Jos varaat paljon tapaamisia työn takia, mutta sinulla ei ole aikataulutustyökalua, olet todennäköisesti jo törmännyt joihinkin väistämättömiin esteisiin.
Tiedämme, miten se menee. Loputtomat sähköpostiketjut, kalenterien tarkistaminen ja ryhmäkoordinointi voivat käydä raivostuttavaksi jonkin ajan kuluttua. Varsinkin kun yrität saada kauppoja päätökseen ja aikataulutuskitka maksaa sinulle todellisia myyntimahdollisuuksia.
Vaikka aikataulujen sopiminen näyttäisi sujuvan ongelmitta, sähköpostitse tehdyt epäviralliset sopimukset unohtuvat helposti. Tämä johtaa viime hetken peruutuksiin, aikataulujen muutoksiin ja peruuttamattomiin tapaamisiin.
Onneksi viimeisen vuosikymmenen aikana on ilmestynyt tehokkaita online-ajanvaraustyökaluja. Ne kaikki tekevät parhaansa ratkaistakseen (liiankin inhimillisen) ongelman tavata ihmisiä tietyssä paikassa ja kellonaikana. Näiden sovellusten joukosta löydät ajanvaraustyökaluja, jotka integroituvat saumattomasti suosittuihin videoneuvottelualustoihin, kuten Zoomiin, Google Meetiin ja Microsoft Teamsiin.
Nämä työkalut eivät ainoastaan helpota kokousten aikatauluttamista, vaan myös automatisoivat kokouslinkkien ja -ilmoitusten luomisen, mikä parantaa tuottavuutta ja vähentää aikataulutusvirheitä sekä asiakasvuorovaikutuksessa että tiimiyhteistyöt.
Online-aikataulusovellusten ytimessä on tarkoitus auttaa osallistujia valitsemaan vapaa aika ja vastaanottamaan automaattisia muistutuksia. Sähköposti-ilmoitukset ja kalenteritapahtumat lähetetään myös kokouksen isännälle. Tämä auttaa sinua varmistamaan sen jokainen saapuu paikalle. Lisäksi muistutusten automatisointi auttaa vähentämään poisjääntitapaamisia synkronoimalla tiedot kalentereiden kanssa ja lähettämällä ilmoituksia, mikä parantaa yleistä tehokkuutta ja työnkulun hallintaa.
Oletko kiinnostunut löytämään sinulle sopivan online-aikataulutyökalun? Lue lisää joistakin parhaista vaihtoehdoista ja kuinka voit hyödyntää niitä oman menestyksesi saavuttamiseksi.
Johdatus online-ajanvaraustyökaluihin
Verkkopohjaiset aikataulutustyökalut ovat mullistaneet tapamme aikatauluttaa kokouksia, tapaamisia ja tapahtumia. Nämä työkalut ovat helpottaneet useiden sijaintien, kokoustyyppien ja aikataulutuslinkkien hallintaa. säästää aikaa ja vähentää päällekkäisten varausten todennäköisyyttä.
Etätyön yleistyessä verkkopohjaisista aikataulutustyökaluista on tullut olennainen osa projektinhallintaohjelmistoja, joiden avulla tiimin jäsenet voivat kirjakokoukset ja tehdä saumatonta yhteistyötä. Tässä osiossa tutkimme verkkopohjaisten aikataulutustyökalujen etuja ja sitä, miten ne voivat tehostaa aikataulutusprosessia.
Loputtomien sähköpostiketjujen ja kalenterien ristiintarkistuksen aika on ohi. Verkkopohjaiset ajanvaraustyökalut yksinkertaistavat koko prosessia tarjoamalla keskitetyn alustan, jossa voit hallita saatavuuttasi, lähettää ajanvarauslinkkejä ja vastaanottaa automaattisia muistutuksia. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan varmistaa myös, että kaikki ovat ajan tasalla, mikä vähentää tapaamisten väliin jäämisen tai päällekkäisten varausten riskiä.
Olitpa sitten johtamassa useissa eri paikoissa olevaa tiimiä tai koordinoimassa eri aikavyöhykkeillä olevien asiakkaiden kanssa, verkkopohjaiset aikataulutustyökalut helpottavat kaikille sopivan kokousajan löytämistä. Integroimalla nämä työkalut olemassa olevaan projektinhallintaohjelmistoosi voit seurata kaikkia aikataulutettuja kokouksiasi yhdessä paikassa, mikä helpottaa järjestyksessä pysymistä ja keskittymistä.
Mitkä ovat parhaat aikataulutyökalut yrityskokousten järjestämiseen?
Löytääksesi yrityksellesi parhaan aikataulutustyökalun, on luultavasti parasta aloittaa asettamalla odotukset sovelluksen sisällölle. Sen sijaan, että tylsistyttäisimme sinua ominaisuusluettelolla, käydään läpi, miltä sinusta tuntuu rekisteröityä omalle tilillesi aikataulutussovelluksessa. Tällä tavoin voit visualisoida itsesi ja valmistautua tositoimiin.
Kun valitset parasta kokousten aikataulutustyökalua, harkitse työkaluja, jotka virtaviivaistavat kokousten aikataulutusprosessia, tarjoavat automatisoitua aikataulutusta, integroituvat kalentereihin ja luovat varaussivuja. Tarkastellaanpa tarkemmin joitakin tärkeimpiä ominaisuuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon etsittäessä tapaamisten aikataulutustyökaluja.
Mitä kokousaikatauluttajalta kannattaa etsiä
Kun rekisteröidyt, sinun on ensin määritettävä kokousten saatavuus. Kaikilla tärkeimmillä aikataulutussovelluksilla on tämä ominaisuus. luoda linkkejä erilliselle aikataulutussivulle. Voit käyttää näitä jakaaksesi käytettävyytesi tulevien osallistujien kanssa. He valitsevat joukosta mahdollisia kokousaikoja, ja lähettäessään pyyntönsä molemmat osapuolet saavat sähköposti-ilmoituksen.
Useimmat aikataulutustyökalut integroituvat sähköpostikalenteripalveluun, kuten Googleen tai Office 365:een. Tämä tarkoittaa, että uudet aikataulutetut kokoukset luovat ainutlaatuisen kalenteritapahtuman. Integroitu kalenteri auttaa myös varmistamaan, että isännille ei tule päällekkäisiä varauksia.
Kokousaikataulutustyökalut antavat käyttäjille usein mahdollisuuden luoda varaussivuja, joiden avulla asiakkaat ja kollegat voivat helposti sopia tapaamisista. Ne luovat yleensä automaattisesti videoneuvottelulinkit kokouksille.
Kun kiireiset ajat on poistettu, aikataulutussivulla näkyvät automaattisesti vain todella vapaat ajat. Lisäksi monissa työkaluissa on puskuriaikatoiminto, joka jättää tilaa tapaamisten välille, estää peräkkäiset varaukset ja antaa aikaa valmistautumiseen tai matkustamiseen.
Verkkokokousintegraatiot ovat toinen yleinen ominaisuus. Zoom-tilisi (tai valitsemasi palveluntarjoajan) yhdistäminen tarkoittaa, että jokaisella aikataulutustyökalulla on oma huonetunnus. Jotkin aikataulutustyökalut integroituvat jopa seuraaviin: yhteisvalvontajärjestöissä ja markkinointiohjelmisto, jonka avulla yritykset voivat lähettää varaustietoja sopiviin ympäristöihin. monet parhaat tapahtumamarkkinointitoimistot hyödyntää tällaisia aikataulutyökaluja asiakastapaamisten ja tapahtumalogistiikan tehokkaaseen hallintaan.
Tehtävien aikataulutusominaisuus on pelastus, joka voi tuoda useita tiimejä ja osastoja harmoniaan. Työnkulun automaatio-ohjelmisto, kuten Cflow voidaan käyttää tehokkaasti tehtävien ajoittamiseen ja priorisoimiseen, mikä lisää tuottavuutta. Myös ohjelmisto, kuten Emitr, kanssa AI-pohjainen aikataulutus, on hiljaa muokkaamassa sitä, miltä varausten ja asiakasvuorovaikutusten tulevaisuus näyttää.
7 parasta kokousten aikatauluttajaa
Nämä ovat joitakin keskeisiä asioita, joihin on kiinnitettävä huomiota päätettäessä käytettävästä ajoitustyökalusta. Viime kädessä sinun on löydettävä tarpeitasi vastaava ja helppokäyttöinen sovellus.
Valintaprosessin yksinkertaistamiseksi olemme merkinneet muistiin tämän luettelon 7 parhaasta online-aikataulutustyökalusta, mukaan lukien yksityiskohtaisen katsauksen jokaisesta.
Nimitys henkilökohtaisten tai ryhmätapaamisten ajoittamiseen verkossa tai henkilökohtaisesti
Setmore yritysratkaisulle, joka skaalautuu suuriin ryhmiin
terävyys ominaisuuksiensa ja omituisen huumorintajunsa vuoksi
Calendly tiimityöskentelytyökalujensa ja sisäänrakennettujen kalenterimalliensa ansiosta
Piirrellä ainutlaatuisen kyselyominaisuuden, jota muilla ajoitustyökaluilla ei ole
Google-kalenteri kalenterinäkymään ja tapahtumakutsuominaisuuksiin, jotka ovat yhteydessä heidän sähköpostipalveluihinsa
Hubspot-kokoukset saadaksesi saumattoman aikataulutuskokemuksen verkkosivustollasi, joka kerää liidejä Hubspot CRM:stä.
Appointlet – Paras ilmainen online-aikataulutyökalu
Nimitys on helppokäyttöinen kokousten aikataulutustyökalu, joka on ollut markkinoilla yli vuosikymmenen ajan ja sisältää kattava ominaisuussarja.
Yritykset käyttävät Appointletia paranna aikataulutuskokemusta niiden johtaa ja olemassa oleville asiakkaille. Sovellus auttaa myös kokousten järjestäjiä skaalaamaan kapasiteettiaan tuhlaamatta aikaa edestakaiseen koordinointiin.
Toisin kuin muut yhden tietyn markkinaraon tarpeisiin keskittyvät aikataulutustyökalut, Appointlet tarjoaa suuren joustavuuden, joten voit mukautua lähes mihin tahansa kokousskenaarioon. Sinun tarvitsee vain määrittää kokoustyypit, ja erillinen aikataulutussivu luodaan automaattisesti.
Appointletin avulla voit hallita useita tiimejä saman katon alla, mikä parantaa läpinäkyvyyttä asiakkaan vaihdon aikana. Ja jos sinun on joskus tavattava useita osallistujia, sinun tarvitsee vain luoda ryhmä kokoustyypit.
Tämä varmistaa, että kaikilla on pääsy samaan tapahtumaan. Ja jos sinun on joskus tavattava useita osallistujia, sinun tarvitsee vain luoda ryhmäkokoustyyppejä, jotka ovat samanlaisia kuin ominaisuudet, jotka löytyvät kohdasta Gusto HR ohjelmisto.
Appointlet helpottaa osallistujien arkea. He voivat varata tapaamisia mobiililaitteellaan tai tietokoneellaan. Jos he ovat eri aikavyöhykkeellä, selaimen sijainti tunnistetaan automaattisesti, joten saatavuus käännetään oikein. Tämä tarkoittaa, että varausprosessi pysyy sujuvana riippumatta siitä, missä olet tai mitä laitetta käytät. Mobiilisovellusten saatavuus varmistaa, että käyttäjät voivat varata tapaamisia liikkeellä ollessaan, mikä lisää kätevyyttä ja joustavuutta.
Ohjelmisto tukee mahdollisuutta useille tiimin jäsenille asua saman katon alla, ja jokaisella on oma integroitu sähköpostikalenteri ja saatavuustiedot. He voivat isännöidä kokouksia yhdessä tai heidät voidaan sijoittaa vuoropohjaiseen kokoonpanoon saatavuuden jakamiseksi. Tällä tavoin, kun potentiaaliset asiakkaat valitsevat ajan, heille osoitetaan automaattisesti vapaa jäsen.
Varaussivusi voidaan upottaa verkkosivustoille ja aloitussivuille sekä liittää sähköposteihin. Kun tapaaminen on varattu tämän sivun kautta, se lisätään automaattisesti kalenteriisi.
Appointlet tarjoaa integraation useisiin virtuaalikokoustyökaluihin, kuten Zoomiin, WebExiin, Google Meetiin, Microsoft Teamsiin, GoToMeetingiin ja Join.meen. Tämä tekee verkkokokousten ja videopuheluiden aikatauluttamisesta ja pitämisestä kätevää, erityisesti… etätyöympäristöMuita integrointivaihtoehtoja ovat Google Kalenteri, Microsoft Office 365, Stripe, PayPal ja Zapier.
Hinnoittelu:
Freemium-kokeilu – Täydellinen pääsy kaikkiin ominaisuuksiin 15 päivän ajan
Perusversio - ilmainen
Premium - 9 dollaria/jäsen/kk
Setmore – Paras yrityksen aikataulusovellus
Setmore on toinen erinomainen online-aikataulutyökalu, joka käsittelee online-varauksia, automaattisia muistutuksia, maksujen käsittely, ja enemmän. Ohjelmistossa on työpöytäversio sekä Android- ja iOS-sovellus, joten se on kätevä tapavaraustyökalu tien päällä.
Kuten Appointlet, myös Setmore antaa sinun luoda mukautettuja varaussivuja ja lisätä niitä verkkosivustoille, aloitussivuille, sosiaaliseen mediaan tai sähköposteihin. Voit myös hyväksyä maksuja pankki-/maksukortilla.luottokortti tai verkkomaksuprosessorit, kuten Square tai Stripe.
Ohjelmisto lähettää välittömät sähköposti-ilmoitukset potentiaalisille asiakkaille, ja tapaamiset lisätään kalenteriisi välittömästi. Kun kokous on ajoitettu, kaikille kokouksen osallistujille voidaan asettaa automaattisia muistutuksia sähköpostitse tai tekstiviestitse. Voit myös mukauttaa viestejä potentiaalisten asiakkaiden tiedoilla, mikä lisää osuvuutta ja vähentää poisjääntien määrää.
- toistuvat tapaamiset -ominaisuuden avulla voit määrittää tietyt aikavälit kanta-asiakkaille tai VIP-henkilöille, jotta heidän ei tarvitse varata kokouksia uudestaan ja uudestaan. Voit myös tehdä saman ryhmille ja asiakasryhmille webinaareja tai koulutustilaisuuksia varten.
Setmore käyttää API-rajapintoja integroituakseen kolmannen osapuolen ohjelmistoihin, kuten sosiaalisen median sovelluksiin, sähköpostimarkkinointiohjelmistoihin ja CRM-järjestelmiin, kuten Salesforceen. Voit myös muodostaa yhteyden tärkeimpiin videoneuvottelusovelluksiin ja muihin online-kalentereihin, kuten Google Kalenteriin ja Office 365:een.
Vaikka siinä on paljon ominaisuuksia, se voi olla hämmentävä helppokäyttöistä ratkaisua etsiville, joten se sopii parhaiten yritystason käyttäjille.
Hinnoittelu:
Perusversio - ilmainen
Premium – 9 $/kk käyttäjää kohti laskutetaan vuosittain
Pro – 5 $/kk käyttäjää kohti laskutetaan vuosittain
Acuity – Paras aikatauluvaihtoehto Squarespacelle
Acuity on online-ajanvarausavustaja, joka automatisoi ajanvarausten ja kalenterin hallinnan. Squarespace osti sen ja positionoi sen työkaluksi, jota verkkosivustojen omistajat käyttävät halutessaan sisäänrakennetun widgetin aikataulutusta varten. Acuityn avulla voit hallita useiden ihmisten saatavuutta useissa eri paikoissa.
Kuten kilpailijasi, luot mukautetun aikataulutussivun ja jaat sen asiakkaiden kanssa, jotta he voivat tarkastella reaaliaikaista saatavuuttasi. Kun he jakavat tietoja lomakkeellasi, tiedot tallennetaan automaattisesti tietoihisi, mikä mahdollistaa edistyneen analytiikan, jonka avulla saat hyödyllisiä tietoja projektin suorituskyvystä ja resurssien käytöstä.
Ohjelmisto säätää tapaamisia automaattisesti eri aikavyöhykkeiden mukaan, jolloin asiakkaat voivat helposti peruuttaa ja siirtää aikojaan. Näistä tapaamisista lähetetään automaattisia muistutuksia, jotta asiakkaat pysyvät tietoisina tapaamisesta. Kaikki nämä tiedot synkronoidaan automaattisesti kalenteriisi, ja saat ilmoituksen uusista varauksista välittömästi.
Ohjelmisto integroituu myös muiden kolmansien osapuolien kalenterisovellusten kanssa. Joitakin näistä ovat Google-kalenteri, iCloud, Outlook.com, Exchange ja Office 365. Voit yhdistää ne Zoomiin, Google Meetiin ja GoToMeetingiin virtuaalisia kokouksia varten ja laskutus ja kirjanpito, sinä voit integroida QuickBooksiin tai FreshBooksilla raporttien luomiseen talousseurantaa varten.
Voit myös hyväksy verkkomaksut Acuityn kautta, koska se integroituu useisiin maksupalveluntarjoajiin ja yhdyskäytäviin, kuten Stripe, PayPal, Square jne. Näiden tehokkaiden liiketoiminnan hallintatyökalujen lisäksi voit lähettää maksupyynnön sähköposti asiakkaille.
On myös tärkeää ylläpitää laitteidesi suorituskykyä. Mac-käyttäjille parhaiden ilmaisten Mac-puhdistusohjelmien tutkiminen voi olla mullistava kokemus. sovellukset auttaa optimoimaan Mac-tietokoneesi suorituskyvyn varmistaen, että ohjelmistot, kuten Acuity, toimivat sujuvasti ja tehokkaasti.
Hinnoittelu:
Ilmainen kokeilu - 7 päivää
Kehittyvät – 14 dollaria/kk laskutetaan vuosittain
Kasvava – 23 dollaria/kk laskutetaan vuosittain
Powerhouse - 45 dollaria/kk laskutetaan vuosittain
Yritys – mukautettu hinnoittelu
Calendly – Suosittu kevyt aikataulutyökalu
Calendly on monipuolinen työkalu kokousten aikatauluttamiseen ammattimaisesti ja tehokkaasti. Tämä on melko kuuluisa ympäri maailmaa laajan ominaisuusluettelonsa ansiosta.
Kilpailijoidensa tavoin Calendly mahdollistaa tapaamisten luomisen ja kutsulinkin jakamisen muiden osallistujien kanssa helposti. Voit lisätä kaikki tapahtuman tiedot, kuten tarkoituksen, paikan ja osallistujat, ja antaa kutsuttujen valita haluamansa tapaamisajan. Kun aikaväli on vahvistettu, tapahtuma lisätään automaattisesti kalenteriisi. Calendly voi myös luoda kalenteritapahtumia automaattisesti, mikä virtaviivaistaa aikataulutusprosessia.
Ohjelmisto huolehtii kaikista muistutuksista, seurantatapahtumista tai uudelleenaikataulutuksista tämän jälkeen ja pitää sinut ajan tasalla kalenterissasi. Voit asettaa mukautettuja muistutuksia kokouksen osallistujille, mikä parantaa organisointia ja tehokkuutta. Tämä auttaa myös vähentämään kokousten peruutuksia ja poisjääntien määrää, sillä uudelleenaikataulutus on erittäin helppoa ja kaikki osallistujat voivat tehdä sen omilla ehdoillaan.
Calendlyn avulla voit aloittaa tiimitapaamisten luomisen mallipohjien avulla. Näiden mallien avulla voidaan luoda standardoituja kokouksia nopeasti ja tasaisesti ja tehokkaasti.
Voit vaalia asiakassuhteita hallitsemalla heidän kanssaan tapahtuvaa vuorovaikutusta Calendlyn kautta. Integroi se kaikkiin suosikkityökaluihisi, kuten MailerLite tai Mailchimp, parantaa asiakassuhteita ja hallita kaikkea yhdestä paikasta.
Calendlyn kattava ominaisuusvalikoima voi tehdä siitä hieman vähemmän helppokäyttöisen kuin jotkut sen kilpailijat. Se on myös hieman kalliimpi, varsinkin jos haluat tiimiisi useamman kuin yhden jäsenen.
Hinnoittelu:
Ilmainen kokeilu – Ilmainen pääsy Professional-sopimukseen 14 päivän ajan
Perusversio - ilmainen
Vakio – 12 dollaria/kk/käyttäjä, laskutetaan kuukausittain
Tiimit – 20 dollaria/kk/käyttäjä, laskutus kuukausittain
Yritys – Alkaen 15 XNUMX dollarista
Doodle – Paras ajoitustyökalu äänestämiseen kerralla
Doodle on online-aikataulu- ja tuottavuussovellus, joka tekee ajanvarauksesta nopeaa ja tehokasta. Voit luoda ja jakaa kalenterisi useiden tahojen kanssa ja antaa heidän varata ajan muutamalla napsautuksella. Työkalu toimii molemmille yhtä hyvin suuria ja pieniä yrityksiä.
Doodlen ainutlaatuisuus piilee siinä, että siinä on mahdollisuus luoda kyselyitä. Tämä ominaisuus auttaa osallistujia koordinoimaan tapaamisaikaa keskenään löytääkseen parhaan ajankohdan. Käyttäjät äänestävät haluamistaan ajoista ja voivat tarvittaessa valita muita aikoja "vapaiksi". Doodle hallinnoi taustajärjestelmän logiikkaa ja pyrkii valitsemaan parhaan mahdollisen ajan kaikille. Lisäksi
Doodlen tehtävälistaominaisuudet mahdollistavat tehtävien dynaamisen jakamisen, priorisoinnin ja aikatauluttamisen, mikä parantaa projektinhallinnan tehokkuutta.
Doodlen avulla voit luoda yhden varaussivun, joka on täysin räätälöity. Tämä varaussivu voidaan jakaa kenen tahansa kanssa, joka haluaa varata ajan kanssasi, ja he voivat tehdä sen helposti muutamassa minuutissa.
Kun he valitsevat ajan ja tapahtuma on lukittu kalenteriin, voit asettaa automaattiset muistutukset kaikille osapuolille. Tämä vähentää huomattavasti poisjääntien määrää ja voit hyödyntää arvokkaan aikasi maksimaalisesti. Voit määrittää käytettävissä olevat aikavälit, ja vain nämä osat näkyvät tapaamisia varaaville osapuolille. Voit valita muun kalenterin pysyvän yksityisenä.
Ohjelmisto muodostaa yhteyden lähes kaikkiin kuuluisiin verkossa kalenterisovellukset ja synkronoi tiedot niiden välillä. Näin se voi löytää kaikki käytettävissä olevat ajat riippumatta siitä, mitä kalenteria toinen osapuoli käyttää. Aikavyöhykeongelmia ei ole, koska sovellus tunnistaa automaattisesti vieraan aikavyöhykkeen ja muuttaa kaiken sen mukaisesti. Doodle on myös erinomainen tehtävienhallinnassa, sillä se auttaa käyttäjiä järjestämään ja hallitsemaan tapaamisia tehokkaasti projektinhallintatyönkuluissaan.
Hinnoittelu:
Ilmainen kokeilu – ilmainen pääsy premium-ominaisuuksiin 14 päivän ajan. Luottokorttia ei vaadita.
Perusversio - ilmainen
Pro – 6.95 $/kk käyttäjää kohti laskutetaan vuosittain
Tiimi – 8.95 dollaria/kk käyttäjää kohti laskutetaan vuosittain
Yritys – mukautettu hinnoittelu
SavvyCal
SavvyCal on monikäyttöinen aikataulutussovellus, joka on suunniteltu priorisoimaan helppoa yhteistyötä ja optimaalisten tapaamisaikojen löytämistä. Vaikka ilmainen versio rajoittuu kokouskyselyihin, 12 dollaria kuukaudessa maksavat käyttäjät voivat hyödyntää myös yksilöllisiä ja tiimikohtaisia aikataulutuslinkkejä ja luoda rajattoman määrän varaussivuja.
Aloita rekisteröitymällä SavvyCaliin ja anna ohjatun asennustoiminnon opastaa sinua yhdistämään suosikkikalenterisi ja videoneuvottelusovelluksesi. Sieltä sinulla on erittäin intuitiivinen ja minimalistinen hallintapaneeli, jossa voit nopeasti käyttää aikataululinkkejäsi ja kokouskyselyjäsi, muokata oletussaatavuuttasi kaikissa kokoustyypeissä ja nähdä tulevat tapahtumasi.
Jos olet joskus käyttänyt Doodlea kyselyn luomiseen, SavvyCalin kyselytoiminto tuntuu tutulta. Luo helposti uusi kokouskysely, nimeä se ja lisää kaikki asiaankuuluvat tiedot ja ehdota muutamia aikavälejä kalenteristasi. Lähetä sitten linkki kaikille osallistujille ja pyydä heitä äänestämään heille sopivista kokousajoista. Työkalu puolestaan ottaa automaattisesti huomioon käyttäjien keskittymisajan optimoidakseen aikataulutuksen.
Yksi asia, jota arvostin SavvyCalissa verrattuna moniin muihin kokouskyselysovelluksiin, on se, että se tarjoaa kutsutuille mahdollisuuden peittää kalenterinsa automaattisesti äänestyssivulla, mikä antaa heille mahdollisuuden valita nopeasti käytettävissä olevista paikoista huolehtimatta itse kaksoisvarauksesta. Ei enää edestakaisin vaihtamista kyselyn ja henkilökohtaisen kalenterisi välillä.
Ja jos sinulla on maksullinen sopimus, sinulla on myös pääsy SavvyCalin aikataululinkkeihin, jotka tekevät tästä äänestyssovelluksesta minimalistisen yhdistelmän Calendly ja DoodleVoit helposti luoda erilaisia aikataululinkkejä mukautetuilla kokousten pituuksilla ja sijainneilla ja jopa asettaa yksilölliset saatavuusajat kullekin kokoustyypille, jos haluat.
Nämä aikataulutuslinkit voivat olla monikäyttöisiä (jos sinulla on käynnissä oleva kokoustyyppi) tai kertakäyttöisiä, jos sinulla on kertaluonteinen kokous, joka sinun on ajoitettava. Kun olet luonut aikataulutuslinkin, voit jakaa sen kutsumiesi kanssa ja antaa heidän varata sinulle sopivan ajan.
Google-kalenteri – Paras kalenterikeskeinen ajoitustyökalu
Google-kalenteri on luultavasti tämän luettelon tehokkain online-kalenterityökalu. Siitä huolimatta se ei täytä monia aikataulutyökalulle määrittämiämme kriteereitä. Miljoonat ihmiset käyttävät sitä tapaamisten ajoittamiseen verkossa, joten se on mainitsemisen arvoinen, ja yritämme selventää joitakin suurimmista eroista.
Google Kalenterin avulla voit seurata päivittäisiä toimiasi perinteisen kalenteriasettelun avulla. Sovelluksen avulla voit ajoittaa kokouksia/tapahtumia ja kutsua ystäviä, perheenjäseniä tai työtovereita mukaan. Se synkronoituu automaattisesti muiden Google Kalenteri -tilien kanssa, joten yhden henkilön päivitykset näkyvät kaikille. Lisäksi se integroituu saumattomasti Google Workspaceen, mikä parantaa yhteistyötä ja resurssienhallintaa.
Kokousten aikatauluttaminen Google Kalenterin avulla tapahtuu vain muutamalla napsautuksella. Voit kutsua osallistujia näihin kokouksiin, ja kun he vahvistavat kutsun, aikaikkuna lukitaan kalenteriin. Tapaamisten lisäksi voit asettaa muistutuksia eri juhlapäiville, syntymäpäiville, uskonnollisille tapahtumille, TV-ohjelmien julkaisuille, urheilutapahtumille ja niin edelleen.
Hauskaa kyllä, he jopa sisällyttävät kalenteriin sääennusteen ulkoisena laajennuksena, jonka avulla voit suunnitella tulevia, kasvokkain tapahtuvia tapahtumia. Virtuaalikokouksissa on tärkeää käyttää kokousten aikataulutusohjelmistoa, joka integroituu suosittujen videoalustojen, kuten Zoomin, Google Meetin ja Microsoft Teamsin, kanssa prosessin virtaviivaistamiseksi.
Yhden Google Kalenteri -tilin sisällä on mahdollisuus luoda useita alikalentereita ja jakaa ne tiimisi kanssa. Käyttöoikeuksien hallinnalla voit päättää, kenellä on oikeudet tehdä muutoksia tai varata aikoja puolestasi. Tämä on yleisintä silloin, kun kokouksen isännän on koordinoitava tapaamista sihteerin kanssa tai jaettava saatavuus johdon kanssa.
Mielenkiintoista kyllä, kaikki muut tässä artikkelissa luetellut aikataulutustyökalut integroituvat Google Kalenteriin. Tämä johtuu siitä, että heidän aikataulutustyökalunsa ei ole kovin vankka ja skaalautuu huonosti tiimeille. Joten jos jo aikataulutat kokouksia Google Kalenterin avulla, mutta haluat viedä sen seuraavalle tasolle, suosittelemme täydentämään sitä erillisellä aikataulutussovelluksella.
Hinnoittelu:
Perusversio - ilmainen
Google Apps for Business – 5 $/kk käyttäjää kohti
Hubspot Meetings – Yksinkertainen mutta tehokas aikataulusovellus
Hubspot Meetings on kokousaikataulutyökalu, joka tarjotaan Hubspot-tilin haltijoille. Sitä käytetään tyypillisesti yhdessä Hubspot-verkkosivuston kanssa, samalla tavalla kuin Acuity ladataan widgetiksi Squarespacessa. Tämä tekee tapaamisen varaamisesta verkkosivustoltasi nopeaa ja vaivatonta. Se synkronoidaan Googlen ja Office 365:n ja muut online-kalenterit ja mahdollistaa mahdollisten asiakkaiden varata tapaamisia kanssasi vapaa-ajallasi.
Työkalu tarkistaa automaattisesti ajantasaisimman saatavuutesi yhdistetystä kalenterista ja tekee kyseiset ajat varattavaksi. Voit helposti upota varauskalenteri verkkosivustollesi tai muille aloitussivuille, ja potentiaaliset asiakkaat voivat varata aikoja suoraan sieltä. Jos olet jo heihin yhteydessä sähköpostitse, voit myös jakaa kalenteri siellä poistamassa kaikki tarpeettomat vaiheet välissä.
Hubspot Meetings -palvelun avulla voit lähettää ryhmäkokouslinkkejä, joiden avulla potentiaaliset asiakkaat voivat sopia tapaamisia useamman kuin yhden henkilön kanssa yrityksessäsi. Voit myös määrittää vuorottelulinkin, jonka avulla potentiaaliset asiakkaat voivat varata ajan edustajalta, jonka saatavuus sopii heidän aikatauluunsa. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen henkilöstön aikataulun hallinnassa, sillä se varmistaa, että kaikkien tiimin jäsenten saatavuus otetaan huomioon.
Koska Hubspot Meetings on osa Hubspotin kokonaisvaltaista markkinointikeskusta, se integroituu hyvin Hubspot CRM:ään asiakastietojen keräämiseksi ja tietokannan rakentamiseksi. Lisäksi se tarjoaa integrointivaihtoehtoja useisiin kokousalustoihin, kuten GoTo Meetingiin, mikä tarjoaa joustavuutta virtuaalitapahtumien järjestämisessä ja -paikassa.
Jos olet jo Hubspot-käyttäjä, voit hyödyntää näitä tietoja myöhemmin liidien hoitamiseen ja konversioiden edistämiseen. Käytä erilaisia integraatioita ulkoisten datatyökalujen kanssa, kuten Hubspotin ja BigQueryn integrointi, pitääksesi kaikki Hubspot-tietosi yhdessä paikassa ja suorittaaksesi edistyksellistä markkinointianalytiikkaa.
Hinnoittelu:
Perusversio - ilmainen
Hubspot Marketing Hub – alkaen $45/kk, laskutetaan vuosittain
Verkkoaikataulutustyökalujen tärkeimmät ominaisuudet
Verkkopohjaista aikataulutustyökalua valittaessa on otettava huomioon useita keskeisiä ominaisuuksia. Näitä ovat mukautettavat aikavälit, automaattiset muistutukset ja integrointi kalenterisovelluksiin, kuten Google Kalenteriin ja Microsoft Exchangeen. Hyvässä verkkopohjaisessa aikataulutustyökalussa tulisi olla myös edistyneet raportointiominaisuudet, viestintäominaisuudet sekä mahdollisuus määrittää tehtäviä ja luoda varaussivuja.
Lisäksi ominaisuudet, kuten videoneuvottelutyökalut, integroitu ajanseuranta ja tapaamismuistutukset, voivat tehostaa aikataulutusprosessia. Joitakin suosittuja online-aikataulutustyökaluja ovat Calendly, Doodle ja Acuity Scheduling, jotka tarjoavat useita ominaisuuksia, kuten mukautettuja työnkulkuja, valmiita malleja ja mukautettavia kokoustyyppejä.
Mukautettavat aikavälit
Mukautettavat aikavälit mahdollistavat saatavuuden asettamisen mieltymystesi mukaan varmistaen, että saat kokouspyyntöjä vain haluaminasi aikoina. Automaattiset muistutukset auttavat vähentämään poissaoloja lähettämällä oikea-aikaisia ilmoituksia kaikille osallistujille, pitäen kaikki ajan tasalla ja aikataulussa.
Integraatiot
Integrointi kalenterisovelluksiin, kuten Google Kalenteriin ja Microsoft Exchangeen, varmistaa, että kokouksesi lisätään automaattisesti kalenteriisi, mikä estää päällekkäiset varaukset ja pitää aikataulusi ajan tasalla. Edistyneet raportointiominaisuudet tarjoavat tietoa aikataulutuksestasi, mikä auttaa sinua optimoimaan aikaasi ja parantamaan tuottavuuttasi.
Viestintäominaisuudet
Viestintäominaisuudet, kuten sovelluksen sisäiset viestit ja sähköposti-ilmoitukset, helpottavat saumatonta koordinointia kokouksen osallistujien välillä. Mahdollisuus määrittää tehtäviä ja luoda varaussivuja parantaa entisestään aikataulutusprosessia, jolloin voit hallita tapaamisiasi tehokkaasti.
Videoneuvottelu
Aikataulutusohjelmistoosi integroidut videoneuvottelutyökalut mahdollistavat etäkokousten vaivattoman järjestämisen. Integroitu ajanseuranta auttaa sinua seuraamaan kuhunkin kokoukseen käytettyä aikaa, mikä tarjoaa arvokasta tietoa laskutusta ja tuottavuusanalyysia varten. Ajanvarausmuistutukset varmistavat, että kaikki osallistujat ovat tietoisia tulevista kokouksista, mikä vähentää tapaamisten unohtamisen riskiä.
Tapaamisten tyypit
Verkkotyökaluilla voi aikatauluttaa useita erityyppisiä kokouksia, kuten kahdenkeskisiä kokouksia, tiimikokouksia ja asiakaskokouksia. Jokainen kokoustyyppi vaatii erilaisen lähestymistavan aikataulutukseen, ja verkkotyökalut voivat auttaa tässä prosessissa. Esimerkiksi kokousten aikataulutustyökalua voidaan käyttää toistuvien kokousten aikatauluttamiseen, kun taas videoneuvottelutyökalua voidaan käyttää etäkokousten helpottamiseen. Verkkotyökaluja voidaan käyttää myös useiden toimipisteiden kokousten aikatauluttamiseen, mikä helpottaa kokousten hallintaa eri aikavyöhykkeillä.
Henkilökohtaiset kokoukset
Kahdenkeskiset tapaamiset sopivat ihanteellisesti henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen, kuten suorituskeskusteluihin, mentorointitapaamisiin tai asiakaskonsultaatioihin. Verkkopohjaisten ajanvaraustyökalujen avulla on helppo löytää molemmille osapuolille sopiva ajankohta, lähettää kutsuja ja asettaa automaattisia muistutuksia.
Joukkuekokoukset
Tiimikokoukset taas vaativat usein useiden tiimin jäsenten aikataulujen koordinointia. Aikataulutustyökalut voivat auttaa tarjoamalla keskitetyn alustan, jossa kaikki voivat tarkastella saatavilla olevia aikoja ja valita kaikille osallistujille sopivan kokousajan. Tämä on erityisen hyödyllistä tiimeille, jotka ovat hajallaan eri paikoissa ja aikavyöhykkeillä.
Asiakastapaamiset
Asiakastapaamiset vaativat ammattimaisen ja tehokkaan aikataulutusprosessin hyvän vaikutuksen tekemiseksi. Verkkopohjaiset ajanvaraustyökalut mahdollistavat asiakkaiden varata tapaamisia suoraan verkkosivustoltasi tai ajanvarauslinkin kautta, mikä virtaviivaistaa prosessia ja vähentää väärinkäsitysten mahdollisuutta.
Ryhmätunteja
Erityisen suosittuja valmentajien tai opettajien keskuudessa, ryhmätuokiot mahdollistavat useiden ihmisten ilmoittautumisen samaan aikaan ajanvaraussovelluksessasi.
Oikean online-aikataulutustyökalun valitseminen
Oikean online-aikataulutustyökalun valitseminen voi olla hämmentävää, sillä vaihtoehtoja on niin paljon. Työkalua valittaessa on otettava huomioon tiimisi tai yrityksesi erityistarpeet, kuten käyttäjien määrä, aikataulutettavien kokousten tyyppi ja tarvittava räätälöintitaso. Jotkut suositut online-aikataulutustyökalut tarjoavat ilmaisen kokeilujakson tai ilmaisen tilauksen, jonka avulla voit testata työkalua ennen maksulliseen tilaukseen sitoutumista.
Lisäksi ota huomioon integraation taso muiden työkalujen, kuten projektinhallintaohjelmistojen, kalenterisovellusten ja videoneuvottelutyökalujen, kanssa. Valitsemalla oikean online-aikataulutustyökalun voit virtaviivaistaa aikataulutusprosessia, säästää aikaa ja lisätä tuottavuutta. Joitakin keskeisiä tekijöitä, jotka on otettava huomioon online-aikataulutustyökalua valittaessa, ovat helppokäyttöisyys, mukautettavuus ja edistyneiden ominaisuuksien, kuten tekoälyn ja automaattisten muistutusten, saatavuus.
Käytön helppous on ratkaisevan tärkeää, sillä käyttäjäystävällinen käyttöliittymä varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet voivat nopeasti sopeutua uuteen työkaluun. Mukautusmahdollisuuksien ansiosta voit räätälöidä työkalun omiin tarpeisiisi, olipa kyse sitten mukautettujen työnkulkujen määrittämisestä, varaussivujen luomisesta tai automaattisten muistutusten määrittämisestä.
Integrointi muihin työkaluihin, kuten projektinhallintaohjelmistoihin ja kalenterisovelluksiin, varmistaa saumattoman työnkulun ja vähentää manuaalisen tietojen syöttämisen tarvetta. Edistyneet ominaisuudet, kuten tekoäly, voivat parantaa aikataulutusprosessia entisestään tarjoamalla älykkäitä ehdotuksia ja automatisoimalla rutiinitehtäviä.
Arvioimalla tarpeitasi huolellisesti ja testaamalla eri vaihtoehtoja voit löytää parhaiten tarpeisiisi sopivan online-aikataulutustyökalun, joka auttaa sinua saavuttamaan tuottavuustavoitteesi.
UKK
Nyt kun olemme hahmotellut tärkeimmät toimijat ajoitustyökalu areenalla, sinun on päätettävä, mikä sopii sinulle parhaiten. Kuten luultavasti huomasit, ne ovat yleensä samankaltaisia. Yksi parhaista tavoista löytää itsellesi parhaiten sopiva on rekisteröityä johonkin heidän ilmaisia kokeitaVoit yleensä saada 15 päivää ilmaista premium-palvelua, jotta voit kokeilla kaikkea ja katsoa, mistä pidät.
Kun arvioit erilaisia projektiaikataulutusohjelmistoja, ota huomioon kunkin tarjoamat erottuvat ominaisuudet. Nämä ainutlaatuiset toiminnot voivat parantaa käyttökokemusta, virtaviivaistaa prosesseja tai parantaa tehokkuutta, mikä tekee ohjelmistosta houkuttelevamman potentiaalisille käyttäjille.
Jos olet edelleen hämmentynyt oikean online-aikataulutussovelluksen valitsemisesta, tässä on muutamia usein kysyttyjä kysymyksiä, joista voi olla apua.
Mitkä ovat tärkeimmät asiat, joita ajoitustyökalu tekee?
Aikataulutustyökalu auttaa luomaan ja hallitsemaan aikatauluja tehokkaammin automaation avulla. Sen avulla useat osapuolet voivat tehdä yhteistyötä kalenterin parissa, varata tapaamisia, aikatauluttaa kokouksia, lähettää tapahtumamuistutuksia ja hallita päiväänsä tuottavuutta parantavalla tavalla. Verrattuna muihin palveluihin aikataulutustyökalu tarjoaa ainutlaatuisia ominaisuuksia, kuten mahdollisuuden jakaa kalenterisi asiakkaidesi kanssa ja antaa heidän varata aikoja suoraan sinulta. Tämä vertailu auttaa käyttäjiä ymmärtämään kilpailutilannetta ja valitsemaan tarpeisiinsa parhaiten sopivan työkalun.
Mitä hyötyä aikataulutyökalun käytöstä on liiketoiminnalle?
Aikataulutustyökalut poistavat kokousten manuaalisen määrittämisen ja hallinnan vaivan. Omalla sovelluksella voit koordinoida kokouksia ilman edestakaisia vahvistussähköposteja. Maksulliset paketit tarjoavat parannettuja toimintoja, kuten ryhmäkokousten tuen, white label -brändäyksen, edistyneet aikataulutusvaihtoehdot ja paremmat mukautusmahdollisuudet, jotka eivät ole käytettävissä ilmaisversioissa. Se myös... virtaviivaista päivittäistä työnkulkuasi, auttaa tehtävien priorisointija antaa esimiehille enemmän valvontavaltaa.
Voinko käyttää ajoitustyökalua iPhonestani tai Androidistani?
Kyllä, osallistujat voivat käyttää aikataulutussivua iPhone- tai Android-laitteellaan. Koska käyttöliittymä on kuitenkin monimutkainen, on yleensä parasta, että isäntä määrittää sivunsa pöytätietokoneella. Joissakin aikataulutustyökaluissa on mobiilisovellus, jonka avulla voit käyttää aikataulutuslinkkejäsi nopeasti, joten voit jakaa ne sähköpostitse ja tekstiviesteillä. Lisäksi nämä työkalut tarjoavat usein mukautusvaihtoehtoja, kuten taustakuvan lataamisen, varauskäyttöliittymän visuaalisen ilmeen parantamiseksi.
Miten asiakkaat varaavat ajan aikataulutyökalulla?
Voit jakaa linkin aikataulutussivulle sähköpostitse ja tekstiviestillä tai upottaa aikataulutussivun verkkosivustollesi. Upottaminen on yleensä helppoa, koska sovellus tarjoaa HTML-koodinpätkän, jonka yksinkertaisesti pudotat oikealle sivulle. Asiakkaat voivat sitten valita vapaan ajankohdan ja varata ajan sinulta, halliten tehokkaasti saatavuuttaan henkilöiden aikataulutusominaisuuden avulla. Tämä tapahtuma lisätään automaattisesti kalenteriisi ja asiakastiedot tallennetaan.
Auttavatko aikataulutyökalut vähentämään saapumatta jättämistä?
Aikataulutustyökalut voivat olla suureksi avuksi tärkeiden kokousten poissaolojen vähentämisessä. Integroimalla tehtävienhallintaominaisuuksia nämä työkalut mahdollistavat tapaamisten tehokkaan järjestämisen projektinhallintaprosesseissasi. Voit asettaa automaattisia muistutuksia, jotta jokainen osallistuja saa ilmoituksen lähestyvästä kokouksesta. Jos joku ei ole käytettävissä ja haluaa siirtää kokousta, hän voi tehdä sen helposti aikataulutustyökalun avulla.
Ei ole okei olla jatkuvasti ylituottamaton.
Nyt kun sinulla on sisäinen kauha, meillä on vain yksi lisättävä asia. Kutsu sitä julkiseksi ilmoitukseksi.
Jotkut meistä koukistuvat kiireeseen aidon tuottavuuden kustannuksella. Aikataulutustyökalun avulla saatat huomata, että sinulla on enemmän vapaa-aikaa. Joten varmista, että hyödynnät sen parhaalla mahdollisella tavalla. Nauti hetkestä lepoa työtehtävien välillä, ja kokouksesi voivat sujua paremmin sen seurauksena.
Aikataulutustyökalun käyttö voi olla osa suurempaa pyrkimystä löytää oikea tasapaino työ- ja yksityiselämän välillä. Varmista vain, että testaat aikataulutussovelluksen huolellisesti ennen kuin lähetät sen yleisöllesi. Jos olet löytänyt sellaisen, jossa on kaikki tarvitsemasi ja joka sopii budjettiisi, saatat käyttää sitä tulevina vuosina, kuten monet omat asiakkaamme tekevät.
Kerro meille, kumman päädyit valitsemaan alla olevissa kommenteissa!
