytetään useita aikoja, joista hän voi valita, jotka edustavat tiimin aikataulun mukaista saatavuutta, ja hän voi vastaanottaa päivityksiä Slack-kanavien kautta. Varauksen viimeistelemiseksi heidän on täytettävä lomakekentät, jotka näytät heille, kuten alla olevassa yksinkertaisessa syöttölomakkeen esimerkissä on esitetty:
Appointlet-varaussivun esittely
Joka kerta kun joku tekee varauksen kanssasi, hänen lomaketietonsa rekisteröidään varaushallintapaneeliisi. Tätä käyttöliittymää on helppo selata ja selata, joten voit tarkastella mitä tahansa aikaisempia tai tulevia varauksia.
Jos haluat tarkistaa rajoitetun määrän varauksia, voit muokata ajanjaksoa ja käyttää hakusuodattimia. Jos haluat tarkastella näitä tietoja mieluummin laskentataulukossa, tarjoamme myös CSV-tietojen vientiä.
Sovelluksen sisäinen näkymä varaustiedoista
Käytitpä sitten Appointletin sisäänrakennettua varaushallintapaneelia tai otat käyttöön CRM:n, lopputavoite on sama: haluat parantaa asiakastietojen näkyvyyttä. Appointlet voi myös käsitellä äänitiedostoja litterointia varten parantaakseen tietojen näkyvyyttä. EDW:n toteutus, asiakastietojen yhdistäminen voi parantaa näkyvyyttä entisestään. Kun asiakasmääräsi kasvaa, on tärkeää seurata yksittäisiä ihmisiä ja heidän matkaansa yrityksen kanssa.
Seuraamalla heidän tilitietojaan ja ottamalla käyttöön automaation voit tarjota ennakoivaa tukea juuri oikealla hetkellä. Kohdistetut kokoustyypit eri vauhtipyörän vaiheille ovat paras tapa varmistaa onnistuneet kokoukset kaikille.
