Comment perfectionner l'expérience de planification automatisée pour vos réunions en ligne

L'expérience de planification dans un salon

Les applications de planification ont changé les normes de professionnalisme, en particulier lors de la rencontre avec des prospects. Vous pouvez imaginer à quel point un commercial peut avoir du mal à conclure des affaires si ses prospects sont irrités par une expérience de planification bâclée.

Il est courant que les personnes n'ayant que quelques réunions par jour ressentir gestion confortable de la coordination de la planification sans application de réservation. 

Mais à mesure que le trafic augmente et que de nouveaux prospects commencent à arriver de toutes les directions, ces mêmes représentants commencent à rencontrer des problèmes de planification. Ils perdent du temps à attendre les non-présentations, créent des frictions avec les doubles réservations et courent le risque de perdre de précieux prospects.

Quand prospects entrants sont gênés par des problèmes de planification, ils sont plus susceptibles de se désagréger. Supposons que vous offriez les mêmes trois heures de réunion à deux clients distincts. Si les deux choisissent la même date et la même heure, vous devrez demander à l'un d'entre eux de choisir une heure différente à la place. Il y a un risque que cela conduise à des emails de ping-pong et les irrite.

Il n'y a aucune bonne raison de créer des frictions si tôt dans le parcours client. Un processus entièrement automatisé et rationalisé est nécessaire. C'est l'une de vos premières occasions de montrer votre professionnalisme en tant qu'équipe en contact direct avec le client. Avant les appels de vente et d'assistance, un flux de planification solide peut aider à communiquer un sentiment d'autorité.

Lorsque vous mettez en place vos systèmes de planification en ligne, il est plus facile pour le participant de respecter la date et de vous rejoindre à l'heure. 

Votre flux de travail de planification en ligne est interrompu ?

Choisir un moment pour rencontrer quelqu'un ne devrait pas être si difficile. Mais nous le supportons lorsque nous envoyons des SMS avec des amis et la famille. Les affaires devraient être traitées avec plus de prudence. Les prospects n'ont pas la même tolérance aux allers-retours que les amis proches. Ainsi, si le flux de travail de planification d'une équipe est interrompu et qu'elle tâtonne sans solution logicielle, l'entreprise perdra de nombreuses opportunités. 

Les problèmes classiques dans le flux de planification incluent les doubles réservations, les non-présentations, les annulations de dernière minute ou les demandes de reprogrammation. La liste est longue, car sans un reçu de votre accord, les deux parties doivent avoir un système de calendrier de travail en place. 

Lorsque vous planifiez à l'ancienne, vous devez également être sûr que les deux parties feront un pas supplémentaire pour inscrire cette réunion dans leur calendrier. Ils doivent également vérifier le calendrier assez souvent (ou recevoir des notifications par SMS/e-mail) pour s'assurer qu'ils voient et se souviennent de la réunion.

Calcul du temps perdu sur le ping-pong des emails 

Les méthodes de planification des réunions à l'ancienne sont censées être plus humaines. Plus réel et sympathique. Mais ils peuvent aussi être plus chronophages et sujets aux erreurs. 

Prenez l'interaction typique par e-mail qui se produit, juste pour organiser une réunion :

  • L'hôte envoie un e-mail pour suggérer des heures de réunion 
  • L'invité ne peut pas se rencontrer à ces heures, il demande donc une autre heure à la place
  • L'hôte vérifie mais que la nouvelle heure demandée n'est pas disponible pour lui

Comme une partie d'échecs, la stratégie de planification était erronée dès le départ. Ainsi, bien que ces deux-là puissent se débrouiller et récupérer, les choses sont devenues bâclées rapidement. Cela envoie un signal sur la faiblesse organisationnelle de l'entreprise. Selon la nature de l'interaction, l'invité peut remettre en question l'intégrité de votre entreprise dans son ensemble.

  • L'hôte s'excuse et envoie quelques nouvelles suggestions
  • L'invité ne peut pas se rencontrer à ces moments-là. Ils deviennent frustrés. 
  • L'hôte demande à l'invité de partager un moment qui fonctionnerait à la place
  • L'invité ne répond jamais à un autre e-mail de l'hôte

Je suis sûr que vous obtenez où je veux en venir. Jouer au ping-pong par e-mail est une perte de temps pour les deux parties. Même si vous pouvez le faire en 2-3 emails, cela prend du temps. Et il est facile de manquer le rendez-vous car on peut oublier de le noter sur son agenda. L'utilisation d'un planificateur automatisé peut résoudre les deux problèmes pour vous.

Des prospects perdus et des clients frustrés 

Vous avez conçu une stratégie marketing puissante et un cycle de vente efficace et vous commencez à voir les résultats. C'est comme si vous aviez découvert une mine d'or de plomb.

Ensuite, le pire arrive : votre système de planification n'est pas optimisé. Cela prend trop de temps et entraîne même des réservations doubles (voire triples). Vos prospects sont frustrés et renoncent à essayer de fixer un rendez-vous. Et ceux que vous avez réussi à vous fantôme - ils ne se présentent pas aux réunions. Bien sûr, vous pouvez les suivre, mais c'est plus de temps à consacrer à jouer au ping-pong par courrier électronique.

Mais devinez quoi?

Vos prospects n'ont pas le temps d'attendre une solution à leurs problèmes. Ils le veulent maintenant et ils se tourneront vers d'autres options. Vous perdrez des prospects et, en fin de compte, des revenus qui étaient censés vous parvenir.

C'est pourquoi il est si important de rationaliser l'expérience de planification pour les gens. Cela aidera à atténuer certaines de ces frustrations et à améliorer vos taux de conversion. 

Comment peux-tu faire ça? 

  • Examinez vos processus: Offrez-vous actuellement l'expérience de planification optimale ? 
  • Améliorez votre communication: Une planification simplifiée donne le ton à une bonne réunion. Toutes les communications sont automatisées pour votre commodité.
  • Évitez les notes de réunion égarées: Les notes de réunion perdues peuvent nuire à votre réputation et entraîner des opportunités perdues. 
  • Réduisez les annulations et atténuez les rééchelonnements: Intégrez l'expérience de planification à votre parcours client — optimisez-la pour les conversions. 
  • Suivi des non-présentations: Ceci est important pour s'assurer que votre pipeline retient les fils qui pourraient autrement passer à travers les fissures. 
  • Envoyer des e-mails de confirmation et de rappel: Les gens sont occupés. Ils ne veulent pas être accablés par l'effort cognitif de se souvenir d'un rendez-vous. C'est là que la confirmation et e-mails de rappel améliorer l'expérience de planification.  
  • SMS: Avec 92% de clients disant qu'ils aiment la messagerie instantanée, les SMS sont un excellent moyen de donner à vos clients ce qu'ils veulent. 
  • Liens uniques de conférence Web : Intégrez la plateforme de visioconférence de votre choix et créez des liens de conférence uniques pour chaque réunion.
  • Utiliser un planificateur qui prend en charge plusieurs membres de l'équipe: La planification des réunions pour les équipes peut être délicate. Un planificateur en ligne rend cela facile. 

Plongeons plus profondément dans certains d'entre eux dans la section ci-dessous.

Rationaliser l'expérience de planification avec une application 

La planification des réunions joue un rôle énorme dans le succès de votre moteur de génération de leads. Cela a finalement une incidence sur les performances de votre entreprise et vos résultats.

C'est pourquoi les entreprises améliorent l'expérience de planification avec des applications telles que Rendez-vous.

C'est souvent gratifiant lorsqu'une entreprise améliore son expérience de planification. Le suivi du parcours de l'utilisateur depuis la visite initiale du site jusqu'à la confirmation de la réservation peut révéler beaucoup de choses sur ce qui fonctionne et où vous perdez des personnes.

Voici quelques éléments qui peuvent désactiver les prospects :

  • Il faut trop de temps pour se mettre d'accord sur un moment. Qu'il s'agisse d'un appel téléphonique ou d'une série d'e-mails, les allers-retours font perdre du temps que vos clients ne veulent pas perdre. 
  • Interface de planification compliquée. Certains outils de planification ont des interfaces utilisateur compliquées qui peuvent dérouter les personnes qui ne sont pas techniquement averties.
  • Inconvénient. Ne demandez pas à vos clients de parcourir leurs calendriers pour rechercher et confirmer des réunions. Envoyez des invitations auxquelles ils peuvent accéder à leur convenance.

Alors, comment offrir une expérience de planification positive ?

Examinons certains aspects du processus de planification des réunions qui vous aideront à faire une première impression fantastique. 

Améliorez vos compétences en communication avec les prospects et les clients 

Une réunion commence bien avant que des parties distinctes ne se réunissent. En fait, les limites de la réunion peuvent s'étendre même avant la demande de réunion. En fin de compte, le potentiel de la réunion commence lorsque quelqu'un a d'abord l'envie d'en savoir plus sur votre entreprise et d'établir un lien avec vous. 

C'est pourquoi il est important d'attirer les visiteurs du site avec un aimant à plomb puissant. C'est la toute première étape pour obtenir leur intérêt. Mais une fois que quelqu'un a mordu le crochet, pour ainsi dire, vous avez besoin d'un jeu de suivi solide qui inclut une expérience de planification automatisée. Lorsqu'une réservation est effectuée, vous devez configurer les rappels automatisés par e-mail et SMS pour que les instructions de la réunion restent à la disposition des participants. Cela permet d'améliorer la fréquentation et d'éviter les absences.

Évitez les notes de réunion égarées 

Les notes de réunion égarées sont l'une des raisons les plus courantes d'échec des réunions. Même si vous pouvez arriver en retard, vous risquez d'avoir moins de temps pour vous connecter et votre première expérience partagée a été immédiatement problématique. C'est irritant en tant qu'hôte, mais cela peut aussi donner une image d'incompétence au participant. Et personne ne veut travailler avec quelqu'un qui est désorganisé.

Encore une fois, c'est là qu'un planificateur comme Appointlet entre en jeu. Garder tout organisé est super facile. Fini les blocs-notes ou les informations égarées, car vous pouvez conserver toutes vos informations au même endroit. Et grâce à des intégrations faciles (via Zapier) avec votre CRM, vous pouvez rapidement extraire des informations importantes des interactions précédentes avec votre prospect ou client. Cela garantit que vous avez des réunions fructueuses, sans faux pas embarrassants en cours de route.

Réduisez les annulations et atténuez les rééchelonnements

Avouons-le - la vie se passe et parfois les gens devront annuler ou reporter. Mais les gens sont beaucoup plus susceptibles de le faire s'ils ont oublié la réunion et se sont inscrits en double. Contrairement à d'autres problèmes qui peuvent être facilement automatisés, le moyen le plus simple de réduire les annulations est de convaincre l'invité de la valeur de la réunion pour lui. S'ils ont faim de vous rencontrer, leur présence s'améliorera.  

Gérer les non-présentations de manière professionnelle

Ce n'est peut-être pas aussi douloureux que de se lever pour un rendez-vous… mais les non-présentations font toujours mal. Vous avez réservé du temps pour rencontrer quelqu'un et il n'en a pas fait une priorité. Mais mis à part les émotions, cela signifie également que vous verrez moins de ventes et moins de revenus globaux. Il est vraiment important que vous gardiez les détails de la réunion devant eux et que vous rendiez la participation convaincante. 

L'aspect le plus important d'un tel système est, bien sûr, une plate-forme de planification. Ils enverront automatiquement des rappels par e-mail et SMS pour votre prochaine réunion. Pour les non-présentations qui se sont produites simplement parce que quelqu'un a oublié la réunion, ces rappels peuvent être l'élément essentiel qui les enferme.

De plus, avec une application de planification, si un client a une raison valable de ne pas assister à votre réunion, il est facile pour lui de reprogrammer ou d'annuler. Leur donner cette liberté est un bon moyen de faire preuve d'empathie, un trait essentiel pour les séduire. Il vous permet également de combler les créneaux vacants avec de nouvelles réservations.

Appointlet donne à ses utilisateurs le contrôle des règles concernant le délai de préavis requis pour qu'un participant annule ou reprogramme. Ces limitations peuvent aider avec les annulations de dernière minute et pousser les gens à respecter leur engagement initial.

En fin de compte, disposer d'un système de réservation solide permet de perdre moins de temps à :

  • Suivi des clients avant une réunion.
  • En attente de clients qui ne se présenteront pas. 

L'utilisation d'un planificateur en ligne améliorera vos taux de réussite et vous aidera à développer votre entreprise.

Confirmer les réunions et envoyer des rappels par e-mail ou SMS

Ce n'est un secret pour personne que nous vivons dans un monde occupé. Les gens passent plus de temps sur leur téléphone, donc les e-mails et les SMS sont deux des meilleurs moyens de capter leur attention. En fin de compte, l'objectif est de garder les détails de la réunion dans leur esprit. Vous pouvez facilement le faire en envoyant :

  • Email de confirmation. L'envoi d'un e-mail immédiatement après la mise en place d'une réunion rassure le participant que le processus de réservation a été un succès. 
  • E-mails de rappel. Avec tant de choses en tête, il est facile pour les participants à une réunion d'oublier une réunion à venir. Envoyez des e-mails de rappel pour vous assurer qu'ils s'en souviennent et s'y préparent psychologiquement. 
  • Rappels SMS. Aidez vos clients à voir facilement vos rappels en envoyant des SMS. Les boîtes de réception des e-mails peuvent être encombrées, les SMS peuvent donc être plus efficaces pour certains invités.

Si vous n'êtes pas sûr de vouloir rencontrer chaque personne qui demande une heure, Appointlet inclut la possibilité de rejeter ou accepter manuellement les réunions premier. Cela vous donne plus de contrôle sur les personnes avec qui vous passez du temps. 

Générer des liens de conférence Web uniques 

La plupart des réunions étant virtuelles, il est utile d'avoir un système en place qui génère des liens de conférence Web uniques pour chaque réunion. Qu'il s'agisse de Zoom, de Microsoft Teams ou de votre autre outil de conférence Web préféré, Appointlet le prend en charge.

Lorsque l'emplacement d'une réunion est défini sur Conférence Web, Appointlet fournit un bouton « rejoindre la réunion » avec un lien direct vers cette salle unique. Ainsi, lorsque vient le temps de se rencontrer, l'hôte et le participant peuvent facilement se joindre en un seul clic. 

Prise en charge de plusieurs membres de l'équipe 

Nous entendons parler de nombreux utilisateurs d'Appointlet qui ont commencé à rechercher une solution répondant à leurs besoins personnels. Mais au fil du temps, les collègues ont vent du service et veulent l'essayer par eux-mêmes. À cette époque, nous avons tendance à voir les organisations se développer assez rapidement lorsqu'un décideur est appelé et approuve une quantité de licences. 

Si planifier des réunions avec un seul participant est un petit défi, alors réserver du temps avec 3 personnes ou plus est exponentiellement plus difficile. Il existe de nombreux types de besoins de planification à prendre en compte. Par exemple, si les réunions doivent être réparties uniformément au sein d'une équipe, cela représente un besoin différent de la planification de plusieurs hôtes de réunion pour rencontrer un ou plusieurs participants à la fois. 

Cependant, la gestion des réservations avec plus de 3 personnes ne doit pas être difficile. Appointlet fournit un système « à tour de rôle » qui regroupe la disponibilité de toute votre équipe et fait de son mieux pour les attribuer de manière égale. Vous pouvez donner la priorité à certains membres de l'équipe dans le pool, s'ils doivent obtenir la majorité des réunions. 

L'affectation de plusieurs membres de l'équipe pour co-organiser une seule réunion est également facile avec Appointlet. Vous ajoutez simplement les personnes en question et notre système lit leur disponibilité combinée avant de les présenter à tout moment. Les personnes qui consultent la page de planification ne verront que les heures qui fonctionnent pour tous les hôtes présents. 

Cela peut réduire considérablement la coordination. Toutes les fonctions de confirmation et de rappel par e-mail fonctionnent pour les réunions de groupe, vous y bénéficiez donc également des mêmes avantages.

Recueillir des commentaires sur l'expérience de planification 

Vous avez donc mis en place une solution et vous voulez savoir comment vous allez. L'un des meilleurs moyens de le savoir est de… leur demander directement ! Comment est-ce que tu fais ça?

Avec Appointlet, vous pouvez utiliser l'intégration Zapier pour recueillir les commentaires des participants une fois la réunion terminée. À la fin de la réunion, Zapier est déclenché pour envoyer un e-mail de suivi automatisé avec un simple sondage (en utilisant Ravi) pour recueillir les commentaires requis. Vous pouvez facilement créer des modèles pour cela que vous pouvez modifier en fonction de la personne à qui vous envoyez l'enquête.

Identification des indicateurs clés 

L'expérience client (CX) est la clé pour conserver vos contrats existants. C'est également un ingrédient essentiel pour développer une tribu de clients fidèles et d'ambassadeurs de la marque. 

Pourquoi l'expérience client est-elle si importante ?

  • L'excellence en CX vous aidera à vous différencier de vos concurrents.
  • Les clients satisfaits deviennent des promoteurs du bouche-à-oreille.
  • Des compétences de service client de premier ordre inspirent la fidélité à la marque.

Les données montrent également que la planification en ligne ajoute à l'expérience globale du client. Voici quelques idées à prendre en compte :

Il est essentiel de fournir à vos clients un moyen facile de prendre rendez-vous avec vous. Plus important encore, l'expérience de planification doit offrir une expérience client positive. 

FAQ courantes sur l'expérience de planification 

La création et la mise en œuvre d'une expérience de planification incroyable sont essentielles à la croissance de l'entreprise. Une mauvaise expérience au cours du processus de planification fait que vos prospects ont une mauvaise perception de vous. Avant de terminer notre article, répondons brièvement à quelques questions courantes sur la création d'une expérience de planification positive. 

Quels sont les éléments clés d'une bonne expérience de planification ? 

Une expérience de planification est généralement meilleure lorsqu'elle demande peu ou pas d'effort. Si votre invité remarque à peine qu'il a utilisé une application et qu'il vous rencontre à temps, cela sera considéré comme un succès. Ceci est réalisé grâce à des rappels de réunion et à la possibilité de reprogrammer via le même système d'automatisation si nécessaire.

Où commence et se termine l'expérience de planification ? 

Une bonne expérience de planification commence lorsque quelqu'un souhaite rencontrer votre entreprise. À partir de ce moment, la facilité ou la difficulté de planifier avec vous est la partie expérience. Vous pourriez faire valoir que l'expérience de planification se termine lorsque la réunion est terminée. Si vous envoyez une demande de commentaires sur la réunion, vous pouvez étendre les limites plus loin dans le futur.

L'expérience de planification a-t-elle un impact sur les ventes et la fidélisation des clients ? 

Oui, une expérience de planification de mauvaise qualité expose les entreprises au risque de perdre des prospects, ce qui a un impact sur les ventes. Une bonne expérience de planification a un impact positif sur la perception de votre marque par vos clients, conduisant à une meilleure rétention.

Quel est le meilleur logiciel de planification pour offrir une bonne expérience ? 

Avec une interface utilisateur super propre, une facilité d'utilisation et de nombreuses autres fonctionnalités conçues pour faciliter la planification d'une réunion, Rendez-vous prend définitivement la coupe. Que vous organisiez des réunions avec des individus ou des équipes, le processus est un jeu d'enfant pour l'hôte et les invités - Appointlet fait la plupart du travail pour vous. 

Comment automatiser la prise de données pour notre expérience de planification ? 

Un processus de planification comprend généralement un formulaire d'admission. Si vous automatisez l'expérience avec une application comme Appointlet, tout ce que vous avez à faire est de personnaliser votre formulaire une fois. Tous les futurs participants verront les mêmes champs et seront invités à les remplir avant de confirmer leur demande de réunion. 

Quelle application de planification en ligne me permet de consulter mon emploi du temps quotidien ? 

Il est plus facile de visualiser votre emploi du temps quotidien en un coup d'œil avec Appointlet. Chaque fois que quelqu'un réserve une réunion avec vous, votre tableau de bord inclura toutes ces informations. Vous aurez également le contrôle sur l'annulation, la reprogrammation et la participation aux réunions. Avec les filtres de recherche, vous pouvez trouver n'importe quelle réunion rapidement.

Quelles métriques CX sont pertinentes pour évaluer une expérience de planification ? 

L'expérience client (CX) est au cœur de toute entreprise prospère. Et cela commence par l'expérience de planification. Quelques mesures CX que vous pouvez utiliser pour évaluer une expérience de planification incluent l'historique des rendez-vous d'un client, le nombre de rendez-vous terminés et les non-présentations au cours d'une période donnée.

Gardez une trace de ceux-ci pour évaluer l'efficacité de votre processus de planification.

Offrir une expérience de planification incroyable - le début de relations solides avec les clients

Les applications de planification en ligne ont permis aux entreprises de planifier automatiquement plus facilement des rendez-vous avec leurs prospects et clients. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent. Cela garantit également que vos prospects ou clients obtiennent une expérience positive, ce qui vous permet de conclure plus de ventes.

Vous avez beaucoup investi dans le développement d'une stratégie de génération de leads optimisée. Assurez-vous de mettre en place des systèmes pour maximiser les chances que ces prospects se transforment en clients. 

Et vous pouvez le faire en créant une expérience de planification incroyable. Alors vas-y et démarrez gratuitement avec Appointlet.

Quel que soit votre secteur d'activité, des soins de santé à la technologie en passant par la vente au détail, les centres d'appels et tout le reste, un planificateur en ligne est un investissement que vous ne devriez pas ignorer.

Quelle est votre expérience avec les applications de planification en ligne ? N'hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous !

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell travaille chez Appointlet en tant que responsable marketing produit et avocat client. Il a aidé des milliers de clients à améliorer leur flux de travail de planification en ligne. En dehors du travail, il est professeur de théorie musicale et fondateur d'un entreprise de logiciels de musique.

Simplifier l'emploi du temps, pour vous et vos participants.