Nous développons des logiciels de planification depuis 2012. Cela représente quatorze années d'observation des gens prenant des rendez-vous, notamment des thérapeutes, des consultants, des équipes de vente, des tuteurs, des photographes, des coachs et une centaine d'autres professions dont nous ignorions qu'elles nécessitaient autant de rendez-vous.
Durant cette période, plus de 100 000 utilisateurs ont utilisé Appointlet.
Certains improvisent complètement leur emploi du temps (on ne juge personne, ça nous est tous arrivé). Mais d'autres sont d'une organisation presque déconcertante. Ce sont le genre de personnes qui rangent probablement leurs épices par ordre alphabétique et utilisent réellement tous les dossiers de leur messagerie.
Alors, quelle est la différence ? On pourrait croire que ce sont les fonctionnalités. Les systèmes les plus organisés doivent forcément en utiliser davantage, non ? Plus d’intégrations, plus d’automatisations, plus de tout.
Non. Pas toujours.
La véritable différence réside dans leur façon de penser. Les planificateurs les plus organisés conçoivent leur système de planification en fonction de leur mode de travail réel.
La différence entre utiliser un outil et construire un système
La plupart des gens considèrent les logiciels de planification comme un simple outil. Ils les configurent une fois, partagent un lien de réservation et croisent les doigts. C'est l'équivalent numérique d'un classeur qu'on range dans un coin pour y fourrer des papiers dès que le bureau est trop encombré.
Ça marche. Plus ou moins. Jusqu'à ce que ça ne marche plus.
Les utilisateurs les plus organisés que nous avons observés procèdent différemment. Ils gèrent leur planning comme une infrastructure. Avant même de cliquer sur un seul bouton, ils ont déjà réfléchi à leurs besoins.
Voici une analogie qui n'a rien à voir avec la planification : tout le monde possède un classeur. Mais tout le monde ne possède pas de système de classement. SystèmeL'armoire n'est qu'un meuble. C'est le système qui la rend utile. Il en va de même pour les outils de planification. L'outil n'est qu'un logiciel. C'est le système qui vous simplifie la vie.
Voici à quoi cela ressemble concrètement.
Donc, si vous essayez de comprendre comment organiser son entrepriseVous vous demandez sans doute ce que font réellement ces utilisateurs organisés de manière mythique. doNous avons observé quatre tendances.
1. Ils cartographient leurs types de rendez-vous
L'utilisateur moyen crée un lien de réservation intitulé par exemple « Réserver une réunion » ou « Planifier un rendez-vous » et c'est tout. C'est fonctionnel. C'est un peu comme avoir un grand tiroir étiqueté « Bric-à-brac ».
Les utilisateurs organisés réfléchissent aux différentes types Ils établissent ensuite un type de réunion distinct pour chaque type de conversation.
Un thérapeute pourrait avoir :
- Consultation initiale (60 min)
- Séance de suivi (45 min)
- Bilan de crise (20 min)
Un consultant pourrait avoir :
- Appel découverte (30 min)
- Séance stratégique (90 min)
- Question rapide (15 min)
Pourquoi est-ce important ? Parce que chaque type de réunion peut avoir des disponibilités, des questions initiales, des exigences de préparation et un suivi différents. Un appel découverte et une séance de stratégie ne sont pas la même réunion. Ils ne doivent pas être traités comme tels.
2. Ils rassemblent ce dont ils ont besoin à l'avance.
Vous connaissez ce courriel que vous envoyez avant presque chaque réunion ? Celui qui dit : « Avant de discuter, pouvez-vous m’envoyer X ? »
Les utilisateurs organisés n'envoient pas ce genre d'e-mail. Ils n'en ont pas besoin.
Ils utilisent des formulaires d'admission remplis de questions personnalisées auxquelles les gens répondent. lorsqu'ils réserventAu moment où la réunion commence, ils ont déjà tout ce qu'il leur faut. Les objectifs du client ? Ils les connaissent déjà. Les informations contextuelles pertinentes ? Elles sont déjà consignées. Le document à consulter au préalable ? Il est déjà téléchargé.
Cela peut paraître anodin, mais c'est loin d'être le cas. C'est la différence entre arriver à une réunion préparé et passer les dix premières minutes à rattraper son retard. Multipliez cela par le nombre de réunions auxquelles vous participez, et vous constaterez un gain considérable de temps et d'énergie mentale.
Les utilisateurs les plus organisés que nous avons observés conçoivent leurs formulaires de prise en charge autour d'une question essentielle : « De quelles informations ai-je besoin pour que cette réunion soit productive ? » Ensuite, ils se contentent de… poser ces questions. Révolutionnaire, n'est-ce pas ?
3. Ils étiquettent et catégorisent
C'est là que ça devient un peu technique. Nos utilisateurs les plus organisés ne se contentent pas de prendre des rendez-vous ; ils les catégorisent également.
Étiquettes de réunion vous permet d'étiqueter vos rendez-vous avec des libellés adaptés à votre flux de travail : « Nouveau client », « Opportunité de vente additionnelle », « Nécessite un suivi », « VIP », ou tout autre libellé pertinent pour votre entreprise.
En utilisant un système de tags régulier, vous pouvez identifier des tendances. Quels types de clients nécessitent le plus de rendez-vous ? Quelles sources de prospects sont les plus performantes ? Où passez-vous votre temps, et est-ce là où vous… souhaitez comment passer son temps ?
Ajoutez l'intégration CRM, et cela devient encore plus utile. Les informations client sont automatiquement transférées de votre outil de planification vers votre CRM, sans aucune saisie manuelle ni promesse de « je mettrai ça à jour plus tard » que vous ne tenez jamais.
4. Ils automatisent les serre-livres
Les utilisateurs organisés que nous avons observés ne perdent pas de temps sur des choses qui n'en nécessitent pas.
- Les rappels sont envoyés automatiquement.
- Les e-mails de confirmation s'envoient automatiquement.
- Les messages de suivi sont prédéfinis et déclenchés en fonction du type de réunion.
L'intégralité du processus avant et après une réunion se déroule sans intervention manuelle.
Ce niveau d'automatisation vise avant tout à vous permettre de consacrer votre attention personnelle aux tâches qui le requièrent réellement. Le rappel envoyé 24 heures avant une réunion ? Il ne nécessite pas votre intervention. La conversation pendant la réunion, en revanche, si.
L'automatisation permet de vous éloigner, vous et votre équipe, des parties du processus où vous n'apportez pas directement de valeur ajoutée.
Le changement de mentalité
En résumé : les utilisateurs les plus organisés ne commencent pas par l’outil, mais par leur processus.
Avant de mettre quoi que ce soit en place, ils se posent quelques questions :
- Quels types de rendez-vous suis-je amené à prendre ?
- Que dois-je savoir avant chaque type ?
- Comment est-ce que je souhaite garder une trace des personnes que je rencontre ?
- Que devrait-il se passer automatiquement avant et après ?
Ils établissent ensuite leur planning en fonction de ces réponses.
Voilà pourquoi ajouter des fonctionnalités au hasard ne résout pas le problème. Il ne s'agit pas d'avoir plusIl s'agit d'avoir ce dont vous avez besoin, configuré comme vous le souhaitez.
Appointlet est suffisamment flexible pour s'adapter à presque tous les flux de travail. Cependant, cette flexibilité n'est utile que si vous savez quel flux de travail vous souhaitez prendre en charge. L'outil s'adapte à vous, mais seulement si vous avez bien cerné vos besoins.
En bref
Si votre emploi du temps vous semble toujours chaotique, par exemple si vous êtes constamment à la recherche d'informations, si vous oubliez des suivis ou si vous êtes submergé par une multitude de réunions identiques de 30 minutes, la solution ne réside peut-être pas dans un nouvel outil.
Il peut s'agir de s'asseoir pendant une heure et de réfléchir en profondeur à votre processus.
- Quels types de rendez-vous acceptez-vous ?
- Que devez-vous savoir avant chacune d'elles ?
- Que devrait-il se passer automatiquement ?
Répondez d'abord à ces questions. Ensuite, concevez votre système en conséquence.
C'est ce que nous ont appris plus de 100 000 utilisateurs. Les plus organisés n'utilisent pas forcément le plus de fonctionnalités. Ils sont simplement extrêmement méthodiques dans la configuration de leurs outils. Et beaucoup d'entre eux tirent parti de nos fonctionnalités d'automatisation, comme les rappels automatiques, les formulaires d'inscription et les étiquettes de réunion.
Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos rendez-vous, pensez à Appointlet. Depuis 2012, nous avons aidé plus de 100 000 utilisateurs à simplifier leur planification. La configuration est très simple et l'inscription est entièrement gratuite.
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